CONTRATACION DE SERVICIOS PARA PRESTACIÓN DE SERVICIOS EXPERTO EN SISTEMATIZACION DE EXPERIENCIAS

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1 CONTRATACION DE SERVICIOS PARA PRESTACIÓN DE SERVICIOS EXPERTO EN SISTEMATIZACION DE EXPERIENCIAS I. ANTECEDENTES Sobre Mercy Corps Mercy Corps existe para aliviar el sufrimiento, la pobreza y la opresión ayudando a las comunidades a construir comunidades seguras, productivas y justas. Es una organización sin ánimo de lucro creada en 1979, y trabaja actualmente en más de 45 países, en la perspectiva de generar soluciones sostenibles y de largo plazo a problemas sociales y de desarrollo. Mercy Corps trabaja en Colombia desde el 2006 en alianza con organizaciones de base, organismos no gubernamentales, entidades del Gobierno Nacional y empresas privadas, apoyando la construcción de soluciones a temas estructurales del desarrollo, tales como: la resolución de conflictos por la tierra, el goce de derechos y la inclusión de las víctimas del conflicto armado y las personas con discapacidad, la protección a la niñez, y las mujeres, entre otros. Los recursos financieros de Mercy Corps en Colombia provienen de instituciones del Estado Colombiano, cooperación internacional y alianzas estratégicas con entidades del sector privado. Marco de Acción Mercy Corps (MC) y War Child (WC) han conformado un consorcio y suman esfuerzos para el desarrollo del programa Con Paz Aprendemos Más financiado por Canadá (GAC) para el periodo de marzo 2014 marzo El programa focaliza su intervención en las escuelas y colegios priorizados de los departamentos de Chocó y Putumayo y tiene como objetivo final que las niñas, niños y jóvenes del Putumayo y Chocó incrementen el goce/realización de sus derechos para construir un futuro libre de violencia. Tiene dos ejes fundamentales que son mejorar la calidad educativa y fomentar la protección integral en la escuela (como entorno protector) con un enfoque étnico y de género donde se estimulan habilidades para la vida y se brinde apoyo psicosocial. El trabajo con los tres tipos de poblaciones del programa: i- niños, niñas y adolescentes, ii- padres y madres y maestros e iii- instituciones de gobierno genera la necesidad de contar con diferentes estrategias, herramientas contextualizados a las necesidades particulares de los dos departamentos. La implementación del programa en los años 2015 al 2017 será una herramienta clave para la gestión de los conocimientos surgidos de esa experiencia, proceso de transformación interna para aumentar la eficiencia en sus intervenciones con cada una de las poblaciones. II. OBJETO DEL CONTRATO Desarrollar un proceso de Sistematización de la implementación del programa Con Paz Aprendamos Más que incluya las buenas prácticas, los factores de éxito y las lecciones aprendidas de las estrategias que Mercy Corps y la Corporación Infancia y Desarrollo desarrollaron desde el año 2015 a lo que va del 2018 en el Departamento del Putumayo y del Chocó. III. ALCANCE DEL OBJETO DEL CONTRATO a. En relación con las estrategias del programa: 1. Pazatarde: Niños, niñas y adolescentes participan en actividades de contra jornada. Estas actividades contemplan también otro tipo de actividades como son la Pazacopa Formato Términos de Referencia Versión Abril 2016 Page 1

2 y actividades específicas en Género. Así mismo para los niños y niñas que viven en los internados del Putumayo cuidado durante 24 horas al día de lunes a viernes. 2. Padres y Madres participando en espacios de formación. 3. Maestros y rectores fortalecidos en sus capacidades pedagógicas. 4. Establecimientos Educativos con Planes de estudio, Planes Educativos de Gestión de Riesgo y Manuales de Convivencia mejorados. 5. Instituciones de Gobierno apoyadas en sus procesos b. En relación con los ciclos de implementación 1. La intervención del programa se divide en dos ciclos de intervención, cada ciclo dura dos años en los cuales se desarrolla las estrategias en cada Municipio y el Establecimiento Educativo. 2. En un ciclo de intervención se atienden dos grupos de niños en la Pazatarde y de padres y madres. c. En relación con los focos de intervención El programa tiene tres focos de intervención que deben sistematizarse de manera muy específica: 1. Trabajo en Etnoeducación en el departamento del Chocó 2. Trabajo en Internados en el Departamento de Putumayo 3. Trabajo en género en todas las estrategias en los dos departamentos. d. En relación con las consultorías desarrolladas en el programa 1. Dos consultorías de género en el año Dos consultorías de género en el año 2018 (actualmente) 3. Consultoría de apoyo psicosocial año Uninorte 4. Consultoría de elaboración el manual de internados CEIP 5. Consultoría para el trabajo con padres FES 6. Consultoría para el trabajo en fortalecimiento de matemáticas y lenguaje Gestión Educativa 7. Consultoría Otra Escuela en el año 2016 en Putumayo y en Chocó e. En relación con los resultados esperados del Programa Resultado Final: Un mayor goce/realización de los derechos que conducen a un futuro mejor, libre de violencia para niños, niñas y jóvenes en Putumayo y Chocó Resultado Intermedio 1.0 Mejora en la calidad de la protección contra la violencia con enfoque de género para niñas, niños y jóvenes por las entidades de protección. Resultado Intermedio 1.2. Aumento del conocimiento y habilidades en los factores de protección de la comunidad educativa local en Putumayo y Chocó. Resultado Intermedio 1.3 Fortalecimiento de la capacidad de protección de las instituciones a nivel departamental y nacional para responder a las necesidades de los niños. Resultado Intermedio 2.0 Mejora de la calidad de la educación con enfoque de género para niñas, niños y jóvenes en Putumayo y Chocó por parte de los actores educativos. Resultado Intermedio 2.1 Mejora del conocimiento académico de niñas, niños y jóvenes en los colegios e internados priorizados. Resultado Inmediato 2.2 Aumento de los conocimientos y habilidades pedagógicas de la comunidad educativa local en los colegios e internados en Putumayo y Choco. Formato Términos de Referencia Versión Abril 2016 Page 2

3 Resultado Intermedio 2.3 Fortalecimiento de la capacidad para responder a las necesidades educativas de las instituciones educativas públicas a nivel departamental y nacional f. En relación con los documentos que se deben revisar del programa para la sistematización Plan de Intervención Plurianual y work Plan del año: 2014, 2015, 2016, 2017 y 2018 Reporte término medio: 2015, 2016, 2017 y reporte anual: 2015, 2016, 2017, 2018 Corporación Infancia y Desarrollo: propuesta y reportes mensual, semestral y anual. Videos de experiencias significativas, muestra de las rutas de atención integral y una muestra de los documentos de Planes de Gestión del Riesgo y Manuales de Convivencia. Documentos de las consultorías relacionadas cada consultoría: Propuesta, plan de trabajo e informes 1. Documentos y audios del evento de cierre del ciclo 1 de Putumayo y de Chocó. Documentos del MEN y las Secretarias de Educación del Putumayo, del Departamento del Chocó y del Municipio de Quibdó que sirvan para dar referencia y contexto al programa. 2 Cifras oficiales de cada EE y de SED en los municipios de intervención en sector educativo, protección y niñez. Revisión de periódicos sobre la situación del sistema educativo y los principales apuestas y sucesos en el sector educativo en el periodo de implementación del programa. Actas de las principales reuniones con las instituciones Educativas y las instituciones de gobiernos y memorias de foros, encuentros más significativos en los que ha participado el programa. g. En relación con los usos que va a tener el documento de sistematización, como producto de esta consultoría El documento de sistematización será un insumo importante para entregar a la Secretaria de Educación departamental de Chocó, Putumayo, Quibdó y al ICBF sobre las mejores prácticas para desarrollar programas en departamentos como Putumayo y Chocó El documento será un documento que incluya las buenas prácticas que se entregará al MEN en el marco de la política de educación rural y los lineamientos de internados, el post conflicto y construcción de paz. El documento será presentado a la embajada de Canadá como referente de buenas prácticas y lecciones aprendidas del trabajo desde un enfoque de género. a. Actores a consultar para la sistematización: Todos los gastos relacionados con la logística, trasporte de beneficiarios, salones y refrigerios los cubre Mercy Corps. 1 En el apartado d se encuentra la lista de los consultorias. 2 Plan de Desarrollo Rural, Planes de Gobierno de las SED Putumayo, Chocó y Quibdó y documentos de las principales problemáticas de los territorios sobre temas de violencia, protección, educación y proceso de paz que impacta la vida de los actores del programa, en el periodo del programa. Formato Términos de Referencia Versión Abril 2016 Page 3

4 Equipos nacional y de terreno Ciclo 1 Choco 7 Establecimientos Educativos Ciclo 2 Chocó 8 Establecimientos Educativos Ciclo 1 y Ciclo 2 Putumayo 22 Establecimientos Educativos Modalidad Internado Ciclo 1 y 2 Putumayo 12 Establecimientos Educativos Entrevistas a profundidad 19: Mercy Bogotá 4, Mercy Putumayo 2, Mercy Chocó 2, Embajada de Canadá 1: 8 personas en Total CID Bogotá 2, CID Choco 1, CID Putumayo 1: 4 personas en total SED Putumayo 1, SED Chocó 1 y SED Quibdó 1 y 1 ICBF de Putumayo y 1 de Chocó: 6 personas en total Grupos Focales 4: 1 Grupo focal con: rectores, coordinadores y maestros 1 Grupo Focal con padres y madres 2 grupos Focales con un grupo de niños y otro de niñas (5 en cada uno) Entrevistas a profundidad con rectores rectores, coordinadores y maestros 3 entrevistas a profundidad Grupos Focales 4: 1 Grupo focal con: rectores, coordinadores y maestros 1 Grupo Focal con padres y madres 2 grupos Focales con un grupo de niños y otro de niñas (5 en cada uno) Entrevistas a profundidad con rectores, coordinadores y maestros 4 entrevistas a profundidad Grupos Focales 5: 2 grupos focales con 10 Rectores y 10 coordinadores y 10 maestros 1 Grupo Focal con padres y madres 2 grupos focales con niños y niñas (5 en cada uno). Entrevistas a profundidad con rectores, coordinadores y maestros 10 entrevistas a profundidad Grupos Focales 5: 1 grupo focal con Rectores, coordinadores y maestros 1 grupos focales de padres y madres (5 en cada uno) 2 grupos focales con 2 grupos de niños y niñas (5 en cada uno). Entrevistas a profundidad con rectores, coordinadores y maestros: 6 entrevistas a profundidad IV. ALCANCES DE LA SISTEMATIZACION Y ANALISIS Descripción y análisis de las estrategias y metodologías de intervención La sistematización comprenderá la recolección, compilación y categorización de las diferentes estrategias del programa en las diferentes zonas geográficas durante el periodo (historia documental y testimonial). No tiene el carácter de evaluación. Este documento de sistematización servirá para enunciar todas las actividades del programa y los productos desarrollados, pero priorizará aquellas más significativas. Esta reflexión y análisis busca ordenar (prácticas, conocimientos, ideas, datos, percepciones, opiniones, etc.) en un contexto especifico nacional y local. Formato Términos de Referencia Versión Abril 2016 Page 4

5 Identificación y análisis de las buenas prácticas, factores de éxito y lecciones aprendidas La sistematización deberá realizarse mediante recolección de información primaria e información secundaria para consolidar los logros de manera cuantitativa y cualitativa. Sintetizar las lecciones aprendidas, buenas prácticas y logros, así como los desafíos y los retos que el programa ha identificado para mejorar la educación y la protección en zonas de conflicto de Putumayo y Chocó. La sistematización desarrollará una línea de tiempo sobre los hechos más impactantes que tuvieron un impacto en el desarrollo el programa en el periodo de intervención. V. METODOLOGÍA DE TRABAJO La recopilación de la información considerará tanto fuentes primarias como secundarias. Las fuentes secundarias estarán debidamente referenciadas y se deben usar los audios y carteleras que son fuente de información de los eventos desarrollados en terreno. Revisar y sistematizar la información de todos los ítems desarrollados en relación con los documentos que se deben revisar del programa para la sistematización mencionados en el ítem F. Tener en cuenta información cuantitativa y cualitativa existente en el programa. La sistematización no es una evaluación. La metodología contempla una visita de por lo menos una semana a cada departamento (una en Quibdó y otra en Puerto Asís) para recoger información y percepciones de los actores a través de entrevistas a profundidad y grupos focales. Mercy Corps apoyará la convocatoria de los grupos/persona a entrevistar y asumirá los costos de transporte de esas personas y todos los gastos logísticos asociados a la recolección de la información. VI. PRODUCTOS Producto No 1. Plan de trabajo, metodología, matriz de sistematización y herramientas de recolección de la información (1 mes) 1. Cronograma de actividades fechas y responsables 2. Plan de sistematización, el cual deberá incluir un marco conceptual, objetivos, ejes de sistematización y las preguntas de sistematización. 3. Metodología de sistematización por fases y definición de los criterios de cada uno de los ítems de la sistematización: buenas prácticas, factores de éxito y lecciones aprendidas. 4. Matriz de sistematización, instrumentos de recopilación de información, herramientas de sistematización y análisis de la información (entrevistas a profundidad y grupos focales etc.) Producto No 2. Informe preliminar y plan de viajes (2 meses) a. Informe Preliminar: Documento de avance con resultados preliminares: informe de la sistematización de la revisión de información secundaria (informes, documentos, audios, etc.) y entrevistas con el equipo de Bogotá de Mercy Corps y la Corporación Infancia y Desarrollo. b. Cronograma y plan de viaje de dos semanas por zona acordado con la coordinadora de Putumayo y Chocó para la aplicación de las herramientas de recolección de la información con las diferentes poblaciones ya mencionadas. Producto No 3. Recolección de información en terreno, esquema del informe de sistematización y contexto (1 mes y medio) a. Matriz de sistematización consolidada con la información recolectada en terreno y lista de información revisada y/o de actores consultados/entrevistados (medios de verificación) Formato Términos de Referencia Versión Abril 2016 Page 5

6 b. Propuesta de esquema de presentación del informe de la sistematización c. Documento de contexto: con la consolidación de los sucesos más importantes que se presentaron en el periodo de ejecución del programa a nivel del contexto en terreno y al nivel nacional relevantes para el programa. Producto No 4. Primer borrador del Informe Final de la Sistematización para publicar:( 2 meses) a. El informe final tiene que contener, como mínimo: Índice Lista de abreviaciones Resumen ejecutivo Introducción que se enmarque en el contexto del programa, el marco institucional y de política pública de educación rural y las prioridades del MEN y del ICB en Putumayo y Chocó en el periodo del (no más de tres páginas) Objetivo y metodología de la sistematización Conclusiones principales por tipo de estrategia de intervención que incluya buenas prácticas, los factores de éxito y las lecciones aprendidas de las estrategias que Mercy Corps y la Corporación Infancia y Desarrollo por Departamento. Separando de manera muy clara el acompañamiento en Internados. Los anexos deben incluir: a. El listado de personas encontradas y zonas visitadas b. Calendario de trabajo c. Herramientas de recopilación de información utilizadas. d. Presentación en Power Point de un resumen de la experiencia y presentación pública con los actores vinculados al proyecto y con un grupo determinado de actores locales; así como la apertura de un blog e. Cualquiera información que puede ayudar en la comprensión de la evaluación. b. El documento debe contar con las siguientes características: Corrección y edición de textos: El consultor deberá contar con un corrector de estilo que tenga experiencia y trayectoria en esta área de documentos para que sea de un lenguaje accequible para diferentes públicos, especialmente del sector educativo (secretarias de educación, Ministerio de Educación, ICBF, maestros y rectores) El corrector deberá cuidar la uniformidad en la presentación de notas, fichas bibliográficas, cuadros etc. Se deberá revisar que el material este completo, eliminar todas las faltas de concordancia, de coordinación y, en general de sintaxis, eliminar cacofonías, extranjerismos innecesarios, frases hechas, repeticiones inútiles y advertir al autor de los excesos verbales o arrebatos líricos. Proponer otros formatos comunicacionales que permitan la difusión de la experiencia y los resultados logrados. Se incluirá una versión electrónica del informe y sus anexos. c. Ser escrito en español en 30 páginas máximo (sin los anexos) con un resumen ejecutivo de máximo 3 páginas. d. Producto No 5 Informe Final de la Sistematización para publicar: (1 mes) Desarrollar todos los ajustes recomendados por el equipo de Mercy Corps para la entrega final del documento de sistematización. Formato Términos de Referencia Versión Abril 2016 Page 6

7 VII. ACTIVIDADES Revisión documental de la información secundaria del proyecto: Documentos, informes y otros desde la perspectiva de buenas prácticas, lecciones aprendidas y creatividad de los enfoques, las metodologías y estrategias utilizadas. Recopilar, revisar, analizar y sistematizar, en una base de datos estructurada con una lógica por estrategia, las actuaciones relevantes del programa durante el 2015 al Definir los ejes de la sistematización, enfoque, metodología e instrumentos de levantamiento de información para cada fase. Construir la memoria de la experiencia para poderla analizar y extraer lecciones aprendidas y logros del proceso de atención para transmitirlos y replicarlos. Recolección, compilación y categorización de la información documental de la implementación de las diferentes estrategias del programa durante el periodo Hacer un viaje a Putumayo y un viaje a Chocó para realizar entrevistas, grupos focales u otros. Documentar en forma estructurada las estrategias de intervención en cada uno de los componentes del programa en el entorno en que se desarrolló, dando cuenta de los aprendizajes de cada actor y consolidándolos de forma tal que permita mejorar las futuras intervenciones en cada una de la línea de trabajo. Identificar lecciones aprendidas y mejores prácticas para la relación de trabajo entre los diferentes actores del programa: MEN, SED, ICBF y miembros de la Comunidad Educativa y el Programa Con Paz Aprendemos Mas para asegurar mayor impacto y sostenibilidad durante el programa, empalme al final y después en el tiempo. Proponer otros formatos comunicacionales que permitan la difusión de la experiencia y los resultados logrados. Socialización de las conclusiones de la sistematización Reuniones con el equipo de Bogotá para tener la retroalimentación de los documentos y los avances. VIII. SUPERVISOR DEL CONTRATO El control y seguimiento de las actividades que se desarrollarán en el marco de la consultoría estarán a cargo de la Directora del Programa y la Gerente de Mujer y Niñez. IX. LUGAR Y CONDICIONES DEL ACUERDO El contrato se desarrollará en la ciudad de Bogotá y desarrollará un viaje a Putumayo (Puerto Asís) y un viaje a Chocó (Quibdó). El/la contratista deberá contar con equipo de cómputo, los programas de diseño, teléfono móvil, facilidades para las comunicaciones y conectividad, tecnología y demás condiciones necesarias para desarrollar el trabajo descrito en los presentes Términos de Referencia. X. DURACIÓN Y TIPO DE ACUERDO El contrato tendrá un tiempo máximo de duración de 6 meses contados a partir de la firma del contrato. El tipo de contrato es prestación de servicios. XI. ENVIO DE PROPUESTAS Las propuestas deberán ser enviadas al correo electrónico co-licitaciones@mercycorps.org. Formato Términos de Referencia Versión Abril 2016 Page 7

8 Citar en el asunto del mensaje, la siguiente referencia: PR CONVOCATORIA PARA PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES PARA SISTEMATIZACIÓN DE EXPERIENCIAS XII. ETAPAS DEL PROCESO Publicación de los términos de referencia 26/04/18 Reunión de aclaraciones: - Fecha 04/05/18 - Hora 03:00 Pm - Lugar (dirección ciudad) Fecha máxima para enviar preguntas 11//05/18 Cierre de la convocatoria - Fecha límite de entrega 18/05/2018, hora 5:30 p.m. de propuestas Apertura de sobres - Fecha - Hora - Lugar (dirección ciudad) Revisión técnica y económica de la propuesta 22/05/18 Entrevista con los dos últimos finalistas con el 23/05/18 equipo completo que hará la consultoría Informe al proponente de aceptación o no de la 25/05/18 propuesta - Inhabilitados - No seleccionados 21/05/18 03:00 PM Calle 107 No. 8 A 23 Bogotá Notas a las etapas del proceso: 1. No se evaluarán propuestas presentadas con posterioridad a la fecha y hora estipuladas. 2. Las preguntas se resolverán en un máximo de dos días, y las respuestas se publicarán en la página web de Mercy Corps Colombia ( 3. Todas las preguntas deben dirigirse al correo electrónico convocatoriaspreguntasyrespuestas@mercycorps.org. No se dará respuesta a preguntas por otros medios y/o otras personas de la organización. XIII. IDIOMA PARA LA PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA 4. Las propuestas deben ser presentadas en español. No se evaluarán propuestas presentadas en otros idiomas. XIV. DOCUMENTACIÓN REQUERIDA, QUE HABILITA O INHABILITA AL PROPONENTE 1. Equipo de trabajo (tener en cuenta los criterios de evaluación): 1. Experiencia soportada con certificados de por lo menos dos publicaciones de sistematización de proyectos en educación, niñez en zonas de conflicto para el Ministerio de Educación, organismos internacionales o ong s que trabajan en el sector educativo. 2. Experiencia soportada por lo menos de dos años en revisión y corrección de estilo para documentos que se han publicado. Formato Términos de Referencia Versión Abril 2016 Page 8

9 3. Experiencia demostrada por lo menos de dos años en diseño de herramientas para recolección de información para sistematizaciones en educación y niñez. 2. Documentación Carta de presentación Fotocopia de cedula de ciudadanía del proponente o de su representante legal en el caso de persona jurídica. Certificado de existencia y representación legal, con vigencia no superior a 90 días - aplica para personas jurídicas. Registro Único Tributario RUT (expedido a partir del año 2013 hacia adelante). Certificado de antecedentes disciplinarios emitido por la Procuraduría General de la Nación. Certificado de antecedentes fiscales emitido por la Contraloría General de la Republica. Certificados de experiencia específica, emitidos por entes contratantes, en donde informe: Duración del trabajo, Objeto del contrato, Monto del contrato. Autorización de uso de datos Estados financieros con corto al año Propuesta técnica Plan de sistematización, el cual deberá incluir un marco conceptual, objetivos, ejes de sistematización, las preguntas de sistematización, metodología de sistematización. Instrumentos que se pueden utilizar y matriz de sistematización Anexar libros o publicaciones de sistematizaciones en educación y niñez realizadas con organismos internacionales, instituciones del gobierno y/o universidades. 4. Propuesta económica Presentar desagregados todos los costos por productos y por meses. No se deben incluir los costos de salones, refrigerios y otros rubros logísticos de los participantes con quienes se va recoger la información en Puerto Asís y Quibdó. XV. CRITERIOS PARA LA EVALUACIÓN DE PROPONENTES El equipo evaluador se basará en el siguiente sistema de puntuación para analizar todas las propuestas recibidas: CRITERIO DE EVALUACION Equipo de trabajo con hojas de vida soportadas: 1. Profesional con experiencia soportada de por lo menos dos publicaciones de sistematización de proyectos en educación, niñez en zonas de conflicto para el Ministerio de Educación, organismos internacionales o ong s que trabajan en el sector educativo. 2. Profesional con experiencia soportada por lo menos de dos años en revisión y corrección de estilo para documentos que se han publicado. 3. Profesional con experiencia demostrada por lo menos de dos años en diseño de herramientas para recolección de información para sistematizaciones en educación y niñez. PUNTAJE Formato Términos de Referencia Versión Abril 2016 Page 9

10 Propuesta técnica 1. Plan de sistematización: a. Marco conceptual. (5) b. Objetivos y ejes de sistematización. (5) c. Las preguntas de sistematización y metodología de sistematización. (10) d. Plan de trabajo (5) e. Instrumentos que se pueden utilizar y matriz de sistematización (10) f. Valor añadido (5) Propuesta económica Ejemplares de sistematización de proyectos en educación financiados por el MEN, ONG u organismos internacionales enfocadas en la niñez y la educación Total XIV Notas: 1. Por política de la organización el monto máximo a contratar no se informa, en el proceso de la convocatoria. 2. Solo se evaluarán propuestas completas, es decir que reúnan/incluyan/hayan presentado toda la documentación solicitada en el capítulo XII del presente documento 3. El Contratista es responsable del pago de seguridad social de acuerdo con la ley 100 de 1993 aplicable para contratistas independientes (pago de salud, pensión y ARL). 4. Los soportes del pago de seguridad social son requisitos para el/los pago(s) del contrato. 5. Mercy Corps exige Confidencialidad de la información 6. Mercy Corps adquiere en la contratación los derechos, la propiedad de los resultados / productos resultantes del contrato. FIN Formato Términos de Referencia Versión Abril 2016 Page 10