ACUERDO MARCO PARA EMISION DE TIQUETES AEREOS NACIONALES E INTERNACIONALES.

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1 TÉRMINOS DE REFERENCIA PARA SELECCIÓN DE PROVEEDOR DE TIQUETES AEREOS ACUERDO MARCO PARA EMISION DE TIQUETES AEREOS NACIONALES E INTERNACIONALES. I. ANTECEDENTES 1. Sobre Mercy Corps Mercy Corps existe para aliviar el sufrimiento, la pobreza y la opresión ayudando a las comunidades a construir comunidades seguras, productivas y justas. Es una organización sin ánimo de lucro creada en 1979, y trabaja actualmente en más de 45 países, en la perspectiva de generar soluciones sostenibles y de largo plazo a problemas sociales y de desarrollo. Mercy Corps trabaja en Colombia desde el 2006 en alianza con organizaciones de base, organismos no gubernamentales, entidades del Gobierno Nacional y empresas privadas, apoyando la construcción de soluciones a temas estructurales del desarrollo, tales como: la resolución de conflictos por la tierra, el goce de derechos y la inclusión de las víctimas del conflicto armado y las personas con discapacidad, la protección a la niñez, y las mujeres, entre otros. Los recursos financieros de Mercy Corps en Colombia provienen de instituciones del Estado Colombiano, cooperación internacional y alianzas estratégicas con entidades del sector privado. 2. Marco de acción En el desarrollo de las actividades de la organización, se requieren viajes frecuentes a nivel nacional e internacional. Para garantizar el desplazamiento del equipo de Mercy Corps se requiere de una agencia de viajes que provea los tiquetes y brinde apoyo en el marco de este servicio que garantice el óptimo y oportuno desplazamiento según lo requiera la organización. 3. Exoneración De Responsabilidad Mercy Corps, no se hará responsable ni asumirá costo alguno por los gastos que incurra cualquiera de los participantes en la preparación y presentación de la oferta. Se trata de una solicitud de propuesta que será analizada por la organización, en desarrollo de su control interno de adquisición, y que, por lo tanto, no se obligan a contratar a ningún proponente, pero, sí a celebrar un acuerdo de marco para el suministro de tiquetes aéreos. Se entiende como Acuerdo Marco: Los Acuerdos celebrados entre Mercy Corps y proveedores externos precalificados en los cuales los oferentes o vendedores acuerdan proveer bienes o servicios con valor agregado a Mercy Corps a cambio del estatus preferencial de proveedor de Mercy Corps. Para el acuerdo Marco la cuantía será indeterminada. II. OBJETO DEL ACUERDO Suministro de tiquetes aéreos nacionales e internacionales y servicios relacionados. III. PRODUCTOS E INFORMES ESPERADOS Formato Términos de Referencia Versión Abril 2016 Page 1

2 1. Suministro de tiquetes aéreos 2. Asistencia en los aeropuertos 3. Informes de facturación IV. ACTIVIDADES A DESARROLLAR 1. Reservar y emitir tiquetes aéreos en las rutas nacionales e internacionales a. Con cualquiera de las aerolíneas operadoras. b. En clase económica o similar, salvo orden expresa de Mercy Corps c. En los días que sean requeridos, sin importar la temporada, domingos o festivos. 2. Cotizar mínimo tres opciones por cada recorrido solicitado, en aquellos casos donde solo hay una opción, en la cotización se debe dejar la claridad. 3. Garantizar el suministro de tiquetes en días no hábiles. 4. Gestionar, sin costo, las conexiones, reservas y confirmación de sillas en los vuelos solicitados por Mercy Corps. 5. Gestionar convenios con las diferentes aerolíneas para la acumulación de Millas u otros beneficios por cada una de las compras que realice Mercy Corps. 6. Proceder con la debida diligencia y cuidado, para conseguir los precios más favorables del mercado en la expedición de los tiquetes aéreos a suministrar a Mercy Corps. Para garantizar lo anterior y de conformidad con el principio de economía, Mercy Corps podrá consultar los precios del mercado, y con tres veces que se compruebe que las reservas presentadas por la agencia de viajes contratada, supera dichos costos, podrá dar por terminado unilateralmente el acuerdo. 7. Otorgar a Mercy Corps beneficios según el servicio tomado, los cuales especificará en su propuesta. 8. Efectuar los reembolsos por la no utilización total o parcial de tiquetes en cualquiera de las tarifas ofrecidas. 9. Atención telefónica fija y/o móvil, 7 días a la semana, 24 horas del día. 10. Disponer de personal idóneo para el servicio de asistencia en el aeropuerto, especialmente para atender casos fortuitos que se presenten en los puntos de atención de las aerolíneas. 11. Manejar un sistema especializado para la solicitud de reservas, expedición, y situado de los tiquetes. 12. Presentar quincenalmente un estado de cuenta soportado con las facturas de los tiquetes emitidos durante el periodo correspondiente. 13. Llevar control de la facturación de los tiquetes emitidos, reembolsos de tiquetes no utilizados, pagos efectuados. 14. Proveer información sobre requisitos para gestionar visas. V. SUPERVISOR DEL ACUERDO El control y seguimiento de las actividades que se desarrollarán dentro del acuerdo marco estarán a cargo de la Coordinación Administrativa y el acompañamiento de la Gerencia de Operaciones. VI. PERFIL DEL (LA) PROPONENTE El proponente debe: o Ser una empresa legalmente constituida, que en su objeto social tenga el suministro de tiquetes aéreos a nivel nacional e internacional. Formato Términos de Referencia Versión Abril 2016 Page 2

3 o Que esté inscrita en el Registro Nacional de Turismo en la presentación de servicios turísticos de Agencia de Viajes y Turismo, agencia Mayorista y Operadores de turismo vigente. o Los demás que establezca el Ministerio de Industria y Turismo VII. LUGAR Y CONDICIONES DEL ACUERDO El acuerdo se desarrollará en Bogotá D.C. La empresa proveedora deberá contar con instalaciones, equipo de cómputo, teléfono fijo y/o móvil, facilidades para las comunicaciones y conectividad, tecnología y demás condiciones necesarias para desarrollar las actividades descrito en los presentes Términos de Referencia. VIII. DURACIÓN Y TIPO DE ACUERDO El Acuerdo Marco tendrá un tiempo máximo de duración de veinticuatro (24) meses contados a partir de la firma del acuerdo. El Acuerdo Marco, es un acuerdo entre las partes donde la organización se compromete a tomarlo como primera opción para la compra de los servicios acordados, siempre y cuando el proveedor cumpla con los requerimientos de la Organización. Las propuestas deberán ser enviadas al correo electrónico co-licitaciones@mercycorps.org Citar en el asunto del mensaje, la siguiente referencia: AMS CONVOCATORIA SELECCIÓN AGENCIA DE VIAJES La propuesta deberá contener la propuesta económica, en números y letras, en el cuerpo de la misma y en la carta de presentación. IX. ETAPAS DEL PROCESO Publicación de los términos de referencia 22 de mayo de 2018 Fecha máxima para enviar preguntas 05 de junio de 2018 Reunión de aclaraciones: - Fecha - Hora - Lugar (dirección ciudad) 28 de mayo de :00 pm Calle 107 No 8 a 23 Francisco Miranda 11 de Junio de 2018 Cierre de la convocatoria - Fecha límite de envío de propuestas Revisión técnica y económica de la propuesta Del 12 de junio al 13 de junio de 2018 al día de mes de año Informe al proponente de aceptación o no de 16 de junio del 2018 la propuesta Notas a las etapas del proceso: - No se evaluarán propuestas presentadas con posterioridad a la fecha y hora estipuladas. - Las preguntas se resolverán en un máximo de dos días, y las respuestas se publicarán en la página web de Mercy Corps Colombia ( - Todas las preguntas deben dirigirse al correo electrónico convocatoiraspreguntasyrespuestas@mercycorps.org. Formato Términos de Referencia Versión Abril 2016 Page 3

4 - No se dará respuesta a preguntas por otros medios y/o otras personas de la organización. X. IDIOMA PARA LA PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA Las propuestas deben ser presentadas en español. No se evaluarán propuestas presentadas en otros idiomas. XI. DOCUMENTACIÓN REQUERIDA, QUE HABILITA O INHABILITA AL PROPONENTE - - Perfil de la compañía, Hoja de vida (debidamente soportada con certificados) del proponente (aplica para persona natural o jurídica). - Registro Nacional de Turismo en la presentación de servicios turísticos de Agencia de Viajes y Turismo, agencia Mayorista y Operadores de turismo vigente. - Hoja de vida (debidamente soportada con certificados) del proponente (aplica para persona natural o jurídica) - Fotocopia de cedula de ciudadanía del proponente o de su representante legal en el caso de persona jurídica. - Certificado de existencia y representación legal, con vigencia no superior a 90 días - aplica para personas jurídicas. - Registro Único Tributario RUT (expedido a partir del año 2013 hacia adelante). - Certificado de antecedentes disciplinarios emitido por la Procuraduría General de la Nación. - Certificado de antecedentes fiscales emitido por la Contraloría General de la Republica. - Certificados de experiencia específica, emitidos por entes contratantes, en donde informe: Duración del trabajo, Objeto del contrato, Monto del contrato. - Propuesta técnica que incluya la metodología para el desarrollo de los productos - Propuesta económica que incluya: El costo unitario de cada producto, forma de pago, condiciones de entrega de los productos. - Estados Financieros del último año gravable aplica para personas cuyo régimen tributario lo exija. - Estados Financieros del último año gravable - Póliza de garantía de seriedad de la propuesta, la cual debe constituirse por la suma equivalente al diez por ciento (10%) del valor de la prepuesta económica. XII. CRITERIOS PARA LA EVALUACIÓN DE PROPONENTES El equipo evaluador se basará en el siguiente sistema de puntuación para analizar todas las propuestas recibidas: 1 2 CRITERIO Presentación de certificaciones de calidad, expedidas por las aerolíneas 1 Certificación = 3 Solo reúne algunos requisitos 2 certificaciones = 5 Aceptable 3 Certificaciones = 7 Aceptable supera algunos requisitos 4 Certificaciones o más = 10 Aceptable supera los requisitos Equipo de trabajo Ejemplo: Asesor de cuenta / Atiende requerimientos de tiquetes / Facturación - 3 personas = 5 Aceptable PONDERA CIÓN Formato Términos de Referencia Versión Abril 2016 Page 4

5 - 4 personas = 7 Aceptable supera algunos requisitos - 5 persona o más = 10 Aceptable supera los requisitos Mecanismos de atención 3 Ejemplo: Atención telefónica 7/24 / Apoyo en el aeropuerto - 2 mecanismos = 5 Aceptable 4 Costos (desglosar) 15% Valor Agregado 5 Ejemplo: Reportes de compras por centro de costos, tiquetes gratuitos o 10% bonos regalo a fin de año TOTAL PUNTAJE 100% XIV Notas: 1. Por política de la organización el monto máximo del acuerdo no se informa, en el proceso de la convocatoria. 2. Mercy Corps se reserva el derecho a cerrar el proceso de convocatoria si las propuestas recibidas son por un valor superior al aprobado para realizar el proceso. 3. Solo se evaluarán propuestas completas, es decir que reúnan/incluyan/hayan presentado toda la documentación solicitada en el capítulo XII del presente documento 4. La empresa agencia es responsable del pago de seguridad social de acuerdo con la ley 100 de 1993 para todos sus colaboradores. 5. Mercy Corps exige Confidencialidad de la información. FIN Formato Términos de Referencia Versión Abril 2016 Page 5