INVITACION A OFERTAR SERVICIOS

Transcripción

1 A. INFORMACIÓN GENERAL Objeto del servicio: Realizar auditoría interna a los sistemas de gestión de calidad (NTC-ISO 90001/2015),ambiental (NTC-ISO 14001/2015) y seguridad y salud ocupacional (OHSAS 18001/2007) de Aguas de Cartagena S.A. E.S.P. Descripción del servicio: Realiza auditoría a los siguientes procesos de la Organización: 1. Procesos Misionales Captación, Tratamiento, Distribución correspondientes al sistema de acueducto. Recolección y transporte, Pretratamiento correspondientes al sistema de alcantarillado. Contratación del servicio, Facturación, Gestión de cobro, Atención al Usuario, Gestión social correspondientes a la Gestión comercial. 2. Procesos de Soporte: Compras, Inventario, Transportes, Servicios generales, Recurso Humano, Control de perdidas, Electromecánica 3. Procesos Gerenciales: Gerencia estratégica Administración de los sistemas de gestión 4. Proyectos en ejecución Lo anterior en el marco del alcance de los sistemas de gestión: "Captación, transporte, tratamiento, almacenamiento, distribución de agua y gestión comercial en el sistema de suministro de agua potable de Cartagena de Indias. Recolección, transporte y gestión comercial en el sistema de alcantarillado de Cartagena de Indias". Con la realización de la auditoría tiene como objetivo lo siguiente: Determinar el grado de conformidad de los sistemas de gestión con las normas de referencia. Evaluar la capacidad de los sistemas de gestión para asegurar el cumplimiento de los requisitos del cliente, legales y reglamentarios para el alcance determinado. Evaluar la eficacia de los sistemas de gestión para lograr los objetivos y programas especificados. Identificar mejoramientos potenciales en los sistemas de gestión para el éxito sostenido de la Organización. Evaluar que el sistema de calidad se ha implementado y se mantiene de manera eficaz, eficiente y efectiva Grado de cumplimiento de controles de riesgos y el seguimiento a la materialización de los riesgos. Verificar la implementación y cumplimiento de los Acuerdos de Nivel de servicio (ANS) entre los procesos que los manejan Evaluar el análisis de contexto organizacional y planeación estratégica, así como el grado de apropiación de este tema por parte de los colaboradores de la empresa Requisitos generales: La auditoría deberá realizarse de acuerdo con los criterios establecidos en la Norma ISO vigente a la fecha de presentación de la oferta. El plan de auditoría deberá ser enviado por lo menos con tres (4) días de anticipación a la fecha acordada para el inicio de la actividad.

2 El informe de auditoría deberá ser entregado dentro de los tres días hábiles siguientes a la finalización de la misma. El informe deberá contener como mínimo: a) los objetivos de la auditoría; b) el alcance de la auditoría, particularmente la identificación de las unidades de la organización y de las unidades funcionales o los procesos auditados; c) identificación del cliente de auditoría; d) identificación del equipo auditor y los participantes del auditado en la auditoría; e) las fechas y los lugares donde se realizaron las actividades de auditoría; f) los criterios de auditoría; g) los hallazgos de la auditoría y la evidencia relacionada; h) las conclusiones de la auditoría; i) una declaración sobre el grado en el cual se han cumplido los criterios de la auditoría. El informe debe estar acompañado de las listas de chequeo usadas en desarrollo de la actividad, de las actas de reunión inicio y cierre de la auditoría Dirección para entrega de ofertas: Los proponentes deberán dirigir las propuestas y ser entregadas en la página web Se entiende para todos los efectos del presente proceso, que la única correspondencia oficial será aquella producida y enviada a la dirección y dependencia antes anotada. ACUACAR no será responsable por la correspondencia enviada a otras direcciones o dependencias o de manera extemporánea. B. INFORMACIÓN Y REQUISITOS PARA LA PRESENTACIÓN DE LAS OFERTAS 1. Período de validez de las ofertas: Noventa (90) días 2. Inscripción como proveedor de servicio en el Sistema Público de Compras y Servicios de ACUACAR: Solo podrán presentar ofertas aquellas personas naturales o jurídicas que se encuentren previamente inscritos como proveedores de servicio de ACUACAR, según las instrucciones y requisitos que se encuentran en nuestra página web 3. El proponente deberá indicar en su oferta el correo electrónico y la dirección oficiales para el recibo de comunicaciones por parte de Aguas de Cartagena S.A. E.S.P., para efectos de la presente invitación y/o posteriores trámites en caso de ser adjudicatario. 4. a) Acreditar su existencia y representación legal, mediante la presentación del original del Certificado de Existencia y Representación Legal expedido por la Cámara de Comercio de su domicilio social, con fecha de expedición igual o inferior a los treinta (30) días calendarios anteriores a la fecha de la presentación de la propuesta, en el que conste su existencia, objeto y vigencia, y el nombre del Representante Legal de la sociedad o de la persona o personas que tengan la capacidad para comprometerla jurídicamente y sus facultades. b) Documento de identificación del representante legal, c) Fotocopia del RUT. 5. Presentación de garantía de seriedad de la oferta: No aplica 6. Presentación de certificación de vista: No aplica

3 7. Requisitos de experiencia y técnicos: El proponente deberá tener experiencia en actividades similares a las que constituye el objeto de la presente invitación. La experiencia se acreditará con certificaciones para cada uno de los profesionales responsables de los sistemas a auditar (calidad, ambiental y SISO) en la realización de auditorías bajo las normas de referencia. La educación y la formación deberán acreditarse con los correspondientes diplomas. La Empresa se reserva el derecho de verificar la información. La relación de auditorías ejecutadas deberá corresponder a contratos ejecutados durante los últimos diez (10) años anteriores a la fecha de cierre de la presente invitación. En la relación de la experiencia se debe indicar el nombre del contratante, empresa auditada, lugar de la auditoria, objeto del contrato, fecha de inicio, fecha de terminación. Equipo de trabajo: El proponente presentará el grupo de profesionales a suministrar para el desarrollo de los trabajos, especificando el rol a desempeñar por cada uno de ellos en la auditoria. Las actividades de auditoría se realizarán siguiendo las disposiciones determinadas en la norma ISO El equipo de trabajo debe estar compuesto por un auditor líder y dos acompañantes para la verificación del sistema de gestión integrado. Cada auditor debe tener la capacidad para evaluar el cumplimiento de las tres normas en los procesos o proyectos asignados. Cada uno de ellos deberá cumplir con lo siguiente: Educación: Auditor y Profesional en el área de ingeniería o afines. Especialización en calidad o medio ambiente o seguridad y salud ocupacional El auditor líder debe tener especialización en las tres ramas de trabajo de la auditoría que son seguridad y salud ocupacional, gestión ambiental y calidad. Formación: Formación en las normas ISO 9001, ISO y OHSAS Experiencia General: Cada auditor debe haber ejecutado mínimo 100 horas de auditorías (auditor líder) en empresas del área de ingeniería. Se acreditará mediante la relación de los trabajos ejecutados en la propuesta, indicando nombre del contratante, empresa auditada, objeto del contrato. Lugar de la auditoria y número de horas de auditoría. La Empresa se reserva el derecho de verificar la información. Experiencia específica: El auditor líder del equipo auditor debe haber ejecutado mínimo 80 horas de auditoría en empresas de servicios públicos, especialmente acueducto y alcantarillado. Se acreditará mediante la relación de los trabajos ejecutados en la propuesta, indicando nombre del contratante, empresa auditada, objeto del contrato. Lugar de la auditoria y número de horas de auditoría. La Empresa se reserva el derecho de verificar la información 8. Requisitos financieros: No aplica C. CRITERIOS DE EVALUACIÓN DE LAS OFERTAS: ESTARÁN ASOCIADOS AL PRECIO DE LA OFERTA ASÍ:

4 Criterios de evaluación de las ofertas: Estarán asociados a la competencia de los auditores y del valor de la oferta así: Valor de la oferta: 40 puntos Competencia del Auditor: 60 puntos Experiencia general: horas de auditoria en empresas de ingeniería: 2 puntos por cada profesional horas de auditoria en empresas de ingeniería: 5 puntos por cada profesional horas de auditoria en empresas de ingeniería: 10 puntos por cada profesional Puntaje máximo 30 puntos Experiencia específica: 0-80 horas de auditoria en ESP Acu y Alc: 10 puntos Auditor Líder horas de auditoria en ESP Acu y Alc: 20 puntos Auditor Líder horas de auditoria en ESP Acu y Alc: 30 puntos Auditor Líder Puntaje máximo 30 puntos Valor de la oferta: se le asignará 40 puntos a la propuesta que presente un menor precio; 30 puntos a la segunda menor oferta; 20 puntos a las ofertas restantes En caso de empate en la puntuación final se escogerá aquel que haya acreditado una mayor experiencia especifica; en caso de que persista el empate se escogerá por sorteo a través de balotas. D. CONDICIONES PARA EL FUTURO CONTRATO U ORDEN DE PRESTACIÓN DE SERVICIO 1. Forma de pago: El valor del contrato corresponderá a la suma de la propuesta seleccionada como la más favorable para ACUACAR. Aguas de Cartagena cancelara al contratista adjudicatario el valor del contrato así: El 100% una vez el adjudicatario haga entrega de la totalidad de los elementos solicitados por Aguas de Cartagena y se constate el cumplimiento de la obligación, momento en el cual se dará tramite a la factura correspondiente. Lo anterior previa certificación del cumplimiento de las obligaciones en relación con la seguridad social y parafiscales. Los pagos estarán sujetos al esquema de pagos establecido por Aguas de Cartagena. 2. Duración de la Auditoría: 5 días para el sistema de gestión de calidad, 4 días para el sistema de gestión ambiental y 3 días para el sistema de gestión SISO 3. Garantías (tipo, cobertura, vigencias): No aplican 4. Suscripción del contrato u orden de servicio: A partir de la fecha de notificación de adjudicación, el oferente seleccionado tendrá un plazo de tres (03) días calendario para suscribir el contrato u orden de servicio. Para el caso de órdenes de servicio enviadas por correo electrónico tendrá un plazo de tres (03) días calendario para responder acuse de recibo y aceptación de las condiciones establecidas en la orden de servicio. El acuse de recibo solo será aceptado siempre que sea

5 emitido desde el correo electrónico indicado en su oferta como oficial para las comunicaciones con Aguas de Cartagena S.A. E.S.P. OFERTA ECONOMICA: Para la presentación de la oferta se deberá tener en cuenta: 1. Los proponentes deberán tener en cuenta que todos los impuestos que se causen por razón de la celebración y ejecución del contrato, son de cargo exclusivo del Contratista. 2. Las exenciones y tratamientos preferenciales de impuestos que la ley establezca, deben ser considerados en la propuesta de manera que se reflejen en el valor de la misma. 3. En materia de impuestos no se aceptarán salvedades de naturaleza alguna. 4. Los pagos que efectúe Aguas de Cartagena S.A. E.S.P., a favor del Contratista quedarán sujetos a las retenciones que en materia de impuestos establezca la ley. 5. El proponente para la preparación de sus ofertas deberá tener en cuenta: a) Manual de Normas y Recomendaciones en Seguridad y Salud Ocupacional, B) Especificaciones Técnicas, c) Manual de Imagen institucional, d) Manual de Impacto Urbano. Los costos en que incurra el contratista para cumplir con estas normas no tendrán pago por separado y se consideran incluidos en la presente cotización. 7. La auditoría se realizará en las sedes y proyectos, por lo que la agenda del plan de auditoría deberá ser acordada con los responsables de los sistemas en la empresa. En los costos de la auditoría no deberán incluirse los tiquetes aéreos o terrestres entre la ciudad de origen y Cartagena, el alojamiento, ni los desplazamientos entre sedes y proyectos, estos serán suministrados por Aguas de Cartagena. Las actividades deberán desarrollarse en los siguientes horarios: de 7:30 am a 12:00 y de 2:00 pm a 5:00 pm. E. CRONOGRAMA DEL PROCESO de apertura de la invitación: 10 de abril 2018 límite para entrega de ofertas 17 de abril 2018 Hora límite para entrega de ofertas: 04:00 Pm Forma de presentación de la oferta: Por la página web de visita: No aplica Punto de encuentro para visita No aplica Formato para presentación de oferta económica

6 OBJETO: REGISTRO No. RAZON SOCIAL CONTRATISTA: NIT: ÍTEM DESCRIPCIÓN UND CANT VR UNIT VR PARCIAL TOTAL COSTO DE LA OFERTA 0 COSTO TOTAL NO INCLUYE IVA 0 VALOR TOTAL EN LETRAS : TIEMPO DE EJECUCION EN DIAS CALENDARIOS : DIRECCIÓN Y CORREO ELECTRÓNICO PARA RECIBO Y ENVIO DE CORRESPONDENCIA: FIRMA Y NOMBRE REPRESENTANTE LEGAL C.C. No.: Notas:, NO SE ACEPTARAN PROPUETAS CON TACHONES Y ENMENDADURAS. LA COTIZACION DEBERÁ TRAMITARSE EN ESTE FORMATO, Y NO DEBERAN CAMBIARSE LOS ITEMS Y CANTIDADES ESCRITOS.