TÉRMINOS DE REFERENCIA PARA LA CONTRATACIÓN DE SERVICIOS CONTRATACION DE SERVICIOS PARA ACTUALIZACIÓN PÁGINA WEB Y ESTRATEGIA DIGITAL

Transcripción

1 TÉRMINOS DE REFERENCIA PARA LA CONTRATACIÓN DE SERVICIOS CONTRATACION DE SERVICIOS PARA ACTUALIZACIÓN PÁGINA WEB Y ESTRATEGIA DIGITAL I. ANTECEDENTES Sobre Mercy Corps Mercy Corps es una agencia internacional de ayuda humanitaria y de desarrollo social impulsada por un equipo de personas viviendo y trabajando en 40 países, ayudando a más de 190 millones de personas. En Colombia hemos trabajado desde 2005 en 17 departamentos impactando a más de personas creando alianzas y oportunidades con el sector público, privado y sociedad civil con innovación, impacto e influencia apoyando la construcción de soluciones a temas estructurales del desarrollo Hemos trabajado bajo diferentes líneas de acción, dando soluciones duraderas a desplazados, reintegrando excombatientes a la sociedad, creando puentes entre las comunidades, conectando mercados, resolviendo conflictos, estableciendo derechos sobre tierras, protegiendo el medio ambiente, educando y protegiendo el futuro, en general construyendo paz desde el desarrollo social. Impulsados a creer que un mundo mejor es posible. Los recursos financieros de Mercy Corps en Colombia provienen de cooperación internacional, alianzas estratégicas con entidades del sector privado e instituciones del Estado Colombiano. II. OBJETO DEL CONTRATO Realizar la actualización de la página web incluyendo diseño, programación e implementación de la página con un apoyo adicional en la estrategia digital general, con el acompañamiento de Comunicaciones y IT de Mercy Corps (MC). III. PRODUCTOS E INFORMES ESPERADOS Página Web 1. Plan de trabajo 2. Análisis Página web: informe y recomendaciones de actualización de la página actual. 3. Propuesta de arquitectura o plan de contenidos. Mapa de navegación 4. Propuesta creativa, visual y de re-diseño de interfaz. 5. Visualización de la página en inglés. 6. Publicación final 7. Capacitación para manejo y administración de la página web 8. Manual de uso técnico de la página web. Formato Términos de Referencia Versión Enero 2015 Page 1

2 Estrategia Digital 1. Informe de análisis de redes sociales actuales, manejo y contenidos. 2. Estrategia o plan digital para posicionamiento web y de redes sociales (Facebook, Twitter, Instagram, Youtube) para un 1 año. 3. Protocolo de manejo de redes sociales (Facebook, Twitter, Instagram, Youtube) 4. Diseño de 2 plantillas de boletín digital. 5. Informe trimestral de la estrategia digital. (tráfico de la página, posicionamiento en buscadores, actividades en redes sociales, (seguidores, visitas, diálogos, publicaciones, retweets, compartidos, reproducción etc.) durante un año. 6. Capacitación básica en lineamientos de manejo de redes sociales para las cuentas que maneja Mercy Corps. 7. USB o disco duro con archivos fuentes, claves, usuarios, códigos de sitio, información de la página, propuestas de redes, protocolos, manuales y plantillas de (2) boletines. IV. ACTIVIDADES A DESARROLLAR Página Web 1. Realizar revisión y análisis de la estructura y contenido de la página actual de MC. 2. Asistir a reuniones periódicas con el equipo de comunicaciones e IT de MC. 3. Entrega de insumos básicos para la creación de propuesta por parte del especialista de comunicaciones de MC. 4. Realizar propuesta de arquitectura de contenidos: Definir, jerarquizar y organizar la estructura general de contenidos que va a tener la plataforma; de acuerdo con los perfiles de usuarios definidos para dicho fin. Así como la definición de las palabras claves y etiquetas para posicionamiento en los motores de búsqueda, según sea el caso. 5. Realizar re-diseño, construcción e implementación de la página web. Lo cual incluye propuesta creativa, visual y diseño gráfico de la página web, de acuerdo a los lineamientos del Brand Book de Mercy Corps. Esta página es una página informativa, que no va a requerir mayores desarrollos técnicos, donde se realizará publicación de contenidos, escritos, fotográficos y de video. Tendrá un banner animado que se actualizará regularmente. 6. Realizar diseño de interfaces: Propuesta de diagramación (organización) de los elementos que componen la interface gráfica de la plataforma (menús, contenidos, imágenes, usabilidad, etc.). 7. Realizar migración de contenidos actuales y nutrirla de nuevos contenidos (imágenes, texto, videos). 8. Elaborar herramienta para ver la página en inglés y español. 9. Realizar publicación final: Implementación de la plataforma en servidor después de ser revisado y aprobado el desarrollo. Entregable: sitio web funcional en internet 10. Hacer una capacitación a 3 o 4 personas para el manejo y administración de la página, actualización y manejo de contenidos. 11. Realizar un manual de uso técnico para la administración de la página. 12. Realizar propuesta de estrategia de posicionamiento en buscadores e implementación. 13. Diseñar de 6 banners para la página web. 14. Solicitar aprobación y revisión de las propuestas y piezas definitivas del contratista por parte del equipo de comunicaciones e IT de MC y del Director País. 15. Realizar ajustes (si se requieren). Formato Términos de Referencia Versión Enero 2015 Page 2

3 16. Desarrollar las aplicaciones web que se consideren pertinentes para asegurar una buena interacción con la página por parte de los usuarios (formularios, registros, noticias, blog, redes sociales, prensa etc.) 17. Elaborar plan de entregas de insumos al contratista de parte de MC. 18. Asistir a la capacitación en el manejo de lenguaje de género por parte de MC al contratista. 19. Realizar capacitaciones sobre actualizaciones de contenido y administración de la página web al personal de Mercy Corps. 20. Entregar garantía del funcionamiento adecuado de la página web (1 año). 21. Asesorar al equipo de Mercy Corps en el funcionamiento y seguimiento 2 meses después de la puesta al aire de la página web con soporte técnico si llegara a ser necesario sin costo adicional. Estrategia Digital 22. Diseñar una estrategia, plan de redes sociales (Facebook, Twitter, Instragram y Youtube) para 1 año. 23. Diseñar (2) plantillas de boletín digital con insumos entregados por MC 24. Entregar y envíar (2) boletines digitales trimestrales a las bases de datos suministradas por MC durante 1 año (8 boletines) 25. Elaborar informe trimestral sobre tráfico de la página web, boletín y de las actividades en redes sociales (seguidores, visitas, diálogos, publicaciones, retweets, compartidos, reproducción etc.) durante un año. 26. Realizar capacitación básica en lineamientos de manejo de redes sociales para las cuentas que maneja Mercy Corps. 27. Entregar archivos fuentes en disco duro o usb, claves, usuarios, códigos de sitio y la información de la página, propuestas de redes y plantillas de (2) boletines. 28. Diseñar y entregar protocolo de manejo de redes sociales. NOTA: No se requiere compra de dominio ni de hosting. V. SUPERVISOR DEL CONTRATO El control y seguimiento de las actividades que se desarrollarán en el marco del contrato estarán a cargo del Director de País, con el apoyo de la Especialista de Comunicaciones de Mercy Corps. VI. PERFIL DEL (LA) PROPONENTE Persona jurídica o natural con más de 5 años de experiencia en realización y administración de estrategias digitales, páginas web, manejo de redes sociales y boletines digitales. Persona jurídica o natural con experiencia con ONG, en promoción de temas sociales y sensibilidad de género. VII. LUGAR Y CONDICIONES DEL CONTRATO El contrato se desarrollará en Bogotá. Formato Términos de Referencia Versión Enero 2015 Page 3

4 El/la contratista deberá contar con equipo de cómputo, teléfono móvil, facilidades para las comunicaciones y conectividad, tecnología y demás condiciones necesarias para desarrollar el trabajo descrito en los presentes Términos de Referencia. VIII. DURACIÓN Y TIPO DE CONTRATO El contrato tendrá un tiempo máximo de duración de 1 año contado a partir de la firma del contrato. El tipo de contrato es prestación de servicios. IX. ENVIO DE PROPUESTAS Las propuestas deberán ser enviadas en sobre cerrado a la oficina de Mercy Corps en Bogotá, a la dirección: MERCY CORPS Calle 107 No. 8 A 23 Barrio Francisco Miranda Bogotá Colombia Citar en el frente del sobre, en el que envía la propuesta, la siguiente referencia: PR CONVOCATORIA PARA ACTUALIZACION PAGINA WEB MERCY CORPS. La propuesta debe contener el presupuesto desagregado de la consultoría que describa cada uno de los costos de los materiales y recursos para las actividades. Al igual que una presentación corta de la empresa y de las personas que conforman el equipo con su respectiva experiencia, formación, capacidad y conocimiento sobre la temática en desarrollo de páginas web y/o estrategias digitales. Anexar mínimo 3 muestras de trabajos anteriores relacionados con el objeto de esta convocatoria. X. PLAZO PARA LA ENTREGA DE PROPUESTAS La fecha límite de entrega será el 29 de abril del 2016 a las 5:00 p.m. No se evaluarán propuestas presentadas con posterioridad a la fecha y hora estipuladas. XI. IDIOMA PARA LA PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA Las propuestas deben ser presentadas en español. No se evaluarán propuestas presentadas en otros idiomas. XII. ETAPAS DEL PROCESO Publicación de los términos de referencia 15 de Abril de 2016 Reunión de aclaraciones : - Fecha 22 de Abril de Hora 3:00 pm - Lugar (dirección ciudad) Calle 107 No. 8ª 23 oficina Mercy Corps Fecha máxima para enviar preguntas 25 de Abril de 2016 Cierre de la convocatoria - Fecha límite de 29 de Abril de 2016, hora 5:00 pm entrega de propuestas Apertura de sobres - Fecha - Hora - Lugar (dirección ciudad) 04 de Mayo de :00 pm Calle 107 No. 8 A 23 Bogotá Revisión técnica y económica de la propuesta Del día 04 de Mayo de 2016 Formato Términos de Referencia Versión Enero 2015 Page 4

5 Informe al proponente de aceptación o no de la propuesta - Inhabilitados - No seleccionados al día 11 de Mayo de de Mayo de de Mayo de 2016 Notas a las etapas del proceso: - No se evaluarán propuestas presentadas con posterioridad a la fecha y hora estipuladas. - Las preguntas se resolverán en un máximo de dos días, y las respuestas se publicarán en la página web de Mercy Corps Colombia ( - Todas las preguntas deben dirigirse al correo electrónico mquintero@mercycorps.org. No se dará respuesta a preguntas por otros medios y/o otras personas de la organización. XIII. CRITERIOS PARA LA EVALUACIÓN DE PROPONENTES El equipo evaluador se basará en el siguiente sistema de puntuación para analizar todas las propuestas recibidas: CRITERIO PUNTAJE 1 Perfil Requerido 20 2 Muestras de estrategias digitales, páginas web y manejo de redes sociales- mínimo tres muestras 30 3 Propuesta técnica - Tiempos de desarrollo y entrega. 10 Propuestas económica (tarifas, fee mensual o precios como 4 proveedor sugerido) 20 5 Experiencia con Organizaciones Sociales Anexar certificados 20 TOTAL PUNTAJE 100 XIV. DOCUMENTACIÓN REQUERIDA, QUE HABILITA O INHABILITA AL PROPONENTE - Hoja de vida (debidamente soportada con certificados) del proponente (aplica para persona natural o jurídica) - Fotocopia de cedula de ciudadanía del proponente o de su representante legal en el caso de persona jurídica. - Certificado de existencia y representación legal, con vigencia no superior a 90 días - aplica para personas jurídicas. - Registro Único Tributario RUT (expedido a partir del año 2013 hacia adelante). - Certificado de antecedentes disciplinarios emitido por la Procuraduría General de la Nación. - Certificado de antecedentes fiscales emitido por la Contraloría General de la Republica. - Certificados de experiencia específica, emitidos por entes contratantes, en donde informe: Duración del trabajo, Objeto del contrato, Monto del contrato. - Certificado de estudios realizados - Propuesta técnica que incluya la metodología para el desarrollo de los productos Formato Términos de Referencia Versión Enero 2015 Page 5

6 - Propuesta económica que incluya: El costo unitario de cada producto - Costo de viajes si los hubiere costo total de la propuesta - forma de pago condiciones de entrega de los productos. - Estados Financieros del último año gravable aplica para personas cuyo régimen tributario lo exija. - XIV Notas: 1. Por política de la organización el monto máximo a contratar no se informa, en el proceso de la convocatoria. 2. Mercy Corps se reserva el derecho a cerrar el proceso de contratación si las propuestas recibidas son por un valor superior al aprobado para realizar el proceso de contratación. 3. El Contratista es responsable del pago de seguridad social de acuerdo con la ley 100 de 1993 aplicable para contratistas independientes (pago de salud, pensión y ARL). Los soportes del pago de seguridad social son requisitos para el/los pago(s) del contrato. 4. Mercy Corps exige Confidencialidad de la información 5. Mercy Corps adquiere en la contratación los derechos, la propiedad de los resultados / producto resultantes del contrato. FIN Formato Términos de Referencia Versión Enero 2015 Page 6