TÉRMINOS DE REFERENCIA

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1 TÉRMINOS DE REFERENCIA TERMINOS DE REFERENCIA PARA SUMINISTRO Y DISTRIBUCIÓN DE MATERIALES EDUCATIVOS Y DEPORTIVOS PARA INSTITUCIONES EDUCATIVAS EN LOS DEPARTAMENTOS DE PUTUMAYO - PROGRAMA PEVCYC. I. ANTECEDENTES 1. Sobre Mercy Corps Mercy Corps existe para aliviar el sufrimiento, la pobreza y la opresión ayudando a las comunidades a construir comunidades seguras, productivas y justas. Es una organización sin ánimo de lucro creada en 1979, y trabaja actualmente en más de 45 países, en la perspectiva de generar soluciones sostenibles y de largo plazo a problemas sociales y de desarrollo. Mercy Corps trabaja en Colombia desde el 2006 en alianza con organizaciones de base, organismos no gubernamentales, entidades del Gobierno Nacional y empresas privadas, apoyando la construcción de soluciones a temas estructurales del desarrollo, tales como: la resolución de conflictos por la tierra, el goce de derechos y la inclusión de las víctimas del conflicto armado y las personas con discapacidad, la protección a la niñez, y las mujeres, entre otros. Los recursos financieros de Mercy Corps en Colombia provienen de instituciones del Estado Colombiano, cooperación internacional y alianzas estratégicas con entidades del sector privado. 2. Marco de acción Mercy Corps y War Child unieron esfuerzos para implementar el programa Protección y Educación de niños y jóvenes vulnerables en Colombia financiado por Ministerio de Asuntos Globales de Canadá (GAC), el cual se desarrollará durante un periodo de 5 años (Marzo 2014 Marzo 2019). II. OBJETO DEL CONTRATO Suministro y distribución de materiales educativos y deportivos para uso y desarrollo del programa Protección y Educación de niños y jóvenes vulnerables en Colombia, en las instituciones educativas en donde Mercy Corps realiza la contra jornada escolar en el departamento Putumayo. Los materiales educativos y deportivos están conformados por kits que deben ser debidamente empacados en cajas y costales, rotulados con el nombre de cada Institución Educativa y entregados en la oficina de Puerto Asís Putumayo. Anexo I: La descripción y cantidad de los materiales educativos y deportivos para el departamento de Putumayo, Anexo II: Distribución para 8 Instituciones Educativas Rurales del Putumayo La entrega de kits debe realizarse en una única entrega, en el mes de Septiembre 2016 III. OBLIGACIONES 1. Cumplir a cabalidad con el objeto del contrato de acuerdo con los términos de referencia y propuesta presentada, documentos que harán parte del contrato que se realice. 2. Mantener estricta reserva y confidencialidad sobre la información que conozca por causa ocasión de la ejecución del contrato. 3. Suministrar los elementos de conformidad con las características, calidad y cantidades requeridas por Mercy Corps. Formato Términos de Referencia Versión Enero 2015 Page 1

2 4. Efectuar la entrega real de materiales, nuevos, de primera calidad de acuerdo con las especificaciones técnicas solicitadas y con el debido cumplimiento al cronograma de entregas. 5. Realizar los cambios que sean necesarios cuando los productos no sean de la calidad requerida por Mercy Corps, los costos que eventualmente se generen de ello correrán por cuenta del contratista y en caso reiterado por cambio de calidad de un mismo elemento se deberán presentar marcas alternativas que ofrezcan mejor calidad, sin costo adicional para Mercy Corps. Dicho cambio se debe producir en mínimo 8 días calendario siguientes a la fecha de solicitud; previa comunicación con el supervisor del contrato. 6. Mantener el adecuado stock de inventario de los elementos establecidos y relacionados en la oferta, de modo que permita garantizar los suministros oportunamente. 7. Los oferentes deberán presentar propuesta económica en donde especifiquen el costo unitario de cada elemento y especifiquen el costo del transporte sí lo hubiere. Tomar las medidas necesarias para garantizar la debida y oportuna ejecución del suministro de elementos. 8. El contratista seleccionado deberá mantener los precios ofrecidos durante el término de duración del contrato. 9. El contratista deberá entregar kits debidamente empacados y marcados por Institución educativa en cajas de cartón y/o lonas de fibra según corresponda y se facilite el cuidado de los elementos, el cargue, transporte y descargue de Kits. 10. Los productos papel (kraf, periódico, cartulina, papel silueta etc.) deben empacarse de manera que queden protegidos del agua y la humedad. 11. El contratista deberá contar con el personal necesario e idóneo para el cargue, descargue y entrega de kits, realizando el debido conteo y verificación de calidad de los materiales, en los sitios de entrega (Oficina de Mercy Corps Puerto Asís). 12. Presentar propuesta económica de acuerdo con los anexos I y II IV. SUPERVISOR DEL CONTRATO El control y seguimiento del contrato de suministros estará a cargo de la Dirección del Programa, con el apoyo de la Coordinadora de Oficina de la región. V. PERFIL DEL (LA) PROPONENTE Para esta convocatoria podrán participar personas naturales y personas jurídicas establecidas en Colombia cuyo objeto social le permita presentar la propuesta de suministro de materiales educativos y materiales deportivos (papelería, cacharrería, elementos deportivos, entre otros). Se solicita que el oferente sea especialmente del territorio donde se harán la entregas de suministros, para este caso Putumayo. Los oferentes podrán indicar en su propuesta si participan para: - El suministro total de materiales o si participan para un suministro parcial de materiales. - El suministro de los materiales para Putumayo Los Oferentes deberán Tener la capacidad de proveer los elementos solicitados oportunamente Disponibilidad de entrega en terreno (oficina Putumayo) Flexibilidad en el manejo de los tiempos de entrega Capacidad para dar garantía por todos y cada uno de los elementos adquiridos Ser del territorio de Putumayo será una ventaja. Formato Términos de Referencia Versión Enero 2015 Page 2

3 VI. DURACIÓN Y TIPO DE CONTRATO El contrato tendrá un tiempo máximo de duración de 1 mes contado a partir de la firma del contrato. VII. ENVIO DE PROPUESTAS Las propuestas deberán ser enviadas en SOBRE CERRADO a la oficina de Mercy Corps en Bogotá, a la dirección: MERCY CORPS Calle 107 No. 8 A 23 Barrio Francisco Miranda Bogotá Colombia Citar en el frente del sobre, en el que envía la propuesta, la siguiente referencia: CONVOCATORIA PARA SUMINISTRO DE MATERIALES EDUCATIVOS Y DEPORTIVOS. VIII. ETAPAS DEL PROCESO Publicación de los términos de referencia 05/08/2016 Reunión de aclaraciones : - Fecha 11/08/ Hora 3:30 PM - Lugar (dirección ciudad) Oficina Mercy Corps Puerto Asís Putumayo: Cra. 30 No Manzana 14 casa 35, Barrio Modelo Hora 3:30 pm Fecha máxima para enviar preguntas 15/08/2016 Cierre de la convocatoria - Fecha límite de 23/08/2016 Hora 5;00 pm entrega de propuestas Apertura de sobres - Fecha 25/08/ Hora 11:00 am - Lugar (dirección ciudad) Calle 107 No. 8 A 23 Bogotá Revisión técnica y económica de la propuesta Del día 25/08/2016 al día 26/08/2016 Informe al proponente de aceptación o no de la propuesta - Inhabilitados - No seleccionados 25/07/ /07/2016 Notas a las etapas del proceso: - No se evaluarán propuestas presentadas con posterioridad a la fecha y hora estipuladas. - Las preguntas se resolverán en un máximo de dos días, y las respuestas se publicarán en la página web de Mercy Corps Colombia ( - Todas las preguntas deben dirigirse al correo electrónico mquintero@mercycorps.org. No se dará respuesta a preguntas por otros medios y/o otras personas de la organización. IX. IDIOMA PARA LA PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA Las propuestas deben ser presentadas en español. No se evaluarán propuestas presentadas en otros idiomas. X. DOCUMENTACIÓN REQUERIDA, QUE HABILITA O INHABILITA AL PROPONENTE Formato Términos de Referencia Versión Enero 2015 Page 3

4 - Hoja de vida (debidamente soportada con certificados) del proponente (aplica para persona natural o jurídica) - Fotocopia de cedula de ciudadanía del proponente o de su representante legal en el caso de persona jurídica. - Certificado de existencia y representación legal, con vigencia no superior a 90 días - aplica para personas jurídicas. - Registro Único Tributario RUT (expedido a partir del año 2013 hacia adelante). - Certificado de antecedentes disciplinarios emitido por la Procuraduría General de la Nación. - Certificado de antecedentes fiscales emitido por la Contraloría General de la Republica. - Certificados de experiencia específica, emitidos por entes contratantes, en donde informe: Duración del trabajo, Objeto del contrato, Monto del contrato. - Certificado de estudios realizados - Propuesta técnica que incluya la metodología para el desarrollo de los productos - Propuesta económica que incluya: El costo unitario de cada producto - Costo de viajes si los hubiere costo total de la propuesta - forma de pago condiciones de entrega de los productos. - Estados Financieros del último año gravable aplica para personas cuyo régimen tributario lo exija. XI. CRITERIOS PARA LA EVALUACIÓN DE PROPONENTES El equipo evaluador se basará en el siguiente sistema de puntuación para analizar todas las propuestas recibidas: CRITERIO PUNTAJE 1 Costos por producto 30 2 Capacidad de entrega, según necesidades del programa 20 3 Capacidad de cambio oportuno de productos 10 4 Ser de la zona donde se hará la entrega 30 5 Valor agregado propuesto por el oferente 10 TOTAL PUNTAJE 100 XIV Notas: 1. Por política de la organización el monto máximo a contratar no se informa, en el proceso de la convocatoria. 2. Mercy Corps se reserva el derecho a cerrar el proceso de contratación si las propuestas recibidas son por un valor superior al aprobado para realizar el proceso de contratación. 3. Solo se evaluarán propuestas completas, es decir que reúnan/incluyan/hayan presentado toda la documentación solicitada en el capítulo XII del presente documento 4. El Contratista es responsable del pago de seguridad social de acuerdo con la ley 100 de 1993 aplicable para contratistas independientes (pago de salud, pensión y ARL). Los soportes del pago de seguridad social son requisitos para el/los pago(s) del contrato. 5. Mercy Corps exige Confidencialidad de la información 6. Mercy Corps adquiere en la contratación los derechos, la propiedad de los resultados / producto resultantes del contrato. FIN Formato Términos de Referencia Versión Enero 2015 Page 4

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