TÉRMINOS DE REFERENCIA PARA LA CONTRATACIÓN DE SERVICIOS

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1 TÉRMINOS DE REFERENCIA PARA LA CONTRATACIÓN DE SERVICIOS CONTRATACIÓN DE COORDINACIÓN Y REALIZACIÓN DEL EVENTO DE LOS 10 AÑOS DE MERCY CORPS EN COLOMBIA I. ANTECEDENTES 1. Sobre Mercy Corps Mercy Corps existe para aliviar el sufrimiento, la pobreza y la opresión ayudando a las comunidades a construir comunidades seguras, productivas y justas. Es una organización sin ánimo de lucro creada en 1979, y trabaja actualmente en más de 45 países, en la perspectiva de generar soluciones sostenibles y de largo plazo a problemas sociales y de desarrollo. Mercy Corps trabaja en Colombia desde el 2006 en alianza con organizaciones de base, organismos no gubernamentales, entidades del Gobierno Nacional y empresas privadas, apoyando la construcción de soluciones a temas estructurales del desarrollo, tales como: la resolución de conflictos por la tierra, el goce de derechos y la inclusión de las víctimas del conflicto armado y las personas con discapacidad, la protección a la niñez, y las mujeres, entre otros. Los recursos financieros de Mercy Corps en Colombia provienen de instituciones del Estado Colombiano, cooperación internacional y alianzas estratégicas con entidades del sector privado. 2. Marco de acción Mercy Corps en diciembre de 2015 cumplirá 10 años de operaciones en Colombia donde ha ejecutado programas y proyectos que han contribuido a mejorar la calidad de vida de más de personas en 17 departamentos en Colombia. II. OBJETO DEL CONTRATO Coordinar y realizar el evento de celebración de los 10 años de Mercy Corps en Colombia, en Bogotá D.C. el día 1 o 2 de diciembre de III. PRODUCTOS ESPERADOS Productos de Programación 1. Plan de trabajo y Cronograma 2. Evento debidamente programado y coordinado Productos de visibilidad invitaciones al evento; diseños definidos con el equipo de Mercy Corps Kit de visibilidad (souvenir propuesto por el contratista). Los productos tendrán impreso el diseño corporativo Fotografías del evento en alta calidad. Logística del evento 1. Planilla de entrega de invitaciones Formato Términos de Referencia Versión Enero 2015 Page 1

2 2. Planilla de asistencias confirmadas 3. Boucher del salón del evento confirmado 4. Mobiliario del evento confirmado (silletería y mesas tipo lounge) 5. Videobeam con telón para proyección en pantalla gigante 6. Sonido acorde con la acústica del salón, la proyección del video en pantalla gigante y el público 7. Propuesta de maestro de ceremonia 8. Propuesta de música para cocktail 9. Menús de pasabocas aprobados por comunicaciones de Mercy Corps 10. Carta de bebidas aprobadas por comunicaciones de Mercy Corps 11. Propuesta de decoración del salón aprobada por comunicaciones de Mercy Corps Productos durante el desarrollo del evento 1. Agenda del evento validada por comunicaciones de Mercy Corps 2. Planilla de registro de ingreso de invitados 3. Tarima del evento para las intervenciones de los directivos y personas beneficiarias 4. Salón de eventos alquilado para 100 personas aprox, con silletería y mesas tipo loungeentre Calle 72 y Calle 127 entre autonorte y la Circunvalar 5. Evento dirigido por maestro de ceremonias 6. Pasabocas tipo cocktail (6 variedades diferentes) para 100 personas 7. Bebidas: Whisky, vino tinto, cerveza, jugo y gaseosa, para 100 personas 8. Música tipo cocktail 9. Video sin fin proyectado en pantalla gigante (videobeam y telón) 10. Planilla de entrega de souvenirs Productos de free press 1. Propuesta de free press para el evento IV. ACTIVIDADES: Actividades de Programación Elaborar el plan de trabajo y cronograma Elaborar la agenda del evento validada por comunicaciones de Mercy Corps Actividades de visibilidad Diseñar e imprimir 200 invitaciones al evento; diseños definidos con el equipo de Mercy Corps. Diseñar y producir 100 Kit de visibilidad (souvenir propuesto por el contratista). Los productos tendrán impreso el diseño corporativo. Tomar 40 Fotografías del evento en alta calidad. Logística del evento Entregar las invitaciones Confirmar la asistencia de los invitados Confirmar el salón de eventos seleccionado Alquilar o disponer del mobiliario del evento confirmado (silletería y mesas tipo lounge) Formato Términos de Referencia Versión Enero 2015 Page 2

3 Alquilar o disponer de la tarima del evento para las intervenciones de los directivos y personas beneficiarias Alquilar o disponer el Videobeam con telón para proyección en pantalla gigante Alquilar o disponer sonido acorde con la acústica del salón, la proyección del video en pantalla gigante y el público Contratar el maestro de ceremonia Alquilar o disponer la música para cocktail Contratar los pasabocas aprobados por comunicaciones de Mercy Corps Contratar las bebidas aprobadas por comunicaciones de Mercy Corps Coordinar el servicio de meseros Decorar el salón del evento según la instrucción del área de comunicaciones de Mercy Corps Actividades durante el desarrollo del evento Recibir y registrar el ingreso de los invitados Realizar y supervisar el evento de los 10 años de Mercy Corps Colombia para 100 personas aprox. Prestar el servicio de meseros para los Pasabocas tipo cocktail (6 variedades diferentes) para 100 personas y las bebidas Whisky, vino tinto, jugo y gaseosa, para 100 personas Facilitar la música tipo cocktail Proyectar el video sin fin en pantalla gigante (videobeam y telón) Tomar el registro de los souvenirs entregados Actividades de free press 1. Convocar a los medios de comunicación V. SUPERVISOR DEL CONTRATO El control y seguimiento de las actividades que se desarrollarán en el marco del contrato estarán a cargo de la especialista de comunicaciones de Mercy Corps Colombia VI. PERFIL DEL (LA) PROPONENTE Experiencia en coordinación logística, realización de eventos, fiestas, talleres y reuniones Habilidad y experiencia en relaciones humanas requeridas para el trabajo Buena habilidad para trabajar en equipo Conocimiento de instituciones, organizaciones y autoridades participantes (ONG, agencias de ayuda humanitaria, agencias de cooperación, gobierno nacional) VII. LUGAR Y CONDICIONES DEL CONTRATO El contrato se desarrollará en la ciudad de Bogotá D.C. El/la contratista deberá contar con equipo de cómputo, teléfono móvil, facilidades para las comunicaciones y conectividad, tecnología y demás condiciones necesarias para desarrollar el trabajo descrito en los presentes términos de referencia. VIII. DURACIÓN Y TIPO DE CONTRATO El contrato tendrá un tiempo máximo de duración de un mes contados a partir de la firma del contrato. El tipo de contrato es prestación de servicios. Formato Términos de Referencia Versión Enero 2015 Page 3

4 IX. ENVIO DE PROPUESTAS Las propuestas técnicas y económicas deberán ser enviadas en sobre cerrado a la oficina de Mercy Corps en Bogotá, a la dirección: MERCY CORPS Calle 107 No. 8 A 23 Barrio Francisco Miranda Bogotá Colombia Citar en el frente del sobre, en el que envía la propuesta, la siguiente referencia: PR 2119 CONTRATACIÓN DE COORDINACIÓN Y REALIZACIÓN DEL EVENTO DE LOS 10 AÑOS DE MERCY CORPS EN COLOMBIA X. PLAZO PARA LA ENTREGA DE PROPUESTAS La fecha límite de entrega será el (6) de Noviembre del (2015) a las (5:00 pm). No se evaluarán propuestas presentadas con posterioridad a la fecha y hora estipuladas. XI. IDIOMA PARA LA PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA Las propuestas deben ser presentadas en español. No se evaluarán propuestas presentadas en otros idiomas. XII. CRITERIOS PARA LA EVALUACIÓN DE PROPONENTES El equipo evaluador se basará en el siguiente sistema de puntuación para analizar todas las propuestas recibidas: 1 CRITERIO Experiencia en coordinación logística, realización de eventos, fiestas, talleres y reuniones, se evalúa mediante certificaciones emitidas por los entes contratantes PUNTAJE 50 Propuesta técnica del evento Costo de la propuesta económica 10 TOTAL PUNTAJE 100 XIII. DOCUMENTACIÓN REQUERIDA 1. Hoja de vida del(la) proponente (personas naturales o jurídicas). 2. Fotocopia de la cédula de ciudadanía del(la) proponente o de su representante legal (para el caso de personas jurídicas). 3. Registro Único Tributario del proponente actualizado (2013 hacia adelante). Formato Términos de Referencia Versión Enero 2015 Page 4

5 4. Certificación de antecedentes disciplinarios expedida por la Contraloría Nacional durante el Certificaciones de experiencia emitidas por los contratantes y o entes territoriales/comunitarios en las que se especifique: Duración del Trabajo, Objeto del Contrato, monto del contrato 6. Tres referencias laborales y/o comerciales que puedan ser consultadas para verificación de la información suministrada. 7. Propuesta Técnica y Creativa que incluya: a. Detalles sobre las actividades y los productos solicitados en los presentes TOR. 8. Propuesta económica que incluya: a. Monto y forma de pago para la realización de las actividades y los productos. b. En detalle el costo de honorarios, gastos de viaje, otros si los hubiese. XIV Notas: 1. El Contratista es responsable del pago de seguridad social de acuerdo con la ley 100 de 1993 aplicable para contratistas independientes (pago de salud, pensión y ARL). Los soportes del pago de seguridad social son requisitos para el/los pago(s) del contrato. 2. Mercy Corps exige Confidencialidad de la información 3. Mercy Corps adquiere en la contratación los derechos, la propiedad de los resultados / producto resultantes del contrato. FIN Formato Términos de Referencia Versión Enero 2015 Page 5