Sitio S de Verificación de Ciudadanos de Acceso y Uso Abril A versión 2. Dirección de Informática y Estadística

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Lourdes Rey Caballero
hace 5 años
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1 Sitio S de Verificación de Ciudadanos Manual M al de Acceso y Uso /ve Abril A versión 2 Dirección de Informática y Estadística

Funcionalidad General Este portal permite verifi car los datos biográfi cos de las personas para las diferentes entidades públicas, privadas y otras que lo utilicen.

Una vez recopilados los datos, la institución ingresará al sitio web para verifi cación de datos de las personas, utilizando un nombre de usuario y una contraseña de acceso.

2 Funcionalidad General Este portal permite verifi car los datos biográfi cos de las personas para las diferentes entidades públicas, privadas y otras que lo utilicen. Cada Institución debe recopilar los datos de las personas a verifi car en una hoja de cálculo de Excel 2007 ó superior. Una vez recopilados los datos, la institución ingresará al sitio web para verifi cación de datos de las personas, utilizando un nombre de usuario y una contraseña de acceso. Se accede a través de la siguiente URL: Descripción General del Portal Una vez ingresada la dirección, podemos encontrar en la página principal una breve descripción de la funcionalidad del sitio, y el formulario (usuario y contraseña) para poder ingresar a la aplicación. Al pie de la página podemos encontrar las siguientes opciones: Ver Presentación: se puede ver la presentación de la realización del proyecto. Ver Catálogo Entidades: Esta opción nos permite descargar un archivo de Excel conteniendo los códigos de entidad para cada Institución, mismos que seran requeridos al momento de subir la información para verifi car. Conocer el Código de las Entidades es indispensable para poder realizar la tarea de verificación. Ver Manual: Para descargar el presente Manual de Acceso y Uso 2

Instrucciones para Acceder al Sistema Una vez recopilados los datos, la institución ingresará al sitio web para verifi cación de datos de las personas, el Registro Nacional de las Personas -RENAP- le

3 Instrucciones para Acceder al Sistema Una vez recopilados los datos, la institución ingresará al sitio web para verifi cación de datos de las personas, el Registro Nacional de las Personas -RENAP- le proporcionará un nombre de USU- ARIO y CONTRASEÑA para poder acceder al Sistema: Gestionar Usuario y Contraseña de acceso La autoridad superior de cada Institución tiene que gestionar en el Registro Nacional de las Personas -RENAP- la obtención de un nombre y clave de acceso para poder ingresar al Portal, fi r- mando un formulario de solicitud de acceso y proporcionar una dirección de correo electrónico como medio de comunicación, como ejemplo utilizaremos el correo: gflores@renap.gob.gt Ingrese el usuario proporcionado por el RENAP Ingrese la contraseña proporcionada por el RENAP Presione la tecla ENTER, o dé un clic en Iniciar Sesión para acceder al Sistema Al ingresar al sistema se encuentran dos opciones: Enviar Archivo y Descargar Archivo. Opción Enviar Archivo: Permite cargar un archivo de Excel para poder ser enviado para su posterior verifi cación por parte del Registro Nacional de las Personas. Al hacer clic aparecerá la ventana siguiente: Haga clic para enviar el archivo de excel seleccionado. Haga clic para seleccionar el archivo de excel a enviar. 3

Después de localizar el archivo y de presionar Enviar Archivo, le aparecerá una ventana de confi rmación. Aceptar: Procede la carga del envío de archivo.

Nota: El archivo a enviar deberá contener la información en la primera hoja del libro de Excel y deberá contener la siguiente estructura de columnas incluyendo encabezado de columna y en el orden

4 Después de localizar el archivo y de presionar Enviar Archivo, le aparecerá una ventana de confi rmación. Aceptar: Procede la carga del envío de archivo. Cancelar: Cancela la carga del envío del archivo. Nota: El archivo a enviar deberá contener la información en la primera hoja del libro de Excel y deberá contener la siguiente estructura de columnas incluyendo encabezado de columna y en el orden como se describe a continuación: 1. CUI (**) 2. PRIMER_NOMBRE (*) 3. SEGUNDO_NOMBRE 4. TERCER_NOMBRE 5. PRIMER_APELLIDO (*) 6. SEGUNDO_APELLIDO 7. APELLIDO_CASADA 8. FECHA_NACIMIENTO (*) 9. ENTIDAD (*) (**) 10. PAÍS_NACIMIENTO 11. DEPTO_NACIMIENTO 12. MUNIC_NACIMIENTO Los campos con (*) son idealmente requeridos. ** La búsqueda también se podrá realizar si se envía únicamente CUI y Entidad. Si no se sigue el mismo orden y escritura de las columnas, ó si se omitiere algún numeral, el Sistema no reconocerá el archivo de EXCEL, y lo rechazará. Ejemplo de la información CORRECTA que debe contener la primer hoja del archivo de EXCEL a adjuntar: 4

Si el archivo de EXCEL cargado, cumple con los requisitos anteriormente descritos, aparecerá el siguiente mensaje: El correo que aparecerá en el mensaje anterior será el que la autoridad superior de

Carga incorrecta de un Archivo Cuando el archivo a cargar no cumple con los requisitos solicitados en la página anterior al momento de generar el cuadro de Excel, el Sistema no reconocerá el formato,

5 Si el archivo de EXCEL cargado, cumple con los requisitos anteriormente descritos, aparecerá el siguiente mensaje: El correo que aparecerá en el mensaje anterior será el que la autoridad superior de la Institución haya proporcionado, en este caso, se uso como ejemplo gfl Carga incorrecta de un Archivo Cuando el archivo a cargar no cumple con los requisitos solicitados en la página anterior al momento de generar el cuadro de Excel, el Sistema no reconocerá el formato, a continuación presentamos algunos ejemplos de posibles errores si no se cumple con lo requerido. Es importante colocar guión bajo en lugar de espacio, lo incorrecto sería PRIMER APELLIDO. La forma correcta que deberá tener es: PRIMER_APELLIDO. En el cuadro anterior no se siguió con el requerimiento de colocar guión bajo en lugar de espacio. Al momento de intentar cargar un archivo con ésta estructura, nos presentará el siguiente error: 5

Si no se sigue el mismo orden y escritura de las

Sistema no reconocerá el archivo de EXCEL, y lo

Atención: El archivo No tiene la estructura

EXCEL Verifique e que la versión sea 2007 ó

El Sistema no admite archivos de otros programas de

6 Si no se sigue el mismo orden y escritura de las columnas, ó si se omitiere algún numeral, el Sistema no reconocerá el archivo de EXCEL, y lo rechazará por medio del siguiente mensaje: Atención: El archivo No tiene la estructura correcta El Sistema admite ÚNICAMENTE archivos de EXCEL Verifique e que la versión sea 2007 ó superior (Excel 2010 ó Excel 2013). El Sistema no admite archivos de otros programas de hojas de cálculo, ni formatos de Word, PDF, entre otros. Si no se sigue lo establecido en el cuadro anterior, aparecerá el siguiente mensaje de error: Atención: El archivo debe ser tipo Excel 2007 o superior 6

Una vez cargado y verifi cado el formato del archivo, se procederá a realizar dentro del sistema del RENAP, la verifi cación correspondiente de los datos.

Después de enviado correctamente el archivo el sistema procederá a realizar el proceso de verifi cación correspondiente y una vez fi nalizado, recibirá un correo electrónico proporcionado

Opción Descargar Información El archivo enviado, toda vez verifi cada la información por parte del Registro Nacional de las Personas -RENAP-, enviará una notifi cación por correo electrónico

7 Una vez cargado y verifi cado el formato del archivo, se procederá a realizar dentro del sistema del RENAP, la verifi cación correspondiente de los datos. El proceso de verifi cación se realizará en horarios inhábiles (por la noche) y se informará a la institución por correo electrónico cuando fi nalice el mismo 1. Después de enviado correctamente el archivo el sistema procederá a realizar el proceso de verifi cación correspondiente y una vez fi nalizado, recibirá un correo electrónico proporcionado anteriormente, notifi cándole que puede realizar la descarga de la información. Opción Descargar Información El archivo enviado, toda vez verifi cada la información por parte del Registro Nacional de las Personas -RENAP-, enviará una notifi cación por correo electrónico proporcionado previamente por parte de la autoridad superior de la Institución interesada. El ícono Descargar Información, lo encontramos en la pantalla principal, justo debajo de la opción Subir Información, seguimos las instrucciones dadas a continuación. Descargar Información: Permite descargar el, ó los archivos que anteriormente fueron subidos para su posterior verifi cación, cuando esta tarea ya este realizada, procedemos a descargarla. Le damos un clic al ícono Descargar Información para obtener la información verifi cada. Al dar clic, aparecerá la ventana siguiente: Haga clic para descargar el archivo 1. Este proceso puede durar algunos días, dependiendo de la cantidad de datos enviados a procesar y la demanda de procesos que se estén ejecutando en el RENAP 7

Descripción del cuadro Descargar Información Mensaje de Advertencia NOTA: Después de haber descargado

Asegúrese de guardar el mismo en su estación de trabajo. No.

Fecha: La fecha correspondiente del archivo cuando fue cargado al Sistema.

8 Descripción del cuadro Descargar Información Mensaje de Advertencia NOTA: Después de haber descargado el archivo, éste NO volverá a estar disponible al salir de esta página. Asegúrese de guardar el mismo en su estación de trabajo. No. Registros Muestra el número total de nombres que fueron verifi cados contenidos en el archivo a descargar. Identificador: Número de control interno del RENAP, para identifi car el archivo a verifi car. Fecha: La fecha correspondiente del archivo cuando fue cargado al Sistema. Pulse este ÍCONO para comenzar la descarga. Al presionar el ÍCONO de descarga, aparecerá el siguiente cuadro de diálogo: Seleccione la opción Guardar Archivo. Clic en Aceptar. NOTA: Asegúrese de guardar la información, ya que una vez realizado este procedimiento, el archivo NO estará disponible. 8

El archivo descargado se guardará automáticamente en la carpeta Descargas de su computadora, misma que aparecerá al momento de concluir la descarga: Presione la

Abrirá el archivo que previamente fue cargado al Sistema y posteriormente verifi cado por el RENAP: La imagen anterior muestra los campos que fueron verifi cados

9 El archivo descargado se guardará automáticamente en la carpeta Descargas de su computadora, misma que aparecerá al momento de concluir la descarga: Presione la tecla ENTER o dé doble clic para abrir el archivo descargado. Abrirá el archivo que previamente fue cargado al Sistema y posteriormente verifi cado por el RENAP: La imagen anterior muestra los campos que fueron verifi cados por el Registro Nacional de las Personas -RENAP-, indicando si los campos requeridos coinciden con la base de datos. Después que el archivo ha sido descargado, ya no aparecerá en el Sistema, y mostrará un cuadro indicando No se encontraron registros para su usuario. 9

10 Después que haya descargado el archivo, proceda cerrar el Sistema de Verifi cación de Ciudadanos. La opción de cerrar sesión lo encuentra al fi nal de la página. Presione Cerrar Sesión, para salir correctamente del Sistema. 10

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