ACTA No correspondiente a la sesión ordinaria celebrada por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, en las

Transcripción

1 ACTA No correspondiente a la sesión ordinaria celebrada por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, en las instalaciones de la Dirección General del Archivo Nacional en Curridabat, a partir de las 8:30 horas del día 28 de octubre del 2015; con la asistencia de la señora Natalia Cantillano Mora, Presidente de esta Comisión Nacional, de los señores Javier Gómez Jiménez, Jefe del Departamento Archivo Histórico, Vicepresidente; Javier Salazar Sáenz, Historiador y de la señora Mellany Otárola Sáenz, Técnica nombrada por la Dirección General del Archivo Nacional; y la señorita Melissa Méndez Montes, técnica del Departamento Servicios Archivísticos Externos quien levanta el acta. Ausentes con justificación: la señora Ivannia Valverde Guevara, Jefe del Departamento Servicios Archivísticos Externos (DSAE) y Secretaria Ejecutiva de la Comisión y la señora Carmen Campos Ramírez, Subdirectora General del Archivo Nacional y Directora Ejecutiva de esta Comisión. Convocados asistentes: La señora Ana Patricia Lázarus Brizuela, Encargada del Acervo Documental de la Superintendencia de Pensiones; el señor Yáyner Sruh Rodríguez, Secretario del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Banco de Central de Costa Rica; el señor Jorge Juárez Aparicio, Encargado del Archivo Central del Ministerio de Seguridad Pública. Invitada: la señora Camila Carreras Herrero, profesional del DSAE asignada para el análisis de las tablas de plazos de conservación de documentos presentadas por el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) del Banco Central de Costa Rica CAPÍTULO I. LECTURA Y APROBACIÓN DE ACTAS ARTÍCULO 1. Lectura, comentario y aprobación de las actas del 08 de octubre del 2015 y del 21 de octubre del ACUERDO 1. Se aprueban con correcciones las actas N del 15 de octubre del 2015 y N del 21 de octubre del 2015.Se deja constancia de

2 que la señora Natalia Cantillano Mora se abstiene de aprobar las actas del 08 de octubre del 2015 y del 21 de octubre del 2015, ya que no estuvo presente en esas sesiones CAPÍTULO II. SOLICITUDES DE VALORACIÓN PRESENTADAS POR LOS COMITÉS DE SELECCIÓN Y ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS ARTÍCULO 2. Oficio CISED del 21 de octubre del 2015 recibido el 21 de octubre del 2015; suscrito por la señora Raquel Villalta Medina, Presidente del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos de la Empresa de Servicios Públicos de Heredia, por medio del cual presenta 10 tablas de plazos con 106 series documentales ACUERDO 2. Trasladar a la señora Ivannia Valverde Guevara, Jefe del Departamento Servicios Archivísticos Externos, el oficio CISED del 21 de octubre del 2015 recibido el mismo día; suscrito por la señora Raquel Villalta Medina, Presidente del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos de la Empresa de Servicios Públicos de Heredia; por medio del cual presenta 10 tablas de plazos con 106 series documentales; para que lo asigne a un profesional para la revisión, el análisis y preparación del informe de valoración correspondiente, el cual deberá ser presentado ante este órgano de acuerdo con la metodología de valoración aprobada en la sesión del 08 de noviembre del Enviar copia de este acuerdo a la señora Raquel Villalta Medina, Presidente del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos de la Empresa de Servicios Públicos de Heredia. ACUERDO FIRME ARTÍCULO 3. Oficio CISED-OF del 14 de octubre del 2015 recibido el 27 de octubre del 2015; suscrito por el señor Francisco Soto Molina, Secretario del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos de la Municipalidad de Santo Domingo de Heredia, por medio del cual presenta 5 valoraciones parciales con 15 series documentales. La solicitud incumple con el siguiente requisito de forma establecido en el instructivo para la elaboración de

3 tablas de plazos de conservación de documentos y/o valoraciones parciales: Requisito N 12. En la valoración parcial sólo se incluyen los documentos que ya han perdido su vigencia administrativa y legal. Es decir, se incluyen series que no han perdido su vigencia administrativa legal.--- ACUERDO 3. Comunicar al señor Francisco Soto Molina, Secretario del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos de la Municipalidad de Santo Domingo de Heredia; que se devuelven sin tramitar las valoraciones parciales de los subfondos: Bienes, Inmuebles y Valuación; Tesorería; y Recursos Humanos; presentadas mediante oficio CISED-OF del 14 de octubre del 2015 recibido el 27 de octubre del 2015 ; debido a que incumplen con el siguiente requisito de forma establecido en el instructivo para la elaboración de tablas de plazos de conservación de documentos y/o valoraciones parciales: Requisito N 12. Se incluyeron series o tipos documentales que aún no finalizan la vigencia administrativa y legal establecida por el Cised de de la Muncipalidad de Santo Domingo. Asimismo, se le recuerda que el inciso b) del artículo No. 131 del reglamento a la Ley del Sistema Nacional de Archivos No establece b) Cuando no existan éstas [tablas de plazos de conservación de documentos], se harán consultas parciales si se desea eliminar uno o varios tipos documentales que ha perdido su valor administrativo y legal.... Enviar copia de este acuerdo al expediente de valoración documental de la Municipalidad de Santo Domingo de Heredia que esta Comisión Nacional custodia. ACUERDO FIRME ACUERDO 4. Convocar para una próxima sesión al señor Francisco Soto Molina, Secretario del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos de la Municipalidad de Santo Domingo de Heredia; con el objetivo de analizar la solicitud de valoración parcial presentada por esa institución mediante oficio CISED-OF del 14 de octubre del 2015 recibido el 27 de octubre del Los subfondos a analizar son: Catastro y Topografía; y Proveeduría. Enviar copia

4 al expediente de valoración documental de la Municipalidad de Santo Domingo de Heredia que esta Comisión Nacional custodia. ACUERDO FIRME CAPITULO III. LECTURA, COMENTARIO, MODIFICACIÓN Y APROBACIÓN DE LAS SIGUIENTES VALORACIONES DOCUMENTALES La señorita Melissa Méndez Montes, le expresa a los miembros la duda sobre si la señora Ana Patricia Lázarus Brizuela, Encargada del acervo documental de la Superintendencia de Pensiones y el señor Yáyner Sruh Rodríguez, Representante Superior Administrativo y Secretario del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Banco Central de Costa Rica, designados por el Cised del Banco Central de Costa Rica para asistir a la sesión de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos cuentan con el voto en el análisis de las tablas de plazos de la Superintendencia de Pensiones, ya que en el oficio de solicitud se indica que el señor Alexander García Sandi, es el representante del Archivo Central y Presidente del Cised del Banco Central de Costa Rica. Ante esta situación la señora Natalia Cantillano Mora, indica que es mejor realizar la consulta a la señora Guiselle Mora Durán, Asesora Jurídica; la señora Mellany Otárola Sáenz, procede a realizar la consulta vía telefónica, e informa que la señora Mora Durán le aclara que es el Encargado del Archivo Central del Banco Central de Costa Rica, quien cuenta con el voto, por tanto sería el señor Alexander García Sandí. La señora Natalia Cantillano manifestó que debido a que en el oficio de solicitud se señaló que el señor Sruh Rodríguez y la señora Lázarus Brizuela, son quienes asistirán a la sesión de esta Comisión, se podría tomar la anterior consideración como una delegación del voto. En este caso la señora Cantillano Mora pone a votación la posibilidad de que el señor Yáyner Sruh Rodríguez, Representante del Superior Administrativo y Secretario del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Banco Central

5 de Costa Rica, cuente con voto en el análisis de las tablas. La moción anterior es aprobada con los votos de la señora Natalia Cantillano Mora y el señor Javier Gómez Jiménez. La señora Mellany Otárola Saénz salva su voto, dado el siguiente razonamiento: En apego al cumplimiento de la Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos y lo señalado por la señora Mora Durán, es el señor Alexander García Sandí, quien cuenta con el voto, por tanto no considero que sea conveniente determinar que el señor Sruh Rodriguez cuente con el voto alegando que existe una delegación como tal. De igual forma, el señor Javier Salazar Saénz salva su voto dado el siguiente razonamiento: El documento aportado no constituye un documento formal -escrito para tal efecto-, en cuanto a su participación con voz y voto en dicha Comisión ACUERDO 5. Se acuerda que el señor Yáyner Sruh Rodríguez, Representante del Superior Administrativo y Secretario del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Banco Central de Costa Rica, cuente con el voto para el análisis de las tablas de plazos, presentadas por el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Banco Central y pertenecientes al fondo Superintendencia de Pensiones ARTÍCULO 4. Análisis del Informe de Valoración IV TP. Asunto: Tabla de plazos de conservación de documentos. Fondo: Superintendencia de Pensiones. Convocados: la señora Ana Patricia Lázarus Brizuela, Encargada del Acervo Documental Superintendencia de Pensiones y el señor Yáyner Sruh Rodríguez, Secretario del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Banco Central de Costa Rica. Invitada: la señora Camila Carreras Herrero, profesional del Departamento Servicios Archivísticos Externos asignada para el análisis de la tabla de plazos presentada por el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) del Banco Central de Costa Rica.

6 Hora: 9:00 a.m. Se deja constancia que durante la sesión los documentos estuvieron a disposición de los miembros de la Comisión para su consulta. Al ser las 9:12 horas ingresa la señora Lázarus Brizuela, el señor Sruh Rodríguez, y la señora Carrera Herrero, quien procede con la lectura del informe de valoración IV TP. Se destacan las siguientes consideraciones: / / 3.4. Por medio del oficio CISED de 22 de mayo de 2015, el CISED del Banco Nacional indicó entre otras, las siguientes observaciones: La Superintendencia de Pensiones (SUPEN), es un Órgano de Desconcentración Máxima adscrito al Consejo Nacional de Supervisión del Sistema Financiero (CONASSIF). Desde el punto de vista administrativo, le compete al Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Banco Central de Costa Rica, el conocimiento y aprobación de las tablas de plazo. En certificación administrativa emitida por el Director del Departamento Gestión del Factor Humano del Banco Central de Costa Rica, se informa que las personas allí señaladas, cuenta con la investidura suficiente para el acto de firma de las tablas de plazos de SUPEN según la unidad administrativa correspondiente. En oficio adjunto, se indica que SUPEN cuenta con un solo sello de tinta para sus documentos en soporte papel, mismo que se utiliza para el sellado de las tablas de plazos en cada una de las unidades administrativas. Las personas que asistirán a la se sesión que convoque la CNSED, serán el señor Yáyner Sruh Rodríguez en calidad de secretario del CISED del Banco Central, y la señora Ana Patricia Lázarus Brizuela encargada del acervo documental de SUPEN. 3.5.Mediante oficio N CNSED de 23 de junio de 2015, se solicitaron al CISED del Banco Central de Costa Rica algunas aclaraciones relacionadas con las tablas de plazos Por medio del oficio CISED de 22 de julio de 2015, el CISED del Banco Central envió las respuestas solicitadas. A continuación el detalle de las consultas realizadas y las respectivas respuestas: Despacho del

7 Superintendente e Intendente: Consulta CNSED: En el sitio Web de la Superintendencia de Pensiones se detallan las funciones de dicha entidad según la Ley N 7523 Régimen Privado de Pensiones Complementarias y reformas de la Ley Reguladora del Mercado de Valores y del Código de Comercio (artículo 38). Entre estas, se mencionan: a) Proponer al Consejo Nacional los reglamentos necesarios para cumplir las competencias y funciones de la Superintendencia a su cargo; así como los informes y dictámenes que este requiera para ejercer sus atribuciones. n) Presentar, al Consejo Nacional, un informe trimestral sobre la evolución de los sistemas de pensiones y la situación de los entes supervisados. ñ) Presentar al Consejo Nacional el plan anual operativo, el presupuesto, sus modificaciones y su liquidación anual. 0) Dictar las resoluciones necesarias y evaluar la solidez financiera de los regímenes supervisados. x) Aprobar los contratos de las entidades supervisadas, con empresas de su mismo grupo financiero o perteneciente a un grupo económico vinculado con dichas entidades, de acuerdo con las normas reglamentarias que establecerá el Consejo Nacional. En relación con estas funciones, favor indicar si este Despacho tiene series documentales como informes, dictámenes, informes trimestrales sobre la evolución de los sistemas de pensiones y la situación de los entes supervisados; plan anual operativo, presupuesto, modificaciones presupuestarias, liquidaciones anuales; resoluciones; contratos de las entidades supervisadas. Para la serie documental N 5 Memorias : favor detallar algunas de las instituciones estatales a las que se refiere. Además, indicar si la Superintendencia de Pensiones produce memorias anuales, en cuál subfondo se ubican e incluirlas en la Tabla de Plazos respectiva en caso de que sea necesario. Respuesta del CISED: Por cuanto se agregaron cuatro tipos documentales, se presenta una versión nueva de las Tablas de Plazos del Despacho. Se agregaron: Resoluciones: Resolución de algún tema específico en que se define alguna situación o dificultad que se presente con alguno de los regímenes supervisados.

8 El Informe de Coyuntura del Sistema Nacional de Pensiones, es el informe trimestral sobre la evolución de los sistemas de pensiones y la situación de los entes supervisados; y se presenta de forma trimestral al Consejo Nacional de Supervisión del Sistema Financiero (CONASSIF). Los oficios SP-A (Acuerdos) y SP-R (Resoluciones) son los tipos documentales con los que la SUPEN cumple las funciones que se requieren para ejercer las atribuciones según la Ley 7523, en lo que respecta a los Informes y dictámenes. Informe de Ejecución Presupuestaria. En este informe se incluye todo lo referente al presupuesto, a saber: El plan anual operativo, el presupuesto, sus modificaciones y su liquidación anual, los Proyectos de presupuesto, las evaluaciones presupuestarias y las modificaciones al presupuesto y se presenta al Consejo Nacional de Supervisión del Sistema Financiero para su tramitación a la Junta Directiva del BCCR. Los Contratos mencionados en este punto, se encuentran incluidos en las tablas de plazos de la División Planificación y Normativa en N de Orden 12 Contratos para promover planes de ahorro. Las Memorias Anuales son recibidas de instituciones como el Instituto Nacional de Seguros (INS), Bolsa Nacional de Valores (BNV), Contraloría General de la República, Mutual Cartago de Ahorro y Préstamo. Memoria Anual Informe de los resultados de las labores de la Superintendencia de Pensiones en cumplimiento de la Normativa para el mantenimiento del Sistema Nacional de Pensiones (SNP). División Asesoría Jurídica: Consulta CNSED: Según la resolución de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos CNSED , norma , punto D Áreas de Asesorías Legales, Jurídicas o Institucionales publicada en el Diario Oficial La Gaceta N 5 de jueves 8 de enero de 2015, se declararon con valor científico-cultural los Convenios nacionales e internacionales y los Criterios y dictámenes legales. Al respecto, se debe aclarar si la Asesoría Jurídica de la SUPEN produce o recibe estas series documentales, incluirlas en la Tabla de Plazos en caso de que sea necesario o detallar en cuál subfondo se encuentran.

9 Respuesta del CISED: Por cuanto se agregaron dos tipos documentales, se presenta una versión nueva de las Tablas de Plazos de la División Asesoría Jurídica. Se agregaron: Convenios La SUPEN recibe convenios nacionales (interinstitucionales) con las instituciones como la Caja Costarricense del Seguro Social y la Universidad de Costa Rica. Criterios y dictámenes legales (Internos y Externos) en respuesta a las consultas jurídicas tanto externas como internas sobre algún criterio legal referente a un tema de competencia de Supen. División Planificación Normativa: Consulta CNSED: De la serie documental N 2 Solicitud para apertura de operadoras de fondos a la serie documental N 8 Solicitud de autorización de planes de pensiones voluntarias inclusive, favor indicar si estas series documentales se refieren solamente a solicitudes (tipo formulario u oficio) o si se refiere a expedientes que se conformaron de los trámites correspondientes (por ejemplo: expediente de trámite de apertura de operadoras de fondos; expediente de trámite de cooperativas para administrar fondos; expediente de trámite de asociaciones solidaristas; expediente de trámite de funcionamiento de operadora de pensiones, etc). Para las series documentales N 9 Solicitud para cambiar estructura de comisiones ; N 10 Solicitud para cobrar comisiones sobre régimen voluntario de pensiones ; N 11 Solicitud para realizar acuerdos entre entidades ; N 16 Solicitud para registro de auditores externos; N 17 Solicitud de aprobación cambios control accionario : ampliar el contenido. Según la resolución de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos CNSED , norma , punto B Áreas de Planificación Institucional publicada en el Diario Oficial La Gaceta N 5 de jueves 8 de enero de 2015, se declararon con valor científico-cultural las siguientes series documentales: Estudios técnicos para reorganizaciones. Planes de corto, mediano y largo plazo : Los Planes Operativos Institucionales (POI), los Planes Anuales Operativos (PAO), los Planes Estratégicos Institucionales, los proyectos de presupuesto; que contengan la aprobación del órgano superior de la institución..

10 Planes estratégicos especiales : Por ejemplo, los Planes de Tecnologías de la Información. Deben contener la aprobación del órgano superior de la institución.. Expedientes de control interno : Los planes e informes institucionales de Control Interno, del Sistema Específico de Valoración de Riesgo (SEVRI), de Seguimiento al Plan de Acciones de Mejora, de Avance de Mejora Regulatoria y Simplificación de Trámites. Deben contener la aprobación del órgano superior de la institución. Evaluaciones : Los informes de evaluación anual de los planes de corto, mediano, y largo plazo; de los planes especiales y de los informes de control interno incluyendo la evaluación presupuestaria y las modificaciones al presupuesto. Deben contener la aprobación del órgano superior de la institución. Matrices de programación : Las matrices de programación como MAPSESI, MAPSE, MAPI a criterio de la CNSED, por lo tanto, deberá someterse a valoración de este órgano colegiado. Al respecto, se debe aclarar si la División de Planificación Normativa de la SUPEN produce o recibe estas series documentales o detallar en cuál subfondo se encuentran e incluirlas en caso de que sea necesario. Respuesta del CISED: La señora Andrea Guevara Conejo, firmante de la tabla de plazos de la División Planificación y Normativa, se ha retirado de la SUPEN, y en su lugar lo hará el señor Porfirio Rojas Fajardo, además se incorporó un tipo documental y se ampliaron varios contenidos, por lo tanto se presenta una versión nueva de las Tablas de Plazos. Se agregó: Planes estratégicos institucionales de mediano y largo plazo que responden a las necesidades de la institución, del mercado interno y externo, incluyen el entorno económico financiero, tecnológico y de servicios. N de Orden 23. Aclaraciones en su orden: De la serie documental #2 a la #8 se refieren solamente a solicitudes (tipo formulario u oficio). Para las series documentales #9, #10, #11, #16 y #17 se desarrolla el contenido en la columna correspondiente de cada tipo documental. Estudios técnicos para reorganizaciones, este tipo documental se encuentra aprobado en la Tabla de Plazos del BCCR y son producidos por la División Gestión

11 y Desarrollo del BCCR con el nombre de Informes. Contenido de Informes: Informe de Cierre que presenta los cambios que fueron implementados, haciendo referencia a la Propuesta de Reorganización. Informe de Seguimiento que contiene el resultado de los indicadores de seguimiento establecidos para evaluar las propuestas de reorganización, o acciones de mejoras implementadas, así como una justificación y análisis de los resultados obtenidos y acciones concretas de mejora. Propuesta de Reordenamiento que justifica la necesidad de realizar cambios en la estructura de las dependencias. Propuesta de Reorganización contiene la propuesta técnica para solventar una problemática u oportunidad de mejora en la Institución. Carta de Proyecto Reorganizaciones es un documento generado para formalizar la autorización del inicio de un proyecto de reorganización administrativa. Todo lo referente al PAO y presupuesto se establece en el Informe de Ejecución Presupuestaria del Despacho. N de Orden 6. En este informe se incluye todo lo referente al presupuesto, a saber: El plan anual operativo, el presupuesto, sus modificaciones y su liquidación anual, los Proyectos de presupuesto, las evaluaciones presupuestarias y las modificaciones al presupuesto, posteriormente se presenta al Consejo Nacional de Supervisión del Sistema Financiero para su tramitación y aprobación en la Junta Directiva del BCCR. Expedientes de control interno: los produce la sección Área Comunicación y Servicios. N de Orden 12. Las Matrices de programación como MAPSESI es producido por esta División Planificación y Normativa. N de Orden 21. División Supervisión Regímenes Capitalización Individual: Consulta CNSED: Ampliar las funciones de la unidad. Para la serie documental N 4 Acta Comité de Operadores de Pensiones: ampliar el contenido. Para las series documentales N 15 Estados Financieros mensuales ; N 16 Estados Financieros trimestrales ; N 17 Estados Financieros Auditados : ampliar el contenido e indicar si corresponde a los estados financieros de la SUPEN o a cuáles estados financieros se refiere. Para la serie documental N 18 Reporte sobre el cumplimiento de la ley 8204 ; N

12 20 Informe seguimiento plan de saneamiento ; N 21 Informe seguimiento de planes de acción : ampliar el contenido. Para la serie documental N 24 Informe de auditoría interna y contraloría normativa ; N 26 Informe de auditoría externa ; N 27 Cartas de Gerencia de Auditores Externos y N 30 Informes de Auditoría Interna : ampliar el contenido. Para las series documentales N 28 Informe sobre Calificaciones de riesgo ; N 29 Informe Anual de cumplimiento Normativo : ampliar el contenido. Para la serie documental N 34 Informe de visita de supervisión : ampliar el contenido. Respuesta del CISED: De esta división se aclararon y ampliaron varios contenidos de los tipos documentales indicados en oficio CNSED de fecha 23 de junio, 2015 inclusive las funciones de la unidad, por lo tanto, se presenta una versión nueva de las Tablas de Plazos de esta División. División Supervisión Regímenes Capitalización Colectiva: Consulta CNSED: Ampliar las funciones de la unidad. Para la serie documental N 2 Estados Financieros mensuales : ampliar el contenido e indicar si corresponde a los estados financieros de la SUPEN o a cuáles estados financieros se refiere. Para las series documentales N 3 Informe de datos de pensionados ; N 4 Listado de afiliados y pensionados : ampliar el contenido y verificar si hay información anterior al año Para la serie documental N 6 Estudio Actuarial : ampliar el contenido. De la serie documental N 8 Informe Auditoría Interna a la serie documental N 13 Informe Comité de Vigilancia : ampliar el contenido. Para las series documentales N 19 Informe de 50 mayores deudores y N 21 Informe visita de supervisión : ampliar el contenido. Respuesta del CISED: Igualmente para esta división, se aclararon y ampliaron varios contenidos de los tipos documentales indicados en oficio CNSED de fecha 23 de junio, 2015 inclusive las funciones de la unidad, por lo tanto, se presenta una versión nueva de las Tablas de Plazos. También se solicita verificar si hay información anterior al año 2001 de las series documentales 3 y 4. Al respecto, se informa que la La Ley de protección al trabajador es del año 2000, y dio mayores tareas a SUPEN,

13 así como otras facultades. Por eso es que a partir del año 2001 se inició la solicitud de esa información. Del año 1996 (inicio de labores de SUPEN) al año 2000, sólo teníamos la Ley 7523, se crearon las primeras operadoras, solo había planes voluntarios de pensiones. Se hicieron algunas visitas de diagnóstico a regímenes de beneficio definido, que no eran claramente supervisados. Por eso no se pedía esa información. Tecnologías de Información: En la Tabla de Plazos presentada no se incluyeron las series documentales Bases de datos ni Planes informáticos (anuales, quinquenales, etc). Favor justificar la razón de esta omisión o incluirlos. Respuesta del CISED: En cuanto a lo solicitado en oficio CNSED sobre las series documentales Base de datos y Planes informáticos (anuales, quinquenales, etc.). Al respeto, se informa que la elaboración de las políticas y planes estratégicos en materia informática para todas las superintendencias, incluyendo SUPEN, se encuentra concentrada en la División Tecnologías de Información del Banco Central de Costa Rica. En este orden, Tecnologías de Información de SUPEN, funge como unidad de apoyo en las aplicaciones de dichas políticas; por tal razón, los tipos documentales enunciados no se producen allí. No obstante, se agrega nuevamente la tabla correspondiente con el fin de mantener la homogeneidad y la numeración de este instrumento. Comunicación y Servicios: Para las series documentales N 6 Reporte de noticias y N 7 Reporte de publicidad : ampliar el contenido e indicar si se refiere solo a un reporte o si se conservan las noticias y la publicidad como un monitoreo de prensa (tipo álbum). Respuesta del CISED: De igual forma se aclararon y ampliaron de esta unidad, varios contenidos de los tipos documentales indicados en oficio CNSED de fecha 23 de junio, 2015, además se incluyó un tipo documental, por lo tanto, se presenta una versión nueva de las Tablas de Plazos. En las series documental 6 y 7 se aclara que se trata de un reporte y se archivan en álbum. Hoy día se reciben como un monitoreo electrónico. ACUERDO 6. Comunicar al señor Alexander García Sandí, Presidente del Comité

14 Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Banco Central de Costa Rica, que esta Comisión Nacional conoció la solicitud de tabla de plazos de conservación de documentos presentada mediante oficio CISED de 22 de mayo de 2015, para el Fondo: Superintendencia de Pensiones. Subfondos: Despacho del Superintendente e Intendente; División Asesoría Jurídica; División Planificación Normativa; División Supervisión Regímenes Capitalización Individual; División Supervisión Regímenes Capitalización Colectiva; Departamento Tecnologías de Información y Proceso Comunicación y Servicios; y declara con valor científico las siguientes series documentales: FONDO: Superintendencia de Pensiones Subfondo I. Despacho del Superintendente e Intendente Tipo documental Correspondencia saliente. Copia. Original: Valor científico cultural Sí. Ya que refleja la toma de Operadoras de Planes de Pensiones (OPC); decisiones sustantivas de la Fondos de Regímenes Colectivos (RC); otras instituciones; Organismos Internacionales (O). Contenido: correspondencia (Cartas enviadas a las diferentes instituciones). Correspondencia que se genera en la SUPEN y que se envía a las Operadoras de Planes de Pensiones, Fondos de Regímenes Colectivos y otras institución. Conservar la correspondencia relacionada con las actividades sustantivas de la institución a criterio del Jefe de la Oficina Productora y del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos instituciones. Fechas extremas: (CISED).Se debe conservar la Cantidad: 0.32 m; 285 MB 1. Soporte: papel y electrónico. Vigencia Administrativa-Legal: Formato papel: 10 años en la oficina y 0 años correspondencia en soporte papel y en soporte electrónico con firma digital avanzada en el Archivo Central. Formato electrónico: 10 1 En la columna de Observaciones de la Tabla de Plazos se indicó: Los oficios en papel son escaneados y se incluyen en el sistema de trámites para que se conserve una copia y otros se incorporan en los expedientes de procedimientos administrativos y se mantienen en la oficina. ----

15 años en la oficina y 0 años en el Archivo Central Correspondencia entrante. Original. Original: Sí. Ya que refleja la toma de Operadoras de Planes de Pensiones (OPC), decisiones sustantivas de la Fondos de Regímenes Colectivos (RC), otras instituciones; Organismos Internacionales. Contenido: la correspondencia entrante es recibida mediante mensajería, a través de la ventanilla única y correo electrónico y se distribuye por medio del sistema de trámites, conservándose el original en el Área de Comunicación y Servicios. Fechas extremas: Cantidad: m; 382 GB 2. Soporte: papel y electrónico. Vigencia Administrativa-Legal: 2 años en la oficina y 8 años en el Archivo Central Resoluciones. Original. Original: Instituciones estatales; Operadoras de planes de pensiones complementaria. Copia: Regímenes de beneficio definido. Contenido: resolución de algún tema específico en que se define alguna situación o dificultad que se presente con alguno de los regímenes supervisados 3. Fechas extremas: institución. Conservar la correspondencia relacionada con las actividades sustantivas de la institución a criterio del Jefe de la Oficina Productora y del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (CISED). Se debe de conservar la correspondencia en soporte papel y en soporte electrónico con firma digital avanzada Sí. Ya que reflejan la toma de decisiones definitivas relacionadas con la materia de pensiones En la columna de Observaciones de la Tabla de Plazos se indicó: La correspondencia entrante es recibida mediante mensajería, a través de la ventanilla única y correo electrónico y se distribuye por medio del sistema de trámites conservándose el original en el Área de Comunicación y Servicios En la columna de Observaciones de la Tabla de Plazos se indicó: Los oficios SP-A (Acuerdos) y SP-R (Resoluciones) son los tipos documentales con los que la SUPEN cumple las funciones

16 Cantidad: 0.28 GB. Soporte: electrónico 4. Vigencia Administrativa-Legal: 10 años en la oficina y 0 años en el Archivo Central Memoria Anual. Original. Original: Consejo Nacional de Supervisión del Sistema Financiero; Instituciones estatales. Copia: Directores de División. Contenido: informe de los resultados de las labores de la Superintendencia de Pensiones en cumplimiento de la Normativa para el mantenimiento del Sistema Nacional de Pensiones (SNP). Fechas extremas: Cantidad: 0.28 GB. Soporte: electrónico. Vigencia Administrativa-Legal: Permanente en Sí. Ya que reflejan las actividades realizadas por la institución durante un año en el sector de pensiones costarricense la oficina y 0 años en el Archivo Central Subfondo 1. Despacho del Superintendente e Intendente. Subfondo 2: Asesoría Jurídica Convenios. Original. 5 Original: Caja Sí. 6 Ya que reflejan las relaciones y Costarricense del Seguro Social, Universidad acuerdos que establece la que se requieren para ejercer las atribuciones según la Ley 7523, en lo que respecta a los Informes y dictámenes La señora Ana Patricia Lázarus Brizuela, Encargada Archivo Central (verificar si es Archivo Central o Acervo documental) de la Superintendencia de Pensiones indicó en sesión de 28 de octubre de 2015 que las resoluciones en soporte papel se incluyen dentro del expediente administrativo respectivo La señora Ana Patricia Lázarus Brizuela, Encargada Archivo Central (verificar si es Archivo Central o Acervo documental) de la Superintendencia de Pensiones y el señor Yáyner Sruh Rodríguez, Secretario del CISED del BCCR indicaron en sesión de 28 de octubre de 2015 que lo que existe es original múltiple y no copia La resolución CNSED , norma publicada en el Diario Oficial La Gaceta N 5 de jueves 8 de enero del 2015, punto D. Áreas de Asesorías Legales, Jurídicas o Institucionales de las instituciones, establece la declaratoria con valor científico-cultural de los Convenios nacionales e internacionales: Los convenios nacionales e internacionales relacionados con actividades sustantivas de la institución a criterio de la Jefatura de la Oficina Productora y el Comité de Selección y Eliminación de Documentos (Cised). Si esta serie documental se encuentra en algún órgano superior, se deberá conformar una única serie en la Asesoría Legal, Jurídica o Institucional.

17 de Costa Rica y entidades de enseñanza institución con otros entes en académica. Contenido: Convenios de cooperación tanto nacionales como interinstitucionales con instituciones como la Caja Costarricense del Seguro Social y la Universidad de Costa Rica y otras entidades de enseñanza académica. Fechas extremas: Cantidad: 0.08 m; 0.28 GB. Soporte: papel y electrónico. Vigencia Administrativa-Legal: Formato papel: 2 años en la oficina y 8 años en el Archivo Central. Formato electrónico: 10 años en la oficina y 8 años en el Archivo Central Criterios y dictámenes legales (Internos y Externos). Original. Original: Operadoras de Planes de Pensiones (OPC), Fondos de Regímenes Colectivos (RC) y otras instituciones. Copia: Área Comunicación y Servicios electrónica. Todas las Divisiones de la SUPEN y CONASSIF 7. Contenido: se generan en respuesta a consultas jurídicas tanto internas como externas sobre algún criterio materia de pensiones. Se deben conservar los convenios nacionales relacionados con actividades sustantivas de la institución a criterio del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) y el jefe de la Oficina Productora. Asi mismo, se tienen que conservar los convenios en soporte papel y en electrónico con firma digital avanzada Sí. 8 Ya que reflejan opiniones jurídicas institucionales las cuales son una fuente para la toma de decisiones. Deben conservarse los criterios jurídicos relacionados con las actividades sustantivas de la institución a criterio de la Jefatura de la Oficina Productora y el Comité Institucional de Selección y 7 En la columna de Observaciones de la Tabla de Plazos se indicó: Los oficios en papel son escaneados y se incluyen en el sistema de trámites para que se conserve una copia y otros se incorporan en los expedientes correspondientes y se mantienen en la oficina. Vigencia se relaciona con el expediente La resolución CNSED , norma publicada en el Diario Oficial La Gaceta N 5 de jueves 8 de enero del 2015, punto D. Áreas de Asesorías Legales, Jurídicas o Institucionales de las instituciones, establece la declaratoria con valor científico-cultural de los Criterios y dictámenes legales: relacionados con las actividades sustantivas de la institución a criterio de la Jefatura de la Oficina Productora y el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised). No se deben incluir los papeles de trabajo

18 legal referente a un tema de competencia de SUPEN. Fechas extremas: Cantidad: 0.28 GB. Soporte: electrónico. Vigencia Administrativa-Legal: 10 años en la Eliminación de Documentos (CISED) oficina y 0 años en el Archivo Central Subfondo 1: Despacho del Superintendente e Intendente. Subfondo 2: Planificación y Normativa Matriz de Planificación. Institucional Sí. Ya que refleja la programación (MAPSESI). Original sin copia. Contenido: programación y consultas sobre el Plan Nacional de Desarrollo y la Matriz de Planificación Institucional que realiza Ministerio de Planificación (Mideplan). Fechas extremas: Cantidad: 0.20 m. Soporte: papel. Vigencia Administrativa-Legal: 2 años en la oficina y 8 años en el Archivo Central Planes estratégicos institucionales. Original. Copia: Directores de División. Contenido: planes estratégicos institucionales de mediano y largo plazo que responden a las necesidades de la institución, del mercado de objetivos y metas de la institución, así como el uso de los recursos Sí. 9 Ya que evidencian los objetivos y metas estratégicas que la institución se propone cumplir a mediano y largo plazo interno y externo, incluyen el entorno económico financiero, tecnológico y de servicios. Fechas extremas: Cantidad: 0.28 GB. Soporte: electrónico. 9 La resolución CNSED , norma publicada en el Diario Oficial La Gaceta N 5 de jueves 8 de enero del 2015, punto B. Áreas de Planificación Institucional, establece la declaratoria con valor científico-cultural de Planes de corto, mediano y largo plazo : Los Planes Operativos Institucionales (POI), los Planes Anuales Operativos (PAO), los Planes Estratégicos Institucionales, los proyectos de presupuesto; que contengan la aprobación del órgano superior de la institución.

19 Vigencia Administrativa-Legal: Permanente en la oficina y 0 años en el Archivo Central Subfondo 1: Despacho del Superintendente e Intendente. Subfondo 2.Supervisión Regímenes Capitalización Individual Estados Financieros Auditados. Original sin copia. Contenido: los Estados financieros auditados, son recibidos en la SUPEN por parte de las operadoras de planes de pensiones Sí. 11 Ya que reflejan la situación económica y los cambios financieros de las operadoras de planes de pensiones complementarias autorizadas. Fechas complementarias autorizadas. extremas: Cantidad: 1.20 m. Soporte: papel. Vigencia Administrativa-Legal: 10 años en la oficina 10 y 0 años en el Archivo Central Informe de auditoría interna y contraloría normativa. Original sin copia. Contenido: informes de auxiliares de supervisión periódicos del auditor interno y contralor normativo, Deben conservarse los estados financieros anuales con el informe que emita el Contador Público Autorizado Sí. 12 Ya que reflejan las investigaciones y la fiscalización del uso de los diferentes recursos de las operadoras de planes de 10 En la columna de Observaciones de la Tabla de Plazos se indicó: Esta información se mantiene en la oficina debido a que se define como relevante La resolución CNSED , norma publicada en el Diario Oficial La Gaceta N 5 de jueves 8 de enero del 2015, punto A. Áreas Financiero Contable de las instituciones, establece la declaratoria con valor científico-cultural de los Estados Financieros: Deben conservarse los estados financieros anuales que contengan la aprobación del órgano superior de la institución. Cuando existan estados financieros auditados, estos deberán conservarse con el informe que emita el Contador Público Autorizado Mediante oficio AC /2015 de 06 de marzo de 2015, el CISED de LAICA indicó: Los Estados Financieros Auditados, incluyen los informes emitidos por el Contador Público Autorizado. 12 La resolución CNSED , norma publicada en el Diario Oficial La Gaceta N 5 de jueves 8 de enero del 2015, punto C. Áreas de Auditorías Internas o Institucionales establece la declaratoria de los Informes de Auditoría Interna y seguimientos: Informes de Auditoría Interna y seguimientos. Estas series documentales se declaran con valor científico cultural, sin embargo, deberán ser sometidas a consulta de la CNSED y luego de su análisis, este órgano colegiado determinará la muestra de informes y seguimientos de Auditoría Interna relevantes relacionados con las actividades sustantivas de la institución incluyendo los papeles de trabajo, que deberá ser seleccionada a criterio de la Jefatura de la Oficina Productora y el Comité de Selección y Eliminación de Documentos (Cised)

20 presentados por las Operadoras de Planes de pensiones complementarios. Pensiones Complementarios. Fechas extremas: Cantidad: 0.25 m; 47.1 GB.Soporte: papel y electrónico. Vigencia Administrativa-Legal: Formato papel: 2 años en la oficina y 8 años en el Archivo Central. Formato electrónico: 10 años en la oficina y 8 años en el Archivo Central Informe de auditoría externa. Original sin copia. Contenido: informes de auxiliares de supervisión de los auditores externos, presentados por las Operadoras de Planes de Deben conservarse los informes relevantes relacionados con las actividades sustantivas de las operadoras de pensiones incluyendo los papeles de trabajo, a criterio de la Jefatura de la Oficina Productora y el Comité de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) Sí. Ya que reflejan las investigaciones y la fiscalización del uso de los diferentes recursos de las operadoras de planes de Pensiones Complementarias. Fechas pensiones complementarios extremas: Cantidad: 0.25 m; 3.95 GB. Soporte: papel y electrónico. Vigencia Administrativa-Legal: 10 años en la oficina y 0 años en el Archivo Central Deben conservarse los informes relevantes relacionados con las actividades sustantivas de las operadoras de pensiones incluyendo los papeles de trabajo, a criterio de la Jefatura de la Oficina Productora y el Comité de Selección y Eliminación de Documentos (Cised). Se deben de conservar los Informes de auditoría externa en soporte papel y en soporte electrónico que cuenten con firma digital avanzada

21 3.29. Informe Anual de cumplimiento Normativo Original sin copia. Contenido: Informe Anual Cumplimiento de la Normativa del Consejo Nacional de Supervisión del Sistema Financiero y la Ley N 8204 Ley sobre estupefacientes, sustancias sicotrópicas, drogas de uso no autorizado, actividades conexas, legitimación de capitales y financiamiento al terrorismo, de las operaciones únicas y múltiples sospechosas que realizan los afiliados a las Operadoras de Planes de Pensiones Complementarias. Fechas extremas: Cantidad: 3.95 GB. Soporte: electrónico. Vigencia Administrativa-Legal: 10 años en la oficina y 0 años en el Archivo Central Informes de Auditoría Interna. Original sin copia. Contenido: informes de hallazgos determinados solicitados por los auditores internos miembros de la Auditoría Interna del Consejo Nacional de Supervisión del Sistema Financiero (CONASSIF). Fechas extremas: Cantidad: 0.25 m; 7.91 GB. Sí. Ya que refleja el cumplimiento de la normativa en materia financiera en las operadoras de planes de pensiones complementarias Sí. 13 Ya que reflejan las investigaciones y la fiscalización del uso de los diferentes recursos de las operadoras de planes de pensiones. Deben conservarse los informes relevantes relacionados con las actividades sustantivas de 13 La resolución CNSED , norma publicada en el Diario Oficial La Gaceta N 5 de jueves 8 de enero del 2015, punto C. Áreas de Auditorías Internas o Institucionales establece la declaratoria de los Informes de Auditoría Interna y seguimientos: Informes de Auditoría Interna y seguimientos. Estas series documentales se declaran con valor científico cultural, sin embargo, deberán ser sometidas a consulta de la CNSED y luego de su análisis, este órgano colegiado determinará la muestra de informes y seguimientos de Auditoría Interna relevantes relacionados con las actividades sustantivas de la institución incluyendo los papeles de trabajo, que deberá ser seleccionada a criterio de la Jefatura de la Oficina Productora y el Comité de Selección y Eliminación de Documentos (Cised)

22 Soporte: papel y electrónico. Vigencia Administrativa-Legal: Formato papel: 2 años en la oficina y 8 años en el Archivo Central. Formato electrónico: 10 años en la oficina y 8 años en el Archivo Central las operadoras de pensiones incluyendo los papeles de trabajo, a criterio de la Jefatura de la Oficina Productora y el Comité de Selección y Eliminación de Documentos (Cised). Se deben de conservar los Informes de Auditoría Interna en soporte papel y en soporte electrónico con cuenten con firma digital Subfondo 1: Despacho del Superintendente e Intendente. Subfondo 2. Supervisión Regímenes Capitalización Colectiva Estados Financieros mensuales. Original Si, ya que refleja los recursos sin copia. Contenido: Estados Financieros mensuales y saldos contables solicitados a los Fondos de los regímenes colectivos y fondos especiales (Regímenes de beneficios definidos). Fechas extremas: Cantidad: 0.60 m; 59.5 MB. Soporte: papel y electrónico. Vigencia Administrativa-Legal: Formato papel: 2 años en la oficina y 8 años en el Archivo Central. Formato electrónico: 10 años en la oficina y 8 años en el Archivo Central 4.6. Estudio Actuarial. Original sin copia. Contenido: estudio técnico anual para determinar la viabilidad financiera de un régimen de seguridad social de los regímenes de beneficio definido, solvencia a largo plazo. económicos que posee la superintendencia de Pensiones Sí. Ya que reflejan la viabilidad financiera y sostenibilidad a largo plazo del régimen de seguridad social costarricense

23 Fechas extremas: Cantidad: 0.35 m. Soporte: papel. Vigencia Administrativa- Legal: 2 años en la oficina y 8 años en el Archivo Central Informe Auditoría Interna. Original sin copia. Contenido: informes realizados por la Auditoría Interna con requerimientos a los regímenes e informes de la administración del régimen sobre la atención de esos requerimientos. Fechas extremas: Cantidad: 0.35 m. Soporte: papel. Vigencia Administrativa-Legal: 2 años en la oficina y 8 años en el Archivo Central Informe Contralor Normativo. Original sin copia. Contenido: informe realizado por el Contralor Normativo que presenta en forma trimestral o cuando hay incumplimiento. Resultado de análisis de cumplimiento normativo. Fechas extremas: Sí. 14 Ya que reflejan las investigaciones y la fiscalización del uso de los diferentes recursos de los fondos de los regímenes colectivos y fondos especiales. Deben conservarse los informes relevantes relacionados con las actividades sustantivas incluyendo los papeles de trabajo, a criterio de la Jefatura de la Oficina Productora y el Comité de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) Sí. Ya que refleja el estado de cumplimiento de la normativa en materia financiera y de pensiones.- 14 La resolución CNSED , norma publicada en el Diario Oficial La Gaceta N 5 de jueves 8 de enero del 2015, punto C. Áreas de Auditorías Internas o Institucionales establece la declaratoria de los Informes de Auditoría Interna y seguimientos: Informes de Auditoría Interna y seguimientos. Estas series documentales se declaran con valor científico cultural, sin embargo, deberán ser sometidas a consulta de la CNSED y luego de su análisis, este órgano colegiado determinará la muestra de informes y seguimientos de Auditoría Interna relevantes relacionados con las actividades sustantivas de la institución incluyendo los papeles de trabajo, que deberá ser seleccionada a criterio de la Jefatura de la Oficina Productora y el Comité de Selección y Eliminación de Documentos (Cised)

24 Cantidad: 0.35 m. Soporte: papel. Vigencia Administrativa-Legal: 2 años en la oficina y 8 años en el Archivo Central Informe Auditores Externos. Original sin copia. Contenido: informe de Auditores Externos con el Dictamen de Estados Financieros, carta de gerencia, Auditoría de Riesgos. Resultados de estados financieros auditados realizados por auditoría externa a los regímenes de beneficio definido. Fechas extremas: Cantidad: 0.35 m. Soporte: papel. Vigencia Administrativa-Legal: 10 años en la oficina y 0 años en el Archivo Central Informe Gobierno Corporativo. Original sin copia. Contenido: Informe Anual del Gobierno Corporativo de los fondos de los regímenes colectivos de pensiones, básicas y complementarias, sobre resultado de la gestión realizada por el Gobierno Corporativo de los regímenes de beneficio definido. Fechas extremas: Cantidad: 0.35 m; 0.28 GB. Soporte: papel y electrónico. Vigencia Administrativa-Legal: Formato papel: 2 años en la oficina y 8 años en el Archivo Central. Sí. Ya que reflejan las investigaciones y la fiscalización del uso de los diferentes recursos de los fondos de los regímenes de beneficio definido. Deben conservarse los informes relevantes relacionados con actividades sustantivas incluyendo los papeles de trabajo, a criterio de la Jefatura de la Oficina Productora y el Comité de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) Sí. Ya que refleja las políticas de gobierno corporativo aplicadas para el funcionamiento del régimen de pensiones