ACTA No correspondiente a la sesión ordinaria celebrada por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, en las

Transcripción

1 ACTA No correspondiente a la sesión ordinaria celebrada por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, en las instalaciones de la Dirección General del Archivo Nacional en Curridabat, a partir de las 8:30 horas del día 14 de mayo del 2014; con la asistencia del señor Javier Gómez Jiménez Jefe por recargo del Departamento Archivo Histórico y Vicepresidente de la Comisión, quien preside; el señor Raymundo Brenes Rosales, Historiador; la señorita Natalia Cantillano Mora, Técnica nombrada por la Dirección General del Archivo Nacional; la señora Ivannia Valverde Guevara, Jefe del Departamento Servicios Archivísticos Externos y Secretaria Ejecutiva de la Comisión y la señora Andrea Torres Hernández, Secretaria del Departamento Servicios Archivísticos Externos quien levanta el acta. Ausente con justificación el Presidente y la señora Virginia Chacón Arias, Directora Ejecutiva de la Comisión. Convocados la señora Damaris Artavia Soto, Secretaria del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) de la Municipalidad de Poás y Encargada del Archivo Central de esa municipalidad; el señor Gerardo Salazar González, Presidente del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) de la Caja Costarricense del Seguro Social y Jefe de la Sub área de Archivo y Correspondencia; la señora Denise Calvo López, Coordinadora del Archivo Intermedio del Archivo Nacional; las señoritas Camila Carreras Herrero, Estrellita Cabrera Ramírez y la señora María del Carmen Retana Ureña; profesionales del Departamento del Servicios Archivísticos Externos asignadas para el análisis de las valoraciones documentales presentadas por los Cised de la Municipalidad de Poás, de la CCSS y del Departamento Servicios Archivísticos Externos, respectivamente CAPÍTULO I. LECTURA Y APROBACIÓN DEL ACTA

2 ARTÍCULO 1. Lectura, comentario y aprobación del acta No ACUERDO 1. Se aprueba con correcciones el acta No del 30 de abril del ACUERDO FIRME CAPÍTULO II. ACUERDOS PENDIENTES ARTÍCULO 2. Acuerdos No. 8 de la sesión No del 03 de octubre del 2013, No. 3 de la sesión del 05 de diciembre del 2013; No. 4 y No. 5 de la sesión No del 15 de enero del 2014; No. 8 de la sesión No de 26 de febrero del 2014; No. 11 de la sesión No de 27 de marzo del 2014, No. 3, No. 4, No. 5, No. 6 y No. 19 de la sesión No de 09 de abril del 2014, No. 2 de la sesión No de 24 de abril del La señora Valverde Guevara informa que los acuerdos anotados aún se encuentran pendientes. SE TOMA NOTA CAPITULO III. SOLICITUDES DE VALORACIÓN PRESENTADAS POR LOS COMITÉS DE SELECCIÓN Y ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS ARTÍCULO 3. Oficio CSED-MSJ de 19 de marzo del 2014 recibido el 07 de mayo del 2014; suscrito por la señora Nuria Calderón Marín, Presidente del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) de la Municipalidad de San José; por medio del cual presenta 10 tablas de plazos de conservación de documentos con 111 series documentales ACUERDO 2. Trasladar a la señora Ivannia Valverde Guevara, Jefe del Departamento Servicios Archivísticos Externos, el oficio CSED-MSJ de 19 de marzo del 2014 recibido el 07 de mayo del 2014; suscrito por la señora Nuria Calderón Marín, Presidente del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) de la Municipalidad de San José; por medio del cual presenta 10 tablas de plazos de

3 conservación de documentos con 111 series documentales; para que lo asigne a un profesional para la revisión, el análisis y preparación del informe de valoración correspondiente, el cual deberá ser presentado ante este órgano de acuerdo con la metodología de valoración aprobada en la sesión del 08 de noviembre del Enviar copia de este acuerdo a la señora Nuria Calderón Marín Presidente del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos de la Municipalidad de San José. ACUERDO FIRME CAPÍTULO IV. LECTURA, COMENTARIO, MODIFICACIÓN Y APROBACIÓN DE LAS SIGUIENTES VALORACIONES DOCUMENTALES ARTÍCULO 4. Análisis del Informe de Valoración IV TP. Asunto: Tablas de plazos de conservación de documentos. Fondo: Municipalidad de Poás. Convocadas la señora Damaris Artavia Soto, Secretaria del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) de la Municipalidad de Poás y Encargada del Archivo Central de esa municipalidad y la señorita Camila Carreras Herrero, profesional del Departamento Servicios Archivísticos Externos asignada para el análisis de las tablas de plazos de conservación de documentos presentadas por el Cised de esa municipalidad. Hora: 9:00 a.m. Se deja constancia de que durante la sesión los documentos estuvieron a disposición de los miembros de la Comisión para su consulta. Al ser las 9:15 horas ingresan la señora Artavia Soto y la señorita Carreras Herrero, quien procede con la lectura del informe de valoración No. IV TP y expone las consideraciones del informe de valoración, destacando las siguientes: / / 3.5.Mediante oficio N CNSED de 13 de diciembre de 2013, se solicitaron al CISED de la Municipalidad de Poás, aclaraciones relacionadas con algunas series

4 documentales consideradas con un posible valor científico cultural. Por medio del oficio N MPO-CISED de 20 de enero de 2014, el CISED de la Municipalidad de Poás remitió las aclaraciones solicitadas, así como, una segunda versión de algunas de las Tablas de Plazos. A continuación el detalle de las preguntas y las respectivas respuestas: Consulta: 1.2 Departamento: Contabilidad a) En sesión N de 22 de febrero de 2006, la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos (CNSED) aprobó la tabla de plazos de conservación de documentos de la Municipalidad de Poás, de acuerdo con lo estipulado en el Informe de Valoración N Dicha Tabla de Plazos se basó en la Tabla Modelo de Plazos de Documentos Municipales, razón por la cual, en ella no se detallan las oficinas productoras ni cantidades o fechas extremas de las series documentales valoradas. En esa ocasión, se declararon con valor histórico los Estados financieros anuales, Libros de diario y los Libros Mayores de ingresos y egresos. En relación con lo anterior, favor indicar: - Si los Estados financieros (15) que se están presentando a valorar corresponden a estados financieros anuales. Asimismo, aclarar la razón por la cual no se incluyó el período y años anteriores al Cabe señalar que en caso de que varíen las fechas extremas, usualmente también debe cambiarse la cantidad. -En el caso de los Libros de diario, mayor, inventario y balance (21) debe aclararse la razón por la cual no se incluyeron fechas extremas anteriores al año 2010 o incluirlas en la Tabla de Plazos. También, debe anotarse la cantidad en bytes (megabytes, etc.). Además, debido a que este documento se presenta en formato electrónico, debe indicarse si cuenta con firma digital y el formato en que se encuentran los libros. -En el caso de los Libros mayores ingresos y egresos (22) debe aclararse la razón por la cual no se

5 incluyeron fechas extremas anteriores al año 2010 o incluirlas en la Tabla de Plazos. Cabe señalar que en caso de que varíen las fechas extremas, usualmente también debe cambiarse la cantidad... -N 12 Expediente de registro de propiedades municipales (copia): ampliar el contenido y aclarar si esta serie documental corresponde a la serie Escritura de propiedades municipales (original) incluida en la Tabla de Plazos de la Alcaldía Municipal aprobada por la CNSED en sesión N del 4 de octubre de Respuesta del CISED: Departamento: Contabilidad Según información suministrada por este Dpto., antes del año 2009 estaba formado por Contabilidad y Presupuesto y todo se manejaba a base de presupuesto, pero en el 2009 se creó Dpto. Contabilidad y Dpto. Presupuesto, lo cual generó un proceso de cambio. Estados Financieros (15): Con relación a este tipo documental, se debe realizar la aclaración de que antes del año 2008 la Municipalidad se basaba únicamente en el Presupuesto y no se realizaban Estados Financieros, los cuales son a partir del 2009 en adelante. Libros de diario, mayor, inventario y balance (21): el Dpto. Contable indica que se realizó la apertura de estos libros por parte de la Auditoría Interna, a finales del 2010, sin embargo el Libro que actualmente registra la Municipalidad es el Libro Diario General, ya que los Libros de Diario, mayor inventario y balance no han sido llevados y esto debido a que hasta la fecha se está usando un sistema informático el cual se utilizará para llenar estos libros y donde es importante aclarar que hasta el año 2013 no se contaba con ningún sistema informático y todo se basaba en auxiliares en Excel. Para hacer la salvedad, las fechas indicadas en la tabla por el Dpto. Contable fue la interpretación de la apertura que se hizo en ese momento pero aclarando nuevamente solo se utilizaba el Diario General en esas fechas. El

6 departamento actualmente se encuentra en el proceso de Contabilidad a Base de devengo y la incorporación de las NICSP, por lo que parte del proceso de mejoramiento es el registro de dichos libros en el proceso contable y que arrancó en el periodo Libros mayores de ingresos y egresos (22): Con respecto a esta serie documental se hace la aclaración, que decidimos incluir en esta serie los Libros contables antiguos recién localizados, los cuales se estaban preparando para una valoración de su institución, lo que modifica la cantidad y fechas extremas, los mismos datan del año 1942 en adelante. Además queremos indicar que del año 2005 en adelante esta serie no se produce y en su lugar se creó el Libro Control de Presupuesto y Contabilidad, que contiene la misma información... Expediente de registro de propiedades municipales (12): Este expediente está conformado por copias y registro de las propiedades municipales, copias de los planos y copias de valoración de las propiedades municipales. Consulta 1.3 Departamento: Planificación y Presupuesto En los siguientes tipos documentales con un posible valor científicocultural es necesario: -N 4 Informes de ejecución presupuestaria (original): aclarar si esta serie documental corresponde a la serie Informes de Ejecución Presupuestaria Trimestral incluidos en la Tabla de Plazos de la Secretaría del Concejo Municipal (aprobada por la CNSED en sesión N del 4 de octubre de 2012) y declarados con valor científico-cultural según la siguiente información: Informes de ejecución presupuestaria trimestral (original) Copia: Alcaldía, Presupuesto Contenido: esta serie se refiere a informes trimestrales que emite la Alcaldía al Concejo Municipal sobre la ejecución del Presupuesto Ordinario de cada año Soporte: papel Cantidad: 12 cm Fechas extremas: Valor científico-cultural: Sí. Conservar los que reflejan la

7 situación presupuestaria anual de las cuentas del presupuesto municipal. En la Tabla de Plazos presentada en la actualidad, se anotó que el original de los Informes de ejecución presupuestaria está en el Departamento de Presupuesto y las copias en la Auditoría, Alcaldía Municipal y Contabilidad. Sin embargo, en el año 2012, se indicó que el original de los Informes de ejecución presupuestaria trimestral está en la Secretaría del Concejo. En caso de que sea el mismo documento se debe aclarar cuál oficina tiene el original y cuáles tienen copias. -N 6 Liquidaciones presupuestarias (original): aclarar la diferencia entre esta serie documental y los Informes de ejecución presupuestaria (4). En la Tabla de Plazos presentada en la actualidad se anotó que el documento original está en el Departamento de Presupuesto y las copias en la Auditoría y la Alcaldía Municipal. Sin embargo, en el año 2012 se indicó que las Liquidaciones presupuestarias originales estaban en la Secretaría del Concejo y las copias en Presupuesto y Auditoria. Favor aclarar cuál oficina tiene el documento original y cuáles tienen copias. -N 8 Modificaciones presupuestarias (original) y N 11 Presupuestos (original): aclarar si las modificaciones presupuestarias están incluidas en la serie Presupuestos. En la Tabla de Plazos de la Secretaría del Concejo Municipal (aprobada por la CNSED en sesión N del 4 de octubre de 2012) se declararon con valor científico-cultural los presupuestos según la siguiente información: Presupuestos (original) Copia: Contraloría General de la República, Alcaldía y Contabilidad Contenido: presupuestos ordinarios, extraordinarios, modificaciones Soporte: papel Cantidad: 60 cm Fechas extremas: Valor científico-cultural: Sí. Porque reflejan el plan de inversión de recursos económicos de la municipalidad. En la Tabla de Plazos presentada en la actualidad se anotó que el

8 documento original de los Presupuestos está en el Departamento de Presupuesto y las copias en la Alcaldía Municipal, sin embargo, en el año 2012 se indicó que el documento original estaba en la Secretaría del Concejo. Favor aclarar cuál oficina tiene el documento original y cuáles tienen copias. Además, indicar si se encuentran documentos anteriores al año Respuesta del CISED: Departamento: Planificación y Presupuesto Informes de Ejecución Presupuestaria (4) (original): Este es un documento que refleja los ingresos y egresos realizados durante el año de lo presupuestado, se envía al Concejo y un original empastado se conserva en el Departamento, para luego ser remitido al Archivo Central. Liquidaciones presupuestarias (6) (original): Es un documento que nos pide la Contraloría de lo que quedó del Presupuesto, el cual es aprobado por el Concejo. La Liquidación es de original múltiple (2), uno se envía al Concejo y un original se conserva en el Expediente en el Departamento. Modificaciones presupuestarias (8) (original): Esta serie se realiza cuando es necesario, el Presupuesto Ordinario se elabora una vez al año, el Extraordinario se puede realizar cuando es necesario antes del 30 de Setiembre y si se incluyen en el Presupuesto. Es de original múltiple, al Concejo Municipal se envía un original y en el Departamento queda un original en un Expediente que se conserva y cuando cumple su vigencia administrativa legal, se traslada al Archivo Central. Consulta: 1.5 Departamento: Patentes b) En sesión N de 22 de febrero de 2006, la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos (CNSED) aprobó la tabla de plazos de conservación de documentos de la Municipalidad de Poás, de acuerdo con lo estipulado en el Informe de Valoración N Dicha Tabla de Plazos se basó en la Tabla Modelo de Plazos de Documentos Municipales, razón por

9 la cual, en ella no se detallan las oficinas productoras ni cantidades o fechas extremas de las series documentales valoradas. En esa ocasión, se declararon con valor científico-cultural las Actas de remate de patentes, Contratos de remates y Expedientes de remates. Debido a que en la Tabla de Plazos presentada se omitieron estas series documentales se debe justificar la razón de esta omisión o incluirlas. c) Debido a que en la Tabla de Plazos solo se incluyeron tres series documentales, se recomienda verificar si se producen o reciben otras series documentales, como por ejemplo: libros de actas de traspaso de patentes, registro general de patentes, registro de patentes de licores. d) En los siguientes tipos documentales con un posible valor científico-cultural es necesario: -N 2 Expediente de Patentes (original): ampliar el contenido y detallar a cuáles tipos de patente se refiere. Además, debe aclararse la razón por la cual no se incluyeron fechas extremas anteriores al año 2002 o incluirlas en la Tabla de Plazos. Cabe señalar que en caso de que varíen las fechas extremas, usualmente también debe cambiarse la cantidad. - N 3 Expediente de Patentes inactivas (original): ampliar el contenido y explicar la razón por la cual estas patentes son inactivas y su diferencia con los Expedientes de Patentes (N 2). Además, debe aclararse la razón por la cual no se incluyeron fechas extremas anteriores al año 2008 o incluirlas en la Tabla de Plazos. Cabe señalar, que en caso de que se varíen las fechas extremas, usualmente también debe cambiarse la cantidad Respuesta del CISED: Departamento: Patentes b) En sesión No del 22 de febrero de 2006 la C.N.S.E.D. nos aprobó la Tabla de Plazos de Conservación de Documentos Municipales, basada en la Tabla Modelo de Plazos de Documentos Municipales, en la cual se declararon con valor científico cultural los

10 Contratos de remates y Expediente de remates. La serie Actas de Remate de Patentes está incluida en la Tabla de Proveeduría Municipal, debido a que este departamento es el encargado de llevar este libro junto con Licitaciones y no tiene copia. Contratos de Remates: aunque esta serie estaba incluida en la Tabla de Plazos Modelo, aclaro que no se produce en la Municipalidad de Poás. Expediente de Remates: No se manejan Expedientes de remates, en el caso de Expediente de Licores, se mantiene en el mismo expediente, cuando se remata o se traspasa a otra persona. c) En este punto ratificamos que no se producen otras series documentales, que las indicadas en la Tabla de Plazos correspondiente. d) Expediente de Patentes (2) (original): antes del año 2002 no se utilizaban Expedientes de Patentes, se realizaban con Tarjetas, las cuales según nos indicaron se eliminaban cuando la persona renunciaba. Expediente de Patentes inactivas (3) (original): a partir del año 2008, se empezó a retirar de los archivos de gestión los Expedientes de Patentes inactivas (Renuncia), de este año para atrás está pendiente de realizar un inventario para retirarlas... Consulta: 1.2 Departamento: Informática Debido a que en la Tabla de Plazos solo se incluyó la correspondencia, se recomienda verificar si se producen o reciben otras series documentales, como por ejemplo, bases de datos o los respaldos de la información electrónica de la Municipalidad o el Plan Estratégico de Tecnologías de Información. Respuesta del CISED: Departamento: Informática Este es un departamento relativamente nuevo en la institución, antes del 2011 se contrataba por servicios profesionales, se incluyeron dos series documentales electrónicos, ya que esta información no fue suministrada en su oportunidad por el Encargado Por medio del oficio N MPO-CISED de 13 de diciembre de 2013, el CISED de la

11 Municipalidad de Poás solicitó una prórroga de tiempo para remitir la respuesta de las aclaraciones solicitadas. Dicha prórroga fue concedida mediante oficio CNSED de 19 de diciembre ACUERDO 3. Comunicar a la señora Damaris Artavia Soto, Secretaria del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) de la Municipalidad de Poás, que esta Comisión Nacional conoció la solicitud de valoración de tablas de plazos de conservación de documentos presentada por ese Comité Institucional, mediante oficio N MPO-CISED de 28 de octubre del 2013, para el Fondo: Municipalidad de Poás, Subfondos: Área de Gestión Financiera Tributaria, Departamento de Contabilidad, Departamento de Presupuesto, Departamento de Tesorería Municipal, Departamento de Bienes Inmuebles, Departamento de Patentes, Departamento de Cobros, Área de Gestión Administrativa, Departamento de Informática, Departamento de Recursos Humanos; y declara con valor científico cultural las siguientes series documentales: FONDO: Municipalidad de Poás Subfondo 1: Área de Gestión Financiera Tributaria Subfondo 2: Departamento de Contabilidad Funciones: Implementar la Contabilidad Partida Doble a Base Devengo con base en la normativa aprobada por el Concejo Municipal para lograr uniformidad en los procedimientos, políticas y reglamentos de la Institución de una manera eficaz y oportuna en un proceso de reestructuración y mejora de la Institución; cierres diarios, auxiliar de ingresos y de egresos; Libro Mayor-salidas y entradas de efectivo; registro ingresos-asientos contables, incluye revisión de depósitos, depósitos de tarjetas y transferencias efectuadas; registro egresos-asientos contables, incluye

12 revisión de cheques, órdenes de compra, facturas de pago; auxiliar órdenes de compra, control al Ministerio de Hacienda; ajustes-control de inventario y requisiciones de salida; confección cheques de las cuentas corrientes; codificación y elaboración cheques de cajas chicas-codificación contable y presupuestaria para la confección de asientos de cancelación y reintegro Tipo documental Diario General 1. Original sin copia. Contenido: refleja los ingresos y gastos de la institución. Fechas extremas: al al al al al Cantidad: 0.66 metros. Soporte: papel. Vigencia administrativa-legal: 5 años en la Oficina Productora y permanente en el Archivo Central. Valor científico cultural Sí. Ya que refleja de forma global el ejercicio económico del Municipio Diario de Caja. Original. Contenido: refleja Sí. Ya que refleja los 1 Mediante oficio N MPO-CISED de 20 de enero de 2014, el CISED de la Municipalidad de Poás remitió la siguiente información: Libros de diario, mayor, inventario y balance (21): el Dpto. Contable indica que se realizó la apertura de estos libros por parte de la Auditoría Interna, a finales del 2010, sin embargo el Libro que actualmente registra la Municipalidad es el Libro Diario General, ya que los Libros de Diario, mayor inventario y balance no han sido llevados y esto debido a que hasta la fecha se está usando un sistema informático el cual se utilizará para llenar estos libros y donde es importante aclarar que hasta el año 2013 no se contaba con ningún sistema informático y todo se basaba en auxiliares en Excel. Para hacer la salvedad, las fechas indicadas en la tabla por el Dpto. Contable fue la interpretación de la apertura que se hizo en ese momento pero aclarando nuevamente solo se utilizaba el Diario General en esas fechas. El departamento actualmente se encuentra en el proceso de Contabilidad a Base de devengo y la incorporación de las NICSP, por lo que parte del proceso de mejoramiento es el registro de dichos libros en el proceso contable y que arrancó en el periodo

13 los ingresos y gastos de la institución. Fechas extremas: Cantidad: 0.35 metros. Soporte: papel. Vigencia administrativa-legal: 5 años en la Oficina Productora y permanente en el Archivo Central Diario de intervención. Original. Contenido: refleja los ingresos y gastos de la institución. Fechas extremas: Cantidad: 0.55 metros. Soporte: papel. Vigencia administrativa-legal: 5 años en la Oficina Productora y permanente en el Archivo Central Estados Financieros. Original. Copia: Alcaldía; Administración Tributaria. Fechas movimientos de efectivo del Municipio Sí. Ya que refleja los movimientos contables del Municipio Sí. 3 Conservar los estados financieros del IV trimestre o extremas: Cantidad: 0.12 metros. anuales, ya que reflejan la Soporte: papel. Vigencia administrativa-legal: 7 situación económica y los 2 Mediante oficio N MPO-CISED de 20 de enero de 2014, el CISED de la Municipalidad de Poás remitió la siguiente información: Con relación a este tipo documental, se debe realizar la aclaración de que antes del año 2008 la Municipalidad se basaba únicamente en el Presupuesto y no se realizaban Estados Financieros, los cuales son a partir del 2009 en adelante La serie documental Estados Financieros Anuales fue declarada con valor científico-cultural en sesión de la CNSED N de 22 de febrero de 2006, mediante informe de valoración , no se indicaron cantidades ni fechas extremas. En el presente informe se mantiene este criterio

14 años en la Oficina Productora y 3 años en el Archivo Central Libros de diario, mayor, inventario y balance. Original sin copia. Contenido: control que se lleva de los movimientos contables Fechas extremas: Vigencia administrativa-legal: 5 años en la oficina y permanente en el Archivo cambios financieros del municipio, a criterio del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos- Cised y el Jefe de la Oficina Productora Sí. 5 Ya que reflejan la ejecución financiera del municipio (inversión, gastos y utilidades).--- Central. Cantidad: no se indica. Soporte: electrónico Libros mayores ingresos y egresos. Original sin copia. Contenido: diario general en el cual se reflejan todos los ingresos y gastos de la institución. Fechas extremas: , 1993, 1996, Cantidad: 4.10 metros. Sí. 7 Ya que reflejan la ejecución financiera del municipio (inversión, gastos y utilidades) En la columna de Observaciones de la Tabla de Plazos se indicó: En 2010 se realizó la apertura de los Libros por Auditoría Interna, no se ha impreso la información La serie documental Libros de diario fue declarada con valor científico-cultural en sesión de la CNSED N de 22 de febrero de 2006, mediante informe de valoración , no se indicaron cantidades ni fechas extremas En la columna de Observaciones de la Tabla de Plazos se indicó: Esta serie se produjo hasta el 2005, luego del 2004 la misma información se lleva en el Libro de Control de Presupuesto y Contabilidad (Dpto. Presupuesto)

15 Soporte: papel. Vigencia administrativa-legal: 5 años en la oficina y permanente en el Archivo Central Libros de recaudación y pagos. Original sin copia. Contenido: refleja los ingresos y gastos de la institución. Fechas extremas: ,1948, Cantidad: 0.37 metros. Soporte: papel. Vigencia administrativa-legal: 5 años en la oficina y permanente en el Archivo Central Sí. Ya que reflejan los ingresos y gastos del Municipio Subfondo 1. Área de Gestión Financiera Tributaria. Subfondo 2. Departamento de Presupuesto. Funciones: coordinar, preparar, revisar y presentar el presupuesto ordinario ingresos y egresos, ejercer el control administrativo y financiero de actividades presupuestarias, verificar, clasificar, asentar información financiera, preparar las modificaciones presupuestarias, elaborar informes de gastos, mantener informados a las autoridades de la institución sobre la ejecución del presupuesto y los saldos disponibles Tipo documental Informes de ejecución presupuestaria 8. Original. Copia: Auditoría, Alcaldía Municipal, Valor científico cultural Sí, porque refleja la ejecución presupuestaria de la 7 La serie documental Libros mayores de ingresos y egresos fue declarada con valor científicocultural en sesión de la CNSED N de 22 de febrero de 2006, mediante informe de valoración , no se indicaron cantidades ni fechas extremas Mediante oficio N MPO-CISED de 20 de enero de 2014, el CISED de la Municipalidad de Poás remitió la siguiente información: Este es un documento que refleja los ingresos y egresos realizados

16 Contabilidad. Contenido: informe que se realiza de la ejecución tanto de ingreso como de gastos del presupuesto. Fechas extremas: Cantidad: 0.21 metros. Soporte: papel y electrónico 9. Vigencia administrativa-legal: 5 años en la Oficina Productora y 5 años en el Archivo Central Modificaciones presupuestarias 10. Original. Copia: Alcaldía. Contenido: se realiza cuando se necesita modificar un gasto y cambiarlo por otro. Fechas extremas: Cantidad: 0.60 metros. Soporte: papel y electrónico. Vigencia administrativa-legal: 2 años en la Oficina Productora y permanente en el Archivo Central.--- municipalidad. Completar la serie de forma tal que no se repita en el Concejo Municipal y se complete la serie Modificaciones presupuestarias.-- Sí 11, ya que permite conocer los movimientos presupuestarios del Municipio y complementa la serie Presupuestos Libro Control de Presupuesto y Sí. 13 Ya que refleja la ejecución durante el año de lo presupuestado, se envía al Concejo y un original empastado se conserva en el Departamento, para luego ser remitido al Archivo Central En la columna de Observaciones de la Tabla de Plazos se indicó: A partir del 2012 se envía a la Contraloría en digital Mediante oficio N MPO-CISED de 20 de enero de 2014, el CISED de la Municipalidad de Poás remitió la siguiente información: Modificaciones presupuestarias (8) (original): Esta serie se realiza cuando es necesario, el Presupuesto Ordinario se elabora una vez al año, el Extraordinario se puede realizar cuando es necesario antes del 30 de Setiembre y si se incluyen en el Presupuesto. Es de original múltiple, al Concejo Municipal se envía un original y en el Departamento queda un original en un Expediente que se conserva y cuando cumple su vigencia administrativa legal, se traslada al Archivo Central. Además, en la columna de Observaciones de la Tabla de Plazos se indicó: La información de esta serie documental se incluye en la serie Presupuesto La serie documental Presupuestos (original), fue declarada con valor científico-cultural en sesión CNSED N de 04 de octubre de 2012, subfondo: Concejo Municipal, con la siguiente información: presupuestos ordinarios, extraordinarios, modificaciones; soporte: papel, cantidad: 60 cm, fechas:

17 Contabilidad. Original sin copia. Contenido: se registran todos los ingresos y los gastos que se realizan. 12 Fechas extremas: Cantidad: 0.15 metros. Soporte: papel. Vigencia administrativa-legal: 2 años en la Oficina Productora y permanente en el Archivo Central Presupuestos. Original. Copia: Alcaldía Contenido: proyección tanto de ingresos como de gastos a realizar en el período. Fechas extremas: Cantidad: 1.02 m Soporte: papel y electrónico. Vigencia administrativa-legal: 2 años en la Oficina Productora y permanente en el Archivo Central. financiera (inversión, gastos y ganancias) del municipio Sí, ya que permite conocer los ingresos y gastos del Municipio y completa la serie Modificaciones presupuestarias Subfondo 1: Área de Gestión Financiera Tributaria Subfondo 2: Departamento de Patentes Funciones: Supervisar el proceso de las patentes solicitadas por los contribuyentes y orientarlos en esas actividades, actualización permanente de los patentados y su clasificación, mantener actualizado el registro de patentados en la relación con la cantidad y clasificación de éstos, según su actividad lucrativa, velar la directrices legales sobre actividades lucrativas La serie documental Libros mayores de ingresos y egresos fue declarada con valor científicocultural en sesión de la CNSED N de 22 de febrero de 2006, mediante informe de valoración , no se indicaron cantidades ni fechas extremas En la columna de Observaciones de la Tabla de Plazos se indicó: Este libro contiene la misma información que Libro mayor de ingresos y egresos, pero este es manual en tarjetas y el de Control de Presupuesto es electrónico e impreso En la columna de Observaciones de la Tabla de Plazos se indicó: Del año 1968 al 2002 se encuentran en custodia del Archivo Central

18 Tipo documental Autorización Patentes de Licores. Original. Copia: Concejo Municipal Contenido: solicitudes de traspaso de patentes de licor. Fechas extremas: Cantidad: 0.19 metros. Soporte: papel. Vigencia administrativa-legal: 2 años en la Oficina Productora y 3 años en el Archivo Central Expediente de Patentes. Original sin copia. Contenido: solicitud de patente, requisitos del tipo de patente, la declaración jurada anual, copia declaración impuesto renta y documentos adicionales de acuerdo al tipo de actividad comercial. Fechas extremas: Cantidad: 4.10 metros. Soporte: papel. Vigencia administrativa-legal: permanente en la Oficina Productora y no se indica información en la columna correspondiente al Archivo Central Expediente de patentes inactivas. Original sin copia. Contenido: información sobre el Valor científico cultural Sí. Ya que permite conocer aspectos sociológicos de la comunidad ligados a la venta de licores Sí. 16 Ya que permite conocer el desarrollo comercial del cantón. Conservar una muestra del 10% tomando en cuenta diversas actividades y categorías comerciales a criterio del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) y el jefe de la Oficina Productora Sí. 18 Ya que permite conocer el desarrollo comercial del cantón. 15 En la columna de Observaciones de la Tabla de Plazos se indicó: Antes del 2002 no habían expedientes de patentes, se manejaban con tarjetas, las cuales probablemente se eliminaban La serie documental Expedientes de patentes fue declarada con valor científico-cultural en sesión de la CNSED N de 22 de febrero de 2006, mediante informe de valoración , no se indicaron cantidades ni fechas extremas. Además, en dicha ocasión se indicó: Conservar una muestra de carácter geográfico del 10% según distrito y tipo de actividad comercial

19 patentado, declaración jurada impuesto patentes, requisitos solicitados y resolución municipal. Fechas extremas: Cantidad: 0.80 metros. Soporte: papel. Vigencia administrativalegal: 2 años en la Oficina Productora y no se indica información en la columna correspondiente al Archivo Central Conservar una muestra del 10% tomando en cuenta diversas actividades y categorías comerciales a criterio del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) y el jefe de la Oficina Productora Subfondo 1: Área de Gestión Administrativa Subfondo 2: Recursos Humanos. Funciones: desarrollar los procesos de Recursos Humanos en la Municipalidad: análisis organizacional, reclutamiento y selección de personal; descripción y análisis de cargos; evaluación del desempeño; administración salarial; beneficios sociales; seguridad e higiene laboral; capacitación y desarrollo Tipo documental Expedientes de personal. Original sin copia. Contenido: contiene acciones de personal Valor científico cultural Sí. 19 Ya que reflejan la situación laboral de los empleados que 18 La serie documental Expedientes de patentes fue declarada con valor científico-cultural en sesión de la CNSED N de 22 de febrero de 2006, mediante informe de valoración , no se indicaron cantidades ni fechas extremas. Además, en dicha ocasión se indicó: Conservar una muestra de carácter geográfico del 10% según distrito y tipo de actividad comercial. 17 En la columna de Observaciones de la Tabla de Plazos se indicó: A partir del 2008 se empezó a retirar los expediente de patentes inactivas (renuncia), las fechas anteriores están sin revisar pues no se ha realizado un inventario de las mismas La serie documental Expedientes de personal fue declarada con valor científico-cultural en sesión de la CNSED N de 22 de febrero de 2006, mediante informe de valoración , no se indicaron cantidades ni fechas extremas. Además, en dicha ocasión se indicó: Se recomienda que antes de proceder a eliminar este tipo documental, la institución haga una selección para efectos de conservación permanente de expedientes de funcionarios municipales que de alguna manera se destacaron por su influencia en el desarrollo institucional o por la jerarquía de los puestos ocupados. En el presente informe se mantiene dicho criterio, pero se agrega que se conserve una muestra del 5% de

20 y vacaciones, certificaciones laborales, títulos, currículum, evaluaciones de desempeño y estudios realizados. Fechas extremas: Cantidad: 0.9 metros. Soporte: papel. Vigencia administrativa-legal: 30 años en la Oficina Productora y permanente en el Archivo Central trabajaron en la institución durante un período determinado. Conservar una muestra del 5% de los expedientes correspondientes a funcionarios que se hayan destacado por su influencia en el desarrollo institucional o por la jerarquía de los puestos que ocupen, a criterio del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) y el jefe de la Oficina Productora Las series documentales presentadas ante la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, mediante oficio N MPO-CISED de 28 de octubre del 2013, para el Fondo: Municipalidad de Poás, N MPO-CISED de 28 de octubre del 2013, para el Fondo: Municipalidad de Poás, Subfondos: Área de Gestión Financiera Tributaria, Departamento de Contabilidad, Departamento de Presupuesto, Departamento de Tesorería Municipal, Departamento de Bienes Inmuebles, Departamento de Patentes, Departamento de Cobros, Área de Gestión Administrativa, Departamento de Informática, Departamento de Recursos Humanos; y que esta los expedientes correspondientes a funcionarios que se han destacado por su influencia en el desarrollo institucional o por la jerarquía de los puestos que ocupen, a criterio del Jefe de la Oficina Productora y el Jefe o Encargado del Archivo Central

21 Comisión Nacional no declaró con valor científico cultural, pueden ser eliminadas cuando venza la vigencia administrativa y legal determinada por el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) de la Municipalidad de Poás, de acuerdo con los artículos No. 120, 132, 135 y 136 del Reglamento a la Ley No Se recuerda que por medio de la Circular N de 13 de setiembre de 2010 remitida por la Dirección General del Archivo Nacional al Sistema Nacional de Archivos se indicó: Por este medio nos permitimos recordarles que de acuerdo con lo que dispone la Ley 8754, Ley contra la delincuencia organizada (artículos 4, 5, 18 y 47) el plazo de vigencia administrativa-legal de los documentos de operaciones contables, cuentas, operaciones financieras, documentos tributarios y similares no puede ser menor a 10 años. Los archivistas, y en particular los Comités Institucionales de Selección y Eliminación de Documentos, deben tener presentes estas disposiciones vigentes hace más de un año En cuanto a los documentos en soporte electrónico, es importante aclarar que, de conformidad con el artículo 16 de la Ley General de Control Interno Nº 8292, la institución debe documentar los sistemas, programas, operaciones del computador y otros procedimientos pertinentes a los sistemas de información, ya que esto le permitirá disponer de documentación completa, adecuada y actualizada para todos los sistemas que se desarrollan. Además, se les recuerda que se deben conservar los metadatos que permitan el acceso a la información en un futuro, de acuerdo con los lineamientos de la Directriz con regulaciones técnicas sobre administración de documentos producidos por medios automáticos, emitida por la Junta Administrativa del Archivo Nacional y publicada en La Gaceta Nº 61 de 28 de marzo de 2008, y las Normas

22 Técnicas para la Gestión y el Control de Tecnologías de Información, (N CO- DFOE), publicada en La Gaceta Nº 119 de 21 de junio de 2007; y que la Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos No publicada en La Gaceta No. 174 del 13 de octubre del 2005, la Política de Certificados para la Jerarquía Nacional de Certificadores Registrados y la Política de Formatos Oficiales de los Documentos Electrónicos Firmados Digitalmente publicadas en el Alcance 92 a La Gaceta No. 95 del 20 de mayo del 2013 se encuentran vigentes Con respecto a los tipos documentales que el CISED determinó como vigencia permanente en una oficina o en el Archivo Central, se tiene que tomar en cuenta que, de conformidad con la Resolución Nº CNSED , inciso 1 se establece que: Si estos documentos carecen de valor científico-cultural, es la oficina o la entidad productora, la responsable de custodiar permanentemente estos documentos. 2. Si los documentos en mención son declarados como de valor científico cultural, serán trasladados al Archivo Nacional para su custodia permanente, cuando se cumpla el plazo que señala la Ley Asimismo, se le consulta a la señora Artavia Soto si tiene algún comentario, consulta o duda adicional sobre la lectura del informe, a lo que responde que no Enviar copia de este acuerdo a los señores Carlos Chaves Ávila, Jefe del Departamento de Contabilidad, Raúl Gómez Chaves, Jefe del Departamento de Presupuesto, Luis Alonso Herrera Murillo, Departamento de Patentes, dependencias de la Municipalidad de Poás; y al expediente de valoración documental de la Municipalidad de Poás que esta Comisión Nacional mantiene. ACUERDO FIRME Publicada en La Gaceta Nº 101 de 27 de mayo de

23 ARTÍCULO 4. Análisis del Informe de Valoración IV VP. Asunto: Valoración parcial. Fondo: Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS). Convocado: el señor Gerardo Salazar González, Presidente del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) de la Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS) y la señorita Estrellita Cabrera Ramírez, profesional del Departamento Servicios Archivísticos Externos asignada para el análisis de la valoración parcial presentada por el Cised de la Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS) Hora: 10:00 a.m. Al ser las 10:30 horas ingresan los señores Gerardo Salazar, Presidente del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) y el señor Mario Vargas Rodríguez, Archivista de la Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS). La señorita Natalia Cantillano Mora procede con la lectura del informe de valoración No. IV VP realizado por la señorita Cabrera Ramírez quien se encuentra en una capacitación. Se exponen las consideraciones del informe de valoración, destacando las siguientes: / / 3.4. Es importante indicar que algunas de las valoraciones parciales incumplen con requisitos de forma establecidos en la resolución de la CNSED N , a continuación el detalle: a- En la valoración parcial de la Dirección Médica del Área de Salud El Guarco, no se indicaron las funciones de la unidad productora. b- En la valoración parcial de la Dirección de Enfermería del Hospital de San Vito y el Área de Atención a Patronos de la Caja Costarricense del Seguro Social, el encabezado solamente se consignó en la primera página. c- Asimismo, en la valoración parcial de la Dirección Médica del Área de Salud El Guarco, las firmas del jefe de oficina productora y del presidente del CISED, solamente se colocaron en la última página de la tabla

24 ACUERDO 4. Comunicar al señor Gerardo Salazar González, Presidente del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) de la Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS); que esta Comisión Nacional conoció la solicitud de valoración parcial presentada por ese Comité Institucional, mediante oficio N CISED , de 28 de noviembre del 2013, para el Fondo Caja Costarricense de Seguro Social:, Subfondos: Dirección Médica Área de Salud El Guarco, Dirección Enfermería Hospital San Vito, Área de Gestión Bienes y Servicios Hospital Nacional de Niños, Área de Atención a Patronos Sistema Centralizado de Recaudación, Servicios al Trabajador Sistema Centralizado de Recaudación, Servicio de Patología Hospital San Juan de Dios, Registros Médicos Clínica La Reforma; e informa que NINGUNA de las series documentales sometidas a valoración fue declarada con valor científico cultural y en consecuencia pueden ser eliminadas cuando venza su vigencia administrativa y legal de acuerdo con los artículos No. 120, 132, 135 y 136 del Reglamento a la Ley No Asimismo, se le consulta al señor Salazar González si tiene algún comentario, consulta o duda sobre la lectura del informe, a lo que responde que no. Enviar copia de este acuerdo a los señores Alejandro Ramírez Aguirre, Director Médico, Área de Salud el Guarco, Ernesto Jiménez Montero, Jefe Servicio de Patología, Mauricio Madrigal Chavarría, Jefe Registros Médicos, Clínica La Reforma, y a las señoras Yuli Rodríguez, Jefe Servicio de Enfermería, Roxana Ureña Aguilar, Jefe Proveeduría Hospital Nacional de Niños, Patricia Alcázar Jiménez, Jefe Área Atención a Patronos, Marcela Ortíz Vargas, Jefe Subárea Servicios al Trabajador; y al expediente de valoración documental de la Caja Costarricense del Seguro Social que esta Comisión Nacional mantiene. ACUERDO FIRME

25 ARTÍCULO 5. Análisis del Informe de Valoración IV VP. Fondo: Banco Anglo Costarricense custodiado en el Archivo Intermedio del Archivo Nacional. Convocada la señora Denise Calvo López, Coordinadora del Archivo Intermedio y la señora María del Carmen Retana Ureña, profesional del Departamento Servicios Archivísticos Externos asignada para el análisis de la valoración parcial presentada por el Departamento Servicios Archivísticos Externos. Hora: 10:30 a.m. Al ser las 10:50, la señorita Natalia Cantillano Mora procede con la lectura del informe de valoración No. IV VP realizado por la señora Retana Ureña, quien se encuentra atendiendo funciones propias de su cargo. Se exponen las consideraciones del informe de valoración, sin destacar ninguna.--- ACUERDO 5. Comunicar a la señora Ivannia Valverde Guevara, jefe del Departamento de Servicios Archivísticos Externos, que esta Comisión Nacional conoció la solicitud de valoración parcial presentada, mediante oficio N DSAE , de 17 de marzo del 2014, para el Fondo Banco Anglo Costarricense, e informa que NINGUNA de las series documentales sometidas a valoración fue declarada con valor científico cultural y en consecuencia pueden ser eliminadas cuando venza su vigencia administrativa y legal de acuerdo con los artículos, No. 120, 132, 135 y 136 del Reglamento a la Ley No Enviar copia de este acuerdo a la señora Virginia Chacón Arias, Directora General del Archivo Nacional y al expediente de valoración documental del Banco Anglo Costarricense que esta Comisión Nacional mantiene ACUERDO FIRME CAPÍTULO V. CORRESPONDENCIA ARTÍCULO 6. Correo electrónico de fecha 05 de mayo del 2014 suscrito por la señora Ana Victoria Chacón Monge del Centro de Documentación y Archivo del Consejo

26 Nacional de Concesiones; mediante el cual consulta si las tablas de plazos deben realizarse únicamente para las dependencias que se reflejan en el organigrama, o para todas aquellas que conforman la Institución? Indica que el Área Administrativa Financiera incluye Proveeduría, Presupuesto, Contabilidad, Tesorería, etc.; áreas que no están en el organigrama ACUERDO 6. Comunicar a la señora Ana Victoria Chacón Monge del Centro de Documentación y Archivo del Consejo Nacional de Concesiones, que esta Comisión conoció el correo electrónico de fecha 05 de mayo del 2014, y le informa lo siguiente: En el caso del Área Administrativa Financiera que incluye dependencias como Proveeduría, Presupuesto, Contabilidad, Tesorería, Capital Humano y Gestión (donde se encuentra el Archivo), Comunicación y otras sean unidades que cuenten con una estructura orgánica debidamente conformada por algún decreto o ley, podrán presentarse como tablas de plazos de conservación de documentos independientes. 2. Si esas unidades o dependencias no se presentan en el organigrama del Consejo Nacional de Concesiones, se deberá presentar el documento emitido por la entidad competente (por ejemplo el Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica, Mideplan) que autorice la creación de esas unidades. Si no cuentan con estructura orgánica debidamente conformada y autorizada, la documentación que produzcan esas unidades deberá ser incorporada en la tabla de plazos de la dependencia superior, en este caso particular el Área Administrativa Financiera. Enviar copia de este acuerdo al expediente de valoración documental del Consejo Nacional de Concesiones que esta Comisión Nacional mantiene. ACUERDO FIRME.-----