ACTA No correspondiente a la sesión ordinaria celebrada por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, en las

Transcripción

1 ACTA No correspondiente a la sesión ordinaria celebrada por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, en las instalaciones de la Dirección General del Archivo Nacional en Curridabat, a partir de las 8:30 horas del día 18 de junio de 2014; con la asistencia del señor Javier Gómez Jiménez, Jefe por recargo del Departamento Archivo Histórico y Vicepresidente de la Comisión quien preside; el señor Raymundo Brenes Rosales, Historiador; la señorita Natalia Cantillano Mora, Técnica nombrada por la Dirección General del Archivo Nacional; la señora Ivannia Valverde Guevara, Jefe del Departamento Servicios Archivísticos Externos y Secretaria Ejecutiva de la Comisión y la señora Andrea Torres Hernández, secretaria del Departamento Servicios Archivísticos Externos quien levanta el acta. Ausentes con justificación las señoras Tamara Baum Gutiérrez, Presidente de la Comisión y la señora Virginia Chacón Arias, Directora Ejecutiva de la Comisión. Convocados el señor Gerardo Salazar González, Presidente del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) de la Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS); la señora Stephanie Calderón Torres, Encargada del Archivo Central de la Junta de Pensiones del Magisterio de Pensiones y Jubilaciones del Magisterio Nacional (Jupema); la señora Xinia Vargas Matamoros, Presidente del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) de la Compañía Nacional de Fuerza y Luz (CNFL) y Encargada del Archivo Central de esa institución; la señorita Estrellita Cabrera Ramírez, profesional del Departamento Servicios Archivísticos Externos asignada para el análisis de las valoraciones parciales presentadas por el Cised de la CCSS y las tablas de plazos de conservación de documentos presentadas por el Cised de Jupema; y la señorita Camila Carreras Herrero, profesional del Departamento

2 Servicios Archivísticos Externos asignada para el análisis de las tablas de plazos de conservación de documentos presentadas por el Cised de la CNFL CAPÍTULO I. LECTURA Y APROBACIÓN DE ACTAS ARTÍCULO 1. Lectura, comentario y aprobación del acta No ACUERDO 1. Se aprueba con correcciones el acta No del 11 de junio del ACUERDO FIRME CAPÍTULO II. ACUERDOS PENDIENTES ARTÍCULO 2. Acuerdos No. 8 de la sesión No del 03 de octubre del 2013, No. 3 de la sesión del 05 de diciembre del 2013; No. 5 de la sesión No del 15 de enero del 2014; No. 8 de la sesión No de 26 de febrero del 2014; No. 11 de la sesión No de 27 de marzo del 2014, No. 6 y No. 19 de la sesión No de 09 de abril del 2014; No. 2 de la sesión No de 21 de mayo del 2014, No. 6 de la sesión No de 28 de mayo del 2014; No. 4 y No. 7 de la sesión No de 04 de junio del 2014; No. 3 de la sesión No de 05 de junio del La señora Valverde Guevara informa que los acuerdos anotados aún se encuentran pendientes. SE TOMA NOTA CAPÍTULO III. LECTURA, COMENTARIO, MODIFICACIÓN Y APROBACIÓN DE LA SIGUIENTE VALORACIÓN DOCUMENTAL ARTÍCULO 3. Análisis del Informe de Valoración IV VP. Asunto: Valoración parcial. Fondo: Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS). Convocado: el señor Gerardo Salazar González, Presidente del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) de la CCSS y la señorita Estrellita Cabrera Ramírez, profesional del Departamento Servicios Archivísticos Externos asignada para

3 el análisis de las valoraciones parciales presentadas por el Cised de la CCSS. Hora: 8:45 a.m. Se deja constancia de que durante la sesión los documentos estuvieron a disposición de los miembros de la Comisión para su consulta. Al ser las 9:00 horas ingresan los señores Salazar González, Mario Vargas Rodríguez, Archivista de la Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS) y José Sánchez Araya, Funcionario de la CCSS y la señorita Cabrera Ramírez, quien procede con la lectura del informe de valoración No. IV VP sin destacarse ninguna consideración ACUERDO 2. Comunicar al señor Gerardo Salazar González, Presidente del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) de la Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS); que esta Comisión Nacional conoció la solicitud de valoración parcial presentada por ese Comité Institucional, mediante oficio N CISED de 13 de marzo de 2014, para el Fondo: Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS), Subfondos: Servicios de Laboratorios Clínicos en Hospitales, Áreas de Salud y Ebais y Servicios de Farmacia en Hospitales, Áreas de Salud y Ebais; e informa que NINGUNA de las series documentales sometidas a valoración fue declarada con valor científico cultural y en consecuencia pueden ser eliminadas cuando venza su vigencia administrativa y legal de acuerdo con los artículos No. 120, 132, 135 y 136 del Reglamento a la Ley No Asimismo, se le consulta al señor Salazar González si tiene algún comentario, consulta o duda sobre la lectura del informe, a lo que responde que no. Enviar copia de este acuerdo a la señora Vilma Carvajal Gutiérrez, Coordinadora Nacional en Laboratorios Clínicos, al señor Esteban Vega de la O, Coordinador Nacional en Farmacia; y al expediente de valoración documental de la Caja Costarricense del Seguro Social que esta Comisión Nacional mantiene

4 ARTÌCULO 4. El señor Gerardo Salazar González, Presidente del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) de la Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS) solicita a esta Comisión Nacional que las valoraciones parciales homólogas presentadas mediante oficio N CISED de 13 de marzo de 2014, para el Fondo: Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS), Subfondos: Servicios de Laboratorios Clínicos en Hospitales, Áreas de Salud y Ebais y Servicios de Farmacia en Hospitales, Áreas de Salud y Ebais; conocidas por este órgano colegiado en esta sesión; se puedan aplicar por un lapso de 5 años es decir se apliquen como si fueran tablas de plazos de conservación de documentos; en vista de que las series documentales analizadas no han sido declaradas con valor científico cultural. La señorita Natalia Cantillano Mora indica que el artículo 131 del reglamento a la Ley del Sistema Nacional de Archivos No establece que Las entidades productoras podrán hacer sus consultas a través de dos procedimientos: a. La tabla de plazos de conservación: Es un instrumento en el que constan todos los tipos documentales producidos o recibidos en una oficina o institución, en el cual se anotan todas sus características y se fija el valor administrativo y legal. b. Cuando no existan éstas, se harán consultas parciales si se desea eliminar uno o varios tipos documentales que ha perdido su valor administrativo y legal. La Comisión determinará cuáles tipos documentales tiene valor científico-cultural (lo subrayado no corresponde al original). Por lo tanto el Cised de la CCSS debe promover la elaboración de tablas de plazos homólogas de acuerdo con la Resolución CNSED publicada en La Gaceta Digital No. 179 del 18 de setiembre del 2013 y la solicitud que plantea el señor Salazar González no es viable. El señor Javier Gómez Jiménez indica que la solicitud del señor

5 Salazar González es razonable sin embargo recomienda realizar la consulta a la Asesoría Legal del Archivo Nacional. El señor Raymundo Brenes Rosales y el señor Salazar González están de acuerdo en realizar la consulta a la Asesoría Legal del Archivo Nacional.--- ACUERDO 3. Trasladar a la señora Guiselle Mora Durán, Asesora Legal del Archivo Nacional copia del oficio N CISED de 13 de marzo de 2014 suscrito por el señor Gerardo Salazar González, Presidente del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) de la Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS), copia del informe de valoración No. IV VP elaborado por la señorita Estrellita Cabrera Ramírez, profesional del Departamento Servicios Archivísticos Externos; y se le solicita emitir su criterio legal respecto a si una valoración parcial puede tener un plazo de vigencia de 5 años aplicándose lo indicado en el artículo 132 del reglamento a la Ley del Sistema Nacional de Archivos No para tablas de plazos de conservación de documentos. Enviar copia de este acuerdo al señor Gerardo Salazar González, Presidente del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) de la Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS) y al expediente de valoración documental de la Caja Costarricense del Seguro Social que esta Comisión Nacional mantiene ARTÍCULO 5. Análisis del Informe de Valoración IV TP. Asunto: Tablas de plazos de conservación de documentos. Fondo: Junta de Pensiones del Magisterio de Pensiones y Jubilaciones del Magisterio Nacional (Jupema). Convocada: la señora Stephanie Calderón Torres, Encargada del Archivo Central de Jupema y la señorita

6 Estrellita Cabrera Ramírez, profesional del Departamento Servicios Archivísticos Externos asignada para el análisis de las tablas de plazos de conservación de documentos presentadas por el Cised de Jupema. Hora: 9:00 a.m. Se deja constancia de que durante la sesión los documentos estuvieron a disposición de los miembros de la Comisión para su consulta. Al ser las 10:00 horas ingresan la señorita Calderón Torres y los señores Diego Vargas Sanabria y José Antonio Segura Meoño, funcionarios de Jupema. La señorita Cabrera Ramírez procede con la lectura del informe de valoración No. IV TP y destaca las siguientes consideraciones: --- / / 3.5. Mediante oficio N CNSED de 04 de marzo de 2014, la Secretaria de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos (CNSED), solicitó aclaraciones de fondo relacionadas con algunas series documentales consideradas de un posible valor científico cultural. Dichas aclaraciones, en su mayoría, fueron resueltas mediante oficio N CISED de 20 de marzo de Es importante mencionar, que a pesar de que la institución fue creada en el año 1958, la mayoría de los tipos documentales incluidos en las tablas de plazos de conservación de documentos analizados, presentan fechas extremas muy recientes, las cuales oscilan entre los años Lo anterior se debe a que La mayoría de las unidades productoras fueron creadas en años posteriores al Se debe indicar, que los comités y comisiones institucionales, cuyas tablas de plazos se analizan en este informe, no se reflejan en el organigrama institucional. Sin embargo, según lo informado por el CISED de JUPEMA en su oficio N CISED de 03 de febrero de 2014, se trata de órganos colegiados que tienen su fundamento en el Reglamento de Organización y Funcionamiento de la Junta de Pensiones y Jubilaciones del

7 Magisterio Nacional Otro aspecto importante señalado en el oficio supracitado es que:... cada Comisión y Comité tienen un coordinador quien aprueba las actas y un coordinador técnico quien presenta los puntos que se van a deliberar en las sesiones; por lo tanto, se cede al coordinador técnico de cada comisión y comité, la competencia para firmar la tabla de plazos de conservación, ya que es el coordinador técnico quien conoce los aspectos particulares de cada comisión y comité. Asimismo, las tablas de plazos de conservación de cada comisión y comité presentan el sello de la Junta de Pensiones, ya que no cuentan con un sello propio..., a excepción del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos ACUERDO 4. Comunicar al señor José Antonio Segura Meoño, Subdirector Ejecutivo y Presidente del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) de la Junta de Pensiones y Jubilaciones del Magisterio Nacional (Jupema); que esta Comisión Nacional conoció la solicitud de valoración de tablas de plazos de conservación de documentos presentada por ese Comité Institucional, mediante oficio N CISED de 03 de febrero de 2014, para el Fondo: Junta de Pensiones y Jubilaciones del Magisterio Nacional (Jupema), Subfondos: Comisión de Prestaciones Sociales, Comité de Riesgos, Comité de Crédito, Comité de Auditoría, Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised), Contraloría de Servicios, Contraloría Normativa, Auditoría Interna, Dirección Ejecutiva, Subdirección Ejecutiva; y declara con valor científico cultural las siguientes series documentales: Fondo: Junta de Pensiones y Jubilaciones del Magisterio Nacional (Jupema)---- Subfondo 1. Junta Directiva. Subfondo 1.1. Comités o Comisiones Permanentes.

8 Subfondo Comité de Crédito 1. Funciones: Analizar las solicitudes de crédito, cuya garantía sea hipotecaria Tipo documental Actas de las sesiones del Comité de Crédito. Original sin copia. Contenido: Actas de las sesiones del Comité, que contienen la indicación de las personas asistentes, así como las circunstancias de lugar y tiempo en que se han celebrado las sesiones, los puntos de deliberación, la forma y resultado de la votación con respecto al análisis y aprobación de las solicitudes de crédito, cuya garantía sea hipotecaria; asimismo, incluye los acuerdos tomados en dichas sesiones. Fechas extremas: Papel: , Digitalizado: Cantidad: Papel: 0.32 metros, Electrónico: Mb. Soporte: papel y electrónico. Vigencia administrativa-legal: Papel: 2 años en la oficina productora y permanente en el Archivo Central, Digitalizado: permanente en la oficina productora y 0 años en el Archivo Central Valor científico cultural Si, ya que reflejan la inversión del fondo de pensiones del Magisterio Nacionales mediante la adquisición de créditos hipotecarios. Conservar en soporte papel Según lo informado por el CISED de JUPEMA en su oficio N , este comité fue creado en el año 2004 y está integrado por los siguientes miembros: el Director Ejecutivo o su representante, el Jefe del Departamento Financiero-Contable; el Encargado de Crédito, el Encargado de Cobro, el Tesorero y en casos especiales por cualquiera de los Asesores Legales de la Junta

9 Subfondo 1. Junta Directiva. Subfondo 1.1. Comités o Comisiones Permanentes. Subfondo Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) 2. Objetivo: Evaluar y determinar la vigencia administrativa legal de los documentos, por medio de las de tablas de plazos de conservación. Funciones: Promover la elaboración de tablas de plazos de conservación en los archivos de gestión y en el Archivo Central. Aprobar las tablas de plazos de los archivos de Gestión. Consultar, a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, cuándo se deben eliminar documentos que hayan finalizado su trámite administrativo. Someter a la aprobación de la CNSED, las tablas de plazos aprobadas por el CISED. Levantar un acta que contenga todos los tipos documentales que se eliminen Tipo documental Actas de las sesiones del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos. Original sin copia. Contenido: Actas de las sesiones del Comité, que contienen la indicación de las personas asistentes, así como las circunstancias de lugar y tiempo en que se han celebrado las sesiones, los puntos de deliberación, la forma y resultado de la votación con respecto a la aprobación de las tablas de plazos de conservación de los documentos de los Valor científico cultural Si, ya que evidencian las decisiones sustantivas de este órgano colegiado. Conservar en soporte papel Según lo informado por el CISED de JUPEMA en su oficio N , este comité fue creado en el año 2012 y depende de la Junta Directiva

10 departamentos y unidades de la institución. Fechas extremas: Papel: , Digitalizado: Cantidad: Papel: 0.16 metros, Electrónico: 3.50 Mb. Soporte: papel y electrónico. Vigencia administrativa-legal: Papel: 2 años en la oficina productora permanente en el Archivo Central, Digitalizado: permanente en la oficina productora y 0 años en el Archivo Central. Subfondo 1. Junta Directiva. Subfondo 1.4. Auditoría Interna. Objetivo: El objetivo fundamental de la Auditoría Interna es prestar un servicio de asesoría constructiva y de protección a la Institución, para que ésta alcance sus metas y objetivos con eficiencia y eficacia, proporcionando a la Junta Directiva y a la Administración, en forma oportuna, información, análisis, evaluaciones, comentarios y recomendaciones pertinentes, sobre las operaciones que examina en forma posterior a su ejecución. Funciones: Preparar y presentar a conocimiento y aprobación de la Junta Directiva, el Plan de Trabajo y el Presupuesto Anual de la Auditoría. Realizar auditorías o estudios especiales, en cualquiera de las unidades administrativas de la Junta, conforme a su Plan Anual de Trabajo. Evaluar en forma periódica el sistema de control interno, en relación con los aspectos contables, financieros y administrativos, con el fin de determinar su cumplimiento, suficiencia y validez. Comunicar por escrito a la Junta Directiva, Comisión de Auditoría o Dirección Ejecutiva, según corresponda, los resultados de cada auditoría o revisión especial que se lleve a cabo, por medio de estudios o informes. Establecer un mecanismo para verificar periódicamente el

11 cumplimiento por parte de la administración, de las recomendaciones emitidas. Verificar periódicamente sobre el estado actual de cumplimiento de los acuerdos del órgano Colegiado e informar a la Junta Directiva.--- Tipo documental Expedientes de las revisiones de Auditoría (papeles de trabajo). Original sin copia. Contenido: Son los papeles de trabajo que documentan las revisiones efectuadas por la Auditoría Interna. Incluyen reportes de sistemas de la institución, entrevistas a las personas involucradas, hallazgos, recomendaciones y observaciones. Fechas extremas: Valor científico cultural Si, ya que son el insumo utilizado por los auditores para elaborar los informes que reflejan la fiscalización del uso de los diferentes recursos de la institución. Conservar en soporte papel los papales de trabajo correspondientes a informes de Cantidad: 56, 58 metros. Soporte: papel. auditoría de carácter sustantivo, Vigencia administrativa-legal: 10 años en la oficina productora y 5 años en el Archivo Central a criterio del Jefe de la Oficina Productora y el Comité de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) Subfondo 1. Junta Directiva. Subfondo 1.5. Dirección Ejecutiva. Objetivo: Aplicar la normativa vigente y los acuerdos que la Junta Directiva dicte. Debe orientar, planificar, supervisar y controlar todas las dependencias administrativas de la Junta. Funciones: Organizar, coordinar y supervisar, todas las acciones administrativas que realice la Junta Directiva. Velar por el estricto cumplimiento de las leyes, reglamentos; así como de las disposiciones de la Junta Directiva. Velar por el

12 correcto cumplimiento de las actuaciones y las disposiciones de carácter administrativo de la Junta Administrativa. Elaborar el Presupuesto y Plan Operativo de la institución.-- Tipo documental Correspondencia interna. Original y copia. Original y copia: departamentos de la institución. Contenido: Oficios enviados y recibidos con los departamentos internos, relacionados con la administración de los fondos de la institución y los regímenes del Magisterio Nacional. Fechas extremas: Papel: , Digitalizado: Cantidad: Papel 18,54 metros, Valor científico cultural Si, ya que refleja la toma de decisiones sustantivas en la institución. Conservar la correspondencia de carácter sustantivo, en soporte papel, a criterio del Jefe de la Oficina Productora y el Comité de Selección y Eliminación de Digitalizado: Mb. Soporte: papel y Documentos (Cised) digitalizado. Vigencia administrativa-legal: Papel: 5 años en la oficina productora y permanente en el Archivo Central, Digitalizado: permanente en la oficina productora y 0 años en el Archivo Central Correspondencia externa. Original y copia. Original y copia: instituciones externas. Contenido: Oficios enviados y recibidos con las instituciones externas, sobre asuntos relacionados con la administración de los regímenes de pensión del Magisterio Nacional, Si, ya que refleja la toma de decisiones sustantivas en la institución. Conservar la correspondencia de carácter sustantivo, a criterio del Jefe de la Oficina Productora y el Comité

13 trámites de casos de pensión, trámites de solicitudes, entre otros aspectos relacionados con de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) el quehacer institucional. Fechas extremas: Cantidad: 9,04 metros. Soporte: papel. Vigencia administrativa-legal: 5 años en la oficina productora y permanente en el Archivo Central Subfondo 1. Junta Directiva. Subfondo Subdirección Ejecutiva 3. Objetivo: Colaborar con la Dirección Ejecutiva en el quehacer institucional y la aplicación de las normas correspondientes. Funciones: Establecer la coordinación con instancias internas de la institución-departamentos-para el adecuado accionar de los mismos. De igual manera a nivel externo, establecer la coordinación con diversas instituciones relacionadas jurídicamente con la Junta de Pensiones, con la finalidad de que los procesos en la materia relacionada se lleven a cabo satisfactoriamente en beneficio de la membresía del Magisterio Nacional Tipo documental Correspondencia interna. Original y copia. Original y copia: departamentos internos. Contenido: Oficios enviados y recibidos con los departamentos internos, asuntos relacionados con trámites de los regímenes de pensión del Valor científico cultural Si, ya que refleja la toma de decisiones sustantivas en la institución. Conservar la correspondencia de carácter sustantivo, en soporte papel, a Magisterio Nacional. Fechas extremas: Papel: criterio del Jefe de la Oficina 3 Según lo indicado por el CISED, esta unidad productora se creó en el año

14 , Digitalizado: Cantidad: Papel: 3,44 metros, Digitalizado: 4653 Mb. Soporte: papel y digitalizado. Vigencia administrativa-legal: Papel: 2 años en la oficina productora y permanente en el Archivo Central, Digitalizado: permanente en la oficina productora y 0 años en el Archivo Central Correspondencia externa. Original y Productora y el Comité de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) Si, ya que refleja la toma de copia. Original y copia: instituciones externas. decisiones sustantivas en la Contenido: Oficios enviados y recibidos de las instituciones externas, sobre asuntos relacionados con trámites de los regímenes de pensión del Magisterio Nacional. Fechas institución. Conservar la correspondencia de carácter sustantivo, a criterio del Jefe de la Oficina Productora y el Comité extremas: Cantidad: 4,60 metros. de Selección y Eliminación de Soporte: papel. Vigencia administrativa-legal: 2 años en la oficina productora y permanente en el Archivo Central. Documentos (Cised) Las series documentales presentadas ante la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, mediante oficio N CISED de 03 de febrero de 2014, para el Fondo: Junta de Pensiones y Jubilaciones del Magisterio Nacional (Jupema), Subfondos: Comisión de Prestaciones Sociales, Comité de Riesgos, Comité de Crédito, Comité de Auditoría, Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised), Contraloría de Servicios, Contraloría Normativa, Auditoría Interna,

15 Dirección Ejecutiva, Subdirección Ejecutiva; y que esta Comisión Nacional no declaró con valor científico cultural, pueden ser eliminadas cuando venza la vigencia administrativa y legal determinada por el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) de Jupema, de acuerdo con los artículos No. 120, 132, 135 y 136 del Reglamento a la Ley No En cuanto a los documentos en soporte electrónico, es importante aclarar que, de conformidad con el artículo 16 de la Ley General de Control Interno Nº 8292, la institución debe documentar los sistemas, programas, operaciones del computador y otros procedimientos pertinentes a los sistemas de información, ya que esto le permitirá disponer de documentación completa, adecuada y actualizada para todos los sistemas que se desarrollan. Además, se les recuerda que se deben conservar los metadatos que permitan el acceso a la información en un futuro, de acuerdo con los lineamientos de la Directriz con regulaciones técnicas sobre administración de documentos producidos por medios automáticos, emitida por la Junta Administrativa del Archivo Nacional y publicada en La Gaceta Nº 61 de 28 de marzo de 2008, y las Normas Técnicas para la Gestión y el Control de Tecnologías de Información, (N CO- DFOE), publicada en La Gaceta Nº 119 de 21 de junio de 2007; y que la Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos No publicada en La Gaceta No. 174 del 13 de octubre del 2005, la Política de Certificados para la Jerarquía Nacional de Certificadores Registrados y la Política de Formatos Oficiales de los Documentos Electrónicos Firmados Digitalmente publicadas en el Alcance 92 a La Gaceta No. 95 del 20 de mayo del 2013 se encuentran vigentes

16 Con respecto a los tipos documentales que el CISED determinó como vigencia permanente en una oficina o en el Archivo Central, se tiene que tomar en cuenta que, de conformidad con la Resolución Nº CNSED , inciso 1 se establece que: Si estos documentos carecen de valor científico-cultural, es la oficina o la entidad productora, la responsable de custodiar permanentemente estos documentos. 2. Si los documentos en mención son declarados como de valor científico cultural, serán trasladados al Archivo Nacional para su custodia permanente, cuando se cumpla el plazo que señala la Ley Asimismo, se le consulta a la señora Calderón Torres si tiene algún comentario, consulta o duda adicional sobre la lectura del informe, a lo que responde que no. El señor Segura Meoño comenta la situación con la denuncia que la Junta Administrativa del Archivo Nacional interpuso contra Jupema, sin embargo, la señora Valverde Guevara indica que ese tema no es competencia de esta Comisión Nacional y que debe ser abordado con la Dirección General del Archivo Nacional Enviar copia de este acuerdo a las señoras Sonia Salas Badilla, Coordinadora Comisión de Prestaciones Sociales; Wendollyn Hidalgo Gómez, Coordinadora Comité de Crédito; Kattia Rojas Leiva, Coordinadora Técnica del Comité de Auditoría; Stephanie Calderón Torres, Encargada del Centro de Documentación e Información y Secretaria del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised); Xinia Wong Solano, Auditora Interna; Glenda Sánchez Brenes, Representante de la Dirección Ejecutiva; a los señores Luis Paulino Gutiérrez Sandí, Coordinador Comité de Riesgos; Brence Villalobos Zúñiga, Contralor de Servicios y Contralor Normativo; José 4 Publicada en La Gaceta Nº 101 de 27 de mayo de

17 Antonio Segura Meoño, Subdirector Ejecutivo; y al expediente de valoración documental de Jupema que esta Comisión Nacional mantiene ARTÍCULO 6. Continuación del análisis del Informe de Valoración IV TP. Asunto: Tablas de plazos de conservación de documentos. Fondo: Compañía Nacional de Fuerza y Luz (CNFL). Convocada: la señora Xinia Vargas Matamoros, Presidente del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) de la CNFL y Encargada del Archivo Central de esa institución y la señorita Camila Carreras Herrero, profesional del Departamento Servicios Archivísticos Externos asignada para el análisis de las tablas de plazos de conservación de documentos presentadas por el Cised de la CNFL. Hora: 10:00 a.m. Se deja constancia de que durante la sesión los documentos estuvieron a disposición de los miembros de la Comisión para su consulta. Al ser las 10:30 horas ingresan el señor Jorge Jiménez Espinoza, Archivista de la CNFL en representación de la señora Vargas Matamoros y la señorita Carreras Herrero quien inicia con la lectura del informe de valoración No. IV TP a partir del subfondo 3. Departamento de Desarrollo Humano.---- ACUERDO 5 Comunicar a la señora Xinia Vargas Matamoros, Presidente del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) de la Compañía Nacional de Fuerza y Luz (CNFL) y Encargada del Archivo Central de esa institución; que esta Comisión Nacional conoció la solicitud de valoración de tablas de plazos de conservación de documentos presentada por ese Comité Institucional, mediante oficio N CISED de 17 de marzo del 2014, para el Fondo: Compañía Nacional de Fuerza y Luz (CNFL), Subfondos: Departamento de Desarrollo Humano, Sección Calidad de Vida Laboral, Consultorio Médico, Departamento de Dotación y

18 Remuneración del Recurso Humano, Sección Presupuesto y Estadística, Sección Reclutamiento y Clasificación, Sección Trámite y Nómina; y declara con valor científico cultural las siguientes series documentales: Fondo: Compañía Nacional de Fuerza y Luz (CNFL) Subfondo 1. Gerencia General. Subfondo 2. Dirección de Recursos Humanos. Subfondo 3. Departamento de Desarrollo Humano. Funciones: desarrollo y mantenimiento de un sistema de Salud Integrado que contemple la prevención, mantenimiento y educación para el estricto cumplimiento de las leyes y reglamentos retenidos a la protección de los trabajadores en materia de salud física, social y emocional para mejorar la calidad de vida y productividad del capital humano de CNFL Tipo documental Expediente sobre accesibilidad. Original sin copia. Contenido: acciones tomadas con el fin de aplicar todo lo estipulado en la Ley Fechas extremas: Cantidad: 0.9 metros. Soporte: papel y electrónico. Vigencia administrativa-legal: Papel: 10 años en la oficina y 0 años en el Archivo Central Valor científico cultural Sí. Ya que refleja el interés de la Compañía en cumplir la normativa nacional e internacional sobre los derechos de las personas con discapacidad Subfondo 1. Gerencia General. Subfondo 2. Dirección de Recursos Humanos. Subfondo 3. Departamento de Dotación y Remuneración del Recurso Humano. Subfondo 4. Sección Trámite y Nómina. Funciones: establece procesos que permitan tramitar de manera oportuna y eficaz la cancelación de beneficios y salarios

19 a los funcionarios de la CNFL, mediante la utilización óptima de los recursos humanos y técnicos. Elabora y cancela las planillas de salario ordinario bisemanal, semanal y viáticos y alquiler de motocicletas, así como las planillas especiales de pensionados, de aguinaldo, salario escolar, reasignaciones y aumentos generales. Control, revisión y cancelación de los aumentos, deducciones y otros procesos menores Tipo documental Valor científico cultural Expediente de personal. Original. Sí 5. Ya que refleja la situación Copia: dependencias internas CNFL. Contenido: laboral de los empleados que 5 Esta serie documental fue declarada con valor científico-cultural en sesión de la CNSED N de 8 de abril de 1994, Compañía Nacional de Fuerza y Luz, subfondo Dirección Administrativa, Departamento de Recursos Humanos, Sección de Trámite y Nómina, de acuerdo con lo estipulado en el Informe de Selección N En dicha ocasión se indicó la siguiente información: Expedientes, su valor científico-cultural es parcial. Incluir la siguiente modificación: Se deben conservar permanentemente los expedientes de exempleados que hayan ocupado puestos de mando en la Junta Directiva o la Gerencia, o que, sin importar su puesto, hayan laborado durante más de 25 años en la institución. Además, fue declarado en sesión de la CNSED N de 9 de noviembre de 2005, Compañía Nacional de Fuerza y Luz, subfondo Dirección de Recursos Humanos, Departamento: Remuneración Recurso Humano, Sección Trámite y Nómina, de acuerdo con lo estipulado en el Informe de Selección N En dicha ocasión se indicó la siguiente información: Expedientes de personal (originales), Conservación permanente: Sí, una muestra de los expedientes de funcionarios que han ocupado puestos de nivel superior, o se han destacado en algún aspecto del quehacer institucional. La escogencia será a juicio del Encargado del Archivo Central, con el asesoramiento de las Jefaturas que sean necesarias. Igualmente, en sesión de la CNSED N de 23 de setiembre de 2009, Compañía Nacional de Fuerza y Luz, subfondo Dirección de Recursos Humanos, Departamento de Desarrollo Humano, Departamento Dotación y Remuneración del Recurso Humanos, Sección Trámite y Nómina, de acuerdo con lo estipulado en el Informe de Selección N En dicha ocasión se indicó la siguiente información: Expedientes de personal, contiene toda la documentación producida por la gestión y administración del recurso humano de cada funcionario de la CNFL, original, cantidad: 105 metros, fechas extremas: , valor científico-cultural, Sí. Conservar una muestra (máxima de 2% de expedientes de los funcionarios que se han destacado por su influencia en el desarrollo institucional o por la jerarquía de los puestos que ocuparon de acuerdo al criterio de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, en la sesión no del 22 de marzo del 2000 y ratificado en la sesión N del 02 de julio del En el presente informe se recomienda mantener esta declaratoria, pero con una muestra del 5% de los expedientes correspondientes a funcionarios que se han destacado por su influencia en el desarrollo institucional o por la

20 toda la documentación producida por la gestión y administración del recurso humano de cada funcionario de la CNFL. Fechas extremas: Cantidad: metros. Soporte: papel y electrónico. Vigencia administrativa-legal: En la oficina permanente y 50 años en el Archivo Central trabajaron en la institución durante un período determinado. Conservar una muestra del 5% de los expedientes correspondientes a funcionarios que se han destacado por su influencia en el desarrollo institucional o por la jerarquía de los puestos que ocupen, a criterio del Jefe de la Oficina Productora y del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) Las series documentales presentadas ante la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, mediante oficio N CISED de 17 de marzo del 2014, para el Fondo: Compañía Nacional de Fuerza y Luz (CNFL), Subfondos: Departamento de Desarrollo Humano, Sección Calidad de Vida Laboral, Consultorio Médico, Departamento de Dotación y Remuneración del Recurso Humano, Sección Presupuesto y Estadística, Sección Reclutamiento y Clasificación, Sección Trámite y Nómina; y que esta Comisión Nacional no declaró con valor científico cultural, pueden ser eliminadas cuando venza la vigencia administrativa y legal determinada por el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) de la CNFL, de jerarquía de los puestos que ocupen, a criterio del Jefe de la Oficina Productora y el Jefe del Archivo Central

21 acuerdo con los artículos No. 120, 132, 135 y 136 del Reglamento a la Ley No 7202 excepto las series documentales que se desglosan en el acuerdo 2 de esta acta En cuanto a los documentos en soporte electrónico, es importante aclarar que, de conformidad con el artículo 16 de la Ley General de Control Interno Nº 8292, la institución debe documentar los sistemas, programas, operaciones del computador y otros procedimientos pertinentes a los sistemas de información, ya que esto le permitirá disponer de documentación completa, adecuada y actualizada para todos los sistemas que se desarrollan. Además, se les recuerda que se deben conservar los metadatos que permitan el acceso a la información en un futuro, de acuerdo con los lineamientos de la Directriz con regulaciones técnicas sobre administración de documentos producidos por medios automáticos, emitida por la Junta Administrativa del Archivo Nacional y publicada en La Gaceta Nº 61 de 28 de marzo de 2008, y las Normas Técnicas para la Gestión y el Control de Tecnologías de Información, (N CO- DFOE), publicada en La Gaceta Nº 119 de 21 de junio de 2007; y que la Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos No publicada en La Gaceta No. 174 del 13 de octubre del 2005, la Política de Certificados para la Jerarquía Nacional de Certificadores Registrados y la Política de Formatos Oficiales de los Documentos Electrónicos Firmados Digitalmente publicadas en el Alcance 92 a La Gaceta No. 95 del 20 de mayo del 2013 se encuentran vigentes Con respecto a los tipos documentales que el CISED determinó como vigencia permanente en una oficina o en el Archivo Central, se tiene que tomar en cuenta que, de conformidad con la Resolución Nº CNSED , inciso 1 se establece que: Si 6 Publicada en La Gaceta Nº 101 de 27 de mayo de

22 estos documentos carecen de valor científico-cultural, es la oficina o la entidad productora, la responsable de custodiar permanentemente estos documentos. 2. Si los documentos en mención son declarados como de valor científico cultural, serán trasladados al Archivo Nacional para su custodia permanente, cuando se cumpla el plazo que señala la Ley Asimismo, se le consulta al señor Jiménez Espinoza si tiene algún comentario, consulta o duda adicional sobre la lectura del informe e indica que la señora Vargas Matamoros, Presidente del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) de la Compañía Nacional de Fuerza y Luz (CNFL) y Encargada del Archivo Central de esa institución está en desacuerdo con la declaratoria de valor científico cultural que los demás miembros de esta Comisión Nacional emitieron en esta sesión a la serie documental Expediente de sobre accesibilidad del subfondo 3. Departamento de Desarrollo Humano Enviar copia de este acuerdo a los señores Carlos Fernández Flores, Director de Recursos Humanos y Jefe del Departamento de Desarrollo Humano; Carlos Francisco Fernández Flores, Jefe Consultorio Médico; Luis Diego Villalobos York, Jefe Departamento de Dotación y Remuneración del Recurso Humano; Henry Corrales Solano, Jefe Sección Trámite y Nómina; y a las señoras Belda Romero Deliyore, Jefe Sección Calidad de Vida Laboral; Nidia Amador Rojas, Jefe Sección Presupuesto y Estadística; Ivannia Monge García, Jefe Sección Reclutamiento y Clasificación; dependencias de la Compañía Nacional de Fuerza y Luz (CNFL); y al expediente de valoración documental de la CNFL que esta Comisión Nacional mantiene

23 ACUERDO 6. Comunicar a la señora Xinia Vargas Matamoros, Presidente del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) de la Compañía Nacional de Fuerza y Luz (CNFL) y Encargada del Archivo Central de esa institución; que esta Comisión Nacional conoció la solicitud de valoración de tablas de plazos de conservación de documentos presentadas por ese Comité Institucional, mediante oficio N CISED de 17 de marzo del 2014, para el Fondo: Compañía Nacional de Fuerza y Luz (CNFL); y que luego de conocer el informe de valoración IV TP realizado por la señorita Camila Carreras Herrero, profesional del Departamento Servicios Archivísticos Externos asignada para el análisis de la valoración documental presentada por el Cised de la CNFL; se retoma lo siguiente: En la serie documental Programas de capacitación del subfondo Sección de Capacitación, se indicó en el pie de página Nº 13 del informe de valoración IV TP lo siguiente Esta serie documental fue declarada con valor científicocultural en sesión de la CNSED N de 24 de mayo de 2006, Compañía Nacional de Fuerza y Luz, subfondo Dirección de Recursos Humanos, Departamento Desarrollo Humano, Sección de Capacitación, de acuerdo con lo estipulado en el Informe de Valoración N En dicha ocasión se indicó la siguiente información: Programas de Capacitación : propuestas anuales para efectuar la capacitación institucional. Indica los cursos, a quiénes están dirigidos, etc., fechas extremas: , cantidad: 0.04 m, valor científico-cultural: Sí. También, en sesión de la CNSED N de 23 de setiembre de 2009, Compañía Nacional de Fuerza y Luz, subfondo Dirección de Recursos Humanos, Departamento de Desarrollo Humano, Sección de Capacitación, de acuerdo con lo

24 estipulado en el Informe de Selección N En dicha ocasión se indicó la siguiente información: Programas de capacitación, programa de capacitación, propuestas anuales para efectuar la capacitación a nivel de la Compañía. Indica los cursos, a quienes están dirigidos, costos y otros, fechas extremas: , cantidad: 0.10 metros, valor científico-cultural, Sí. Declarado con valor científicocultural en sesión de la CNSED. Sin embargo, en el presente informe no se recomienda mantener esta declaratoria, ya que se considera que los programas de capacitación interna son de interés interno de las entidades, pero no cuentan con un interés científico-cultural Por lo tanto, esta Comisión Nacional le informa que se levanta la declaratoria de valor científico cultural de la serie documental Programas de capacitación emitida por este órgano colegiado en la sesión Nº de 24 de mayo del Enviar copia de este acuerdo al señor Orlando Hernández Cordero, Jefe Sección Capacitación y al expediente de valoración documental de la CNFL que esta Comisión Nacional mantiene.- CAPÍTULO V. CORRESPONDENCIA ARTICULO 7. Oficio DCOMP de 10 de junio del 2014, suscrito por el señor Luis Carlos Rodríguez Carballo, Jefe del Departamento de Cómputo, mediante el cual da respuesta al acuerdo No. 12 de la sesión No relacionado con la solicitud de instalar en los equipos de cómputo asignados a los profesionales del Departamento Servicios Archivísticos Externos que realizan análisis de valoración documental; las herramientas informáticas que se requieran a fin de que puedan validar las firmas digitales que se incorporen en los trámites que las instituciones del Sistema Nacional

25 de Archivos presentan ante este órgano colegiado. Acuerdo comunicado mediante oficios CNSED de 05 de mayo del 2014 y CNSED de 14 de febrero del En el oficio DCOMP también se da respuesta al acuerdo No. 13 de la sesión No relacionado con la solicitud de creación de un repositorio digital para la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, de forma tal que se almacenen los documentos electrónicos que este órgano colegiado recibe y tramita, específicamente con los expedientes de valoración documental que cuentan con declaratoria de valor científico cultural; por lo que el repositorio digital deberá contar con respaldos, programas de migración y los niveles de seguridad requeridos a fin de que la información que se almacene no se altere o se elimine. Acuerdo comunicado mediante oficios CNSED de 05 de mayo del 2014 y CNSED de 14 de febrero del El señor Rodríguez Carballo indicó que se procederá a instalar en los equipos de los profesionales del departamento de Servicios Archivísticos externos los componentes requeridos para permitir que desde dichos equipos puedan validarse la autenticidad de los documentos electrónicos firmados digitalmente / / para la creación de un repositorio digital les hago saber que de momento no es posible implementar una solución de este tipo para preservación digital de largo plazo. Sin embargo, / / es posible configurar dos repositorios de almacenamiento: uno de consulta en el que los expedientes declarados se conservan para efectos de acceso y consulta, y otro definitivo en el que los documentos y/o expedientes se conservan con políticas de seguridad física y lógica que aseguren que no puedan ser alterados y con acceso restringido / / el mecanismo anterior no resolvería lo correspondiente a la clasificación y descripción archivística de dichos documentos y/o expediente

26 ACUERDO 7. Solicitar a la señora Jackeline Espinoza Rey, Coordinadora del Archivo Central de la Dirección General del Archivo Nacional que defina las políticas en materia de gestión documental que deberá seguir este órgano colegiado para producir, custodiar y mantener los documentos y expedientes que produce o recibe en soporte electrónico, de acuerdo con los espacios de almacenamiento que el Departamento de Cómputo establecerá. Enviar copia de este acuerdo a la señora Virginia Chacón Arias, Directora General del Archivo Nacional; al señor Luis Carlos Rodríguez Carballo, Jefe del Departamento de Cómputo y a la señora Graciela Chaves Ramírez, Jefe del Departamento Administrativo Financiero ARTICULO 8. Copia del oficio DG de 10 de junio del 2014 recibido el 11 de junio del 2014, suscrito por la señora Virginia Chacón Arias, Directora General del Archivo Nacional, mediante el cual traslada copia del oficio CISED sin fecha suscrito por las señoras Myrna Montejo Merino y Wendy Solano Irola, Presisdente y Representante Legal respectivamente, del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) del Instituto Nacional de Vivienda y Urbanismo (Invu). Las señoras Montejo Merino y Solano Irola adjuntan el informe final de gestión del Cised del Invu dado que dejaron de laborar para esa institución desde el 30 de mayo del SE TOMA NOTA ARTÍCULO 9. Copia del oficio DG de 11 de junio del 2014 recibido el 12 de junio del 2014, suscrito por la señora Virginia Chacón Arias, Directora General del Archivo Nacional, mediante el cual se refiere al oficio DSAE de 27 de mayo del 2014 suscrito por la señora Ivannia Valverde Guevara, Jefe del Departamento Servicios Archivísticos Externos relacionado con el ingreso de las tablas de plazos de

27 conservación de documentos de la Promotora de Comercio Exterior en soporte electrónico con firma digital ACUERDO 8. Comunicar a los profesionales del Departamento Servicios Archivísticos Externos que esta Comisión Nacional aceptará la presentación de documentos electrónicos firmados digitalmente como el documento original con equivalencia funcional y probatoria de acuerdo con lo que dispone la Ley de Certificados, firmas digitales y documentos electrónicos, N 8454 y con esto se cumple el requisito número 12 del Instructivo para la elaboración de Tablas de plazos de conservación de documentos y/o valoraciones parciales" referenciado en la Guía de Trámites y Servicios de la Dirección General del Archivo Nacional para el Servicio de Valoración Documental publicada en La Gaceta Digital No. 179 del 18 de setiembre del Sin embargo y para efectos internos, mientras la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos no cuente con un una gestión documental electrónica normalizada para los expedientes de valoración documental, éstos últimos deberán producirse en soporte papel, por lo que los documentos firmados digitalmente deberán imprimirse y adjuntarse al expediente respectivo ACUERDO 9. Solicitar a la señora Jackeline Espinoza Rey, Coordinadora del Archivo Central de la Dirección General del Archivo Nacional y al señor Luis Carlos Rodríguez Carballo, Jefe del Departamento de Cómputo analizar conjuntamente con la señorita Natalia Cantillano Mora, Miembro de esta Comisión; la posibilidad de implementar un sistema de gestión de documentos electrónicos como el Alfresco o algún otro que sea software sin costo para iniciar cuanto antes la gestión documental electrónica de los documentos y expedientes que este órgano colegiado produce y recibe en el ejercicio

28 de sus funciones. Enviar copia de este acuerdo a la señora Virginia Chacón Arias, Directora General del Archivo Nacional ARTÍCULO 10. Oficio CISED-RN de 05 de abril del 2014 recibido el 16 de junio del 2014, suscrito por la señora Wendy Martínez Jiménez, Secretaria del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) del Registro Nacional, mediante el cual indica que los oficios CNSED y CNSED hace referencia a tres documentos anexos que no se adjuntaron. Esos oficios se refieren a la situación de las fotografías del Instituto Geográfico Nacional ACUERDO 10. Trasladar a la señora Wendy Martínez Jiménez, Secretaria del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) del Registro Nacional copia de los oficios DSAE de 22 de octubre del 2013, DC de 12 de marzo del 2014 y DCOMP de 14 de marzo del ARTÍCULO 11. Oficio ADI de 09 de junio del 2014 recibido el 16 de junio del 2014, suscrito por la señora Maribel Salazar Valverde, Directora Área de Desarrollo Institucional de la Procuraduría General de la República, mediante el cual indica que desde el año 2013 se inició un proyecto de digitalización, con el propósito de disminuir el uso de papel, agilizar la búsqueda de datos y aprovechar al máximo los recursos tecnológicos de la Procuraduría General de la República, dicho proyecto inició con los expedientes de las Áreas sustantivas, esto por la gran cantidad de trámites asignados a los señores Procuradores / / ya que pasó de procesos atendidos en el año 2009 a procesos en el año 2013 / / Es por lo anterior, que se propuso el proyecto para digitalizar los documentos, sin embargo el trabajo debe realizarse de manera planificada y coordinada a fin de que, una vez concluido se revise