ACTA Nº Gina Monteverde Castro, Jefe Departamento de Exportaciones. German Carranza Castillo, Jefe Departamento Programas Especiales

Transcripción

1 ACTA Nº El día 4 de octubre del 2011, al ser la 09:30 a.m. se inicia la sesión ordinaria de la Comisión de Control Interno del Servicio Fitosanitario del Estado, en la Sala de Biotecnología del SFE, con la participación de los siguientes miembros: Magda González Arroyo, Directora SFE Gina Monteverde Castro, Jefe Departamento de Exportaciones German Carranza Castillo, Jefe Departamento Programas Especiales Henry Vega Vega, Jefe Departamento Administración y Financiero Elizabeth Ramírez Sandí, Jefe Departamento Vigilancia y Control Plagas Leda Madrigal Sandí, Jefe Departamento de Laboratorios Warner Herrera Méndez, Departamento de Cuarentena Jorge Araya González, Jefe departamento Insumos Didier Suárez Chaves, Jefe Sección Informática Nury Bonilla, Jefe Centro de Información y Notificación Virginia Gómez Solano, Departamento de Administración y Financiero Azarías Ruiz Villalobos, Departamento de Administración y Financiero Marianela Umanzor Vargas, Planificación y Control Interno Silvia Ramírez Moreira, Planificación y Control Interno

2 AGENDA 1. Revisión del acta anterior 2. Correspondencia recibida. 3. Avances en la implementación de las NICSP. 4. Presentación y aprobación de procedimientos. 5. Avances en la elaboración del SEVRI. 6. Asuntos Varios ASUNTOS TRATADOS 1. Se da lectura y se aprueba el acta anterior sin observaciones. 2. Correspondencia AI SFE , 19 setiembre 2011 Segundo Informe de Seguimiento: Gestión emprendida por la administración activa en la atención de las recomendaciones del informe de Auditoría Nº AI SFE SA INF denominado Determinación del estado en que se encuentra el Sistema de Control Interno del Servicio Fitosanitario del Estado. 3. El Lic. Azarias Ruiz realizó una presentación del origen de las NICSP y de las que son de aplicación para el Servicio Fitosanitario del Estado. Así como un listado de actividades que se debe desarrollar para cumplir con su implementación. Dada la relevancia del tema y el trabajo que

3 demanda su implementación en reunión de la Subcomisión de NICSP (Acta Nº ) se acordó solicitar a la Comisión de Control Interno del SFE la inclusión de: Lic. Arelys Rodríguez, Lic. Robert Elizondo, Lic. Marilyn Esquivel, Lic. José Edgar Gutiérrez y Teresita Solano. 4. La Ing. Yamileth Retana realizó la presentación de los procedimientos elaborados en el Departamento de Administración y Finanzas, específicamente para las áreas de Proveeduría, Tesorería, Recursos Humanos, Contabilidad, Ingresos, Presupuesto. Se incluyeron 2 procedimientos uno de la Unidad de Fiscalización y otro del Departamento de Vigilancia y Control de Plagas. Se adjunta el detalle de los mismos. 5. La Ing. Silvia Ramírez brindó un informe del avance en la elaboración del SEVRI, indicando que se concluyó las reuniones de trabajo y está por concluir el documento preliminar, el cual se enviará por correo electrónico para observaciones por parte de los miembros de la Comisión. 6. Se discutió sobre el mecanismo de oficialización de acuerdos de la Comisión de Control Interno, dado que la Comisión es un ente asesor. Al respecto, la Ing. Magda González manifestó que este proceso debe ser transparente y que para ella es relevante el criterio técnico, por lo tanto se establecerá una tabla de acuerdos que serán enviados a la Dirección para su análisis y aprobación.

4 Acuerdos: Asunto Acuerdo Fecha Responsable NICSP Acuerdo Nº11: Se recomienda la aprobación del Acta Nº de la Subcomisión de NICSP y la solicitud de los nuevos miembros a dicha Subcomisión. Inmediato Subcomisión NICSP Nuevos Procedimientos Acuerdo Nº12: Se recomienda la aprobación de los procedimientos Inmediato Jefes de cada departamento presentados del Departamento de Administración y Finanzas, específicamente para las áreas de Proveeduría, Tesorería, Recursos Humanos, Contabilidad, Ingresos, Presupuesto. Se incluyeron 2 procedimientos uno de la Unidad de Fiscalización y otro del Departamento de Vigilancia y Control de Plagas. Es responsabilidad del jefe de cada departamento darlos a conocer, implementarlos y supervisar su aplicación. El Área de Calidad elaborará un cronograma de auditorías a partir del 2012 y presentará a esta Comisión avances de los resultados. Aprobación de Acuerdo Nº13: Establecer un oficio Inmediato Dirección acuerdos por enumerando los acuerdos recomendados parte de la Dirección por la Comisión a partir de esta fecha.

5 LISTADO DE PROCEDIMIENTOS PROVEEDURÍA DAF CA PO 01 Solicitud para la adquisición de un bien o servicio. DAF CA PO 02 Elaboración de cartel. DAF CA PO 03 Análisis y adjudicación de ofertas. DAF CA PO 04 Recepción, almacenamiento y control de insumos. DAF CA PO 05 Cancelación de facturas comerciales. DAF CA PO 06 Exoneraciones. DAF CA PO 07 Solicitud de garantías de cumplimientos y participación. DAF CA PO 08 Ejecución de garantías. DAF CA PO 09 Elaboración de contratos. DAF CA PO 10 Cobro de multas. DAF CA PO 11 Apercibimientos. DAF CA PO 12 Aplicación de recursos de emergencias TESORERÍA DAF TS PO 01 Cancelación de facturas comerciales. DAF TS PO 02 Realización de pagos por compras urgentes del SFE. DAF TS PO 03 Reintegro de dineros de funcionarios del SFE. DAF TS PO 04 Elaboración de S.P.M (Solicitud de pago masivo) DAF TS PO 05 Elaboración de informes mensuales y anuales de retención en la fuente del 2%. DAF TS PO 06 Pago de planillas CCSS, deductoras y retenciones de cuotas estatales.daf TS PO 07 Cancelación de viáticos, reintegros, devoluciones a funcionarios y proveedores. DAF TS PO 08 Reclasificación de los dineros en la Caja Única del Estado. DAF TS PO 09 Traslados de dineros de bancos estatales a Caja Única. DAF TS PO 10 Solicitud de traslado de dinero para pago de planillas del MAG al SFE. DAF TS PO 11 Programación de Caja Única. DAF TS PO 12 Revisión sistemática al manual de procedimientos de Caja Chica

6 RECURSOS HUMANOS DAF RH PO 01 Trámite para el pago de horas extra para funcionarios de la Sede Central del SFE. UNIDAD DE FISCALIZACION AG FI PO 05 Donación de agroquímicos y equipos de aplicación DEPARTAMENTO DE VIGILANCIA Y CONTROL DE PLAGAS VCP RG 01 Reglamento para el funcionamiento de la Comisión de Emergencias Fitosanitarias CONTABILIDAD DAF CT PO 01 Determinación del Superávit libre del periodo fiscal correspondiente. DAF CT PO 02 Registro de envíos. DAF CT PO 03 Conciliaciones bancarias. DAF CT PO 04 Elaboración de Estados Financieros. DAF CT PO 05 Custodia y pérdida de documentos contables. DAF CT PO 06 Respaldo de información contable en el servidor. DAF CT PO 07 Recibo de información contable proveniente de otras áreas del departamento Administrativo Financiero. SECCION DE INGRESOS DAF IN PO 01 Devolución de dineros. DAF IN PO 02 Anulación de recibos. DAF IN PO 03 Cobro de servicios DAF IN PO 04 Envío de facturación diaria DAF IN PO 05 Cierre de caja en puntos de recaudación. DAF IN PO 06 Cobro de inspección de barcos. DAF IN PO 07 Autorización de personal para la recaudación de ingresos

7 PRESUPUESTO DAF PS PO 01 Elaboración de presupuesto de cuenta especial, emergencias y otros DAF PS PO 02 Elaboración de presupuesto extraordinario de la cuenta especial del SFE. DAF PS PO 03 Aplicación de solicitudes de caja chica al presupuesto institucional. DAF PS PO 04 Aplicación de solicitudes de reintegro al presupuesto institucional. DAF PS PO 05 Aplicación de órdenes de inicio al presupuesto institucional. DAF PS PO 06 Ingreso de facturas comerciales al presupuesto institucional. DAF PS PO 07 Elaboración de certificación de fondos. DAF PS PO 08 Modificaciones al presupuesto institucional.