DEPARTAMENTO DE GESTIÓN DE INFORMACIÓN Y ARCHIVO

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1 GETIÓN DE INFORMACIÓN Y ARCHIVO ETRUCTURA PARA LA CONERVACIÓN EN OPORTE DIGITAL DE DOCUMENTO ELECTRÓNICO FIRMADO DIGITALMENTE Y LA COPIA DIGITALIZADA DE LO DOCUMENTO PRODUCIDO EN OPORTE PAPEL ELABORADO POR: LILLIANA ACUÑA CALDERÓN FECHA: Dirección: abana ur, 400 metros oeste de la Contraloría General de la República an José, Costa Rica.

2 GETIÓN DE INFORMACIÓN Y ARCHIVO TABLA DE CONTENIDO 1. INTRODUCCIÓN DEFINICIONE, TÉRMINO, ÍMBOLO, ABREVIATURA REPONABILIDADE ETRUCTURA DE CUTODIA DOCUMENTAL FICHA ETÁNDAR DE INDEXACIÓN DOCUMENTAL: CONTROL DE ELABORACIÓN, REVIIÓN Y APROBACIÓN DOCUMENTO DE REFERENCIA Dirección: abana ur, 400 metros oeste de la Contraloría General de la República an José, Costa Rica. 2

3 1. INTRODUCCIÓN DEPARTAMENTO DE GETIÓN DE INFORMACIÓN Y ARCHIVO Con el advenimiento de la Ley 8454 de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos, la mayoría de las instituciones públicas inician el proceso de firmar digitalmente sus documentos con la finalidad de disminuir la producción documental. in embargo, bajo el amparo de la ley 7202 del istema Nacional de Archivos, el artículo 6 de la Ley 8454 y la Directriz del14/11/2007 emitida por Junta Administrativa del Archivo Nacional, con las regulaciones técnicas generales y de acatamiento obligatorio en el istema Nacional de Archivos, para la gestión de documentos producidos por medios automáticos; el Departamento de Gestión de Información y Archivo ve la necesidad de normar lo referente a la gestión y conservación de los documentos electrónicos firmados digitalmente y la copia digitalizada de los documentos firmados en papel producidos en el Ministerio de Economía de Industria y Comercio. Por ello, con la finalidad de crear una estructura que permita resguardar en los repositorios de la institución los documentos electrónicos firmados digitalmente y la copia digitalizada de los documentos producidos en papel, se presenta este modelo, el cual constituye una propuesta únicamente para el resguardo de la información y un modelo para la indexación de documentos almacenados. Cabe destacar que la administración y definición de los roles de usuarios, accesos y permisos, son acciones que deberá regular el Departamento de Tecnologías de Información y Comunicación, según los requerimientos de cada dirección, departamento o unidad de la institución. Además, el departamento de TIC debe configurar un módulo que permita administrar los plazos de conservación de esta documentación, una vez se cuente con tablas de plazos de cada ente del MEIC, de forma tal, que alerte al encargado del archivo de gestión de cada oficina y al encargado del archivo central sobre ese vencimiento. A su vez, se recomienda que los archivos de gestión apliquen para la nomenclatura de los tipos documentales de la directriz de gestión documental vigente, revisen las tablas de plazos anteriores y que en caso de dudas contacten al archivista de la institución. Dirección: abana ur, 400 metros oeste de la Contraloría General de la República an José, Costa Rica. 3

4 GETIÓN DE INFORMACIÓN Y ARCHIVO 2. DEFINICIONE, TÉRMINO, ÍMBOLO, ABREVIATURA Fondo: Conjunto de documentos de archivos de toda naturaleza reunidos por una institución dentro del ejercicio de sus actividades. ubfondo: subdivisión del fondo, correspondiente al conjunto de documentos relacionados entre sí producidos por un departamento o dirección en el ejercicio de sus funciones. erie documental: con junto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados por un ente productor en el ejercicio de sus funciones. Tipo documental: es la unidad documental producida por un ente productor en el desarrollo de sus funciones. 3. REPONABILIDADE 3.1 DGIA: elabora la propuesta de una estructura que permita resguardar en los repositorios de la institución los documentos electrónicos firmados digitalmente o la copia digitalizada de los documentos producidos en papel y establece un modelo de ficha estándar para la indexación documental de los documentos almacenados. 3.2 Departamento de Tecnologías de Información y Comunicación: incluir dentro de la estructura de repositorio de documentos el modelo propuesto por la DGIA y normalizar la ficha de indexación documental de los documentos almacenados. Dirección: abana ur, 400 metros oeste de la Contraloría General de la República an José, Costa Rica. 4

5 GETIÓN DE INFORMACIÓN Y ARCHIVO 4. ETRUCTURA DE CUTODIA DOCUMENTAL e recomienda que el almacenamiento de los documentos firmados digitalmente y la copia de documentos que se custodian en la intranet se realicen en Formato PDF. e define la siguiente estructura para la custodia documental: Dirección o Departamento ubfondo Nivel 1 Departamento o Unidad ubfondo Nivel 2 erie o Tipo Documental Ordenación AÑO Ordenación cronológica. En caso de correspondencia se debe ordenar de forma descendente del más antiguo al más reciente. En el caso del expediente administrativo se debe ordenar de forma ascendente de forma tal que al revisarlo aparezca el folio más bajo. NOMENCLATURA: Año + Tipo documental + descripción (aplica Directriz de Gestión de Documentos). Dirección: abana ur, 400 metros oeste de la Contraloría General de la República an José, Costa Rica. 5

6 GETIÓN DE INFORMACIÓN Y ARCHIVO 4.1 Ejemplo : Dirección Administrativa Financiera ubfondo Nivel 1 Departamento de Gestión de Información y Archivo ubfondo Nivel Ordenación cronológica. Carpeta por año Correspondencia interna y externa erie documental DGIA-OF DGIA-OF Documentos almacenado s por nomenclatura y en orden cronológico del más antiguo al más reciente. Dirección: abana ur, 400 metros oeste de la Contraloría General de la República an José, Costa Rica. 6

7 GETIÓN DE INFORMACIÓN Y ARCHIVO 5. FICHA ETÁNDAR DE INDEXACIÓN DOCUMENTAL: Con la finalidad de crear una estructura estándar para la indexación documental se define el siguiente modelo para el registro de la documentación que ingresa en cada oficina. En el caso de existir tipos documentales que ingresen con correspondencia como por ejemplo informes, será necesario registrar este tipo documental como tal, es decir no registrarlo como correspondencia, ya que de lo contrario podría ocasionar que se mezcle con la correspondencia y se extravíe. En caso de que la persona que ingresa la información tenga dudas con respecto al tipo documental, deberá consultar al DGIA. N NOMBRE DEL CAMPO DECRIPCIÓN REQUERIDO (/N) FORMATO VALOR 1 Fecha de Ingreso Fecha del sistema. Automático del sistema. aaaa/mm/dd 8 dígitos 2 Fecha de salida Fecha del sistema. Automático del sistema. aaaa/mm/dd 8 dígitos 3 Hora de Ingreso Hora del sistema. Registro Automático. hh/mm/seg 4 Hora de salida Hora del sistema. Registro Automático. hh/mm/seg 5 Estado del documento. Refleja el estado del trámite durante el proceso. Automático del sistema. Lista de elección (Orden ecuencial) Registrado Asignado Firmado Enviado Dirección: abana ur, 400 metros oeste de la Contraloría General de la República an José, Costa Rica. 7

8 GETIÓN DE INFORMACIÓN Y ARCHIVO 6 Número de Registro Número consecutivo con el cual se registra el documento en el sistema (Automático del sistema). 7 Consecutivo entrante Número de consecutivo de la documentación entrante asignado por el remitente. N Alfanumérico Indexación Manual 8 Consecutivo saliente Número de consecutivo de la documentación saliente. Automático del sistema. Alfanumérico Ej: DGIA-OF (Aplica Directriz de Gestión de Documentos). 9 Tipo o serie documental Definir el tipo o serie documental (Revisión de Tabla de Plazos) de cada departamento). Lista de elección (Orden Alfabético) Correspondencia Informes Asunto Hace referencia al asunto o motivo que dio origen al documento. Texto 10 Campo de Captura Manual 11 Ente remitente / destinatario Hare referencia al ente remitente / destinatario Lista de elección (Orden Alfabético) (Cargar lista de instituciones por orden alfabético). Dirección: abana ur, 400 metros oeste de la Contraloría General de la República an José, Costa Rica. 8

9 GETIÓN DE INFORMACIÓN Y ARCHIVO 12 Departamento o Dirección asignado Hace referencia al departamento asignado para elabora el borrador de respuesta. Texto Lista de elección (Orden Alfabético) (Cargar lista de direcciones o departamentos por orden alfabético). 13 Funcionario Asignado Hace referencia al nombre del funcionario asignado para elaborar el borrador de respuesta. Texto Lista de elección (Orden Alfabético) (Cargar lista de funcionarios por departamento en orden alfabético). 6. CONTROL DE ELABORACIÓN, REVIIÓN Y APROBACIÓN Este documento fue elaborado, actualizado, revisado y aprobado por los funcionarios que se citan a continuación: ELABORÓ PUETO FECHA Lilliana Acuña Calderón Archivista REVIÓ /APROBÓ PUETO FECHA Olga María Rodríguez Blanco Jefe del Departamento de Gestión de Información y Archivo Dirección: abana ur, 400 metros oeste de la Contraloría General de la República an José, Costa Rica. 9

10 GETIÓN DE INFORMACIÓN Y ARCHIVO 7. DOCUMENTO DE REFERENCIA Gobierno de Costa Rica. (2002). Ley del istema Nacional de Archivos 7202 y su reglamento. an José, C.R: Imprenta Nacional. Ministerio de Economía, Industria y Comercio (2013). Reglamento a la Ley N 6054 "Ley Orgánica del Ministerio de Economía, Industria y Comercio". Decreto Ejecutivo N MEIC. an José, C. R: Imprenta Nacional Ministerio de Economía, Industria y Comercio. (2006). Reglamento Interno del Archivo Central del Ministerio de Economía, Industria y Comercio. Decreto Ejecutivo N an José, C.R.: Imprenta Nacional.. Lilliana Acuña Calderón Archivista Departamento Gestión de Información y Archivo Ministerio de Economía, Industria y Comercio Dirección: abana ur, 400 metros oeste de la Contraloría General de la República an José, Costa Rica. 10