MANUAL DE ADMINISTRACIÓN DE USUARIOS Y FUNCIONES DEL E-SIGEF Y E-SIPREN

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1 VIGENCIA DESDE VERSIÓN CÓDIGO A P1 MANUAL DE ADMINISTRACIÓN DE USUARIOS Y FUNCIONES DEL E-SIGEF Y E-SIPREN ACTIVIDAD CARGO RESPONSABLE FIRMA Aprobado por: Revisado por: Viceministro Coordinador General Administrativo Financiero Director Financiero Líder de Área Sergio Álvaro Sáenz Marco Cazco Cazco Verónica Herrera Amparo Betancourt FECHA Día/Mes/Año Director de Talento Humano Adriana Murillo Analista de Desarrollo Institucional Elisa Bravo Elaborado por: GEDLATIN S.A. Consultoría de Procesos Equipo Consultor 03/01/2012 VERSIÓN: 2 PÁGINA: 1/12

2 CONTROL DE CAMBIOS Descripción del cambio Elaboración del Manual de administración usuarios y funciones del E-SIGEF, Y E-SIPREN Fecha de modificación Realizado por Nombre Cargo 03/01/2012 GEDLATIN S.A. Consultores VERSIÓN: 2 PÁGINA: 2/12

3 ÍNDICE 1 OBJETIVO ALCANCE USUARIO MARCO NORMATIVO POLÍTICAS INTERNAS ESTRUCTURA DEL PROCEDIMIENTO GRÁFICO DE LA ESTRUCTURA DEL PROCEDIMIENTO DESCRIPCIÓN DE LA ESTRUCTURA DEL PROCEDIMIENTO DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO INDICADORES GLOSARIO DE TÉRMINOS ESPECÍFICOS DEL PROCEDIMIENTO ANEXOS Anexo Nro. 1 Carta para coordinación de Parametrización de funciones Anexo Nro. 2 Memorándum de administración de usuario VERSIÓN: 2 PÁGINA: 3/12

4 1 OBJETIVO Administrar el acceso al sistema ESIGEF y ESIPREN a los funcionarios del Ministerio de Inclusión Económica y Social de acuerdo a su rol, perfil y estado. 2 ALCANCE Este procedimiento aplica a los usuarios de las 54 Entidades Operativas Desconcentradas para el acceso al E-SIGEF y E-SIPREN en lo que respecta a activación de usuarios y funciones 3 USUARIO Todos los funcionarios que requieran de acceso al E-SIGEF y E-SIPREN 4 MARCO NORMATIVO NORMATIVA VIGENCIA PUBLICACIÓN Normas de seguridad para contraseñas de usuarios de aplicaciones del Ministerio de Finanzas Instructivo de administración de usuarios y funciones en el Sistema E-SIGEF y E-SIPREN N/A N/A N/A N/A VERSIÓN: 2 PÁGINA: 4/12

5 5 POLÍTICAS INTERNAS El criterio de análisis de las solicitudes se realizará en base al perfil del cargo y a la función desempeñada de cada uno de los funcionarios del Ministerio de Inclusión Económica y Social. El Director detic spodrá delegar su clave a sus funcionarios para la atención de requerimientos en la administración de usuarios bajo la firma de un acta de delegación de responsabilidad. La firma del Director Financiero podrá delegar al analista de mesas de ayuda, la tramitación de la gestión de claves. Todas las respuestas a las solicitudes de administración de usuarios y funciones del E-SIGEF, y E-SIPREN deberán ser realizadas por escrito. Las solicitudes de las Entidades Operativas Desconcentradas fuera de la planta central se despacharán en sobre cerrado y dirigido al Director de la Unidad en donde labora el funcionario solicitante. Las solicitudes de desactivaciones de claves en el caso de servidores públicos que ya no formen parte de la institución, se receptarán través de la unidad de Talento Humano. Las solicitudes de reactivación de claves, por responsabilidad demostrada del usuario, serán sancionadas de conformidad con lo dispuesto por la Dirección Financiera. El manejo de claves será personal e intransferible. VERSIÓN: 2 PÁGINA: 5/12

6 6 ESTRUCTURA DEL PROCEDIMIENTO MANUAL DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA 6.1 GRÁFICO DE LA ESTRUCTURA DEL PROCEDIMIENTO Receptar requerimiento para gestión de claves Analizar requerimiento de gestión de claves en el E-SIGEF y E- SIPREN Tomar acción sobre el requerimiento Documentar la acción tomada para su distribución a los solicitantes VERSIÓN: 2 PÁGINA: 6/12

7 6.2. DESCRIPCIÓN DE LA ESTRUCTURA DEL PROCEDIMIENTO CICLO ACTIVIDAD RESPONSABLE Receptar requerimiento para gestión de claves Analizar requerimiento de gestión de claves en el E-SIGEF y E-SIPREN Tomar acción sobre el requerimiento Documentar la acción tomada para su distribución a los solicitantes Secretaria Ejecutiva 1 Analista de mesas de ayuda 2 Analista de mesas de ayuda 2, Director de TIC s o su delegado Analista de mesas de ayuda 2, Secretaria Ejecutiva 1 DOCUMENTOS ENTRADA Solicitud de gestión de claves en el sistema E-SIGEF o E-SIPREN Solicitud de gestión de claves en el sistema E-SIGEF o E-SIPREN registrada DOCUMENTOS DE SALIDA Solicitud de gestión de claves en el sistema E-SIGEF o E-SIPREN registrada Carta de solicitud de Parametrización del sistema al Ministerio de Finanzas Memorándum de respuesta a requerimiento VERSIÓN: 2 PÁGINA: 7/12

8 6.3. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO VERSIÓN: 2 PÁGINA: 8/12

9 7 INDICADORES CÓDIGO DE INDICADOR A P1.IG1 A P1.IG2 A P1.IG3 DE PRODUCTO DE PROCESO KPI Indice de relación de % de requerimientos perfiles de usuarios por tipo de solicitud del ESIGEF y ESIPREN Tiempo de respuesta de requerimiento DEFINICIÓN OPERACIONAL Mide el número de usuarios activos versus el número de usuarios totales Mide la estructura porcentual por tipo de solicitud Mide el tiempo que toma en atender el requerimiento FORMA DE CÁLCULO Ʃ de perfiles de usuarios activos / Ʃ de perfiles de usuarios totales Ʃ tipo de solicitud / Ʃ de requerimientos Ʃ tiempo de respuesta FUENTE DE CAPTURA DE DATOS Listado de usuarios del Módulo de administración de usuarios del ESIGEF y ESIPREN Solicitudes de requerimientos Hora y fecha de atención del requerimiento - Hora y fecha de solicitud del requerimiento NATURALEZA DEL INDICADOR CRECIMIENTO FRECUENCIA DE MEDICIÓN NIVEL ACTUAL ene-12 feb-1mar-12 Mensual No se conoce 80,00% 85,00% 90,00% Mensual No se conoce Por definir Por definir Por definir Mensual No se conoce 1 día 1 día 1 día VERSIÓN: 2 PÁGINA: 9/12

10 8 GLOSARIO DE TÉRMINOS ESPECÍFICOS DEL PROCEDIMIENTO MANUAL DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA Depurar: Es el proceso de identificar y corregir errores en temas de duplicidades de usuarios y contraseñas. EOD: Entidades Operativas Desconcentradas. Son todas las unidades desconcentradas del Ministerio de Inclusión Económica y Social incluyendo la Planta Central. E-SIGEF: Electronic, Sistema de Gestión Financiera. E-SIPREN: Sistema Presupuestario de Remuneraciones y Nómina. Parametrización: Acción de establecer la configuración de los valores o funciones que se requieren para la operación del sistema. Usuario:Los servidores públicos que en el desempeño de sus funciones hacen uso de los servicios del sistema E-SIGEF y/o E-SIPREN. TIC S: Tecnologías de Información y Comunicación VERSIÓN: 2 PÁGINA: 10/12

11 9 ANEXOS Anexo Nro. 1 Carta para coordinación de Parametrización de funciones VERSIÓN: 2 PÁGINA: 11/12

12 Anexo Nro. 2 Memorándum de administración de usuario VERSIÓN: 2 PÁGINA: 12/12