Ausente con justificación: la señora Virginia Chacón Arias, Directora Ejecutiva de la Comisión.

Transcripción

1 Acta CNSED Acta No correspondiente a la sesión ordinaria celebrada por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, en las instalaciones de la Dirección General del Archivo Nacional en Curridabat, a partir de las 8:30 horas del día 29 de febrero de 2012; con la asistencia del señor José Bernal Rivas Fernández, Presidente de la Comisión, en representación del Presidente de la Junta Administrativa del Archivo Nacional; la señora Carmen Campos Ramírez, Subdirectora General y Jefe por recargo del Departamento Archivo Histórico y Vicepresidenta de la Comisión; el señor Raymundo Brenes Rosales, Historiador; la señorita Camila Carreras Herrero, Técnica nombrada por la Dirección General del Archivo Nacional y la señorita María Fernanda Guzmán Calderón, Secretaria del Departamento Servicios Archivísticos Externos. Ausente con justificación: la señora Virginia Chacón Arias, Directora Ejecutiva de la Comisión. Asiste: la señorita Natalia Cantillano Mora, Profesional responsable del informe de valoración de la Junta Administrativa de Servicios Eléctricos de Cartago JASEC y comisionada para la lectura del informe de valoración del Instituto de Fomento y Asesoría Municipal (IFAM). Convocados: la señora Ludy Arce Alpízar, Encargada del Archivo Central y Presidenta del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (CISED) del Instituto de Fomento y Asesoría Municipal (IFAM); el señor William Vargas Gamboa, Encargado del Proceso Archivo y Correspondencia y Presidente del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Instituto Nacional de Estadística y Censos (INEC) y la señora Karen Brenes Masís, Encargada del Archivo Central y Secretaria del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (CISED) de la Junta Administrativa de Servicios Eléctricos de Cartago (JASEC). CAPITULO I. LECTURA Y APROBACIÓN DE ACTAS Artículo 1. Lectura, comentario y aprobación del Acta ACUERDO 1: Se aprueba el Acta con correcciones. CAPTULO II. LECTURA, COMENTARIO, MODIFICACIÓN Y APROBACIÓN DE LA SIGUIENTE VALORACIÓN: Artículo 2. Informe de Valoración: IV TP Asunto: Tablas de Plazos de Conservación de Documentos Fondo: Instituto Nacional de Estadísticas y Censos (INEC) *Presentación correcciones pendientes* Subfondos: Consejo Directivo, Auditoría, Gerencia, Subgerencia, Unidad de Informática y Área de Censos de Población y Vivienda, Coordinación. Convocado: el señor William Vargas Gamboa, Encargado del Proceso Archivo y Correspondencia y Presidente del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Instituto Nacional de Estadística y Censos (INEC) Hora: 9:30 a.m.

2 Acta CNSED Se deja constancia de que durante la sesión, la solicitud de valoración de la Tabla de Plazos de Conservación de Documentos estuvo a disposición de los miembros de la Comisión para su consulta. Al ser las 9:30 horas ingresa, el señor William Vargas Gamboa, Encargado del Proceso Archivo y Correspondencia y Presidente del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Instituto Nacional de Estadística y Censos (INEC). La señorita Camila Carreras Herrero, Profesional responsable del informe; procede a exponer las correcciones a las consideraciones previas del informe de valoración, entre las cuales se destacan: (...) 3.30 Como resultado del análisis de las Tablas de Plazos de Conservación de Documentos del INEC (tracto 1), realizado en sesión de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos (CNSED) Nº de 02 de febrero de 2012, se solicitó al señor William Vargas Gamboa, Presidente del CISED de dicha institución, que remitiera el nombre y puesto de las personas que firmaron las Tablas de Plazos y que verificara las cantidades, fechas extremas y tipos documentales incluidos en algunas de las Tablas, conforme a lo expuesto en los puntos 3.7; 3.29 y siguientes del presente informe. Por esta razón, mediante acuerdo 2 de la citada sesión, se dejó pendiente de aprobación esta solicitud de valoración, hasta tanto el INEC remitiera las aclaraciones solicitadas. Asimismo, en esta sesión de la Comisión, mediante acuerdo 3 se indicó: Comunicar al Consejo Directivo del Instituto Nacional de Estadísticas y Censos (INEC), que para las Boletas del Censo de Población y Vivienda de 2011, se debe cumplir con el compromiso de formalizar la aplicación de la Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos, Nº 8454 de 30 de agosto de 2005; la Directriz con las regulaciones técnicas generales y de acatamiento obligatorio en el Sistema Nacional de Archivos, para la gestión de documentos producidos por medios automáticos, publicada en la Gaceta N 61 de 28 de marzo 2008 y la fe de erratas de la directriz, publicada en La Gaceta N 83 del 30 de abril de 2008 y las recomendaciones indicadas en el oficio DCOMP de 20 de setiembre de 2011, suscrito el señor Adolfo Barquero P, Jefe del Departamento de Cómputo del Archivo Nacional, todo ello con el fin de garantizar el cumplimiento de los requisitos y las formalidades que la ley exija; entre ellos su correcta conservación, accesibilidad y migración futura a otros soportes 3.31 En atención a lo anterior, la suscrita le remitió al señor Vargas Gamboa las citadas consultas mediante correo electrónico de 7 de febrero de 2012, las cuales fueron atendidas por el señor Vargas mediante oficio AC de 09 de febrero de 2012 (remitido al Archivo Nacional desde el 10 de febrero de 2012 por medio de correo electrónico). En dicho oficio se indicó lo siguiente: La Tabla de Plazos del Consejo Directivo: o Está firmada por el señor Jaime Vaglio Muñoz, Gerente del INEC.

3 Acta CNSED o Cantidades: - N 1 Actas del Consejo Directivo : 1 m - N 2 Expedientes de Actas del Consejo Directivo : 8 m La Tabla de Plazos de la Auditoría: o Está firmada por el señor Manuel Mejicano Domínguez, Auditor a.i o Cantidades: - N 1 Correspondencia : 6 m - N 2 Expedientes de Auditoria : 4 m - N 3 Informes de Labores : 60 cm o Todos los tipos documentales que produce y recibe la Auditoría están incluidos en la Tabla de Plazos. La Tabla de Plazos de la Gerencia: o Está firmada por el señor Jaime Vaglio Muñoz, Gerente del INEC o Cantidades: - N 1 Correspondencia : 52 m o Contenido: - N 1 Correspondencia : Cartas, Memorandos, Contratos, Resoluciones Gerenciales, Informes presupuestarios, Informes al Consejo Directivo, Convenios con diferentes instituciones nacionales o Extranjeras de Cooperación, Actas del Consejo Directivo, Correspondencia Interna enviada y recibida a las Diferentes Áreas, Unidades y Procesos, Circulares al Personal del INEC. La Tabla de Plazos de la Sub-Gerencia: o Funciones: - Coordinar el trabajo de las Unidades de Recursos Humanos, Finanzas y Presupuesto y Proveeduría - Elaborar los planes y programas estratégicos de desarrollo del Instituto en concordancia con las orientaciones emitidas por la Gerencia y mediante coordinación con las diferentes unidades funcionales. - Coordinar la elaboración del Plan Anual Operativo - Asistir al Gerente en las funciones de dirección, coordinación y control - Analizar y someter a consideración del Gerente los movimientos de personal de la entidad. - Elaborar los informes de labores periódicos y especiales que se soliciten

4 Acta CNSED Representar al Instituto en las comisiones, comités y grupos técnicos en que sea nombrado - Coordinar las actividades relacionadas con la gestión de crédito externo o Está firmada por la señora María Elena González Quesada, Subgerente del INEC o Cantidades: - N 1 Correspondencia : 5 m o Verificación de que todos los tipos documentales que se producen y reciben estén incluidos en la Tabla de Plazos presentada a valorar: Cartas, Memorandos, Informes a la Gerencia, Correspondencia interna enviada a las diferentes áreas y, unidades y procesos del INEC. La Tabla de Plazos de la Unidad de informática: o Está firmada por la señora Loraine Vargas Cordero, Coordinadora Unidad de Informática. o Cantidades: - N 1 Correspondencia : 4 m - N 2 Bases de Datos electrónicas : Se encuentra en un servidor - N 3 Expedientes sobre el desarrollo de sistemas informáticos : 5 m. Este expediente está conformado por los metadatos: Sexo, Edad, Variables a investigar en el programa. o Detalle de las bases de datos: se mantienen en CD en la Unidad de Informática y en los servidores del INEC: - Censos 1973 al Encuestas de Hogares de 1999 al Estadísticas Vitales de 1986 al Estadísticas Económicas: Exportaciones e importaciones de 1996 al Estadísticas de la Construcción - Encuesta Nacional de Ingresos y Gastos de 1988 y Indice de Precios - Censo Cafetalero 2003 y Bases Bibliográficas - Tabulados La Tabla de Plazos del Área de Censos de Población y Vivienda: o Funciones: - Mantener una estrecha comunicación con la Comisión Interinstitucional de los Censos Nacionales

5 Acta CNSED Promover la consecución de alianzas estratégicas a nivel nacional e internacional para que apoyen los censos - Informar a la Gerencia del INEC sobre las acciones correctivas necesarias para la buena marcha de los censos - Definir la estrategia de evaluación de los diferentes procesos censales - Diseñar e implementar sistemas de monitoreo, control, gestión y seguimiento a los diferentes procesos censales - Supervisar todas las actividades operativas de los censos - Elaborar la memoria censal de acuerdo a como se vayan ejecutando las diferentes etapas censales. o Está firmada por la señora Elizabeth Solano Salazar, Coordinadora del Área de Censos de Población y Vivienda. o Cantidades: - N 7.4 Boletas del Censo de Población y Vivienda 2011 : bytes (es decir 1.13 TB) 3.32 En sesión de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos (CNSED) Nº de 02 de febrero de 2012, del subfondo: Gerencia se declaró con valor científico-cultural la serie documental N 1 Correspondencia, cantidad 4 metros, fechas extremas: Sin embargo, en el oficio AC de 09 de febrero de 2012 (remitido al Archivo Nacional desde el 10 de febrero de 2012 por medio de correo electrónico), el señor William Vargas Gamboa, Presidente del CISED del INEC, corrigió la cantidad de dicha serie, para un total de 52 metros lineales de correspondencia. Por esta razón, es criterio técnico de la suscrita que la Comisión Nacional revise esta declaratoria, ya que la serie documental aumentó en 48 metros, así como, se recomienda declarar con valor científico-cultural sólo la correspondencia que sea de carácter sustantivo, a criterio del Jefe del Archivo Central, y el Jefe de la oficina productora En atención a una solicitud de la señora Virginia Chacón Arias, Directora General del Archivo Nacional, los señores Jorge Arturo Arias Eduarte, funcionario del Departamento de Cómputo y Javier Gómez Jiménez, funcionario del Departamento Servicios Archivísticos Externos, realizaron una visita de inspección al INEC, el día 13 de febrero de 2012, con el objetivo de verificar el proceso de digitalización de las boletas del censo 2011 y la existencia en soporte de papel de dichas boletas. En esta visita los señores Arias Eduarte y Gómez Jiménez concluyeron:... consideramos que el trabajo de digitalización de las boletas del censo de 2011 fue un buen trabajo tanto técnico como del punto de vista archivístico para el proceso de almacenamiento y acceso a la información, cumpliendo la directriz de documentos electrónico (sic) y su garantía de permanencia de los documentos digitales. (oficio DCOMP de 15 de febrero de 2012 remitido por el señor Jorge Arturo Arias Eduarte) A pesar de que para llegar a un mayor nivel de detalle de las búsquedas, es necesario contar con información previa, tal como la identificación de la Unidad Geo-estadística Mínima (UGM) y el Área de Empadronamiento (AE), el SIPO

6 Acta CNSED permite alcanzar hasta el nivel de distrito censal, igualmente, es posible hacer relaciones y agrupaciones por medio de diferentes variables. Asimismo, se debe mencionar que de las búsquedas realizadas todas fueron exitosas y se logró corroborar la boleta digitalizada (soporte electrónico) junto con la física (soporte papel). También, como parte de las solicitudes del Archivo Central del INEC se está confeccionando una lista de remisión que detalla la localización física y digital de las boletas. Por otro lado, se corroboró la localización de las primeras boletas recibidas, siguiendo con cajas intermedias y continuando con las últimas que ingresaron, logrando de esta manera verificar que no se ha realizado ninguna eliminación de la documentación. (oficio DSAE de 15 de febrero de 2011 remitido por el señor Javier Gómez Jiménez) Durante la lectura de las consideraciones previas, el señor Vargas Gamboa indicó lo siguiente: o Que lo consignado primeramente en las tablas de plazos fue el volumen de cuánto es lo que crecen los documentos por año (lo que se produce), no el total en metros lineales. Sin embargo, actualmente, dadas las solicitudes de corrección por parte de la señorita Camila Carreras, las cantidades reportadas sí corresponden a los totales existentes en metros lineales. o Además, comentó que dentro del instructivo para la elaboración de Tablas de Plazos no consta ninguna de las observaciones señaladas por la señorita Carreras Herrero; como por ejemplo, el detalle de las firmas, la cantidad, etc; e indicó que estos detalles no están claros en dicho documento ni se han comunicado como es debido. o En referencia a la serie documental Correspondencia indicó que la ha trabajado según un criterio discutido anteriormente en esta Comisión, que radicó en no realizar ningún expurgo a los documentos; criterio que comenta actualmente comparte dado a que él es Archivista y no un Historiador. Ante estos comentarios y/o consultas, la señorita Carreras Herrero, procedió a la lectura literalmente del Instructivo para la elaboración de Tablas de Plazos de Conservación de Documentos, publicado en el Diario Oficial La Gaceta N 195 de 10 de octubre de 2002; con el fin de aclararle al señor Vargas Gamboa sus dudas al respecto, puntualmente se dio lectura a lo siguiente: (...) 10. Cantidad: Se anota, en número de documentos o en metros lineales, la cantidad correspondiente a cada tipo documental. La medida en metro se hace tomando en cuenta el espacio que los documentos ocupan en una gaveta o una estantería. Si una oficina produce muy poco, se puede indicar en una sola cifra la totalidad de la documentación... (...) Detalles de forma que deben tomarse en cuenta

7 Acta CNSED En el encabezamiento de la fórmula debe indicarse la oficina a que corresponde, según su ubicación en la estructura organiza. Ejemplo: si es una sección, indicar a qué Departamento o Dirección pertenece. 2. Indicar el nombre de la persona que elaboro la tabla, y la fecha en que lo hizo. 3. Apuntar en la parte superior del formulario el objetivo y las funciones de la oficina. 4. Debe contarse con el visto bueno del jefe de la unidad productora, y el sello de esta unidad.... Adicionalmente, la señorita Carreras Herrero le indicó a los miembros que para el caso de las tablas de plazos presentadas no venía consignadas ni las funciones ni los objetivos. Finalmente, se aclaró al señor Vargas Gamboa que cuando se habla de metros lineales es el volumen que ocupan los documentos físicamente y no un promedio de lo que crece cada año según su producción; y que con la lectura literal del Instructivo se deja claro que los detalles sobre las firmas y cantidades si están indicados en dicho documento. El señor Vargas Gamboa, indicó no estar de acuerdo con la declaratoria recomendada para la serie documental 2.1 Correspondencia pertenecientes al subfondo de la Gerencia, ya que no comparte el criterio de seleccionar una muestra sobre este tipo documental. Posterior a la presentación de las correcciones al informe de valoración, los miembros de esta comisión acuerdan: ACUERDO 2. Aprobar la solicitud de valoración de Tablas de Plazos de Conservación de Documentos presentada por el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Instituto Nacional de Estadísticas y Censos (INEC), mediante oficio AC del 01 de setiembre de 2011, para el Fondo: Instituto Nacional de Estadísticas y Censos (INEC), Subfondos: Consejo Directivo, Auditoría, Gerencia, Sub-gerencia, Unidad de Informática. La aprobación se hace conforme a lo siguiente: 1 FONDO: INSTITUTO NACIONAL DE ESTADÍSTICA Y CENSOS (INEC) Subfondo: Consejo Directivo Funciones: 1 Determinar las políticas generales y los planes estratégicos del INEC. Aprobar el plan de trabajo, el presupuesto anual ordinario, el extraordinario y las modificaciones presupuestarias, así como acordar las inversiones de recurso, conforme a la ley. Aprobar las gestiones y los trámites de financiamiento para ejecutar las actividades del INEC. Acordar, reformar e interpretar los reglamentos internos del INEC y regular los servicios de organización y administración. Los reglamentos que, para tal efecto, emita el INEC deberán ser publicados en La Gaceta. Dictar las normas generales de organización, contratación del personal, funcionamiento de su propia auditoría interna y las demás normas para desarrollar las labores del Instituto. Asimismo, dictará las políticas para la clasificación y valoración de puestos, el régimen de salarios y otras remuneraciones del personal del Instituto. El Consejo Directivo del INEC dispondrá, mediante reglamento interno, la forma de contratación de su personal, los requisitos, las garantías y los deberes de los empleados, las vías de desarrollo y la promoción de todas las políticas en materia de recursos humanos necesarios para cumplir las funciones. Nombrar al gerente, el subgerente y el auditor interno. Definir los criterios que la administración del INEC deberá acatar para atender las solicitudes de trabajo mencionadas en el artículo 17 de esta ley. 1 Para efectos de este informe, se tomaron las funciones del Consejo Directivo expuestas en la Ley Nº 7839 del Sistema de Estadística Nacional de 15 de octubre de 1998, Sección II, que está a disposición del público en la página web del INEC: dirección electrónica:

8 Acta CNSED N orden Tipo / serie documental Vigencia Administrativa Legal Valor científico cultural 1.1 Actas del Consejo Directivo. Copia: Gerencia Contenido: Fijación de políticas y toma de decisiones de alto nivel institucional. 20 años Sí 2 Ya que reflejan la toma de decisiones en la institución Cantidad: 1 m Fechas extremas: y automatizado 1.2 Expedientes de actas del Consejo Directivo y copia Copia y copia: No se indica Contenido: Correspondencia interna y externa. Asuntos a tratar en cada sesión como: informes; presupuestos; planes operativos anuales; convenios; etc. Cantidad: 8 m 3 Fechas extremas: años Sí 4 Ya que contienen la información que sirve de insumo para la toma de decisiones en la institución y que se encuentra plasmada en las Actas del Consejo Directivo (1.1) 1.1 Subfondo 1: Consejo Directivo Subfondo 2: Auditoría Funciones: 5 Ejercer las tareas propias de su cargo, vigilando y fiscalizando la organización y el funcionamiento del Instituto. Asesorar, en materia de su competencia, al Consejo Directivo y advertirlo de las posibles consecuencias de determinadas conductas o decisiones. Vigilar el cumplimiento de las leyes, los reglamentos, las resoluciones y los acuerdos del Consejo Directivo. Las demás que fijen esa ley y su reglamento. N orden Tipo / serie documental Vigencia Administrativa Legal Valor científico cultural Correspondencia 2 años No* y copia y copia: Consejo; Gerencia Cantidad: 6 m 6 Fechas extremas: Expedientes de auditoría sin copia Contenido: Documentos de trabajo como son las pruebas testimoniales que aporten las partes involucradas en la investigación y el correspondiente informe. Cantidad: 4 m 7 Fechas extremas: [Consultado el 20 de enero de 2012]. Lo anterior, debido a que en la Tabla de Plazos presentada no se indicaron las funciones de dicho Consejo. 2 La serie documental Nº 1, Actas del Consejo Directivo fue declarada con valor científico cultural en sesión de la CNSED Nº de 07 de diciembre de 2005, informe de valoración Nº Fechas extremas: Cantidad: 1 metro. 3 Mediante oficio AC de 09 de febrero de 2012, el señor William Vargas Gamboa, Presidente del CISED del INEC, indicó que la cantidad de Expedientes de actas del Consejo Directivo corresponde a 8 m en lugar de 5 m como está consignado en la Tabla de Plazos presentada a valorar. 4 La serie documental Nº 2, Expedientes de actas del Consejo Directivo fue declarada con valor científico cultural en sesión de la CNSED Nº de 07 de diciembre de 2005, informe de valoración Nº Fechas extremas: Cantidad: 5 metros. 5 Para efectos de este informe, se tomaron las funciones de la Auditoría Interna expuestas en la Ley Nº 7839 del Sistema de Estadística Nacional de 15 de octubre de 1998, Sección IV, que está a disposición del público en la página web del INEC: dirección electrónica: [Consultado el 20 de enero de 2012]. Lo anterior, debido a que en la Tabla de Plazos presentada no se indicaron las funciones de dicha Auditoría. 6 Mediante oficio AC de 09 de febrero de 2012, el señor William Vargas Gamboa, Presidente del CISED del INEC, indicó que la cantidad de Correspondencia corresponde a 6 m en lugar de 2 m como está consignado en la Tabla de Plazos presentada a valorar. 7 Mediante oficio AC de 09 de febrero de 2012, el señor William Vargas Gamboa, Presidente del CISED del INEC, indicó que la cantidad de Expedientes de Auditoría corresponde a 4 m en lugar de 3 m como está consignado en la Tabla de Plazos presentada a valorar.

9 Acta CNSED Informes de labores 2 años No* Copia. : Consejo Contenido: Información de la gestión realizada por la Auditoría trimestralmente. Cantidad: 0.60 m 8 Fechas extremas: y automatizado 2 Subfondo 1: Gerencia Funciones: 9 Ejercer, en nombre y por cuenta del INEC, su representación judicial y extrajudicial para las funciones propias de su cargo, con las atribuciones de un apoderado generalísimo sin límite de suma. Asistir a las sesiones del Consejo Directivo, donde tendrá voz pero no voto, así como ejecutar los acuerdos y las resoluciones que el Consejo decida. Nombrar, promover, suspender y remover a los funcionarios y empleados del INEC, excepto al subgerente y el auditor interno. Para ello, aplicará las disposiciones generales establecidas en las normas de personal. Si se trata del personal de la auditoría interna, el gerente deberá contar con la aprobación del auditor interno. Proponer al Consejo, para su aprobación, las normas que estime necesarias para el desarrollo de las labores del INEC, respecto a los servicios estadísticos suministrados por el sector público. Proponer al Consejo Directivo la organización interna del INEC. Presentar al Consejo Directivo, para su aprobación, el presupuesto anual del INEC, acompañado de un plan de trabajo y las modificaciones presupuestarias requeridas en concordancia con dicho plan. Suministrar al Consejo Directivo, en forma periódica y oportuna toda la información esencial para el buen funcionamiento del INEC. Dictar normas técnicas y coordinar la ejecución de las actividades de la Institución. Elaborar la memoria anual de la Institución. Establecer la coordinación necesaria con las instituciones y dependencias del sector público, centralizado y descentralizado, en cuanto a la colaboración y el apoyo que prestarán para realizar los censos nacionales. Evaluar desde el punto de vista técnico y administrativo el desarrollo de los censos nacionales. N Tipo / serie documental Vigencia Valor científico orden 2.1 Correspondencia y copia. y copia: oficinas internas y externas Contenido: planeación, organización, dirección, control y toma de decisiones de alto nivel institucional. Contratos por servicios profesionales, técnicos y compras. Convenios de cooperación técnica o financiera con diferentes instituciones del estado y extranjero. Incluye: cartas, memorandos, contratos, resoluciones gerenciales, informes presupuestarios, informes al Consejo Directivo, convenios con diferentes instituciones nacionales o extranjeras de cooperación, actas del Consejo Directivo, correspondencia interna enviada y recibida a las diferentes áreas, unidades y procesos, circulares al personal del INEC. 10 Cantidad: 52 m 11 Fechas extremas: Administrativa Legal cultural 20 años Sí 12 Ya que refleja la toma de decisiones y su ejecución en la institución. Declarar con valor científico-cultural sólo la correspondencia que sea de carácter sustantivo, a criterio del Jefe del Archivo Central, y el Jefe de la oficina productora. 8 Mediante oficio AC de 09 de febrero de 2012, el señor William Vargas Gamboa, Presidente del CISED del INEC, indicó que la cantidad de Informes de labores corresponde a 0.60 m en lugar de 0.30 m como está consignado en la Tabla de Plazos presentada a valorar. 9 Para efectos de este informe, se tomaron las funciones de la Gerencia expuestas en la Ley Nº 7839 del Sistema de Estadística Nacional de 15 de octubre de 1998, Sección III, que está a disposición del público en la página web del INEC: dirección electrónica: [Consultado el 20 de enero de 2012]. Lo anterior, debido a que en la Tabla de Plazos presentada no se indicaron las funciones de dicha Gerencia. 10 Mediante oficio AC de 09 de febrero de 2012, el señor William Vargas Gamboa, Presidente del CISED del INEC, amplió el contenido de la correspondencia. 11 Mediante oficio AC de 09 de febrero de 2012, el señor William Vargas Gamboa, Presidente del CISED del INEC, indicó que la cantidad de Correspondencia corresponde a 52 m en lugar de 4 m como está consignado en la Tabla de Plazos presentada a valorar.

10 Acta CNSED Subfondo 1: Gerencia Subfondo 2: Sub-Gerencia Funciones: 13 Coordinar el trabajo de las Unidades de Recursos Humanos, Finanzas y Presupuesto y Proveeduría. Elaborar los planes y programas estratégicos de desarrollo del Instituto en concordancia con las orientaciones emitidas por la Gerencia y mediante coordinación con las diferentes unidades funcionales. Coordinar la elaboración del Plan Anual Operativo. Asistir al Gerente en las funciones de dirección, coordinación y control. Analizar y someter a consideración del Gerente los movimientos de personal de la entidad. Elaborar los informes de labores periódicos y especiales que se soliciten. Representar al Instituto en las comisiones, comités y grupos técnicos en que sea nombrado. Coordinar las actividades relacionadas con la gestión de crédito externo. N Tipo / serie documental orden Correspondencia y copia y copia: oficinas internas y externas Contenido: apoyo técnico y administrativo de la Gerencia. Cantidad: 5 m 14 Fechas extremas: Vigencia Valor científico Administrativa Legal cultural 5 años Sí 15 Ya que refleja la toma de decisiones y su ejecución en la institución. Conservar la correspondencia de carácter sustantivo que no se encuentre repetida con la correspondencia de la Gerencia, a juicio del Encargado del Archivo Central y el Jefe de la oficina productora. 2.2 Subfondo 1: Gerencia Subfondo 2: Unidad de Informática Funciones: 16 La Unidad Técnica de Sistemas e Informática provee soluciones tecnológicas para facilitar el manejo apropiado de las estadísticas nacionales, apoyar la gestión institucional y coadyuvar el desarrollo tecnológico del INEC a través de la investigación y normalización de los flujos de información promoviendo el desarrollo de una cultura tecnológica, con la utilización de herramientas que mejoren la productividad, simplifiquen los procesos organizacionales y optimicen el uso de los recursos. La organización de la Unidad, como órgano responsable de la gestión institucional de las Tecnologías de Información, implica el desarrollo de un equipo de trabajo profesional que actúe en forma flexible y dinámica, para poder cumplir con los objetivos institucionales. Los procesos en que se divide la UTSI son: Administración de Bases de Datos; Administración del Nodo; Administración de Redes; Administración de Servidores, Seguridad y Soporte y Desarrollo de Soluciones. Entre sus funciones se destaca: Digitación, verificación, limpieza y tabulación de los datos de la Encuesta de Hogares del 2004; Digitación, verificación, limpieza de los datos del Censo 2004; Digitación, verificación, limpieza y tabulación de los datos de la Encuesta de Ingresos y Gastos; Desarrollo del Directorio de Establecimientos; Pruebas del Sistema Estadísticas Demográficas; Mantenimiento de sistemas implantados; Soporte Técnico; Servicio de Redes y Telecomunicaciones; Administración de bases de datos relacionales; Mantenimiento del Sitio Web e Intranet y Asesoría en las adquisiciones. 12 La serie documental Nº 01, Correspondencia fue declarada con valor científico cultural en sesión de la CNSED Nº de 07 de diciembre de 2005, informe de valoración Nº Fechas extremas: Cantidad: 3 metros. 13 Mediante oficio AC de 09 de febrero de 2012, el señor William Vargas Gamboa, Presidente del CISED del INEC, indicó las funciones de la Subgerencia. 14 Mediante oficio AC de 09 de febrero de 2012, el señor William Vargas Gamboa, Presidente del CISED del INEC, indicó que la cantidad de Correspondencia corresponde a 5 m en lugar de 0.70 m como está consignado en la Tabla de Plazos presentada a valorar. 15 La serie documental Nº 01, Correspondencia no fue declarada con valor científico cultural en sesión de la CNSED Nº de 07 de diciembre de 2005, informe de valoración Nº Fechas extremas: Cantidad: 70 cm. En este informe se cambia este criterio, ya que se considera que la Subgerencia puede conservar correspondencia de carácter sustantivo que no se encuentre repetida en la Gerencia. 16 Para efectos de este informe, se tomaron las funciones de la Unidad Técnica de Sistemas e Informática de la página web del INEC: dirección electrónica: [Consultado el 20 de enero de 2012]. Lo anterior, debido a que en la Tabla de Plazos presentada no se indicaron las funciones de dicha Unidad..

11 Acta CNSED N Tipo / serie documental orden Correspondencia y copia Cantidad: 4 m 17 y copia: oficinas internas Bases de datos electrónicas y copia Copia: bóveda del Banco Central Contenido: información censos, encuestas, estadísticas vitales, importaciones, exportaciones: Censos 1973 al 2000; Encuestas de Hogares de 1999 al 2005; Estadísticas Vitales de 1986 al 2005; Estadísticas Económicas: Exportaciones e importaciones de 1996 al 2006; Estadísticas de la Construcción; Encuesta Nacional de Ingresos y Gastos de 1988 y 2004; Índice de Precios; Censo Cafetalero 2003 y 2005; Bases Bibliográficas; Tabulados. 18 Cantidad: 1 m 19 Fechas extremas: Soporte: automatizado Expedientes sobre el desarrollo de sistemas informáticos sin copia Contenido: documentos con la información del desarrollo de los sistemas informáticos. Cantidad: 5 m 21 Fechas extremas: y automatizado Vigencia Valor científico Administrativa Legal cultural 2 años No* Permanente en la oficina Permanente en la oficina Sí 20 Ya que contienen información sustantiva de censos, encuestas, estadísticas vitales, entre otras a nivel nacional, que reflejan información sobre características de la sociedad costarricense en un momento determinado Sí 23 Ya que reflejan la forma cómo se construyeron los sistemas informáticos en la institución. Conservar en soporte papel. No*: indica que se puede eliminar cuando caduque su vigencia administrativa y legal. Con respecto a los tipos documentales que el CISED determinó como vigencia permanente en una oficina o en el Archivo Central, se tiene que tomar en cuenta que, de conformidad con la Resolución Nº CNSED , inciso 1 se establece que: Si estos documentos carecen de valor científico- cultural, es la oficina o la entidad productora, la responsable de custodiar permanentemente estos documentos. 2. Si los documentos en mención son declarados como de valor científico cultural, serán trasladados al Archivo Nacional para su custodia permanente, cuando se cumpla el plazo que señala la Ley Mediante oficio AC de 09 de febrero de 2012, el señor William Vargas Gamboa, Presidente del CISED del INEC, indicó que la cantidad de Correspondencia corresponde a 4 m en lugar de 1 m como está consignado en la Tabla de Plazos presentada a valorar. 18 Mediante oficio AC de 09 de febrero de 2012, el señor William Vargas Gamboa, Presidente del CISED del INEC, detalló en contenido de las bases de datos electrónicas. 19 Mediante oficio AC de 09 de febrero de 2012, el señor William Vargas Gamboa, Presidente del CISED del INEC, indicó que las bases de datos se mantienen en CD en la Unidad de Informática y en los servidores del INEC. 20 La serie documental Nº 02, Bases electrónicas fue declarada con valor científico cultural en sesión de la CNSED Nº de 07 de diciembre de 2005, informe de valoración Nº Fechas extremas: (respaldo en CD s). Cantidad: 1 m. 21 Mediante oficio AC de 09 de febrero de 2012, el señor William Vargas Gamboa, Presidente del CISED del INEC, indicó que la cantidad de los Expedientes sobre el desarrollo de sistemas informáticos corresponde a 5 m en lugar de 3 m como está consignado en la Tabla de Plazos presentada a valorar. 22 Según indicó el señor Vargas en sesión de la CNSED Nº de 02 de febrero de 2012, estos expedientes se encuentran también en soporte papel. 23 La serie documental Nº 03, Expedientes sobre el desarrollo de sistemas informáticos fue declarada con valor científico cultural en sesión de la CNSED Nº de 07 de diciembre de 2005, informe de valoración Nº Fechas extremas: Cantidad: 3 m. 24 Publicada en La Gaceta Nº 101 de 27 de mayo de 2009.

12 Acta CNSED En cuanto a los documentos en soporte electrónico, es importante aclarar que, de conformidad con el artículo 16 de la Ley General de Control Interno Nº 8292, la institución debe documentar los sistemas, programas, operaciones del computador y otros procedimientos pertinentes a los sistemas de información, ya que esto le permitirá disponer de documentación completa, adecuada y actualizada para todos los sistemas que se desarrollan. Además, se les recuerda que se deben conservar los metadatos que permitan el acceso a la información en un futuro, de acuerdo con los lineamientos de la Directriz con regulaciones técnicas sobre administración de documentos producidos por medios automáticos, emitida por la Junta Administrativa del Archivo Nacional y publicada en La Gaceta Nº 61 de 28 de marzo de 2008, y las Normas Técnicas para la Gestión y el Control de Tecnologías de Información, (N CO-DFOE), publicada en La Gaceta Nº 119 de 21 de junio de Por tanto, de las series documentales sometidas a valoración fueron declaradas con valor científico cultural las siguientes: FONDO: INSTITUTO NACIONAL DE ESTADÍSTICAS Y CENSOS (INEC) Subfondo: Consejo Directivo N de Cantidad Serie o Tipo documental Valor científico- cultural orden Fechas Extremas 1.1 Actas del Consejo Directivo 1 m Sí 25. Ya que reflejan la toma de decisiones en la Copia: Gerencia institución Contenido: Fijación de políticas y toma de decisiones de alto nivel institucional. y automatizado 1.2 Expedientes de actas del Consejo Directivo y copia Copia y copia: No se indica Contenido: Correspondencia interna y externa. Asuntos a tratar en cada sesión como: informes; presupuestos; planes operativos anuales; convenios; etc. Subfondo: Gerencia N de orden Serie o Tipo documental 2.1 Correspondencia y copia. y copia: oficinas internas y externas Contenido: planeación, organización, dirección, control y toma de decisiones de alto nivel institucional. Contratos por servicios profesionales, técnicos y compras. Convenios de cooperación técnica o financiera con diferentes instituciones del estado y extranjero. Incluye: cartas, memorandos, contratos, resoluciones gerenciales, informes presupuestarios, informes al Consejo 8 m Cantidad Fechas Extremas 52 m Sí 27. Ya que contienen la información que sirve de insumo para la toma de decisiones en la institución y que se encuentra plasmada en las Actas del Consejo Directivo (1.1) Valor científico- cultural Sí 30. Ya que refleja la toma de decisiones y su ejecución en la institución. Declarar con valor científico-cultural sólo la correspondencia que sea de carácter sustantivo, a criterio del Jefe del Archivo Central, y el Jefe de la oficina productora. 25 La serie documental Nº 1, Actas del Consejo Directivo fue declarada con valor científico cultural en sesión de la CNSED Nº de 07 de diciembre de 2005, informe de valoración Nº Fechas extremas: Cantidad: 1 metro. 26 Mediante oficio AC de 09 de febrero de 2012, el señor William Vargas Gamboa, Presidente del CISED del INEC, indicó que la cantidad de Expedientes de actas del Consejo Directivo corresponde a 8 m en lugar de 5 m como está consignado en la Tabla de Plazos presentada a valorar. 27 La serie documental Nº 2, Expedientes de actas del Consejo Directivo fue declarada con valor científico cultural en sesión de la CNSED Nº de 07 de diciembre de 2005, informe de valoración Nº Fechas extremas: Cantidad: 5 metros.

13 Acta CNSED Directivo, convenios con diferentes instituciones nacionales o extranjeras de cooperación, actas del Consejo Directivo, correspondencia interna enviada y recibida a las diferentes áreas, unidades y procesos, circulares al personal del INEC. 28 Subfondo: Sub- gerencia. N de Serie o Tipo documental orden Correspondencia y copia y copia: oficinas internas y externas Contenido: apoyo técnico y administrativo de la Gerencia. Subfondo: Unidad de Informática. N de Serie o Tipo documental orden Bases de datos electrónicas y copia Copia: bóveda del Banco Central Contenido: información censos, encuestas, estadísticas vitales, importaciones, exportaciones: Censos 1973 al 2000; Encuestas de Hogares de 1999 al 2005; Estadísticas Vitales de 1986 al 2005; Estadísticas Económicas: Exportaciones e importaciones de 1996 al 2006; Estadísticas de la Construcción; Encuesta Nacional de Ingresos y Gastos de 1988 y 2004; Índice de Precios; Censo Cafetalero 2003 y 2005; Bases Bibliográficas; Tabulados. 33 Soporte: automatizado Cantidad Fechas Extremas 5 m Cantidad Fechas Extremas 1 m Valor científico- cultural Sí 32. Ya que refleja la toma de decisiones y su ejecución en la institución. Conservar la correspondencia de carácter sustantivo que no se encuentre repetida con la correspondencia de la Gerencia, a juicio del Encargado del Archivo Central y el Jefe de la oficina productora. Valor científico- cultural Sí 35. Ya que contienen información sustantiva de censos, encuestas, estadísticas vitales, entre otras a nivel nacional, que reflejan información sobre características de la sociedad costarricense en un momento determinado 28 Mediante oficio AC de 09 de febrero de 2012, el señor William Vargas Gamboa, Presidente del CISED del INEC, amplió el contenido de la correspondencia. 29 Mediante oficio AC de 09 de febrero de 2012, el señor William Vargas Gamboa, Presidente del CISED del INEC, indicó que la cantidad de Correspondencia corresponde a 52 m en lugar de 4 m como está consignado en la Tabla de Plazos presentada a valorar. 30 La serie documental Nº 01, Correspondencia fue declarada con valor científico cultural en sesión de la CNSED Nº de 07 de diciembre de 2005, informe de valoración Nº Fechas extremas: Cantidad: 3 metros. 31 Mediante oficio AC de 09 de febrero de 2012, el señor William Vargas Gamboa, Presidente del CISED del INEC, indicó que la cantidad de Correspondencia corresponde a 5 m en lugar de 0.70 m como está consignado en la Tabla de Plazos presentada a valorar. 32 La serie documental Nº 01, Correspondencia no fue declarada con valor científico cultural en sesión de la CNSED Nº de 07 de diciembre de 2005, informe de valoración Nº Fechas extremas: Cantidad: 70 cm. En este informe se cambia este criterio, ya que se considera que la Subgerencia puede conservar correspondencia de carácter sustantivo que no se encuentre repetida en la Gerencia. 33 Mediante oficio AC de 09 de febrero de 2012, el señor William Vargas Gamboa, Presidente del CISED del INEC, detalló en contenido de las bases de datos electrónicas. 34 Mediante oficio AC de 09 de febrero de 2012, el señor William Vargas Gamboa, Presidente del CISED del INEC, indicó que las bases de datos se mantienen en CD en la Unidad de Informática y en los servidores del INEC. 35 La serie documental Nº 02, Bases electrónicas fue declarada con valor científico cultural en sesión de la CNSED Nº de 07 de diciembre de 2005, informe de valoración Nº Fechas extremas: (respaldo en CD s). Cantidad: 1 m.

14 Acta CNSED Expedientes sobre el desarrollo de sistemas informáticos sin copia Contenido: documentos con la información del desarrollo de los sistemas informáticos. 5 m Sí 38. Ya que reflejan la forma cómo se construyeron los sistemas informáticos en la institución. Conservar en soporte papel. 36 y automatizado Comunicar al señor William Vargas Gamboa, Encargado del Proceso Archivo y Correspondencia y Presidente del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Instituto Nacional de Estadística y Censos (INEC). Enviar copia de este acuerdo al señor Jaime Vaglio Muñoz, Gerente General; al señor Manuel Mejicano Domínguez, Auditor a.i.; a la señora María Elena González Quesada, Subgerente General y a la señora Loraine Vargas Cordero, Coordinadora de la Unidad de Informática del Instituto Nacional de Estadísticas y Censos (INEC). ACUERDO FIRME. ACUERDO 3. Dejar pendiente de aprobación la solicitud de valoración de Tablas de Plazos de Conservación de Documentos presentada por el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Instituto Nacional de Estadísticas y Censos (INEC), mediante oficio AC de 01 de setiembre de 2011, para el Fondo: Instituto Nacional de Estadísticas y Censos (INEC), Subfondo: Área Censos de Población y Vivienda, Coordinación; hasta tanto el Consejo Directivo de dicho Instituto no remita su respuesta al Acuerdo 3 tomado en sesión del 02 de febrero de 2012 referente a la serie documental 7.4 Censo de población y vivienda año 2011 (boletas), respecto de cumplir con el compromiso de formalizar la aplicación de la Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos, Nº 8454 de 30 de agosto de 2005; la Directriz con las regulaciones técnicas generales y de acatamiento obligatorio en el Sistema Nacional de Archivos, para la gestión de documentos producidos por medios automáticos, publicada en la Gaceta N 61 de 28 de marzo 2008 y la fe de erratas de la directriz, publicada en La Gaceta N 83 del 30 de abril de 2008 y las recomendaciones indicadas en el oficio DCOMP de 20 de setiembre de 2011, suscrito el señor Adolfo Barquero P, Jefe del Departamento de Cómputo del Archivo Nacional. Todo lo anterior, con el fin de garantizar el cumplimiento de los requisitos y las formalidades que la ley exija; entre ellos su correcta conservación, accesibilidad y migración futura a otros soportes. Remitir la respuesta de este acuerdo antes de 10 días hábiles después de recibir este comunicado. Comunicar al señor William Vargas Gamboa, Encargado del Proceso Archivo y Correspondencia y Presidente del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Instituto Nacional de Estadística y Censos (INEC). Enviar copia de este acuerdo a la señora Virginia Chacón Arias, Directora General del Archivo Nacional y al señor Jaime Vaglio Muñoz, Gerente General del Instituto Nacional de Estadísticas y Censos (INEC). ACUERDO FIRME. 36 Según indicó el señor Vargas en sesión de la CNSED Nº de 02 de febrero de 2012, estos expedientes se encuentran también en soporte papel. 37 Mediante oficio AC de 09 de febrero de 2012, el señor William Vargas Gamboa, Presidente del CISED del INEC, indicó que la cantidad de los Expedientes sobre el desarrollo de sistemas informáticos corresponde a 5 m en lugar de 3 m como está consignado en la Tabla de Plazos presentada a valorar. 38 La serie documental Nº 03, Expedientes sobre el desarrollo de sistemas informáticos fue declarada con valor científico cultural en sesión de la CNSED Nº de 07 de diciembre de 2005, informe de valoración Nº Fechas extremas: Cantidad: 3 m.

15 Acta CNSED Artículo 3. Informe de Valoración: IV VP Asunto: Valoración parcial de documentos Fondo: Instituto de Fomento y Asesoría Municipal (IFAM) Subfondos: 1. Departamento de Contabilidad y Finanzas; 2. Oficina Triángulo de Solidaridad. Convocada: la señora Ludy Arce Alpízar, Encargada del Archivo Central y Presidenta del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (CISED) del Instituto de Fomento y Asesoría Municipal (IFAM) Hora: 9:00 a.m. Se deja constancia de que durante la sesión, la solicitud de valoración parcial de Documentos estuvo a disposición de los miembros de la Comisión para su consulta. Al ser las 10:20 horas ingresan la señora Ludy Arce Alpízar, Encargada del Archivo Central y Presidenta del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (CISED) del Instituto de Fomento y Asesoría Municipal (IFAM) y la señorita Natalia Cantillano Mora, Profesional encargada de la lectura del informe, en ausencia del señor Javier Gómez Jiménez, Profesional responsable del informe. La señorita Cantillano Mora, Profesional responsable de realizar la lectura del informe; procede a exponer las consideraciones previas del informe de valoración, entre las cuales se destacan: (...) 3.3 El día 20 de enero de 2012, el suscrito realizó una visita a las instalaciones del IFAM. Como resultado de dicha visita se lograron verificar inconsistencias entre los datos apuntados en las solicitudes de valoraciones parciales y los documentos físicos. 3.4 Por medio del oficio DSAE de 25 de enero de 2012, fueron devueltas las solicitudes correspondientes a los subfondos de Dirección de Desarrollo Municipal, Departamento de Asistencia Técnica, Departamento de Operaciones y Departamento de Proveeduría, debido a que presentaron inconsistencias relacionadas con vigencias administrativas-legales, nombres y cantidades de las series documentales. 3.5 Mediante oficio CISED de 6 de febrero de 2012, la señora Arce Alpízar, requirió el retiro de las solicitudes de valoración parcial correspondientes a las unidades de Operaciones, Desarrollo Municipal y Asistencia Técnica. Además remitió una nueva versión de la solicitud perteneciente al Departamento de Proveeduría. 3.6 Debido a la solicitud de retiro de las valoraciones parciales y a que en la nueva solicitud del Departamento de Proveeduría se mantuvieron las inconsistencias señaladas, se procedió, por medio del oficio DSAE de 10 de febrero de 2012, a realizar el archivo del trámite de los siguientes subfondos: Departamento de Operaciones, Dirección de Desarrollo Municipal, Departamento de Asistencia Técnica y Departamento de Proveeduría. Posterior al análisis del informe de valoración, los miembros de esta comisión acuerdan:

16 Acta CNSED ACUERDO 4. Aprobar la solicitud de Valoración Parcial de Documentos presentada por el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Instituto de Fomento y Asesoría Municipal (IFAM), mediante oficio CISED de 13 de diciembre de 2011, para el Fondo: Instituto de Fomento y Asesoría Municipal (IFAM), Subfondo: 1. Departamento de Contabilidad y Finanzas. La aprobación se hace conforme a lo siguiente: FONDO: INSTITUTO DE FOMENTO Y ASESORÍA MUNICIPAL (IFAM) SUBFONDO: 1. Departamento de Contabilidad y Finanzas Funciones: Registrar y controlar en materia contable y presupuestaria los documentos necesarios para emitir información sobre la situación financiera de la institución, transferir fondos a las municipalidades de acuerdo a lo establecido en las leyes, ejecutar y elaborar el presupuesto ordinario. N orden Tipo / serie documental 1.1 Correspondencia. y copia Contenido: correspondencia externa y oficios emitidos por el Departamento de Contabilidad y Finanzas. Cantidad: 3.5 m Fechas: Enteros de licores extranjeros (cancelados). Contenido: corresponde a los recibos para el pago del impuesto de licores, cerveza, vinos y similares importados, recibidos de las agencias aduanales y que incluyen la descripción y marca del artículo además de las unidades autorizadas. Cantidad: 0.5 m Fechas: Informe de auditores independientes. Copia. : Dirección Ejecutiva, Presidencia Ejecutiva Contenido: copia de los informes de auditorias realizadas a la institución. Cantidad: 0.5 m Fechas: Modificaciones al presupuesto.. Copia: Dirección Ejecutiva, Presidencia Ejecutiva Contenido: contiene la documentación correspondiente para elaborar las modificaciones presupuestarias, tanto internas como externas de la institución. Cantidad: 1 m Fechas: Vigencia Administrativa Legal Valor científico cultural 10 años No * 10 años No * 5 años No * 10 años Sí. Porque reflejan el comportamiento financiero del IFAM y sirven de ayuda para estudiar el cumplimiento de metas que sean comparables a través del tiempo, además complementan la serie documental Presupuestos Ordinarios En sesión de la CNSED Nº de 9 de marzo de 2005, fue declarada con valor científico cultural la serie documental Presupuestos Ordinarios, con fechas: , sin embargo, no se consignó la cantidad.