ARTÍCULO 1. Lectura, comentario y aprobación del acta No

Transcripción

1 ACTA No correspondiente a la sesión ordinaria celebrada por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, en las instalaciones de la Dirección General del Archivo Nacional en Curridabat, a partir de las 8:30 horas del día 26 de marzo del 2015; con la asistencia del señor Esteban Cabezas Bolaños, Presidente de esta Comisión; el señor Javier Gómez Jiménez, Jefe del Departamento Archivo Histórico y Vicepresidente de la Comisión; la señora Ivannia Valverde Guevara, Jefe del Departamento Servicios Archivísticos Externos y Secretaria Ejecutiva de la Comisión; el señor Javier Salazar Sáenz, Historiador; la señora Mellany Otárola Sáenz, Técnica nombrada por la Dirección General del Archivo Nacional y la señorita Melissa Méndez Montes, técnica del Departamento Servicios Archivísticos Externos quien levanta el acta. Ausentes con justificación: las señora Virginia Chacón Arias, Directora Ejecutiva de la Comisión. Convocados: la señora Kattia Zamora Guzmán, Jefe del Archivo Central del Tribunal Supremo de Elecciones; la señora Kattya María Castillo Romero, Encargada del Archivo Central de Consejo Nacional de Vialidad (Conavi); la señora Silvia González Ulate, Encargada del Archivo Central del Instituto Costarricense de Electricidad (ICE); el señor Carlos Sanabria González, Encargado del Área de Archivo Administrativo de la Asamblea Legislativa. Invitadas: la señorita Camila Carreras Herrero, profesional del Departamento Servicios Archivísticos Externos (DSAE) asignada para el análisis de las tablas de plazos de conservación de documentos y valoraciones parciales presentadas por el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) del ICE; y la señora María del Carmen Retana Ureña, profesional del DSAE asignada para el análisis de las tablas de plazos de conservación de documentos presentadas por los Cised de la Asamblea Legislativa CAPITULO I. LECTURA Y APROBACIÓN DE ACTAS ARTÍCULO 1. Lectura, comentario y aprobación del acta No

2 ACUERDO 1.Se aprueba con correcciones el acta No del 19 de marzo del Se deja constancia de que el señor Javier Gómez Jiménez no aprueba el acta , debido a que se tuvo que retirar al inicio de esa sesión CAPITULO II. SOLICITUDES DE VALORACIÓN PRESENTADAS POR LOS COMITÉS DE SELECCIÓN Y ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS ARTÍCULO 2. Oficio AM de 16 de marzo del 2015 recibido el 19 de marzo del 2015; suscrito por la señora Lidieth Brenes Solís, Secretaria del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) de la Municipalidad de Pococí, por medio del cual presenta 10 tablas de plazos con 80 series documentales. La solicitud incumple con los siguientes requisitos establecidos en el instructivo para la elaboración de tablas de plazos de conservación de documentos y/o valoraciones parciales: Requisito N 1. El formulario de la tabla de plazos debe tener todas las columnas debidamente cumplimentadas: A la serie documental Correspondencia enviada a diferentes instituciones perteneciente al subfondo Secretaria del Alcalde no se le indica el contenido, vigencia administrativa legal, cantidad y fechas extremas. Requisito N 2. Las tablas de plazos deben remitirse con un oficio de solicitud dirigido a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, que debe indicarse el número de sesión y fecha en que este órgano colegiado aprobó dichas tablas: En el oficio no se indica el número de sesión en que se aprobó la solicitud de valoración. Requisito N 8. Debe contar con el nombre y la firma del jefe de la unidad productora, y el sello de esta unidad, en cada uno de los folios que componen la valoración parcial: Ninguna de las tablas cuenta con el nombre del jefe de la unidad productora; además, a la tabla de plazos del subfondo Servicios Informáticos no se le consignó el sello de esa unidad. Requisito N 9. Debe contar con el nombre y firma del Presidente o Secretario del CISED y el sello de este órgano en cada una de las páginas que componen la valoración parcial: A las tablas de plazos no se les consignó el sello del Cised de la Municipalidad, si no el

3 sello de la Alcaldía. Requisito N 12. El Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos remite dos originales en soporte papel y una copia en soporte electrónico (se debe remitir al correo electrónico de la CNSED): No remitió la versión electrónica ACUERDO 2. Comunicar a la señora Lidieth Brenes Solís, Secretaria del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) de la Municipalidad de Pococí; que se devuelve sin tramitar la solicitud de tabla de plazos de conservación de documentos presentada mediante oficio AM de 16 de marzo del 2015 recibido el 19 de marzo del 2015; debido a que incumple con los siguientes requisitos establecidos en el instructivo para la elaboración de tablas de plazos de conservación de documentos y/o valoraciones parciales: Requisito N 1. El formulario de la tabla de plazos debe tener todas las columnas debidamente cumplimentadas: A la serie documental Correspondencia enviada a diferentes instituciones perteneciente al subfondo Secretaria del Alcalde no se le indica el contenido, vigencia administrativa legal, cantidad y las fechas extremas. Requisito N 2. Las tablas de plazos deben remitirse con un oficio de solicitud dirigido a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, que debe indicarse el número de sesión y fecha en que este órgano colegiado aprobó dichas tablas: En el oficio no se indica el número de sesión en que se aprobó la solicitud de valoración. Requisito N 8. Debe contar con el nombre y la firma del jefe de la unidad productora, y el sello de esta unidad, en cada uno de los folios que componen la valoración parcial: Ninguna de las tablas cuenta con el nombre del jefe de la unidad productora; además, a la tabla de plazos del subfondo Servicios Informáticos no se le consignó el sello de esa unidad. Requisito N 9. Debe contar con el nombre y firma del Presidente o Secretario del CISED y el sello de este órgano en cada una de las páginas que componen la valoración parcial: A las tablas de plazos no se les consignó el sello del Cised de la Municipalidad, si no el sello de la Alcaldía. Requisito N 12. El Comité Institucional de Selección y

4 Eliminación de Documentos remite dos originales en soporte papel y una copia en soporte electrónico (se debe remitir al correo electrónico de la CNSED): No remitieron versión electrónica. Enviar copia de este acuerdo al expediente de valoración documental de la Municipalidad de Pococi. ACUERDO FIRME CAPITULO III. LECTURA, COMENTARIO, MODIFICACIÓN Y APROBACIÓN DE LAS SIGUIENTES VALORACIONES DOCUMENTALES: ARTÍCULO 3. Análisis de las solicitudes de valoración parcial presentadas por el Tribunal Supremo de Elecciones, mediante oficios CSED y CSED del 25 de febrero del Convocada: la señora Kattia Zamora Guzmán, Jefe del Archivo Central del Tribunal Supremo de Elecciones. Hora: 8:30 a.m. Se deja constancia que durante la sesión los documentos estuvieron a disposición de los miembros de la Comisión para su consulta. Al ser las 8:30 a.m. ingresa la señora Castillo Romero y el señor Esteban Cabezas Bolaños procede con la lectura de las valoraciones parciales ACUERDO 3. Comunicar a la señora Kattia Zamora Guzmán, Jefe del Archivo Central del Tribunal Supremo de Elecciones y Presidente del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos de esa institución, que esta Comisión Nacional conoció las solicitudes de valoración parcial presentadas mediante oficios CSED y CSED del 25 de febrero del 2015, para el Fondo: Tribunal Supremo de Elecciones, Subfondos: Coordinación de Servicios Regionales y Departamento de Tecnologías de Información y Comunicación (DTIC); y le informa que NINGUNA de las series documentales sometidas a valoración fue declarada con valor científico cultural. En consecuencia, estas series pueden ser eliminadas cuando finalice la vigencia administrativa y legal establecida por el Cised del Tribunal Supremo de Elecciones de acuerdo con los artículos No. 120, 132, 135 y 136 del Reglamento a la Ley No Enviar copia de este acuerdo al señor Rodolfo Villalobos Orozco, Jefe de Coordinación de Servicios Regionales; a la señora Patricia Chacón Jiménez, Jefe del

5 Departamento de Tecnologías de Información y Comunicaciones; ambas dependencias del Tribunal Supremo de Elecciones; y al expediente de valoración del Tribunal Supremo de Elecciones que mantiene esta Comisión Nacional ARTÍCULO 4. Análisis de la solicitud de valoración parcial presentada por el Consejo Nacional de Vialidad (Conavi), mediante oficio SIA de 11 de marzo del Convocada: la señora Kattya María Castillo Romero, Encargada del Archivo Central de Conavi. Hora: 8:45 a.m. Se deja constancia que durante la sesión los documentos estuvieron a disposición de los miembros de la Comisión para su consulta. Al ser las 8:45 a.m. ingresa la señora Castillo Romero y el señor Esteban Cabezas Bolaños procede con la lectura de la valoración parcial ACUERDO 4. Comunicar a la señora Kattya María Castillo Romero, Encargada del Archivo Central del Consejo Nacional de Vialidad, que esta Comisión Nacional conoció la solicitud de valoración parcial presentada mediante oficio SIA de 11 de marzo del 2015, para el Fondo: Consejo Nacional de Vialidad, Subfondo: Departamento de Pesos y Dimensiones; y le informa que NINGUNA de las series documentales sometidas a valoración fue declarada con valor científico cultural. Se le recuerda que una valoración parcial se presenta para documentos que han perdido su vigencia administrativa y legal; por tanto, la autorización de eliminación se emite de la siguiente manera: 1. Solicitudes de permisos de carga convencional para brindar tarjeta de permiso transporte de carga. Original. Soporte papel. Vigencia administrativa-legal: 6 meses en oficina y 1 mes en Archivo Central. Cantidad: 7, 25 cm. Fechas extremas: Se autoriza la eliminación de esta serie documental para el período comprendido entre enero del 2011 y hasta julio del No se autoriza la eliminación de los documentos cuyas fechas extremas comprendan a partir del mes de agosto del 2014, ya que aún se encuentran vigentes de acuerdo con la vigencia 1 Según aclaración de la señora Kattya María Castillo Romero, Encargada del Archivo Central del Consejo Nacional de Vialidad, las fechas extremas correctas de la serie Solicitudes de permisos de carga convencional para brindar tarjeta de permiso transporte de carga son

6 administrativa legal establecida por el Cised de Conavi. 2. Solicitudes de Pesaje de Vehículos Nuevos. Original. Soporte: papel. Vigencia Administrativa legal: 6 meses en oficina y 1 mes en Archivo Central. Cantidad: 58 cm. Fechas extremas: Se autoriza la eliminación de esta serie documental para el período comprendido entre enero del 2011 y hasta julio del No se autoriza la eliminación de los documentos cuyas fechas extremas comprendan a partir del mes de agosto del 2014, ya que aún se encuentran vigentes de acuerdo con la vigencia administrativa legal establecida por el Cised de Conavi. 3. Solicitudes constancias de pesaje para inscripción. Original. Soporte: papel. Vigencia Administrativa legal: 6 meses en oficina y 1 mes en Archivo Central. Cantidad: 58 cm. Fechas extremas: Se autoriza la eliminación de esta serie documental para el período comprendido entre enero del 2012 y hasta julio del No se autoriza la eliminación de los documentos cuyas fechas extremas comprendan a partir del mes de agosto del 2014, ya que aún se encuentran vigentes de acuerdo con la vigencia administrativa legal establecida por el Cised de Conavi. 4. Solicitudes para pesaje de remolques y semirremolques. Original. Soporte: papel. Vigencia Administrativa legal: 6 meses en oficina y 1 mes en Archivo Central. Cantidad: 58 cm. Fechas extremas: Se autoriza la eliminación de esta serie documental para el período comprendido entre enero del 2012 y hasta julio del No se autoriza la eliminación de los documentos cuyas fechas extremas comprendan a partir del mes de agosto del 2014, ya que aún se encuentran vigentes de acuerdo con la vigencia administrativa legal establecida por el Cised de Conavi. Finalmente, se le informa que no se 2 Según aclaración de la señora Kattya María Castillo Romero, Encargada del Archivo Central del Consejo Nacional de Vialidad, las fechas extremas correctas de la serie Solicitudes de Pesaje de Vehículos Nuevos son Según aclaración de la señora Kattya María Castillo Romero, Encargada del Archivo Central del Consejo Nacional de Vialidad, las fechas extremas correctas de la serie Solicitudes constancias de pesaje para inscripción son Según aclaración de la señora Kattya María Castillo Romero, Encargada del Archivo Central del Consejo Nacional de Vialidad, las fechas extremas correctas de la serie Solicitudes para pesaje de remolques y semiremolques son

7 tramitarán más solicitudes de valoración parcial cuyas series documentales aún se encuentren vigentes. Enviar copia de este acuerdo al señor Carlos Miranda Chavarría, Jefe del Departamento de Pesos y Dimensiones y al expediente de valoración documental del Consejo Nacional de Vialidad que esta Comisión Nacional custodia ARTÍCULO 5. Análisis del Informe de Valoración IV TP.Asunto: Tabla de Plazos de Documentos. Fondo: Instituto Costarricense de Electricidad (ICE). Convocada: la señora Silvia González Ulate, Encargada del Archivo Central del ICE. Invitada: la señora Camila Carreras Herrero, profesional del Departamento Servicios Archivísticos Externos asignada para el análisis de las tablas de plazos presentadas por el Cised del ICE. Hora: 9:00 a.m. Se deja constancia de que durante la sesión los documentos estuvieron a disposición de los miembros de la Comisión para su consulta. Al ser la 9:00 a.m. ingresa la señora González Ulate, acompañada del señor Guillermo Alvarado Pérez, Funcionario del Archivo Central del ICE. La señora Ivannia Valverde Guevara, procede con la lectura del informe de valoración No. IV TP, realizado por la señorita Carreras Herrero, quien se encuentra en una capacitación. Se destacan las siguientes consideraciones: / / 3.6. Mediante oficio N CNSED de 27 de enero de 2015, se solicitaron al CISED del ICE algunas aclaraciones relacionadas con las tablas de plazos. Por medio del oficio de 12 de febrero de 2015, el CISED del ICE envió algunas de las respuestas y solicitó una prórroga la cual fue concedida por medio del oficio CNSED de 17 de febrero de 2014 (sic). A continuación, el detalle de las principales preguntas y las respectivas respuestas: 1.1. Dirección de Logística, Zonas de Logística: a)favor indicar si la Dirección de Logística es la misma unidad que la Dirección Administrativa Logística que cuenta con Tabla de Plazos valorada en el año 2006 (sesión N de 08 de

8 noviembre de 2006 de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos).Respuesta del CISED: Es la misma unidad, su nombre cambió a partir del 12 de agosto de 2010, cuando el Consejo Directivo del ICE acordó cambiar el nombre de la Subgerencia Administrativa Institucional por Gerencia de Logística y Recursos Institucionales Gerencia Logística y Recursos Institucionales, Dirección de Protección y Seguridad Institucional: a) Favor indicar si el apartado sobre Órgano Director de Procedimientos Administrativos de Resolución Contractual que está incluido en esta Tabla de Plazos es la misma unidad que el Proceso Órgano Director que cuenta con Tabla de Plazos valorada en el año 2008 como parte de la Subgerencia Gestión Administrativa. (Sesión N de 08 de octubre de 2008 de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos).1.3.Respuesta del CISED: Es la misma unidad. En el año 2009, se trasladó esa Unidad a la Dirección de Protección y Seguridad Institucional. 3.7.En la Tabla de Plazos de las Zonas de Logística de la Dirección de Logística se indica que es una Tabla Homologada. De lo anterior se desprende que es una Tabla de Plazos correspondiente a las Zonas de Logística con funciones homólogas. Al respecto, la resolución de la CNSED , norma indica lo siguiente: La Unidades Administrativas de una institución que ejecuten funciones y tengan una estructura orgánica homólogas, por ejemplo: sucursales, agencias, farmacias, direcciones regionales, escuelas, laboratorios, entre otros; pueden remitir a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos la solicitud de valoración documental por cada tipo de unidad administrativa siempre que esta unidad presente las mismas características en relación con las funciones que ejecutan. Por lo tanto, la solicitud debe cumplir con lo establecido en la Guía de Trámites y Servicios de la Dirección General del Archivo Nacional para el Servicio Valoración documental debiendo entenderse que las tablas de plazos de conservación de documentos o valoraciones parciales deben estar firmadas por el superior jerárquico de las unidades homólogas

9 productoras de los documentos o en su defecto el superior jerárquico de la entidad. Este tipo de valoración aplicará solamente para unidades administrativas que produzcan y reciban los mismos tipos o series documentales producto de una gestión documental normalizada (series documentales debidamente identificadas, un sistema de clasificación normalizado, entre otros) y que tengan funciones homólogas. -- ACUERDO 5. Comunicar a la señora Silvia González Ulate, Encargada del Archivo Central del Instituto Costarricense de Electricidad y Secretaria del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos de esa institución; que esta Comisión Nacional conoció la solicitud de tablas de plazos de conservación de documentos presentada por ese Comité Institucional, mediante oficio N del 28 de octubre del 2014, para el Fondo: Instituto Costarricense de Electricidad, Subfondos: Gestión Financiera de la Unidad Estratégica de Negocios (Uen) Transporte de Electricidad; Gestión de Materiales-Dirección Región Central de la Unidad Estratégica de Negocios (Uen) Servicio al Cliente Electricidad; Zonas de Logística- Dirección de Logística de la Unidad Estratégica de Negocios (Uen) Gerencia Logística y Recursos Institucionales; Dirección de Protección y Seguridad Institucional de la Gerencia Logística y Recursos Institucionales; y declara con valor científico las siguientes series documentales: FONDO: Instituto Costarricense de Electricidad. Subfondo 1: Gerencia Logística y Recursos Institucionales. Subfondo 2. Dirección de Protección y Seguridad Institucional. Órgano Director de Procedimientos Administrativos de Resolución Contractual Tipo documental Expediente administrativo de resolución contractual. Original sin copia. Contenido: Valor científico cultural Sí. 5 Porque permite conocer los procesos administrativos que la 5 En sesión de la CNSED N de 08 de octubre de 2008, informe de valoración N , subfondo: Subgerencia Gestión Administrativa, Órgano Director: se declaró con valor científicocultural: Expedientes de procedimientos administrativos de resolución contractual por fraude.

10 corresponde a la apertura de un procedimiento administrativo para las personas físicas y jurídicas que realizan un fraude en telecomunicaciones provocando un daño y perjuicio económico a la Institución. Contiene: auditoría de generación de tráfico en las rutas internacionales, informe de investigación, solicitud de apertura, nombramiento del órgano, solicitud institución ha llevado a cabo por incumplimientos en la normativa institucional y nacional. Conservar los expedientes más relevantes para el interés público a criterio del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos y el Jefe de la de instrucción, acto de apertura, acta de Oficina Productora notificación, acta de comparecencia, recomendación final, acto final, carta de liquidación o carta de finiquito. Según el caso se pueden presentar recursos de revocatoria con apelación en subsidio, recursos de amparo, correspondencia, reportes de sistemas y cualquier otro documento que se aporte como prueba para el proceso. Fechas extremas: Cantidad: 21.1 m. Soporte: papel. Vigencia Administrativa legal: En la oficina 1 año después de la carta de liquidación o de la carta de finiquito, 10 años en el Centro de Gestión Documental (CEGED) y 10 años en el Archivo Central Las series documentales presentadas ante la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, mediante oficio N del 28 de octubre Fraude en telecomunicaciones. Contiene: informe de gestión seguridad, pruebas detección, informe del cálculo de daños y perjuicios. (Fechas extremas ; cantidad 14 m. Conservar muestra máxima 1.4 m que corresponde al 10% de una cantidad total de 14 m. La selección debe ser a juicio del encargado del Archivo Central, en coordinación con el Jefe de la oficina productora de los documentos, priorizando los expedientes más relevantes por su impacto nacional)

11 del 2014, para el Fondo: Instituto Costarricense de Electricidad, Subfondos: Gestión Financiera de la Unidad Estratégica de Negocios (Uen) Transporte de Electricidad; Gestión de Materiales-Dirección Región Central de la Unidad Estratégica de Negocios (Uen) Servicio al Cliente Electricidad; Zonas de Logística- Dirección de Logística de la Unidad Estratégica de Negocios (Uen) Gerencia Logística y Recursos Institucionales; Dirección de Protección y Seguridad Institucional de la Gerencia Logística y Recursos Institucionales, pueden ser eliminadas al vencimiento de su vigencia administrativa y legal, según ha sido determinada por el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) del Instituto Costarricense de Electricidad, de acuerdo con los artículos No. 120, 132, 135 y 136 del Reglamento a la Ley No Con respecto a los tipos documentales que el Cised asignó una vigencia permanente en una oficina o en el Archivo Central, se debe tomar en cuenta lo indicado en el inciso 1 de la Resolución Nº CNSED , que establece: Si estos documentos carecen de valor científico-cultural, es la oficina o la entidad productora, la responsable de custodiar permanentemente estos documentos. 2. Si los documentos en mención son declarados como de valor científico cultural, serán trasladados al Archivo Nacional para su custodia permanente, cuando se cumpla el plazo que señala la Ley Asimismo, se le consulta a la señora González Ulate si tiene algún comentario, consulta o duda adicional sobre la lectura del informe, a lo que responde que no.--- Enviar copia de este acuerdo a los señores Mario Fonseca Ulate, Jefe Gestión Financiera de la Unidad Estratégica de Negocios (Uen) Transporte de Electricidad; Elías Morales Cambronero, Jefe de Gestión de Materiales-Dirección Región Central de la Unidad Estratégica de Negocios (Uen) Servicio al Cliente Electricidad; Luis Calvo Calderón, Jefe Zonas de Logística- Dirección de Logística de la Unidad Estratégica de Negocios (Uen) Gerencia Logística y Recursos 6 Publicada en La Gaceta Nº 101 de 27 de mayo de

12 Institucionales; Juan de la Cruz Brenes Solera, Jefe de la Dirección de Protección y Seguridad Institucional de la Gerencia Logística y Recursos Institucionales; y al expediente de valoración documental del Instituto Costarricense de Electricidad que esta Comisión Nacional custodia ARTÍCULO 6. Análisis del Informe de Valoración IV VP.Asunto: Valoración Parcial. Fondo: Instituto Costarricense de Electricidad (ICE). Convocada: la señora Silvia González Ulate, Encargada del Archivo Central del ICE. Invitada: la señora Camila Carreras Herrero, profesional del Departamento Servicios Archivísticos Externos asignada para el análisis de las tablas de plazos presentadas por el Cised del ICE. Hora: 9:00 a.m. Se deja constancia de que durante la sesión los documentos estuvieron a disposición de los miembros de la Comisión para su consulta. Al ser la 9:35 la señora Ivannia Valverde Guevara, procede con la lectura del informe de valoración No. IV VP, realizado por la señorita Carreras Herrero, quien se encuentra en una capacitación. Se destacan las siguientes consideraciones / / 3.7. Mediante oficio N CNSED de 27 de enero de 2015, se solicitaron al CISED del ICE algunas aclaraciones relacionadas con las tablas de plazos. Por medio del oficio de 12 de febrero de 2015, el CISED del ICE envió algunas de las respuestas y solicitó una prórroga la cual fue concedida por medio del oficio CNSED de 17 de febrero de 2014 (sic). Las consultas relacionadas con la valoración de la Dirección Región Chorotega fueron respondidas mediante oficio N de 27 de febrero de A continuación, el detalle de las principales preguntas y las respectivas respuestas: 1.1.UEN Servicio al Cliente de Electricidad, Dirección Región Chorotega: a) En los siguientes tipos documentales con un posible valor científico-cultural es necesario: --- Consultas Respuesta del CISED N 03 Correspondencia externa : verificar Según verificación realizada,

13 si hay documentos con fechas anteriores al año 1998; del período y posteriores al año En caso de que así sea deben incluirse en la Tabla de Plazos N 04 Correspondencia interna : verificar si hay documentos con fechas anteriores al año 1987; del período ; año 1997 y posteriores al año En caso de que así sea deben incluirse en la Tabla de Plazos N 08 Informe de Auditoría Interna : verificar si hay documentos con fechas anteriores al año 2009 y posteriores al año En caso de que así sea deben incluirse en la Tabla de Plazos N 17 Actas de acuerdos de la Cooperativa de Electrificación Rural Coopeguanacaste : verificar si hay documentos con fechas anteriores al año cuando se elaboró la solicitud de valoración parcial, se anotaron las fechas de los documentos que se tienen en custodia en una bodega de la Dirección Regional Chorotega Según verificación realizada, cuando se elaboró la solicitud de valoración parcial, se anotaron las fechas de los documentos que se tienen en custodia en una bodega de la Dirección Regional Chorotega Según verificación realizada no se tienen informes anteriores al año 2009 ni posteriores al año 2012.La oficina productora, considera que estos documentos no deben ser declarados con valor científicocultural, ya que, son copias Correspondencia a copias de Actas de Sesiones del Consejo de Administración de la Cooperativa de Electrificación Rural de 1998 y posteriores al año En caso de que así sea deben incluirse en la Tabla Guanacaste (COOPEGUANACASTE). R.L. Se de Plazos tienen solamente de esas fechas ( ) porque la Directora de

14 la Dirección Regional Chorotega fue la representante del ICE ante el Consejo de Administración de dicha Cooperativa. La oficina N 29 Expediente del Programa Triángulo de la Solidaridad Nacional de Evaluación : verificar si hay documentación con fechas anteriores y posteriores al año En caso de que así sea deben incluirse en la Tabla de Plazos. Además, ampliar el contenido e indicar los documentos que conforman el expediente N 38 Informe de la Cooperativa Electrificación Rural Guanacaste : verificar si hay documentación con fechas productora considera que no deberían declarar esos documentos con valor científico cultural porque las actas originales las mantiene en custodia la Cooperativa En la Dirección Regional Chorotega solo se custodia copias de algunos documentos que se generaron en el año 1999, relacionados con ese tema, no hay copias de documentos anteriores ni posteriores a 1999.Se aclara que por tratarse de un Programa del Gobierno los documentos originales los custodian las dependencias que estaban coordinando dicho programa, por lo tanto, no se considera necesario que se declare estos documentos con valor científico-cultural Corresponde a una copia de un informe que hace el Comité de Vigilancia de la Cooperativa de

15 anteriores y posteriores al año En Electrificación Rural de caso de que así sea deben incluirse en la Tabla de Plazos. Además, ampliar el Guanacaste (COOPEGUANACASTE) R.L al contenido N 43 Plan empresarial : verificar si hay documentación con fechas anteriores al año 1998 y posteriores al año En caso de que así sea deben incluirse en la Tabla de Plazos Consejo de Administración, el mismo se generó en el período que la Directora Regional de Chorotega fue la representante del ICE ante el Consejo de Administración de dicha Cooperativa, es por esa razón que no hay documentación anterior o posterior a dichos años. El original se encuentra en custodia de la Cooperativa, por lo tanto, la Oficina productora considera que no debe declararse este tipo documental con valor científico-cultural Según verificación realizada, cuando se elaboró la solicitud de valoración parcial, se anotaron las fechas de los documentos que se tienen en custodia. La Oficina productora considera que este tipo documental no debe declararse con valor científico-cultural, ya que, son copias, además solo contempla el Plan empresarial de la Región Chorotega

16 N 44 Presupuesto de obras : verificar si hay documentación con fechas anteriores al año 1995, el año 1998, del período y posteriores al año En caso de que así sea deben incluirse en la Tabla de Plazos Estos documentos corresponden a copias y borradores de presupuestos de obras, estimaciones de algunos casos que se analizaron y revisaron en la Dirección Regional para dar opinión y que estaban custodiados en la bodega cuando se elaboró la solicitud de valoración parcial. La oficina productora considera que estos documentos no deben declararse con valor científicocultural ya que en el Área de Gestión de Redes Eléctricas, se unifican estos documentos y se guardan electrónicamente, además en cada expediente se incluye el original del presupuesto elaborado. Estos expedientes se custodian en el Área de Desarrollo A continuación, se procede a dar respuesta a cada una de las preguntas formuladas: Por qué se tienen documentos anteriores a la fecha de creación de la Dirección Regional, si son heredados, entonces cuál es el nombre de la dependencia anterior? Es importante aclarar que en el año 2003 fue que se inició con la normalización de los documentos, tanto con los Expedientes de Clientes Baja Tensión y con los expedientes de Casos de Obras, además de la creación de las primeras tablas de plazos. Los documentos que se encuentran en la bodega de la Dirección Regional corresponden a copias de notas, estudios o

17 presupuestos que nos envían las áreas involucradas para analizar casos o solicitudes de clientes o comunidades, a fin de dar respuesta u opinión sobre asuntos determinados. Por qué hay vacíos en algunos tipos documentales? La Dirección Regional Chorotega planteó la gestión como una Solicitud de Valoración Parcial de Documentos, porque se trata de copia de documentos viejos que se solicitan a las áreas de Desarrollo, Mantenimiento o Comercial para atender consultas o dar criterios para la atención y resolución de casos, estos documentos se encuentran en el expediente del cliente o del caso, el cual es administrado y digitalizado por el CEGED ACUERDO 6. Comunicar a la señora Silvia González Ulate, Encargada del Archivo Central del Instituto Costarricense de Electricidad y Secretaria del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos de esa institución; que esta Comisión Nacional conoció la solicitud de valoración parcial presentada por ese Comité Institucional, mediante oficio N del 28 de octubre del 2014, para el Fondo: Instituto Costarricense de Electricidad, Subfondo: Dirección Región Chorotega-Direcciones Regionales-Gerencia de Electricidad de la Unidad Estratégica de Negocios (Uen) Servicio al Cliente de Electricidad; y declara con valor científico las siguientes series documentales: FONDO: Instituto Costarricense de Electricidad. Subfondo 1 Unidad Estratégica de Negocios (Uen) Servicio al Cliente. Subfondo 2 Gerencia de Electricidad. Subfondo 3. Direcciones Regionales, Dirección Región Chorotega Tipo documental Correspondencia externa. Copia. Original: Instituciones públicas del Estado y Empresas Valor científico cultural Sí. 7 Conservar la correspondencia externa relativa a objetivos o 7 En sesión de 10 de julio de 2013, la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos declaró con valor científico-cultural la Correspondencia externa de la Dirección Región Central Alajuela (Contenido: comunicaciones enviadas y recibidas de carácter administrativo resolutivo e informativo con instituciones públicas, empresas privadas y clientes. Relacionado con las labores de su área. Cantidad: 0,02 m. Soporte papel. Fechas extremas:

18 privadas. Contenido: Comunicaciones enviadas y recibidas de carácter resolutivo e informativo con entes de sector público o privado de asuntos relacionados con sus funciones. Fechas extremas: , Cantidad: 0.30 m. Soporte: papel. Vigencia Administrativa legal: En la oficina 5 años, 0 años en el Centro de funciones sustantivos de la Dirección Región Chorotega a criterio del Jefe de la Unidad Productora y del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del ICE Gestión Documental (CEGED) y 0 años en el Archivo Central Correspondencia interna. Copia. Original: Área internas del ICE y de la Dirección Regional. Contenido: Comunicaciones de carácter resolutivo e informativo enviadas y recibidas con otras dependencias internas del ICE, sobre asuntos relacionados con sus funciones. Fechas extremas: 1987, , Cantidad: 5.27 m. Soporte: papel. Vigencia Administrativa legal: En la oficina 2 años, 0 años en el Centro de Sí. 8 Conservar la correspondencia interna relativa a objetivos o funciones sustantivas de la Dirección Región Chorotega a criterio del Jefe de la Unidad Productora y del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del ICE Gestión Documental (CEGED) y 0 años en el Archivo Central Vigencia administrativa-legal: En la oficina 3 años y 1 año en el Centro de Gestión Documental (CEGED)). En el presente informe se comparte dicho criterio aplicado a la Dirección Región Chorotega En sesión de 10 de julio de 2013, la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos declaró con valor científico-cultural la Correspondencia interna de la Dirección Región Central Alajuela (Contenido: Comunicaciones enviada y recibida (sic) de carácter informativo y resolutivo con dependencias a lo interno del ICE, relacionado con las labores de su área. Cantidad: 0,60 m. Soporte papel y electrónico: Fechas extremas: Vigencia administrativa-legal: En la oficina 2 años y 1 año en el Centro de Gestión Documental (CEGED).) En el presente informe se comparte dicho criterio aplicado a la Dirección Región Chorotega

19 17. Actas de acuerdos de la Cooperativa de Electrificación Rural Coopeguanacaste. Copia. Original: Cooperativa de Electrificación Rural Coopeguanacaste. Contenido: indica las decisiones y acuerdos tomados por la Cooperativa, los cuales plasman la vinculación que existió con el ICE sobre algunos temas de interés común. Fechas extremas: Cantidad: 0.07 m. Soporte: papel. Vigencia Administrativa legal: En la oficina 5 años, 0 años en el Centro de Gestión Documental (CEGED) y 0 años en el Archivo Central Sí. 9 Ya que reflejan la toma de decisiones de la Cooperativa en materia de electrificación de la zona de la península de Nicoya. Conservar las copias de las actas ya que los documentos originales se encuentran en la Cooperativa.-- Las series documentales presentadas ante la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, mediante oficio N del 28 de octubre del 2014, para el Fondo: Instituto Costarricense de Electricidad, Subfondo: Dirección Región Chorotega-Direcciones Regionales-Gerencia de Electricidad de la Unidad Estratégica de Negocios (Uen) Servicio al Cliente de Electricidad, según ha sido determinada por el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) del Instituto Costarricense de Electricidad, de acuerdo con los artículos No. 120, 132, 135 y 136 del Reglamento a la Ley No Mediante oficio N de 27 de febrero de 2015 el CISED del ICE indicó: Correspondencia a copias de Actas de Sesiones del Consejo de Administración de la Cooperativa de Electrificación Rural de Guanacaste R.L. (COOPEGUANACASTE). Se tienen solamente de esas fechas ( ) porque la Directora de la Dirección Regional Chorotega fue la representante del ICE ante el Consejo de Administración de dicha Cooperativa La oficina productora considera que no deberían declarar esos documentos con valor científico cultural porque las actas originales las mantiene en custodia la Cooperativa Además, según se desprende de la página web de Coopeguanacaste R.L, la empresa surge en el año 1965 como Cooperativa de Electrificación Rural de Guanacaste R.L. Coopeguanacaste distribuye energía eléctrica a hogares, comercios e industrias de una extensa zona de la península de Nicoya y desarrolla proyectos hidroeléctricos y estudia otras fuentes de generación eléctrica, con el objetivo de lograr autosuficiencia energética, entre otras actividades. Información tomada de las direcciones electrónicas: y ttp:// [consultadas el 25 de marzo de 2015]

20 Con respecto a los tipos documentales que el Cised asignó una vigencia permanente en una oficina o en el Archivo Central, se debe tomar en cuenta lo indicado en el inciso 1 de la Resolución Nº CNSED , que establece: Si estos documentos carecen de valor científico-cultural, es la oficina o la entidad productora, la responsable de custodiar permanentemente estos documentos. 2. Si los documentos en mención son declarados como de valor científico cultural, serán trasladados al Archivo Nacional para su custodia permanente, cuando se cumpla el plazo que señala la Ley En cuanto a los documentos en soporte electrónico, es importante aclarar que, de conformidad con el artículo 16 de la Ley General de Control Interno Nº 8292, la institución debe documentar los sistemas, programas, operaciones del computador y otros procedimientos pertinentes a los sistemas de información, ya que esto le permitirá disponer de documentación completa, adecuada y actualizada para todos los sistemas que se desarrollan. Además, se les recuerda que se deben conservar los metadatos que permitan el acceso a la información en un futuro, de acuerdo con los lineamientos de la Directriz con regulaciones técnicas sobre administración de documentos producidos por medios automáticos, emitida por la Junta Administrativa del Archivo Nacional y publicada en La Gaceta Nº 61 de 28 de marzo de 2008, y las Normas Técnicas para la Gestión y el Control de Tecnologías de Información, (N CO-DFOE), publicada en La Gaceta Nº 119 de 21 de junio de 2007; y que la Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos No publicada en La Gaceta No. 174 del 13 de octubre del 2005, la Política de Certificados para la Jerarquía Nacional de Certificadores Registrados y la Política de Formatos Oficiales de los Documentos Electrónicos Firmados Digitalmente publicadas en el Alcance 92 a La Gaceta No. 95 del 20 de mayo del 2013 se encuentran vigentes Publicada en La Gaceta Nº 101 de 27 de mayo de

21 Asimismo, se le consulta a la señora González Ulate si tiene algún comentario, consulta o duda adicional sobre la lectura del informe, a lo que responde que no.--- Enviar copia de este acuerdo a la señora Jovita Rodríguez Murillo, Directora Dirección Región Chorotega y al expediente de valoración documental del Instituto Costarricense de Electricidad que esta Comisión Nacional mantiene ARTÍCULO 7. Análisis del Informe de Valoración IV TP.Asunto: Tablas de plazos de conservación de documentos. Fondo: Asamblea Legislativa. Convocados: el señor Leonel Núñez Arias, Director Departamento de Archivo, Investigación y Trámite de la Asamblea Legislativa y el señor Carlos Sanabria González, Encargado del Área de Archivo Administrativo de esa misma institución. Invitada: la señora María del Carmen Retana Ureña, profesional del Departamento Servicios Archivísticos Externos asignada para el análisis de las tablas de plazos presentadas por el Cised de la Asamblea Legislativa. Hora: 10:30 a.m. Se deja constancia que durante la sesión los documentos estuvieron a disposición de los miembros de la Comisión para su consulta. Al ser las 10:30 a.m. ingresa el señor Sanabria González y la señora Retana Ureña; el señor Javier Gómez Jiménez procede con la lectura del informe de valoración IV TP. Se destacan las siguientes consideraciones: / / 3.5. Mediante oficio CNSED de 05 de diciembre de 2014, se procedió a la devolución de la solicitud de valoración por presentar omisiones de fondo y forma requeridas. Mediante el oficio CNSED de 17 de diciembre de 2014 se otorgó prórroga para el envío de correcciones en atención al oficio DAIT de 17 de diciembre de Mediante el oficio CISED de 23 de enero de 2015, el señor Leonel Núñez Arias, presidente del CISED de la Asamblea Legislativa, remite aclaraciones solicitadas mediante el oficio CNSED de 05 de diciembre de Las tablas de plazos corregidas corresponden a los departamentos Dirección Ejecutiva, Archivo, Investigación y Trámite, Financiero y las unidades de Seguridad, Transportes y Ujieres,

22 aprobadas en sesión CISED de 22 de enero de Según se indica en el oficio CISED de 23 de enero de 2015, para las tablas en cuyos campos aparece N/A, solicito obviarlo debido a que se trata de tipos documentales que se dejaron de hacer o se valoran dentro de otras series documentales. Por ejemplo, en el subfondo 2.2 Comisiones, tenemos las series 11, 12, 13, 16. Que corresponde: a actas de instalación, boletas de vacaciones, comprobantes de incapacidades, boletas de horas extra, reportes del estado de expedientes. Estos se incluyen en la serie de Expediente de personal ítem 15. Para efectos del informe se omite su valoración por falta de datos Cuando se indica que el soporte es informático debe leerse como electrónico. En las tablas de plazos se omite anotar la mayoría de las veces la cantidad en dicho soporte. Según la resolución CNSED , publicada en la Gaceta de 08 de enero de 2015, la Comisión Nacional entiende como documento en soporte electrónico el documento producido con firma digital que aplique lo dispuesto en la Ley Nº 8454 Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos, y en la Política de formatos oficiales de los documentos electrónicos firmados digitalmente, emitida por la Dirección de Certificados de Firma Digital del Ministerio de Ciencia, Tecnología y Telecomunicaciones, publicado en el alcance 92 de La Gaceta No. 95 de 20 de mayo de En caso de que el documento originalmente haya sido producido en soporte papel, se conservará este soporte. En caso de que se digitalice el documento original producido en soporte papel, esa digitalización deberá realizarse cumpliendo los lineamientos que emita la Junta Administrativa del Archivo Nacional en esa materia. En ningún momento se deberá entender que un documento digitalizado sustituye al documento producido con las formalidades en soporte papel o con firma digital avanzada y no implica la sustitución o la eliminación. - ACUERDO 7. Comunicar a la señor Leonel Núñez Arias, Presidente del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos de la Asamblea

23 Legislativa; que esta Comisión Nacional conoció la solicitud de valoración parcial presentada por ese Comité Institucional, mediante oficio CISED del 04 de noviembre del 2014, para el Fondo: Asamblea Legislativa, Subfondos: Dirección Ejecutiva; Departamento Desarrollo Estratégico Institucional; Unidad Técnica de Igualdad y Equidad de Género; Departamento de Relaciones Públicas, Prensa y Protocolo; Departamento Archivo, Investigación y Trámite; Departamento Comisiones Legislativas; Departamento de Informática; Departamento Financiero- División Administrativa; Departamento Servicios Generales-División Administrativa; Unidad de Mantenimiento-División Administrativa; Unidad de Reproducción de Documentos-División Administrativa; Unidad de Seguridad- División Administrativa; Unidad de Transportes-División Administrativa; Unidad de Ujieres-División Administrativa; y declara con valor científico las siguientes series documentales: FONDO: Asamblea Legislativa Subfondo 1. Dirección Ejecutiva Tipo documental Actas del directorio. Contenido: Relacionadas Valor científico cultural Sí 13. Por cuanto reflejan la toma con las sesiones celebradas por el Directorio de decisiones en materia de Legislativo donde se toman los acuerdos administrativos. Original. Copia diputados miembros del Directorio. Soporte papel y electrónico. Cantidad: 3,5 metros No se da la asuntos administrativos en la Asamblea Legislativa La tabla de plazos aparece firmada por el señor Leonel Nuñez Arias, Presidente del CISED y el señor Antonio Ayales Esna, jefe de la oficina productora. Las unidades adscritas internas a la Dirección Ejecutiva son los departamentos de Asesoría Legal, Desarrollo Estratégico Institucional; Relaciones Públicas, Prensa y Protocolo; la Unidad Técnica de Igualdad y Equidad de Género. Las tablas de plazos del subfondo Dirección Ejecutiva fueron valoradas en sesión CNSED N de 09 de diciembre de

24 cantidad en electrónico. Fechas extremas: Vigencia Administrativa Legal: 4 años en oficina, 20 años en Archivo Central Expedientes de antecedentes de actas del Directorio. Contenido: Documentos base para la discusión y toma de los acuerdos en las sesiones del Directorio Legislativo. Original. Soporte: papel. Cantidad: 15 metros. Fechas extremas: y Vigencia Administrativa Legal: 4 años en oficina, 20 años en Archivo Central Informe anual de labores. Contenido: Desglose de las labores desarrolladas por los departamentos de la institución. Original Departamento de Archivo. Cantidad: metros. Fechas extremas: , Vigencia Administrativa legal: 2 años en oficina, 20 años en Archivo Central Sí 15, ya que sustentan la toma de decisiones del Directorio Legislativo y complementan la serie 1.1. Actas del directorio Si, ya que refleja el trabajo realizado por la institución. Conservar únicamente los informes anuales institucionales (informes donde se condensa la información de todos los departamentos) Se mantienen la declaratoria de valor científico-cultural emitida por la CNSED en sesión del 28 de febrero del 2001 y ratificada en sesión de 09 de diciembre del Subfondo: Dirección Ejecutiva. Serie: Actas del Directorio Legislativo. Fechas extremas: Cantidad: 2 metros Según lo indicado por el señor Carlos Sanabria Gonzales, en correo electrónico del 6 de marzo del 2015, las fechas extremas correctas de la serie documental Actas del directorio son: Según lo indicado por el señor Carlos Sanabria Gonzales, en correo electrónico del 6 de marzo del 2015, las fechas extremas correctas de la serie documental Expedientes de antecedentes de actas del Directorio son: y Se mantienen la declaratoria de valor científico-cultural emitida por la CNSED en sesión del 28 de febrero del 2001 y ratificada en sesión de 09 de diciembre del Subfondo: Dirección Ejecutiva. Serie: Expedientes de Actas de Directorio. Fechas extremas: Cantidad : 7 metros Según lo indicado por el señor Carlos Sanabria Gonzales, en correo electrónico del 6 de marzo del 2015, las cantidad de los informes de labores que son institucionales es: 0.08 metros Según lo indicado por el señor Carlos Sanabria Gonzales, en correo electrónico del 6 de marzo del 2015, las fechas extremas correctas de los informes de labores que son institucionales son: