MINISTERIO DE CULTURA, JUVENTUD Y DEPORTES DIRECCIÓN GENERAL DEL ARCHIVO NACIONAL

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Purificación Benítez Godoy
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MINISTERIO DE CULTURA, JUVENTUD Y DEPORTES DIRECCIÓN GENERAL DEL ARCHIVO NACIONAL HOJA: 1 DE: 10 PROCEDIMIEN ELABORACIÓN DE ACTAS Y COMUNICACIÓN DE ACUERDOS DE LA COMISIÓN NACIONAL DE SELECCIÓN Y

1 MINISTERIO DE CULTURA, JUVENTUD Y DEPORTES DIRECCIÓN GENERAL DEL ARCHIVO NACIONAL HOJA: 1 DE: 10 PROCEDIMIEN ELABORACIÓN DE ACTAS Y COMUNICACIÓN DE ACUERDOS DE LA COMISIÓN NACIONAL DE SELECCIÓN Y Realizado por: Xinia Trejos Ramírez Miembro de la Comisión Eliminación de Revisado por: Virginia Chacón Arias Directora General Ana Virginia García de Benedictis Subdirectora General Revisado por: Sara Alfaro Espinoza Jefa Dpto. y Secretaria de la Comisión Eliminación de Aprobado por: Junta Administrativa Analista: Juan Luis Villegas Palma Área de Planificación Acuerdo: 4 Sesión: Fecha: 6-Junio 2007

2 MINISTERIO DE CULTURA, JUVENTUD Y DEPORTES DIRECCIÓN GENERAL DEL ARCHIVO NACIONAL HOJA: 2 DE: 10 OBJETIVO: Establecer un adecuado registro documental, de las deliberaciones y acuerdos tomados por y una gestión eficiente de comunicación de sus decisiones. BASE LEGAL: LEYES Ley General de la Administración Pública, Nº 6227 del 2 de mayo de 1978 y sus reformas. En su artículo 56 inciso 2, regula la formalidad para la aprobación de actas de los órganos colegiados. Ley del Sistema Archivos, Nº 7202 del 24 de octubre de En los artículos del 31, 32, 35, 37 y 38 se regulan las funciones de la CNSED como órgano colegiado y su integración.. Ley General de Control Interno, Nº 8292 del 31 de julio de En su artículo 16 se establece que...deberá contarse con sistemas de información que permitan a la administración activa tener una gestión documental institucional, entendiendo ésta como el conjunto de actividades realizadas con el fin de controlar, almacenar y, posteriormente, recuperar de modo adecuado la información... recibida en la organización, en el desarrollo de sus actividades, con el fin de prevenir cualquier desvío en los objetivos trazados... REGLAMENS El Reglamento a la Ley del Sistema Archivos, Decreto Ejecutivo Nº C, publicado en el Diario Oficial La Gaceta el día 30 de enero de 1995 en sus artículos 117 a 137 regula las funciones de cada miembro y aspectos operativos de las sesiones de dicho órgano. En el artículo 124 se señalan las funciones del Secretario: levantar las actas de las sesiones de ; convocar a las reuniones de común acuerdo con el Presidente y el Director Ejecutivo; preparar junto con el Presidente y el Director Ejecutivo el orden del día para cada sesión; tramitar la correspondencia de ; llevar el registro de asistencia de los miembros; mantener clasificada, ordenada, descrita y en perfecto estado de conservación la documentación producida por este órgano: preparar los informes para que el Director General del Archivo

3 MINISTERIO DE CULTURA, JUVENTUD Y DEPORTES DIRECCIÓN GENERAL DEL ARCHIVO NACIONAL HOJA: 3 DE: 10 Nacional comunique a las instituciones interesadas los acuerdos de la Comisión. POLÍTICAS DE OPERACIÓN La redacción de las actas ha de ser clara y concreta y cuando se refiera a personas no se utilizará tratamientos de cortesía. Los artículos se redactarán iniciando con el número de oficio, fecha, nombre y cargo de quien suscribe y el asunto. Los borradores de actas de cada sesión se redactarán, digitarán, revisarán por parte de en la sesión siguiente, y serán corregidas por el Secretario. Las versiones definitivas serán firmadas por el Presidente y el Director Ejecutivo, a más tardar en la segunda sesión posterior. Es decir, en todas las reuniones se hará lectura del borrador del acta de la sesión anterior, y firma del acta definitiva de la sesión tras anterior. Los acuerdos firmes se redactarán a la brevedad y se gestionará su revisión, firma y envío oportuno a los interesados. Las actas de deberán mantenerse al día, con las firmas y sellos correspondientes.

4 PROCEDIMIEN ELABORACIÓN DE ACTAS Y COMUNICACIÓN Hoja: 4 Secretaria del 1 Recibe la correspondencia de, la anota en la base de datos Registro de correspondencia y la traslada al Jefe del, quien funge como Secretaria de la Comisión. Correspondencia (Ver procedimiento de Valoración documental) Secretaria de 2 Recibe y analiza la correspondencia enviada por la Secretaria del y los informes de Valoración o Tablas de Plazos de conservación de documentos presentados por los profesionales de dicha unidad, con el visto bueno del Coordinador del Sistema Archivos. Informes de valoración Tablas de plazos Valoraciones parciales de documentos 3 Elabora el orden del día y solicita su revisión al Presidente y al Director Ejecutivo de la Comisión. Orden del día Presidente y Director Ejecutivo 4 Revisan el orden del día. Está correcto? Sí, sigue paso 7. No, sigue paso 5. 5 Corrigen orden del día y devuelven a la Secretaría para su corrección y convocatoria.

5 PROCEDIMIEN ELABORACIÓN DE ACTAS Y COMUNICACIÓN Hoja: 5 Secretaría de 6 Corrige orden del día. 7 Convoca telefónicamente a sesión a los miembros permanentes y por escrito a los miembros temporales que asistirán a la próxima sesión, con dos días de antelación. Convocatoria 8 Solicita a la Secretaria del imprimir o fotocopiar: Orden del día. Borrador del acta de la última sesión. Informes de valoración. Correspondencia relevante. Secretaria 9 Imprime o fotocopia copias solicitadas y las entrega a la Secretaría de. Copias de: borrador de acta de sesión anterior, informes de valoración, correspondencia relevante y orden del día. 10 Asiste a la sesión y distribuye la carpeta de material a sus miembros. 11 Distribuye la hoja de asistencia para que los miembros de Hoja de asistencia

6 PROCEDIMIEN ELABORACIÓN DE ACTAS Y COMUNICACIÓN Hoja: 6 reporten su asistencia. Miembros de 12 Firman hoja de control de asistencia y la devuelven a la Secretaría. 13 Inician sesión y leen el acta de la sesión anterior. Está correcta? Sí, sigue paso 15. No, sigue paso Solicitan a la Secretaria hacer las correcciones necesarias. 15 Aprueban acta de sesión anterior. Presidente y Director Ejecutivo 16 Firman el acta de la sesión anterior. Miembros de 17 Ejecutan el orden del día y toman acuerdos (firmes o no.) Secretaria Comisión 18 Levanta el acta de la sesión que se realiza, en borrador. Borrador de acta

7 PROCEDIMIEN ELABORACIÓN DE ACTAS Y COMUNICACIÓN Hoja: 7 Secretaria del 19 Revisa aspectos de forma al borrador del acta recién levantado, según modelo aprobado por las autoridades de la institución. 20 Prepara los oficios de comunicación de acuerdos a los interesados. Oficios con acuerdos. Secretaria Comisión 21 Revisa los oficios. Están correctos? Sí, sigue paso 22. No, conecta con paso Envía los oficios para que los firme el Director Ejecutivo. Secretaria del Director Ejecutivo 23 Estampa el sello V.C.C. (valor científico cultural) ó V.C.C.muestra (valor científico cultural muestra) en las tablas de plazos o en las valoraciones parciales, a la par del nombre de las series de documentos que han sido elegidos como de valor científico cultural y sella todos los folios de las tablas o valoraciones parciales aprobadas, con el sello original de Selección y. 24 Revisa y firma los oficios de comunicación de acuerdos u otra correspondencia oficial de Comisión

8 PROCEDIMIEN ELABORACIÓN DE ACTAS Y COMUNICACIÓN Hoja: 8 Secretaria del 25 Registra documentos de salida en la base de datos de control de correspondencia de la Comisión. 26 Entrega a mensajero: Oficio Tabla de Plazos o Valoración Parcial Cuaderno de control de recibidos por el destinatario para comprobar que los documentos fueron realmente recibidos. Mensajero 27 Entrega materiales, recibe firma de conformidad de recibido y devuelve el cuaderno de control al. Secretaria de 28 Archiva documentos en el archivo de la Comisión con el apoyo de la Secretaria del. 29 Da seguimiento a la comunicación y ejecución de los acuerdos pendientes. FIN DEL PROCEDIMIEN.

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