MINISTERIO DE CULTURA, JUVENTUD Y DEPORTES DIRECCIÓN GENERAL DEL ARCHIVO NACIONAL

Transcripción

1 MINISTERIO DE CULTURA, JUVENTUD Y DEPORTES DIRECCIÓN GENERAL DEL ARCHIVO NACIONAL 1 PROCEDIMIENTO RESCATE DE LA IDENTIDAD NACIONAL Realizado por: Carmen Retana Ureña Marío González Camacho Historiadores María Teresa Bermúdez M. Jefa Dpto. Aprobado por: Junta Administrativa Analista: Juan Luis Villegas Palma Área de Planificación Acuerdo: 2 Sesión: Fecha: -Octubre-2005 Revisado por: Virginia Chacón Arias Directora General :

2 MINISTERIO DE CULTURA, JUVENTUD Y DEPORTES DIRECCIÓN GENERAL DEL ARCHIVO NACIONAL 2 OBJETIVO: Rescatar imágenes del quehacer nacional mediante la toma de fotografías, que sirvan como fuente de información para las actuales y futuras generales, con el fin de conocer y conservar el Patrimonio Documental gráfico que forma parte de la identidad nacional sobre espacios, acontecimientos y lugares del país. BASE LEGAL: LEYES Ley del Sistema Nacional de Archivos, Nº 7202, publicada en el Diario Oficial La Gaceta el día 24 de octubre de En su artículo 3 se establece que las fotografías son documentos con valor científico cultural. Asimismo el artículo 23 inciso b establece como una de las funciones del Archivo Nacional, el reunir documentos audiovisuales que constituyen parte del Patrimonio Documental de la Nación. En el artículo 52 se establece que las...dependencias a las que se refiere el artículo 2º de la presente ley, están obligadas a conservar, clasificadas, ordenadas y descritas las fotografías, los negativos... y cualquier otro material audiovisual que obtuvieran de ceremonias públicas o privadas, edificios, visitas de personalidades y otros actos de interés científico-cultural. Estos documentos finalmente serán custodiados por la Dirección General del Archivo Nacional. REGLAMENTOS: Reglamento a la Ley del Sistema Nacional de Archivos, Decreto Ejecutivo Nº C, publicado en el Diario Oficial La Gaceta el día 30 de enero de En el artículo 38 se establece como una función de la Institución, la de reunir el Patrimonio Documental que custodia la Dirección General, entre ellas la fotografías. El artículo 37 señala que El de Conservación tendrá a su cargo todas las funciones relacionadas con la... reprografía documental: microfilmación, fotografía, grabación, entre otros.

3 MINISTERIO DE CULTURA, JUVENTUD Y DEPORTES DIRECCIÓN GENERAL DEL ARCHIVO NACIONAL 3 POLÍTICAS: Se priorizarán los meses de febrero a abril de cada año para llevar a cabo las tomas fotográficas. El programa de fotografías ha de considerar: Eventos políticos (por ejemplo, traspaso de Poderes), manifestaciones populares, edificios públicos (Iglesias, Escuelas, Colegios, Municipalidades, Cementerios, Hoteles, centros comerciales, Embajadas, casas particulares, etc.), entre otros.

4 4 1 Formula el programa anual de tomas de fotografías. Plan de fotografías 2 Traslada a Jefatura del para su revisión. 3 Recibe y revisa el plan de fotografías. Está de acuerdo? Sí, sigue paso 6. No, sigue paso 4. 4 Solicita al encargado realizar ajustes al Plan y devuelve. 5 Realiza ajustes al plan. Conecta con paso 2. 6 Da visto bueno y traslada plan de fotografías a la Dirección General para su aprobación. Dirección General 7 Recibe y revisa el plan de fotografías. Aprueba el plan de fotografías? Sí, sigue paso 9. No, sigue paso 8.

5 5 8 Solicita mediante carta al del realizar los ajustes requeridos. Conecta con paso 4. Solicitud de ajuste del plan 9 Aprueba por escrito el plan de fotografías y lo comunica al. 10 Elabora nota: Solicitud de autorización a las instituciones para realizar las tomas de fotografías. Para el de Conservación, a fin de coordinar con el Fotográfico. Para el Administrativo Financiero, para solicitar el uso del vehículo. Solicitud Carta Solicitud de vehículo 11 Digita cartas y traslada a Jefatura para firma. Firma cartas y solicitud y devuelve a la. 13 Anota en los registros de control la correspondencia y distribuye. 14 Coordina con el Fotógrafo para definir día, hora y lugares seleccionados para la toma de fotografías. 15 Llena Solicitud de vehículos y entrega al. Solicitud de

6 6 transporte 16 Revisa y firma Solicitud y devuelve. 17 Tramita solicitud de transportes ante el Administrativo Financiero según el procedimiento respectivo. Chofer 18 Traslada en el vehículo oficial, a los funcionarios que participarán en las tomas de fotografías. 19 Instruye al Fotógrafo en el sitio a fotografiar, sobre las perspectivas y ángulos idóneos. Fotógrafo 20 Realiza la toma de fotografías de los lugares escogidos siguiendo los criterios del profesional. (Para mayor nivel de detalle, ver procedimiento Reproducción fotográfica de documentos históricos). 21 Levanta en el sitio, un instrumento descriptivo de las fotografías tomadas. Instrumento descriptivo Chofer 22 Traslada de regreso a los funcionarios hasta el Archivo Nacional. Fotógrafo 23 Revela rollo de fotografías y remite al Fotografías

7 7 Conservación. Negativos Conservación 24 Elabora memorando y traslada fotografías y negativos a la Jefatura del. Memorando 25 Recibe memorando, fotografías y negativos, los registra y traslada a la Jefatura del. 26 Recibe memorando, fotografías y negativos, los revisa y traslada al. 27 Recibe fotografías y negativos y anota en el Registro de Transferencias: Número de transferencia. Fecha de las tomas. Número de unidades. Observaciones generales. Lugar. Registro de Transferencia 28 Describe las fotografías con base en el instrumento descriptivo. 29 Digita en la base de datos Microisis la información consignada en el instrumento descriptivo, según el Manual para Digitación de Registros en Base de Datos.

8 8 30 Ejecuta el control de calidad y revisa registros digitados. Está correcto? Sí, sigue paso 32. No, sigue paso Corrige. 32 Respalda registros digitados en la computadora y en disquete. Disquete de respalde 33 Traslada a jefatura: Disquete. Hojas de trámite. 34 Revisa y elabora carta de remisión de fotografías al Archivo Histórico. Carta de traslado de fotografías 35 Digita carta y traslada a la jefatura para firma. 36 Revisa y firma y devuelve.

9 9 37 Registra en control de correspondencia, distribuye y archiva. FIN DEL PROCEDIMIENTO.