ACTA No correspondiente a la sesión ordinaria celebrada por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, en las

Transcripción

1 ACTA No correspondiente a la sesión ordinaria celebrada por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, en las instalaciones de la Dirección General del Archivo Nacional en Curridabat, a partir de las 8:30 horas del día 20 de agosto del 2015; con la asistencia de los señores Javier Gómez Jiménez, Jefe del Departamento de Archivo Histórico y Vicepresidente de la Comisión quien preside; Javier Salazar Sáenz, Historiador y de las señoras Mellany Otárola Sáenz, Técnica nombrada por la Dirección General del Archivo Nacional; Carmen Campos Ramírez, Subdirectora General del Archivo Nacional y Directora Ejecutiva de esta Comisión; Ivannia Valverde Guevara, Jefe del Departamento Servicios Archivísticos Externos (DSAE) y Secretaria Ejecutiva de la Comisión; y la señorita Melissa Méndez Montes, técnica del Departamento Servicios Archivísticos Externos quien levanta el acta. Ausentes con justificación: la señora Natalia Cantillano Mora, Presidente de esta Comisión Nacional. Convocadas asistentes: las señoras Beatriz Jiménez Blanco, Encargada del Archivo Central de la Municipalidad de Goicoechea y Emilia Vargas Solís, Encargada del Archivo Central del Ministerio de Obras Públicas y Transportes. Invitada la señora María del Carmen Retana Ureña, profesional del DSAE designada para el análisis de las tablas de plazos de conservación de documentos presentadas por los Comités Institucionales de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) de la Municipalidad de Goicoechea y Ministerio de Obras Públicas y Transportes (Mopt) CAPÍTULO I. SOLICITUDES DE VALORACIÓN PRESENTADAS POR LOS COMITÉS DE SELECCIÓN Y ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS ARTÍCULO 1. Oficio CSED del 24 de noviembre del 2015 recibido el 26 de noviembre del 2015; suscrito por la señora Katia Zamora Guzmán, Presidente del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Tribunal Supremo de Elecciones, por medio del cual presentan 1 valoración parcial con 5 series documentales ACUERDO 1. Convocar para una próxima sesión a la señora Katia Zamora

2 Guzmán, Jefe del Archivo Central del Tribunal Supremo de Elecciones y Presidente del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) de esa institución; con el objetivo de analizar la solicitud de valoración parcial presentada por esa institución mediante oficio CSED del 24 de noviembre del 2015 recibido el 26 de noviembre del 2015.El subfondo a analizar es: Oficina de Operaciones y Naturalizaciones: Enviar copia de este acuerdo a la señora Katia Zamora Guzmán, Jefe del Archivo Central del Tribunal Supremo de Elecciones y Presidente del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) de esa institución y al expediente de valoración documental del Tribunal Supremo de Elecciones que esta Comisión Nacional custodia. ACUERDO FIRME ARTÍCULO 2. Oficio CSED del 24 de noviembre del 2015 recibido el 26 de noviembre del 2015; suscrito por la señora Katia Zamora Guzmán, Presidente del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Tribunal Supremo de Elecciones, por medio del cual presentan 1 valoración parcial con 27 series documentales ACUERDO 2. Convocar para una próxima sesión a la señora Katia Zamora Guzmán, Jefe del Archivo Central del Tribunal Supremo de Elecciones y Presidente del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) de esa institución; con el objetivo de analizar la solicitud de valoración parcial presentada por esa institución mediante oficio CSED del 24 de noviembre del 2015 recibido el 26 de noviembre del 2015.El subfondo a analizar es: Oficina Regional de San Ramón: Enviar copia de este acuerdo a la señora Katia Zamora Guzmán, Jefe del Archivo Central del Tribunal Supremo de Elecciones y Presidente del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) de esa institución y al expediente de valoración documental del Tribunal Supremo de Elecciones que esta Comisión Nacional custodia. ACUERDO FIRME ARTÍCULO 3. Oficio CSED del 24 de noviembre del 2015 recibido el 26 de noviembre del 2015; suscrito por la señora Katia Zamora Guzmán, Presidente

3 del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Tribunal Supremo de Elecciones, por medio del cual presentan 1 valoración parcial con 1 serie documental ACUERDO 3. Convocar para una próxima sesión a la señora Katia Zamora Guzmán, Jefe del Archivo Central del Tribunal Supremo de Elecciones y Presidente del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) de esa institución; con el objetivo de analizar la solicitud de valoración parcial presentada por esa institución mediante oficio CSED del 24 de noviembre del 2015 recibido el 26 de noviembre del 2015.El subfondo a analizar es: Oficina Regional de San Ramón: Enviar copia de este acuerdo a la señora Katia Zamora Guzmán, Jefe del Archivo Central del Tribunal Supremo de Elecciones y Presidente del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) de esa institución y al expediente de valoración documental del Tribunal Supremo de Elecciones que esta Comisión Nacional custodia. ACUERDO FIRME ARTÍCULO 4. Oficio CSED del 24 de noviembre del 2015 recibido el 26 de noviembre del 2015; suscrito por la señora Katia Zamora Guzmán, Presidente del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Tribunal Supremo de Elecciones, por medio del cual presentan 1 valoración parcial con 1 serie documental ACUERDO 4. Convocar para una próxima sesión a la señora Katia Zamora Guzmán, Jefe del Archivo Central del Tribunal Supremo de Elecciones y Presidente del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) de esa institución; con el objetivo de analizar la solicitud de valoración parcial presentada por esa institución mediante oficio CSED del 24 de noviembre del 2015 recibido el 26 de noviembre del 2015.El subfondo a analizar es: Padrón Electoral: Enviar copia de este acuerdo a la señora Katia Zamora Guzmán, Jefe del Archivo Central del Tribunal Supremo de Elecciones y Presidente del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) de esa institución y al

4 expediente de valoración documental del Tribunal Supremo de Elecciones que esta Comisión Nacional custodia. ACUERDO FIRME ARTÍCULO 5. Oficio CISED del 23 de noviembre del 2015 recibido el 26 de noviembre del 2015; suscrito por la señora Laura Espinoza Rojas, Presidente del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos de la Universidad Técnica Nacional, por medio del cual presentan 5 tablas de plazos pertenecientes al antiguo Colegio Universitario de Puntarenas con 82 series documentales ACUERDO 5. Trasladar a la señora Ivannia Valverde Guevara, Jefe del Departamento Servicios Archivísticos Externos, el Oficio CISED del 23 de noviembre del 2015 recibido el 26 de noviembre del 2015; suscrito por la señora Laura Espinoza Rojas, Secretaria del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos de la Universidad Técnica Nacional, por medio del cual presentan 5 tablas de plazos pertenecientes al antiguo Colegio Universitario de Puntarenas con 82 series documentales; para que lo asigne a un profesional para la revisión, el análisis y preparación del informe de valoración correspondiente, el cual deberá ser presentado ante este órgano de acuerdo con la metodología de valoración aprobada en la sesión del 08 de noviembre del Enviar copia de este acuerdo a la señora Laura Espinoza Rojas, Secretaria del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos de la Universidad Técnica Nacional. ACUERDO FIRME CAPITULO III. LECTURA, COMENTARIO, MODIFICACIÓN Y APROBACIÓN DE LAS SIGUIENTES VALORACIONES DOCUMENTALES ARTÍCULO 6. Análisis del Informe de Valoración IV TP. Asunto: Tabla de plazos de conservación de documentos. Fondo: Municipalidad de Goicoechea. Convocada: La señora Beatriz Jiménez Blanco, Encargada del Archivo Central de la Municipalidad de Goicoechea. Invitada: la señora María del Carmen Retana, profesional del Departamento Servicios Archivísticos Externos asignada para el análisis de la tabla de plazos presentada por el Comité Institucional de Selección y

5 Eliminación de Documentos (Cised) de la Municipalidad de Goicoechea. Hora: 9:00 a.m. Se deja constancia que durante la sesión los documentos estuvieron a disposición de los miembros de la Comisión para su consulta. Al ser las 9:15 horas ingresa la señora Jiménez Blanco, acompañada del señor Cristian Rodriguez Ramírez, funcionario de la Municipalidad de la Unidad de Gestión Vial de la Municipalidad de Goicoechea y la señora Retana Umaña, quien procede con la lectura del informe de valoración IV TP. No se destaca ninguna consideración ACUERDO 6. Comunicar a la señora Beatriz Jiménez Blanco, Secretaria del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos de la Municipalidad de Goicoechea que esta Comisión Nacional conoció la solicitud de tabla de plazos de conservación de documentos presentada mediante oficio CISED de 25 de setiembre del 2015, para el Fondo: Municipalidad de Goicoechea, Subfondos: Dirección de Desarrollo Humano; Departamento de Mujer y Familia; Contraloría de Servicios; Departamento de Estacionamientos y Terminales; Departamento de Niñez, Adolescencia y Adulto Mayor; Oficina de Diversidad de Género; Oficina Técnica de Gestión Vial; Archivo Central; y Proceso de Sanidad e Higiene; y declara con valor científico las siguientes series documentales: FONDO: MUNICIPALIDAD DE GOICOECHEA Subfondo 2.Alcaldia Municipal. Subfondo 2.1.Unidad Técnica de Gestión Vial.---- Tipo documental Expedientes de proyectos 1. Contenido: Estos expedientes con de los mantenimientos Valor científico cultural Si, ya que reflejan los proyectos viales que se realizan en el Cantón 1 Junta Vial Cantonal. La Junta Vial Cantonal es un órgano público, nombrado por el Concejo Municipal de cada cantón, ante quien responde por su gestión, según lo establece el artículo 5º, inciso b) de la Ley Nº 8114, publicada el 9 de julio del 2001 en el Alcance N 53-A de La Gaceta N 131. Es un órgano de consulta obligatoria en la planificación y evaluación en materia de obra pública vial en el cantón y de servicio vial municipal, indistintamente del origen de los recursos. Para el caso de las JVC entonces tenemos que su función (en términos jurídicos competencia ) dada por ley consiste en recomendar al Concejo Municipal la inversión, es decir el empleo o gasto según la Real Academia, de los recursos provenientes de la Ley 8114 y otros recursos destinados a los caminos y calles cantonales. Esa función también se cumplirá cuando se efectúen modificaciones a los planes

6 rutinarios, periódicos y obra nueva que se realizan en la red vial del cantón, los hay por Administración, Convenios y por Contrato. Original. Sin copia. Soporte papel. Cantidad: 1,30 metros. Fechas extremas: 2015 Vigencia Administrativa Legal: 3 años en la Oficina Productora y 2 años en el Archivo Central Expedientes de caminos 2. Contenido: De acuerdo al Decreto MOPT, cada camino de la red vial cantonal debe tener un expediente, donde se lleve el control de todos los trabajos realizados en él. El expediente debe actualizarse cada cinco años. Original. Sin copia. Soporte papel. Cantidad: 3,62 metros. Fechas extremas: Vigencia Administrativa Legal: 10 años en la Oficina Productora y 0 años en el Archivo Central de Goicoechea Si, ya que reflejan los trabajos que se realizan en los caminos de la red vial del Cantón de Goicoechea Subfondo 2.Alcaldia Municipal. Subfondo 2.3.Direccion de Desarrollo Humano Correspondencia. Contenido: Trata asuntos relacionados con la función de la Dirección y los Departamento a su cargo en especial lo que tiene que ver con permisos para la realización de actividades propias de Si, ya que refleja la ejecución de las funciones y toma de decisiones del Departamento Mujer y Familia. Conservar la correspondencia de carácter sustantivo a criterio del y presupuestos. De allí que, conforme vimos al inicio de este instructivo, se califique a las JVC como órgano consultivo para facilitar las decisiones finales del Concejo Municipal Reglamento Sobre el Manejo, Normalización y Responsabilidad para la Inversión Pública en la Red Vial Cantonal, decreto MOPT, publicado en el Diario Oficial La Gaceta N 138 del 17 de julio del 2008, establece que a llas municipalidades y los concejos municipales de distrito les corresponde, conforme a su autonomía constitucional, la administración de los recursos que establece el artículo 5º, inciso b) de la Ley de Simplificación y Eficiencia Tributarias, Nº8114 para atender la red vial de su respectiva jurisdicción, en el marco de las políticas y directrices establecidas

7 capacitación. Original y copia. Copia Departamentos internos de la Municipalidad. Jefe de la Oficina Productora y el Comité Institucional de Selección y En general es de índole pública, privada y Eliminación de Documentos gubernamental. Soporte papel. Cantidad: 0, 70 metros. Fechas extremas: / Vigencia Administrativa Legal: 3 años en la Oficina Productora y 2 años en el Archivo Central Afiches. Contenido: Se generan por las diversas actividades que realiza la Dirección. Original. Sin copia. Soporte papel. Cantidad: 0,02 metros. Fechas extremas: / Vigencia Administrativa Legal: 3 años en la Oficina Productora y 2 años en el Archivo Central (Cised) Sí, ya que son importantes para conocer las campañas municipales de difusión a favor del Desarrollo Humano de la comunidad. Conservar 1 ejemplar de cada unidad Subfondo 2.3. Dirección de Desarrollo Humano 3. Subfondo Departamento Mujer y Familia Correspondencia. Contenido: Trata asuntos relacionados con la función del Si, ya que el Departamento Mujer y familia es pionero a nivel cantonal Departamento de Mujer y Familia en especial lo y nacional. Asimismo, refleja la que tiene que ver con permisos para la realización de actividades propias de capacitación, emprendedurismo de las mujeres atendidas y otros. Original y copia. Copia Departamentos internos de la Municipalidad. ejecución de las funciones y toma de decisiones del Departamento Mujer y Familia. Conservar la correspondencia de carácter sustantivo a criterio del Jefe de la 3 La tabla de plazos aparece firmada por el señor Luis Hidalgo Pereira, jefe de la unidad y el señor Sahid Salazar Castro, Presidente del CISED. 4 La tabla de plazos aparece firmada por la señora Adriana Villalobos Elizondo, jefe de la unidad y el señor Sahid Salazar Castro, Presidente del CISED

8 En general es de índole pública, privada y Oficina Productora y el Comité gubernamental. Soporte papel. Cantidad: 2.5 metros. Fechas extremas: Vigencia Administrativa Legal: 3 años en la Oficina Productora y 2 años en el Archivo Central Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised). Evitar duplicidad con la correspondencia declarada con valor científico cultural en la Dirección de Desarrollo Humano.-- Subfondo 2.3. Dirección de Desarrollo Humano 5.Subfondo: Departamento Niñez, Adolescencia y Adulto Mayor Correspondencia. Contenido: Trata Si, ya que refleja la ejecución de asuntos relacionados con la función del Departamento de Niñez y Adolescencia en especial lo que tiene que ver con permisos para la realización de actividades propias de capacitación. Original y copia. Copia Departamentos internos de la Municipalidad. En general la correspondencia es de índole particular, pública, privada y gubernamental. Soporte papel. Cantidad: 2,8 metros. Fechas extremas: Vigencia Administrativa Legal: 3 años en la Oficina Productora y 2 años las funciones y toma de decisiones del Departamento Niñez, Adolescencia y Adulto Mayor. Conservar la correspondencia de carácter sustantivo a criterio del Jefe de la Oficina Productora y el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised). Evitar duplicidad con la correspondencia declarada con valor científico cultural en la en el Archivo Central Dirección de Desarrollo Humano.-- Subfondo 2.3. Dirección de Desarrollo Humano 7.Subfondo: Oficina de Diversidad de Género La tabla de plazos aparece firmada por el señor Luis Hidalgo Pereira, jefe de la unidad y el señor Sahid Salazar Castro, Presidente del CISED La tabla de plazos aparece firmada por la señora Ana Muñoz, jefe de la unidad y el señor Sahid Salazar Castro, Presidente del CISED La tabla de plazos aparece firmada por el señor Luis Hidalgo Pereira, jefe de la unidad y el señor Sahid Salazar Castro, Presidente del CISED La tabla de plazos aparece firmada por la señora Rocío Sánchez Jiménez, jefe de la unidad productora y el señor Sahid Salazar Castro, Presidente del CISED

9 Correspondencia. Contenido: Trata asuntos relacionados con la función de la Oficina de Diversidad, en especial lo que tiene que ver con permisos para la realización de actividades propias de capacitación. Original y Si, ya que refleja la ejecución de las funciones y toma de decisiones del Departamento de Diversidad de Género. Conservar la correspondencia de carácter copia. Copia Departamentos internos de la sustantivo a criterio del Jefe de la Municipalidad, instituciones públicas y privadas. Soporte papel. Cantidad: 0, 86 metros. Fechas extremas: Vigencia Administrativa Legal: 3 años en la Oficina Productora y 2 años en el Archivo Central Oficina Productora y el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos. Evitar duplicidad con la correspondencia declarada con valor científico cultural en la Dirección de Desarrollo Humano Las series documentales presentadas ante la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, mediante oficio CISED de 25 de setiembre del 2015, para el Fondo: Municipalidad de Goicoechea, Subfondos: Dirección de Desarrollo Humano; Departamento de Mujer y Familia; Contraloría de Servicios; Departamento de Estacionamientos y Terminales; Departamento de Niñez, Adolescencia y Adulto Mayor; Oficina de Diversidad de Género; y Oficina Técnica de Gestión Vial; Archivo Central; Proceso de Sanidad e Higiene; y que esta comisión no declaró con valor científico cultural pueden ser eliminadas al finalizar su vigencia administrativa y legal, de acuerdo con los artículos No. 120, 132, 135 y 136 del Reglamento a la Ley No Con respecto a los tipos documentales que el Cised asignó una vigencia permanente en una oficina o en el Archivo Central, se debe tomar en cuenta lo indicado en el inciso 1 de la Resolución Nº CNSED , que establece: Si estos documentos carecen de valor científico-cultural, es la oficina o la entidad productora, 9 Publicada en La Gaceta Nº 101 de 27 de mayo de

10 la responsable de custodiar permanentemente estos documentos. 2. Si los documentos en mención son declarados como de valor científico cultural, serán trasladados al Archivo Nacional para su custodia permanente, cuando se cumpla el plazo que señala la Ley En cuanto a los documentos en soporte electrónico, es importante aclarar que, de conformidad con el artículo 16 de la Ley General de Control Interno Nº 8292, la institución debe documentar los sistemas, programas, operaciones del computador y otros procedimientos pertinentes a los sistemas de información, ya que esto le permitirá disponer de documentación completa, adecuada y actualizada para todos los sistemas que se desarrollan. Además, se les recuerda que se deben conservar los metadatos que permitan el acceso a la información en un futuro, de acuerdo con los lineamientos de la Directriz con regulaciones técnicas sobre administración de documentos producidos por medios automáticos, emitida por la Junta Administrativa del Archivo Nacional y publicada en La Gaceta Nº 61 de 28 de marzo de 2008, y las Normas Técnicas para la Gestión y el Control de Tecnologías de Información, (N CO-DFOE), publicada en La Gaceta Nº 119 de 21 de junio de 2007; y que la Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos No publicada en La Gaceta No. 174 del 13 de octubre del 2005, la Política de Certificados para la Jerarquía Nacional de Certificadores Registrados y la Política de Formatos Oficiales de los Documentos Electrónicos Firmados Digitalmente publicadas en el Alcance 92 a La Gaceta No. 95 del 20 de mayo del 2013 se encuentran vigentes Finalmente se recuerda que están vigentes las resoluciones CNSED y CNSED publicadas en la Gaceta No. 5 del 08 de enero del 2015 relacionadas con la declaratoria general de valor científico cultural de series documentales producidas en todos los órganos superiores o colegiados, Áreas de Planificación Institucional, Auditorías Internas, Asesorías Legales o Jurídicas, Recursos Humanos, Áreas Financiero Contable (incluyendo áreas presupuestales)

11 y Proveedurías Institucionales de todas las instituciones que conforman el Sistema Nacional de Archivos Así mismo, se le consulta a la señora Jiménez Blanco si tiene algún comentario, consulta o duda adicional sobre la lectura del informe a lo que responde que no.--- Enviar copia de este acuerdo a los señores Melvin Montero Murillo, Jefe de la Contraloría de Servicios; Andrés Campos Castillo, Jefe de la Unidad Técnica de Gestión Vial; Marco Seravalli González, Jefe del Departamento de Estacionamientos y Terminales; Luis Hidalgo Pereira, Jefe de la Dirección de Desarrollo Humano; y a las señoras Adriana Villalobos Elizondo, Jefe del Departamento Mujer y Familia; Adriana Muñoz, Jefe del Departamento Niñez, Adolescencia y Adulto Mayor; Roció Sánchez Jiménez, Jefe Oficina de Diversidad de Genero; y al expediente de valoración de la Municipalidad de Goicoechea que custodia esta Comisión Nacional ACUERDO 7. Comunicar a la señora Beatriz Jiménez Blanco, Secretaria del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos de la Municipalidad de Goicoechea que esta Comisión Nacional conoció la solicitud de tabla de plazos de conservación de documentos presentada mediante oficio CISED de 25 de setiembre del 2015, para el Fondo: Municipalidad de Goicoechea y DECLARA con valor científico cultural las siguientes series documentales que no fueron incorporadas en las tablas de plazos presentadas a valorar: Actas y expedientes de actas de la Junta Vial Cantonal en el subfondo Unidad Técnica de Gestión Vial y las actas del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos en el subfondo Archivo Central. Asimismo, se le solicita informar a este órgano colegiado en un plazo de diez días hábiles posteriores al recibo de este acuerdo las cantidades y fechas extremas de las tres series documentales declaradas con valor científico cultural en este acto, de acuerdo con la resolución CNSED publicada en el diario oficial La Gaceta Nº 5 de 8 de enero de Enviar copia de este acuerdo

12 al expediente de valoración documental de la Municipalidad de Goicoechea que custodia esta Comisión Nacional ARTÍCULO 7. Análisis del Informe de Valoración IV TP. Asunto: Tabla de plazos de conservación de documentos. Fondo: Ministerio de Obras Públicas y Transportes. Convocada: La señora Emilia Vargas Solís, Encargada del Archivo Central del Ministerio de Obras Públicas y Transportes. Invitada: la señora María del Carmen Retana, profesional del Departamento Servicios Archivísticos Externos asignada para el análisis de la tabla de plazos presentada por el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) del Ministerio de Obras Públicas y Transportes. Hora: 9:45 a.m. Se deja constancia que durante la sesión los documentos estuvieron a disposición de los miembros de la Comisión para su consulta. Al ser las 10:30 horas ingresa la señora Vargas Solís, y la señora Retana Umaña procede con la lectura del informe de valoración IV TP.Se destaca la siguiente consideración: / / 3.5. Mediante correo electrónico de 22 de octubre de 2015, se solicitó a la señora Emilia Vargas Solís, Secretaria del CISED del MOPT, aclarar el nombre de dos firmas en las tablas de plazos, no obstante a pesar de reenviar el correo no fue recibido por el destinatario. De tal manera en fecha 10 de noviembre de 2015 por vía telefónica se conversó con la señora Aura Mora Díaz del Archivo Central, quien aclaró algunos datos mediante correos electrónicos de 11 y 12 de noviembre de ACUERDO 8.. Comunicar al señor Orlando Cervantes Benavides, Presidente del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Ministerio de Obras Públicas y Transportes que esta Comisión Nacional conoció la solicitud de tabla de plazos de conservación de documentos presentada mediante oficio CISED de 7 de Setiembre de 2015, recibido el 10 de setiembre de 2015, para el Fondo: Ministerio de Obras Públicas y Transportes, Subfondos: Despacho de Ministro; Auditoria Interna; Dirección de Planificación Sectorial; Departamento de

13 Gestión Tecnológica; Contraloría Institucional de Servicios; Oficialía Mayor; Despacho del Viceministerio de Transportes y Seguridad Vial; Despacho de Viceministro Aéreo Marítimo y Portuario; y declara con valor científico las siguientes series documentales: FONDO: MINISTERIO DE OBRAS PÚBLICAS Y TRANSPORTES Subfondo 1.Despacho del Ministro Tipo documental Correspondencia sustancial (Léase sustantiva). Contenido: Trámites administrativos, consultas de informes con plazos, seguimientos, advertencias, denuncias. Original y copia. Todas las dependencias internas y externas. Soporte: papel. Cantidad: 2,00 metros. Fechas extremas: / Vigencia Administrativa legal: 4 años en la Oficina Productora y 0 años en el Archivo Central Contratos. Contenido: Contratos con instituciones externas y gubernamentales (asfalto, carreteras, puentes, etc. Copia. Todas las dependencias. Soporte: papel. Cantidad: 77 cms. Fechas extremas: / Vigencia Administrativa legal: 3 años en la Oficina Productora y 2 años en el Archivo Central Valor científico cultural Si, ya que refleja la ejecución de las funciones y toma de decisiones del Ministro de Obras Públicas y Transportes Sí, ya que reflejan la relación del Ministerio de Obras Públicas y Transportes con personas jurídicas y físicas, organismos nacionales e internacionales y otras instituciones del sector público costarricense, así como el destino de los recursos institucionales. Conservar los contratos de carácter sustantivo a criterio del Comité Institucional de Selección y

14 Convenios. Contenido: Convenios con instituciones externas y gubernamentales. Copia. Todas las dependencias e instituciones del gobierno. Soporte: papel. Cantidad: 56 cms Fechas extremas: / Vigencia Administrativa legal: 3 años en la Oficina Productora y 2 años en el Archivo Central Eliminación de Documentos (Cised) y el jefe de la Oficina Productora de acuerdo con lo estipulado en la Resolución CNSED publicada en La Gaceta No. 5 del 8 de enero del Si, ya que reflejan las relaciones y acuerdos que establece el Ministerio de Obras Públicas y Transportes con otras instituciones y organizaciones. Conservar los convenios relacionados con actividades sustantivas de la institución a criterio de la Jefatura de la Oficina Productora y el Comité de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) de acuerdo con lo estipulado en la Resolución CNSED publicada en La Gaceta No. 5 del 8 de enero del Subfondo 1.Despacho del Ministro. Subfondo 1.1. Auditoría General Correspondencia. Contenido. Correspondencia interna y externa de carácter rutinario o para evacuar por escrito trámites Si, ya que refleja la ejecución de las funciones y toma de decisiones de la Auditoria Interna. Conservar 10 La tabla aparece firmada por la señora Irma Gómez Vargas, jefe de la oficina productora y el señor Orlando Cervantes Benavides, presidente del CISED

15 administrativos, consultas de informes, seguimientos a advertencias, denuncias, papeles de trabajo que se planteen en las distintas dependencias internas o externas. Soporte: papel y electrónico. Cantidad: 16 metros. Fechas extremas: / Vigencia Administrativa legal: 5 años en la Oficina Productora y 5 años en el Archivo Central la correspondencia que esté relacionada con las series documentales Expedientes de papeles de trabajo de informes, Informes de auditorías internas y Papeles de trabajo de seguimiento a criterio del Jefe de la Oficina Productora y el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) de acuerdo con lo estipulado en la Resolución CNSED publicada en La Gaceta No. 5 del 8 de enero del Se deberá conformar una única serie documental en la Auditoria General y evitar la duplicidad de documentos Expedientes de Papeles de Trabajo de informes. Contenido: Son los papeles que evidencian y sustentan los aspectos que se concluyen, después del estudio realizado. Muestran el registro de procedimientos, actividades y pruebas realizadas por los archivos para recopilar, analizar, y resumir los datos y la información. También pueden ser registros no preparados por el auditor. Los papeles de trabajo pueden incluir la Si, ya que reflejan la fiscalización que realizan los auditores Internos. Además, son insumos y prueba en investigaciones. Conservar la correspondencia que esté relacionada con las series documentales Correspondencia, Informes de auditorías internas y Papeles de trabajo de seguimiento a criterio del Jefe de

16 planificación del trabajo, la programación, la Oficina Productora y el Comité cédulas analíticas, cédulas resumen o cédulas de información, tales como cuestionarios, diagramas, fluxogramas, gráficos, hojas de trabajo. Original. Sin copia. Soporte: papel y electrónico. Cantidad: 6 metros. Fechas extremas: / Vigencia Administrativa legal: 3 años en la Oficina Productora y 5 años en el Archivo Central Informes de auditorías internas. Contenido: Informes de control interno, relaciones de hechos confeccionados por la auditoría General donde se investigó y evaluó en diferentes dependencias institucionales, sobre los resultados finales reflejados por el estudio terminado. Copia. Original y copia dependencias involucradas. Original y copia dependencias con las que se tiene relación. Soporte: papel. Cantidad: 3metros.Fechas extremas: / Vigencia Administrativa legal: 3 años en la Oficina Productora y 12 años en el Archivo Central Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) de acuerdo con lo estipulado en la Resolución CNSED publicada en La Gaceta No. 5 del 8 de enero del Se deberá conformar una única serie documental en la Auditoria General y evitar la duplicidad de documentos Si, ya reflejan la fiscalización que realizan los auditores Internos. Conservar la correspondencia que esté relacionada con las series documentales Correspondencia, Expedientes de papeles de trabajo de informes y Papeles de trabajo de seguimiento a criterio del Jefe de la Oficina Productora y el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) de acuerdo con lo estipulado en la Resolución CNSED publicada en La Gaceta No. 5 del 8 de enero del Se deberá conformar una única serie documental en la

17 Papeles de trabajo de seguimiento. Contenido: Son los respaldos que evidencian y sustentan los aspectos que se concluyen al finalizar el cumplimiento a las recomendaciones hechas por la Auditoría, y así tener la seguridad de que la administración ha solucionado oportuna y adecuadamente las observaciones de Auditoría. Pueden incluir la planificación del Auditoria General y evitar la duplicidad de documentos Si, ya reflejan la fiscalización que realizan los auditores Internos. Además, son insumos y prueba en investigaciones. Conservar la correspondencia que esté relacionada con las series documentales Correspondencia, Expedientes de papeles de trabajo, cronogramas de cumplimiento, la trabajo de informes e Informes de programación, cédulas analíticas, cédulas resumen o cédulas de información, tales como cuestionarios, diagramas, fluxogramas, gráficos, hojas de trabajo, minutas, hojas de supervisiones, documentación enviada y auditorías internas a criterio del Jefe de la Oficina Productora y el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) de acuerdo con lo recibida, copias de documentos y tablas o estipulado en la Resolución comentarios realizadas por los auditores. Original. Sin copia. Soporte: papel y electrónico Cantidad: 24 metros. Fechas extremas: / Vigencia Administrativa legal: 3 años en la Oficina Productora y 12 años CNSED publicada en La Gaceta No. 5 del 8 de enero del Se deberá conformar una única serie documental en la Auditoria General y evitar la en el Archivo Central duplicidad de documentos Subfondo 1.Despacho del Ministro. Subfondo 1.2. Dirección de Planificación Sectorial La tabla aparece firmada por el señor Mauricio Fernández Ulate, jefe de la unidad productora y el señor Orlando Cervantes Benavides, presidente del CISED

18 Expedientes Consejo Sectorial 12. Contenido: Actas correspondientes a la toma de políticas y decisiones del Consejo Sectorial (originales, correspondencia enviada y recibida). Original y copia. Soporte: papel. Cantidad: 0.72 metros. Fechas extremas: / Vigencia Administrativa legal: 9 años en la Oficina Productora y 10 años en el Archivo Central Expedientes Consejo Sectorial. Contenido: Actas correspondientes a la toma de políticas y decisiones del Consejo Sectorial (originales, correspondencia enviada y recibida). Original y copia. Soporte: digitales y Si, ya que reflejan a toma de políticas y decisiones del Consejo Sectorial Si, ya que reflejan a toma de políticas y decisiones del Consejo Sectorial Los Consejos Nacionales Sectoriales son órganos de coordinación y consulta donde se establecen los planes, programas y metas que le corresponde ejecutar a cada sector según las políticas gubernamentales, el Plan Nacional de Desarrollo y la estrategia de mediano y largo plazo. Consejo Sectorial del Sector Transporte. Según lo dispuesto en el artículo 5 inciso m) del Reglamento Orgánico del Poder Ejecutivo (Decreto Ejecutivo Nº MP-PLAN y sus reformas), el Ministro(a) de Obras Públicas y Transportes tendrá a su cargo la Rectoría del Sector Transportes, el cual, según lo establecido en el artículo 24 de dicho Reglamento, está conformado por el Ministerio de Obras Públicas y Transportes (MOPT), Instituto Costarricense de Ferrocarriles (INCOFER), Instituto Costarricense de Puertos del Pacífico (INCOP) y la Junta de Administración Portuaria y de Desarrollo Económico de la Vertiente Atlántica (JAPDEVA). En el inciso b) del artículo 6 del citado Decreto Ejecutivo Nº MP-PLAN y sus reformas, corresponde al Ministro Rector dirigir y coordinar las políticas públicas sectoriales; correspondiéndole además, según lo dispuesto en el artículo 14 inciso d) de dicho cuerpo reglamentario, dictar directrices, conjuntamente con el Presidente de la República, para que las políticas que fijen del respectivo sector sean ejecutadas y acatadas por las diferentes instituciones centralizadas y descentralizadas que lo integran. Asimismo, el artículo 18º del Reglamento Orgánico del Poder Ejecutivo, crea los Consejos Sectoriales, los cuales están integrados por el Ministro Rector, el Jerarca de cada institución perteneciente al Sector o su representante y el representante de la respectiva Secretaría Sectorial. Tales Consejos constituyen órganos de coordinación y consulta del Ministro Rector, en cuanto a planes, programas y metas que le corresponde ejecutar a cada sector. Dentro de las funciones del Consejo Sectorial, destacan entre otras: elaborar para la aprobación del Ministro Rector el Plan Sectorial con fundamento en el Plan Nacional de Desarrollo; adoptar los acuerdos necesarios para coadyuvar en la ejecución del Plan Sectorial de Gobierno y velar por la ejecución de las políticas sectoriales dictadas por el Ministro Rector; asesorar y dar el apoyo al Ministro Rector en la ejecución de la política y acción del sector y coordinar con los órganos e instituciones del sector la vinculación de los Planes Operativos Institucionales con el Plan Nacional de Desarrollo y el Plan Sectorial

19 subidas a la página web del MOPT. Cantidad: 828 KB 13. Fechas extremas: al Vigencia Administrativa legal: 7 años en la Oficina Productora y 8 años en el Archivo Central Expedientes de proyectos 14. Original y copia. Original y copia dependencias internas y externas al MOPT entidades públicas, entidades privadas, organismos Sí, porque permiten conocer cómo se promueve a nivel centroamericano el desarrollo en las áreas de energía, transporte, internacionales. Contenido: Correspondencia telecomunicaciones, facilitación interna y externa relacionada con los proyectos Mesoamérica, Comitran, Sieca, Plan Puebla comercial y competitividad En la tabla de Plazos se consigna la cantidad de 0.72 metros. Mediante correo electrónico de 11 de noviembre se indica que la cantidad en soporte digital corresponde a 828 KB Observaciones: Son proyectos que todavía se encuentran en vigencia. El proyecto Mesoamérica, SIECA-, COMITRAN corresponde a proyectos de nivel centroamericano. Los principales proyectos que se promueven en el marco del Proyecto Mesoamérica, en especial, aquellos en las áreas de energía, transporte, telecomunicaciones, facilitación comercial y competitividad. Destacó el aporte del Proyecto Mesoamérica a la competitividad y conectividad de la región mesoamericana (que incluye a México, América Central, Colombia y República Dominicana) a través de proyectos como el Sistema de Interconexión Eléctrica de los Países de América Central (SIEPAC); el inicio de operaciones del Mercado Eléctrico Regional (MER); los avances en la gestión de financiamiento de un 63% en el Corredor Mesoamericano de la Integración (Corredor Pacífico); y la implementación del Procedimiento Mesoamericano para el Tránsito Internacional de Mercancías (TIM) en los pasos fronterizos ubicados sobre el Corredor Pacífico desde Ciudad Hidalgo, México, hasta la Zona Libre de Colon, en Panamá, y el inicio de la etapa multimodal que integrará a Colombia, Belice y República Dominicana. Los principales temas que se coordinarán con el Subsistema Económico serán el proceso de modernización de los pasos fronterizos del Corredor Pacífico, la cartera de proyectos en el área de Facilitación Comercial y Competitividad, y PYMES. La Secretaría de Integración Económica Centroamericana (SIECA), es el órgano regional que facilita la integración económica de Costa Rica, El Salvador, Guatemala, Honduras, Nicaragua y Panamá, países miembros del Sistema de la Integración Centroamericana (SICA). El Consejo de Transporte de Centroamérica, COMITRAN. Se encarga abordar temas de transporte y proyectos de conectividad regional que mejoren la competitividad de los países de Centroamérica. Entre los temas desarrollados se destacan el desarrollo de una política regional de logística y movilidad regional que permita reducir los costos y tiempos de entrega tanto en el mercado centroamericano como en los mercados internacionales, potenciando la competitividad de los productos y servicios que se producen en los países centroamericanos. Por ejemplo, en el 2014 se abordó el tema de blindaje de la infraestructura ante los fenómenos del cambio climático, por lo que se programará un taller regional con expertos de los países, para definir una ruta de trabajo que permita realizar acciones para reducir la vulnerabilidad de la infraestructura ante los diversos e intensos fenómenos naturales que año con año sufre la región

20 Panamá, Anilo Periférico. Soporte: papel. Cantidad: 1,84 metros. Fechas extremas: al Vigencia Administrativa legal: 7 años en la Oficina Productora y 8 años en el Archivo Central Subfondo 1.2. Dirección de Planificación Sectorial. Subfondo Departamento de Gestión Tecnológica Grupo Consultivo de Puentes (Léase Expediente de consultoría en puentes) 16. Contiene toda la correspondencia que se genera de las reuniones del grupo. Original y copia. Soporte: papel. Cantidad: 0.25 metros. Fechas extremas: / Vigencia Administrativa legal: 8 años en la Oficina Productora y 0 años en el Archivo Central Si, ya que refleja la ejecución de las funciones y toma de decisiones del Grupo Consultivo de Puentes.- 15 La tabla de plazos aparece firmada por la señora Rosa María Morales Rodríguez, Jefe de la oficina productora y el señor Orlando Cervantes Benavides, Presidente del CISED Mediante el INFORME NRO. DFOE-OP-IF de 18 de agosto de 2010, la División de Fiscalización Operativa y Evaluativa, del Área de Fiscalización de Servicios de Obras Públicas y Transporte de la Contraloría General de la República, emitió un Informe sobre Los Resultados del Estudio Relacionado con la Gestión de la Administración de Puentes del MOPT. En este informe se recomienda la Operación del Grupo Consultivo de Mantenimiento de Puentes (GCMP) y los 5 grupos de trabajo. El objetivo del estudio consistió en evaluar la gestión de administración de puentes del MOPT, tomando como base el cumplimiento de las recomendaciones emitidas a dicho Ministerio en el Estudio sobre el desarrollo de capacidad en la planificación de rehabilitación, mantenimiento y administración de puentes, de febrero 2007 elaborado por la Agencia de Cooperación Internacional del Japón (JICA). Asimismo, se consideraron temas como el estado de los puentes; la ejecución del presupuesto asignado para el mantenimiento de las estructuras y la administración del inventario. El Sistema de Administración Estructural de Puentes (SAEP) confeccionado por JICA, con el propósito de contar con un inventario de la condición de cada uno de los puentes del país, se mantuvo sin uso desde el 2007 hasta finales del Al 9 de abril de 2010, sólo se habían incorporado al SAEP los datos de 61 puentes (de un total de 1424 de la red vial nacional reportados por los Organismos de Inspección del CONAVI): 3 en forma completa, 29 incompleta. y los restantes 29 ya habían sido incorporados por los japoneses en febrero de El programa de administración de puentes está a cargo del Grupo Consultivo de. Mantenimiento de Puentes desde el año 2011, pero nunca se integró formalmente debido a que careció de una convocatoria oficial La falta de continuidad de este grupo fomenta la ausencia de políticas, objetivos y planificación general relacionada con la administración de puentes.--

21 Subfondo 3. Despacho Viceministro de Transportes y Seguridad Vial Correspondencia. Contenido: Trámites administrativos, consultas, peticiones, seguimientos, denuncias. Original y copia. Original y copia todas las dependencias del MOPT, municipalidades, ministerios, instituciones de gobierno, y particulares. Soporte: papel. Cantidad: 9.60 metros. Fechas extremas: / Vigencia Administrativa legal: 5 años en la Oficina Si, ya que refleja la ejecución de las funciones y toma de decisiones del Despacho Viceministro de Transportes y Seguridad Vial. Conservar la correspondencia de carácter sustantivo a criterio del Jefe de la Oficina Productora y el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos Productora y 5 años en el Archivo Central Subfondo 4. Despacho Viceministro Aéreo Marítimo y Portuario Correspondencia con dependencias del Ministerio. Contenido: Informes de inspecciones a las embarcaciones, autorizaciones de tarifas de cabotaje, Si, ya que refleja la ejecución de las funciones y toma de decisiones del Despacho Viceministro Aéreo Marítimo y Portuario. Conservar la respuestas a consultas e informes de la correspondencia de carácter Auditoría, solicitudes y respuesta a diputados, información del estado y avance de los proyectos en materia marítima portuaria y de aviación. Original y copia. Original Despacho Ministro, Dirección General de Aviación Civil, Planificación Sectorial, Dirección de Recursos sustantivo a criterio del Jefe de la Oficina Productora y el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos La tabla de plazos aparece firmada por la señora Maricé Porras Zamora, Jefe de la oficina productora y el señor Orlando Cervantes Benavides, Presidente del CISED. Mediante oficio DTSV (7) de 17 de julio de 2014, el señor Sebastián Urbina Cañas Viceministro de Transporte y Seguridad Vial, informa que por medio del oficio DM del Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica procedió a la unificación de los Viceministerios de Transportes Terrestre y Seguridad Vial y el Viceministerio de Transporte Marítimo y Portuario, despareciendo el segundo y cambiándose la denominación del prevaleciente a Viceministerio de Transportes y Seguridad Vial. 18 La tabla de plazos aparece firmada por la señora Marlen Zúñiga B., jefe de la unidad productora y el señor y el señor Orlando Cervantes Benavides, Presidente del CISED

22 Humanos, Unidad Ejecutora 326. Soporte: papel. Cantidad: 14 metros. Fechas extremas: / Vigencia Administrativa legal: 3 años en la Oficina Productora y 0 años en el Archivo Central Las series documentales presentadas ante la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, mediante oficio CISED de 7 de Setiembre de 2015, recibido el 10 de setiembre de 2015, para el Fondo: Ministerio de Obras Públicas y Transportes, Subfondos: Despacho de Ministro; Auditoria Interna; Dirección de Planificación Sectorial; Departamento de Gestión Tecnológica; Contraloría Institucional de Servicios; Oficialía Mayor; Despacho del Viceministerio de Transportes y Seguridad Vial; Despacho de Viceministro Aéreo Marítimo y Portuario; y que esta comisión no declaró con valor científico cultural pueden ser eliminadas al finalizar su vigencia administrativa y legal, de acuerdo con los artículos No. 120, 132, 135 y 136 del Reglamento a la Ley No Con respecto a los tipos documentales que el Cised asignó una vigencia permanente en una oficina o en el Archivo Central, se debe tomar en cuenta lo indicado en el inciso 1 de la Resolución Nº CNSED , que establece: Si estos documentos carecen de valor científico-cultural, es la oficina o la entidad productora, la responsable de custodiar permanentemente estos documentos. 2. Si los documentos en mención son declarados como de valor científico cultural, serán trasladados al Archivo Nacional para su custodia permanente, cuando se cumpla el plazo que señala la Ley En cuanto a los documentos en soporte electrónico, es importante aclarar que, de conformidad con el artículo 16 de la Ley General de Control Interno Nº 8292, la institución debe documentar los sistemas, programas, operaciones del computador y otros procedimientos pertinentes a los sistemas de información, ya que esto le 19 Publicada en La Gaceta Nº 101 de 27 de mayo de