CAPÍTULO I. LECTURA Y APROBACIÓN DE ACTAS ARTÍCULO

Transcripción

1 ACTA No correspondiente a la sesión ordinaria celebrada por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, en las instalaciones de la Dirección General del Archivo Nacional en Curridabat, a partir de las 8:30 horas del día 30 de enero de 2014; con la asistencia del señor Javier Gómez Jiménez, Jefe por recargo del Departamento Archivo Histórico y Vicepresidente de la Comisión quien preside; el señor Raymundo Brenes Rosales, Historiador; la señora Ivannia Valverde Guevara, Jefe del Departamento Servicios Archivísticos Externos y Secretaria Ejecutiva de la Comisión y la señorita Natalia Cantillano Mora, Técnica nombrada por la Dirección General del Archivo Nacional. Ausentes con justificación el señor José Bernal Rivas Fernández, Presidente de la Comisión, en representación del Presidente de la Junta Administrativa del Archivo Nacional y la señora Virginia Chacón Arias, Directora Ejecutiva de la Comisión. Convocados la señora Carmen Sánchez Torres, Encargada del Archivo Central del Sistema Nacional de Radio y Televisión S.A. (Sinart) y Secretaria del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) de esa entidad; la señora María del Carmen Retana Ureña, profesional del Departamento Servicios Archivísticos Externos asignada para el análisis de las valoraciones documentales presentadas por el Cised del Sinart y la señorita Estrellita Cabrera Ramírez, profesional del Departamento Servicios Archivísticos Externos asignada para el análisis de la valoración parcial de la donación realizada por el señor Carlos Freer Valle. Asiste en calidad de invitado el señor Andreu Gurrera Vallverdú.---- CAPÍTULO I. LECTURA Y APROBACIÓN DE ACTAS ARTÍCULO 1. Lectura, comentario y aprobación del acta No

2 ACUERDO 1. Se aprueba con correcciones el acta No del 22 de enero del ACUERDO FIRME CAPÍTULO II. ACUERDOS PENDIENTES ARTÍCULO 2. Acuerdos No. 8 de la sesión No del 03 de octubre del 2013, No. 5 de la sesión del 14 de noviembre del 2013; No. 3 de la sesión No del 4 de diciembre del 2013; No. 3, No. 4, No. 5, No. 6 y No. 17 de la sesión No del 05 de diciembre del 2013; No. 2, No. 4 y No. 5 de la sesión del 15 de enero del ACUERDO 2. Los miembros de esta Comisión Nacional acuerdan no retomar los acuerdos No. 8 de la sesión No del 03 de octubre del 2013, No. 5 de la sesión del 14 de noviembre del 2013; No. 3 de la sesión No del 4 de diciembre del 2013; No. 3, No. 4, No. 5, No. 6 y No. 17 de la sesión No del 05 de diciembre del 2013; No. 2, No. 4 y No. 5 de la sesión del 15 de enero del 2014 por razones de tiempo. ACUERDO FIRME CAPÍTULO III. LECTURA, COMENTARIO, MODIFICACIÓN Y APROBACIÓN DE LAS SIGUIENTES VALORACIONES DOCUMENTALES.- ARTÍCULO 3. Análisis del Informe de Valoración IV VP. Asunto: Valoración parcial. Fondo: Sistema Nacional de Radio y Televisión S.A. (Sinart). Convocada la señora Carmen Sánchez Torres, Encargada del Archivo Central del Sinart y Secretaria del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) de esa entidad y la señora María del Carmen Retana Ureña, profesional del Departamento Servicios Archivísticos Externos asignada para el análisis de la valoración parcial presentada por el Cised del Sinart. Hora: 8:45 a.m. Se deja constancia de que

3 durante la sesión los documentos estuvieron a disposición de los miembros de la Comisión para su consulta. Al ser las 9:00 horas ingresan las señoras Sánchez Torres y Retana Ureña, quien procede con la lectura del informe de valoración No. IV VP y expone las consideraciones del informe de valoración, destacando las siguientes: / / 3.6. En la Tabla de Plazos de Conservación de Documentos correspondiente al subfondo 3. Dirección Red de Televisión, subfondo 3.1 Departamento de Programación, subfondo Sección Videoteca, conocida por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos en la sesión Nº de 29 de mayo de 2013, encontramos la siguientes información relacionada con esta valoración parcial: No. Orden: Tipo / serie documental: Listado de material audiovisual nacional e internacional 1 Original sin copia. Contenido: Descripción de todos los títulos del material audiovisual nacional e internacional que se encuentran en el fondo documental en la base de la videoteca. Soporte: Papel y electrónico 2. Cantidad: 14 centímetros. Fechas: Vigencia administrativa-legal: 5 años (3 años en la oficina y 2 en el archivo central). Valor científico cultural: SI. Porque permite conocer y ubicar el material audiovisual producido y custodiado por el canal. Es complementario a la serie documental Audiovisuales de producción nacional. Conservar en soporte papel. No. Orden: Tipo / serie documental: Audiovisuales de producción 1 La CNSED en sesión de fecha 23 de noviembre de 2005, por medio del informe de valoración IV elaborado por la señora Carmen Retana Ureña, declaró de valor científico cultural el tipo documental Listas de programas nacionales e internacionales. En la tabla de plazos actual este tipo documental se incorporó en la serie documental Listado de material audiovisual nacional e internacional. Por lo cual se extiende el criterio para declarar la serie Listado de material audiovisual nacional e internacional de valor científico cultural De acuerdo con lo indicado por la señora Carmen Sánchez Torres en la sesión del 29 de mayo del 2013, la información de este listado se mantienen en una base de datos en el programa Access.----

4 nacional 3 Original y copia. Copia: Productores invitados. Contenido: Se transmiten programas de opinión con temas educativos, de salud, entrevistas, documentales científicos, históricos, literarios, que se encuentran en formatos de DVD, VHS, Umatic 3/4, Betacam, DVCAM, MINIDV, CINTA LTO y DIGITAL. Soporte: DVD, VHS, Umatic 3/4, Betacam, DVCAM, MINIDV, CINTA LTO y DIGITAL. Cantidad: unidades aproximadamente. Fechas: Vigencia administrativa-legal: Permanente en la oficina productora. Valor científico cultural: SI. Porque por medio de los programas nacionales se evidencia el rescate y/o evolución del civismo nacional, reflejan el desarrollo cultural de la sociedad costarricense y se rescatan valores, costumbres y tradiciones. Conservar toda la producción nacional. No. Orden: Tipo / serie documental: Programas extranjeros. Vigencia administrativa lega: permanente en la oficina productora. Valor científico cultural: No En relación con el acuerdo 12 de la sesión CNSED de fecha 21 de noviembre de 2012, sobre dejar pendiente la solicitud de la señora Ivannia Valverde Guevara, respecto a la variación en el criterio de la declaratoria de valor científico cultural para los formatos betacam, vhs, umatic ¾ de los programas nacionales Diagnóstico y Debate Nacional. Se recomienda respetar el criterio del señor Marco Calderón Delgado, jefe del Departamento de Conservación de la Dirección General del Archivo Nacional en... me permito sugerirle que los materiales a transferir sean preferiblemente reproducciones digitales DVD de buena calidad, en formato de archivo y no de filme, ya que si recibimos las cintas de video, en algún momento tendremos que buscar la forma de reproducirlas en ese soporte para 3 La CNSED en la sesión de fecha 23 de noviembre de 2005, declaro de valor científico cultural el tipo documental Programas Nacionales. En la tabla de plazos actual este tipo documental se incorporo en la serie documental

5 poder ver los documentos y tener acceso a reproducciones 4. Por lo tanto, tomando en cuenta la obsolescencia del soporte de los masters de la serie documental Audiovisuales de Producción Nacional, es necesario que la CNSED considere variar el criterio de la declaratoria, y solicitar a la institución productora la migración de estos soportes, betacam, vhs, umatic ¾, a un soporte electrónico, para así garantizar la conservación de la información La Sección de Videoteca debe tener un plan que le permita hacer el expurgo del material en mal estado de conservación para los programas internacionales. No se justifica incluir todo el material en una lista sin clasificar cuando existe de referencia una tabla de plazos aprobada. Además, como práctica de gestión documental la unidad productora debería preservar solo aquel material bien editado ACUERDO 3. Comunicar a la señora Giselle Carballo Villalobos, Presidente del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) del Sistema Nacional de Radio y Televisión S.A. (Sinart); a la señora Carmen Sánchez Torres, Secretaria del Cised del Sinart y al señor Randall García Fonseca, Vicepresidente del Cised del Sinart; que esta Comisión Nacional conoció la solicitud de valoración parcial presentada mediante oficio CISED de 31 de julio del 2013 para el Fondo: Sistema Nacional de Radio y Televisión S.A. (Sinart), Subfondo: Sección Videoteca; e informa que no se puede autorizar la eliminación de documentos cuya vigencia administrativa y legal establecida por el Cised del Sinart sea de permanente de acuerdo con el artículo 131, inciso b) del Reglamento a la Ley del Sistema Nacional de Archivos No Asimismo les recuerda que una valoración parcial se presenta para aquellos 4 Oficio DC de fecha 15 de junio de 2012, remitido por el Departamento de Conservación

6 documentos que ya han perdido la vigencia administrativa y legal establecidas por el Cised del Sinart tomando en cuenta que de conformidad con la Resolución Nº CNSED , inciso 1 se establece que: Si estos documentos carecen de valor científicocultural, es la oficina o la entidad productora, la responsable de custodiar permanentemente estos documentos. 2. Si los documentos en mención son declarados como de valor científico cultural, serán trasladados al Archivo Nacional para su custodia permanente, cuando se cumpla el plazo que señala la Ley Enviar copia de este acuerdo a los señores Allan Trigueros Vega, Subdirector General del Sinart; Ronald Jiménez Lobo, Coordinador Departamento de Programación y Continuidad del Sinart y Eduardo Sandí Araya, Auxiliar de Videoteca del Sinart; a la señora Virginia Chacón Arias Directora General del Archivo Nacional y al expediente de valoración documental del Sistema Nacional de Radio y Televisión S.A. (Sinart) que esta Comisión Nacional mantiene. ACUERDO FIRME ACUERDO 4. Comunicar a la señora Giselle Carballo Villalobos, Presidente del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) del Sistema Nacional de Radio y Televisión S.A. (Sinart); a la señora Carmen Sánchez Torres, Secretaria del Cised del Sinart y al señor Randall García Fonseca, Vicepresidente del Cised del Sinart; que esta Comisión Nacional no puede emitir criterio sobre el valor científico cultural de los documentos en mal estado de conservación y por lo tanto no se responsabiliza por su eliminación. Además, les recuerda que se encuentra vigente la Directriz Nº de la Junta Administrativa del Archivo Nacional con las regulaciones técnicas generales y de acatamiento obligatorio en el Sistema Nacional de 5 Publicada en La Gaceta Nº101 de 27 de mayo de

7 Archivos, para la gestión de documentos producidos por medios automáticos, publicada en la Gaceta Nº 61 Viernes 28 de marzo de 2008, normativa comunicada mediante oficio CNSED de 21 de junio del 2013 en el que se remitió el acuerdo No. 4 tomado por esta Comisión Nacional en la sesión de 29 de mayo del 2013 relacionado con la declaratoria de valor científico cultural de la serie Audiovisuales de producción nacional. Enviar copia de este acuerdo a los señores Allan Trigueros Vega, Subdirector General del Sinart; Ronald Jiménez Lobo, Coordinador Departamento de Programación y Continuidad del Sinart y Eduardo Sandí Araya, Auxiliar de Videoteca del Sinart; a la señora Virginia Chacón Arias Directora General del Archivo Nacional y al expediente de valoración documental del Sistema Nacional de Radio y Televisión S.A. (Sinart) que esta Comisión Nacional mantiene. ACUERDO FIRME ACUERDO 5. Solicitar a la señora Giselle Carballo Villalobos, Presidente del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) del Sistema Nacional de Radio y Televisión S.A. (Sinart); a la señora Carmen Sánchez Torres, Secretaria del Cised del Sinart y al señor Randall García Fonseca, Vicepresidente del Cised del Sinart; que informen a esta Comisión Nacional las razones técnicas por las cuales se ha incumplido la Directriz Nº de la Junta Administrativa del Archivo Nacional con las regulaciones técnicas generales y de acatamiento obligatorio en el Sistema Nacional de Archivos, para la gestión de documentos producidos por medios automáticos, publicada en la Gaceta Nº 61 Viernes 28 de marzo de 2008 ; específicamente para los programas de producción nacional declarados con valor científico cultural por este órgano colegiado en la sesión de 29 de mayo del

8 2013; dado que en el oficio CNSED de 21 de junio del 2013 se les indicó la serie documental Audiovisuales de producción nacional, declarada con valor científico cultural en esta sesión, deberá ser migrada a soportes que garanticen y faciliten el acceso a la información, debiendo informar al Archivo Nacional respecto a estas migraciones de soporte. Enviar copia de este acuerdo a los señores Allan Trigueros Vega, Subdirector General del Sinart; Ronald Jiménez Lobo, Coordinador Departamento de Programación y Continuidad del Sinart y Eduardo Sandí Araya, Auxiliar de Videoteca del Sinart; a la señora Virginia Chacón Arias Directora General del Archivo Nacional y al expediente de valoración documental del Sistema Nacional de Radio y Televisión S.A. (Sinart) que esta Comisión Nacional mantiene. ACUERDO FIRME ARTÍCULO 4. Análisis del Informe de Valoración IV VP. Asunto: Tablas de plazos de conservación de documentos. Fondo: Sistema Nacional de Radio y Televisión S.A. (Sinart). Convocada la señora Carmen Sánchez Torres, Encargada del Archivo Central del Sinart y Secretaria del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) de esa entidad y la señora María del Carmen Retana Ureña, profesional del Departamento Servicios Archivísticos Externos asignada para el análisis de la valoración parcial presentada por el Cised del Sinart. Hora: 9:00 a.m. Se deja constancia de que durante la sesión los documentos estuvieron a disposición de los miembros de la Comisión para su consulta. Al ser las 10:00 horas la señora Retana Ureña procede con la lectura del informe de valoración No. IV VP y expone las consideraciones del informe de valoración, destacando la siguiente:

9 / / 3.5. El Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del SINART, S.A utiliza un sello con la leyenda Comité Institucional de Archivo. En realidad debería decir Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos ACUERDO 6. Comunicar a la señora Carmen Sánchez Torres, Encargada del Archivo Central del Sistema Nacional de Radio y Televisión S.A. (Sinart) y Secretaria del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) de esa entidad; que esta Comisión Nacional conoció la solicitud de valoración de tablas de plazos de conservación de documentos presentada por ese Comité Institucional, mediante oficio CISED de 31 de julio del 2013, para el Fondo: Sistema Nacional de Radio y Televisión S.A. (Sinart), Subfondos Tesorería; Sección Presupuesto; Sección Contabilidad y Cuentas por Cobrar y declara con valor científico cultural las siguientes series documentales: Fondo: SISTEMA NACIONAL DE RADIO Y TELEVISIÓN S.A, Sinart Subfondo 1: Dirección Administrativa y Financiera. Subfondo 1.1. Departamento Financiero Contable 6. Objetivo: Fiscalizar y administrar el presupuesto y la contabilidad de la institución por medio de los informes de ejecución y estados financieros. Subfondo Sección Presupuesto 7 Funciones: Elaboración y Ejecución de Presupuestos Ordinarios y Extraordinarios Tipo documental Valor científico cultural Del Departamento Financiero Contable fue conocido en sesión CNSED de 29 de mayo 2013, el subfondo Control de Activos y no se dio declaratoria de valor científico cultural a ninguna serie documental. Según oficio DFC con fecha del 30 de abril de 2013, suscrito por la señora Yorleny Vargas Villalobos, jefa de la oficina productora. Se indica: El departamento Financiero Contable está divido en Áreas o Secciones, al mando de una única jefatura La tabla de plazos aparece firmada por la señora Yorleny Vargas V, jefe de la unidad productora y los miembros del Cised

10 Asientos de diario de presupuesto 8. Sí. Ya que permiten conocer la Original sin copia. Contenido: Está conformado situación financiera del Sinart. por los diferentes asientos que conforman los Conservar en soporte papel las registros mensuales de todos los documentos modificaciones presupuestarias solicitados para la apropiación presupuestaria y próximo pago con lo son: registro de órdenes de compra, registro de cheques, cajas chicas, que no estén duplicadas en las series documentales Informe de Ejecución registro de planilla, contratos, transferencias Presupuestaria Trimestral, bancarias, nota de débito, asientos de ajuste, Libros Contables registro de cheques que no se incluyen, Foliados, Liquidación liquidaciones salariales.. Fechas extremas: presupuestaria, Marzo 1992-Setiembre 1992, 1995, y Cantidad: 2,889 metros (2 metros, 88 centímetros, 9 milímetros). Soporte: papel. Modificaciones Presupuestarias, Presupuestos Extraordinarios, Vigencia administrativa-legal: 5 años en la Oficina Presupuestos Ordinarios Productora y 5 años en el Archivo Central Anuales, Balance de Comprobación, Balance de situación, Balance de resultados, Estados Financieros En la columna observaciones de la tabla de plazos de conservación de documentos se indicó Existe evidencia de este tipo documental de los años 1992 de marzo a setiembre, del año 1995, del 1998 al 2000 y del 2003 al 2013 Asimismo se indicó Nota: Para el año 2011 se incorporan las "Modificaciones Presupuestarias" como parte de la información adjunta de los asientos. Para el año 2013 se incorporan las Órdenes de Compra en el documento de Asientos de Presupuesto, como parte de los documentos registrados

11 Informe Comparativo del presupuesto gastado anualmente en Publicidad y propaganda de cada una de las instituciones públicas. Original. Copia Presidencia Ejecutiva. Contenido: Informe comparativo del monto gastado por las instituciones en la partida de "Publicidad y propaganda" anualmente y que se compara con lo facturado por cada institución de pauta en el SINART, ya que deben cumplir según el artículo 19 ley 8346 con el 10% del presupuesto gastado. Fechas extremas: Cantidad: 0,108 metros (10 centímetros y 8 milímetros). Soporte papel / digital. Vigencia administrativa-legal: 5 años en la Oficina Productora y 5 años en el Archivo Central Informe de Ejecución Presupuestaria Trimestral. Original. Copia Presidencia Sí. Ya que permite conocer el uso que las entidades del sector público costarricense dan a los medios de comunicación Sí 12. Ya que permite conocer el uso de los recursos asignados al Ejecutiva, Contraloría General de la República, Sinart. Conservar en soporte Autoridad Presupuestaria, Ministerio de Cultura, papel los informes de ejecución 9 En la columna observaciones de la tabla de plazos de conservación de documentos se indicó Existe evidencia de este tipo documental del año 2006 al Declarado con valor científico-cultural en sesión CNSED N de 23 de noviembre de Subfondo: Dirección Financiero Contable, serie Informe de Ejecución Presupuestaria Trimestral. Cantidad: 0.45 cms, fechas extremas

12 Planificación del Ministerio de Cultura, Auditoría Interna. Planificación. Contenido: Está conformado por el Detalle de los programas según organigrama, Actividades centrales, Transmisión y producción de programas de radio Transmisión y producción de programas de presupuestaria del IV Trimestre que no estén duplicados en las series documentales Asientos de diario de presupuesto, Libros Contables Foliados, televisión, Servicios de publicidad, Prensa Liquidación presupuestaria, Televisiva y Dirección Tecnológica. Cada uno de los programas contiene: Fecha, hora, número de Modificaciones Presupuestarias, página, nombre de la entidad, título, nombre del Presupuestos Extraordinarios, programa, período y a su vez contiene: Código, nombre, presupuesto inicial, modificaciones Presupuesto modificado, trimestre anterior, trimestre actual, gasto acumulado, saldo compromiso, gasto total y saldo disponible. Informe de ingresos. Fechas extremas: 1986, , Cantidad: 0,45 metros (45 centímetros 11 ). Soporte papel. Vigencia administrativa-legal: 5 años en la Oficina Presupuestos Ordinarios Anuales, Balance de Comprobación, Balance de situación, Balance de resultados, Estados Financieros En la columna observaciones de la tabla de plazos de conservación de documentos se indicó Existe evidencia de este tipo documental del año 1986, del año 1998 al 2002 y del año Asimismo se indicó Nota: a partir del año 2006 se incorpora esta información en el sistema SIPP de la Contraloría General de la República, ya que a partir de este años se elimina el documento impreso. La copia para Presupuesto se incluye dentro del Informe de Ejecución Mensual para ingresar los montos al SIPP. Ver oficio No del 28 de Enero del 2011 DFOE-022. (*) Declarado con valor científico cultural De acuerdo con lo indicado en el oficio DFC de 3 de febrero del

13 Productora y 5 años en el Archivo Central Libros Contables Foliados. Original Sí 14. Porque en ellos se sin copia. Contenido: Conformado por libros consignan las transacciones foliados para: Inventarios y balances, Mayor y Diario, donde se registran las diferentes cuentas contables en forma trimestral y detalle de registros trimestrales. Fechas extremas: Cantidad: 0,089 metros (8 centímetros y 9 milímetros). Soporte papel. Vigencia administrativa-legal: 5 años en la Oficina contables de la institución. Conservar en soporte papel la información que no se encuentre duplicada en las series documentales Asientos de diario de presupuesto, Informe de Ejecución Productora y 5 años en el Archivo Central Presupuestaria Trimestral, Liquidación presupuestaria, Modificaciones Presupuestarias, Presupuestos Extraordinarios, Presupuestos Ordinarios Anuales, Balance de 13 En la columna observaciones de la tabla de plazos de conservación de documentos se indicó Existe evidencia de este tipo documental de los años 2002 al Asimismo se indicó Nota: Se cuenta con los Libros Legales a partir del año Se adjunta copia de los libros con sello de la Auditoría Interna. (*) Declarado con valor científico cultural Declarado con valor científico-cultural en sesión CNSED N de 23 de noviembre de Subfondo: Dirección Financiero Contable, serie Libros Legales. Para las series Libros Diario y Mayor la cantidad 3 cms y las fechas extremas Los libros legales son Diario, Mayor, inventarios y balances de Comprobación. Situación y Resultados

14 Comprobación, Balance de situación, Balance de resultados, Estados Financieros Liquidación presupuestaria. Copia. Sí. Ya que permite conocer el Original Contraloría General de la República. uso de los recursos asignados al Copia: Presidencia Ejecutiva, Dirección. Sinart. Conservar en soporte Administrativa y Financiera, Autoridad Presupuestaria, Ministerio de Cultura, Auditoría Interna, Dpto. Planificación. Contenido: Información solicitada por la Contraloría General para que de acuerdo con lo establecido legalmente ofrece la rendición de cuentas del papel los informes de ejecución presupuestaria del IV Trimestre que no estén duplicados en las series documentales Asientos de diario de presupuesto, Informe presupuesto a la Contraloría y a la Autoridad de Ejecución Presupuestaria Presupuestaria. Está compuesto por: Cuadro de liquidación presupuestaria, Detalle de Modificaciones internas, Detalle de Presupuestos Extraordinarios, Detalle de logros alcanzados por cada uno de los programas, Detalle de egresos Trimestral, Libros Contables Foliados, Modificaciones Presupuestarias, Presupuestos Extraordinarios, general, Detalle de Egresos por programa, Presupuestos Ordinarios Certificación y Bloque de legalidad, Certificación C.C.S.S., Certificación de plazas, Detalle de origen y aplicación de fondos de cada programa y Anuales, Balance de Comprobación, Balance de situación, Balance

15 Tabla de equivalencia. Fechas extremas: Dic 1986, 06 Enero 1987-Dic. 1997, , Cantidad: 0,186 metros (18 centímetros y 6 milímetros). Soporte papel / digital. Vigencia administrativa-legal: 5 años en la Oficina Productora y 5 años en el Archivo Central Modificaciones Presupuestarias. Original múltiple: Consejo Ejecutivo, Presidencia de resultados, Estados Financieros Sí. Ya que permiten conocer el uso de los recursos asignados al Ejecutiva, Auditoría Interna, Dpto. Planificación, Sinart. Conservar en soporte Ministerio de Cultura, Autoridad Presupuestaria, Contraloría General de la República. Contenido: Documento conformado por: Portada, Hoja de firmas, Acuerdo del consejo, Aumentos, Justificación de aumentos, Disminuciones, papel las modificaciones presupuestarias que no estén duplicados en las series documentales Asientos de diario de presupuesto, Justificación de disminuciones y Anexos si Informe de Ejecución existen. Fechas extremas: 1980, 1987, 1987, Presupuestaria Trimestral, 2000, 2001, 2002, 2005, Cantidad: 0, Libros Contables 15 En la columna observaciones de la tabla de plazos de conservación de documentos se indicó Existe evidencia de este tipo documental del año 1980 a Dic. 1986, del 06 Enero 1987 a Dic. 1997, del año 1999 al 2000 y del año 2004 al Asimismo se indicó Nota: para el año 2013 aún no se reporta documento ya que el informe se elabora en Febrero del año siguiente o sea Ver oficio 0734 del 28 Enero 2011 DFOE En la columna observaciones de la tabla de plazos de conservación de documentos se indicó Existe evidencia de este tipo documental de los años 1980, 1987 y 2000, 2001, 2002, 2005 y Asimismo se indicó Nota: A partir del 2010, las modificaciones presupuestarias se incorporan en el tipo documental Asientos de diario de presupuesto como parte de la información adjunta de los asientos.---

16 metros (6 centímetros y 9 milímetros). Soporte Foliados, Liquidación papel / digital. Vigencia administrativa-legal: 5 presupuestaria, años en la Oficina Productora y 5 años en el Presupuestos Extraordinarios, Archivo Central Presupuestos Extraordinarios. Copia. Original y copia: Contraloría General de la República, Consejo, Presidencia Ejecutiva, Dirección. Administrativa. Financiera, Autoridad Presupuestaria., Ministerio de Cultura, Auditoría Presupuestos Ordinarios Anuales, Balance de Comprobación, Balance de situación, Balance de resultados, Estados Financieros.---- Sí. Ya que permiten conocer la asignación de recursos extraordinarios al Sinart. Conservar en soporte papel los presupuestos extraordinarios que Interna, Planificación. Contenido: Documento no estén duplicados en las series conformado por: portada, hoja de firmas, carta de presentación, acuerdo del consejo, certificación, clasificación económica de ingresos, justificación documentales Asientos de diario de presupuesto, Informe de Ejecución de ingresos, aumentos, justificación de Presupuestaria Trimestral, aumentos, detalle de original y aplicación de Libros Contables fondos, certificación de C.C.S.S., anexos, Foliados, Liquidación certificación de verificación de requisitos, luego de aprobación por parte de la Contraloría General presupuestaria, Modificaciones Presupuestarias,

17 de la República se anexa copia de la aprobación. Fechas extremas: 1981, 1999, , 2006, Cantidad: 0,456 metros (45 centímetros y 6 milímetros). Soporte papel / digital. Vigencia administrativa-legal: 5 años en la Oficina Productora y 5 años en el Archivo Central Presupuestos Ordinarios Anuales. Copia. Original y copia: Consejo. Ejecutivo, Presidencia Ejecutiva, Contraloría General de la República, Dirección Administrativa y Financiera, Autoridad Presupuestaria, Ministerio de Cultura, Auditoría Interna, Planificación, Depto. Financiero, Recursos Humanos, Producción y Programación de Radio Nacional, Producción y Programación de Televisión, Servicios de Presupuestos Ordinarios Anuales, Balance de Comprobación, Balance de situación, Balance de resultados, Estados Financieros.---- Sí 19. Ya que permiten conocer la asignación de recursos extraordinarios al Sinart. Conservar en soporte papel los presupuestos ordinarios que no estén duplicados en las series documentales Asientos de diario de presupuesto, Informe de Ejecución Publicidad, Servicios de Prensa, Dirección Presupuestaria Trimestral, Tecnológica. Contenido: Documento Libros Contables 17 En la columna observaciones de la tabla de plazos de conservación de documentos se indicó Evidencia financiera contable, existe evidencia física de este tipo documental del período de gestión de 1981, 1999, 2001 al 2003, 2006 y Asimismo se indicó Nota: A partir del año 2010 se incorporan los Presupuestos Extraordinarios en el documento de Asientos de Presupuesto, como parte de los documentos registrados Declarado con valor científico-cultural en sesión CNSED N de 23 de noviembre de Subfondo: Dirección Financiero Contable, serie Presupuestos anuales, cantidad 7 cms y las fechas extremas Asimismo en sesión CNSED de 05 de octubre de 2011 en el subfondo Consejo Ejecutivo aparece la serie Presupuesto, fechas extremas , cantidad 1 cm, con declaratoria de valor científico-cultural. Conservar permanentemente hasta el año Después de esa fecha se custodiarán en la Autoridad Presupuestaria

18 conformado por: portada, hoja de firmas, tabla de Foliados, Liquidación contenido, nota de presentación, acuerdo del consejo, detalle de origen y aplicación de fondos, ingresos, anexos, justificación de ingresos, egresos, anexo, justificación de egresos de cada programa, justificaciones específicas, anexos, requisitos legales, anexos, certificación del SIPP, guía interna de verificación de registros, anexos. Fechas extremas: Cantidad: 0,248 metros (24 centímetros y 8 milímetros). Soporte papel / digital. Vigencia administrativa-legal: 5 años en la Oficina Productora y 5 años en el Archivo Central. presupuestaria, Modificaciones Presupuestarias, Presupuestos Extraordinarios, Balance de Comprobación, Balance de situación, Balance de resultados, Estados Financieros Subfondo 1: Dirección Administrativa y Financiera. Subfondo 1.1. Departamento Financiero Contable 20 Subfondo Sección Contabilidad 21. Funciones: Registrar sistemáticamente y controlar administrativamente todas las transacciones contables del SINART, S.A. Elaboración de Estados Financieros Tipo documental Valor científico cultural En la columna observaciones de la tabla de plazos de conservación de documentos se indicó Evidencia financiera contable, existe evidencia de este documento de los períodos de gestión del año 1985 al Asimismo se indicó Nota: Declarado con Valor Científico Cultural Del Departamento Financiero Contable fue conocido en sesión CNSED de 29 de mayo 2013, el subfondo Control de Activos y no se dio declaratoria de valor científico cultural a ninguna serie documental. Según oficio DFC con fecha del 30 de abril de 2013, suscrito por la señora Yorleny Vargas Villalobos, jefa de la oficina productora. Se indica: El departamento Financiero Contable está divido en Áreas o Secciones, al mando de una única jefatura La tabla de plazos aparece firmada por la señora Yorleny Vargas Villalobos, jefe de la unidad productora, el señor Luis Méndez Baquedano, Coordinador de Contabilidad y los miembros del Cised.

19 Balance de Comprobación. Original sin Sí. Ya que permite conocer el copia. Contenido: Se elabora con la información uso de los recursos asignados al suministrada por el sistema contable una vez Sinart. Conservar en soporte procesados los asientos de diario donde se muestra los movimientos del débito y crédito. Contiene la fecha, No. de cuenta, descripción, saldo anterior, débitos, créditos, saldo del mes, saldo acumulado. Fechas extremas: , Cantidad: 0,536 metros (53,6 papel los balances de comprobación que no estén duplicados en las series documentales Asientos de diario de presupuesto, Informe de Ejecución centímetros). Soporte papel. Vigencia Presupuestaria Trimestral, administrativa-legal: 5 años en la Oficina Libros Contables Productora y 5 años en el Archivo Central Foliados, Liquidación presupuestaria, Modificaciones Presupuestarias, Presupuestos Extraordinarios, Presupuestos Ordinarios Anuales, Balance de situación, Balance de resultados, Estados Financieros En la columna observaciones de la tabla de plazos de conservación de documentos se indicó Evidencia Contable. Existe documentación de 1991 a 1992 y de 1998 a

20 Balance de situación 23. Original sin Sí. 26 Ya que permite conocer el copia. Contenido: Este balance nos detalla los uso de los recursos asignados al activos, pasivo y patrimonio de la institución que Sinart. Conservar en soporte Incluye la fecha, códigos, nombre de la cuenta, saldo anterior, débitos y créditos, saldo, saldo deudor, saldo acreedor, saldo más anterior, variaciones, monto porcentual y totales. Fechas papel los balances de situación que no estén duplicados en las series documentales Asientos de diario de extremas: Cantidad: 0,45 metros presupuesto, Informe (45 milímetros 25 ). Soporte papel. Vigencia administrativa-legal: 5 años en la Oficina Productora y 5 años en el Archivo Central de Ejecución Presupuestaria Trimestral, Libros Contables Foliados, Liquidación presupuestaria, Modificaciones Presupuestarias, Presupuestos Extraordinarios, Presupuestos Ordinarios Anuales, Balance de Comprobación, Balance de resultados, 23 En la columna observaciones de la tabla de plazos de conservación de documentos se indicó Evidencia Contable. Este tipo documental no se utiliza desde la fecha indicada, ya que ahora se incluye dentro de los Estados Financieros De acuerdo con lo indicado en el oficio DFC de 3 de febrero del Idem Declarado con valor científico cultural en sesión CNSED N de 23 de noviembre de Subfondo Dirección Financiero Contable, fechas extremas: , cantidad: 0,45 cms

21 Estados Financieros Balance de resultados 27. Original. Sí. 28 Ya que permite conocer el Copia Consejo Ejecutivo, Auditoria, Presidencia y uso de los recursos asignados al Cultura. Contenido: Este balance se confecciona Sinart. Conservar en soporte con la información suministrada en los asientos de diario, donde se muestra los ingresos, gastos papel los balances de resultados que no estén duplicados en las y resultados del período. Fechas extremas: series documentales Cantidad: 0,0097metros (0,97 centímetros). Soporte papel. Vigencia administrativa-legal: 5 años en la Oficina Productora y 5 años en el Archivo Central Asientos de diario de presupuesto, Informe de Ejecución Presupuestaria Trimestral, Libros Contables Foliados, Liquidación presupuestaria, Modificaciones Presupuestarias, Presupuestos Extraordinarios, Presupuestos Ordinarios Anuales, Balance de Comprobación, Balance de situación, 27 En la columna observaciones de la tabla de plazos de conservación de documentos se indicó Evidencia Contable. Este tipo documental no se utiliza desde la fecha indicada, ya que ahora se incluye dentro de los Estados Financieros Declarado con valor científico cultural en sesión CNSED N de 23 de noviembre de Subfondo Dirección Financiero Contable, fechas extremas: , cantidad: 0,45 cms

22 Estados Financieros Contratos. Original. Copia Presupuesto. Contenido: Documentos que ingresan a la oficina contable para proceder con su revisión, registro, pago según sus condiciones contractuales. Existen tanto nacionales como internacionales. Fechas extremas: , 1980, , 1994, 1996, , Cantidad: 1,12 metros. Soporte papel. Vigencia administrativa-legal: 5 años en la Oficina Productora y 5 años en el Archivo Central Convenios 30. Copia. Original Presidencia Ejecutiva. Contenido: Convenios de cooperación del SINART S.A. con otras Sí. Ya que permiten conocer las condiciones pactadas por el Sinart y los proveedores comerciales. Conservar en soporte papel los contratos que demuestren la función y actividades sustantivas del Sinart a criterio del Jefe de la Oficina Productora y el Encargado del Archivo Central Sí, ya que permiten conocer los convenios que el Sinart realiza con entes nacionales e instituciones, sobre ventas de servicios en internacionales. Conservar en beneficio mutuo donde se generan las soporte papel los convenios 29 En la columna observaciones de la tabla de plazos de conservación de documentos se indicó Existen contratos de 1977 a 1978, 1980 y de 1983 a 1992, 1994, 1966 y de 1999 al 2003 y del 2005 al Declarado con valor científico cultural en sesión CNSED N de 23 de noviembre de Subfondo Dirección General, Serie Convenios internacionales: con casas extranjeras sobre radio y televisión: TV española, BBC, Discovery Channel, etc, relacionados con el suministro de materiales de transmisión de programas; fechas extremas: , cantidad: 0,40 cms. Serie Convenios internacionales: con casas extranjeras sobre radio y televisión: TV española, BBC, Discovery Channel, etc, relacionados con el suministro de materiales de transmisión de programas. Se incluye además la serie Convenios interinstitucionales cantidad 1 cms, fechas extremas:

23 negociaciones. Fechas extremas: 1983, , 2005, 2008, Cantidad: 0,04 metros (4 centímetros). Soporte papel. Vigencia administrativa-legal: 5 años en la Oficina Productora y 5 años en el Archivo Central originales que no se encuentren duplicados en la Presidencia Ejecutiva Estados Financieros. Original. Copia Presidencia Ejecutiva, Dirección Administrativa, Sí 33. permanentemente Conservar porque Auditoria Interna, Planificación y Ministerio de Cultura. Contenido: Se elabora con la permiten conocer la situación contable y financiera de la información suministrada en los asientos de entidad en un tiempo diario donde se muestra los ingresos, gastos y resultados del período y la situación financiera de la empresa en una fecha dada. Incluye estado de resultado, balance de situación, balance de comprobación, estado de flujo de efectivo, anexos. Fechas extremas: 1980, , Cantidad: 1,63 metros. Soporte determinado. Conservar en soporte papel los estados financieros que no estén duplicados en las series documentales Asientos de diario de presupuesto, Informe de Ejecución papel. Vigencia administrativa-legal: permanente Presupuestaria Trimestral, en la Oficina Productora Libros Contables 31 En la columna observaciones de la tabla de plazos de conservación de documentos se indicó Existen documentos del año 1983 y del 2000 al 2001, 2005, 2008 y 2010 al En la columna observaciones de la tabla de plazos de conservación de documentos se indicó Evidencia Contable. Existe documento del año 1980 y de 1994 a 1998 y del 2000 al Se pueden descartar los que se encuentran repetidos una vez cumplido el período de gestión Declarado con valor científico cultural en sesión CNSED N de 23 de noviembre de Subfondo Dirección Financiero Contable, fechas extremas: , cantidad: 0,45 cms

24 Foliados, Liquidación presupuestaria, Modificaciones Presupuestarias, Presupuestos Extraordinarios, Presupuestos Ordinarios Anuales, Balance de Comprobación, Balance de situación, Balance de resultados Las series documentales presentadas ante la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, mediante oficio N CISED de 31 de julio del 2013, para el Fondo: Sistema Nacional de Radio y Televisión S.A. (Sinart), Subfondos Tesorería; Sección Presupuesto; Sección Contabilidad y Cuentas por Cobrar; y que esta Comisión Nacional no declaró con valor científico cultural, pueden ser eliminadas cuando venza la vigencia administrativa y legal determinada por el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) del Ministerio de Educación Pública, de acuerdo con los artículos No. 120, 132, 135 y 136 del Reglamento a la Ley No En cuanto a los documentos en soporte electrónico, es importante aclarar que, de conformidad con el artículo 16 de la Ley General de Control Interno Nº 8292, la institución debe documentar los sistemas, programas, operaciones del computador y otros procedimientos pertinentes a los sistemas de información, ya que esto le permitirá

25 disponer de documentación completa, adecuada y actualizada para todos los sistemas que se desarrollan. Además, se les recuerda que se deben conservar los metadatos que permitan el acceso a la información en un futuro, de acuerdo con los lineamientos de la Directriz con regulaciones técnicas sobre administración de documentos producidos por medios automáticos, emitida por la Junta Administrativa del Archivo Nacional y publicada en La Gaceta Nº 61 de 28 de marzo de 2008, y las Normas Técnicas para la Gestión y el Control de Tecnologías de Información, (N CO- DFOE), publicada en La Gaceta Nº 119 de 21 de junio de 2007; y que la Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos No publicada en La Gaceta No. 174 del 13 de octubre del 2005, la Política de Certificados para la Jerarquía Nacional de Certificadores Registrados y la Política de Formatos Oficiales de los Documentos Electrónicos Firmados Digitalmente publicadas en el Alcance 92 a La Gaceta No. 95 del 20 de mayo del 2013 se encuentran vigentes Con respecto a los tipos documentales que el CISED determinó como vigencia permanente en una oficina o en el Archivo Central, se tiene que tomar en cuenta que, de conformidad con la Resolución Nº CNSED , inciso 1 se establece que: Si estos documentos carecen de valor científico-cultural, es la oficina o la entidad productora, la responsable de custodiar permanentemente estos documentos. 2. Si los documentos en mención son declarados como de valor científico cultural, serán trasladados al Archivo Nacional para su custodia permanente, cuando se cumpla el plazo que señala la Ley Publicada en La Gaceta Nº 101 de 27 de mayo de 2009

26 En relación con los documentos contables, en la circular de 13 de setiembre de 2010 remitida por la Dirección General del Archivo Nacional se indica: Por este medio nos permitimos recordarles que de acuerdo con lo que dispone la Ley 8754, Ley contra la delincuencia organizada (artículos 4, 5, 18 y 47) el plazo de vigencia administrativa-legal de los documentos de operaciones contables, cuentas, operaciones financieras, documentos tributarios y similares no puede ser menor a 10 años. Los archivistas, y en particular los Comités Institucionales de Selección y Eliminación de Documentos, deben tener presentes estas disposiciones vigentes hace más de un año Asimismo, se le consulta a la señora Sánchez Torres si tiene algún comentario, consulta o duda sobre la lectura del informe, a lo que responde que no Enviar copia de este acuerdo a las señoras Laura Gómez Hernández, Encargada de la Sección de Tesorería; Xinia Gómez Garita, Coordinadora de Presupuesto y Tania Chaverri González, Encargada de Cuentas por Cobrar; al señor Luis Méndez Baquedano, Coordinador de Contabilidad y a la señora Yorleny Vargas Villalobos, Jefe Departamento Financiero Contable; dependencias del Sistema Nacional de Radio y Televisión S.A. (Sinart) y al expediente de valoración documental del Sinart que esta Comisión Nacional mantiene. ACUERDO FIRME ACUERDO 7. Recordar a la señora Carmen Sánchez Torres, Encargada del Archivo Central del Sistema Nacional de Radio y Televisión S.A. (Sinart) y Secretaria del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) de esa entidad; que está pendiente de aclarar las cantidades y fechas de las series documentales Balance de situación y Balance de resultados. Para la remisión de las

27 aclaraciones solicitadas cuenta con 10 días hábiles posteriores a la notificación de este acuerdo. Enviar copia de este acuerdo al expediente de valoración documental del Sinart que esta Comisión Nacional mantiene. ACUERDO FIRME ARTÍCULO 5. Análisis del Informe de Valoración IV VP. Asunto: Valoración parcial. Fondo: Donación Carlos Freer Valle. Convocada la señorita Estrellita Cabrera Ramírez, profesional del Departamento Servicios Archivísticos Externos asignada para el análisis de la valoración parcial de la donación realizada por el señor Carlos Freer Valle. Hora: 9:30 a.m. Se deja constancia de que durante la sesión los documentos estuvieron a disposición de los miembros de la Comisión para su consulta. Al ser las 11:25 horas ingresa la señorita Cabrera Ramírez quien procede con la lectura del informe de valoración No. IV VP y expone las consideraciones del informe de valoración, destacándose lo siguiente: El presente informe se elabora en atención al oficio N DG de 17 de setiembre de 2013, mediante el cual la señora Virginia Chacón Arias, Directora General del Archivo Nacional, solicitó la valoración de algunos documentales donados por el señor Carlos Freer Valle / / 1. Sobre Carlos Freer Valle. Carlos Freer Valle, es un cineasta costarricense nacido en la provincia de Cartago, el 02 de diciembre de Se enamoró del cine en la Filmoteca de la Universidad Autónoma de México cerca del año 1963 y una década más tarde, asumió el reto de hacer cine en Costa Rica en conjunto con Kitico Moreno y otros entusiastas del cine. Entre sus documentales se encuentran La cultura del guaro, que es quizás la película más vista en la historia del sétimo arte criollo. Además, fue integrante del grupo fundador del Departamento de Cine del Ministerio de Cultura, en 1973, también editor del proyecto de "Historia Visual