Universidad de Costa Rica Vicerrectoría de Docencia Centro de Evaluación Académica Departamento de Investigación y Evaluación Académica

Transcripción

1 Universidad de Costa Rica Vicerrectoría de Docencia Centro de Evaluación Académica Departamento de Investigación y Evaluación Académica PASOS ESTABLECIDOS EN LA UNIVERSIDAD DE COSTA RICA PARA LA PRESENTACIÓN DEL INFORME DE AUTOEVALUACIÓN Y PLAN DE MEJORAMIENTO, PARA LA ACREDITACIÓN O REACREDITACIÓN DE CARRERAS ANTE EL 1 I. REVISIÓN DEL INFORME DE AUTOEVALUACIÓN Y DEL PLAN DE MEJORAMIENTO Envío del informe del proceso de autoevaluación junto con los anexos en digital al Centro de Evaluación Académica (CEA), por medio de un oficio (con copia a la Vicerrectoría de Docencia), como condición previa para la presentación del mismo ante el. Adjuntar el Acta de aprobación del informe por parte de la Asamblea de la. (U.A.) El informe debe ser recibido en el CEA en el período establecido para cada semestre (según circular anual del CEA), el cual se establece con al menos dos meses de antelación a la fecha de convocatoria establecida por el. Lectura, revisión y elaboración de un documento sobre el informe de autoevaluación. De esta lectura y revisión se deriva un documento con las observaciones al informe elaborado por la, en el que se detallan, entre otros, aspectos por incorporar, correcciones, faltantes, relaciones por evidenciar; además se emite criterio con respecto a si la carrera cumple con los requerimientos mínimos establecidos por. CEA, específicamente el Departamento de Investigación y Evaluación Académica (DIEA) 1 Todo trámite y correspondencia al respecto de los procesos de autoevaluación y autorregulación para la acreditación y reacreditación con el u otras instancias que tengan que ver con estos procesos, debe hacerse con copia al Centro de Evaluación Académica, por ser el ente asesor oficial, establecido por la Vicerrectoría de Docencia. 1

2 Entrega formal del documento escrito: reunión entre las personas del DIEA que tuvieron a su cargo la lectura y redacción del documento, la jefatura del DIEA y representantes de la U.A. En esta reunión se presentan las observaciones al informe y se aclaran dudas, además se establece un plazo de quince días hábiles para que la cumpla con los aspectos solicitados. DIEA-U.A. Reenvío del informe corregido al CEA, por medio de un oficio (con copia a la Vicerrectoría de Docencia), en la que la U.A. indica haber asumido e incorporado las observaciones hechas por el CEA en la nueva versión del informe. Adjunto, debe enviarse el documento con las observaciones hechas por el DIEA y la versión del primer informe corregido, con el fin de poder corroborar los cambios. Envío del plan de mejoramiento: adjunto al informe corregido, debe enviarse el plan de mejoramiento que derivó de la autoevaluación bajo los lineamientos establecidos por el (Guía de elaboración de planes de mejoramiento) junto con el acta de aprobación de la Asamblea de la Unidad Académica. Segunda lectura y revisión del informe de autoevaluación: se verifica la incorporación de observaciones y se elabora un oficio con el visto bueno o las nuevas observaciones al documento aportadas por el DIEA. Lectura y revisión del plan de mejoramiento: de este trabajo se da un visto bueno o se indican observaciones que se adjuntan en el mismo oficio del DIEA mencionado anteriormente. CEA-DIEA Posteriormente se envía a la un oficio del CEA informando la conclusión de la revisión y adjuntando el oficio elaborado por el DIEA. Correcciones adicionales al informe de autoevaluación: de haber nuevas observaciones, la es responsable de incorporarlas pues ya no será revisado nuevamente por el CEA. Esto con el fin de agilizar el procedimiento y poder continuar con el trámite correspondiente. Las observaciones al plan de mejoramiento que sugiera el DIEA, también deberán ser asumidas por la U.A. en la versión definitiva, pues no se revisará de nuevo. 2

3 II. TRÁMITE DE ENVÍO DEL INFORME FINAL DE AUTOEVALUACIÓN Y EL PLAN DE MEJORAMIENTO A LA VICERRECTORÍA DE DOCENCIA Una vez concluidos el informe de autoevaluación y el plan de mejoramiento, la U.A. los envía al CEA, junto con los anexos en forma digital. (Al menos quince días antes de la fecha última de entrega al ) Envío de oficio a la V. D. haciendo entrega del informe de autoevaluación y el plan de mejoramiento. Dirección del CEA III. TRÁMITE DE LAS AUTORIDADES PARA SOLICITAR LA ACREDITACIÓN O REACREDITACIÓN DE LA CARRERA ANTE EL Convoca a reunión con la U.A. y la V.D.: esta es una reunión de negociación, en la cual las partes asumen los compromisos correspondientes para la implementación del plan de mejoramiento. De esto depende la solicitud de que la Rectoría inicie el trámite ante el. Si el plan de mejoramiento necesita modificaciones según los acuerdos de la reunión, la U.A. lo corrige y lo envía directamente a la V.D. Pago de derecho de lectura de informe al. Realizar las gestiones correspondientes ante la Oficina de Administración Financiera (OAF), para el depósito de la cantidad establecida ($500) al, según la partida Honorarios, consultorías y Servicios Contratados del presupuesto de Apoyo Académico Institucional. El depósito debe hacerse en la cuenta No del Banco Nacional. Vicerrectoría de Docencia (V.D.) Envío de los documentos a la Rectoría. Los documentos requeridos son los siguientes: documento final de autoevaluación, anexos en formato digital, documento del plan de mejoramiento, copia del recibo de pago del derecho de lectura del informe o en su defecto, una carta, por parte de la Vicerrectoría de Docencia, en la que se indique que el trámite de pago está en proceso. Los documentos supracitados se acompañan de un oficio en el que se solicita a la Rectoría remitirlos al para gestionar la acreditación o reacreditación de la carrera. La V.D. envía copia del oficio al CEA y a la U.A. 3

4 Elaborar oficio de presentación del informe ante el, solicitando la acreditación o reacreaditación de la carrera correspondiente e indicando que se conocen y aplican los lineamientos del. En el caso de ser reacreditación debe elaborar también una declaración jurada sobre el cumplimiento por parte de la carrera de las responsabilidades al recibir la acreditación como de la información suministrada en los informes de avance del plan de mejora. Rectoría Informar a la, por medio de un oficio (con copia a la VD y al CEA) y llamada telefónica cuando los documentos están listos, para que la U.A. pase a retirarlos (oficio de la Rectoría remitiendo el informe, informe de autoevaluación, plan de mejoramiento, anexos y comprobante del depósito realizado). Una vez retirados los documentos de la Rectoría, la U.A. procede a solicitar la cita ante el para presentarse a la convocatoria de acreditación o reacreditación, con los documentos solicitados. El hace entrega a la U.A. de un formulario electrónico que debe completar y adjuntar el día de la cita. Presentarse a la cita establecida, con el informe final de autoevaluación y el plan de mejoramiento, los anexos correspondientes en digital, la carta de la Rectoría, el comprobante de la cancelación de la cuota de análisis inicial y el formulario, a la Dirección del, según lo estipulado en el manual de acreditación del. Entrega la calendarización prevista a las personas que llevan la documentación al, según la convocatoria correspondiente. Esta calendarización consiste en brindar información a las personas de la U.A. sobre las fechas importantes que deben tomar en cuenta ahora que ya han presentado los documentos al, por ejemplo cuanto esperar para la devolución del informe de lectura. Asignación del informe de autoevaluación a una persona lectora para su lectura y revisión. Envío de las observaciones de la persona lectora a la U.A., vía Rectoría con copia a la Vicerrectoría de Docencia y al CEA, con el fin de que dicha U.A. realice los cambios pertinentes. Dirección de la U.A., persona coordinadora de la Comisión de Autoevaluación y 4

5 a) Si no existen observaciones de fondo, envío de carta a la Rectoría de la Universidad de Costa Rica con copia a la U.A., la V.D. y al CEA indicando que la U. A. está lista para recibir la visita del equipo de validación externa. b) Si hay observaciones de fondo, envío de carta a la Rectoría de la Universidad de Costa Rica (con copia a la Vicerrectoría de Docencia, al CEA y la U.A.) indicando los ajustes que requiere el informe y el plazo correspondiente para realizarlos. Si no se requieren cambios enviar copia del informe final de autoevaluación al CEA. En el caso de que alguno de los informes requiera ser reelaborado y no proceda en ese momento pasar a la segunda etapa (visita de pares): Coordinar las acciones necesarias para revisar y darle seguimiento a las observaciones realizadas al informe por parte del. Enviar oficio de respuesta a las observaciones (copia CEA) y el o los informes corregidos al en el tiempo establecido (30 días máximo), con el fin de aprobar a la U.A. la visita del equipo de validación externa. Enviar copia del informe de autoevaluación al CEA. con el acompañamiento del DIEA El revisa los documentos enviados (1 mes antes) y envía una carta a la Rectoría de la Universidad de Costa Rica (con copia a la U.A., la Vicerrectoría de Docencia y al CEA) indicando alguna de las dos opciones: Aceptación del informe con las observaciones incorporadas e indicar que la U.A. está lista para recibir la visita del equipo de validación externa Impugnación del informe de autoevaluación con las observaciones incorporadas. 5

6 IV. VALIDACIÓN EXTERNA Gestionar el pago al de la cantidad establecida ($7.300), correspondiente a la segunda etapa (visita de pares) ante la OAF, según partida (14-06). Existe un costo adicional ($2.000) si la carrera está desconcentrada en una Sede Regional Enviar copia del recibo de pago a Vicerrectoría de Docencia, U.A. y Rectoría. Enviar al por medio de un oficio (con copia al CEA, V.D.), en el plazo convenido, la copia del comprobante de depósito del pago correspondiente. V.D. OAF VD Acordar con el fechas para la visita de pares. Iniciar las gestiones internas para la visita de pares, en coordinación con el y el equipo asesor del DIEA Convocar a una reunión entre el, la U.A. y el equipo asesor del DIEA para definir, un cronograma de actividades para la visita del Equipo de Pares Externos. Informar a la Rectoría, a la Vicerrectoría de Docencia, al CEA y a la la fecha de visita de los pares. Realizar inducción a la U.A., antes de la visita de los pares, acerca del proceso de visita y las implicaciones que tiene para la acreditación. Un mes antes de la visita los pares analizan la información brindada por el. Visita de los Pares Externos para la validación del proceso de autoevaluación (3 días). Esta incluye, entre otros: o Entrevista con diferentes grupos y personas de la U.A. y de la Universidad. o Revisión de documentos o Elaboración de informe CEA, específicamente DIEA Equipo de pares externos, acompañados de personal del 6

7 Emitir un informe oral en la U.A. y con la presencia de las personas que la unidad académica considere pertinente. Entregar un informe escrito (20 páginas máximo) y oral al Consejo del. El Consejo del analiza el informe de pares, lo edita, le da el visto bueno y remite su criterio a la Dirección del. Equipo de pares externos Consejo del - Dirección del La Dirección del envía el informe final del Equipo de Pares Externos a la Rectoría, en diez días hábiles, con copia a la U.A., a la Vicerrectoría de Docencia y al CEA. Enviar al las observaciones y aclaraciones del informe de Pares Externos si es del caso, en un plazo no mayor de treinta días, con copia a la Rectoría, Vicerrectoría de Docencia y al CEA. V. ELABORACIÓN FINAL DEL PLAN DE MEJORAMIENTO Elaborar el plan de mejoramiento definitivo, tomando en cuenta las recomendaciones surgidas de la validación externa. Tramita su revisión a la Vicerrectoría de Docencia, quien lo enviará al CEA para su aval final. Lectura y revisión del plan de mejoramiento: lectura centrada en la revisión de las incorporaciones del equipo de pares al documento. Con base en lo anterior, se envía un oficio a la U.A., con copia a la Vicerrectoría de Docencia, donde se da el visto bueno o se señalan observaciones. CEA específicamente DIEA Esta sería la última revisión que hace el CEA, por lo que en adelante será responsabilidad de la asumir las correcciones del caso. Enviar a la Vicerrectoría de Docencia por medio de un oficio (con copia al CEA), el plan de mejoramiento, con la incorporación de las observaciones del DIEA, si es el caso. 7

8 Solicitar una reunión a la Vicerrectoría de Docencia (Sra. Vicerrectora o Sr. Vicerrector) con el fin de informar y discutir el plan de mejoramiento corregido con los aportes de la visita de validación externa, para establecer y ratificar los compromisos correspondientes, entre las partes. Si el plan de mejoramiento queda sujeto de modificaciones según los acuerdos de la reunión, la U.A. lo corrige y lo envía directamente a la V.D. Posterior a la reunión y con el acuerdo de aceptar el plan de mejoramiento, se remite el plan de mejoramiento vía oficio a la Rectoría, (con copia a la U.A. y al CEA) para que le de trámite ante el. Enviar oficialmente el plan de mejoramiento al, por medio de un oficio (con copia a la V.D., CEA, y U.A.), que hace referencia al compromiso que adquiere la Universidad de Costa Rica por medio de las instancias pertinentes. Notificar por medio de una carta a la Rectoría (con copia a la V.D., CEA y U.A.) que: o o El plan de mejoramiento ha sido aceptado. Indican observaciones a tomar en cuenta. Hace los cambios necesarios en el plan de mejoramiento y lo envía directamente al y envía copia al CEA del plan de mejoramiento corregido. V.D. Rectoría U.A. Si no hay modificaciones que hacer, igual la U.A. debe enviar copia del informe definitivo del plan de mejoramiento. VI. APROBACIÓN O RECHAZO DE LA SOLICITUD DE ACREDITACIÓN O REACREADITACIÓN El Consejo del inicia la deliberación del informe de autoevaluación, el plan de mejoramiento, el informe de pares y los comentarios de la institución al informe de pares, para determinar o no la acreditación o recreaditación de la carrera. Posteriormente envía la decisión a la Dirección del. La dirección del envía un informe a la Rectoría (copia a la U.A y al CEA). acerca de la decisión tomada con respecto a la aceptación, aceptación condicionada o rechazo de la acreditación o reacreditación de la carrera. Consejo del - Dirección del 8

9 o En el caso de ser positivo: -Fija la fecha de realización del acto oficial del Consejo del, en el cual se hace entrega del certificado correspondiente a la acreditación o reacreaditación de la carrera. -Publica en un medio nacional la acreditación o reacreditación de la carrera -Notifica al CONARE y COESUP -Incorpora la distinción en el listado de acceso público del o En el caso de ser positivo pero condicionada: la unidad académica hará los cambios que sean necesarios y enviará los documentos solicitados al para su análisis. Posteriormente el remite al Consejo del, quien analizará y tomará una decisión que remitirá a la Dirección del. Si la decisión fue a favor seguirá los trámites descritos en el punto anterior o si fue rechazada la solicitud, la acreditación quedará suspendida y la U.A. deberá esperar una nueva convocatoria. o En el caso de ser negativo, envía su pronunciamiento a la Rectoría indicando el por qué de su decisión. Preparación de los aspectos logísticos para la celebración de la sesión extraordinaria del Consejo del, en la cual se hace pública la acreditación de la carrera. Esto con base en las posibles fechas indicadas por. Esta preparación implica al menos: o Coordinación de fechas posibles según agenda de las autoridades universitarias (Rectoría y V.D.) o Lugar y equipo o Invitaciones VII. SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO Pone en marcha el plan de mejoramiento. Le da seguimiento una vez al año en caso de acreditaciones y cada dos años en el caso de reacreditaciones. 9

10 Le indica a la U.A. cuando debe presentar informe de avance del plan de mejoramiento y le indica a la Rectoría y/o a la V.D. cuando debe realizar el depósito correspondiente para el seguimiento Presenta el informe de seguimiento a la V.D. evidenciando los compromisos y avances logrados. (Con copia del documento al CEA) Gestiona el pago de $600 ante la OAF según partida (14-06), hace el depósito de seiscientos dólares ($600) al, para el seguimiento del plan de mejoramiento. V.D. Con su aval, remite a la Rectoría, el informe de seguimiento de la U.A. y copia del recibo. Envía por medio de un oficio (con copia a la V.D.,al CEA y la U.A.) el informe al y copia del recibo. El plan de mejoramiento que presenta la carrera es analizado por una persona experta seleccionada por el, generalmente esta función recae en el par evaluador nacional. Rectoría El seguimiento de las acciones se realiza directamente con las U.A. 10

11 Fechas de convocatoria y pago, para acreditaciones y reacreditaciones Abril de cada año: primera convocatoria. Se realiza el primer pago de quinientos dólares para la lectura del informe. Si el informe pasa a la segunda etapa (visita de pares), se cancelan siete mil trescientos dólares. Octubre de cada año: segunda convocatoria Se realiza el primer pago de quinientos dólares para la lectura del informe. Si el informe pasa a la segunda etapa (visita de pares), se cancelan siete mil trescientos dólares. Se firma convenio con el Colegio de Ingenieros y Arquitectos y el quien avala las acreditaciones y / o convalidaciones de las carreras de esta área disciplinaria, para lo cual se establecerá un período de recepción de informes diferente al de las acreditaciones o reacreditaciones de otras áreas disciplinarias, pero se mantendrá el mismo costo económico. Para los planes de seguimiento se debe cancelar, por parte de la Universidad de Costa Rica, seiscientos dólares anuales por cada una de las carreras a las que se les da seguimiento. Sin excepción, este monto debe ser cancelado al inicio de cada año. En el caso de la reacreditación se debe cancelar, por parte de la Universidad de Costa Rica, seiscientos dólares cada dos años por cada una de las carreras a las que se les da seguimiento. Sin excepción, este monto debe ser cancelado al inicio del año. Última revisión MLC-CMA-ASV 11