Manual de Organización, Políticas y Procedimientos de la Dirección de Relaciones Públicas

Transcripción

1 Página 1 de 29 Manual de Organización, Políticas y Procedimientos de la Dirección de Relaciones Públicas Cuernavaca, Mor., a 31 de Diciembre de 2014

2 Página 2 de 29 CONTENIDO: Página I. HOJA DE AUTORIZACIÓN 3 II. INTRODUCCIÓN 4 III. OBJETIVO 5 IV. MARCO JURÍDICO 6 V. MISIÓN, VISIÓN Y VALORES 7 VI. ORGANIGRAMA 8 VII. ESTRUCTURA ORGÁNICA 9 VIII. DESCRIPCIÓN Y PERFIL DE PUESTOS 10 IX. POLÍTICAS 14 X. PROCEDIMIENTOS Difusión de Actividades del Presidente Municipal Difusión de Servicios, Trámites, Promociones y Avances de la Administración Municipal 21 XI. DIRECTORIO 27 XII. HOJA DE PARTICIPACIÓN 28 XIII. REGISTRO DE ACTUALIZACIÓN 29

3 Página 3 de 29 I. HOJA DE AUTORIZACIÓN AUTORIZÓ Con fundamento en el Art. 52 fracciones III, XXXI y XXXIII, Art. 68 fracción I del Reglamento de Gobierno y de la Administración Pública Municipal del Ayuntamiento de Cuernavaca, Morelos, publicado el 26 de Diciembre del 2012, y Reforma al Reglamento de Gobierno y de la Administración Pública Municipal, publicado el 16 de Abril de 2014, en el Periódico Oficial Tierra y Libertad numerales 5053 y 5178, se expide el presente Manual de Organización, Políticas y Procedimientos de la Dirección de Relaciones Públicas, el cual contiene información referente a su estructura y funcionamiento y tiene como objetivo, servir de instrumento de consulta e inducción para el personal. Jorge Morales Barud Presidente Municipal REVISÓ Martín Barenque Villela Director General de Atención Ciudadana, Imagen y Relaciones Públicas APROBÓ Ricardo Díaz Vázquez Coordinador de Modernización Administrativa ELABORÓ Fecha de Autorización Blanca Elena Aguilar Sánchez Directora de Relaciones Públicas Vo. Bo. Jefe de Departamento de Desarrollo Organizacional VERSIÓN No. de páginas 31/Dic./14 Marcela Torres Bello

4 Página 4 de 29 II. INTRODUCCIÓN El presente Manual de Organización, Politicas y Procedimientos ha sido creado para establecer, definir y puntualizar las actividades que la Dirección de Relaciones Públicas debe desempeñar en el ejercicio de sus labores. Del mismo modo se detallan los procedimientos en que cada uno de los integrantes de la Dirección deberá desarrollar sus actividades para cumplir con los preceptos de calidad y eficiencia que toda institución debe buscar.

5 Página 5 de 29 III. OBJETIVO Consolidar procedimientos de probada eficacia en el desempeño de funciones y responsabilidades en la administración pública municipal, con el fin de brindar a los ciudadanos un gobierno de calidad, acorde a los avances técnicos y requerimientos de una sociedad demandante de servicios municipales de vanguardia, todo ello mediante la puesta en marcha de estrategias de mercadotecnia e información, que difundan las políticas sociales que brinden soluciones a problemas fundamentales de la población.

6 Página 6 de 29 IV. MARCO JURÍDICO 1. Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos 2. Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Morelos 3. Ley Orgánica Municipal del Estado de Morelos 4. Ley Estatal de Planeación 5. Ley del Sistema de Seguridad Pública del Estado de Morelos 6. Ley Estatal de Responsabilidades de los Servidores Públicos 7. Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público del Estado de Morelos 8. Ley de la Comisión Estatal de Derechos Humanos 9. Ley del Servicio Civil del Estado de Morelos 10. Ley de Entrega Recepción de la Administración Pública para el Estado de Morelos y sus Municipios 11. Ley de Información Pública, Estadística y Protección de Datos Personales del Estado de Morelos 12. Bando de Policía y Buen Gobierno del Municipio de Cuernavaca, Morelos. 13. Reglamento de Gobierno y de la Administración Pública Municipal de Cuernavaca, Morelos. 14. Reforma al Reglamento de Gobierno y de la Administración Pública Municipal de Cuernavaca, Morelos. 15. Plan Municipal de Desarrollo de Cuernavaca Programa Operativo Anual Manual de Organización, Políticas y Procedimientos de la Dirección de Relaciones Públicas 18. Condiciones Generales de Trabajo para el Ayuntamiento Constitucional de Cuernavaca Morelos 19. Demás Leyes, Reglamentos, Circulares, Decretos, Acuerdos y otras disposiciones de carácter administrativo y de observancia general en el ámbito de su competencia.

7 Página 7 de 29 V. MISIÓN, VISIÓN Y VALORES Misión Difundir las actividades públicas del Presidente Municipal, así como las actividades y programas de las Dependencias a través de las redes sociales, bajo las políticas y lineamientos de imagen establecidas. Visión Ser el área que comunique a la ciudadanía oportunamente las actividades y programas del Ayuntamiento, brindando un servicio de calidad, rápido y oportuno, a través de las redes sociales, identificando así las acciones que el gobierno desarolla. Valores Amabilidad Calidad Compromiso Disciplina Respeto Honestidad Humildad Justicia Mejora Continúa Puntualidad Responsabilidad Lealtad Solidaridad Trabajo en equipo

8 Página 8 de 29 VI.-ORGANIGRAMA Directora de Relaciones Públicas Analista Administrativo (2) ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ Blanca Elena Aguilar Sánchez Directora de Relaciones Públicas Martín Barenque Villela Director General de Atención Ciudadana, Imagen y Relaciones Públicas Jorge Morales Barud Presidente Municipal FECHA DE AUTORIZACIÓN: 31 de Diciembre de 2014

9 Página 9 de 29 VII. ESTRUCTURA ORGÁNICA P u e s t o Nombre del Empleado Subtotal Total Directora de Relaciones Públicas Blanca Elena Aguilar Sánchez 1 Analista Administrativo Arizbeth Exiquio Beltran 1 Analista Administrativo VACANTE 1 3 TOTAL 3

10 Página 10 de 29 VIII. DESCRIPCIÓN Y PERFIL DE PUESTOS DESCRIPCIÓN DE PUESTOS PUESTO Directora de Relaciones Públicas JEFE INMEDIATO Director General de Atención Ciudadana, Imagen y Relaciones Públicas PERSONAL A SU CARGO Analista Administrativo (2) FUNCIONES PRINCIPALES I. Difundir la agenda diaria de las actividades a realizar por parte del Presidente Municipal a través de comunidades virtuales, micro-sitios y demás propiedades digitales del Gobierno Municipal; II. Difundir los servicios, trámites, promociones, programas y avances de la Administración Pública Municipal, así como de los titulares de las Dependencias y Entidades a través de comunidades virtuales, micro-sitios y demás propiedades digitales del Gobierno Municipal; III. Proponer y llevar a cabo los convenios y estrategias de hermanamiento con otros Ayuntamientos de los Estados de la República Mexicana y con autoridades equivalentes de otros países que permitan fortalecer las relaciones entre el Ayuntamiento de Cuernavaca, procurando la proyección internacional del Municipio, de su cultura, tradiciones y atractivos turísticos; IV. Proponer estrategias de comunicación Institucional, a través del análisis, investigación y evaluación de la opinión pública de la información generada por los medios de comunicación digitales; V. Generar indicadores de medición de los medios digitales del Gobierno Municipal, y VI. Las demás que le confieran otras disposiciones aplicables o le encomiende expresamente el Presidente Municipal o su superior jeráquico.

11 Página 11 de 29 PERFIL DEL PUESTO PUESTO Directora de Relaciones Públicas ESCOLARIDAD Licenciatura en Comunicaciones, Mercadotécnica o afin CONOCIMIENTOS ESPECIALES Social Media (Facebook, Twitter, Instagram, Foursquare, Pinterest) Plataforma MAC / Windows Pqueteria Office Relaciones Humanas Relaciones Públicas Administración Pública EXPERIENCIA LABORAL 2 años CONDICIONES DE TRABAJO Oficina Trabajo de campo Bajo Presión ACTITUD / PERSONALIDAD Responsabilidad Honestidad Puntualidad Eficacia NIVEL DE RESPONSABILIDAD Alta ESFUERZO Mental - Físico

12 Página 12 de 29 DESCRIPCIÓN DE PUESTOS PUESTO Analista Administrativo (2) JEFE INMEDIATO Directora de Relaciones Públicas PERSONAL A SU CARGO Ninguno FUNCIONES PRINCIPALES I. Apoyo en la difusión de información en el momento de la actividad pública que se esté llevando a cabo por parte del Presidente Municipal a través de comunidades virtuales, micro-sitios y demás propiedades digitales del Gobierno Municipal; II. Apoyo en la difusión de información de los servicios, eventos, trámites, promociones, programas y avances de la Administración Pública Municipal, así como de los titulares de las Dependencias y Entidades en el momento de la actividad a través de comunidades virtuales, micro-sitios y demás propiedades digitales del Gobierno Municipal; III. Generar indicadores de medición de los medios digitales del Gobierno Municipal, para análisis y toma de decisiones; IV. Elaborar digitalmente oficios y memorandos vinculados a la Dirección; V. Elaborar el archivo de la Dirección conforme a los lineamientos establecidos por el Archivo Municipal; VI. Registrar expedientes conforme a los lineamientos establecidos por la Dirección; VII. Registrar de manera consecutiva la documentación recibida; VIII. Entregar documentación turnada a las diversas áreas del Municipio; y IX. Las demás que le asigne su superior jerárquico.

13 Página 13 de 29 PERFIL DEL PUESTO PUESTO Analista Administrativo (2) ESCOLARIDAD Pasante en Comunicación y/o Mercadotécnica, CONOCIMIENTOS ESPECIALES Administración Pública Relaciones Humanas Relaciones Públicas Social Media (Facebook, Twitter, Instagram, Foursquare, Pinterest) Plataforma MAC / Windows Paquetería Office EXPERIENCIA LABORAL CONDICIONES DE TRABAJO 2 años Oficina Trabajo de Campo Bajo Presión ACTITUD / PERSONALIDAD Responsabilidad Honestidad Puntualidad Disponibilidad NIVEL DE RESPONSABILIDAD Media ESFUERZO Mental

14 Página 14 de 29 IX. POLÍTICAS 1. El Presidente Municipal es el responsable y ejecutor de las determinaciones de la Administración Pública Municipal, siendo además el encargado de velar en la correcta ejecución de los programas, obras y servicios. 2. Toda petición que se realice a través de los medios electrónicos a la Presidencia Municipal deberá ser registrada, analizada y turnada con motivo de brindar una respuesta oportuna. 3. Asistir al Presidente Municipal a los actos públicos y eventos especiales para dar difusión de los mismos y ser el vínculo entre él y los ciudadanos.

15 Clave: PR-PM-DRP-01 Página 15 de 29 X. PROCEDIMIENTOS ESTRUCTURA DEL PROCEDIMIENTO DE DIFUSIÓN DE ACTIVIDADES DEL PRESIDENTE MUNICIPAL 1.- Propósito: Difundir diariamente las actividades que realiza el Presidente Municipal a través de comunidades virtuales, micro-sitios y demás propiedades digitales del Gobierno Municipal. 2.- Alcance: Presidencia Municipal. Secretaría Particular de la Presidencia Municipal. Dirección General de Atención Ciudadana, Imagen y Realaciones Públicas. Dependencias del Ayuntamiento. 3.-Referencia: Reglamento de Gobierno y de la Administración Pública Municipal de Cuernavaca, Morelos. Reglamento Interno de Presidencia. Manual de Oganización, Políticas y Procedimientos de la Dirección de Relaciones Públicas. 4.- Responsabilidad: Es responsabilidad del Presidente Municipal, la aprobación de este procedimiento. Es responsabilidad del Director General de Atención Ciudadana, Imagen y Relaciones Públicas su revisión en términos de Ley. Es responsabilidad de la Directora de Relaciones Públicas la elaboración, actualización y aplicación de este procedimiento. 5.- Definiciones: Ninguna 6.- Método de Trabajo: 6.1. Mapeo de Proceso 6.2. Diagrama de Flujo Mapeo de Interacción de los Procesos 6.4. Descripción de Actividades Indicador, Registro de Calidad y Anexos.

16 Clave: PR-PM-DRP-01 Página 16 de 29 MAPEO DE PROCESO DEL PROCEDIMIENTO DE DIFUSIÓN DE ACTIVIDADES DEL PRESIDENTE MUNICIPAL Mejora continua del Sistema de Gestión de la Calidad Ciudadano (y otras partes interesadas) Capítulo 5 Responsabilidad de la dirección Ciudadano (y otras partes interesadas) Capítulo 6 Capítulo 8 Gestión de los Recursos Medición, análisis y mejora. Satisfacción Capítulo 7 Requisitos Entrada Realización del servicio Servicio Salida Actividades que aportan valor Flujo de información

17 Clave: PR-PM-DRP-01 Página 17 de 29 DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DE DIFUSIÓN DE ACTIVIDADES DEL PRESIDENTE MUNICIPAL TIEMPO PARA REALIZAR LA ACTIVIDAD SECRETARIO PATICULAR DIRECCIÓN DE RELACIONES PÚBLICAS INICIO Actividad 1 1 día 1 Envíar información de actividades del Presidente Municipal Memorándum 2 Recibir, revisar y analizar la información Memorándum Medio electrónico Actividad 2 30 min. Medio electrónico 3 Redactar y publicar a través de comunidades virtuales y micrositios Facebook, Twitter, Instagram Actividad 3 30 min. Actividad 4 1 día Monitorear y recibir opiniones, comentarios, solicitudes y/o quejas respecto a la información 4 publicada Remite opiniones, comentarios, solicitudes, quejas a la Dirección de Gestión y Seguimiento de Compromisos Actividad 5 1 a 2 hor 5 Elaborar y enviar reporte mensual impreso a la Dir. Gral. para remitir al Presidente Se conecta con el procedimiento de informe de avances de la DGACIyRP al Presidete Municipal Reporte medio electrónico FIN

18 Medición, análisis y mejora AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA Clave: PR-PM-DRP-01 Página 18 de 29 MAPEO DE INTERACCIÓN DEL PROCESO DEL PROCEDIMIENTO DE DIFUSIÓN DE ACTIVIDADES DEL PRESIDENTE MUNICIPAL Diagrama de interacción de los procesos Ciudadano (y otras partes interesadas) Mejora continua del Sistema de Gestión de la Calidad Procesos de gestión Ciudadano (y otras partes interesadas) Requisitos Realización del Servicio Servicio Satisfacción Procesos de apoyo

19 Clave: PR-PM-DRP-01 Página 19 de 29 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO DE DIFUSIÓN DE ACTIVIDADES DEL PRESIDENTE MUNICIPAL Paso Responsable Actividad Documento de trabajo (clave) 1 2 Secretario Particular (SP) Dirección de Relaciones Públicas (DRP) 3 DRP 4 DRP 5 DRP Envía información de actividades del Presidente Municipal Recibe del Secretario Particular la información correspondiente a las actividades del Presidente Municipal, revisa y analiza la información. Redacta y publica a través de comunidades virtuales y micrositios Monitorear y recibir opiniones, comentarios, solicitudes y/o quejas respecto a la información Publicada Remite opiniones, comentarios, solicitudes, quejas a la Dirección de Gestión y Seguimiento de Compromisos. Elabora y envia reporte mensual impreso a la Dirección General Atención Ciudadana Imagen y Relaciones Públicas para remitir al Presidente. Con esta actividad finaliza el procedimiento. Memorándum Medio electrónico Memorándum Medio electrónico Reporte de actividades y gráficas en medio electrónico

20 Clave: PR-PM-DRP-01 Página 20 de 29 PROCEDIMIENTO DE DIFUSIÓN DE ACTIVIDADES DEL PRESIDENTE MUNICIPAL INDICADOR No de Indicador Denominación Periodicidad NO APLICA REGISTRO DE CALIDAD Responsabilidad de su Tiempo de No Documentos (Clave) Custodia retención 1 Reporte de Actividades Directora de Relaciones Públicas Un año Gráfica en medio 2 Directora de Relaciones Públicas Un año electrónico 3 Memorándum y/o Oficio Directora de Relaciones Públicas Un año ANEXOS Anexo No Ninguno Documento Clave

21 Clave: PR-PM-DRP-02 Página 21 de 29 ESTRUCTURA DEL PROCEDIMIENTO DE DIFUSIÓN DE SERVICIOS, TRÁMITES, PROMOCIONES, PROGRAMAS Y AVANCES DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL 1.- Propósito: Difundir periodicamente los servicios, trámites, promociones y avances de la Administración Municipal, a través de comunidades virtuales, micrositios y demás propiedades digitales del Gobierno Municipal. 2.- Alcance: Todas las Dependencias y entidades del Ayuntamiento de Cuernavaca. Cudadanía en general. 3.-Referencia: Reglamento de Gobierno y de la Administración Pública Municipal de Cuernavaca, Morelos. Reglamento Interno de Presidencia. Manual de Oganización, Políticas y Procedimientos de la Dirección de Relaciones Públicas. 4.- Responsabilidad: Es responsabilidad del Presidente Municipal, la aprobación de este procedimiento. Es responsabilidad del Director General de Atención Ciudadana, Imagen y Relaciones Públicas su revisión en términos de Ley. Es responsabilidad de la Directora de Relaciones Públicas la elaboración, actualización y aplicación de este procedimiento 5.- Definiciones: Ninguna 6.- Método de Trabajo: 6.1. Mapeo de Proceso 6.2. Diagrama de Flujo Mapeo de Interacción de los Procesos 6.4. Descripción de Actividades Indicador, Registro de Calidad y Anexos.

22 Clave: PR-PM-DRP-02 Página 22 de 29 MAPEO DE PROCESO DEL PROCEDIMIENTO DE DIFUSIÓN DE SERVICIOS, TRÁMITES, PROMOCIONES, PROGRAMAS Y AVANCES DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL Mejora continua del Sistema de Gestión de la Calidad Ciudadano (y otras partes interesadas) Capítulo 5 Responsabilidad de la dirección Ciudadano (y otras partes interesadas) Capítulo 6 Capítulo 8 Gestión de los Recursos Medición, análisis y mejora. Satisfacción Capítulo 7 Requisitos Entrada Realización del servicio Servicio Salida Actividades que aportan valor Flujo de información

23 Clave: PR-PM-DRP-02 Página 23 de 29 DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DE DIFUSIÓN DE SERVICIOS, TRÁMITES, PROMOCIONES, PROGRAMAS Y AVANCES DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL TIEMPO PARA REALIZAR LA ACTIVIDAD DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DEL AYUNTAMIENTO DIRECCIÓN DE RELACIONES PÚBLICAS INICIO Actividad 1 1 día Envían información de servicios, trámites, promociones y avances de la Administración 1 Municipal Memorándum, medio electrónico 2 Recibir, revisar y analizar la información Memorándum, medio electrónico Actividad 2 30 min. Actividad 3 30 min. Actividad 4 1 día 3 Redactar y publicar a través de comunidades virtuales y micrositios Monitorear y recibir opiniones, comentarios, solicitudes y/o quejas respecto a la información 4 publicada Facebook, Twitter, Instagram Remite opiniones, comentarios, solicitudes, quejas a la Dirección de Gestión y Seguimiento de Compromisos Actividad 5 1 mes 5 Elaborar y enviar reporte mensual impreso a la Dir. Gral. Se conecta con el procedimiento de informe de avances de la DGATyRP al Presidete Municipal Reporte medio electrónico FIN

24 Medición, análisis y mejora AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA Clave: PR-PM-DRP-02 Página 24 de 29 MAPEO DE INTERACCIÓN DEL PROCESO DEL PROCEDIMIENTO DE DIFUSIÓN DE SERVICIOS, TRÁMITES, PROMOCIONES, PROGRAMAS Y AVANCES DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL Diagrama de interacción de los procesos Ciudadano (y otras partes interesadas) Mejora continua del Sistema de Gestión de la Calidad Procesos de gestión Ciudadano (y otras partes interesadas) Requisitos Realización del Servicio Servicio Satisfacción Procesos de apoyo

25 Clave: PR-PM-DRP-02 Página 25 de 29 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO DE DIFUSIÓN DE SERVICIOS, TRÁMITES, PROMOCIONES, PROGRAMAS Y AVANCES DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL Paso Responsable Actividad Documento de trabajo (clave) 1 2 Dependencias y Entidades del Ayuntamiento Directora de Relaciones Públicas (DRP) 3 DRP 4 DRP 5 DRP Envían información de servicios, promociones, trámites y avances de la Administración Municipal. Recibe, revisa y analiza la información. Redacta y publica a través de comunidades virtuales y micrositios.ñ Monitorear y recibir opiniones, comentarios, solicitudes y/o quejas respecto a la información Publicada. Remite opiniones, comentarios, solicitudes, quejas a la Dirección de Gestión y Seguimiento de Compromisos. Elabora y envia reporte mensual impreso a la Dirección General Atención Ciudadana Imagen y Relaciones Públicas. Con esta actividad finaliza el procedimiento. Memorándum y/o medio electrónico Memorándum y/o Oficio Información Electrónica Información electrónica Reporte de actividades y gráficas

26 Clave: PR-PM-DRP-02 Página 26 de 29 PROCEDIMIENTO DE DIFUSIÓN DE SERVICIOS, TRÁMITES, PROMOCIONES, PROGRAMAS Y AVANCES DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL INDICADOR No de Indicador Denominación Periodicidad NO APLICA REGISTRO DE CALIDAD Responsabilidad de su Tiempo de No Documentos (Clave) Custodia retención 1 Reporte de Actividades Directora de Relaciones Públicas Un año Gráfica en medio 2 Directora de Relaciones Públicas Un año electrónico 3 Memorándum y/o Oficio Directora de Relaciones Públicas Un año ANEXOS Anexo No Ninguno Documento Clave

27 Página 27 de 29 XI. DIRECTORIO Nombre y Puesto Teléfonos Oficiales Domicilio Oficial Blanca Elena Aguilar Sánchez Directora de Relaciones Públicas Netzahualcoyotl No. 303 Col. Centro

28 Página 28 de 29 XII. HOJA DE PARTICIPACIÓN FECHA DE INICIO FECHA DE TERMINACION 30 de Junio de de Diciembre de 2014 PARTICIPANTES PUESTO Blanca Elena Aguilar Sánchez Directora de Relaciones Públicas Emigdio González Galindo Técnico Informático Emigdio González Galindo Técnico Informático Asesor Designado de la Coordinación de Modernización Administrativa Blanca Elena Aguilar Sánchez Directora de Relaciones Públicas Responsable de la Organización del Manual de Organización, Políticas y Procedimientos

29 Página 29 de 29 XIII. REGISTRO DE ACTUALIZACIÓN DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN, POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS ÁREA: Dirección de Relaciones Públicas Apartado Todos Motivo del Cambio Actualización del Manual versión 2014 Fecha de Vigencia 31/Dic./2014 Puesto Nombre y Firma Directora de Relaciones Públicas Vo Bo Coordinación de Modernización Administrativa Ricardo Díaz Vázquez Blanca Elena Aguilar Sánchez