SECRETARÍA PARTICULAR. Manual de Organización

Transcripción

1 SECRETARÍA PARTICULAR Manual de Organización

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3 Manual de Organización Secretaría Particular 3 MANUAL DE ORGANIZACIÓN SECRETARÍA PARTICULAR

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5 Manual de Organización Secretaría Particular 5 ÍNDICE I. PRESENTACIÓN... 6 II. ANTECEDENTES... 7 III. MARCO JURÍDICO... 8 BASE LEGAL... 8 IV. ATRIBUCIONES... 9 V. OBJETIVO GENERAL VI. MISIÓN. VISIÓN Y VALORES MISIÓN VISIÓN VALORES VII. ESTRUCTURA ORGÁNICA VIII. ORGANIGRAMA IX. OBJETIVO Y FUNCIONES ADMINISTRATIVAS JEFE DE OFICINA DE PRESIDENCIA SECRETARIO PARTICULAR SECRETARIO PARTICULAR PRIVADO OFICIAL MAYOR COORDINACIÓN DE ATENCIÓN CIUDADANA Y RELACIONES PÚBLICAS COORDINACIÓN DE GIRAS Y LOGÍSTICA SECRETARIO PARTICULAR DEL JEFE DE OFICINA SECRETARIO PARTICULAR ADJUNTO SECRETARIA RECEPCIONISTA X. DIRECTORIO XI. DISTRIBUCIÓN XII. VALIDACIÓN XIII. HOJA DE ACTUALIZACIÓN... 25

6 6 I. PRESENTACIÓN El presente Manual de Organización del área de Secretaría Particular, es un documento de observancia general, es un instrumento de información y consulta para todas las áreas que conforman el gobierno municipal, así como de los ciudadanos. El manual está primordialmente dirigido al personal que labora en el área de Presidencia, con la intención de que conozcan los diferentes niveles jerárquicos que conforman esta unidad administrativa. Su consulta permite identificar con claridad las facultades y obligaciones de cada uno de los puestos, evitar la duplicidad de funciones, conocer las líneas de comunicación y de mando; asimismo, promover, de acuerdo a los perfiles requeridos, la apropiada selección de personal, y proporcionar los elementos necesarios para alcanzar la eficacia en el desarrollo de las funciones y con ello el logro de los objetivos marcados. Finalmente este Manual de Organización se constituye en un instrumento de ágil lectura y comprensión, cumpliendo así con su finalidad de orientar e informar, adecuadamente, sobre el quehacer de las áreas de la administración pública municipal.

7 Manual de Organización Secretaría Particular 7 II. ANTECEDENTES La atención oportuna a las necesidades de la ciudadanía, permite desahogar la agenda de una manera eficiente, creando así una buena imagen pública de la administración municipal, generando confianza en la ciudadanía. Lo anterior permite simplificar los procesos administrativos y brindar un servicio más oportuno, con calidez humana y de manera personalizada desde la misma Secretaría Particular, satisfaciendo así la demanda de los usuarios. Por ello se crea la imagen de Secretario Particular que no solo atenderá de manera directa la agenda del Presidente, sino que facilitará el despacho de los asuntos de la ciudadanía canalizándolos a las áreas competentes para una atención eficaz, eficiente y oportuna.

8 8 III. MARCO JURÍDICO BASE LEGAL 1. Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. 2. Constitución Política del Estado Libre y Soberano de México. 3. Ley Orgánica Municipal del Estado de México. 4. Ley Estatal de Responsabilidades de los Servidores Públicos. 5. Reglamento Interior del Ayuntamiento de Tenango del Valle. 6. Demás Leyes, Reglamentos, Decretos, Circulares y otras disposiciones de carácter administrativo y de observación general en el ámbito de su competencia

9 Manual de Organización Secretaría Particular 9 IV. ATRIBUCIONES Atender y controlar de manera directa la agenda del C. Presidente, de manera que se cumpla oportunamente con los compromisos de eventos, reuniones, visitas oficiales, giras fuera del municipio, estado y del país, así como programar y agendar las reuniones del H. Cabildo. Asistir con el Presidente cuando lo estime necesario, a las reuniones o giras de trabajo, con la finalidad de elaborar la minuta o tomar nota de los asuntos que en el momento se atiendan o dar seguimiento a los compromisos asumidos. Recabar información previa a cada evento y gira que realice el C. Presidente Municipal y elaborar las fichas técnicas e informativas. Coordinar la recepción del personal que solicite audiencia con el Presidente, o en su caso atender las que le asigne el C. Presidente para su atención o canalización al área que de conformidad con sus atribuciones pueda brindar el servicio a quien lo solicite.

10 10 V. OBJETIVO GENERAL Proporcionar un instrumento de apoyo administrativo que permita llevar un adecuado registro y control de los procedimientos que en la Secretaría Particular se realizan, a efecto de proporcionar de manera eficiente y oportuna información concerniente a las actividades de esta unidad administrativa, así como facilitar la actuación de los funcionarios y empleados en el cumplimiento de sus responsabilidades y como una guía confiable en la inducción del personal de nuevo ingreso a su área de adscripción.

11 Manual de Organización Secretaría Particular 11 VI. MISIÓN. VISIÓN Y VALORES MISIÓN Coadyuvar en el cumplimiento de las tareas que por ley tiene a su cargo el C. Presidente Municipal, brindando atención de calidad a la ciudadanía que solicita audiencia, así como ser el enlace con las diversas autoridades y organismos con quien interactúa el C. Presidente, al mismo tiempo, con la recepción, análisis y seguimiento de la correspondencia oficial que llega a su oficina y el apoyo en eventos públicos a los que asiste. VISIÓN Ser una oficina dinámica, ágil y con sentido humano, que brinde al Presidente Municipal apoyo oportuno, profesional y efectivo en las áreas de su competencia, así como un servicio eficiente a las personas que acuden para encontrar una solución a sus problemas. VALORES Honestidad Lealtad Eficiencia Humildad Compromiso Social Responsabilidad

12 12 VII. ESTRUCTURA ORGÁNICA Unidad Administrativa Puesto Subtotal Total Secretaría Particular Jefe de Oficina de Presidencia 1 1 Secretario Particular 1 1 Secretario Privado 1 1 Oficial Mayor 1 1 Coordinadora de Atención Ciudadana y Relaciones Públicas 1 1 Coordinador de Giras y Logística 1 1 Secretario Particular del Jefe de 1 1 Oficina Secretario Particular Adjunto 1 1 Secretaria 1 1 Recepcionistas

13 Manual de Organización Secretaría Particular 13 VIII. ORGANIGRAMA PRESIDENTE MUNICIPAL SECRETARIO PRIVADO SECRETARIO PARTICULAR JEFE DE OFICINA SECRETARIO PARTICULAR OFICIAL MAYOR COORDINACIÓN DE RELACIONES PÚBLICAS Y AUDIENCIA CIUDADANA SECRETARIO PARTICULAR ADJUNTO COORDINACIÓN DE GIRAS Y LOGÍSTICA RECEPCIONISTA RECEPCIONISTA SECRETARIA

14 14 IX. OBJETIVO Y FUNCIONES ADMINISTRATIVAS JEFE DE OFICINA DE PRESIDENCIA OBJETIVO: Apoyar directamente al C. Presidente Municipal en el cumplimiento de sus tareas y para el seguimiento permanente de las políticas públicas y su evaluación constante. FUNCIONES: Asistir al C. Presidente Municipal en la preparación y ejecución de las reuniones de gabinete con el propósito de integrar los acuerdos del cuerpo colegiado. Efectuar reuniones de trabajo con el propósito de verificar el cumplimiento de los acuerdos de Gabinete y evaluar los avances de cada área municipal. Acordar con el C. Presidente Municipal los asuntos de su competencia y los que le sean encomendados. Dar seguimiento a las políticas públicas y realizar su evaluación periódica para aportar elementos para la toma de decisiones, a las órdenes y acuerdos del C. Presidente, a los avances y al cumplimiento de los programas, proyectos y responsabilidades de la Administración Pública Municipal. Brindar asesoría al Presidente en los asuntos que éste le encomiende. SECRETARIO PARTICULAR OBJETIVO: Organizar, supervisar, planear y llevar la Agenda del C. Presidente Municipal en la atención de giras de trabajo y audiencias, así como coordinar las acciones administrativas de la Secretaría Particular.

15 Manual de Organización Secretaría Particular 15 FUNCIONES: Planear, organizar, coordinar y controlar las actividades de las áreas que conforman la Secretaría Particular. Organizar de forma eficiente y eficaz los insumos, material y logística de la programación de los actos donde asista el Presidente Municipal. Dar puntual seguimiento a la agenda del día para conocer los compromisos del C. Presidente Municipal e informar de las actividades diarias y estar al pendiente de los posibles cambios en la agenda para tomar las medidas pertinentes. Conciliar, agendar y establecer fechas para la toma de acuerdos con las y los titulares de las unidades administrativas que integran la administración pública municipal. Analizar, supervisar y registrar las audiencias públicas y privadas que lleve a cabo el C. Presidente Municipal, canalizando las decisiones tomadas a las diferentes unidades administrativas de la administración pública municipal. Recabar, comunicar, presentar y poner a consideración del C. Presidente Municipal, los documentos, requerimientos, audiencias y demás asuntos relacionados con sus funciones. Remitir e informar con oportunidad, las instrucciones que gire el C. Presidente Municipal a las y los titulares de las unidades administrativas para su desarrollo y cumplimiento. Asegurar, supervisar y evaluar las áreas físicas en donde se presentará el C. Presidente Municipal, así como verificar las medidas de seguridad que procedan. Planear, organizar y coordinar las acciones necesarias para lograr los objetivos planteados en las giras de trabajo del C. Presidente Municipal. Promover, estimular y consolidar los mecanismos necesarios para la participación ciudadana en las actividades del C. Presidente Municipal. Representar al C. Presidente Municipal, en los actos oficiales que el instruya. Realizar todas aquellas actividades que sean inherentes y aplicables al área de su competencia, y las demás que le sean encomendadas por instrucción del C. Presidente Municipal.

16 16 SECRETARIO PARTICULAR PRIVADO OBJETIVO: Apoyar directamente al Presidente Municipal en las acciones que esté encomiende. FUNCIONES: Controlar la agenda del C. Presidente Municipal en actividades que se realicen en el municipio o fuera del territorio municipal. Atender a los ciudadanos que soliciten audiencia con el alcalde, cuando estas sean solicitadas durante las giras en los diversos puntos del municipio. Asistir al alcalde en gestiones de carácter personal. Realizar todas aquellas actividades que sean inherentes y aplicables al área de su competencia, y las demás que le sean encomendadas por instrucción del C. Presidente Municipal. OFICIAL MAYOR OBJETIVO: Apoyar directamente al Presidente Municipal en las acciones que esté encomiende. FUNCIONES: Facilitar y agilizar el flujo de la documentación de la Presidencia Municipal. Organizar, analizar y controlar el archivo, la correspondencia y la documentación de la oficina de la Presidencia Municipal. Coordinar e inspeccionar que se entreguen a tiempo las peticiones ciudadanas y revisar el sistema electrónico de las mismas para un óptimo funcionamiento. Realizar todas aquellas actividades que sean inherentes y aplicables al área de su competencia, y las demás que le sean encomendadas por instrucción del C. Presidente Municipal.

17 Manual de Organización Secretaría Particular 17 Implementar el Sistema de Gestión Interna del Gobierno del Estado de México para un mejor control, seguimiento y coordinación de las dependencias gubernamentales a fin de atender las demandas de la ciudadanía. Realizar todas aquellas actividades que sean inherentes y aplicables al área de su competencia, y las demás que le sean encomendadas por instrucción del C. Presidente Municipal. COORDINACIÓN DE ATENCIÓN CIUDADANA Y RELACIONES PÚBLICAS OBJETIVO: Ser enlace de la Presidencia Municipal con la sociedad civil, el gremio empresarial e instituciones de diversa índole local, nacional e internacional, y generar una imagen que impacte de manera positiva a los habitantes del municipio. FUNCIONES: Someter a consideración del C. Presidente Municipal, las peticiones y solicitudes de audiencia que los ciudadanos le dirigen para su atención. Llevar un control de los procesos de atención y respuesta a las peticiones y solicitudes de audiencia, de acuerdo a las instrucciones del C. Presidente Municipal. Promover una relación cordial con los diferentes sectores que conforman nuestra sociedad, tanto gubernamentales como privados. Brindar atención de cortesía a visitantes distinguidos y personalidades, que visiten nuestro Municipio. Realizar todas aquellas actividades que sean inherentes y aplicables al área de su competencia, y las demás que le sean encomendadas por instrucción del C. Presidente Municipal.

18 18 COORDINACIÓN DE GIRAS Y LOGÍSTICA OBJETIVO: Coordinar la logística de los eventos del C. Presidente Municipal y las giras que realiza por el municipio, para mantener el orden, la puntualidad y evitar cualquier incidencia, así como mantener la seguridad e integridad del C. Presidente Municipal en todo momento. FUNCIONES: Coordinar las giras municipales. Coordinar la logística de los eventos donde se vaya a presentar el Presidente Municipal. Inspeccionar que el evento organizado, cumpla con las condiciones de seguridad y audiencia establecida con antelación. Verificar que en las giras de trabajo del Presidente Municipal transcurra todo en perfecto orden, antes, durante y después del evento. Supervisar que los insumos materiales y humanos estén en tiempo y forma de acuerdo a los itinerarios y programas del evento. Supervisar las rutas normales de la gira, así como las rutas alternas. Administrar los recursos humanos y materiales necesarios para las giras. Realizar todas aquellas actividades que sean inherentes y aplicables al área de su competencia, y las demás que le sean encomendadas por instrucción del C. Presidente Municipal. SECRETARIO PARTICULAR DEL JEFE DE OFICINA OBJETIVO: Apoyar directamente al Jefe de Oficina en las acciones que esté encomiende. FUNCIONES:

19 Manual de Organización Secretaría Particular 19 Realizar todas aquellas actividades que sean inherentes y aplicables al área de su competencia, y las demás que le sean encomendadas por instrucción del C. Presidente Municipal. SECRETARIO PARTICULAR ADJUNTO OBJETIVO: Apoyar al Secretario Particular en la organización, supervisión y planeación de la Agenda del C. Presidente Municipal, en la atención de giras de trabajo y audiencias, así como coordinar las acciones administrativas de la Secretaría Particular. FUNCIONES: Organizar de forma eficiente y eficaz los insumos, material y logística de la programación de los actos donde asista el Presidente Municipal. Dar puntual seguimiento a la agenda del día para conocer los compromisos del C. Presidente Municipal e informar de las actividades diarias y estar al pendiente de los posibles cambios en la agenda para tomar las medidas pertinentes. Conciliar, agendar y establecer fechas para la toma de acuerdos con las y los titulares de las unidades administrativas que integran la administración pública municipal. Planear, organizar, coordinar y controlar las actividades de las áreas que conforman la Secretaría Particular. Realizar todas aquellas actividades que sean inherentes y aplicables al área de su competencia, y las demás que le sean encomendadas. SECRETARIA OBJETIVO: Es responsable ante el C. Secretario Particular del control de la correspondencia y seguimiento de los asuntos pendientes de la Secretaría Particular. FUNCIONES:

20 20 Verificar las solicitudes y correspondencia recibida de la del C. Presidente Municipal y de la Secretaría Particular. Verificar las audiencias registradas en la agenda y canalizar a la ciudadanía conforme vayan llegando con el Secretario Particular. Elaborar oficios, memorándums y demás documentos que le solicite el Secretario Particular. Transferir llamadas al personal de la oficina de Presidencia. Revisar oficios turnados a la Secretaría Particular para firma del C. Presidente Municipal y del C. Secretario Particular. Mantener actualizados los directorios telefónicos. Apoyar en las actividades de las demás áreas de la Secretaría Particular. Asistir a cursos de capacitación que le permitan mejorar el desempeño de sus funciones. Mantener actualizado el archivo de su área. Apoyar en la realización de trabajos especiales. Canalizar con atención y eficiencia cada una de las llamadas recibidas a través del conmutador general, la correspondencia y los mensajes recibidos vía Internet. Realizar todas aquellas actividades que sean inherentes y aplicables al área de su competencia, y las demás que le sean encomendadas. RECEPCIONISTA OBJETIVO: Atender al público en sus requerimientos de información, entrevistas y audiencias con el C. Presidente Municipal, y registrar la correspondencia. FUNCIONES: Brindar atención personalizada a la ciudadanía. Recibir las solicitudes y correspondencia de competencia de la oficina de presidencia. Atención al público que solicita información, dándole la orientación requerida. Recepción de llamadas telefónicas.

21 Manual de Organización Secretaría Particular 21 Asistir a cursos de capacitación que le permitan mejorar el desempeño de sus funciones. Apoyar en las funciones de las diferentes áreas de la Presidencia. Transferir llamadas a las diferentes extensiones. Actualización del directorio institucional. Realizar todas aquellas actividades que sean inherentes y aplicables al área de su competencia, y las demás que le sean encomendadas..

22 22 NOMBRE PUESTO TELÉFONO OFI- CIAL L.D. Francisco de Jesús Ledesma Ibarra Jacobo Nava Jiménez César Iván Sánchez Quintero LAE. Yuliana Salgado Vega Luis Gilberto Maya Azoños Roberto Claro Callejas Ángel Arellano Hernández L.C. Brenda Jazmín Gómez Peña Téc. Admón. Lucero Hiridian Miranda Muñoz Téc. C. María Magdalena Velázquez Medina Jefe de Oficina de Presidencia Ext. 230 Secretario Particular Secretario Ext Privado Ext. 118 Coordinadora de Relaciones Públicas y Atención Ciudadana Ext. 307 Secretario Particular Ext. 118 Oficial Mayor Coordinador de Giras y Logística Ext Ext. 101 Secretaria Ext. 101 Recepción Ext. 101 Recepción Ext. 101 X. DIRECTORIO

23 Manual de Organización Secretaría Particular 23 XI. DISTRIBUCIÓN Un ejemplar encuentra en la Oficina de la Secretaría Particular y otro en la Secretaría Técnica del H. Ayuntamiento para su observancia general.

24 24 XII. VALIDACIÓN L.D. José Francisco Garduño Gómez PRESIDENTE MUNICIPAL DE TENANGO DEL VALLE. L.A.E. Carlos Felipe Matus Velázquez SECRETARIO TÉCNICO. C. Jacobo Nava Jiménez SECRETARIO PARTICULAR

25 Manual de Organización Secretaría Particular 25 XIII. HOJA DE ACTUALIZACIÓN. MODIFICACIÓN. PÁGINAS. FECHA. Creación de documento. Versión 01 vigente. 19/feb/2016.