INSTRUCCIONES GENERALES

Transcripción

1 PROFAC-CAE- 1 de 18 INSTRUCCIONES GENERALES 1. El presente cuestionario de autoevaluación tiene por objeto guiar al exportador en aquellos aspectos y requisitos necesarios que debe cumplir para optar por la condición de Operador Económico Autorizado (OEA) en la categoría de Exportadores en el Programa de Facilitación Aduanera para el Comercio Confiable en Costa Rica (PROFAC). 2. El exportador debe proceder a confeccionar de forma completa, clara y correcta, bajo fe de juramento el presente cuestionario, el cual, debe adjuntarse a su Solicitud de Certificación e Inscripción como OEA, junto con los demás documentos exigidos. 3. Para confeccionar el presente Cuestionario de Autoevaluación, el exportador debe guiarse también con las Requisitos Mínimos de Cumplimiento (Sector Exportador), dicho documento especifica cada uno de los requisitos que se requieren para optar por la condición de PROFAC. 4. La columna relacionada con Preguntas a Evaluar contempla las consultas que el exportador debe contestar para determinar el grado de cumplimiento de requisitos exigidos para optar por la condición de OEA. 5. La columna sobre Notas Explicativas comprende una referencia o ayuda sobre los aspectos que debe considerar el exportador a la hora de responder las preguntas. 6. En la columna de Respuesta el exportador debe marcar con una X en la casilla (Si) en caso de que su respuesta sea afirmativa, o con una X en la casilla (No) en caso de respuesta negativa. Dependiendo del tamaño y actividad de giro de la empresa, el exportador tiene la opción de indicar en la columna de justificación de la respuesta que el requisito no aplica. La columna de Justificación de la Respuesta se utiliza por parte del exportador para aclarar o ampliar algún aspecto relevante en relación con la pregunta a evaluar. 7. Las condiciones y criterios descritos en el presente cuestionario para la certificación como OEA, se aplica en relación al modelo de negocio o tamaño de la empresa (modelo de negocio se refiere a la naturaleza y características de tipo de actividad económica que desarrolla la empresa) 8. La información que el exportador suministre voluntariamente a la Dirección General de Aduanas, se considerará de carácter confidencial y será utilizada únicamente con fines de valoración y evaluación de los requisitos de certificación como OEA. 1

2 PROFAC-CAE- 2 de ASPECTOS GENERALES DE LA EMPRESA Corresponden al análisis de la información de los aspectos legales y generales, sobre el estado de la empresa y del exportador. 1.1 DATOS LEGALES DE LA EMPRESA: Nombre de la Empresa: N Cédula Jurídica N Inscripción en el Registro Público: Fecha Inscripción: Razón Social: Constitución Legal: (Nota: Se refiere a las personas que integran la junta directiva de la empresa) Domicilio Legal: Tel: Fax: Nombre del Representante Legal: N Cédula: Dirección: Tel o Fax:

3 PROFAC-CAE- 3 de ESTRUCTURA E INFORMACIÓN COMERCIAL DE LA EMPRESA: Principal actividad económica a la que se dedica la empresa: Estructura administrativa de la empresa: (Nota: Debe indicarse los departamentos, áreas o secciones que integran la empresa, la cantidad de empleados por cada uno de ellos, y una breve descripción de los procesos desarrollados por la misma). 3

4 PROFAC-CAE- 4 de Indique los nombres y cargos del personal que ocupa puestos de dirección y jefatura dentro de la empresa: Volumen de exportaciones efectuadas: País (s) de consignación de los embarques: Nombre, dirección, y teléfono del (los) destinatarios de los embarques: 4

5 PROFAC-CAE- 5 de Indicar si la empresa posee vínculos comerciales y/o legales con personas o empresas que forman parte de su cadena logística: SI ( ) o NO ( ). En caso afirmativo debe detallarse el tipo de vínculo existente, en que calidad y con quien lo posee: Nota: Se refiere a vinculación comercial y/o legal en la que exista algún tipo de relación en calidad de socio, accionista con participación en el capital social, empresa, o que exista intereses comunes y tratos preferenciales (en los que se desprenda algún margen de ganancia o descuentos especiales Indicar si en la estructura de la empresa, existe personal altamente calificado, y con conocimientos técnicos en materia comercial y aduanera: SI ( ) o NO ( ). En caso de ser afirmativo, debe indicarse el nombre, departamento o área a la que pertenezca, y el grado académico que posea: Indicar si existe en la empresa, personal designado para la atención de los asuntos y trámites que deben gestionarse ante la administración aduanera: SI ( ) o NO ( ). En caso afirmativo, debe indicarse el nombre de la persona, departamento o área a la que pertenezca: 5

6 PROFAC-CAE- 6 de INFORMACIÓN ESPECÍFICA EN RELACIÓN A LA ACTIVIDAD COMERCIAL DE LA EMPRESA: Indicar si la empresa posee algún tipo de certificación relativa a estándares de; calidad, cumplimiento o seguridad en relación con el ejercicio de sus actividades: SI ( ) o NO ( ). En caso afirmativo, el interesado deberá señalar el tipo de certificación de que se trate, fecha de emisión, vigencia y el nombre de la organización que la expidió: (Nota: Se refiere a la obtención por parte de la empresa de certificaciones de tipo ISO, BASC, CTPAT o de otro tipo, otorgadas por organizaciones nacionales e internacionales) Conoce la empresa si su cadena logística o de suministro, posee algún tipo de certificación o reconocimiento en materia de seguridad sobre las actividades u operaciones que se contratan: SI ( ) o NO ( ). En caso afirmativo, el interesado deberá señalar el tipo de certificación que se tenga, fecha de emisión y vigencia, y el nombre de la organización que la expidió: (Nota: Se refiere a la obtención de certificaciones (ISO, BASC, CTPAT, otras) por parte de personas o empresas proveedoras de materias primas o servicios: Fabricante, consolidadores de carga, transportista marítimo aéreo o terrestre, agencia aduanal, depositarios, terminales de carga, empresas de seguridad, operadores navieros). 6

7 PROFAC-CAE- 7 de REQUISITOS DE CUMPLIMIENTO PARA LA CONDICIÓN DE OEA 1. HISTORIAL SATISFACTORIO DE CUMPLIMIENTO ADUANERO, TRIBUTARIO Y JUDICIAL. Respuesta Nº Preguntas a Evaluar Notas Explicativas Si No Justificación de la Respuesta 1.1 Usted o la empresa se encuentra al día con el pago de las obligaciones tributarias y aduaneras? El exportador debe indicar; Si se encuentra al día con sus obligaciones aduaneras y tributarias, en relación a la presentación de declaraciones, pago de impuestos, tasas, multas, etc. Si se ha sido beneficiado en más de 2 ocasiones con el Procedimiento de Regularización de la Obligación Tributaria Aduanera (Ver numeral 1.1 de los Requisitos Mínimos de Cumplimiento). 1.2 En los últimos 3 años a la presentación de la solicitud, ha sido sancionada en más de dos ocasiones por la misma causa, en alguna infracción administrativa contenidas en el artículo 235 inciso c) y d), artículo 236 incisos 1, 5, 6, 24, 25, 26 y 27 de la Ley General de Aduanas? 1.3 En los últimos 3 años a la presentación de la solicitud, ha sido suspendida en el ejercicio de su actividad en más de una ocasión por los supuestos contemplados en los artículos; 237 incisos a), b) y d), 238 inciso a), c), e) y h), 239 incisos a), c), g), i) y j), de la Ley General de Aduanas? El exportador debe indicar si la empresa ha sido sancionada por alguna infracción administrativa mencionada, de responder afirmativo, debe indicar fecha y el tipo de sanción. El exportador debe indicar si la empresa ha sido suspendida del ejercicio de su actividad bajo algunos de los supuestos mencionados, de ser afirmativa la respuesta, debe indicar fecha y el tipo de suspensión. 1.4 En los 3 años anteriores a la El exportador debe indicar si ha sido suspendido del ejercicio de su actividad 7

8 PROFAC-CAE- 8 de 18 fecha de la presentación de la solicitud ha sido suspendido en el ejercicio de su actividad en los supuestos del artículo 241 incisos c), d), e), f) y h) de la Ley General de Aduanas? 1.5 En los últimos 3 años a la presentación de la solicitud, ha sido sentenciado por delitos aduaneros contenidos en los artículos 211 al 229, con excepción del 216 bis del Título X de la Ley General de Aduanas? 1.6 En los últimos 3 años a la presentación de la solicitud, la empresa ha sido sancionada por la Dirección General de Tributación (DGT)? 1.7 El Representante Legal y máximas autoridades de la empresa, han sido sentenciados en los diez años anteriores a la presentación de la solicitud, en delitos penales; los contemplados en nuestro Código Penal, Título VII Delitos contra la Propiedad Sección IV Estafas y Otras Defraudaciones y Sección V Administración Fraudulenta y Apropiaciones Indebidas; Título VIII Delitos contra la Buena Fe de los Negocios, Sección I Quiebra e Insolvencia y Sección III Delitos contra la Confianza Pública y Título IX Delitos contra La Seguridad Común? bajo algunos de los supuestos mencionados, de ser afirmativa la respuesta, debe indicar fecha y el tipo de suspensión. El exportador debe indicar si la empresa ha sido sentenciada por algún delito aduanero mencionado, de ser afirmativa la repuesta, debe indicar fecha y el tipo de delito. El exportador debe indicar si la empresa ha sido sentenciada por la DGT, de responder afirmativo, debe indicar la fecha y el tipo de sanción. Debe indicar si el Representante Legal y máximas autoridades de la empresa han sido sentenciados por algún delito penal mencionado, de ser afirmativa la respuesta, debe indicar el tipo de delito penal y el Tribunal donde fue juzgado. 8

9 PROFAC-CAE- 9 de GESTIÓN ADMINISTRATIVA. Respuesta Nº Preguntas a Evaluar Notas Explicativas Si No Justificación de la Respuesta 2.1 Dispone y mantiene actualizado los permisos o autorizaciones requeridos para la ejecución de sus actividades comerciales? 2.2 Usted o la empresa se encuentran al día con las obligaciones correspondientes ante la Caja Costarricense del Seguro Social? 2.3 La empresa efectúa valoración de riesgo sobre las operaciones aduaneras y comerciales? 2.4 Realiza la empresa auditorías para la comprobación y evaluación de las políticas internas, procedimientos y medidas de seguridad de las operaciones realizadas? El exportador debe verificar que la empresa de acuerdo a su actividad comercial, cuente con las autorizaciones y permisos otorgados por las diferentes instituciones públicas para el ejercicio de sus operaciones comerciales. Debe indicar si se encuentra al día con sus obligaciones ante la CCSS; presentación de planillas, cargas sociales, obligaciones obrero patronal. Ver numeral 2.3 de los Requisitos Debe indicarse lo siguiente: - El tipo de auditoría (interna o externa) que se realiza y los aspectos que comprende. - Con qué periodicidad son efectuados los procesos de auditoría. 2.5 Cuenta la empresa con un sistema contable informático adecuado para el control del giro de su negocio? 2.6 Dispone la empresa de un sistema de control de inventario para el ingreso, transformación y salida de las mercancías? 2.7 Dispone la empresa de un procedimiento que describa cómo se realizan los trámites aduaneros? El exportador debe indicar: Tipo de sistema contable utilizado. Cumplir con los estándares de las Normas Internacionales de contabilidad (NIC) vigentes. Ver numeral 2.6 de los Requisitos Aspectos a considerar: Agente Aduanero Cómo se selecciona al agente de 9

10 PROFAC-CAE- 10 de 18 aduanas: credibilidad e idoneidad, actualización y responsabilidades contractuales. Comunicación de instrucciones al agente de aduanas. Cómo se realiza la trasmisión de documentos al agente de aduanas. Cómo se verifica el cumplimiento de lo dispuesto en el contrato entre el agente de aduanas y el exportador. DUA. Cómo se asegura el exportador que las declaraciones aduaneras realizadas por el agente de aduanas contemplan la información requerida y correcta o en su defecto le comunique cualquier rectificación, error o modificación en la información de la DUA tramitado. Contempla la comunicación de errores ante la aduana. 10

11 PROFAC-CAE- 11 de SOLVENCIA FINANCIERA. Respuesta Nº Preguntas a Evaluar Notas Explicativas Si No Justificación de la Respuesta 3.1. La empresa mantiene actualizados sus Estados Financieros? 3.2 Mantiene la empresa una adecuada calificación y situación crediticia? El exportador debe demostrar que mantiene los registros financieros actualizados. Deben estar elaborados de acuerdo con las Normas NIIF. El exportador debe aportar el reporte del historial crediticio emitido por una entidad financiera fiscalizada por la Superintendencia General de Entidades Financieras (SUGEF), en la cual se indique su nivel de comportamiento de pago. 3.3 La empresa se encuentre solventando alguna de estas circunstancias; -Procesos de administración y reorganización con intervención Judicial. -Proceso de concurso de acreedores. 11

12 PROFAC-CAE- 12 de MEDIDAS DE SEGURIDAD. Respuesta Nº Preguntas a Evaluar Notas Explicativas Si No Justificación de la Respuesta 4.1 Seguridad Física en las Instalaciones: Medidas de Seguridad en Límites Exteriores e Interiores de las Instalaciones: Dispone la empresa de El exportador debe indicar: medidas de seguridad en los Cuál es el procedimiento que se lleva a límites exteriores e interiores cabo para el control y verificación de los de las instalaciones? límites externos e internos de las instalaciones? Ver numeral de los Requisitos Medidas de Seguridad en Puertas, Ventanas y Casetas: Dispone la empresa de El exportador debe indicar: medidas de seguridad que permitan establecer controles adecuados en puertas, ventanas y casetas ubicadas en las instalaciones? Cuál es el mecanismo de seguridad que se lleva a cabo para el control adecuado en puertas, ventanas y casetas? Ver numeral de los Requisitos Medidas de Seguridad en Estacionamientos: Dispone la empresa de El exportador debe indicar: medidas de seguridad para el Cuáles son las medidas de seguridad control de los utilizadas para el control de los vehículos estacionamientos? en los estacionamientos? Ver numeral de los Requisitos Medidas de Seguridad en la Estructura de la Edificación: Dispone la empresa de Ver numeral de los Requisitos medidas que garanticen la seguridad de la estructura de la edificación? Control de Cerraduras y Llaves: Dispone la empresa de medidas de seguridad para llevar a cabo el control sobre El exportador debe indicar: Mecanismos de seguridad en las puertas 12

13 PROFAC-CAE- 13 de 18 cerraduras y llaves? y ventanas internas/externas dentro del lugar o edificio (cerraduras, tarjetas, teclados numéricos). Ver numeral de los Requisitos Disponer de un Sistema de Iluminación: Dispone la empresa de un El exportador debe indicar: sistema de iluminación? En qué consisten las medidas aplicables ante una eventual pérdida de la iluminación Ver numeral de los Requisitos Disponer de Alarma y/o Cámara de Vigilancia: Dispone la empresa de Ver numeral de los Requisitos alarmas y/o cámaras de vigilancia? Disponer de Sistemas y/o Aparatos de Comunicación Interna: Dispone la empresa de Ver numeral de los Requisitos Sistemas y/o Aparatos de Comunicación Interna? 4.2 Seguridad en el Acceso de Personas a las Instalaciones: Control para el Acceso de Empleados: Dispone la empresa de un procedimiento para el ingreso de empleados a las instalaciones? Se debe aportar el procedimiento utilizado. Ver numeral de los Requisitos Control para el Acceso de Visitantes, Proveedores, Contratistas o Personal de Mensajería: Dispone la empresa de un Se debe aportar el procedimiento procedimiento de ingreso de utilizado. visitantes, proveedores, contratistas o personal de Ver numeral de los Requisitos mensajería? Control para la Localización y Retiro de Personas no Autorizadas: Dispone la empresa de El exportador debe indicar en qué medidas de seguridad aplicadas consistes esas medidas. para la identificación, abordaje y retiro de personas no 13

14 PROFAC-CAE- 14 de 18 autorizadas? 4.3 Seguridad en las Mercancías: Dispone la empresa de un procedimiento documentado que establezca las medidas de seguridad para el ingreso, almacenamiento y salida de las mercancías en sus instalaciones o las de un tercero? Dispone la empresa de medidas de seguridad para realizar la carga de las mercancías de exportación? Se debe aportar el procedimiento utilizado. Ver numeral de los Requisitos Se debe indicar en qué consisten esas medidas de seguridad utilizadas. Ver numeral de los Requisitos Exporta la empresa mercancías que estén sujetos a licencias (asociadas a políticas comerciales o agrícolas), permisos, certificados o restricciones? Si su respuesta es afirmativa, debe indicar: - Cuales mercancías requieren licencias, permisos, certificados o restricciones para la exportación. - El personal responsable del registro, archivo, actualización y custodia de licencias, permisos, certificados o restricciones para la importación. 4.4 Seguridad en el Proceso del Transporte: Disponer la empresa de medidas de seguridad para el control de la documentación utilizada en el traslado de las mercancías a exportar? Conoce la empresa si el transportista utiliza medidas de seguridad para reguardar la integridad del medio de transporte? El exportador debe indicar en qué consiste esas medidas de seguridad. Considerar lo indicado en el numeral de los Requisitos Mínimos de Cumplimiento. El exportador debe indicar en qué consiste las medidas de seguridad utilizadas por el transportista. Ver numeral de los Requisitos Conoce la empresa si el Se debe indicar como se lleva a cabo las 14

15 PROFAC-CAE- 15 de 18 transportista de forma aleatoria y periódica realiza inspecciones durante el trayecto de las unidades de carga, con el fin de comprobar que mantienen las medidas de seguridad aplicadas? Conoce la empresa si el transportista posee registros sobre la trazabilidad del medio de transporte y actividades del conductor efectuadas durante el trayecto? Conoce la empresa si el transportista cuenta con un protocolo que establezca las medidas de seguridad para resolver discrepancias, anomalías o eventos inesperados, durante el traslado y entrega de mercancías? inspecciones en ruta. El exportador debe indicar el tipo de registro que lleva a cabo el transportista. Ver numeral de los Requisitos El exportador debe indicar en qué consiste el protocolo utilizado por el transportista. Ver numeral de los Requisitos Se notificar a las autoridades aduaneras y/o otras autoridades según corresponda, irregularidades o actividades ilícitas que se presenten durante el traslado y entrega de las mercancías? 4.5 Seguridad en las Unidades de Transporte de Carga: Inspección de Contenedores y Remolques: Dispone la empresa de medidas de seguridad para garantizar y verificar la integridad física de las unidades contenedoras y remolques? Se debe aportar las medidas de seguridad utilizadas. Ver numeral de los Requisitos Posee la empresa medidas de seguridad que indiquen la forma de actuar en caso de intentos de acceso no autorizados o vulneraciones sobre las unidades de Se debe aportar las medidas de seguridad utilizadas. Debe mencionar; - El personal responsable ante quien se reportan incidentes. 15

16 PROFAC-CAE- 16 de 18 transporte? - Acciones o medidas que se toman en caso de la detección de incidencias Utiliza unidades de transporte apropiadas o adecuadas para el tipo de mercancías que se exportan? Colocación y Custodia de Sellos de Seguridad: Posee la empresa medidas de seguridad para la custodia, colocación y supervisión de sellos de seguridad? Se debe aportar las medidas de seguridad utilizadas. Ver numeral de los Requisitos Almacenamiento y Reparación de las Unidades de Transporte: Dispone la empresa de medidas de seguridad para el almacenamiento y reparación de las unidades de transporte? Se debe aportar las medidas de seguridad utilizadas. Ver numeral de los Requisitos 4.6 Seguridad en Relación a los Socios Comerciales: Dispone la empresa de procedimientos documentado para la selección y verificación de los socios comerciales (nacionales o extranjeros)? Dispone de un registro de los datos generales de los socios comerciales? Dispone la empresa de un procedimiento documentado que garantice el cumplimiento de las medidas de seguridad por parte de la cadena logística? Conoce la empresa si sus socios comerciales poseen certificaciones en materia de seguridad? El exportador debe aportar el procedimiento aplicado para la selección y verificación de los socios comerciales. El exportador debe indicar como se controla el acceso a ese registro, responsable y como se incluyen, mantienen, modifican y archivan los datos. Se debe aportar el procedimiento utilizado. Ver numeral de los Requisitos Ver numeral de los Requisitos 16

17 PROFAC-CAE- 17 de Seguridad en la Contratación del Personal: Dispone la empresa de un procedimiento documentado en el que se establezcan las políticas para la selección, contratación, mantenimiento y finalización de la relación laboral de los empleados? Se debe aportar el procedimiento utilizado. Ver numeral de las Requisitos 4.8 Seguridad de la Información y del Sistema Informático: Respaldo de la Información: Dispone la empresa de un procedimiento documentado para el respaldo de la información electrónica de la empresa? Se debe aportar el procedimiento utilizado. Ver numeral de los Requisitos Protección de la Información y Sistema Informático: Dispone la empresa de medidas de seguridad para la protección de la información y el sistema informático? Se debe aportar las medidas de seguridad utilizadas. Ver numeral de los Requisitos En la Documentación: Dispone la empresa de un procedimiento documentado para el manejo y protección de la documentación? Se debe aportar el procedimiento utilizado. Ver numeral de los Requisitos 4.9 Seguridad Industrial: Dispone la empresa de medidas de seguridad industrial? El exportador debe indicar en qué consisten las medidas de seguridad industrial aplicadas. 17

18 L CUESTIONARIO DE AUTOEVALUACIÓN PROFAC-CAE- 18 de 18 Ver numeral 4.9 de los Requisitos 4.10 Capacitación en Materia de Seguridad y Amenazas Internas o Externas de la Empresa: Dispone la empresa de un programa de capacitación al personal? Ver numeral 4.10 de los Requisitos Además, debe indicar: - Con qué periodicidad o frecuencia se imparten capacitaciones al personal de la empresa? - Cuales son y en qué consisten los programas de capacitación que se imparten al personal? Yo (nombre completo), Cédula de Identidad número, en calidad de Representante legal de la Empresa:, Cédula Jurídica número. Declaro bajo fe de juramento, que los datos suministrados en el presente documento son verdaderos y corresponden a la información sobre las operaciones de la Empresa. San José, / /20. Firma 18