MANUAL DE PROCEDIMIENTOS AREA DOCUMENTACION PLAN DE CONTINGENCIA

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Raquel Bustamante Rojo
hace 6 años
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1 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PLAN DE CONTINGENCIA

2 Contenido DEPARTAMENTO DE DOCUMENTACION I. INTRODUCCION II. III. OBJETIVO ALCANCE IV. RESPONSABILIDADES V. DEFINICIONES VI. PROCEDIMIENTOS 1. PLANES DE CONTINGENCIA. 1.1 TRAMITE A TRAVES DE CORREO ELECTRONICO 1.2 TRAMITE MANUAL VII. ANEXOS 2

3 CONTROL DE CAMBIOS VERSION FECHA DESCRIPCION DEL CAMBIO CONTROL DE APROBACIONES Elaborado NOMBRE CARGO FECHA FIRMA Maritza Ardila Supervisor de documentación. 7-jul-16 Revisado Aprobado Resp. del SIG 3

4 I. INTRODUCCION El área de documentación de La Sociedad Puerto Industrial Aguadulce S.A., será el encargado de autorizar los ingresos y retiros de mercancías, bajo cualquiera de los regímenes aduaneros (Importación, Exportación, Depósito aduanero y Tránsitos), conforme a lo establecido en la legislación aduanera colombiana (Decreto 390 de 2016), por lo tanto ha establecido procesos que respaldan el continuo desarrollo de las operaciones en el terminal marítimo. II. OBJETIVO Generar continuidad en las operaciones de retiro e ingreso de mercancía bajo control aduanero sin renunciar al control y la seguridad de las mercancías almacenadas en esta terminal. III. ALCANCE Este manual de procedimientos se aplica dentro de las instalaciones del terminal marítimo Sociedad Puerto Industrial Aguadulce S.A., y regula las operaciones con los diferentes operadores de comercio exterior que interactúan con el terminal marítimo. IV. RESPONSABILIDADES 1. PUERTO Supervisora de documentación. Analistas de documentación 2. IMPORTADORES Y EXPORTADORES 3. OPERADORES DE COMERCIO EXTERIOR Agencias de Aduanas Agentes de Carga Internacional ACI Agencias Navieras Transportadores Operadores de Transporte Multimodal 4

5 1. PLANES DE CONTINGENCIA V. PROCEDIMIENTOS 1.1 TRAMITE A TRAVES DE CORREO ELECTRONICO: CARGA SUELTA Y/O CONTENERIZADA En los casos en que se presenten fallas en el PORTAL los usuarios podrán solicitar retiros de mercancías a través del correo electrónico xxxxxxx@puertoaguadulce.com. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: RETIRO DE MERCANCIAS - TRAMITE POR CORREO ELECTRONICO RESPONSABLE DESCRIPCION DOCUMENTOS PASO No.1 Solicitud Autorización de retiro: AGENCIA DE ADUANAS y/o IMPORTADOR Envía correo electrónico haciendo solicitud de la autorización de retiro, todos los documentos se deben escanear en original y a color, para que el área de documentación los revise. Casos especiales: 1. Declaración Anticipada 2. Declaración de Corrección 3. Declaraciones manuales 4. Declaración de modificación TRAMITE PRESENCIAL: solo para los casos especiales, cuando se trate de más de cinco declaraciones de importación, Formulario DTA y/o Continuación de viaje en los casos de tránsito. 1. Formato Tramite Manual. 2. B/l master liberado por la naviera. 3. B/l Hijo liberado por el ACI (si aplica) 4. Copia de consulta de inventario (SYGA) que diga mercancía levantada. 5. Acta de inspección DIAN (en caso de inspección). 6. Declaración aduanera de importación. (solo en los casos especiales). 7. Formulario DTA y/o Continuación de viaje en los casos de tránsito. PASO No.2 Revisión de documentación: Revisa la documentación que el usuario envía a través de correo electrónico y dando respuesta según sea el caso: ANALISTA DE DOCUMENTACIÓN Caso 1: Asunto: Solicitud retiro BL No. AXYZ123 APROBADA Señor usuario su solicitud de autorización de retiro con relación a documentación ha sido APROBADA. 1. Correo electrónico

6 Al momento de la Aprobación el Analista de Documentación levanta el PERMISSION de DOC_IMPO y para los casos de Tránsitos aplica el HOLD de DTA_OTM en el NAVIS. Caso 2: Asunto Solicitud retiro BLNo.AXYZ123 DESAPROBADA Señor usuario su solicitud ha sido DESAPROBADA, por los siguientes motivos. TRANSPORTADOR 1.XXXXXXX 2.XXXXXXX PASO No.3 Solicitud cita para cargue: Solicita asignación de cita en la oficina de documentación para cargue de la mercancía, presentando original y copia del Formato de cita Manual debidamente diligenciado y demás documentos requeridos. 1. Formato solicitud Cita manual 2. Tarjeta de propiedad del vehículo 3. Copia del seguro del vehículo SOAT. PASO No.5 Entrega de cita: ANALISTA DE DOCUMENTACIÓN Solicita al embarcador Cedula de ciudadanía original y procede a verificar en SAP que se encuentre registrado y autorizado. Teniendo en cuenta los turnos disponibles, el analista asignará fecha y hora para cargue de la mercancía, según el orden de llegada del personal de la empresa de transportes. FINAL PROCEDIMIENTO 1. CITA impresa Nota: En caso de falla de la plataforma NAVIS las operaciones quedaran suspendidas hasta nueva orden. 6

7 1.2 TRAMITE MANUAL Se procederá con trámite 100% manual en caso de presentarse falla total en el portal y correos electrónicos, como segundo plan de contingencia para todos los casos de retiro. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: RETIRO DE MERCANCIAS - TRAMITE MANUAL RESPONSABLE DESCRIPCION DOCUMENTOS PASO No.1 Solicitud Autorización de retiro: AGENCIA DE ADUANAS y/o IMPORTADOR Se presentara en las instalaciones con copia y original de los documentos necesarios para la operación de retiro correspondiente. Casos especiales: 1. Declaración Anticipada 2. Declaración de Corrección 3. Declaraciones manuales 4. Declaración de modificación La documentación exigida será la relacionada en el instructivo de retiro de cada procedimiento, más el formato de tramite manual diligenciado. 1. Tránsitos DTA y/o OTM 2. Carga Nacionalizada. 3. Retiros parciales. 4. Planilla de envío. PASO No.2 Revisión de documentación: ANALISTA DE DOCUMENTACIÓN Verifica que todo esté conforme según el proceso de retiro que se esté llevando a cabo, en caso de rechazo se registra los motivos en la casilla de observaciones del formato. Al ser aprobada la solicitud, se entregara el formato trámite manual con firma y sello del analista de documentación y demás documentos originales. Al momento de la Aprobación el Analista de Documentación levanta el PERMISSION de DOC_IMPO y para los casos de Tránsitos aplica el HOLD de DTA_OTM en el NAVIS. 1. Documentos originales. 2. Formato tramite manual. 7

8 PASO No.3 Solicitud cita para cargue: TRANSPORTADOR Solicita asignación de cita en la oficina de documentación para cargue de la mercancía, presentando original y copia del Formato de cita Manual debidamente diligenciado, Formato de tramite manual aprobado por documentación y demás documentos requeridos. 1. Formato cita manual. 2. Formato tramite manual 3. Tarjeta de propiedad del vehículo. 4. Copia del seguro del vehículo SOAT. PASO No.5 Entrega de cita: ANALISTA DE DOCUMENTACIÓN Solicita al embarcador Cedula de ciudadanía original y procede a verificar en SAP que se encuentre registrado y autorizado. Teniendo en cuenta los turnos disponibles informados, el analista asignará fecha y hora para cargue de la mercancía, según el orden de llegada del personal de la empresa de transportes. FINAL PROCEDIMIENTO 1. Cita impresa Nota: En caso de falla de la plataforma NAVIS las operaciones quedaran suspendidas hasta nueva orden. 8

9 16.1 TRAMITE DE INGRESO MANUAL PARA CONTENEDORES DE EXPORTACION. Se procederá a través de solicitud de ingreso a través de cita manual en caso de fallas en el portal como plan de contingencia, para los casos de ingreso de contenedores para exportación, en los casos de carga suelta no se genera plan de contingencia ya que el proceso se realiza de manera manual. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: INGRESO DE CONTENEDOR TIPO EXPORTACION RESPONSABLE DESCRIPCION DOCUMENTOS PASO No.1 Solicitud De Cita Manual Transportador Diligencia formato de tramite manual para solicitud de cita, con firma y sello, las citas se asignaran según solicitud del usuario y disponibilidad en el sistema; serán atendidos en orden de llegada. 1. Formato solicitud tramite manual. 2. Tarjeta de propiedad. 3. SOAT. 4. Planilla de Traslado. Analista de documentación PASO No.2 Asignación De Cita Manual Documentación verifica que todo esté conforme, verifica disponibilidad de citas en la plataforma Navis y le informara al usuario con el propósito de que seleccione la hora de ingreso del vehiculo. El analista las asignará cita en el orden de llegada del personal de la empresa de transportes 1. Formato solicitud tramite manual. 2. Tarjeta de propiedad. 3. SOAT. 4. Planilla de Traslado. Analista de documentación PASO No.5 Entrega de cita: Entrega formato de solicitud de cita manual con sello original y consecutivo. FINAL PROCEDIMIENTO 4. Formato de tramite Manuel con sello del funcionario de Aguadulce. Nota: En caso de falla de la plataforma Navis no se establecerá plan de contingencia, el Departamento de Documentación quedara a la espera de instrucciones con el propósito de proceder con la emisión de citas. 9

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