MANUAL DE PROCEDIMIENTOS RETIROS DEL TERMINAL

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1 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

2 INDICE 1. INTRODUCCION OBJETIVO ALCANCE RESPONSABILIDADES DEFINICIONES PROCEDIMIENTOS... Error! Marcador no definido. 6.1 INGRESO AL PORTAL DE LA DIAN MUISCA Pasos para ingresar:... Error! Marcador no definido. 7. AVISO DE FINALIZACION DE DESCARGUE PROCEDIMIENTO EN MUISCA PROCEDIMIENTO MANUAL INFORME DE DETALLES DE LAS UNIDADES DE CARGA RECIBIDAS CARGA CONTENERIZADA Procedimiento previo al sistema MUISCA Procedimiento en el sistema MUISCA CONTENEDORES VACÍOS Procedimiento previo al sistema MUISCA Procedimiento en el sistema MUISCA CORRECCIÓN DE INFORME PLANILLAS DE RECEPCION PLANILLAS DE RECEPCIÓN B/LS DIRECTOS PLANILLAS DE RECEPCIÓN B/LS HIJOS PLANILLAS DE RECEPCIÓN MANUALES Procedimiento PLANILLAS DE ENVIO PARA TRASLADO FUERA DEL TERMINAL PROCEDIMIENTO CORRECCIÓN PLANILLA DE ENVÍO

3 10.3 FIRMA DE PLANILLAS DE ENVÍO MANUALES CAMBIOS DE DISPOSICIÓN CAMBIO DE DISPOSICIÓN (CASO I) CAMBIO DE DISPOSICIÓN (CASO II) RETIROS DE MERCANCIAS EN EL REGIMEN DE IMPORTACIONES PROCEDIMIENTO RETIRO DE MERCANCÍA TIPO CONTENEDOR PROCEDIMIENTO RETIRO DE MERCANCÍA TIPO CARGA SUELTA RETIROS DE MERCANCIAS EN TRANSITO - OTM Y/O DTA CARGA EN TRÁNSITO DTA Y OTM TIPO CARGA SUELTA OTROS - RETIROS PARCIALES RETIRO PARCIAL - TIPO CONTENEDOR RETIRO PARCIAL- TIPO CARGA SUELTA RETIROS DE MERCANCÍAS QUE TIENEN ORDEN DE DESTRUCCIÓN POR LA AUTORIDAD ADUANERA RETIROS DE MERCANCÍAS APREHENDIDAS, Y ABANDONADAS (QUE NO VAYAN A SER OBJETO DE DESTRUCCIÓN), PARA TRASLADO A OTRO DEPÓSITO CONTRATADO POR LA DIAN RETIRO DE CONTENEDORES VACÍOS ASIGNACION CONTENEDOR VACIO PARA LLENADO O RETIRO (FREEPOOL)... Error! Marcador no definido RETIROS DE EMBALAJES VACIOS REPORTES DE CARGAS EN ABANDONO PROCEDIMIENTO ANEXOS FORMATO SOLICITUD CITA MANUAL FORMATO TRAMITE MANUAL FORMATO SOLICITUD PLANILLA DE ENVIO FORMATO CONTROL VENCIMIENTO DE TERMINOS PLANILLA DE REVISION MANIFIESTOS FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE RETIRO DE CONTENEDORES

4 13.7 FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE RETIRO DE CARGA SUELTA CONTROL DE CAMBIOS VERSION FECHA DESCRIPCION DEL CAMBIO CONTROL DE APROBACIONES NOMBRE CARGO FECHA FIRMA Elaborado Revisado Aprobado Resp. del SIG Maritza Ardila Supervisor de documentación. 4

5 1. INTRODUCCION El área de documentación de la Sociedad Puerto Industrial Aguadulce S.A., ha implementado el Manual de Procedimientos Retiros del Terminal para el desarrollo de sus funciones y procesos de retiro de cargas nacionalizadas, tránsitos, contenedores vacíos y demás actividades propias de la operación, como mecanismo de consulta donde encontraremos estandarizadas y documentadas las diferentes tareas que se llevan a cabo. En el presente manual, también encontraremos los procedimientos para cumplir con las diferentes obligaciones que tiene el puerto ante la autoridad aduanera, tales como: aviso de finalización, informe de detalles de la carga recibida, planillas de envío, planillas de recepción, cambios de disposición y reportes de cargas en abandono. 2. OBJETIVO Instruir a todo el personal del área de documentación de la Sociedad Puerto Industrial Aguadulce S.A, para la ejecución eficiente de sus funciones, orientado a simplificar los procesos, reducir costos y tiempos de operación en beneficio de los usuarios, sin renunciar al control y la seguridad de las mercancías almacenadas en esta terminal. 3. ALCANCE El Manual de Procedimientos Retiros del Terminal inicia desde el arribo de la motonave al puerto. Aplica para todo el personal que trabaja en el área de documentación al interior de las instalaciones de la Sociedad Puerto Industrial Aguadulce S.A., regulando las operaciones de importación con los diferentes operadores de comercio exterior que interactúan con el terminal marítimo y finaliza con el retiro de la carga. 5

6 4. RESPONSABILIDADES a) PUERTO Supervisora de documentación: Es responsable de actuar como canal de comunicación, distribución y programación del trabajo de los colabores del área de documentación. Instruir y capacitar al personal en la ejecución de las funciones inherente al cargo. Realizar reportes e informes de los resultados obtenidos. Capacitar al personal que participará en una implementación por primera vez. Analistas de documentación: Es responsable de validar la información contenida en las diferentes clases de solicitudes realizadas por los clientes con el fin de asegurar que el contenido sea el correcto. Asegurarse de que toda la documentación cumpla con los estándares corporativos de la Sociedad Puerto Industrial Aguadulce S.A. b) OPERADORES DE COMERCIO EXTERIOR Agencias de Aduanas Agentes de Carga Internacional ACI Agencias Navieras Transportadores Operadores de Transporte Multimodal 6

7 c) IMPORTADORES d) ENTIDADES DIAN ICA INVIMA POLFA 7

8 5. DEFINICIONES ABANDONO LEGAL. Situación en que se encuentra una mercancía cuando, vencido el término de permanencia establecido para cada depósito, no ha sido reembarcada, no ha sido sometida a un régimen aduanero o no se ha modificado el régimen inicial. ABANDONO VOLUNTARIO. Es el acto mediante el cual, quien tiene derecho a disponer de la mercancía, comunica a la autoridad aduanera que la deja a favor de la Nación en forma total o parcial, siempre y cuando el abandono sea aceptado por dicha autoridad. En este evento, el oferente deberá sufragar los gastos que el abandono ocasione, incluida la destrucción si fuere necesario. AGENCIA DE ADUANAS: Es la persona jurídica autorizada por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales para prestar servicios de representación a los importadores, exportadores o declarantes en el desaduanamiento de las mercancías y demás formalidades aduaneras conexas con el mismo. BAPLIE: Mensaje EDI (intercambio electrónico de datos) que sirve para transmitir la planificación de la carga. CITA: Fecha y hora de ingreso a cargar mercancía dentro del terminal, asignada a través del portal a una empresa de transporte para determinado vehículo. COPRAR Load List: Archivo EDI que contiene el listado de contenedores autorizados por la Línea Naviera para el Embarque. DECLARACION ADUANERA: Es el acto o documento mediante el cual el declarante indica el régimen aduanero específico aplicable a las mercancías y suministra los elementos e información que la autoridad aduanera requiere. DIAN: Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. D.T.A.: Declaración de Transito Aduanero. ETA: (Estimated Time of Arrival) Hora estimada del arribo de la nave. FORMULARIO DE CONTINUACION DE VIAJE: Formulario autorizado por la DIAN para las operaciones de OTM. 8

9 GATE: lugar de ingreso y salida de los vehículos del terminal marítimo Sociedad Puerto Industrial Aguadulce S.A. HOLD: son aquellos bloqueos específicos y aplicables de forma manual a determinadas unidades de carga. HOLD DTA_OTM: aplica a las unidades de carga que están bajo el régimen de tránsito aduanero, con el fin de prevenir la salida del terminal sin autorización de la DIAN. MUISCA: Modulo Único de Ingreso, Servicio y Control Automatizado. NAVIS: Sistema operativo del puerto Aguadulce. OPERADOR DE COMERCIO EXTERIOR: la persona natural, la persona jurídica o sucursal de sociedad extranjera, que hace parte o interviene, directa o indirectamente, en los destinos, regímenes, operaciones aduaneras o en cualquier formalidad aduanera. O.T.M.: Operador de Transporte Multimodal. PERMISSION: son aquellos bloqueos generales que se aplican de manera automática a todas las unidades de carga. PERMISSION DOC_IMPO: bloquea todas las unidades de importación en cuanto a documentos, no permite generación de citas ni salida del terminal. PIN: Es un tipo de contraseña numérico que solo lo podrá generar la Agencia de Aduanas, el importador, el Operador de Transporte Multimodal y el Agente de Carga Internacional con su respectivo usuario y contraseña a través del portal, quienes lo entregarán a la empresa de transporte para solicitar la cita para los vehículos dispuestos a cargar la mercancía. PORTAL: plataforma Web de interacción con los usuarios para generación de PIN y citas en las operaciones de comercio exterior. 9

10 6. PROCEDIMIENTOS 6.1 GENERALIDADES: La Sociedad Puerto Industrial Aguadulce S.A., para dar cumplimiento a las obligaciones aduaneras como: el aviso de finalización de descargue, informe de detalles de carga recibida, cambios de disposición, generación de planillas de envío y recepción, debe hacerlo a través del sistema informático MUISCA. A continuación, se detalla el procedimiento para el acceso a dicha plataforma. 6.2 PASOS PARA INGRESAR MUISCA a. Ingresar a la página de la DIAN. b. Dar clic en el botón Gestión aduanera c. Dar clic en Ingresar a carga de Importaciones o Ingresar a salida de mercancías, según corresponda. 1. Gestión aduanera 2. Importaciones o Salida de mercancía 10

11 d. Seleccionar y completar los siguientes campos: Organización: AUTORIZACION. Identificación Cédula de ciudadanía: indicar el número del documento. Contraseña: Dar clic al botón donde lee contraseña. 1. Campos a diligenciar 2. Dar clic en el icono Contraseña e. Posteriormente, se digita la contraseña, dando importancia a las letras mayúscula. Luego dar clic en Aceptar 11

12 1. Seleccionar la contraseña y dar clic en Aceptar f. El sistema nos regresa a la primera pantalla y se debe dar clic en Ingresar. g. Sale un cuadro de dialogo Información, se le da Cerrar. 12

13 h. Como se va a trabajar en el campo de importación, se da clic en el icono Ingresar correspondiente al asunto carga. 2. Dar clic en el Icono Ingresar 1. Dar clic en Cerrar i. El sistema despliega el menú correspondiente a Carga y ahora si se selecciona el ítem de acuerdo a la tarea que se va a ejecutar. 1.Dar clic en Carga 13

14 7. AVISO DE FINALIZACION DE DESCARGUE Teniendo en cuenta el artículo 197 del decreto 390 de 2016, es responsabilidad del puerto presentar a través del MUISCA, el aviso de finalización de descargue antes de que salga el medio de transporte del lugar de arribo, señalando hora y fecha de dicha finalización. 7.1 PROCEDIMIENTO EN MUISCA Es responsabilidad del Yard Planner dar aviso de finalización de descargue a través de sistema MUISCA, en el momento en que se descarga el ultimo contenedor del buque. Para realizar este procedimiento debe ingresar por la opción Descargue de mercancía y hacer clic en Aviso de finalización de descargue. A continuación, debe dar clic en la lupa para buscar el número del manifiesto al cual se le dará aviso de finalización de descargue, posteriormente indique la fecha y la hora de la finalización y de clic en el botón Enviar. La información del manifiesto es suministrada por la línea marítima mediante correo electrónico, en caso de que no sea enviada este puede ser consultado en el MUISCA. 14

15 Una vez enviado el documento aparecerá el siguiente mensaje Al finalizar, se genera un archivo PDF el cual se enviara por medio de correo electrónico a las líneas marítimas correspondientes. Tener en cuenta que por cada línea marítima se genera un archivo PDF con su respectivo manifiesto de carga. Es decir, que si una naviera maneja dos líneas marítimas, se deben enviar dos avisos de finalización, uno por cada línea marítima. 15

16 7.2 PROCEDIMIENTO MANUAL Según lo establecido en el artículo 7 del decreto 390 de 2016, en los casos en que el aviso de finalización no se pueda presentar a través del sistema MUISCA, ya sea por instrucción expresa de la DIAN, fallas del sistema, casos fortuitos u otras circunstancias que impidan realizar este proceso, se debe hacer de forma manual utilizando el formato No establecido por la DIAN para tal fin. Cuando se presente alguna de las situaciones anteriormente mencionadas se debe reportar de forma inmediata al correo electrónico soporteimportacionescarga@dian.gov.co aportando las evidencias que justifiquen los hechos y proceder de acuerdo a la instrucción de la autoridad aduanera. 8. INFORME DE DETALLES DE LAS UNIDADES DE CARGA RECIBIDAS Según el artículo 198 del decreto 390 de 2016, dentro de las doce (12) horas siguientes a la presentación del aviso de finalización de descargue, el titular del puerto o muelle, en los modos transporte marítimo o fluvial, deberá presentar la 16

17 información de las unidades de carga efectivamente descargadas, a través de los servicios informáticos electrónicos. 8.1 CARGA CONTENERIZADA Procedimiento previo al sistema MUISCA Se reciben los listados de los contenedores a descargar por parte de la agencia marítima y/o línea naviera y se compara manualmente con el listado de contenedores registrados en NAVIS / XPS mediante el envío del archivo EDI (COPRAR). Las cantidades descargadas deben coincidir Procedimiento en el sistema MUISCA Se debe presentar la información de las unidades de carga efectivamente descargadas ingresando por la opción Descargar / informe de detalles carga recibida. Al ingresar, busque el manifiesto de la carga dando clic en la lupa y luego clic en siguiente paso. Para continuar pulse la opción información contenedores por cada documento de transporte. 17

18 A continuación, ingrese el número del contenedor y seleccione el estado del mismo, para continuar haga clic en el botón Agregar, y repita el proceso por cada contenedor que quiera informar. Una vez haya agregado el número del contenedor, de clic en siguiente paso. Cuando se trate de carga suelta, registre el peso bruto y selecciones los documentos sobre los cuales va a informar detalle de los contendores. Pulse el botón siguiente paso. 18

19 8.2 CONTENEDORES VACÍOS Procedimiento previo al sistema MUISCA Se reciben los listados de los contenedores vacíos a descargar por parte de la agencia marítima y/o línea naviera y se compara manualmente con el listado de contenedores registrados en NAVIS / XPS mediante el envío del archivo EDI (COPRAR). Las cantidades descargadas deben coincidir Procedimiento en el sistema MUISCA Se debe presentar la información de las unidades de carga efectivamente descargadas ingresando por la opción Descargar / informe de detalles carga recibida. Al ingresar, busque el manifiesto de la carga dando clic en la lupa y luego clic en siguiente paso. 19

20 A continuación registre el número del contenedor y seleccione el estado, para continuar pulse Agregar. Y repita el proceso con cada contenedor. 20

21 Luego de informar los detalles de la carga recibida (suelta o contenerizada) y de los contenedores vacíos se verifica que la información registrada sea correcta y para finalizar se procede a enviar el documento. Una vez haya enviado el documento, un mensaje le confirmara el procedimiento. 8.3 CORRECCIÓN DE INFORME Según lo estipulado en el artículo 198 del decreto 390 de 2016, este informe se podrá corregir dentro las doce (12) horas siguientes al vencimiento del término inicial del primer informe, cuando se presenten errores en la información transmitida, sin que haya lugar a sanción. Ingresando por la opción Descargar / informe de detalles carga recibida/consultar informe de detalle. o Se digita el número del manifiesto del informe de detalle al cual se le realizara la corrección. o Se abre el documento enviado inicialmente o Se busca el número del B/L, luego se da clic en información de contendor o Selecciona el, o los contenderos a corregir y se da clic en quitar y se proceder a corregir el número y estado del contendor o cantidad y peso, para el caso de la carga suelta. Se pulsa el botón Agregar después se da siguiente paso y para finalizar clic en enviar. 9. PLANILLAS DE RECEPCION 21

22 Según el artículo 210 del decreto 390 de 2016, se elaborará la planilla de recepción a través de los servicios informáticos electrónicos. En dicha planilla se deben registrar los resultados de la confrontación realizada (cantidad de bultos y el peso, con lo consignado en la planilla de entrega o en la planilla de envío), además de la fecha y hora en que la carga fue puesta a disposición del depósito por parte del responsable, así como la fecha y hora real de recepción de la carga. La planilla de recepción debe elaborarse dentro de las doce (12) horas siguientes a la fecha y hora real en que la carga queda a disposición del depósito. Cuando se trate de grandes volúmenes de carga o se trate de carga a granel, el plazo máximo será de cinco (5) días calendario. Este proceso se debe realizar para las cargas que serán objeto de desaduanamiento en depósito; proceso que automáticamente permite que sea generada la consulta de inventario en Siglo XXI. 9.1 PLANILLAS DE RECEPCIÓN B/LS DIRECTOS Las planillas de recepción para los B/LS directos se realiza una vez la agencia marítima presenta el informe de descargue e inconsistencias en el sistema MUISCA. Se descarga del sistema MUISCA, el listado de las planillas de envío para cada manifiesto (Carga / Reportes / Planillas de Envío). 1. Carga 2. Reportes 3. Planilla de envío 22

23 En la pantalla que aparece a continuación se deben diligenciar los siguientes campos: Año: seleccionar el año del documento. Dirección seccional: (35) Impuestos y Aduanas de Buenaventura. Deposito: Sociedad Puerto Industrial Aguadulce S.A. Fecha Inicial: Seleccionar el primer día del mes. Fecha final: Seleccionar el último día del mes. Nro. de Manifiesto: digitar el número del manifiesto al cual se le va a recepcionar los B/LS directos. Al terminar de completar los campos mencionados anteriormente, se debe dar clic en Consultar. 1. Campos a diligenciar 2. Consultar Cuando el sistema arroja en una nueva pestaña el reporte de los documentos correspondiente al manifiesto que se está consultando, se da clic en el icono Excel, para exportar la información consultada en un archivo o formato Excel. Y se filtra el reporte descargado dejando solo los B/Ls directos. 23

24 1. Nueva pestaña, la arroja el sistema Automáticamente 2. Clic en el Icono Excel. 3. Se filtra el reporte dejando solo los Directos. A continuación, se ingresa por el menú carga, se da clic en la opción planillas de envío y recepción y se selecciona planilla de recepción. En la siguiente pantalla se digita el número de la planilla de envío en el campo Doc. Planilla de envío y presionar la tecla Enter, lo que hace que en el sistema se visualice información de la planilla de envió seleccionada. 24

25 Luego debe dar clic en el icono del calendario y seleccionar HOY, dar clic en OK y por ultimo de clic en siguiente paso. En la siguiente pantalla encontrara la información correspondiente a la carga, se verifica y da clic en siguiente paso. A continuación se visualizan los sobrantes, faltantes, excesos o defectos registrados si es el caso. Y se procede a escribir en el campo de observaciones la siguiente nota: Peso y cantidad relacionados de acuerdo a información de la naviera. 25

26 Para finalizar se da clic en el botón enviar y se espera que el sistema arroje la confirmación del proceso. 9.2 PLANILLAS DE RECEPCIÓN B/LS HIJOS Para el caso de los B/LS hijos el cliente (ACI, Agencia de Aduanas o importador) solicita a través del correo electrónico muisca@puertoaguadulce.com la planilla de recepción, para lo cual debe enviar copia del B/L y número de la planilla de envío (formato 1178). Se verifica en el sistema que efectivamente la carga se encuentre en las instalaciones del terminal. A continuación, se ingresa por el menú carga, se da clic en la opción planillas de envío y recepción y se selecciona planilla de recepción. 26

27 En la siguiente pantalla se digita el número de la planilla de envío en el campo Doc. Planilla de envío y presionar la tecla Enter, lo que hace que en el sistema se visualice información a la planilla de envió seleccionada. Luego debe dar clic en el icono del calendario y seleccionar HOY, dar clic en OK y por ultimo de clic en siguiente paso. En la siguiente pantalla encontrara la información correspondiente a la carga, se verifica y da clic en siguiente paso, dicha información debe ser confrontada con la enviada por el cliente (ACI, Agencia de aduanas o importador). 27

28 A continuación se visualizan los sobrantes, faltantes, excesos o defectos registrados si es el caso. Y se procede a colocar en el campo de observaciones la siguiente nota: Peso y cantidad relacionados de acuerdo a información del ACI. Luego se da clic en el botón enviar y se espera que el sistema arroje la confirmación del proceso. Se notifica al cliente vía correo electrónico, el número de planilla generada. NOTA: En caso de presentarse alguna novedad, o diferencia entre la información enviada por el cliente (ACI, Agencia de aduanas o importador) y la registrada en el sistema MUISCA NO se genera la planilla de recepción y se le notifica al cliente para su revisión y aclaración o corrección según sea el caso. 28

29 Si se presenta diferencia con el número del documento B/L, el cliente debe anexar el PDF del formato 1341, para confirmar dicha corrección. Se archiva la solicitud del cliente en la carpeta digital Solicitud Planillas. 9.3 PLANILLAS DE RECEPCIÓN MANUALES Según lo establecido en el artículo 7 del decreto 390 de 2016, en los casos en que la planilla de recepción no pueda ser presentada a través del sistema MUISCA, se debe realizar el proceso de forma manual, utilizando el formato No establecido por la DIAN para tal fin Procedimiento Se recibe del cliente los siguientes documentos físicamente: (Oficio presentado a la DIAN, Planilla de envío manual radicada y firmada por el funcionario de la DIAN, Informe de Inconsistencia formato 1207 y copia del BL). Se revisan los documentos y se verifica en el NAVIS que la carga se encuentre en las instalaciones de la Sociedad Puerto Industrial Aguadulce. Si todo está conforme, diligencia manualmente el formato planilla de recepción (formato 1314, se enumera de acuerdo al consecutivo de Planillas de Recepción 29

30 Manuales, se firma, se sella y se entrega al cliente. Se archiva un juego completo del paquete en la carpeta digital o física Planillas Manuales. 10. PLANILLAS DE ENVIO PARA TRASLADO FUERA DEL TERMINAL Según el numeral 1 del artículo 209 del decreto 390 de 2016, para la salida de la carga del lugar de arribo a un depósito de la misma jurisdicción, el transportador o el agente de carga internacional, según el caso, deberá entregar, a través de los servicios informáticos electrónicos, la información requerida para la elaboración de la planilla de envío. Planilla de envío automática: cuando la carga es consignada al depósito del muelle en el que se descarga la mercancía PROCEDIMIENTO La panilla de envío la puede realizar de la siguiente manera como se indica a continuación: 30

31 a. El cliente adjunta a través del correo electrónico muisca@puertoaguadulce.com, el formato de solicitud de planilla de envío y copia del B/L. Se revisan los documentos y se verifica en el NAVIS que efectivamente el contenedor haya sido descargado. Si todo está conforme, se generan las planillas de envío en el sistema MUISCA (formato 1178). (Carga / Planillas de envío recepción / Planilla de envío). b. Luego proceda a seleccionar la Administración y el Depósito al cual fue asignado el B/L y será transportada la carga, para finalizar haga clic en Buscar. c. De la lista que se despliega a continuación seleccione el número del B/L al cual se le va a generar la planilla y pulse siguiente paso. 31

32 Nota: En caso de que se trate de un B/L con 2 o más contenedores, se debe generar una planilla por cada contendor. Es decir; se debe indicar el peso y cantidad por cada contenedor, en los Campos llamados N Bultos enviados y Peso enviado (Kg). d. Posteriormente complete la información que se menciona a continuación y envié el documento. Medio de Transporte N Id Medio Transporte Tipo de Carga: (contendor o carga suelta) Tipo Unidad Carga: (Contenedor o unidad o Paleta, tanques, otros, etc. Según corresponda) e. Luego de clic en la pestaña Transporte nacional para diligenciar los campos: Tipo de documento: Seleccionar NIT y en N Identificación. Escribir el NIT (sin puntos y sin digito de verificación), de la empresa de transporte autorizada por parte del cliente para el traslado de la carga al depósito asignado. f. Posteriormente, debe presionar la siguiente tecla (tabular): De esta manera, el sistema arrojará automáticamente el nombre de la empresa de transporte correspondiente al NIT diligenciado. 32

33 g. A continuación debe seleccionar la pestaña Unidad de Carga 1 y diligenciar los siguientes campos: Id unidad carga: (número del contenedor). Tamaño: (longitud o ISO del contenedor). Tipo de Equipo: (tipo de contenedor). Nota: El paso anterior solo aplica cuando la carga que se va a retirar es contenerizada. h. Para continuar, debe dar clic en la pestaña Conductor y diligenciar los datos del conductor autorizado para realizar el traslado de la carga al depósito asignado: Tipo de documento: (Cédula de Ciudadanía) N Identificación: (sin puntos) Consecuente, debe presionar la tecla tabular y el sistema arrojará automáticamente el nombre y apellido del conductor. Observaciones: Este campo se diligencia siempre y cuando exista una aclaración por hacer. i. Después de haber completado toda la información requerida, confirmar que la información registrada corresponda a la solicitud del cliente, luego debe pulsar siguiente paso y aparecerá un resumen de la información registrada, clic en Enviar. 33

34 1. Clic en Enviar. Espere que el sistema le muestre la confirmación del trámite. Nota: tenga en cuenta que una vez enviado el documento no se podrá realizar ninguna modificación en el Peso y la cantidad de Bultos mediante el sistema MUISCA. j. Para finalizar se procede a descargar el PDF de la planilla de envío generada. Este archivo es enviado mediante correo electrónico al cliente indicando el número del documento (formato 1178). 34

35 10.2 CORRECCIÓN PLANILLA DE ENVÍO El cliente envía a través del correo electrónico muisca@puertoaguadulce.com o presenta en las instalaciones de Sociedad Puerto Industrial Aguadulce S.A., la solicitud del cambio, indicando el número de la planilla, nombre y documento del nuevo conductor y nueva placa. Se revisan los documentos y se verifica en el NAVIS que el contenedor no haya sido retirado del terminal y que la planilla realmente haya sido generada por el terminal. Si todo está conforme, se procede con el cambio en el MUISCA (formato 1178). Ingrese al menú principal por la opción Planillas de envió / recepción, seleccione planilla de envío y luego clic en la opción corrección planilla Envío. Para continuar seleccione la información relacionada con la planilla de envío que se va a corregir (administración, deposito, estado y número del formato) y presione el botón buscar. El sistema le muestra el documento al que se le hará la corrección y oprima la opción de reemplazo para ingresar a corregir el documento. 35

36 En la siguiente pantalla seleccione la información a corregir, ingrese los nuevos datos y para finalizar pulse Enviar. 36

37 10.3 FIRMA DE PLANILLAS DE ENVÍO MANUALES El cliente presenta físicamente: (Oficio radicado ante la DIAN, Planilla de envío manual radicada y firmada por el funcionario de la DIAN, Informe de Inconsistencia formato 1207 y copia del BL). Se revisan los documentos y se verifica en el NAVIS que el contenedor haya sido descargado y aún se encuentre en el Terminal. Si todo está conforme, se procede a firmar y sellar la planilla manual. Se archiva un juego completo del paquete en la carpeta planillas manuales CAMBIOS DE DISPOSICIÓN Según el Artículo 206 del decreto 390 del 2016 se realizara Cambio de disposición de la carga. Una vez realizado el descargue y hasta antes de la expedición de la planilla de recepción conforme lo establezca la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. Tener en cuenta que la solicitud del cambio puede ser generada por el ACI, Naviera o el depósito CAMBIO DE DISPOSICIÓN (CASO I) Cuando la solicitud de cambio de disposición (formato 1175) y respuesta DIAN (formato 1298) ha sido realizada por el ACI o la Naviera, el cliente debe enviar mediante correo electrónico muisca@puertoaguadulce.com lo siguiente: Documento de transporte (B/L) Número de la solicitud del cambio (formato 1175) Número de la respuesta al cambio (formato 1298) En el momento que se recepciona la solicitud, se procede a verificar a través del NAVIS que la carga haya sido descargada en la terminal y se procede a generar la planilla de envío y recepción. Pasos para Generar planilla de envío 1178 (cambio de disposición) a. Ingrese al módulo de importaciones MUISCA y seleccione la opción Carga. b. Posteriormente, haga clic en Planillas de envío y recepción. c. Luego, clic Planilla de envío. 37

38 d. En seguida, debe seleccionar la Administración (Buenaventura) y Depósito correspondiente a la Sociedad Puerto Industrial Aguadulce S.A., y se procede a dar clic en Buscar. e. Cuando el sistema arroje el listado de los documentos de transporte, seleccione el documento al cual se le realizara el cambio de disposición y haga clic en siguiente paso, proceda a diligenciar los siguientes campos: Medio de transporte: (Barco) Tipo de Carga: (suelta o contenedor, según corresponda) Tipo de Unidad Carga: ( En el caso de carga suelta se indica de acuerdo al tipo de embalaje del B/L) Transporte nacional: (Sin identificación del exterior o para uso definido por DIAN) Conductor: (Sin identificación del exterior o para uso definido por DIAN) f. Luego de haber diligenciado los campos requeridos, haga clic en siguiente paso; para finalizar oprima el botón enviar y espere la confirmación del trámite. g. A continuación, proceda a generar la planilla de recepción (formato 1314) de acuerdo al procedimiento descrito en el punto 9.2 (Planillas de recepción B/LS hijos) del presente manual. Por último se procede a responder la solicitud del cliente, informando el número de planilla de envío y planilla de recepción. 38

39 CAMBIO DE DISPOSICIÓN (CASO II) En los casos que el cliente requiera, que la solicitud de cambio (formato 1175) sea generada por el Terminal, debe enviar a través del correo electrónico muisca@puertoaguadulce.com los siguientes documentos: Justificación del cambio Copia del BL Factura por concepto: cambio de disposición cancelada. Luego, se revisan los documentos y se verifica en NAVIS que la mercancía haya sido descargada. Pasos para generar cambio de disposición a. Si todo está conforme, se genera en el MUISCA el formato (Carga / Solicitud cambios / Solicitud cambios impo). 39

40 b. Haga clic en solicitud cambios Impo. c. Proceda a diligenciar los campos relacionados a continuación y posteriormente, haga clic en Buscar. Tipo de Solicitud: Debe leer 5 Cambio de Disposición. Cód. Aduana despacho/administración: 35 Buenaventura Justificación: 22 Por solicitud del consignatario / 18 - Op. de transito no ejecutada (según corresponda). Nota: cuando la disposición inicial del documento de transporte sea entrega directa, la justificación del cambio de disposición debe ser 22 Por solicitud del consignatario. Es pertinente indicar, que cuando la disposición sea tránsito, la justificación del cambio de disposición debe ser 18 - Op. de transito no ejecutada. 40

41 d. Se abre una nueva ventana, y en el campo N Documento Transporte se debe digitar el número del B/L, luego haga clic en Consultar. e. Cuando el sistema arroje la información del documento de transporte en consulta, selecciónelo y haga clic en Continuar. Posteriormente, proceda a diligenciar los siguientes campos: Nuevos datos de la disposición Disposición carga: Debe leer 10 - Ingreso a Depósito. Departamento: Valle del Cauca Municipio: Buenaventura Cód. Aduana/Administración destino: 35-Buenaventura Depósito: se selecciona el código correspondiente al depósito. 41

42 f. Dar clic en Enviar solicitud. consecuente a lo anterior, el sistema solicita confirmación del cambio, en caso de ser afirmativo, haga clic en SI y espere el mensaje de confirmación. g. Cabe señalar, que si en la justificación del cambio se selecciona la opción 22- por solicitud del consignatario, se le envía al cliente el archivo PDF de la solicitud del cambio (formato 1175), indicándole que debe acercarse a las instalaciones de la DIAN y solicitar la respuesta a dicho cambio (formato 1298). Cuando el cliente informe el número del documento (formato 1298) por medio de un correo electrónico; el analista de documentación procede generar planilla de envío de acuerdo al procedimiento descrito en el punto (Cambio de disposición (caso I) / Pasos para Generar planilla de envío 1178 y además debe generar la planilla de recepción según lo establecido en el punto 9.2 (Planillas de recepción B/LS hijos) del presente manual. Para finalizar, debe enviarle al cliente mediante correo electrónico la siguiente información Formato 1178 y

43 De igual manera es necesario aclarar, que si en la justificación del cambio se selecciona la opción 18- Op. de transito no ejecutada, el sistema genera respuesta automática. En este caso, el analista de documentación debe enviarle la información al cliente (formato 1175, 1298, 1178 y 1314). 43

44 11. RETIROS DE MERCANCIAS EN EL REGIMEN DE IMPORTACIONES 11.1 PROCEDIMIENTO RETIRO DE MERCANCÍA TIPO CONTENEDOR NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: RETIRO DE MERCANCIA TIPO CONTENEDOR RESPONSABLE DESCRIPCION DOCUMENTOS PASO No.1 Envío de documentos a través del PORTAL: AGENCIA DE ADUANAS y/o IMPORTADOR Ingresa al portal, digita el número del B/L, procede a adjuntar los documentos requeridos de acuerdo al régimen aduanero, se deben escanear en original y a color, para que el área de documentación los revise. Casos especiales: 1. Declaración Anticipada 2. Declaración de Corrección o legalización 3. Declaraciones manuales 4. Declaración de modificación TRAMITE PRESENCIAL: Solo aplica para los casos especiales, cuando se trate de más de cinco declaraciones de importación, además debe anunciar el B/L en el portal para poder darle respuesta a través del sistema. 1. B/l master liberado por la naviera. 2. B/l Hijo liberado por el ACI y/o acta de reconocimiento (si aplica). 3. Copia de consulta de inventario (SYGA) que diga mercancía levantada. 4. Acta de inspección DIAN (Si aplica). 5. Declaración aduanera de importación. (solo en los casos especiales). PASO No.2 Revisión de documentación: Revisa la documentación que el usuario adjuntó en el portal, si todo está conforme al momento de la aprobación el Analista de Documentación levanta el PERMISSION de DOC_IMPO en el NAVIS. El usuario recibirá un correo electrónico según sea el caso: Caso 1: 44

45 ANALISTA DE DOCUMENTACIÓN Asunto: Solicitud Retiro BL No.CSB1225 APROBADA Texto del mensaje: Señor usuario su solicitud de autorización de retiro con relación a documentación ha sido APROBADA. 1. Correo Electrónico AGENCIA DE ADUANAS y/o IMPORTADOR TRANSPORTADOR Caso 2: Asunto Solicitud Retiro BL No.CSB1225 DESAPROBADA Texto del mensaje: Señor usuario su solicitud ha sido Desaprobada, por los siguientes motivos: 1. XXX 2. XXX PASO No.3 Creación de PIN: Después de que reciba el correo que le informa que el trámite fue aprobado y no tenga cuentas pendientes con el terminal, la Agencia de aduana procederá a generar PIN. PASO No.4 Solicitud CITA: Ingresa al portal con su respectivo usuario y contraseña, digita el número del PIN y consulta las citas disponibles para el retiro de su carga, obteniendo fecha y hora para el ingreso del vehículo al terminal. FINAL PROCEDIMIENTO 1. PIN 1. Cita 45

46 11.2 PROCEDIMIENTO RETIRO DE MERCANCÍA TIPO CARGA SUELTA NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: RETIRO DE MERCANCIAS TIPO CARGA GENERAL Y/O CARGA SUELTA RESPONSABLE DESCRIPCION DOCUMENTOS PASO No.1 Envío de documentos a través del correo electrónico: AGENCIA DE ADUANAS y/o IMPORTADOR Envía solicitud de retiro al correo electrónico gestiondocumental@puertoaguadulce. com, en el asunto debe decir: Solicitud Retiro BL No. XXXXXXX. Adjuntando los documentos requeridos, escaneados del original y a color. Casos especiales: 1. Declaración Anticipada 2. Declaración de Corrección o legalización 3. Declaraciones manuales 4. Declaración de modificación TRAMITE PRESENCIAL: solo para los casos especiales, cuando se trate de más de cinco declaraciones de importación, además debe anunciar el B/L en el portal para poder darle respuesta a través del sistema. 1. Formato Retiro de Mercancía código: OP- M-001-F02 2. B/l master liberado por la naviera. 3. B/l Hijo liberado por el ACI y/o acta de reconocimiento 4. Copia de consulta de inventario (SYGA) que diga mercancía levantada. 5. Acta de inspección DIAN (Si aplica). 6. Declaración aduanera de importación. (solo en los casos especiales). ANALISTA DE DOCUMENTACIÓN PASO No.2 Revisión de documentación: Revisa la documentación que el usuario adjuntó en el correo electrónico, el usuario recibirá una respuesta al correo electrónico según sea el caso: 1. Correo electrónico 46

47 Caso 1: Asunto: Solicitud Retiro BL No. XSSDDD123 APROBADA Texto del mensaje: Señor usuario su solicitud de autorización de retiro con relación a documentación ha sido APROBADA. TRANSPORTE AUTORIZADO: TBS CANTIDAD DE BULTOS: XXXX PESO KG: XXX Caso 2: Asunto Solicitud Retiro BL No. XSSDDD123 DESAPROBADA Texto del mensaje: Señor usuario su solicitud ha sido Desaprobada, por los siguientes motivos: TRANSPORTADOR ANALISTA DE DOCUMENTACIÓN 1. XXX 2. XXX PASO No.3 Solicitud CITA vía Envía solicitud de CITA para cargue de mercancía, al correo electrónico gestiondocumental@puertoaguadulce. com, en el asunto debe decir: Solicitud CITA BL No. XXXXXXX. Adjuntando documentos requeridos. PASO No.4 Asignación y entrega de cita para cargue: Verifica en el sistema WELCOME si la documentación del transportador está conforme. Elabora Cita en NAVIS, asignando fecha y hora para cargue de la mercancía, teniendo en cuenta los turnos establecidos por bodega. Registra información de la cita en el Formato Anuncio Carga Suelta código xxxxxxx, compartido entre Bodega, GATE y Documentación. 1. Formato Solicitud Cita Manual Código No. OP- M-001-F01 2. Copia de la Tarjeta de propiedad del vehículo. 3. Copia del seguro del vehículo SOAT. 1. Formato Solicitud Cita Manual Código No. OP- M-001-F Formato Anuncio Carga Suelta código xxxxxxx FINAL PROCEDIMIENTO 47

48 11.3 RETIROS DE MERCANCIAS EN TRANSITO - OTM Y/O DTA NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: RETIRO DE OTM Y/O D.T.A. TIPO CONTENEDOR RESPONSABLE DESCRIPCION DOCUMENTOS PASO No.1 Envío de documentos a través del PORTAL: OTM y/o AGENCIA DE ADUANAS Ingresa al portal, digita el número del B/L, procede a adjuntar los documentos requeridos de acuerdo al régimen aduanero, se deben escanear en original y a color, para que el área de documentación los revise. Tipo de operación: 1. DTA formulario OTM - formulario 660 TRAMITE PRESENCIAL: cuando se trate de un trámite que tenga más de cinco formularios de tránsito, además debe anunciar el B/L en el portal para poder darle respuesta a través del sistema. 1. DTA aprobado (Para tipo operación 1) 2. Continuación de viaje aprobado por la DIAN(Para tipo operación 2) 3. B/l master liberado por la naviera. 4. B/l Hijo liberado por el ACI. (si aplica) 5. Acta de inspección DIAN (en caso de inspección) ANALISTA DE DOCUMENTACIÓN PASO No.2 Revisión de documentación: Revisa la documentación que el usuario adjuntó en el portal, si todo está conforme al momento de la aprobación el Analista de Documentación levanta el PERMISSION de DOC_IMPO y aplica el HOLD de DTA_OTM en el NAVIS. El usuario recibirá un correo electrónico según sea el caso: Caso 1: Asunto: Solicitud Retiro BL No ASXXX12 APROBADA Texto del mensaje: Señor usuario su solicitud de autorización de retiro con relación a documentación ha sido APROBADA. 1. Correo electrónico 48

49 Caso 2: Asunto Solicitud Retiro BL No ASXXX12 DESAPROBADA Texto del mensaje: Señor usuario su solicitud ha sido Desaprobada, por los siguientes motivos: 1. XXX 2. XXX OTM y/o AGENCIA DE ADUANAS TRANSPORTADOR PASO No.3 Creación de PIN: Después de que reciba el correo que le informa que el trámite fue aprobado y no tenga cuentas pendientes con el terminal, la Agencia de aduana procederá a generar PIN. PASO No. 4 Solicitud CITA: Ingresa al portal con su respectivo usuario y contraseña, digita el número del PIN y consulta las citas disponibles para el retiro de su carga, obteniendo fecha y hora para el ingreso del vehículo al terminal. FINAL PROCEDIMIENTO 1. PIN 1. Cita 49

50 11.4 CARGA EN TRÁNSITO DTA Y OTM TIPO CARGA SUELTA NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: RETIRO DE OTM Y/O D.T.A. CARGA SUELTA RESPONSABLE DESCRIPCION DOCUMENTOS PASO No.1 Envío de documentos a través de correo electrónico: OTM y/o AGENCIA DE ADUANAS ANALISTA DE DOCUMENTACIÓN Envía solicitud de retiro al correo electrónico gestiondocumental@puertoaguadulce.com, en el asunto debe decir: Solicitud Retiro BL No. XXXXXXX. Adjuntando los documentos requeridos, escaneados del original y a color. Tipo de operación: 1. DTA formulario OTM - formulario 660 TRAMITE PRESENCIAL: cuando se trate de un trámite que tenga más de cinco formularios de tránsito, además debe anunciar el B/L en el portal para poder darle respuesta a través del sistema PASO No.2 Revisión de documentación: Revisa la documentación que el usuario adjuntó en el correo electrónico, el usuario recibirá una respuesta al correo electrónico según sea el caso: Caso 1: Asunto: Solicitud Retiro BL No. XSSDDD123 APROBADA Texto del mensaje: Señor usuario su solicitud de autorización de retiro con relación a documentación ha sido APROBADA. TRANSPORTE AUTORIZADO: TBS CANTIDAD DE BULTOS: XXXX PESO KG: XXXX 1. Formato Retiro de Mercancía código: OP-M- 001-F02 2. DTA aprobado (Para tipo operación 1) 3. Continuación de viaje aprobado por la DIAN(Para tipo operación 2) 4. B/l master liberado por la naviera. 5. B/l Hijo liberado por el ACI. (si aplica) 1. Correo electrónico 50

51 Caso 2: Asunto Solicitud Retiro BL No. XSSDDD123 DESAPROBADA Texto del mensaje: Señor usuario su solicitud ha sido Desaprobada, por los siguientes motivos: 1. XXX 2. XXX TRANSPORTADOR PASO No. 3 Solicitud CITA a través de correo electrónico: Envía solicitud de CITA para cargue de mercancía, al correo electrónico gestiondocumental@puertoaguadulce.com, en el asunto debe decir: Solicitud CITA BL No. XXXXXXX. Adjuntando documentos requeridos. 1. Formato Solicitud Cita Manual Código No. OP-M-001- F Copia de la Tarjeta de propiedad del vehículo. 3. Copia del seguro del vehículo SOAT. ANALISTA DOCUMENTACIÓN PASO 4. Asignación y entrega de cita para cargue: Verifica en el sistema WELCOME si la documentación del transportador está conforme. Elabora Cita en NAVIS, asignando fecha y hora para cargue de la mercancía, teniendo en cuenta los turnos establecidos por bodega. Registra información de la cita en el Formato Anuncio Carga Suelta código xxxxxxx, compartido entre Bodega, GATE y Documentación. FINAL PROCEDIMIENTO 1. Formato Solicitud Cita Manual Código No. OP-M-001- F Formato Anuncio Carga Suelta código xxxxxxx 51

52 11.5 OTROS - RETIROS PARCIALES Es el retiro de una parte de las mercancías que han ingresado al terminal amparadas con un documento de transporte, remanente pendiente por retirar de las instalaciones de la Sociedad Puerto Industrial Aguadulce S.A. Se pueden presentar varios casos: Desaduanamiento parcial voluntario Desaduanamiento total pero retiro parcial. Desaduanamiento parcial por aprehensión. Desaduanamiento parcial después de inspección DIAN suspensión del levante parcial. 52

53 RETIRO PARCIAL - TIPO CONTENEDOR NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: RETIRO PARCIAL-TIPO CONTENEDOR RESPONSABLE DESCRIPCION DOCUMENTOS PASO No.1 Envío de documentos a través del PORTAL: AGENCIA DE ADUANAS y/o IMPORTADOR Ingresa al portal, digita el número del B/L y contenedor a retirar, procede a adjuntar los documentos requeridos por el portal, se deben escanear en original y a color, para que el área de documentación los revise. Indicando la opción retiro parcial. Casos especiales: 1. Declaración Anticipada 2. Declaración de Corrección 3. Declaraciones manuales 4. Declaración de modificación TRAMITE PRESENCIAL: solo para los casos especiales, cuando se trate de más de cinco declaraciones de importación, además debe anunciar el B/L en el portal para poder darle respuesta a través del sistema. 1. B/l master liberado por la naviera. 2. B/l Hijo liberado por el ACI (si lo hay). 3. Copia de consulta de inventario (SYGA) que diga mercancía levantada 4. Acta de inspección DIAN (en caso de inspección) 5. Acta de separación de bultos si se trata de un(1) contenedor 6. Declaración aduanera de importación. (solo en los casos especiales) PASO No.2 Revisión de documentación: Revisa la documentación que el usuario adjuntó en el portal, si todo está conforme al momento 53

54 de la aprobación el Analista de Documentación levanta el PERMISSION de DOC_IMPO en el NAVIS. El usuario recibirá un correo electrónico según sea el caso: Caso 1: Asunto: Solicitud Retiro BL No.CSB1225 APROBADA ANALISTA DE DOCUMENTACIÓN Texto del mensaje: Señor usuario su solicitud de autorización de retiro con relación a documentación ha sido APROBADA. 1. Correo electrónico. AGENCIA DE ADUANAS y/o IMPORTADOR TRANSPORTADOR Caso 2: Asunto Solicitud Retiro BL No.CSB1225 DESAPROBADA Texto del mensaje: Señor usuario su solicitud ha sido Desaprobada, por los siguientes motivos: 1. XXX 2. XXX PASO No.3 Creación de PIN: Después de que reciba el correo que le informa que el trámite fue aprobado y no tenga cuentas pendientes con el terminal, la Agencia de aduana procederá a generar PIN. PASO No.4 Solicitud CITA: Ingresa al portal con su respectivo usuario y contraseña, digita el número del PIN y consulta las citas disponibles en el portal para el retiro de su carga, obteniendo fecha y hora para el ingreso del vehículo al terminal. FINAL PROCEDIMIENTO 1. PIN 1. Cita 54

55 RETIRO PARCIAL- TIPO CARGA SUELTA NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: RETIRO PARCIAL- CARGA SUELTA RESPONSABLE DESCRIPCION DOCUMENTOS PASO No.1 Envío de documentos a través del correo electrónico: AGENCIA DE ADUANAS y/o IMPORTADOR Envía solicitud de retiro al correo electrónico gestiondocumental@puertoaguadulce.com, en el asunto debe decir: Solicitud Retiro BL No. XXXXXXX. Adjuntando los documentos requeridos, escaneados del original y a color. Casos especiales: 1. Declaración Anticipada 2. Declaración de Corrección o legalización 3. Declaraciones manuales 4. Declaración de modificación TRAMITE PRESENCIAL: solo para los casos especiales, cuando se trate de más de cinco declaraciones de importación, además debe anunciar el B/L en el portal para poder darle respuesta a través del sistema. 1. Formato Retiro de Mercancía código: OP- M-001-F02 2. B/l master liberado por la naviera. 3. B/l Hijo liberado por el ACI. 4. Copia de consulta de inventario (SYGA) 5. Acta de inspección DIAN (en caso de inspección). 6. Formato Acta de separación de bultos 7. Acta de aprehensión (si aplica). 8. Declaración aduanera de importación (solo en casos especiales). PASO No.2 Revisión de documentación: Revisa la documentación que el usuario adjuntó en el correo electrónico, el usuario recibirá una respuesta al correo electrónico según sea el caso: Caso 1: Asunto: Solicitud Retiro BL No. XSSDDD123 APROBADA ANALISTA DE DOCUMENTACIÓN Texto del mensaje: Señor usuario su solicitud de autorización de retiro con relación a documentación ha sido APROBADA. 1. Correo electrónico TRANSPORTE AUTORIZADO: TBS CANTIDAD DE BULTOS: XXXX PESO KG: XXX 55

56 Caso 2: Asunto Solicitud Retiro BL No. XSSDDD123 DESAPROBADA Texto del mensaje: Señor usuario su solicitud ha sido Desaprobada, por los siguientes motivos: 1. XXX 2. XXX TRANSPORTADOR PASO No.3 Solicitud CITA a través de correo electrónico: 1. Formato Solicitud Envía solicitud de CITA para cargue de mercancía, al correo electrónico gestiondocumental@puertoaguadulce.com, en el asunto debe decir: Solicitud CITA BL No. XXXXXXX. Adjuntando documentos requeridos. Cita Manual Código No. OP-M-001-F01 2. Copia de la Tarjeta de propiedad del vehículo. 3. Copia del seguro del vehículo SOAT. PASO No.4 Asignación y entrega de cita para cargue: ANALISTA DE DOCUMENTACIÓN Verifica en el sistema WELCOME si la documentación del transportador está conforme. Elabora Cita en NAVIS, asignando fecha y hora para cargue de la mercancía, teniendo en cuenta los turnos establecidos por bodega. 1. Formato Solicitud Cita Manual Código No. OP-M-001-F Formato Anuncio Carga Suelta código xxxxxxx Registra información de la cita en el Formato Anuncio Carga Suelta código xxxxxxx, compartido entre Bodega, GATE y Documentación. FINAL PROCEDIMIENTO 56

57 11.6 RETIROS DE MERCANCÍAS QUE TIENEN ORDEN DE DESTRUCCIÓN POR LA AUTORIDAD ADUANERA Se trata de mercancías que se encuentran en el terminal pero deben ser retiradas para su posterior destrucción por parte de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales Seccional Buenaventura. El procedimiento en mención, se realiza únicamente a solicitud de la autoridad aduanera mediante resolución de autorización. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: RETIRO DE MERCANCIA PARA DESTRUCCION TIPO CONTENEDOR O CARGA SUELTA RESPONSABLE DESCRIPCION DOCUMENTOS PASO No. 1: Notificación visita al terminal por parte de la DIAN : DIAN El funcionario DIAN realiza visita al depósito, diligencia el acta de inventario y avaluó de la mercancía. PASO No.2 Emisión Resolución de destrucción: 1. Acta de inventario y avalúo. DIAN Notifica al depósito a través de un oficio para que programe la diligencia de destrucción en un término no mayor a 15 días calendario. 1. Resolución de destrucción. PASO No.3 Notificación a Agencia de aduana y/o cliente: DEPOSITO Contacta a la agencia de aduana y/o cliente para que nos suministre los datos de la empresa que realizara la destrucción. En caso de que el cliente y/o la agencia de aduanas no se hagan responsables de dicho trámite, será el depósito quien se encargue de programar el proceso de destrucción y posteriormente realizará los cobros en que se haya incurrido. 1. Notificación a la Agencia de aduanas y/o cliente. PASO No.4 Notificación a la Autoridad Aduanera: Informar a la DIAN mediante correo electrónico y oficio, los datos de la empresa encargada de la destrucción, 57

58 DEPOSITO fecha, lugar, tiempo y el método de destrucción de acuerdo al tipo de mercancía. Lo anterior con una antelación de 3 días hábiles a la fecha del vencimiento establecida según resolución DIAN; anexando licencia ambiental. PASO No.5 Autorización funcionario DIAN: 1. Correo electrónico y oficio radicado. DIAN (COMERCIALIZACIÓN) DIAN (COMERCIALIZACIÓN) Autoriza a la empresa de destrucción para el retiro de la mercancía y asigna el funcionario que estará presente durante este proceso. PASO No.6: Aviso de Retiro: El jefe de comercialización envía un correo al puerto gestiondocumental@puertoaguadulce.com, informando fecha y hora en que se va hacer retiro de la mercancía a destruir. 1. Oficio (Autorización DIAN) 1. Correo electrónico DEPÓSITO PASO No.7: Respuesta a la DIAN: Recibe la información y emite respuesta con copia al área de operaciones para programar el retiro, cuando se presente el funcionario DIAN y la empresa encargada de la destrucción. 1. Correo electrónico ANALISTA DE DOCUMENTACIÓN PASO NO.8: Revisión y Verificación empresa de Transporte: 1. Copia de la Tarjeta de propiedad del vehículo. 2. Copia del seguro del Documentación asigna cita para retiro, verificando que la documentación presentada por el funcionario DIAN autorizado cumpla con los requisitos para el retiro de la carga. vehículo SOAT 3. Oficio (Autorización DIAN) 4. Resolución de destrucción DIAN, EMPRESA DESTRUCCIÓN Y DEPÓSITO. PASO No.9: Retiro de mercancía: Funcionario DIAN se presenta al depósito junto con el personal de la empresa encarga de la destrucción para realzar el retiro. FINAL PROCEDIMIENTO 1. Oficio (Autorización DIAN) 2. Resolución de destrucción 3. Comprobante de egreso de mercancía 58

59 11.7 RETIROS DE MERCANCÍAS APREHENDIDAS, Y ABANDONADAS (QUE NO VAYAN A SER OBJETO DE DESTRUCCIÓN), PARA TRASLADO A OTRO DEPÓSITO CONTRATADO POR LA DIAN NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: RETIRO DE MERCANCIA APREHENDIDAS Y EN ABANDONO RESPONSABLE DESCRIPCION PASO No 1. Notificación retiro DIAN: DOCUMENTOS5 DIAN Envía un correo a gestiondocumental@puertoaguadulce.com y emite oficio notificando que se va a hacer retiro de mercancía según sea el caso: Caso 1. Aprehendida en lugar de arribo Caso 2. Aprehensión en importaciones Caso 3. Abandonada 1. Correo electrónico (para todos) 2. Autocomisorio (Caso 1) 3. Acta de diligencia (Caso 1) 4. Acta de Inspección (caso 2) DEPÓSITO Informando el nombre del funcionario DIAN autorizado, datos de la carga, fecha y nombre de la empresa de transporte. PASÓ NO 2. Respuesta a la DIAN: Recibe la información y da respuesta con copia al área de operaciones para programar el retiro una vez se presente el funcionario DIAN autorizado y la empresa de transporte. 1. Correo electrónico ANALISTA DE DOCUMENTACIÓN PASO No 3. Revisión y verificación empresa de transporte: Verifica que la documentación cumpla con los requisitos para el retiro de la carga y asigna cita. Los documentos son presentados por el funcionario de la DIAN. 1. Formato Solicitud Cita Manual. 2. Copia de la Tarjeta de propiedad del vehículo. 3. Copia del seguro del vehículo SOAT. DIAN / EMPRESA DE TRANSPORTE PASO No 4. Retiro de mercancía: Funcionario DIAN ingresa a puerto para ejecutar el retiro de la mercancía. FINAL PROCEDIMIENTO 1. Autocomisorio (Caso 1) 2. Acta de diligencia (Caso 1) 3. Acta de Inspección (caso 2) 59

60 11.8 RETIRO DE CONTENEDORES VACÍOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: RETIRO DE CONTENEDOR VACIO RESPONSABLE DESCRIPCION DOCUMENTOS PASO NO.1 Solicitud de autorización para retiro de vacío: A.C.I. Y/O AGENCIA DE ADUANAS Envía solicitud al correo con copia a billing@puertoaguadulce.com adjuntando los comprobantes de pago correspondiente a todos los eventos facturados. PASO NO.2 Verificación pago y status del contenedor NAVIS: 1. Comprobante de pago. ANALISTA DE DOCUMENTACION. Verifica en NAVIS el status del contenedor, en la columna Fright Kind que indique que la unidad está vacía (Empty), además confirma que el área facturación haya levantado el permission de PAGO_PORT (restricción por pago). Si todo está conforme, se le notificara a opspatio@puertoaguadulce.com con todos los comentarios que se hayan hecho para que genere en NAVIS, la orden de retiro (EDO). Para finalizar el usuario recibirá un correo electrónico con el código generado. 1. Correo electrónico TRANSPORTADOR PASO No.3 Solicitud CITA: Ingresa al portal con su respectivo usuario y contraseña, digita el número de orden y consulta las citas disponibles en el portal para el retiro, obteniendo fecha y hora para el ingreso del vehículo al terminal. 1. Cita FINAL PROCEDIMIENTO 60

61 11.9 RETIROS DE EMBALAJES VACIOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: RETIRO DE EMBALAJES RESPONSABLE DESCRIPCION DOCUMENTOS PASO No.1 Envío de documentos a través del PORTAL: AGENCIA DE ADUANAS y/o IMPORTADOR Ingresa al portal, digita el número del B/L, procede a adjuntar los documentos requeridos por el portal, se deben escanear en original y a color, para que el área de documentación los revise. PASO NO.2 Revisión de documentación: Revisa la documentación que el usuario adjuntó en el portal, el usuario recibirá un correo electrónico según sea el caso: Caso 1: Asunto: Solicitud Retiro BL No. AXYZ123 APROBADA 1. B/l master liberado por la naviera. 2. B/l Hijo liberado por el ACI. 3. Memorial DIAN. 4. Consulta de inventario. ANALISTA DE DOCUMENTACIÓN Señor usuario su solicitud de autorización de retiro con relación a documentación ha sido APROBADA. 1. Correo electrónico AGENCIA DE ADUANAS y/o IMPORTADOR Caso 2: Asunto: Solicitud Retiro BLNo.AXYZ123 DESAPROBADA Señor usuario su solicitud ha sido DESAPROBADA por los siguientes motivos. 1. XXX 2. XXX PASO No.3 Creación de PIN: 1. PIN 61

62 Ingresa al portal con su respectivo usuario y contraseña, genera el PIN y procede a entregar al transportador. PASO No.4 Solicitud CITA: TRANSPORTADOR Ingresa al portal con su respectivo usuario y contraseña, digita el número del PIN y consulta las citas disponibles en el portal para el retiro de su carga, obteniendo fecha y hora para el ingreso del vehículo al terminal. FINAL PROCEDIMIENTO 1. Cita 62

63 12. REPORTES DE CARGAS EN ABANDONO Dentro de las obligaciones especiales de los depósitos habilitados, según el artículo 90 del decreto 390 de 2016, en el numeral 18 dice que le corresponde al depósito habilitado Informar a la autoridad aduanera dentro de los dos (2) días hábiles siguientes al día del vencimiento del término previsto para el rescate de mercancías que se encuentran en situación de abandono, únicamente en casos de contingencia PROCEDIMIENTO Un día después del vencimiento de los términos de permanencia de las mercancías en depósito (1 mes prorrogable por un mes más), se enviará a la DIAN un a la siguiente dirección abandono_buenaventura@dian.gov.co con el reporte de las cargas en abandono; de igual forma también se enviara por medio físico radicado. Teniendo en cuenta que la norma permite el rescate de dicha mercancía dentro del mes siguiente al vencimiento del término de permanencia, el departamento de documentación enviará al correo: abandono_buenaventura@dian.gov.co de la DIAN al día siguiente del vencimiento el reporte a la DIAN relacionando las mercancías que finalmente no se les hizo rescate, por lo tanto son declaradas en abandono. 63

64 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: REPORTE DE ABANDONO RESPONSABLE DESCRIPCION DOCUMENTOS PASO NO.1 Verificación de fecha de vencimiento: ANALISTA DE DOCUMENTACIÓN Verifica en SYGA la fecha de los manifiestos próximos a vencer y registrarla en el archivo control vencimiento de términos en el que previo a la revisión se hizo el registro de la información de los siguientes campos: línea marítima, motonave y viaje, número de manifiesto y fecha de manifiesto. Para los manifiestos que en el archivo control vencimiento de términos registren prorroga, el procedimiento inicia con la verificación del archivo plantilla de revisión de ese manifiesto y continúa como se indica a partir del paso NO.3 (CONSULTA EN SYGA ESTADO DE LA CARGA) del presente proceso. 1. Archivo control vencimiento de términos. PASO No.2 Creación plantilla de revisión: ANALISTA DE DOCUMENTACIÓN Ingresa al MUISCA y por la opción documentos migrados a SYGA descarga la información del manifiesto y en el formato denominado Plantilla de revisión registrar y/o consignar la información en los siguientes campos: documento de respaldo y documento de transporte, correspondientes al manifiesto en revisión. PASO No.3 Consulta en SYGA estado de la carga: 1. Plantilla de revisión 2. Reporte documentos migrados a SYGA. Verifica a través del sistema SYGA el estado en el que se encuentra la carga, que pueden ser los siguientes: ANALISTA DE DOCUMENTACIÓN Depósito Mercancía levantada Levante parcial Transito 1. Plantilla de revisión 2. Consulta de inventario Luego de revisar la consulta de inventario correspondiente a cada BL en el SYGA, se debe registrar 64

65 y/o consignar la información en el campo estado de la carga en formato Plantilla de revisión. PASO No.4 Confirmación permanencia de la carga en el terminal: ANALISTA DE DOCUMENTACIÓN Posteriormente se debe filtrar el archivo Plantilla de revisión en la columna estado de la carga, identificando cuales son los B/L que no tienen prorroga y la condición sea depósito, levante parcial y tránsito. Luego procede a verificar en NAVIS si la mercancía se encuentra en las instalaciones de Sociedad Puerto Industrial Agua Dulce S.A., consultando el número de contenedor y/o B/L. 1. Plantilla de revisión ANALISTA DE DOCUMENTACIÓN ANALISTA DE DOCUMENTACIÓN PASO No.5 Diligenciamiento formato reporte de abandono DIAN: Dando continuidad a los procedimientos anteriormente relacionados, se procede a diligenciar el FORMATO CONTROL DE ABANDONOS DE MERCANCIA ART.115. DECRETO 2685/99, señalando la información de las mercancías que se encuentre en las instalaciones de la Sociedad Puerto Industrial Agua Dulce S.A. y que NO tienen prorroga. PASÓ No.6 Envío y radicación del reporte de abandono ante la DIAN: Finalmente, por medio de un correo electrónico, se envía a la DIAN el reporte de las cargas que se encuentren en abandono y adicionalmente se realiza un oficio donde se relaciona toda la información pertinente a dicho reporte el cual debe ser radicado ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales seccional Buenaventura, dejando copia en el archivo del área de documentación. FINAL PROCEDIMIENTO 1. Formato control de abandonos de mercancía art.115. Decreto 2685/ Correo electrónico 1. Formato control de abandonos de mercancía art.115. Decreto 2685/ Oficio DIAN 65

66 13. ANEXOS 13.1 FORMATO SOLICITUD CITA MANUAL 66

67 13.2 FORMATO TRAMITE MANUAL 67

68 13.3 FORMATO SOLICITUD PLANILLA DE ENVIO 68

69 13.4 FORMATO CONTROL VENCIMIENTO DE TERMINOS 69

70 13.5 PLANILLA DE REVISION MANIFIESTOS 70