Requerimiento para accesar al Módulo de Planilla SIPE

Transcripción

1 Requerimiento para accesar al Módulo de Planilla SIPE Primer Paso: Descarga de firma digital PROCESO 1 ACCESO A SIPE 1. El Representante Legal, una vez obtenido EL SOBRE DE SEGURIDAD de la CSS, que contiene el usuario y contraseña de primer USO para accesar al SIPE. 2. Acceder a la dirección electrónica 3. Digitará el usuario y contraseña en los campos correspondientes y deberá darle clic al botón Aceptar. 4. Personalizar usuario. Cumplido este paso, ingrese a. Número de cédula del Representante Legal. b. ingrese su dirección de correo electrónico, para mantenerse en contacto con la CSS. c. Luego le da TERMINAR, el sistema le va a generar el cambio de usuario y contraseña: el cual debe contar mínimos de 8 dígitos mayúsculas, minúsculas y números. El sistema le solicita al usuario repetir la nueva contraseña. d. El sistema le va generar la descarga de firma digital del Representante Legal, se le da TERMINAR. e. Guardar el archivo en una carpeta segura para uso exclusivo (USB, CD,); no se recomienda guardar en formato word, pdf. f. El SIPE le da la bienvenida al Representante Legal. Segundo Paso: Creación de uno o varios usuario elaborador Crear usuario y contraseña del(los) Elaborador(es) de su empresa: 1. Ir al menú de Administración del Sistema: a. Afiliación b. Ingresos c. Administración del Sistema d. Mi cuenta 2. Escoger la opción Administración del Sistema, seleccionar USUARIO, luego crear un NUEVO USUARIO. Se despliega la ventana de información básica de usuario. 3. Digite nombre completo del elaborador designado por la empresa, usuario y la contraseña. 4. Repetir nuevamente la CONTRASEÑA (cumplir con los requisitos del primer paso, punto 4, c,). 5. DESCARGA DE FIRMA DEL USUARIO ELABORADOR

2 6. Guardar el archivo en una carpeta segura para uso exclusivo (USB, CD,); no se recomienda guardar en formato pdf. Tercer Paso: Asignación de grupo de Empleados. 1. Seleccionar Ingresos-Grupo de Empleados y solicitar un Nuevo Grupo, Dar SIGUIENTE, aparece la opción de Seleccionar GRUPO DE EMPLEADOS. Dar clic en la LUPA, se despliega la ventana la cual debe seleccionar: (documento con que registro la empresa: (Razón Social, No. De Documento, No. De Empleador, Nombre Comercial, Todas las anteriores). Una vez seleccionada la opción, verifique los datos de su empresa, seleccione ACEPTAR. 2. Seleccione el tipo de grupo de empleado relacionado con el grupo y en Descripción asigne el Nombre o clasificación del Grupo, seleccione Siguiente. 3. Seleccionar un Colaborador que tendrá el Grupo, y completar los pasos. 4. Una vez FINALIZADO la opción de GRUPO DE EMPLEADOS, el Representante Legal debe salir del Sistema para darle acceso al USUARIO -ELABORADOR al SIPE. 5. Ya finalizado el proceso por parte del Representante Legal, el(los) usuario(s) elaborador(es), podrán ingresar la cantidad de colaboradores según su Empresa. PROCESO 2 ACCESO AFILIACION. 1. Es un proceso único para la persona que nunca ha cotizado en la CSS. 2. El proceso se hace a través del SIPE desde la empresa. Primer Paso: Gestión de Solicitudes de Afiliación Elaborador El usuario Elaborador es el encargado de ingresar al sistema a los trabajadores de la empresa. 1. El usuario Elaborador accede a la dirección electrónica 2. Digitará el usuario y contraseña en los campos correspondientes y deberá darle clic al botón Aceptar. Si usted registró y olvido su clave, no podrá ingresar al sistema. En caso de bloqueo del usuario y la contraseña, cuando se digita erradamente la clave, después de diez (10) intentos fallidos se bloqueará el sistema. Por lo que, El empleador inscrito, debe acercarse personalmente a la oficina correspondiente de la Caja de Seguro Social y presentar los documentos estipulados para el desbloqueo del usuario y contraseña. 3. Deberá dar clic en la opción Afiliación-Afiliación de Asegurados, completar la fecha y Numero de documento, verá un listado de solicitudes con sus respectivos documentos de identificación. Escoja la que le corresponda.

3 4. Una vez escogido el documento de identificación, deberá completar toda la información faltante y adjuntar los documentos (Cédula, Pasaporte o Registro Civil) previamente escaneado. Todas las preguntas que tengan un asterisco son de carácter obligatorio, por lo que deberá ingresar la información correspondiente. 5. El siguiente paso es la validación de la firma digital del ELABORADOR Una vez complete toda la información requerida, el sistema le desplegará el mensaje de que su solicitud fue creada de forma exitosa. Tercer Paso El Usuario Representante Legal deberá revisar y aprobar todas las solicitudes de Afiliación. 1. Deberá acceder a la dirección electrónica 3. El Representante Legal deberá dar clic en la Opción Afiliación-Firmar Afiliaciones Pendientes 3. Aparecerá en la pantalla las solicitudes de Aviso de Afiliación pendientes. 4. Una vez revisadas las solicitudes procederá a cargar la firma digital. Primer Paso PROCESO 3 - AVISO DE ENTRADA 1. El usuario Elaborador, accede a la dirección electrónica 2. Digitará el usuario y contraseña en los campos correspondientes y deberá darle clic al botón Aceptar. Si usted registró y olvidó su clave, no podrá ingresar al sistema. 3. El usuario deberá desplegar el menú Ingresos, elegir la opción Cambios Laborales y luego dar clic a la opción Aviso de Entrada. 4. El procedimiento inicia con la verificación por parte del Empleador (Representante Legal/ Elaborador), si su Empleado ya se encuentra afiliado a la CSS. 6. El elaborador deberá revisar e ingresar la información correspondiente. 7. Luego de ingresar toda la información requerida, el sistema desplegará el mensaje de Aviso de Entrada satisfactorio. Segundo Paso 1. El Elaborador deberá dar clic nuevamente en la Opción Ingresos, elegir la opción Cambios Laborales y luego Firmar Solicitudes de Novedad de Declaración. 2. Aparecerán las solicitudes de Aviso de Entrada pendientes, para continuar deberá darle clic al botón Siguiente.

4 3. Validación de la firma digital, deberá buscar el archivo de la firma digital y dar clic en examinar, para cargar el archivo mencionado. Tercer Paso El Usuario Representante Legal deberá revisar y aprobar todas las solicitudes de Aviso de Entrada. 1. Deberá acceder a la dirección electrónica 2. El Representante Legal deberá dar clic en la Opción Ingresos, elegir la opción Cambios Laborales y luego Firmar Solicitudes de Novedad de Declaración. 3. Aparecerá en la pantalla las solicitudes de Aviso de Entrada pendientes. 4. Una vez revisadas las solicitudes procederá a cargar la firma digital. PROCESO 4 - CAMBIOS LABORALES/NOVEDADES Primer Paso 1. El usuario Elaborador, accede a la dirección electrónica 2. Digitará el usuario y contraseña en los campos correspondientes y deberá darle clic al botón Aceptar. 3. El USUARIO ELABORADOR deberá desplegar el menú Ingresos, elegir la opción Cambios Laborales y luego en este campo se verán las siguientes opciones a elegir: Licencia Retiro de Empleado Aviso de entrada Modificar licencia Firmar solicitudes de novedad de declaración Modificar retiro de empleado Novedad del empleado Reporte aviso de entrada Reporte individual aviso de entrada Reporte de aviso de retiro 4. De acuerdo al proceso que se va a realizar, el usuario elaborador debe elegir la opción correspondiente: EJEMPLO DE CREAR UNA LICENCIA: 1. Luego del acceso al menú de Cambios Laborales, y después de haber seleccionado la opción Licencia, SIPE realizará la búsqueda del colaborador

5 que se le aplicará la Licencia; puede ser por: el nombre completo o número de cédula. 2. SIPE despliega la búsqueda y se debe verificar que la información del colaborador sea la correcta. SIGUIENTE. 3. Se despliega el Cuadro de Información, la cual nos da la opción de modificar la información a requerir (Tipo de licencia, fecha de inicio/ final (usar calendario) y cuadro de observaciones). Una vez completado se da SIGUIENTE, verificar toda la información. SIPE nos dará un mensaje donde nos informa que la LICENCIA ha sido guardada. ACEPTAR. EJEMPLO DE RETIRO DE EMPLEADO: 1. El Elaborador deberá dar clic nuevamente en la Opción Ingresos, elegir la opción Cambios Laborales, y luego seleccionar la opción de Retiro de Empleado. 2. SIPE despliega la búsqueda y se debe verificar que la información del colaborador sea la correcta. SIGUIENTE. 3. Se despliega el Cuadro de Información, la cual nos da la opción de modificar la fecha de salida (usar calendario) y cuadro de observaciones. Una vez completado se da SIGUIENTE, verificar toda la información. SIPE nos dará un mensaje donde nos informa que el Retiro del Empleado Aviso de Salida ha sido guardada. ACEPTAR (El retiro del empleado es diferente el del servidor Público al Privado) EJEMPLO DE NOVEDAD DEL EMPLEADO: 4. Esta opción permite hacer modificaciones del empleado (cargo del empleado, número de posición, tipo de horario, horas semanales, tipo de salario y salario pactado.) 5. Primer Paso Luego del acceso al menú de Cambios Laborales, y haber seleccionado la opción Novedad del Empleado, se presentará la opción de búsqueda del colaborador que se le aplicará la novedad, la búsqueda puede ser con el nombre completo o número de cédula SIPE despliega la búsqueda y se debe verificar que la información del colaborador sea la correcta. SIGUIENTE Se despliega el Cuadro de Información, la cual nos da la opción de modificar la Novedad del Empleado: (cargo del empleado, número de posición, tipo de horario, horas semanales, tipo de salario y salario pactado.). Una vez completado se da TERMINAR. 9. SIGUIENTE, verificar toda la información. SIPE nos dará un mensaje donde nos informa que la Novedad del Empleado ha sido guardada. ACEPTAR EJEMPLO DE MODIFICAR LICENCIA:

6 1. El Elaborador deberá dar clic nuevamente en la Opción Ingresos, elegir la opción Cambios Laborales y luego seleccionar la opción de Modificar Licencia. 2. SIPE despliega la búsqueda y se debe verificar que la información del colaborador sea la correcta. 3. Se despliega el Cuadro de Información, la cual nos da la opción de modificar fecha inicio y final (usar calendario) y cuadro de observaciones. Una vez completado se da SIGUIENTE, verificar toda la información. SIPE nos dará un mensaje donde nos informa que Modificar Licencia ha sido guardada. ACEPTAR PARA QUE TODOS LOS PROCESOS DE CAMBIOS LABORALES TENGAN ÉXITO DEBERÁN CONTAR CON LA FIRMA DEL USUARIO ELABORADOR Y DEL REPRESENTANTE LEGAL. 1. El USUARIO ELABORADOR deberá dar clic nuevamente en la Opción Ingresos, elegir la opción Cambios Laborales, y seleccionar Firmar Solicitud de Novedad de Declaración, según el menú de las opciones seleccionadas. 2. Aparecerán las solicitudes de Cambios Laborales pendientes, para continuar deberá darle clic al botón Siguiente. 3. El siguiente paso es la validación de la firma digital del USUARIO ELABORADOR. Deberá buscar el archivo de la firma digital y dar clic en EXAMINAR, para cargar el archivo mencionado. Tercer Paso El Usuario Representante Legal deberá revisar y aprobar todas las solicitudes de Cambios Laborales. 1. Deberá acceder a la dirección electrónica 2. El usuario Representante Legal deberá dar clic en la Opción Ingresos, elegir la opción Cambios Laborales y luego Firmar Solicitudes de Novedad de Declaración según el menú de opciones. 3. Aparecerá en la pantalla las solicitudes de Cambios Laborales pendientes. 4. Una vez revisadas las solicitudes procederá a cargar la firma digital.

7 Planilla Regular Proceso 5 - Planilla Regular Elaborar y enviar la planilla a través de la plataforma de SIPE, Elaborador: 1. Introducir en el navegador 2. Accesar a SIPE con su Usuario y Contraseña de Elaborador 3. Seguir la ruta de Ingresos>Planilla>Planilla Regular 4. Seleccione el grupo de Empleados 5. Presione el botón de +, seleccione Conceptos-Sueldos>Otros Salarios>Otros Ingresos e introduzca el o los montos nuevos dependiendo del tipo de ingresos 6. Repetir el paso 5 hasta corregir todos los montos de cada Colaborador 7. Presionar Guardar y Siguiente 8. Descargar archivo de Excel con el desglose por empleado para verificación de los montos presentados y guardarlo de forma segura 9. Presione Siguiente 10. Aparece totales por tipo de ingresos presentados en la planilla 11. Presione Siguiente 12. Aparece Totales por Rubro a Pagar 13. Presione Siguiente 14. Seleccione el archivo de Firma Digital del Elaborador, presione Firmar 15. Presione Siguiente y Terminar 16. El sistema mandará un mensaje de Solicitud Firmada exitosamente, presionar Aceptar Aprobación de Planilla/Representante Legal 1. Ingrese a SIPE como usuario representante legal 2. Seleccione en el menú la opción de Ingresos-Planillas-Planillas Pendientes 3. Seleccionar Planilla que va ser aprobada, y presionar Siguiente 4. Revisar lista de empleados, presionar Siguiente 5. Revisar archivo Detalles Planilla, presionar siguiente 6. Revisar cálculos por Rubro, presionar Siguiente 7. Revisar lista de totales de valores declarados por tipo de ingreso, presionar Siguiente 8. Seleccione el archivo de Firma Digital del Representante Legal, Presione Firmar. (Deberá esperar aproximadamente 24 hrs para poder generar el Comprobante de Ingresos). 9. Para generar el comprobante de ingresos o aviso de cobro debe acceder a Ingresos-Planillas-Comprobante de Ingresos, el cual podrá generar u observar.

8 Con la impresión del mismo se procederá a pagar en la Agencia de la CSS que le corresponda. Corrección de Planilla Proceso 6 Corrección de Planilla Corregir y enviar la planilla a través de la plataforma de SIPE, Elaborador: 1. Introducir en el navegador 2. Accesar a SIPE con su Usuario y Contraseña de Elaborador 3. Seguir la ruta de Ingresos>Planilla>Corrección de Planilla 4. Seleccione e periodo que se desea modificar con la ayuda de la lupa 5. Presione el botón de +, seleccione Conceptos-Sueldos>Otros Salarios>Otros Ingresos e introduzca el o los montos nuevos dependiendo del tipo de ingresos 6. Repetir el paso 5 hasta corregir todos los montos de cada Colaborador 7. Presionar Guardar y Siguiente 8. Descargar archivo de Excel con el desglose por empleado para verificación de los montos presentados y guardarlo de forma segura 9. Presione Siguiente 10. Aparece totales por tipo de ingresos presentados en la planilla 11. Presione Siguiente 12. Aparece Totales por Rubro a Pagar 13. Presione Siguiente 14. Seleccione el archivo de Firma Digital del Elaborador, presione Firmar 15. Presione Siguiente y Terminar 16. El sistema mandará un mensaje de Solicitud Firmada exitosamente, presionar Aceptar Aprobación de Corrección de Planilla/Representante Legal 1. Ingrese a SIPE como usuario representante legal 2. Seleccione en el menú la opción de Ingresos-Planillas-Planillas Pendientes 3. Seleccionar Planilla corregida que va ser aprobada, y presionar Siguiente 4. Revisar lista de empleados, presionar Siguiente 5. Revisar archivo Detalles Planilla, presionar siguiente 6. Revisar cálculos por Rubro, presionar Siguiente 7. Revisar lista de totales de valores declarados por tipo de ingreso, presionar Siguiente 8. Seleccione el archivo de Firma Digital del Representante Legal, Presione Firmar. (Deberá esperar aproximadamente 24 hrs para poder generar el Comprobante de Ingresos).

9 9. Para generar el comprobante de ingresos o aviso de cobro corregido debe acceder a Ingresos-Planillas- Comprobante de Ingresos, el cual podrá generar u observar. Con la impresión del mismo se procederá a pagar en la Agencia de la CSS que le corresponda. ROL REPRESENTANTE LEGAL Sobre de Seguridad Aprueba Todos Los Procesos Ingresa Crea Grupo de Empleado Personaliza Usuario/Contraseñ a Descarga Firma Digital Crea Usuario Elaborador

10 ROL USUARIO ELABORADOR Usuario Elaborador Firmar Todos los Procesos Personaliza su Clave y Contraseña Corrección de Planilla Descarga Firma Digital Planilla Regular Selecciona Grupo de Empleado Cambios Laborales/N ovedades Afiliación Aviso de Entrada

11 RECOMENDACIONES GENERALES Para que todos los procesos tengan validez en el sistema; es necesario realizar posterior a este las firmas del usuario elaborador y del representante legal. Es importante recordar que el sistema no reconoce campos con valores en cero (0), en la planilla presentada mensualmente aplicado a un colaborador a menos que este mantenga una novedad en licencias o vacaciones. El aviso de retiro se debe realizar, un mes después de presentar la liquidación del colaborador, a excepción de un servidor público. Cabe resaltar que no se usa los términos pre-elaborada y complementaria en su efecto en el sistema SIPE utiliza los términos Planilla Regular Corrección de Planilla. De no estar creado los grupos de empleados en el sistema, al momento de realizar el proceso de planilla, el usuario elaborador debe salir del sistema para que bajo el usuario representante legal, pueda crearlo y continuar con el proceso. La caja de seguro social se basa en la Ley orgánica N 51, para establecer las clasificaciones de Ingresos. Si al momento de realizar el proceso de firma digital el usuario no puede realizarlo, como segunda opción puede entrar al archivo de la firma digital y abrirlo como Bloc de notas, luego seleccionar, copiar la información y pegarla en la ventana de firma. Recuerde que el aviso de cobro o comprobante de pago de la corrección de planilla, sólo le reflejará la diferencia de la planilla regular. El número de registro que el sistema genera al momento de realizar cualquier proceso, debe guardarse de forma segura para realizar seguimiento o reclamos de los mismos a la CSS.

12 Las planilla de domésticas y pago voluntario, se podrán realizar los cambios en SIPE o de manera presencial en las agencias de Clayton y Vía España. Las empresas que tienen sistema de planilla automatizada, pueden presentar su planilla mensual a través de la opción Ingreso planilla cargar planilla sysmeca. Al momento de registrar montos en el SIPE, los mismos se deben digitar utilizando dos(2) puntos decimales.