Guía para la valoración de Riesgo y generación de matrices

Transcripción

1 I. Introducción: Los estándares internacionales que fungen como base de los programas de Operador Económico Autorizado a nivel mundial, exigen una serie de requisitos mínimos que deben disponer las personas físicas y jurídicas que voluntariamente desean obtener la certificación. En el caso del Programa de Facilitación Aduanera para el Comercio Confiable (PROFAC), se requiere mediante Decreto Ejecutivo que las empresas elaboren, documenten y ejecuten un Sistema de Gestión de Riesgo de las operaciones aduaneras y comerciales, que son medulares en el proceso de verificación. Dado que las empresas han presentado insuficiencias e inclusive han manifestado su dificultad de ingresar al PROFAC por carencia de esta valoración, se procede a crear una guía práctica NO vinculante y voluntaria como referencia ante el proceso de construcción y análisis de la misma. Es importante destacar que el proceso no constituye un simple documento, sino la materialización de las acciones que realiza la empresa en razón de la consecución de una tarea, por lo que los mismos obedecen a las particularidades de la misma. II. Objetivo: Dotar a los operadores de comercio de una guía para la valoración del riesgo comercial y aduanero correspondiente a sus procesos internos conforme a lo requerido en el programa de operador económico autorizado, PROFAC. III. Alcance: El presente documento tiene como fin guiar a las empresas que carecen de valoración de riesgo o la misma no se encuentra materializada y requieren una guía para su construcción y/o documentación. IV. Base Legal: Decreto Ejecutivo No H (Articulo 8) Requisitos Mínimos de Cumplimiento Art. 2.3 V. Normas Generales: Voluntariedad Seguridad Tecnología Gestión de riesgos Hvc2016 1

2 A) Requisito PROFAC PROFAC exige como requisito elaborar, documentar y ejecutar un sistema de gestión de riesgo que permita realizar valoraciones de riesgo sobre las operaciones de la empresa (tanto comerciales como aduaneras). Para la gestión de la misma se recomienda, disponer de un procedimiento de valoración del riesgo, donde se incluyan los parámetros a utilizar, los actores, responsables y elementos a valorar de toda la cadena logística y operativa de la empresa, debiéndose valorar como un sistema integral donde esté incluida toda la organización. Adicional al procedimiento descrito supra, la materialización de la ejecución del mismo en una matriz que permita identificar el riesgo, analizar el efecto e impacto de la materialización del mismo, adoptar medidas para mitigar el mismo así como la comprobación y seguimiento de estas medidas. Además, identificar procesos, áreas y puestos críticos dentro de la organización. B) Procedimiento de gestión del Riesgo: Para realizar el procedimiento, se deben tomar en cuenta algunos elementos tales como: la determinación de un listado de riesgos mediante el análisis de la capacidad de una situación de causar daño a la empresa (peligro), la probabilidad de daño por la proximidad a un peligro (riesgo), y el peligro con capacidad de daño catastrófico (amenaza). Se debe identificar para cada peligro o amenaza el método para determinar la probabilidad de que ocurra y la severidad del daño en caso de ocurrencia: Probabilidad y Severidad. Para determinar los riesgos se puede tomar como fuente eventos anteriores que hayan afectado a la empresa, riesgos asociados por la naturaleza de la actividad e incluso fuentes externas de información (empresas análogas), entrevistas al personal con experiencia, observación del evaluador, información recabada en capacitaciones. Es importante incluir en el procedimiento la etapa de Evaluación (revisiones de posibles cambios en las amenazas, cambios en la empresa, periodización de las revisiones) y Simulacros (de ser necesarios), así como planes de emergencia (como atender el riesgo en caso de materializarse) y medidas para mitigar el riesgo. C) Encabezado de procedimiento: 1. Título del Procedimiento 2. Logo de la compañía 3. Código del documento: formato según sea definido por la empresa en cuestión (incluyendo Área y serie) 4. Hecho- revisado- vigencia Hvc2016 2

3 5. Página: se indicará la página que corresponde con respecto al total de páginas del documento 6. Fecha de elaboración: (día/mes/año) 7. Fecha de modificación: (día/mes/año) y versión (00). 8. Fecha de vigencia: fecha desde la cual el procedimiento se encuentra vigente. 9. Revisión procedimiento y responsable: se indicará la previsión de cuando se realizará la próxima revisión del procedimiento (día/mes/año) y quién es el responsable de la misma. LOGO Nombre de la Compañía Código del documento: GER01P Título de Procedimiento Fecha de modificación y versión: Fecha de vigencia: GER. Proceso que le da origen (alta gerencia) 01. Consecutivo del listado maestro de documentos. P. Tipo (P: procedimiento). 28/04/2016 (02) 01/05/2016 Realizado por: Julio Alcázar, Auxiliar de importación Fecha de elaboración: 04/04/2016 Revisado por: Maria Ruiz, Gerente de importación Página de / Número de páginas: 1/10 D) Elementos del procedimiento (Escuela Politecnica de Madrid, 2007): El procedimiento contendrá como mínimo 7 elementos, de los cuales las etapas del procedimiento son las más importantes y en donde se describe el mismo paso a paso. La utilización de diagramas de flujo para simbolizar el procedimiento es opcional, sin embargo muy útil en procedimientos de difícil comprensión. 1. Objeto: se indicará de forma breve el propósito del procedimiento. 2. Alcance: se describirá a qué es aplicable el procedimiento y quiénes son los que se tienen que someter al procedimiento (los implicados en las fases y sus destinatarios). 3. Responsables: Actores y Responsable del procedimiento. Cuando el procedimiento requiera acciones de difusión se indicará el responsable de la misma. 4. Etapas del Procedimiento: Descripción detallada de cada fase, se determinarán las acciones precisas y ordenadas (fases) para el desarrollo del procedimiento, señalando la temporalización de las acciones. Incluye el proceso para identificar riesgos, proceso para categorizar por importancia y probabilidad, proceso para determinar medidas para mitigar el riesgo, proceso para la comprobación y seguimiento de medidas (revisiones), proceso para identificar áreas críticas de la empresa. 5. Evaluación y revisiones. Periodicidad Hvc2016 3

4 6. Definición de conceptos: Se definirán aquellos conceptos claves, que puedan ser poco conocidos para los destinatarios de los procedimientos. 7. Simulacros y/o planes de emergencia. 8. Flujograma: Representación gráfica del procedimiento. Este último se diseña con software al efecto, indicando la cadena de proceso y los plazos (si existen), además de la utilización de simbología 1 de las formas utilizadas para mejor comprensión. E) Matriz de Riesgo Para sistematizar la información recabada y analizada, se procede al llenado de una matriz, con los siguientes elementos: 1. Identificación del riesgo: Determinación puntual de la acción que genera el riesgo. Por ejemplo: Incendio. Para el caso de PROFAC la identificación de los mismos debe estar relacionada a la seguridad física en las instalaciones, control de acceso de personas, seguridad de las mercancías (en caso de que corresponda), en la carga y la unidad de transporte, seguridad del personal, seguridad que se aplica relacionada con los socios comerciales, seguridad en las tecnologías de la información y de la documentación. El Sistema de Gestión de Riesgo debe identificar los procesos y las áreas críticas. 2. Severidad 2 : magnitud de las consecuencias del riesgo en caso de materializarse. Severidad Muy Baja 1 Baja 2 Moderada 3 Alta 4 Muy Alta 5 3. Probabilidad 3 : posibilidad de que el riesgo se materialice. 1 Simbología depende del sistema utilizado por la empresa para la construcción de procedimientos. 2 La calificación de la severidad del riesgo se desprende del promedio de valores que sea asignado por los encargados de la valoración de la misma. Se debe tomar en cuenta que la cantidad de personas que participen en la valoración influyen en los resultados (la participación mínima recomendada es de 5 personas). 3 La calificación de la probabilidad del riesgo se desprende del promedio de valores que sea asignado por los encargados de la valoración de la misma. Se debe tomar en cuenta que la cantidad de personas que participen en la valoración influyen en los resultados. (la participación mínima recomendada es de 5 personas). Hvc2016 4

5 Probabilidad Muy Baja 1 Baja 2 Moderada 3 Alta 4 Muy Alta 5 4. Clasificación (sumatoria de las variables severidad y probabilidad) Clasificación Alto 6 Muy Bajo 2 Muy Alto 7 Bajo 3 Critico 8 Moderado 4 Intolerable 9 Medio 5 Intolerable Control Operacional: acciones que se realizan para dar tratamiento al riesgo. 6. Medidas para mitigar el riesgo: acciones para evitar que el riesgo se materialice. 7. Plan de Emergencia: controles establecidos para contrarrestar las consecuencias en caso de que el riesgo se materialice. 8. Evidencia registral: documentación de respaldo de las actividades realizadas. Riesgo Probabilidad Severidad Clasificación Control Operacional Incendio Contamin ación de la carga Ruta de evacuación Se tienen extintores en todas las áreas de la empresa. Existen Brigadas de incendios, primeros auxilios, seguridad y evacuación debidamente capacitadas. 2 simulacros al año. Capacitación del personal de cómo actuar en torno a una emergencia de este tipo. Inspeccionar la unidad de transporte. Verificación de asociados de negocios. Determinación de rutas autorizadas. Verificar el proceso de la carga. Zonas controladas para la carga. Utilización de sellos de seguridad. Medidas para mitigar el riesgo Brigada de incendios Brigada de evacuación Brigada de primeros auxilios Capacitación del personal de la empresa Capacitación del personal. Auditorías internas de cada uno de los proceso individual o todos en conjunto. Requerir medias Plan de Emergencia Seguridad contacta al 911. Desalojo de instalaciones a áreas seguras demarcadas. Brigadas inician procesos de primeros auxilios. Investigación interna. Comunicación con las autoridades respectivas. Evidencia registral Actas XX-2016 Creación de brigadas. Listas de participación en Capacitación 15/06/2016. Registro de la verificación de la unidad de transporte. Resultados de las auditorias y acciones tomadas para minimizar o fortalecer Hvc2016 5

6 de seguridad a los socios comerciales. hallazgos Lista de participación del personal a las capacitaciones. Bibliografía Escuela Politecnica de Madrid. (2007). ELABORACIÓN DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS. Escuela Politecnica de Madrid. Hutt, J. (2016). Curso de Capacitación: Formación de Auditores Internos para sistema de Gestión en control y Seguridad. San José: BASC. Hvc2016 6