INSTRUCCIONES GENERALES

Transcripción

1 INSTRUCCIONES GENERALES 1. El presente cuestionario de autoevaluación tiene por objeto guiar al solicitante en aquellos aspectos y requisitos necesarios que debe cumplir para optar por la condición de Operador Económico Autorizado (OEA) en la categoría de Exportadores en el Programa de Facilitación Aduanera para el Comercio Confiable en Costa Rica (PROFAC). 2. El solicitante debe proceder a confeccionar de forma completa, clara y correcta, bajo fe de juramento el presente cuestionario, el cual, debe adjuntarse a su Solicitud de Certificación e Inscripción como OEA, junto con los demás documentos exigidos. 3. Para confeccionar el presente Cuestionario de Autoevaluación, el solicitante debe guiarse también con las Políticas de Gestión y Criterios Mínimos de Seguridad (Sector Exportador), dicho documento especifica cada uno de los requisitos que se requieren para optar por la condición de PROFAC. 4. La columna relacionada con Preguntas a Evaluar contempla las consultas que el solicitante debe contestar para determinar el grado de cumplimiento de requisitos exigidos para optar por la condición de OEA. 5. La columna sobre Notas Explicativas comprende una referencia o ayuda sobre los aspectos que debe considerar el solicitante a la hora de responder las preguntas. 6. En la columna de Respuesta el solicitante debe marcar con una X en la casilla (Si) en caso de que su respuesta sea afirmativa, o con una X en la casilla (No) en caso de respuesta negativa. 7. La columna de Justificación de la Respuesta se utiliza por parte del solicitante para aclarar o ampliar algún aspecto relevante en relación con la pregunta a evaluar. 8. Las condiciones y criterios descritos en el presente cuestionario para la certificación como OEA, se aplica en relación al modelo de negocio o tamaño de la empresa (modelo de negocio se refiere a la naturaleza y características de tipo de actividad económica que desarrolla la empresa) 9. La información que el solicitante suministre voluntariamente a la Dirección General de Aduanas, se considerará de carácter confidencial y será utilizada únicamente con fines de valoración y evaluación de los requisitos de certificación como OEA. 1

2 1. ASPECTOS GENERALES DE LA EMPRESA Corresponden al análisis de la información de los aspectos legales y generales, sobre el estado de la empresa y del solicitante. 1.1 DATOS LEGALES DE LA EMPRESA: Nombre de la Empresa: N Cédula Jurídica N Inscripción en el Registro Público: Fecha Inscripción: Razón Social: Constitución Legal: (Nota: Se refiere a las personas que integran la junta directiva de la empresa) Domicilio Legal: Tel: Fax: Nombre del Representante Legal: N Cédula: Dirección: Tel o Fax:

3 1.2 ESTRUCTURA E INFORMACIÓN COMERCIAL DE LA EMPRESA: Actividad económica a la que se dedica la empresa: Otras: Volumen de actividades de la empresa: Total ganancias: $ Total pérdidas: $ (Nota: Se refiere al último año de operaciones de la empresa) Organización administrativa de la empresa: (Nota: Se refiere a los nombres y cargos del personal que ocupa puestos de dirección y jefatura dentro de la empresa) Organización interna y procesos desarrollados por la empresa: 3

4 (Nota: Debe indicarse los departamentos, áreas o secciones que integran la empresa, la cantidad de empleados por cada uno de ellos, y una descripción de los procesos desarrollados por la misma) Volumen de exportaciones efectuadas: País (s) de consignación de los embarques: Nombre, dirección, y teléfono del (los) destinatarios de los embarques: Indicar si la empresa posee vínculos comerciales y/o legales con personas o empresas que forman parte de su cadena logística: SI ( ) o NO ( ). En caso afirmativo debe detallarse el tipo de vínculo existente, en que calidad y con quien lo posee: 4

5 Nota: Se refiere a vinculación comercial y/o legal en la que exista algún tipo de relación en calidad de socio, accionista con participación en el capital social, empresa, o que exista intereses comunes y tratos preferenciales (en los que se desprenda algún margen de ganancia o descuentos especiales), y cualquier otra descrita en el artículo 15, numeral 4 del artículo VII del Acuerdo de Valoración GATT Indicar si en la estructura de la empresa, existe personal altamente calificado, y con conocimientos técnicos en materia comercial y aduanera: SI ( ) o NO ( ). En caso de ser afirmativo, debe indicarse el nombre, departamento o área a la que pertenezca, y el grado académico que posea: Indicar si existe en la empresa, personal designado para la atención de los asuntos y trámites que deben gestionarse ante la administración aduanera: SI ( ) o NO ( ). En caso afirmativo, debe indicarse el nombre de la persona, departamento o área a la que pertenezca: 1.3 INFORMACIÓN ESPECÍFICA EN RELACIÓN A LA ACTIVIDAD COMERCIAL DE LA EMPRESA: Indicar si la empresa posee algún tipo de certificación relativa a estándares de, calidad, cumplimiento o seguridad en relación con el ejercicio de sus actividades: SI ( ) o NO ( ). En caso afirmativo, el interesado deberá señalar el tipo de certificación de que se trate, fecha de emisión y vigencia, y el nombre de la organización que la expidió: 5

6 (Nota: Se refiere a la obtención por parte de la empresa de certificaciones de tipo ISO, BASC, CTPAT o de otro tipo, otorgadas por organizaciones nacionales e internacionales) Conoce la empresa si su cadena logística o de suministro, posee algún tipo de certificación o reconocimiento en materia de seguridad sobre las actividades u operaciones que se contratan: SI ( ) o NO ( ). En caso afirmativo, el interesado deberá señalar el tipo de certificación que se tenga, fecha de emisión y vigencia, y el nombre de la organización que la expidió: (Nota: Se refiere a la obtención de certificaciones (ISO, BASC, CTPAT, otras) por parte de personas o empresas proveedoras de materias primas o servicios: Fabricante, consolidadores de carga, transportista marítimo aéreo o terrestre, agencia aduanal, depositarios, terminales de carga, empresas de seguridad, operadores navieros). 6

7 2. REQUISITOS DE CUMPLIMIENTO PARA LA CONDICIÓN DE OEA 1. Historial Satisfactorio de Cumplimiento Administrativo, Aduanero, Tributario y Judicial Respuesta Nº Preguntas a Evaluar Notas Explicativas Si No Justificación de la Respuesta 1. Historial de Cumplimiento en Relación con las Autoridades Aduaneras y Otras Autoridades Públicas: 1.1 Dispone la empresa de las autorizaciones o permisos requeridos para la ejecución de sus actividades comerciales? El solicitante debe verificar que la empresa de acuerdo a su actividad, cuente con las autorizaciones y permisos otorgados por las diferentes instituciones públicas para el ejercicio de sus operaciones comerciales. 1.2 Usted o la empresa se encuentra al día con el pago de las obligaciones tributarias y aduaneras? El solicitante debe indicar; - Si se encuentra al día con sus obligaciones aduaneras y tributarias, en relación a la presentación de declaraciones, pago de impuestos, tasas, multas, etc. - Si ha sido beneficiado en más de 2 ocasiones al Procedimiento de Regularización de la Obligación Tributaria Aduanera. 1.3 Usted o la empresa se encuentran al día con las obligaciones correspondientes ante la Caja Costarricense del Seguro Social? 1.4 En los últimos 3 años a la presentación de la solicitud, ha sido sancionada en más de dos ocasiones por la misma causa, en alguna infracción administrativa contenidas en el artículo 235 inciso c) y d), artículo 236 incisos 1, 5, 6, 24, 25, 26 y 27 de la Ley General de Aduanas? El solicitante debe indicar si se encuentra al día con sus obligaciones ante la CCSS; presentación de planillas, cargas sociales, obligaciones obrero patronal. El solicitante debe indicar si ha sido sancionada por alguna infracción administrativa mencionada, de responder afirmativo, debe indicar fecha y sanciones que haya sido objeto. 7

8 1.5 En los últimos 3 años a la presentación de la solicitud, ha sido suspendida en el ejercicio de su actividad en más de una ocasión por los supuestos; artículo 237 incisos a), b) y d), artículo 238 inciso a), c), e) y h), artículo 239 incisos a), c), g), i) y j), de la Ley General de Aduanas? 1.6 En los 10 años la presentación de la solicitud ha sido suspendido en el ejercicio de su actividad en los supuestos del artículo 241 incisos c), d), e), f) y h) de la Ley General de Aduanas? 1.7 En los últimos 3 años a la presentación de la solicitud, ha sido sentenciada por delitos aduaneros contenidos en los artículos 211 al 229, con excepción del 216 bis del Título X de la Ley General de Aduanas? 1.8 En los últimos 3 años a la presentación de la solicitud, la empresa ha sido sentenciada por la Dirección General de Tributación (DGT)? 1.9 El solicitante, Representante Legal, Consejo de Administración, Junta Directiva u Órganos de Dirección han sido sentenciados en los diez años anteriores a la presentación de la solicitud, en delitos penales; los contemplados en nuestro Código Penal, en el Título VII Delitos contra la Propiedad Sección IV Estafas y Otras Defraudaciones y Sección V Administración Fraudulenta y Apropiaciones Indebidas; Título VIII Delitos contra la Buena Fe de los Negocios, Sección I Quiebra e Insolvencia y Sección III Delitos contra la Confianza Pública y Título IX El solicitante debe indicar si ha sido suspendida del ejercicio de su actividad bajo algunos de los supuestos mencionados, de ser afirmativa la respuesta, debe indicar el tipo y fecha de suspensión. El solicitante debe indicar si ha sido suspendida del ejercicio de su actividad bajo algunos de los supuestos mencionados, de ser afirmativa la respuesta, debe indicar el tipo y fecha de suspensión El solicitante debe indicar si la empresa ha sido sentenciada por algún delito aduanero mencionado, se ser afirmativa la repuesta, debe indicar la fecha y el tipo de delito. El solicitante debe indicar si la empresa ha sido sentenciada por la DGT, de responder afirmativo, debe indicar la fecha y el tipo de sanción. El solicitante, Representante Legal, Consejo de Administración, Junta Directiva u Órganos de Dirección, deben indicar si han sido sentenciados por algún delito penal mencionado, se ser afirmativa la respuesta, debe indicar el tipo de delito penal y el tribunal donde fue juzgado. 8

9 Delitos contra La Seguridad Común? 2. Gestión Administrativa, Contable y de Logística Adecuada. Respuesta Nº Preguntas a Evaluar Notas Explicativas Si No Justificación de la Respuesta 2.1 Gestión Administrativa: Dispone la empresa de un sistema de control interno, que permita efectuar una valoración de riesgo sobre las operaciones aduaneras y comerciales que realiza? Realiza la empresa auditorías para la comprobación y evaluación de las políticas internas, procedimientos y medidas de seguridad de las operaciones realizadas? Dispone la empresa de procedimientos documentados que permita llevar el control, registro y modificación de los datos de los proveedores, clientes y productos que se comercializan para la exportación? Se debe indicar si la empresa cuenta con un el sistema de control interno que permita efectuar una valoración de riesgo sobre las operaciones que realiza (ver numeral de las Políticas de Gestión y Criterios Mínimos Seguridad). Debe indicarse por parte de la empresa: - El tipo de auditoría (interna o externa) que se realizada y los aspectos que comprende. - Con qué periodicidad son efectuados los procesos de auditoría. - Cuáles han sido los resultados obtenidos de los procesos de auditorías efectuadas durante los últimos tres años. El procedimiento debe incluir aspectos relacionados con: - Las formalidades seguidas para realizar la inclusión del registro y modificación de los datos de los proveedores y clientes de la empresa (nombres, direcciones, teléfono, ). - Las formalidades seguidas para efectuar el registro de los productos que se adquieren y venden para la exportación. 9

10 2.2 Sistema Contable: Cuenta la empresa con un sistema contable informático actualizado y adecuado para el control del giro de su negocio? La empresa debe indicar: - El tipo de sistema contable utilizado y el periodo de actualización del mismo. -Si la contabilidad financiera y de logística de la empresa se encuentran integradas. - Personal responsable del sistema contable, su mantenimiento y actualización Dispone la empresa en su sistema contable para el control del ingreso, transformación y salida de las mercancías? Se debe desglosar los movimientos de las mercancías en relación con la información señalada en el numeral de las Políticas de Gestión y Criterios Mínimos Seguridad. 2.3 Logística Adecuada: Dispone la empresa de un que describa las acciones a seguir para la atención y presentación de los trámites aduaneros, declaraciones aduaneras y documentos adjuntos? El procedimiento de la empresa debe incluir aspectos relacionados con la información señalada en el numeral de las Políticas de Gestión y Criterios Mínimos Seguridad Exporta la empresa mercancías sujetos a licencias (asociadas a políticas comerciales o agrícolas), permisos, certificados o restricciones? El solicitante debe indicar: - Cuales mercancías requieren licencias, permisos, certificados o restricciones para la exportación. - El personal responsable del registro, archivo, actualización y custodia de licencias, permisos, certificados o restricciones para la exportación. 10

11 3. SOLVENCIA FINANCIERA ACREDITADA. Respuesta Nº Preguntas a Evaluar Notas Explicativas Si No Justificación de la Respuesta 3.1 Aspectos de solvencia: La empresa mantiene actualizados sus Estados Financieros? La empresa ha realizado durante los 3 últimos años a la presentación de la solicitud auditorías de tipo interna o externas sobre sus estados financieros? La empresa debe demostrar que mantiene los registros financieros actualizados. Debe indicarse por parte del solicitante - El tipo de auditoría realizada (interna o externa). - Los resultados obtenidos de las auditorias efectuadas. - La periodicidad de la ejecución de las auditorías realizadas Mantiene la empresa una adecuada calificación y situación crediticia? En los últimos 3 años a la presentación de la solicitud, la empresa ha sido sujeto o se encuentra en alguna de estas circunstancias; (Ver numeral de las Políticas de Gestión y Criterios Mínimos de Seguridad) La empresa debe aportar el reporte del historial crediticio y su situación de endeudamiento emitido por una entidad financiera fiscalizada por la Superintendencia General de Entidades Financieras (SUGEF), el cual, indica el tipo de calificación y situación crediticia. En casa de ser afirmativo el solicitante debe indicar las circunstancias y el tiempo en la que se hubiese visto involucrada además de indicar la forma de la resolución de la misma. -Proceso de acreedores, -Declaración de quiebra o insolvencia, -Procesos de administración y reorganización con intervención Judicial. 11

12 4. MEDIDAS EN MATERIA DE PROTECCIÓN Y SEGURIDAD. Respuesta Nº Preguntas a Evaluar Notas Explicativas Si No Justificación de la Respuesta 4.1 Seguridad Física en las Instalaciones: Medidas de Seguridad en Límites Exteriores e Interiores de las Instalaciones: Dispone la empresa de La empresa debe indicar: medidas de seguridad en los Cuál es el procedimiento que se lleva a límites exteriores e interiores cabo para el control y verificación de los de las instalaciones? límites externos e internos de las instalaciones? Medidas de Seguridad en Puertas, Ventanas y Casetas: Dispone la empresa de La empresa debe indicar: medidas de seguridad que Cuál es el mecanismo de seguridad que permitan establecer controles se lleva a cabo para el control adecuado adecuados en puertas y casetas en puertas y casetas? ubicadas en las instalaciones? Medidas de Seguridad en Estacionamientos: Dispone la empresa de La empresa debe indicar: medidas de seguridad para el Cuáles son las medidas de seguridad control de los utilizadas para el control de los vehículos estacionamientos? en los estacionamientos? Medidas de Seguridad de la Estructura de la Edificación: Dispone la empresa de La empresa debe indicar: medidas que garanticen la Cuáles son las medidas utilizadas para la seguridad de la estructura de la seguridad de la estructura de la edificación? edificación? Medidas de Seguridad para el Control de Serraduras y Llaves: Dispone la empresa de La empresa debe indicar: medidas de seguridad para Mecanismos de seguridad en las puertas llevar a cabo el control sobre y ventanas internas y externas dentro del cerraduras y llaves? lugar o edificio (cerraduras, tarjetas, teclados numéricos). 12

13 4.1.6 Medidas de Seguridad sobre el Sistema de Iluminación: Dispone la empresa de La empresa debe indicar: medidas de seguridad para la actuación ante el caso de una En qué consisten las medidas aplicables. eventual pérdida de la iluminación? Medidas de Seguridad en la Inserción de Alarma y/o Cámara de Vigilancia: Dispone la empresa de La empresa debe indicar: medidas de seguridad sobre la Qué tipo de equipos son utilizados para utilización de alarmas y/o garantizar la seguridad de las cámaras de vigilancia? instalaciones? Medidas de Seguridad en la Inserción de Sistemas y/o Aparatos de Comunicación Interna: Dispone la empresa de La empresa debe indicar: Sistemas y/o Aparatos de Qué tipo de sistema o aparatos de Comunicación Interna? comunicación interna utiliza? 4.2 Seguridad en el Acceso de Personas a las Instalaciones: Control para el Acceso de Empleados y Visitantes: Dispone la empresa de un La empresa interesada debe indicar: procedimiento que indique las - Mecanismos de identificación para el medidas que deben observarse personal y visitantes (medios para el control y acceso a las electrónicos o manuales). instalaciones de personal y - Mecanismo utilizado para el control de la visitantes? emisión, entrega y retiro de dispositivos de identificación o acceso a las instalaciones. - Personal responsable del control de acceso del personal y visitantes Dispone la empresa de un procedimiento que indique las medidas de control que deben seguirse para el acceso y resguardo de los vehículos propiedad de la compañía, personal y visitantes? La empresa debe indicar: - Las medidas adoptadas para el control y verificación de los vehículos propiedad de la compañía, personal y visitantes. - Tipo de comprobación de las medidas de seguridad adoptadas Control para el Acceso de Proveedores y Contratistas, Incluyendo Personal de Mensajería y Correspondencia: Dispone la empresa de un La empresa interesada debe indicar: procedimiento que indique las - Mecanismos de identificación para medidas que deben observarse proveedores, contratistas y mensajeros para el control y acceso a las (medios electrónicos o manuales). instalaciones de proveedores, - Mecanismo de registros utilizados. contratistas y mensajeros? 13

14 Dispone la empresa de un procedimiento que indique las medidas de control que deben seguirse para el acceso y resguardo de los vehículos propiedad de proveedores, contratistas y personal de mensajería? - Mecanismo de control de la emisión, entrega y retiro de dispositivos de identificación o acceso a las instalaciones. - Personal responsable del control de acceso de proveedores, contratistas y mensajeros. La empresa debe indicar: - Las medidas adoptadas para el control y verificación de los vehículos propiedad de la compañía, personal y visitantes. - Tipo de comprobación de las medidas de seguridad adoptadas Control para la Localización y Retiro de Personas no Autorizadas: Dispone la empresa de un procedimiento que indique las La empresa debe indicar, las medidas de control adoptadas para la identificación, medidas aplicables para el abordaje y retiro de personas no control y retiro de las identificadas o no autorizadas. instalaciones de personas no autorizadas? 4.3 Seguridad en las Mercancías: Dispone la empresa de un que establezca las medidas de seguridad para el ingreso, producción, almacenamiento y salida de las mercancías de sus instalaciones o las de un tercero? La empresa debe indicar: - Si existen áreas especificas para la producción y almacenamiento de las mercancías? - Las medidas de control aplicables para sobre el ingreso y salida de las mercancías de la empresa - Las medidas de control que garanticen la integridad de las mercancías, producidas y embaladas en las instalaciones de proveedores o fabricantes y en qué consisten. - Las medidas de control aplicables al inventario, identificación y separación de existencias de mercancías. - Los controles para la movilización, transferencia de ubicación y retiro de las mercancías en lugares de almacenamiento. - Las acciones a seguir en caso de irregularidades, discrepancias, hurtos o pérdidas de las mercancías. - Existen restricciones de acceso a las áreas de almacenaje y producción de las mercancías. - Si se cuenta con personal responsable 14

15 de supervisar los distintos proceso de ingreso, producción, almacenamiento y salida de mercancías? Dispone la empresa de un en el que se establezca las medidas de seguridad para llevar a cabo la carga y salida de las mercancías de sus instalaciones o bodegas de terceros? La empresa debe indicar: El procedimiento a seguir para llevar a cabo la carga y salida de las mercancías mercancías de bodegas o instalaciones propiedad de la misma o de terceros. (Ver numeral de las Políticas de Gestión y Criterios Mínimos Seguridad) 4.4 Seguridad en el Proceso del Transporte: Dispone la empresa de un que establezca las políticas que debe seguir el personal y su cadena logística para llevar a cabo el procesamiento de la documentación de traslado, embarque y recepción del medio de transporte y su carga? La empresa debe indicar: - Cuál es el procedimiento aplicable por el personal responsable de la empresa para llevar a cabo el procesamiento y la protección de la documentación que sirve de base para el despacho de las mercancías? - Cómo se lleva a cabo por parte de la cadena logística de la empresa el procesamiento de la documentación requerida para el traslado, embarque y recepción del medio de transporte y la carga? - Cómo se lleva a cabo la comprobación sobre la veracidad de la información que debe ser procesada por la empresa y su cadena logística? - Si se efectúa por parte de la empresa una verificación de la carga respecto a la información procesada de manera electrónica y documental? (Ver numeral de las Políticas de Gestión y Criterios Mínimos Seguridad) Conoce la empresa si el transportista utilizado cuenta con un procedimiento de seguridad para llevar a cabo la inspección del medio y conductor de transporte? Conoce la empresa si el transportista cuenta con procedimiento de verificación de inspección de la unidad de transporte durante el traslado de la mercancía? La empresa debe indicar en qué consiste el procedimiento de seguridad que se posee. (Ver numeral de las Políticas de Gestión y Criterios Mínimos Seguridad) La empresa debe indicar; -Como se lleva a cabo la comprobación sobre el procedimiento de seguridad realizada al medio de transporte durante el trayecto hasta el punto de embarque. -si dicha verificación se realiza 15

16 periódicamente, sin programación previa o al azar Conoce la empresa si el transportista posee registros sobre la movilización, seguimiento y actividades del conductor durante el trayecto de la unidad de transporte? Dispone la empresa de un protocolo en el que se indique las medidas de seguridad que deben observarse en caso de eventos inesperados durante el trayecto de la unidad de transporte? Dispone la empresa de un procedimiento para la atención y resolución de discrepancias, anomalías o actividades ilegales durante la carga, traslado y entrega de mercancías? La empresa debe indicar qué tipo de registro se lleva a cabo por parte de la empresa transportista. (Ver numeral de las Políticas de Gestión y Criterios Mínimos Seguridad) La empresa debe indicar en qué consisten las medidas de seguridad utilizadas para atender los eventos descritos en el numeral de las Políticas de Gestión y Criterios Mínimos Seguridad. La empresa debe indicar en qué consiste el procedimiento adoptado para la atención y resolución de discrepancias. (Ver numeral de las Políticas de Gestión y Criterios Mínimos Seguridad) 4.5 Seguridad en las Unidades de Transporte de Carga: Inspección de Contenedores y Remolques: Dispone la empresa de un que garantice la integridad física de la estructura de las unidades de transporte (remolques contendores)? La empresa debe indicar en qué consiste el procedimiento aplicado: - En qué consisten las medidas de protección contra la introducción de personal y material no autorizado? - En qué consisten las medidas de seguridad para llevar a cabo la inspección de los contendores y remolques? - Si existe personal responsable de supervisar la unidad de transporte previamente a su carga. - Como se lleva a cabo y por quién la inspección de los contenedores y remolques cuando no son propiedad de la empresa. (Ver numeral de las Políticas de Gestión y Criterios Mínimos Seguridad) Posee la empresa medidas de seguridad que indiquen la forma de actuar en caso de intentos de acceso no autorizados o vulneraciones La empresa debe indicar: - El personal responsable ante quien se reportan incidentes. - Formalidades para llevar a cabo el 16

17 sobre las unidades de transporte? registro de incidentes. - Acciones o medidas que se toman en caso de la detección de incidencias Utiliza unidades de transporte apropiadas o adecuadas para el tipo de mercancías que se trasladan? Colocación y Custodia de Sellos de Seguridad: Posee la empresa un La empresa debe indicar: de control para el registro, acceso, custodia, manipulación, colocación y supervisión de los - Qué tipos de precintos se utilizan para la carga de las mercancías en las unidades de transporte. precintos a utilizar en las - Personal responsable de la supervisión unidades de transporte? del manejo de los precintos de seguridad. - Cómo control la empresa la aplicación y custodia de los precintos de seguridad. - Qué medidas se adoptan en caso de incidencia, ruptura y deterioro de precintos. - Cuáles son las medidas adoptadas por la empresa ante las autoridades aduaneras, en caso de detectarse precintos comprometidos. (Ver numeral de las Políticas de Gestión y Criterios Mínimos Seguridad) Almacenamiento y Reparación de las Unidades de Transporte: Dispone la empresa de un La empresa interesada debe indicar: - La rutina con la que se hace el para llevar a cabo el almacenamiento, reparación y almacenamiento y reparación mantenimiento de las unidades de carga de las unidades de carga por el personal de la empresa o de propiedad de la misma o que se terceros. realice por parte del personal - El nombre de la empresa y lugar en de la compañía o de terceros? donde se almacenan, reparan o se da mantenimiento a las unidades de carga. - Registros sobre el tipo, la fecha de reparación o mantenimiento efectuado. - Los controles utilizados por el personal de la empresa o terceros para comprobar la integridad de las unidades de carga objeto de reparación o mantenimiento. (Ver numeral de las Políticas de Gestión y Criterios Mínimos Seguridad) 17

18 4.6 Seguridad en Relación a los Socios Comerciales: Dispone la empresa de procedimientos documentado para la selección y verificación de los socios comerciales (nacionales o extranjeros)? Dispone la empresa de un que establezca las medidas que deben seguir los socios comerciales para garantizar la seguridad de la cadena logística? Dispone la empresa de un que garantice el cumplimiento de las medidas de seguridad sobre la cadena logística por parte de los socios comerciales? Conoce la empresa si sus socios comerciales poseen algún tipo de certificación en materia de seguridad? La empresa interesada debe indicar el procedimiento aplicado para la selección y verificación de los socios comerciales. La empresa debe indicar en qué consiste el procedimiento a seguir. El procedimiento que se aplique por la empresa debe considerar lo señalado en el numeral de las Políticas de Gestión y Criterios Mínimos Seguridad. La empresa debe indicar qué tipo de certificación se posee por parte de los socios comerciales. 4.7 Seguridad en la Contratación del Personal: Dispone la empresa de un en el que se establezcan las políticas para la selección, contratación, mantenimiento y finalización de la relación laboral de los empleados? La empresa debe indicar: - Las formalidades seguidas para llevar a cabo la selección y contratación del personal de recién ingreso o temporal. - Si existen medidas de control y seguimiento del estatus laboral y económico de los empleados de la empresa. - Se dentro de los contratos de los empleados existen cláusulas de confidencialidad y responsabilidad sobre los procesos y aspectos de seguridad de la empresa. - Si se cuenta con expedientes completos y actualizados sobre los datos e información suministrada por el personal. - En qué consisten las medidas adoptadas por la empresa en caso de finalización laboral, despido o 18

19 abandono del trabajo. 4.8 Seguridad de la Información y del Sistema Informático: Medidas de Seguridad en el Respaldo de la Información: Dispone la empresa de un para llevar a cabo la copia, recuperación y archivo de la información? La empresa debe considerar lo señalado en el numeral de las Políticas de Gestión y Criterios Mínimos de seguridad. Además, debe indicar; - Si se realizan copias de seguridad de toda la información relevante. - Plan de respaldo de la información; periodo de actualizaciones y personal encargado de la realización del respaldo. - Si se cuenta con personal responsable para el almacenamiento, copias de seguridad y el archivo de la información. - El lugar designado para el almacenamiento de la información respaldada Medidas de Protección de la Información y Sistema Informático: Dispone la empresa de un La empresa debe considerar lo señalado en el numeral de las Políticas de que establezca las medidas de Gestión y Criterios Mínimos de seguridad para la protección de seguridad. la información y del sistema informático? Además, debe indicar; - Los controles utilizados para la identificar el personal con acceso al sistema informático. - Las medidas aplicables para la solicitud, asignación y retiro de contraseñas. - Las acciones a seguir en caso de incidencias en la información o sistema informático. - Personal designado para la actualización de perfiles y contraseñas, mantenimiento y protección del sistema informático Medidas de Seguridad de la Documentación: Dispone la empresa de un La empresa debe considerar lo señalado en el numeral de las Políticas de para el manejo y protección de Gestión y Criterios Mínimos de 19

20 L CUESTIONARIO DE AUTOEVALUACIÓN la documentación? seguridad. Además, debe indicar; - - Las medidas de seguridad para el acceso, registro, clasificación y archivo de la documentación. - Cómo se lleva a cabo el manejo de incidencias y que medidas de control se aplican para la corrección de las mismas. - Medidas tomadas para llevar a cabo la destrucción de los documentos. 4.9 Seguridad Industrial: Dispone la empresa de un sobre medidas de seguridad industrial? La empresa debe indicar en qué consisten las medidas de seguridad industrial aplicadas. (Ver numeral 4.9 de las Políticas de Gestión y Criterios Mínimos de seguridad) 4.10 Capacitación en Materia de Seguridad y Amenazas Internas o Externas de la Empresa: Dispone la empresa de un programa de inducción y capacitación al personal sobre aspectos de seguridad y posibles amenazas? La empresa debe considerar lo señalado en el numeral 4.10 de las Políticas de Gestión y Criterios Mínimos de seguridad Además, debe indicar: - Con qué periodicidad o frecuencia se imparten capacitaciones al personal de la empresa? - Cuales son y en qué consisten los programas de capacitación que se imparten al personal? Yo (nombre completo del solicitante), Cédula de Identidad Número en calidad de Representante legal de la Empresa:, Cédula Jurídica. Declaro bajo fe de juramento, que los datos suministrados en el presente documento son verdaderos y corresponden a la información sobre las operaciones de la Empresa. Firma del solicitante 20