CAPITULO 3 FORMULACIÓN DE LA PROPUESTA DE SOLUCIÓN AL PROBLEMA

Transcripción

1 CAPITULO 3 FORMULACIÓN DE LA PROPUESTA DE SOLUCIÓN AL PROBLEMA En este capítulo el autor presenta una serie de soluciones que impactan en las causas del problema expresadas anteriormente en figura 1.4 (capítulo 1), en que se muestra el problema con sus causas y consecuencias, buscando incrementar la rapidez de respuesta de T-Systems México, ante los requerimientos de sus clientes y reducir la insatisfacción y percepción negativa de los solicitantes (clientes internos) acerca del área de compras de T-SM, así como la frustración de los compradores ante las altas cargas de trabajo y el limitado recurso humano para cumplir con ellas de manera eficiente. 3.1 Comunicación eficiente Ante las dificultades de comunicación entre el comprador y el solicitante, como se mencionó en el capítulo 1, el autor propone la creación y utilización de formatos de cotización predeterminados y de uso mandatario para solicitar una cotización. Estos formatos deberán contener toda la información necesaria para que el comprador pueda cotizar de manera eficiente el requerimiento. Debido a la amplia gama de productos y servicios que pueden ser solicitados al área de compras, el autor propone el uso de 3 formatos diferentes de solicitud de cotización. 1) Formato de solicitud de cotización para compras en general, el cual deberá contener la siguiente información: Nombre del solicitante 4

2 Fecha de la solicitud Proveedor sugerido Proyecto Esquema de compra Número de parte del fabricante Cantidad Unidad de medida Marca o modelo Plataforma tecnológica Descripción En la figura 3.1 se presenta el formato propuesto: solicitud de cotización de compras en general: Figura 3.1 Formato de solicitud para cotización de compras en general Fuente: Elaboración propia,

3 2) Formato de solicitud para cotización de software, el cual deberá contener la siguiente información: Nombre del solicitante Fecha de la solicitud Proveedor sugerido Proyecto Esquema de compra Número de parte del fabricante Cantidad Unidad de medida Marca o modelo Plataforma tecnológica Descripción Versión CPU/ Servidor Número de CPU Periodo de mantenimiento Idioma Presentación del producto En la figura 3.2 se presenta el formato propuesto de la solicitud para cotización de Software. 6

4 Fuente: Elaboración propia, 2010 Figura 3.2 Formato de solicitud para cotización de software 3) Formato de solicitud de cotización de consultoría, el cual deberá contener la siguiente información; Nombre del solicitante Fecha de la solicitud Proveedor sugerido Proyecto Esquema de consultoría Tiempo de asignación Lugar de asignación Módulo de consultoría Plataforma tecnológica Descripción detallada del perfil del consultor 7

5 En la figura 3.3 se presenta la propuesta para el formato de solicitud de cotización para consultoría. Fuente: Elaboración propia, 2010 Figura 3.3 Formato de solicitud de cotización para consultoría 3.2 Ajustes a la programación de los sistemas informáticos. Se requiere la unificación de la información que se captura en los 2 sistemas informáticos del área de compras de T-SM, con la intención de que toda la información necesaria para procesar una compra se ingrese en una sola herramienta y por una sola ocasión. Para lograrlo, se tendrán que realizar ajustes en ambos sistemas, posibilitando que los datos no sufran modificaciones al transmitirse entre ellos y se eliminará la necesidad de que los compradores tengan que entrar a las 2 plataformas a ingresar, revisar o corregir información. De tal forma que, aprovechando la alta capacidad de reconfiguración que distingue a la plataforma SAP, el autor propone lo siguiente: 1) Creación de un campo, en el sistema e-best, en el que se pueda ingresar el impuesto correspondiente a la compra y la extensión del UNSPSC con la función de que, automáticamente, traslade estos datos a los campos de SAP MM, una vez que la solicitud de compra se convierta en orden de compra. 8

6 2) Cambiar la configuración de jerarquías en el sistema SAP MM, específicamente en las que conciernen al tipo de moneda, para que la información ingresada en el primer sistema (SRM e-best) no pueda ser modificada, automática o accidentalmente, al pasar al segundo sistema (SAP MM). Así se logrará que los compradores no tengan la necesidad de volver a revisar dicha información después de haberla ingresado en el primer sistema. 3) Cambiar la configuración del campo fecha de entrega ya que, como se mencionó en el capítulo 1, la fecha de entrega ingresada en el primer sistema es sólo una estimación, ya que se desconoce el tiempo que tardará el flujo de autorización en e-best. Para ello, se propone que se sustituya el campo fecha de entrega por el campo tiempo de entrega y de esta manera, en lugar de que se ingrese la fecha en que llegará el producto, se ingresará el número de días que el producto tarda en ser entregado una vez solicitado. Adicionalmente, se deberá realizar una re-configuración en el sistema SAP MM para que, al momento en que la solicitud de compra pase al sistema SAP MM y se convierta en una orden de compra, en el campo fecha de entrega funcione la siguiente fórmula: FECHA ACTUAL+ NUMERO DE DIAS (los mismos que se ingresaron en el campo tiempo de entrega en e-best) = FECHA DE ENTREGA. Con estos cambios se logrará la percepción de mayor precisión en la fecha de entrega y se eliminará la necesidad de ingresar al segundo sistema para revisarla y en su defecto, corregirla. Con los cambios propuestos, se logrará también la unificación de toda la información requerida para procesar una compra, en un solo sistema y se asegura la correcta trasmisión de información de un sistema a otro, a la vez que desaparece la necesidad de ingresar al segundo 9

7 sistema (SAP MM) para revisar e introducir o corregir algún tipo de información puesto que la información ingresada a la hora de aprobar la solicitud de compra en el primer sistema es y seguirá siendo correcta, estará completa y no requerirá de ninguna modificación para procesar totalmente las órdenes de compra. 3.3 Aprovechamiento de tecnologías existentes. Con el objetivo de agilizar el método de impresión individual de las órdenes de compra, el autor propone efectuar alguna de las dos siguientes re-configuraciones al sistema, para lo cual se requerirá la asesoría del consultor SAP MM de T-SM: a) Impresión automática por medio de Jobs (tareas): Una vez creada la OC en SAP, se ingresarán Jobs para establecer horarios de impresión, por ejemplo: todas las OC creadas se imprimirán de lunes a viernes a las 8:00 a.m. y a las 2:00 p.m. Si una OC se crea en SAP a las 2:10 p.m., ésta se imprimirá de forma automática al siguiente día a las 8:00 a.m. Es importante comentar que el procedimiento de impresión que actualmente se maneja debe seguir disponible para poder imprimir de manera individual alguna orden de compra que se requiera y mantener la flexibilidad del proceso. b) Impresión automática por transacción: La impresión de las OC se hará a partir de la transacción ME9F, pudiendo elegir de una lista de órdenes de compra aquellas que se quieren imprimir de manera masiva. Es importante comentar que la forma de impresión que actualmente se maneja debe seguir disponible para poder imprimir de 10

8 manera individual alguna orden de compra que se requiera y mantener la flexibilidad del proceso. Con cualquiera de las dos opciones anteriores se puede obtener un ahorro sustancial de tiempo para los compradores, pero el autor de esta investigación considera que la opción Impresión automática por transacción ofrece mayor flexibilidad y control sobre la impresión. Con ella, los compradores podrán programar la impresión masiva según sus tiempos y circunstancias de cada día, evitando la rigidez de tener programada la actividad diaria a una hora determinada, por lo que la recomendación para esta optimización del proceso es la opción b). 3.4 Reasignación de funciones y actividades. Actividades como el envío de órdenes de compra a los proveedores y solicitantes son realmente laboriosas y no permiten a los compradores adicionar algún valor al proceso, por lo que la propuesta del autor es que esta función sea trasladada a los practicantes en turno. Para ello es necesario realizar las siguientes acciones: 1). Cada comprador deberá elaborar y enviar al practicante una lista de sus proveedores para que ellos puedan conocer a cual proveedor se le debe enviar cada orden de compra. Esta lista deberá contener la siguiente información: a) Nombre de la empresa (razón social) b) Nombre del contacto o contactos. c) Correo electrónico de los contactos. 11

9 2). Como se ha mencionado en el capítulo 1, sección 1.2.4, cuando el comprador aprueba una solicitud de compra en el sistema e-best, encuentra el campo llamado texto al proveedor y la información que ingrese ahí aparecerá escrita en la orden de compra. En esta propuesta, el comprador deberá ingresar también, en ese mismo campo, el nombre del solicitante de la compra y de esta manera el practicante, al tener en sus manos la orden de compra, sabrá a quien enviarle copia del correo de envío de orden de compra al proveedor. Una vez realizadas estas acciones, los compradores quedarán exentos de realizar tan laboriosas y repetitivas tareas, posibilitando que destinen más tiempo al cumplimiento de otras funciones que demanden mayor especialización y que se logre mayor eficiencia en el proceso de compras. 3.5 Impacto de la implementación Para conocer el impacto, en términos de tiempo, que esta implementación puede tener sobre el proceso del área de compras, se muestra a continuación un cuadro comparativo (fig. 3.4) de las actividades de los compradores en el proceso actual contra las del proceso mejorado. El cuadro incluye actividades y tiempos por actividad de ambos procesos por día. Los tiempos están expresados en minutos y los tiempos totales están considerados tomando en cuenta la aprobación, impresión y envío de 15 órdenes de compra por día. 12

10 Actividad Proceso actual Tiempo unitario (mins.) Tiempo Total (mins.) Proceso mejorado Tiempo Actividad unitario (mins.) Tiempo Total (mins.) Cotizar el producto o servicio y enviar cotización al solicitante No relevante No relevante Cotizar producto o servicio y enviar cotización al solicitante No relevante No relevante Aprobar la solicitud de compra en e-best e ingresar: UNSPCS Precio unitario Fecha de entrega del producto Global Manufacturer Code (fabricante global del producto) Asignación del Proveedor Método de selección del proveedor Tipo de proveedor. Reporte de ahorros Tipo de ahorros Texto al proveedor Aprobar la solicitud de compra en e-best e ingresar: UNSPCS Precio unitario Fecha de entrega del producto Global Manufacturer Code (fabricante global del producto) Asignación del Proveedor Método de selección del proveedor Tipo de proveedor. Reporte de ahorros Tipo de ahorros Texto al proveedor Impuesto (IVA) Extensión UNSPSC Acceder al sistema SAP : 1 1 Acceder al sistema SAP: 1 1 Mediante una transacción del sistema, visualizar todas las nuevas órdenes de compra que se han creado 2 2 Mediante una transacción del sistema, visualizar todas las nuevas órdenes de compra que se han creado 2 2 Revisar e ingresar la siguiente información antes de imprimir la orden de compra: Revisar la correcta fecha de entrega del producto. Añadir al UNSPSC una extensión. Seleccionar el impuesto al valor agregado Revisar que la moneda utilizada para la compra sea la adecuada 3 45 Imprimir las órdenes de compra de manera individual Enviar órdenes de compra a proveedores y solicitantes Imprimir órdenes de compra de manera masiva por medio de transacción 3 3 Total en minutos Total en minutos Fuente: elaboración propia, 2010 Fig. 3.4 Comparativo de procesos 13

11 En el cuadro anterior (Fig. 3.4), se puede observar que, con la implementación de las modificaciones que el autor propone, es posible reducir el tiempo del proceso desde minutos a minutos, generando un ahorro total de 64.5 minutos, es decir: 33.85% del tiempo empleado en el proceso actual por cada comprador, cada día. Considerando que hay 4 compradores en el área de compras, se puede decir que este diseño ahorraría 4.3 horas diarias, lo equivalente al aprovechamiento de un poco más de media jornada laboral por día. En cuanto a la productividad; si se compara la productividad parcial de ambos procesos se obtiene el resultado siguiente: Productividad Parcial en el proceso actual 15 (órdenes de compra) (Horas invertidas) 4.72 Productividad Parcial en el proceso mejorado 15 (órdenes de compra) 2.1 (Horas invertidas) 7.14 Por lo tanto: Incremento de productividad 100 ( ) % 14

12 Con un incremento del 51.27% en la productividad parcial por cada comprador, cada al día, T-SM podrá responder de manera más rápida a las necesidades de los clientes, así como a las necesidades internas; a su vez, el área de compras será percibida positivamente por los demás empleados de la organización y, no menos importante, con la implementación de esta mejora en el proceso, se reducirá el nivel de frustración de los integrantes del área de compras ante las cargas de trabajo. 15