Manejo de Aceites. A continuación se explica cómo utilizar esta característica.

Transcripción

1 Manejo de Aceites Gas Manager agrega a partir de la versión del 05AGO09 el control de Aceites, al ejecutar el service pack, este crea las estructuras necesarias para el manejo de inventarios. Al momento de realizar un corte el sistema obtiene automáticamente los inventarios y transferencias permitiendo tener un control de los inventarios. A continuación se explica cómo utilizar esta característica.

2 Registrando Proveedores El primer paso para utilizar el manejo de aceites es dar de alta los proveedores de aceites, esto se hace en Catálogos/Proveedores Aparecerá la pantalla de Proveedores, aquí simplemente se dan de alta los proveedores como en los demás catálogos

3 Registrando Exhibidores Ahora se da de alta los exhibidores con los que contamos, este proceso se hace generalmente una sola vez y es mediante Catálogos/Exhibidores. Un exhibidor es un lugar donde están localizados los productos para venta al público, normalmente hay un exhibidor por cada isla. Aquí indicamos cuántos exhibidores tenemos y en qué isla están localizados (solamente se permite 1 exhibidor por isla). En este ejemplo se tiene un exhibidor en la isla 1 y otro en la 3.

4 Registrando Compras Ya que se tiene dado de altas los proveedores y los exhibidores el siguiente paso es registrar las compras de aceites. Todas las compras de aceites son colocados en un exhibidor llamado ALMACÉN (este es creado automáticamente). Para registrar las compras es mediante Entradas/Compras El proceso es sencillo, simplemente se selecciona el proveedor, fecha y número de factura y clic en Grabar. Ahora se ingresa el detalle de la factura. Nota: las cantidades deben de estar en piezas.

5 Consultando el Inventario Actual Una vez que se hayan registrado compras de aceites, se puede consultar el inventario actual fácilmente en Reportes/Aceites y Varios/Inventarios Actuales. Aquí se puede observar los exhibidores registrados, así como los productos y cantidad que hay en cada uno de ellos.

6 Transferencias entre almacenes Ya que se tiene registrado las compras de los aceites, el siguiente paso es el de transferir producto a los exhibidores, para hacer esto es en Entradas/Transferencias entre almacenes. Aparecerá la siguiente ventana, aquí es donde se realizan las transferencias de producto y al mismo tiempo nos informa del inventario que hay en los exhibidores. Para realizar una transferencia simplemente se selecciona el Almacén de Orígen, se selecciona el almacén de destino, así como el producto que se quiere mover, se ingresa la cantidad y clic en Transferir y listo, el sistema movió el producto de un almacén a otro.

7 Transferencias entre almacenes Al terminar de realizar las transferencias la pantalla se verá como en la siguiente figura, obsérvese que el inventario del almacén disminuye y el del exhibidor aumenta con cada transferencia. Si hubo un error al momento de realizar la transferencia, por ejemplo, se movieron 10 piezas en vez de 20 simplemente se hace una transferencia del exhibidor al almacén de 10 piezas (con esto eliminamos el último movimiento) y seguido a esto se hace otra transferencia del almacén al exhibidor por las 20 piezas.

8 Historial de Movimientos Gas Manager lleva un control de todos los movimientos que se hacen de los aceites, ya sean compras, transferencias o ventas, para consultar el historial de movimientos simplemente se entra a Reportes/Aceites y Varios/Historial de Movimientos. En este reporte se puede ver por un determinado rango de fechas los movimientos de los aceites, así como las transferencias entre almacenes.

9 Cortes de Aceites Se agregó una nueva función en la configuración de cortes, esta es la de imprimir automáticamente la hoja de aceites, se accede en Herramientas/Cortes/Configuración Cortes. La opción Imprimir hoja de aceites le indica al Gas Manager que al momento de terminar de hacer el corte de turno, mande a impresión la hoja de aceites, esto es, un reporte con los inventarios iniciales y transferencias de cada exhibidor. Esta hoja es entregada a los despachadores para que ellos apunten manualmente el inventario que están entregando, además se anota el nombre de la persona que entrega y la que recibe. Esta hoja será ingresada posteriormente en el Gas Manager, la idea es agilizar el proceso de cambio de turno.

10 Cortes de Aceites La hoja de aceites tiene el siguiente aspecto, muestra el número de exhibidor y los productos con los que cuenta, muestra el Inventario Inicial (el final del turno anterior), la cantidad que se le transfirió (del almacén). La cantidad de recibe es por lo tanto la suma del Inventario Inicial más las transferencias. La idea es que el despachador que está terminando su turno ingrese la cantidad con la que termina en cada producto, al terminar firme la hoja en Entrega y el despachador del siguiente turno verifique que la cantidad está correcta y firme en Recibe. El despachador ingresa el inventario que está entregando (su inventario final), este documento lo valida el despachador del siguiente turno, asegurándose que la cantidad recibida sea correcta. Nota: Cada exhibidor es impreso en una hoja, si se tienen 3 exhibidores se imprimirán 3 hojas.

11 Cortes de Aceites Ya que se tienen los inventarios finales de cada exhibidor, el siguiente paso es el de ingresarlos al Gas Manager, para hacer esto se accede a Entradas/Corte de Aceites. Esta pantalla muestra todos los exhibidores, sus productos e inventarios. La única columna en la cual se pueden ingresar datos es en la columna Entrega ahí ingresamos la cantidad con la que termina cada producto (Nota: Se muestra solamente el inventario del último corte de turno, no es posible corregir cortes anteriores). Se van ingresando los inventarios finales y el sistema automáticamente obtiene lo vendido e importe.

12 Cortes de Aceites Para grabar los cambios simplemente se hace clic en Grabar y posteriormente se imprime el corte de aceites. En caso que sea necesario imprimir la hoja de aceites (para el ingreso manual) se hace clic en Manual. El reporte de corte por aceites tendrá el siguiente aspecto.

13 Liquidaciones Al momento de hacer la liquidación, Gas Manager muestra automáticamente el valor de los aceites, se usa la liquidación de la manera tradicional. La venta de aceites se verá reflejado en el reporte también. Nota: una vez que se haya registrado la liquidación, ya no es posible modificar el corte de aceites.

14 Reporte de Corte de Aceites Al momento de entrar a la pantalla de Corte de Turno, se tiene una nueva pestaña llamada Aceites en la cuál podemos ver el corte por aceites del corte seleccionado.

15 Contacto Para comentarios o dudas respecto al sistema Gas Manager favor de comunicarse con el personal de soporte técnico al correo electrónico soporte@gasmanager.com GRUPO GAS MANAGER S.A. DE C.V. Plaza RE/MAX Carretera Nacional Km No ˆ Interior 25 Colonia El Encino, CP Tel. +52 (81) Monterrey, Nuevo León, México info@gasmanager.com Horario de Oficina: Lunes a Viernes 8:30 am - 06:00 pm Sabados: 09:00 am - 1:00 pm Zona Horaria: GTM-6