Guía Rápida de Mejoras

Transcripción

1 Guía Rápida de Mejoras Módulo de Subcontratos. iconstruye S.A. Mesa de Ayuda:

2 DESCRIPCIÓN GENERAL Enmarcadas en el Proyecto de Subcontratos, a continuación se describe una serie de mejoras que tienen como objetivo complementar la información actual que se maneja en el módulo y cuya finalidad es apoyar la gestión, administración y control de los documentos ingresados en iconstruye. DESCRIPCIÓN DE MEJORA Funcionalidad: Adjuntar Documentos en Subcontratos y Estados de Pagos. Se habilita la opción de adjuntar archivos de documentos asociados a un Subcontrato y/o a un Estado de Pago respectivamente, en cualquier estado de los documentos; de manera que no sólo quién crea el documento, tenga la posibilidad de incorporar y acceder a antecedentes importantes relativos al proceso contractual de los servicios prestados a la empresa, lo cual permite una mejor administración y control sobre éstos. a) Adjuntar archivos al Subcontrato: La aplicación permite que cualquier usuario que pueda consultar un Subcontrato tenga la opción través del icono de adjuntar documentos relevantes para el proceso: Esta operación se podrá realizar en los siguientes estados del subcontrato: Guardado. En Espera de Aprobación. Rechazado. En Ejecución. Terminado. Liquidado. Cancelado. 1

3 Al ingresar a ver el documento, el usuario deberá seleccionar la opción de adjuntar documentos: Figura 1 Para adjuntar un documento, deberá seleccionar el ícono antes mencionado, el cual levantará una ventana, en la cual el usuario debe seguir los siguientes pasos: 1º Seleccionar Archivo 2º Agregar Archivo 3º Cerrar Ventana 4º Grabar Documento 2

4 b) Adjuntar archivos a los Estados de Pagos: En lo referido a la administración de Estados de Pagos, tales como Pago de Anticipo, Avance y Retención, se podrán incorporar documentos en los siguientes estados: Guardado En espera de Aprobación Rechazado Por asociar Asociado a Factura Cancelado. Los usuarios deberán disponer del rol Ingreso de Estado de pago o Consultar Estado de Pago y al ingresar a ver el documento, el usuario deberá seleccionar la opción de adjuntar documentos: Figura 3 Una vez seleccionada la opción, el sistema levantará una ventana, en la cual el usuario debe seguir los siguientes pasos: 3

5 1º Seleccionar Archivo 2º Agregar Archivo 3º Cerrar Ventana 4º Grabar Documento Los archivos adjuntos, podrán ser eliminados solo por el usuario que los agregó. 4

6 DESCRIPCIÓN DE MEJORA Funcionalidad: Termino Anticipado de Subcontrato Termino Anticipado de Subcontrato: En la opción consulta de subcontrato, los usuarios podrán revisar todos los subcontratos, para documentos que se encuentran en estado en ejecución, y solo al usuario que tenga el privilegio de terminar subcontrato anticipadamente, le aparecerá un ícono con la opción ésta es la que permitirá realizar el termino anticipado al subcontrato. Así como muestra la siguiente imagen: Figura 1 El usuario presiona la opción destacada en la imagen anterior y aparecerá información de Subcontrato: mas un recuadro donde el usuario podrá visualizar los montos asociados al subcontrato terminado anticipadamente, en este recuadro podrá ver la siguiente información: Monto Total del Subcontrato, Monto Avanzado, Saldo por Pagar, Monto Anticipo Pagado, Monto Anticipo Recuperado, Monto Retención Aplicado, Total Cierre Anticipado: 5

7 Figura 2 Cuando el resultado del Termino Anticipado del Subcontrato es negativo, quiere decir, que se pago por concepto de Anticipo más de lo recuperado y que las Retenciones asociadas no alcanzaron a cubrir. En caso que esta última cifra sea negativa aparecerá entre paréntesis y mas un mensaje que indicara que el saldo del subcontrato es negativo. Como se puede apreciar en la siguiente imagen: Figura 3 6

8 Aquí el usuario deberá ingresar un comentario de forma obligatoria y luego presionar opción termino anticipado. Una vez cumplidas con ambas condiciones el sistema mostrara que el proceso se ha finalizado con éxito. Figura 4 El subcontrato quedara en estado Terminado Anticipado, este estado es terminal, por lo mismo esta opción NO permitirá generar otros pagos por este Subcontrato. Si el resultado del Termino Anticipado del Subcontrato es positivo, quiere decir, que existe un pago pendiente, el monto es informado en el sistema y corresponde al monto de retenciones aplicadas v/s el pago de anticipo recuperado; por lo que si las retenciones se pagarán, deberá generar un Estado de Pago por este concepto antes de ejecutar el Término Anticipado del Subcontrato. 7

9 Figura 5 Una vez generado el Estado de Pago de Retenciones, puede ejecutar el proceso. Si el pago de Retención no se efectuará el Término Anticipado del Subcontrato quedará con un saldo a favor del contratista. 8

10 DESCRIPCIÓN DE MEJORA Funcionalidad: Marcar Estados de Pago como Pagados. Actualmente existen empresas constructoras que no tienen contratado el Módulo de Facturas y por lo tanto los estados de pagos de los subcontratos quedan solo en un estado final Por Asociar no pudiendo reflejar en el sistema si el mismo ya se encuentra o no pagado. La nueva funcionalidad que aquí se detalla permitirá, a aquellas empresas que lo necesiten, dejar los estados de pago en un estado final de PAGADO. Esta funcionalidad deberá ser solicitada mediante el contacto oficial de la empresa, a través de la Mesa de Ayuda o con su Ejecutivo de Cuenta. Una vez que se asigna la funcionalidad, el usuario que cuente con el rol de Consultar Estados de Pago verá al momento de entrar al módulo de Subcontrato y seleccionar la opción Consultar Estados de Pago, una nueva columna que se llama PAGADO y que se encuentra a la izquierda de la columna opciones (Figura 1). 9

11 Figura 1 La funcionalidad permitirá seleccionar un estado de pago a través de un Check Box o una selección múltiple de estados de pago a través de la opción TODOS que se encuentra en la cabecera de esta misma columna. Una vez seleccionado el o los estados de pago se debe presionar el botón PAGADO que está sobre la columna del mismo nombre (Figura 2). Figura 2 10

12 Después de esta acción el estado del documento quedará como Pagado y el check box desaparecerá. Esto le indicará al usuario, visualmente, que todos aquellos estados de pago que no posean check box, son los que ya han sido pagados. Esta acción es irreversible y quedará reflejada en el historial del estado de pago, al igual que todas las otras acciones que ha tenido ese documento. DESCRIPCIÓN DE MEJORA Funcionalidad: Rol para Cancelar Sub Contrato. Actualmente la función de cancelar un Subcontrato esta definida solo para quién creo el documento, es decir, para el usuario solicitante lo que hace muy rígida la operación ya que, en ocasiones, este usuario puede no trabajar más en la empresa, haber cambiado de funciones o está en otra ubicación lo cual conlleva a que se haga demasiado lento el proceso de cancelación de un sub contrato. La funcionalidad es un nuevo rol de usuario y por lo tanto debe ser solicitado por el contacto oficial de la empresa a través de la mesa de ayuda o del ejecutivo de cuenta. Una vez que se cuente con el rol correspondiente tanto el usuario que creo el Sub Contrato como el que tenga el nuevo rol podrá cancelar el documento. Para poder cancelar un Subcontrato el usuario deberá seguir los siguientes pasos: En la página de consultar Subcontratos, el usuario deberá buscar el documento a cancelar, una vez encontrado, en la columna opciones deberá seleccionar el ícono (Figura 1). 11

13 Figura 1 Una vez seleccionado el icono ingresará a una pantalla en la cual deberá indicar el motivo por el cual se está cancelando ese documento (Figura 2). Figura 2 Posteriormente se deberá presionar el botón Cancelar Subcontrato y este quedará en estado Cancelado. 12

14 DESCRIPCIÓN DE MEJORA Funcionalidad: Ingresar más de un Descuento. Al generar los Estados de Pago de Avance, existe la opción de aplicar descuentos; se habilita la posibilidad de aplicarlos con más de un motivo. En la página de creación del Estado de Pago de Avance y una vez realizado el cálculo del monto a pagar, se debe presionar la opción de Aplicar Descuento: El sistema abrirá una ventana, en la cual se deberá indicar el motivo y el monto del descuento y luego presionar el botón Agregar: Una vez presionada la opción agregar, el descuento quedará grabado, con la opción de editarlo y/o eliminarlo: 13

15 De la misma forma antes mencionada, podrá agregar un nuevo motivo y monto de descuento: Una vez ingresados todos los descuentos necesarios, debe presionar la opción Cerrar. El sistema aplicará la suma de todos los descuentos y en la impresión del Estado de Pago, se podrán reflejar los distintos motivos. DESCRIPCIÓN DE MEJORA Funcionalidad: Generación de Estados de Pago. Dentro de la generación de los Estados de Pago, se incorpora una validación al sistema, la cual impide a los usuarios generar Estados de pago, mientras exista otro del mismo tipo en espera de aprobación, ya que mientras este proceso no se termine los montos no se actualizan, por lo que al generar un nuevo pago, este puede estar basado en % de pago no actualizados. El mensaje es el siguiente: 14

16 Otra mejora asociada a la generación de los Estados de Pago, es que al momento de crear un documento se habilita la opción de ver el detalle del Subcontrato del cual es objeto el Estado de Pago que se esta creando: Además, se habilita la opción de generar estados de pago, por concepto de Retención en forma anticipada al término del Subcontrato. 15

17 Esta opción, habilita dentro de la página de creación del Estado de Pago de Retención una nueva columna llamada Retención Pagada en la que se informa el monto pagado de las retenciones ya aplicadas, quedando en pantalla el Monto Acordado que son las retenciones pactadas en la generación del Subcontrato y el Monto por Pagar que son las retenciones aplicadas y aún no pagadas: 16