Guía Del Usuario Para El Responsable

Transcripción

1 AUDIOCONFERENCIA READY-ACCESS DE GLOBAL CROSSING Guía Del Usuario Para El Responsable TABLE OF CONTENTS INFORMACIÓN DE SUSCRIPCIÓN PARA EL RESPONSABLE... 1 CÓMO ESTABLECER UNA AUDIOCONFERENCIA... 1 CÓMO COMENZAR UNA AUDIOCONFERENCIA... 1 OPCIONES DE CUENTA READY-ACCESS... 2 COMANDOS Y FUNCIONES... 2 USE READY-ACCESS CON UN TELÉFONO DE TONO... 3 USE READY-ACCESS CON WEB MEETING... 3 OPCIONES Y COMANDOS PARA EL PARTICIPANTE... 3 NÚMEROS GRATUITOS 800 DE GLOBAL PARA PARTICIPANTES INTERNACIONALES... 3 CÓMO GRABAR UNA AUDIOCONFERENCIA... 3 CÓMO MANTENER LA SEGURIDAD DE UNA AUDIOCONFERENCIA... 4 CÓMO CAMBIAR EL CÓDIGO DE SEGURIDAD DEL RESPONSABLE... 4 CÓMO ASIGNAR UN CÓDIGO DE SEGURIDAD DE LA CONFERENCIA... 5 ADIESTRAMIENTO Y SERVICIO AL CLIENTE DE READY-ACCESS... 5 INFORMACIÓN DE SUSCRIPCIÓN PARA EL RESPONSABLE Como Responsable de la audioconferencia de Ready- Access, usted recibirá: > Números de discado de entrada Ready-Access permanentes (con y sin cargo/línea gratuita) > Código de acceso de 7 dígitos (que usarán usted y los participantes) > Código de seguridad para el Responsable (que usará únicamente usted como Responsable) > Un kit de bienvenida Ready-Access. La tarjeta de bolsillo Wallet Card es una referencia rápida con información útil para dirigir su conferencia. Los números de discado de entrada, el código de acceso de 7 dígitos y el código de seguridad del Responsable son todo lo que necesita para comenzar una audioconferencia. CÓMO ESTABLECER UNA AUDIO- CONFERENCIA Informe a los participantes de la conferencia la fecha y hora de la llamada. > Comuníqueles su número de teléfono Ready- Access y el código de acceso de 7 dígitos > Para más seguridad, recuerde que el código del Responsable es confidencial Si realiza reuniones con participantes que se encuentran fuera de su país, consulte la sección Número gratuitos 800 de Global para participantes internacionales, que aparece a continuación. La cantidad máxima de participantes que puede ingresar a la conferencia (incluido el Responsable) depende de su suscripción. Esta información se encuentra al frente de su tarjeta Wallet Card. Los participantes que intenten ingresar a la conferencia una vez que se haya ocupado la cantidad máxima de líneas, no podrán hacerlo. Para obtener ayuda con su tipo de suscripción a Ready- Access, comuníquese con Servicio al cliente (consulte la sección Adiestramiento y servicio al cliente de Ready- Access ) a continuación. CÓMO COMENZAR UNA AUDIO- CONFERENCIA Al momento de la audioconferencia, usted como Responsable deberá: 1. Discar su número de teléfono Ready-Access 2. Ingresar su código de acceso de 7 dígitos y presionar 3. Presionar la tecla para identificarse como Responsable, ingresar su código de seguridad y luego presionar 4. Seguir las instrucciones para comenzar su audioconferencia en ese momento o cambiar sus opciones de cuenta 1

2 En el momento de la audioconferencia, los participantes deberán: 1. Discar su número de teléfono Ready-Access 2. Ingresar su código de acceso de 7 dígitos y presionar 3. Si el Responsable ha comenzado la llamada Ready- Access, los participantes ingresarán a la conferencia 4. Si el Responsable no ha comenzado aún la llamada Ready-Access, los participantes escucharán música de espera hasta que comience la conferencia OPCIONES DE CUENTA READY-ACCESS Cambiar las opciones de cuenta lo ayudará a personalizar el modo en que usa su suscripción a Ready- Access. Puede configurar sus propias opciones de cuenta en forma inmediata mediante comandos del teléfono de tonos del menú Ready-Access. Cambiar el código de seguridad del Responsable: únicamente usted como Responsable debe ingresar el código de seguridad del Responsable para comenzar las conferencias de su suscripción a Ready-Access. Cambie su código de seguridad con la frecuencia que desee para mantener la seguridad de la conferencia. Configurar la grabación de nombres: puede colocar la función de opción de grabación de nombres para sus conferencias en ON (activar) u OFF (desactivar). Antes de hacer ingresar a los participantes a la conferencia, el sistema le pedirá a cada participante que diga su nombre y luego presione. Anuncio de ingreso/salida: antes de comenzar una conferencia, puede elegir lo que escuchará cuando sus participantes ingresen o se retiren de la llamada. Durante una conferencia, puede cambiar las opciones de anuncio de ingreso/salida en forma instantánea presionando 3 en su teléfono. Tonos: Cada vez que un participante ingrese o se retire de la conferencia, se escuchará una señal de dos tonos Anuncio de nombres: NOTA: debe configurar la grabación de nombres en ON (ver arriba) para usar la función de anuncio de nombres. A medida que los participantes ingresan en la conferencia, el sistema les pedirá que graben su nombre. Si elige el anuncio de nombres como anuncio de ingreso y salida, los nombres grabados se escucharán cuando los participantes ingresen o se retiren de la conferencia Silencio: no habrá indicación alguna cuando los participantes ingresen o se retiren de la conferencia Autocontinuación: para que cada conferencia de su suscripción continúe cuando se desconecte, coloque la función Autocontinuación en ON (activar). Para que cada conferencia de su suscripción finalice cuando se desconecte, coloque la función Autocontinuación en OFF (desactivar). NOTA: también puede usar el comando de continuación de conferencia para controlar la continuación de su llamada reunión por reunión. Siga estos sencillos pasos para configurar sus opciones de cuenta: 2. Ingrese su código de acceso de 7 dígitos y presione la tecla # 3. Presione la tecla para identificarse como presione 4. Presione 2 para cambiar las opciones de cuenta. Siga las instrucciones para hacer los cambios. Puede cambiar sus opciones de cuenta con la frecuencia que desee. COMANDOS Y FUNCIONES Para que su conferencia esté bien organizada, los siguientes comandos están a su disposición en cualquier momento durante la conferencia. Le permiten controlar quién tiene acceso a la conferencia, silenciar y quitar el silenciador a las líneas, llamar a los participantes, saber cuántas líneas están en conferencia en ese momento, pasar lista, grabar su conferencia, pedir ayuda a un operador y mucho más. Pueden usarse con su teléfono de tonos o su computadora a través de Ready-Access Web Meeting en Internet. No se le cobra cargo alguno por el uso de estas funciones. 2

3 USE READY-ACCESS CON UN TELÉFONO DE TONOS Dirija la audioconferencia desde su teléfono con simples comandos en el teléfono de tonos. Command # # # 9 9 # 1 # Feature Llamar a un participante Hacer ingresar a un nuevo participante Hacer ingresar a un nuevo participante a la conferencia y llamar a un nuevo participante Desconectar una línea y volver a ingresar a la conferencia Desconectar una línea y llamar a otro participante Grabar la conferencia Cambiar el anuncio de ingreso y salida Bloquear una conferencia Desbloquear una conferencia Silenciar una línea Quitar el silenciador a una línea. Continuación de la conferencia Pasar lista (si está activada) Contar a los participantes Silenciar todas las líneas Quitar el silenciador a todas las líneas Activar la función Escuchar únicamente Desactivar la función Escuchar únicamente Solicitar un operador (en conferencia) Solicitar un operador (en subconferencia privada) Enumerar los comandos disponibles USE READY-ACCESS CON WEB MEETING Dirija su audioconferencia Ready-Access desde su computadora con comandos integrados para Web Meeting mediante un simple clic. 1. Comience su audioconferencia Ready-Access (consulte la sección anterior Cómo establecer una audioconferencia ) 2. Visite haga clic en Start/Manage a Conference (Comenzar/Dirigir una conferencia) 3. Ingrese su número de teléfono Ready-Access, su código de acceso de 7 dígitos y el código de seguridad del Responsable y seleccione Login (Iniciar) La interfaz Web Meeting le permite usar los botones de dirección de la conferencia para realizar todas las funciones que también puede realizar con los comandos del teléfono de tonos. OPCIONES Y COMANDOS PARA EL PARTICIPANTE Los participantes también pueden hacer uso de los siguientes comandos del teléfono de tonos, durante la conferencia: Solicitar un operador (en conferencia), Solicitar un operador (en subconferencia privada), Silenciar una línea, Quitar el silenciador a una línea, Pasar lista, Contar los participantes, Enumerar los comandos disponibles. NÚMEROS GRATUITOS 800 DE GLOBAL PARA PARTICIPANTES INTERNACIONALES Los números gratuitos 800 de Global de Ready-Access son número de discado de entrada sin cargo/gratuitos específicos para cada país, que permiten que los participantes de localidades internacionales clave usen Ready-Access de forma económica. Para ver una lista de los países disponibles para su compañía siga estos sencillos pasos: 1. Visite y haga clic en Global 800 Numbers (Números gratuitos 800 de Global) 2. Disque su número de teléfono Ready-Access 3. Ingrese su código de acceso de 7 dígitos 4. Ingrese el código de seguridad del Responsable 5. Haga clic en Login (Iniciar). Aparecerá una lista de números disponibles para su compañía. 6. Comuníquele a cada participante el número gratuito 800 de Global para su país 7. Cada participante discará el número gratuito 800 de Global que usted le haya proporcionado e ingresará el código de acceso de 7 dígitos para ingresar en la conferencia. CÓMO GRABAR UNA AUDIOCONFERENCIA Después de comenzar la conferencia Ready-Access como Responsable, tendrá la posibilidad de grabar una reunión usando el teléfono o Web Meeting. Cómo grabar una conferencia usando el teléfono 1. Comience su audioconferencia Ready-Access (consulte la sección anterior, Cómo establecer una 3

4 audioconferencia ). 2. Para comenzar la grabación presione 2 en el teléfono, luego presione 1 para confirmar que desea comenzar la grabación. El sistema reproducirá un mensaje para notificar a los participantes que la llamada se está grabando. 3. Para finalizar la grabación presione 2 en el teléfono, luego presione 1 para confirmar que desea detener la grabación. El sistema reproducirá un mensaje para notificar a los participantes que ha finalizado la grabación de la llamada. Cómo grabar una conferencia con Web Meeting 1. Inicie la sesión en Web Meeting (consulte la sección anterior Use Ready-Access con Web Meeting ). 2. Para iniciar una grabación con Web Meeting, marque el botón Record (Grabar) en la ficha Conference Controls (Controles de Conferencia). Un cuadro de diálogo le solicitará que le ponga un nombre a su grabación. El sistema reproducirá un mensaje para notificar a los participantes de la conferencia que la llamada se está grabando. 3. Para finalizar la grabación, desmarque el botón Record (Grabar) de la ficha Conference Controls (Controles de conferencia). Un cuadro de diálogo le solicitará que confirme que desea detener la grabación. El sistema reproducirá un mensaje para notificar a los participantes de la conferencia que ha finalizado la grabación de la llamada. > Conexión a Internet > Descarga de Flash player ( ownload.cgi?p1_prod_version=shockwaveflash) Ready-Access está integrado a la herramienta de conferencias Web Meeting de Global Crossing. Como Responsable, también tiene la posibilidad de grabar conferencias que sincronicen el audio y las imágenes de su reunión, como por ejemplo, presentaciones en diapositivas, hojas de cálculo, diagramas de flujo y recorridos por Internet. Para obtener más información acerca de las capacidades de grabación integradas de Ready-Access y Web Meeting, consulte Web Meeting User Guide (Guía del usuario de Web Meeting) en CÓMO MANTENER LA SEGURIDAD DE UNA AUDIOCONFERENCIA > Cambie regularmente el código de seguridad del Responsable > Recuerde que el código de seguridad del Responsable es confidencial > Asigne a su reunión un código de seguridad de la conferencia de 4 a 9 dígitos opcional que los participantes necesitarán para ingresar en la llamada. > Restrinja la cantidad de participantes adicionales a la conferencia (incluido el operador de la conferencia) con los comandos Lock/Unlock (Bloquear/Desbloquear) del teléfono de tonos Cómo tener acceso a una audioconferencia grabada 1. Visite 2. Haga clic en el vínculo Archive Management (Administración de archivos), e ingrese su número de teléfono Ready-Access, el Código de Acceso de 7 dígitos y el código de seguridad del Responsable. 3. La pantalla Archives List (Lista de archivos) mostrará una lista de las conferencias grabadas en su suscripción. Desde esta pantalla, usted puede Enviar por correo electrónico, Descargar, Renombrar y Suprimir las grabaciones. Además, puede agregar un código de Seguridad, obtener un Informe de quién ha tenido acceso a una grabación, obtener Ayuda en línea y Finalizar la sesión. Requisitos para volver a escuchar la grabación: > PC multimedia con parlantes CÓMO CAMBIAR EL CÓDIGO DE SEGURIDAD DEL RESPONSABLE Elija un código de seguridad del responsable que sea fácil de recordar; mantenga su confidencialidad. 2. Ingrese su código de acceso de 7 dígitos y presione la tecla # 3. Presione la tecla para identificarse como presione 4. Seleccione la opción 2 5. Seleccione la opción 1, ingrese su nuevo código de seguridad del Responsable de 4 a 9 dígitos y presione 4

5 CÓMO ASIGNAR UN CÓDIGO DE SEGURIDAD DE LA CONFERENCIA Puede asignar un código de seguridad de la conferencia (4-9 dígitos) para una reunión antes de comenzar la conferencia. Asegúrese de informarles el código de seguridad de la conferencia a todos los participantes antes de realizar la llamada. 2. Ingrese su código de acceso de 7 dígitos y presione 3. Presione la tecla para identificarse como presione 4. Seleccione la opción 1 para comenzar la conferencia 5. Ingrese el código de seguridad de la conferencia de 4-9 dígitos proporcionado a los participantes de la conferencia y presione Si ingresa el código de seguridad de la conferencia, todos los participantes que discan para ingresar a la conferencia deben ingresar el código de seguridad de la conferencia para tener acceso a la reunión. El código de seguridad de la conferencia es válido únicamente para la llamada a la cual se ha conectado en ese momento. Una vez que finalice la llamada, el código de seguridad de la conferencia caducará. La próxima vez que realice una conferencia como Responsable, necesitará asignar otro código de seguridad de la conferencia si desea usar esta función. ADIESTRAMIENTO Y SERVICIO AL CLIENTE DE READY-ACCESS > Ready-Access rápida y fácilmente con nuestro adiestramiento que podrá seguir a su propio ritmo, ingresando en También podrá encontrar actualizaciones de las funciones del producto y otras novedades. > Para hacer consultas o pedir ayuda a Ready- Access, llame a Servicio al cliente al en los EE.UU., al en Canadá o al en el Reino Unido. Para llamadas internacionales, disque Global Crossing Holdings Limited Global Crossing, the 7 Cable Design and Ready-Access are trademarks of Global Crossing Holdings Limited in the United States and other countries. Some services are subject to geographical availability and technological limitation. Other restrictions may apply. Specifications subject to change without notice