Buzón de Conductas No Éticas (Denunciante)

Transcripción

1 Buzón de Conductas No Éticas (Denunciante) Actualización al 8 de Marzo del 2013

2 INDICE Introducción 3 Alcance 4 Validez 5 Cómo realizar una Denuncia? 6 I. Realizar una Nueva Denuncia. 6 Cómo dar seguimiento a una Denuncia? 9 II. Seguimiento a una Denuncia 9 Lista de Distribución 12 Control de Cambios 13 Página 2 de 13

3 INTRODUCCIÓN Como parte del proceso de Institucionalización que están viviendo las empresas pertenecientes al Grupo Bocar (en lo sucesivo Grupo Bocar) y a fin de conocer de manera clara, oportuna y de manera confidencial cualquier desviación o irregularidad a nuestro Código de Conducta, Valores, Sistema de Control Interno (Políticas y Procedimientos), así como Leyes y Regulaciones, hemos creado el Buzón de Conductas No Éticas. El Buzón de Conductas No Éticas, tiene como objetivo ser el medio de comunicación confiable y oportuno para que: nuestros clientes, proveedores, trabajadores o cualquier persona externa a Grupo Bocar nos informe y pueda verificar el estatus de la desviación denunciada y así promover la sana convivencia de las personas que integran el Grupo, el trato honesto y transparente con las personas e instituciones con quienes interactúa. Para llevar a cabo alguna denuncia existen dos medios de comunicación, a través del Buzón de Conductas No Éticas Electrónico, o bien a través de los siguientes números: de cualquier parte del D.F o área metropolitana, BOCAR (26227) de cualquier parte de la Republica Mexicana, o al de cualquier parte del mundo. El Buzón de Conductas No Éticas esta disponible las 24 horas los 365 días del año. BENEFICIOS DE CONTAR CON EL BUZÓN DE CONDUCTAS NO ÉTICAS. En el Buzón de Conductas No Éticas contamos con independencia para conocer, tratar y resolver cualquier posible desviación o irregularidad, ofreciendo un mecanismo de diálogo continuo con el denunciante, manteniendo en todo momento confidencialidad y objetividad en la investigación de la denuncia. Para todos los reportes que se reciban, ya sea de manera electrónica o telefónica, el denunciante recibirá un número de reporte en el cual tendrá la facilidad de crear su propia contraseña para poder verificar el estatus de la desviación denunciada, así como monitorear las actividades posteriores a la denuncia llevadas a cabo por Grupo Bocar. Página 3 de 13

4 ALCANCE El presente documento te llevará paso a paso desde como se realiza una denuncia hasta que ésta es dictaminada y las acciones tomadas por Grupo Bocar para solucionar la situación que identificaste, pudiendo identificar las acciones que deberás realizar para darle seguimiento e identificar si es necesario que brindes mayor información del caso. Página 4 de 13

5 VALIDEZ El Buzón de Conductas No Éticas aplica para Clientes, Proveedores, Trabajadores o cualquier persona externa a Grupo Bocar que considere que el comportamiento de los colaboradores de las empresas integrantes de Grupo Bocar no se apega a Leyes y Regulaciones aplicables a nuestra actividad, a nuestros Valores, Sistema de Control Interno (Políticas y Procedimientos) o Código de Conducta ocasionando o pudiendo causar algún daño o perjuicio a su persona, la de un tercero o la del mismo Grupo. Página 5 de 13

6 Cómo realizar una Denuncia? I. Realizar una Nueva Denuncia. 1. Dar click en el botón Denuncias y posteriormente en Nueva Denuncia. 2. Una vez seleccionada la opción nueva denuncia aparecerá la pantalla Alta de denuncia, en la cual debes registrar los datos obligatorios correspondientes a tu denuncia, como se muestra a continuación: Selecciona la Planta a la que perteneces. En caso de no ser trabajador, seleccionar N/A Selecciona tipo de denunciante: Cliente, Proveedor ó Trabajador.. Selecciona la fecha en que ocurrió la desviación. Ingresa tu Nombre completo. Selecciona Tipo de Denuncia. Página 6 de 13

7 Ingresa Nombre de las personas que tienen conocimiento del caso (involucrados y no involucrados). Ingresa el detalle de la denuncia: Qué, Cómo, Cuándo y Dónde sucedió la desviación. Indica si estabas presente cuando ocurrieron los hechos. Selecciona si afectó directamente la desviación. 3. Campo Infractores: En caso de tener información de los posibles infractores, deberás ingresar los campos siguientes. Nombre Completo del posible infractor. Correo electrónico del posible infractor. Nota: Antes de introducir información relativa a posibles infractores, asegurarse de tener los datos correctos. Este campo no es limitativo. Al concluir dar click en botón Agregar 4. Adjuntar archivo (posible evidencia): En caso de contar con un archivo que forme parte de una evidencia, podrás adjuntarlo a tu denuncia dando click en botón Seleccionar. Página 7 de 13

8 5. Se abrirá una nueva ventana, en donde se debe seleccionar el archivo que se desea subir, él cual debe ser menor a 10 MB y finalmente dar click en el botón Abrir. 6. Una vez seleccionado el archivo adjunto, podrás visualizarlo en tu denuncia; en caso de querer eliminarlo dar click en la opción Quitar. 7. Una vez anexado el archivo posible evidencia, es necesario introducir el campo obligatorio Código de Seguridad, en donde se debe escribir los caracteres desplegados y dar click en botón Guardar. Se muestra un ejemplo de cómo realizarlo. 8. Para finalizar el proceso de alta de denuncia, debes crear un password para dar seguimiento a tu denuncia y finalmente dar click en botón Guardar. El sistema te asignará un número de folio, el cual debes conservar ya que es necesario para dar seguimiento a tu denuncia. Nota: Es de suma importancia que el password creado por el denunciante lo conserve con responsabilidad, ya que será solicitado para dar seguimiento a la denuncia. De lo contrario será imposible conocer la situación de tu denuncia. Página 8 de 13

9 Cómo dar seguimiento a una Denuncia? II. Seguimiento a una Denuncia 1. Dar click en el botón denuncias y posteriormente en seguimiento. 2. A continuación se desplegará una ventana como se muestra abajo, en donde es necesario introducir el número de folio que te fue asignado y la contraseña que creaste al realizar tu denuncia y finalmente dar click en el botón Buscar. Página 9 de 13

10 3. Se mostrará la venta Seguimiento de denuncia, en donde podrás identificar: Folio de la denuncia (número de folio asignado),dictamen, fecha de dictamen, estatus, tipo de denuncia (tipo de denuncia en donde fue clasificada) 4. Información Adicional de Denunciante: Campo donde el denunciante puede registrar información para soportar o complementar la denuncia. Para accesar a este campo debes dar click en el botón Agregar Información. Una vez que ingresaste al apartado Agregar Información se mostrará una ventana (visualizar en la parte de abajo) en la que podrás describir información que deseas incluir. Para concluir este proceso dar click en el botón Agregar. 5. Información solicitada: Campo en el que puedes identificar cualquier información relevante o solicitada por quien atiende tu denuncia. Página 10 de 13

11 6. Adjuntar archivos. Tiene como finalidad agregar evidencia o información solicitada. Por lo que debes dar click en botón Seleccionar en la parte de adjuntar archivos y posteriormente seleccionar el archivo que desea incorporar, el cual no debe ser mayor de 10 MB. Nota: La información agregada por el denunciante no se podrá eliminar. 7. Código de Seguridad: Se debe escribir los caracteres desplegados y dar click en botón Guardar. Se muestra un ejemplo de cómo realizarlo. 8. Denuncia Registrada: Una vez concluido el complemento de la denuncia podrás visualizar la denuncia realizada, la cual no puede ser modificada, ni eliminada. Página 11 de 13

12 LISTA DE DISTRIBUCIÓN COPIA DEPARTAMENTO / ÁREA ASIGNADA A 1 Auditoría Interna Claudia Rojas Página 12 de 13

13 CONTROL DE CAMBIOS REVISIÓN FECHA CAMBIO O MODIFICACIÓN 0 8/03 /13 Creación de Manual Página 13 de 13