ESE HOSPITAL DEPARTAMENTAL UNIVERSITARIO SANTA SOFIA DE CALDAS PLAN ANUAL DE COMPRAS 2013 INTRODUCCION

Transcripción

1 ESE HOSPITAL DEPARTAMENTAL UNIVERSITARIO SANTA SOFIA DE CALDAS PLAN ANUAL DE COMPRAS 2013 INTRODUCCION El presente Plan de Compras está proyectado en fortalecer la prestación de los servicios de salud ofertados por el Hospital Departamental Universitario Santa Sofía, donde se tenga en cuenta el grado de prioridad y relevancia en el suministro de elementos medico quirúrgicos, medicamentos, material para laboratorio, rayos x entre otros. Los Hospitales al ser parte o al enfrentarse a redes de prestación de servicios y remisiones, compiten no solo con la vecindad inmediata sino con instituciones de la localidad y de la ciudad, puesto que de ello depende el éxito. Para ser competitivos hay que hacer grandes cambios, en los métodos y exigencias, en la forma de concebir, administrar y organizar los hospitales. Esto conlleva a proponer e implantar nuevas formas de organización aprovechando la irrupción de la tecnología y concepciones modernas sobre la forma de organizar el trabajo, planeando de forma estratégica los planes y proyectos a cumplir en el desarrollo de las instituciones.

2 Las directrices gerenciales deseosas de ir con el cambio para convertirse en una área exitosa y competitiva ve la necesidad de encaminar todos los esfuerzos al mejoramiento de la calidad en búsqueda de tomar las decisiones que conduzcan a la Institución sobre su razón de ser, sus valores, filosofía y principios fundamentales, sus condiciones generales de operación y así darle un nuevo enfoque de dirección a fin de convertirlo en uno de los mejores del sector público. Porque es nuestro deber como empresa social del Estado proteger y dar la mejor asignación de los recursos, el Hospital Departamental Universitario Santa Sofía propenderá, con la ayuda de cada uno de sus funcionarios y/o contratistas, por el mejoramiento continuo con calidez y eficacia; identificando, valorando y minimizando eventos y riesgos que puedan afectar el normal funcionamiento de la institución, logrando así el adecuado manejo y aprovechamiento de los recursos con el fin de mitigar cualquier riesgo de insuficiencia de insumos y el impacto que este puede generar en la institución. El plan de compras para el Hospital Departamental Universitario Santa Sofía es una herramienta que permite visualizar la forma en que se llevará a cabo la ejecución de adquisición de los diferentes insumos, y productos que requiere la institución para la vigencia de un período específico. Y es esta la razón, por la cual se requiere convertirlo en un instrumento de consulta y seguimiento para cualquier tipo de compra que se requiera en el hospital, dado que de no tenerlo y no darle la validez requerida, las compras en la institución se desfasaran y será difícil hacer un seguimiento de las causas por la cual se presenta este hecho.

3 El plan de compra no solo debe contener cada uno de los elementos sino que este debe ir integrado con la parte presupuestal de la institución, a fin de que este sea más ajustado a la realidad financiera, pues de no ser así el plan no funcionaría ni se haría operativo. Este instrumento no es una herramienta inflexible, por el contrario debe permitir hacerle los diferentes ajustes a fin de que este siempre compaginado con la realidad cambiante de la institución; pero sin volverlo cambiante a todo momento, por el contrario este debe irse estandarizando al final del periodo tener una herramienta que se ajuste a la realidad del Hospital. El plan de compras, es una herramienta gerencial es un instrumento que le permite al Estado cumplir con su misión (ver art. 2 de la C.P). La forma como está relacionado con el Plan de Desarrollo; Plan Operativo de Inversiones y el Presupuesto Anual. Además en él se deben reflejar la Misión, los Objetivos, las políticas, las estrategias, el Plan de acción de la entidad pública respectiva. Pertinencia y coherencia. Es un instrumento de programación y planificación, que se convierte en una herramienta para apoyar el control de gestión. Los planes definidos de compras permiten una mejor organización y una mayor eficiencia en las operaciones del departamento de compras, con la correspondiente reducción en los costos y una mejor planificación del flujo de efectivo El Plan Anual de Compras es susceptible de ser modificado, dado que toda planificación inicial puede verse alterada por diversos motivos externos e internos. Sin embargo es importante que como parte del proceso se realice un seguimiento periódico al cumplimiento, detectando las desviaciones y sus causas, de tal modo que con este

4 instrumento se aporte al mejoramiento de la gestión de compras institucional. JUSTIFICACIÓN El plan de compras se elaboro teniendo en cuenta los principios de economía, imparcialidad, eficiencia, con el fin de garantizar el adecuado funcionamiento de la Entidad y dentro de los parámetros de cantidad, calidad y oportunidad. Objetivo General Lograr que el plan de compras visualice y presupueste cada una de las necesidades en cuanto a bienes o servicios, a fin de satisfacer las necesidades de cada una de las áreas del hospital y que en últimas se vea reflejado en la prestación a los usuarios de nuestros servicios. Objetivos Específicos 1. Incluir en el plan, las necesidades de cada una de las áreas que conforman la institución. 2.Convertir el Plan de Compras en una herramienta de gestión administrativa efectiva para el uso racional y estratégico de los recursos públicos. 2. Ser referente para la toma de decisiones en cuanto a las compras de bienes

5 3. Determinar la adquisición real de insumos, teniendo en cuenta los saldos de almacén v/s necesidades reales. 4. Desarrollar habilidades y competencias para su programación, elaboración, ejecución control y evaluación, dentro de un marco de gerencia efectiva. 5. Concientizar sobre la necesidad de realizar las compras con ética y responsabilidad social. FUNDAMENTOS DEL PLAN El área de Compras y Suministros, al igual que las personas que lo conforman tienen necesidades y existe una compatibilidad potencial entre las necesidades organizacionales y las individuales, siendo claro que la efectividad se logra en la medida en que la organización se estructure para que las personas puedan satisfacer a través de sus labores las necesidades propias y las del hospital. Para lograr lo anterior el área de suministros jerarquizó sus necesidades de la siguiente manera: 1. De demanda: Por la situación geográfica en que encontramos el Hospital Departamental Santa Sofía presenta una gran demanda de servicios, por lo que el gran reto del Hospital radica en poder brindar una adecuada cobertura, mediante un portafolio y calidad de los servicios. 2. De recursos: Para satisfacer la demanda se requiere de recursos de variada naturaleza acorde a un portafolio de servicios, y el cumplimiento de esta depende de la disponibilidad de ciertos recursos y del tamaño de la institución, relacionado con el

6 incremento de su capacidad de atención, sus niveles de productividad y en general la competitividad de la institución. 3. De eficiencia: Con frecuencia, la meta de las instituciones es prestar un servicio a como de lugar, perdiendo de vista el hecho de como se logro y de que manera se utilizaron los recursos para la consecución del objetivo, esto hace necesario un cambio radical. 4. De eficacia: El Área de Compras y Suministros tiene la obligación de ser eficaz en cuanto al cumplimiento de sus objetivos, los resultados son la satisfacción del cliente interno y externo a través del servicio mediante calidad oportuna, buen servicio y precio. FASES DEL PLAN DE COMPRAS. 1) Identificación y programación de necesidades. Esta determinado por el grado de precisión y la manera exacta posible y dentro de los limites presupuestales, con que se establezcan los requerimientos de los elementos de consumo y devolutivos que el hospital consume en un periodo determinado. 2) Adquisición razonable. Consiste en adquirir los insumos de la calidad especificada, en la cantidad requerida, en el momento oportuno y el precio más favorable posible.

7 3) Recepción y almacenamiento adecuado. Se alcanza el éxito cuando en el hospital ingresan únicamente los elementos con las especificaciones pactadas con el proveedor, la calidad, cantidad, presentación y precio, entre otras. El almacenaje es el conjunto de actividades que tienen por objeto conservar, manipular y distribuir los elementos que las diferentes áreas adquiere para la normal prestación de los servicios. 4) Distribución oportuna. La distribución se debe realizar teniendo en cuenta las características intrínsecas, físicas o de utilización, para ello es importante tener en cuenta los pedidos, así como la infraestructura con que cuenta la dependencia solicitante de los elementos. 5) Control de uso. El control debe tomarse como un atributo más del proceso y en términos del sistema, dado que es vital para la supervivencia del hospital, complementándolo con el más adecuado sistema de información basado en la retroalimentación oportuna en cada una de las fases del plan de compras.

8 PRODUCTIVIDAD DEL PLAN DE COMPRAS. La productividad de los insumos se debe mirar como la efectividad de lo comprado versus la acción en el paciente y/o servicio que solicito los insumos, en esta parte no se debe tomar como la relación entre lo producido y lo consumido, puesto que nuestro resultado final es la satisfacción en el usuario y no la producción de bienes. En esta parte se debe tener claridad que la productividad no hace referencia a cantidad de producción (número de consultas o tratamientos), sino a la oportunidad, calidad y eficacia con que obran los medicamentos en los diagnósticos médicos o la compra correcta de un bien. Incrementar la productividad, requiere de una serie de cambios que deben comenzar por los paradigmas o principios que rigen la administración del hospital. Se debe orientar los esfuerzos, simultáneamente, hacia lograr la satisfacción total del cliente, (eficacia), y hacia la optima utilización de los insumos (eficiencia). METODOLOGIA La proyección del plan anual de compras se realizo teniendo en cuenta los consumos realizados por los diferentes centros de costos del área asistencial y administrativa durante el año 2012 y el crecimiento esperado de los servicios. Se considero el inventario existente a 31 de Octubre de La racionalización y el control al gasto es la principal política de la administración. Dicha política se ha tomado como referencia básica

9 para la compra de medicamentos, material médico quirúrgico, reactivos y equipos teniendo en cuenta el IPC para el La proyección se realizo teniendo en cuenta el consumo promedio mensual de medicamentos, material médico quirúrgico, reactivos y elementos de la vigencia 2012 y el crecimiento esperado. Elaboro Claudia G