EQUIPO CONSULTOR Y EQUIPO DE MEJORA CONTINUA PREPARADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR: VERSIÓN Nº: 1 FECHA DE EMISIÓN: 15/09/07

Transcripción

1 MS.NI.LI MINISTERIO DE SALUD DE COSTA RICA - NIVEL INTRAINSTITUCIONAL ÁREA DE GESTIÓN: SOPORTE LOGÍSTICO Y ADMINISTRATIVO PREPARADO POR: VALIDADO POR : EQUIPO CONSULTOR Y EQUIPO DE MEJORA CONTINUA EQUIPOS DE MEJORA CONTINUA LIC. BERNARDITA IROLA BONILA LIC. IRMA DELGADO UMAÑA LIC. DORIS CONTRERAS PIZARRO LIC. BERNARDITA IROLA BONILA LIC. IRMA DELGADO UMAÑA LIC. DORIS CONTRERAS PIZARRO REVISADO POR: APROBADO POR: VERSIÓN Nº: FECHA DE EMISIÓN: 5/09/07

2 PÁGINA DE 7. Introducción La Ley General de Control Interno establece en el artículo N -22, inciso e), que compete a la Auditoría Interna autorizar, mediante razón de apertura, los libros de contabilidad y de actas que deban llevar los órganos sujetos a su competencia institucional y otros libros que, a criterio del auditor interno, sean necesarios para el fortalecimiento del sistema de control interno.asesorar, en materia de su competencia, al jerarca del cual depende. La Contraloría General de la República indica, en el Manual de rmas para la legalización de libros, que el proceso de legalización de los libros de los entes y órganos que conforman la Hacienda Pública, cumple con el propósito de garantizar razonablemente a los usuarios de la información, que al menos los libros que la incorporan no han sufrido o puedan sufrir un proceso de manipulación que ponga en duda su autenticidad y, por tanto, la información que contienen. El presente procedimiento se elaboró con el objetivo de contar con un instrumento de control en materia de legalización de libros, que permita determinar el número y la dependencia a las cuales se les ha practicado dicha acción, con el propósito de fortalecer el sistema de control interno y cumplir con la normativa vigente. 2. Objetivo Legalizar los libros contables y libros de actas de las Dependencias del Ministerio de Salud, de acuerdo a la normativa emitida por la Contraloría General de la República, con el propósito de fortalecer el sistema de control interno y cumplir con la normativa vigente. 3. Alcance Unidades organizativas del Ministerio de Salud de Costa Rica que manejan libros contables y de actas. 4. Definiciones Para mayor comprensión de este procedimiento se necesita tener como referencia los siguientes conceptos, que están definidos en el Glosario del Manual de Procedimientos del Ministerio de Salud. Área de Dirección Legalización Indicadores 5. Referencias Ley General de Control Interno Nº Manual sobre rmas Técnicas que deben observar las unidades de Auditoría Interna Públicas en la Legalización de Libros. Manual de rmas Generales de Control Interno para la Contraloría General de la República y las Entidades y Órganos Sujetos a su Fiscalización. Manual de rmas Generales de Auditoría para el Sector Público.

3 PÁGINA 2 DE 7 Manual de rmas para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público. Toda la reglamentación vigente y vinculante. 6. Responsable La Dirección General de Auditoria es la responsable de la ejecución de este procedimiento. La Asistente Administrativa es responsable de recibir, registrar y analizar las solicitudes, así como de verificar que se cumplan los requisitos que establecen las normas. El área de Gestión Administrativa Financiera es la responsable de revisar los libros de cierre y de preparar un Oficio de Legalización e Informe Final con los comentaros o hallazgos encontrados. El área de Dirección es responsable de revisar los diferentes Informes y firmar el Oficio de Legalización. La Jefatura de la Dependencia solicitante es responsable de realizar las correcciones a la solicitud para cumplir con los requisitos, recibir libros legalizados e incorporar las recomendaciones. 7. Procedimiento 7.. Recibir Solicitud de Libros La legalización de libros se llevará a cabo por solicitud escrita a la Dirección de Auditoría Interna, de las instancias responsables de llevarlos. La Asistente Administrativa recibe la solicitud por cualquiera de los siguientes conceptos: apertura de un libro nuevo, reposición de libro, cambio de libro o por la consecutividad en los libros. En todos los casos, debe realizar una verificación de los requisitos, de acuerdo a las normas se deben presentar, tal como solicitud de legalización con su respectivo libro nuevo, en caso de consecutividad del libro, revisa que los folios estén completos y en buen estado, en los casos de reposición (robo, extravío o incendio), solicitar la certificación proveniente de la instancia correspondiente. Cuando los libros se presentan en hojas sueltas, se revisa que estén foliadas y que tengan impreso el logotipo o nombre de la Dirección. Concluida esta fase preliminar, la asistente administrativa comunicará al Área de Dirección, en el caso que presente alguna inconsistencia, el área de Dirección procede a devolver mediante nota la solicitud de trámite. todo está bien, el área de Dirección autorizará el trámite de apertura de los libros sean de contabilidad, de actas, entre otros de los órganos sujetos a su jurisdicción institucional Realizar la apertura de Libros Nuevos Cuando se reciben los libros para legalizar se deberá verificar que estén en buen estado, no estén iniciados, los folios estén numerados en forma consecutiva. Esta apertura de libros de legalización se presenta por las siguientes razones: Por la apertura de libros nuevos

4 PÁGINA 3 DE 7 Por la reposición de libros Por Cambio de Libro Por la consecutividad en los libros La apertura de los libros la realizará la asistente administrativa y se ejecutará mediante la aplicación del sello de la Auditoría Interna en cada folio que conforma el libro y de un sello que contendrá al menos la siguiente información: Número de asiento Número de tomo Tipo de libro mbre del órgano solicitante Número de Folios que contiene el Libro Fecha del Asiento Firma de la Directora o Subdirector (a) Una vez concluido este proceso, lo traslada al área de Dirección para su revisión y firma, así como para la emisión de la nota de remisión del libro debidamente legalizado, en esta nota se debe indicar si existe un libro anterior que se cerró, así como las debilidades encontradas en la revisión realizada con las respectivas recomendaciones Registrar apertura en los Libros Nuevos Una vez consignada la razón de apertura, la asistente administrativa, registrará en el control individual (apertura y cierre) manual y computadorizado de legalización por tipo de libro, según corresponda. Este registro deberá contener al menos la siguiente información: Fecha Número Tipo de solicitud ( apertura de este caso ) Órgano solicitante Número de Tomo Fecha de Recibo Número y Fecha del Asiento ( que corresponde a la de la apertura en este caso ) Número y Fecha del Acta de Destrucción Este libro deberá llevarse actualizado 7.4. Entregar al Solicitante La asistente administrativa solicitará cédula de identidad de la persona autorizada a realizar el retiro del libro legalizado, en el caso que se autorice a otra persona, deberá aportar una nota de autorización del responsable. Una vez que se haya cumplido con el proceso anterior, el área de Dirección autorizará a la asistente administrativa la entrega de los libros y esta solicitará a la persona quién hace el retiro, la firma en el libro control comentado en el punto 7.3 del presente manual.

5 PÁGINA 4 DE Realizar la Reposición de Libros La reposición de libros se presenta por dos situaciones: Por Robo o Extravío Por Incendio Para realizar la apertura de libros que se reponen en caso de robo o extravío, se debe solicitar una denuncia ante el Juzgado Contravencional Primero Circuito Judicial, y que se hayan realizado dos publicaciones en La Gaceta y una en uno de los diarios de mayor circulación nacional. Para la apertura de libros que se reponen en caso de pérdida por incendio, se debe solicitar una certificación del Instituto Nacional de Seguros y que se hayan realizado dos publicaciones en La Gaceta y una en uno de los diarios de mayor circulación nacional Revisar Requisitos para Reposición de Libros Como se indicó en punto N -7., la asistente administrativa, debe revisar que la unidad solicitante que requiera de una reposición de libros, presente de previo al trámite de apertura la documentación mencionada en el punto. 7.5, a fin de verificar que ha habido una gestión administrativa tendiente a esclarecer el robo o extravío, o la ocurrencia del siniestro, que brinde la certeza razonable de que la solicitud para legalizar nuevos libros obedece verdaderamente a un hecho excepcional. Constatados los requisitos para reposición, se procede a realizar el paso de los puntos 7.2, 7.3 y 7.4, de este manual Por Cambio de Tipo de Libro El cambio de tipo de libro se hará solamente una vez y se considera como una nueva legalización. endo así, el cambio puede hacerse si el libro no se ha iniciado, o si se ha iniciado con información que corresponde plenamente al tipo de libro para el que se solicita el cambio. Cuando se realice el cambio de tipo de libro, se hará la aclaración abajo del sello de apertura inicial y se estampará un nuevo sello de apertura Realizar la Revisión por Cambio de Tipo de Libro Esta revisión consiste en anular el asiento en el registro de control general establecido por el área de Dirección, con la debida nota sobre el cambio, e indicándose el asiento donde se anotará la nueva información. Igualmente, el registro de control individual comentado en el punto N -7.3, de este manual, debe anularse haciendo la indicación del cambio, y proceder a confeccionar el nuevo documento. Constatados los requisitos para reposición, se procede a realizar el paso de los puntos 7.2, 7.3 y 7.4, de este manual Por Continuidad en los Libros Es requisito indispensable para la apertura de estos libros, que si exista un tomo anterior y se efectúe primero su razón de cierre, para garantizar la consecutividad cronológica de los hechos registrados y mantener un control adecuado sobre los libros.

6 PÁGINA 5 DE Realizar la revisión del Libro de cierre El área de Dirección trasladara al área de gestión financiera y administrativa el libro para que se designe un auditor, para que revise en forma más exhaustiva del contenido de los libros, en la que se emitirá una nota de lo analizado, la cual se enviará al área de Dirección para que proceda a efectuar las gestiones correspondientes, ante los solicitantes. Esto aunado a la revisión previa que hace la asistente administrativa; que consiste en verificar que todos los folios se presenten en buen estado y tengan numeración consecutiva, así como impreso el nombre o logotipo institucional, si se trata de hojas sueltas o fórmulas continuas y que se haya efectuado la razón del cierre del tomo anterior. En el caso de que la revisión no cumpla con los aspectos comentados anteriormente se procede al siguiente paso. 7.. Solicitar justificación la revisión no es satisfactoria, deberá informar al área de Dirección, para que sea la jefatura quién designe a un funcionario o sea ésta quién prepare un borrador de oficio de devolución, con indicación de las razones por las cuales no es posible efectuar la legalización. la justificación es satisfactoria, se procede al sellado del libro de cierre Realizar el Sellado de Cierre El cierre de los libros lo realizará la asistente administrativa y se ejecutará después de verificar que el tomo se encuentre debidamente encuadernado, que no se hayan arrancado hojas o alterado de cualquier forma la encuadernación o foliación, que los folios inutilizados o anulados figuren en el lugar que les corresponde con las aclaraciones del caso, que las transcripciones sean nítidas, sin renglones en blanco que hagan dudar de su legitimidad, que las actas estén en orden consecutivo interno y en relación con el libro anterior, debidamente suscritas por los funcionarios competentes. Mediante el cumplimiento de estos requisitos se mantendrá la consecutividad de los tomos y la labor de archivo será más eficiente y eficaz, todo lo cual tiende a fortalecer el control documental. En consecuencia, el cierre queda sujeto a la adecuada encuadernación, entendiéndose por esta a la acción y efecto de unir las hojas mediante cosido o pegado y con sus respectivas cubiertas. Constatados los requisitos por continuidad de libros, se procede a realizar el paso de los puntos 7.2, 7.3 y 7.4, de este manual.

7 PÁGINA 6 DE 7 8. Indicadores del Desempeño Indicadores de Impacto % de solicitantes satisfechos con la legalización de Libros: Se valora el porcentaje de los solicitantes que se han presentado a la auditoría interna. Días promedio en la tramitación de Libros legalizados: Se valora los días utilizados en cuánto del tiempo de entrega de los libros. Indicadores de Gestión Libros Legalizados por la Auditoría Interna: Número de libros legalizados, con relación al número de instituciones y Unidades que le corresponde atender la auditoría interna. Costo Promedio de la legalización de libros con las Acciones de Auditoría: Se estima el costo de la legalización de libros con todas las acciones que debe realizar la auditoría interna.

8 PÁGINA 7 DE 7 9. Diagrama Diagrama de Flujo Proceso de Nivel 2: Legalización de Libros Código: MS.NI.LI Unidad organizativa: Dirección General de Auditoría Elaborado por: Versión 2 Fuente: Fecha elaboración: Hoja de 2 Actividades Código Descripción Dirección General de Auditoría Unidad Organizativa Flujo Información Detalle Flujo de Información INICIO Solicitud escrita de legalización de Libros de las instancias responsables 7. Recibir solicitud de Libros Se trata de la apertura de Libros nuevos? Realizar la apertura de Libros nuevos Trasladar a la Dirección para su revisión y firma. Registrar la apertura de Libros nuevos Entregar al solicitante Se trata de la reposición de Libros? 7.5 Realizar la reposición de Libros 7.6 Revisar los requisitos para la Reposición de Libros Los requisitos se cumplen de manera satisfactoria? 2 Informar al solicitante de requisitos faltantes Se trata del cambio por tipo de libro? 7.7 Por cambio de tipo de libro 7.8 Realizar la revisión por cambio de tipo de libro 4 3

9 PÁGINA 8 DE 7 Diagrama de Flujo Proceso de Nivel 2: Legalización de Libros Código: MS.NI.LI Unidad organizativa: Dirección General de Auditoría Elaborado por: Versión 2 Fuente: Fecha elaboración: Hoja 2 de 2 Actividades Código Descripción Dirección General de Auditoría Unidad Organizativa Área de Gestión Financiera Flujo Información Detalle Flujo de Información 3 Los requisitos se cumplen de manera satisfactoria? 2 Informar al solicitante de requisitos faltantes 7.9 Por continuidad en los Libros 4 Trasladar al área de gestión financiera y administrativa el libro 7.0 Realizar la revisión del Libro de cierre Enviar nota de análisis a la Dirección La revisión cumple con los aspectos requeridos? 7. Solicitar justificación 7.2 Realizar el sellado de cierre Los requisitos se cumplen de manera satisfactoria? 2 Informar al solicitante de requisitos faltantes FIN Libros legalizados según solicitud