AUDITORíA INTERNA CONSEJO NACIONAL DE VIALIDAD ( AULL )

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1 VIalidad AUDITORIA INTERNA Tel: (506) AUDITORíA INTERNA CONSEJO NACIONAL DE VIALIDAD ( ) INFORME AUTORIZACiÓN DE CIERRE DEL TOMO NÚMERO 1 Y APERTURA DEL TOMO NÚMERO 2 DEL LIBRO DENOMINADO "ACTAS DE LA COMISiÓN DE CONTROL INTERNO INSTITUCIONAL" MARZO,

2 Página ii de ii ( ) INFORME AUTORIZACiÓN DE CIERRE DEL TOMO NÚMERO 1 Y APERTURA DEL TOMO NÚMERO 2 DEL LIBRO DENOMINADO "ACTAS DE LA COMISiÓN DE CONTROL INTERNO INSTITUCIONAL" CONTENIDO 1 -INTRODUCCiÓN ORIGEN DEL ESTUDIO OBJETIVO GENERAL ALCANCE DEL ESTUDIO METODOLOGíA UTILIZADA REVISiÓN PARA EL CIERRE DEL TOMO N REVISiÓN PARA LA APERTURA DEL TOMO N oo oo CONCLUSiONES RECOMENDACIONES

3 Página 1 de 5 1 -INTRODUCCiÓN 1.1 ORIGEN DEL ESTUDIO El presente estudio se real iza en cumplim iento al punto XV del Plan Anual de Trabajo del 2015 de la Auditoría Interna, atendiendo la solicitud formulada por la Unidad de Control Interno según oficio CCIt (1352) de 25 de febrero de OBJETIVO GENERAL Determinar la condición actual de dos libros legalizados a la Comisión de Control Interno, que permita verificar el cumplimiento y requisitos de los libros, para su cierre y apertura así como su custodia, manipulación y registro de la información. 1.3 ALCANCE DEL ESTUDIO El estudio comprendió la revisión de los registros del Libro denominado "Actas de la Comisión de Control Interno Institucional" de los aspectos generales de la documentación desde el 31 de marzo de 2011 al 13 de junio de 2013, acorde con las competencias de la Auditoría Interna y la normativa vigente. 1.4 METODOLOGíA UTILIZADA Para este informe de legalización de libros de la Unidad de Control Interno. se realizó una investigación documental de los registros administrativos (registros directos) de manera sistemática en donde se recolecta, evalúa, verifica y sintetiza observaciones en relación con las prácticas utilizadas en el libro legalizado. También, se hace uso de la información que se registra en el control de la auditoría, como es el nombre del órgano solicitante, tipo de libro legalizado, número de asiento, número de tomo, número de folios que componen el libro legalizado, fecha del asiento de apertura, fecha del asiento de cierre, firma de quien autoriza, entre otros elementos del Control Interno, y se fundamenta con el fin del cumplimiento de la siguiente normativa: Ley N" 7798 "Ley de creación del CONAVI" Ley N" 8292 "Ley General de Control Interno".

4 Página 2 de 5 Ley W 8422 "Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública" y su reglamento Decreto W Ley N 6227 "Ley General de la Administración Pública". Decreto N MOPT "Reglamento de Organización y Funcionamiento de la Auditoría Interna del Consejo Nacional de Vialidad". Decreto N MOPT "Reglamento Autónomo de Servicios del Consejo Nacional de Vialidad". Normas Generales de Auditoría para el Sector Público (R-DC ) Normas de Control interno para el Sector Público (N CO-DFOE) Normas para el Ejercicio de la Auditoria Interna en el Sector Público (R-DC ) Normas Técnicas para la Gestión y Control de las Tecnologías de Información (N CO DFOE) Dictamen C y C de la Procuraduría General de la Republica. 2-S0BRE LOS RESULTADOS REVISiÓN PARA EL CIERRE DEL TOMO N" 1 Se revisó la nota de remisión de los libros de la Unidad de Control Interno, y que el Tomo N" 1 esté compuesto por 111 folios consecutivos; verificando su correspondencia con la cantidad de los folios autorizados (inicio, cierre y anulados), así como su estado de conservación. 1. El Tomo N 1 inicia en el folio número 1 con el sello de apertura de esta Dirección, y finaliza en el folio Se ubicaron 18 actas realizadas por la Comisión de Control Interno, incluida en el libro legalizado, que se muestran en las siguientes tablas: Tabla 1 Composición de los registros del libro denominado '"Actas de la Comisión de Control Interno Institucional'" 2011 N Número de Sesión Año Fecha Ubicación en Follo 1 Ordinaria jueves, 31 de marzo de Ordinario martes, 14 de junio de Ordinario viernes, 19 de agosto de 29' I 12 4 Ordinario lunes, 12 de septiembre de Ordinario martes. O 1 de noviembre de Consejo Nacional de Vialidad. Tel.' (506) Apdo San José, Costa Rica

5 II mazo, 2015 Página 3 de 5 Toblo 2 Composición de los registros del libro denominado "Actos de lo Comisión de Control Interno Institucional" 2012 N Número de Sesión Año Fecho Ubicación en Follo 4 Extraordinario martes, 17 de enero de _-. Ordinario viernes, 10 de febrero de Ordinario jueves, 12 de abril de Ordinario martes, 29 de moyo de Ordinario viernes, 31 de agosto de _ Ordinario jueves, 13 de septiembre de _.. _- - 7 Ordinario miércoles, 31 de octubre de _ 66.._--- 8 Ordinario jueves, 29 de noviembre de Toblo 3 Composición de los registros del libro denominado "Actos de lo Comisión de Control Interno Institucional" 2013 Número de N Año Fecho Ubicación en Follo Sesión Ordinario viernes, 08 de febrero de Ordinario lunes, 04 de marzo de Ordinario miércoles, 03 de abril de Ordinario miércoles, 24 de abril de " _."'_.. _ ~.. 5 Ordinario Miércoles (Sic), 13 de junio de Las Actas o minutas N" 1 de 19 de enero, N" 2 del 16 de febrero y N 3 de 11 de marzo del año 2011, son actos administrativos realizados por la Comisión, pero no forman parte del libro legalizado por la Auditoria Interna. 4. Se tacha los espacios en blanco de los folios 1, 11, 23, 27, 36, 44, 52, 54, 62, 65, 72, Se ubica un espacio en blanco en el margen derecho donde se consigan las firmas en los folios 6,11,19,23,27, 31, 35, 36,43,44,51,52,61,64,65,71, 72, 77, 78, 83, 89, 90, 97,102 Y No se guardó el espacio suficiente posterior al último folio para la colocación del sello de cierre de libros de la Auditoria.

6 vi Vialidad AUDlTORIA INTERNA Página 4 de 5 7. Se estampó el sello de cierre en el folio 111, registrando el Tomo N" 1 como cerrado; quedando legalizado en el folio 46, asiento número 242 del Libro General de Legalización de la Auditoría Interna REVISIÓN PARA LA APERTURA DEL TOMO N 2 1. Se recibieron folios consecutivos del 001 al 200 con membrete y logotipo. 2. Se estampó el sello de la Auditoría Interna y la firma autorizada en la esquina superior derecha de cada hoja. 3. Se estampó el sello de apertura en el folio 1, registrando el Tomo N 2 como abierto; quedando legalizado en el folio 46, asiento número 243 del Libro General de Legalización de la Auditoría Interna. 3 - CONCLUSIONES Con base en los resultados obtenidos del estudio, se concluye, que se mantuvo la consecutividad de los tomos y los folios (excepto por el margen para la colocación del sello de cierre de esta Auditoría), sin embargo, proporciona una garantía razonable de su autenticidad y de la información que contiene en medio oficial. Procediendo al cierre del Tomo N 1 Y apertura del Tomo N 2 del libro denominado "Actas de la Comisión de Control Interno Institucional". 4 - RECOMENDACIONES Con la finalidad de fortalecer el sistema de control interno, que le permite a la Administración ejercer un control continuo, se recomienda lo siguiente: 4.1 Tener al alcance las actas o minutas N' 1, W 2 Y N' 3 del año 2011, con el objeto de que estén disponibles para consulta, si procede. 4.2 Mantener a esta Dirección informada sobre los siguientes aspectos: Consejo Nacional de Vialidad. Tel. (506) Apdo San José, Costa Rica

7 ~nalll Vialidad - AUDITORlA INTERNA 11 mazo,2015 Página 5 de La encuadernación en empaste duro del Tomo N 1 del Libro denominado "Actas de la Comisión de Control Interno". Lo anterior, en procura de disminuir el riesgo de deterioro o extravio de hojas por su manipulación Informar a esta Auditoría el Nombre y calidades de la persona que custodia los libros. Atentamente. Licda. Blanca Calderón Chinchilla Supervisora de Auditoría Lic. Jorge Humberto Salazar Vargas Analista de Auditoría /'