GUIA DEL USUARIO GESTIÓN DE VIÁTICOS

Transcripción

1 GUIA DEL USUARIO GESTIÓN DE VIÁTICOS Junio 2018

2 Contenido USUARIO: Agente de la Comisión de Servicios... 4 Tarea 1: Generación de la Solicitud de Viático Generar Solicitud de Viático en Ticketera Comprobante de Solicitud de Viático Generar GEDO de Autorización del Viático en Sistema GDE... 7 USUARIO: Superior del Agente de la Comisión de Servicios...11 Tarea 2: Autorización del Viático Firmar GEDO de Solicitud de Viático en Sistema GDE USUARIO: Gerencia Administrativa Financiera...13 Tarea 3: Liquidación del Viático Firmar GEDO de Solicitud de Viático en GDE Generar Expediente Electrónico de Solicitud de Pasajes y Viáticos Nacionales en Sistema GDE Vincular Solicitud de Viático al Expediente Electrónico Liquidar el Viático en Sistema GEPO Gestionar el Viático en E-Sidif Enviar el Expediente Electrónico a GAF USUARIO: Gerencia Administrativa Financiera...21 Tarea 4: Autorización de la Liquidación del Viático Firmar MEMO de Autorización de Pago de Liquidación del Viático Sistema GDE Vincular MEMO de Autorización de Pago de Liquidación del Viático al Expediente Electrónico Enviar el Expediente Electrónico al Dpto. de Tesorería USUARIO: Departamento de Tesorería...25 Tarea 5: Pago de la Liquidación del Viático Avisar al Agente de la comisión el Pago de la Liquidación en GEPO Registrar pago en GEPO Registrar Pago de Comprobante en E-Sidif USUARIO: Agente Comisionado...29 Tarea 6: Rendición del Viático Generar Declaración Jurada del Viático en Ticketera Presentar Declaración Jurada del Viático y/o Tarjeta de Embarque y/o Comprobantes de Gastos Eventuales Sistema GDE Usuario: Superior del Agente Comisionado...36 Tarea 7: Aprobación de Gastos Eventuales Firmar la Rendición de Comisión de Servicios en Sistema GDE USUARIO: Gerencia Administrativa Financiera Tarea 8: Verificación y Cierre de la Rendición del Viático Registrar rendición y cerrar el viático en GEPO Gestionar la Rendición de Anticipo en E-Sidif Registrar actuaciones en el GDE Enviar el Expediente Electrónico a quién corresponda Usuario: Gerencia Administrativa Financiera...40 Tarea 9: Autorización de Pago por Gastos Eventuales Firmar MEMO de Autorización de pago Vincular el MEMO de Autorización de Pago al Expediente Electrónico de 45

3 9.3 Enviar el Expediente Electrónico al Dpto. de Tesorería USUARIO: Dpto. de Tesorería...44 Tarea 10: Pago o Cobro de la Liquidación final del Viático y Finalización de Trámite Registrar la Liquidación Final del Viático en GEPO Registrar el pago en E-Sidif de 45

4 USUARIO: Agente de la Comisión de Servicios TAREA 1: GENERACIÓN DE LA SOLICITUD DE VIÁTICO 1.1 Generar Solicitud de Viático en Ticketera Comprobante de Solicitud de Viático A. Ingresar a la Ticketera, en el menú de Viáticos Solicitud de Viático. El sistema automáticamente completa los siguientes datos: Fecha de Solicitud N de Solicitud Nombre Legajo Sector Lugar de Residencia B. Completar los siguientes campos necesarios: Destino de la Comisión: Indicar desde la flecha desplegable Provincia, Localidad, fecha y horario de salida y regreso de la comisión. Detalle de la Comisión: En aquellos casos donde la comisión implique más de una obra o proyecto, el agente debe especificar obligatoriamente cada uno de ellos para la solicitud del viático. Seleccionar la Provincia y Localidad donde se encuentra la Obra o Proyecto, a continuación, especifique desde la flecha desplegable la Obra o Proyecto de la comisión de servicios. Describir el motivo de la comisión: detallar las tareas designadas para la comisión de servicios. Para ingresar más de una Obra, seleccionar el botón ubicado a la derecha. Si desea eliminar alguna obra, seleccione la misma del detalle y seleccione el botón Medio de Transporte Solicitud de Anticipo de Gastos Eventuales: SI/NO Importe Anticipo Gastos Eventuales: XXXX C. Guardar el viático y descargar el Word del Comprobante de Solicitud 4 de 45

5 Pantalla: 5 de 45

6 Comprobante de Solicitud Descargado: Nro. de Solicitud: 299/2018 Fecha de Solicitud: 06/09/ Lugar de Destino: SAN MIGUEL DE TUCUMAN - TUCUMAN Fecha de Salida: 06/09/ :00 Fecha de Llegada: 07/09/ :00 Agente: Nombre: TABARES MARIA SOLEDAD Sector: Departamento Informática Legajo: 3106 Lugar de Residencia: CAPITAL FEDERAL Detalle proyectos/obras a visitar: Obra TUCUMAN - ALTO VERDE Y LOS GUCHEAS - PERFORACION,RESERVA ELEVADA Y RED DE AGUA POTABLE TUCUMAN - ALDERETES - ALDERETES - PCIA. TUCUMAN - PLANTA DEPURADORA DE SAN ANDRES - SISTEMA DE DESAGUES CLOACALES ALDERETES, BANDA DEL RIO SALI Y SAN ANDRES. Motivo Auditoría de documentación por pedido de la SIGEN Verificación del avance de los trabajos de cañería realizados en la zona. Cantidad de días: 1.5 Medio de Transporte: Avión Anticipo Gastos Eventuales: NO 6 de 45

7 1.2 Generar GEDO de Autorización del Viático en Sistema GDE Ingresar al GDE, y luego al módulo GEDO, seleccionar la opción Inicio de Documento. Aparecerá la siguiente pantalla: 1. En Tipo de Documento, ingresar IFGFC o buscar mediante la lupa Informe Gráfico de Firma Conjunta 2. Tildar la opción Quiero recibir un aviso cuando el documento se firme 3. Cargar Usuarios Firmantes: Los usuarios firmantes del documento IFGFC para la Solicitud de Viático deberán asignarse de acuerdo al siguiente orden y criterio: 1 - Agente de la Comisión de Servicios (A), en carácter de Solicitante 2 - Superior del Agente (B), como autorizador de la Solicitud del Viático 3 - Gerente Administrativo Financiero (C), toma conocimiento y continúa con el trámite 7 de 45

8 El sistema pregunta si se desea asignar un Usuario Revisor, seleccionar la opción NO. Al cargar en la lista un usuario que no pertenece a nuestra repartición, el sistema pregunta si de todos modos deseamos agregarlo como firmante, debemos confirmar. 4. Seleccionar el botón Producirlo yo mismo (pantalla de página anterior). Se abre una ventana emergente para la producción del documento 8 de 45

9 1. Incluir la Referencia del documento, debe agregarse el N de Solicitud de Viático otorgado por la Ticketera y el nombre del agente como dato para especificar la solicitud 2. Elegir la opción: Seleccionar Archivo, se abrirá una ventana emergente en la cual debe adjuntarse el Comprobante de Solicitud descargado de la Ticketera 3. El sistema muestra el archivo seleccionado 4. Tildar la opción Quiero recibir un aviso cuando el documento se firme si antes no se seleccionó 5. Seleccionar el botón Enviar a Firmar Firmar documento El documento aparece como Tarea Pendiente en el módulo GEDO del agente, debe firmarlo en primera instancia de acuerdo a la lista de firmantes. Para iniciar el proceso, seleccionar la flecha en Ejecutar El sistema redirige a la ventana de Firma de Documento con vista previa del archivo como se muestra a continuación. Seleccionar el botón Firmar con Certificado 9 de 45

10 Al seleccionar esta opción, el sistema confirma la operación El último usuario asignado en la lista de firmantes es quien completa el proceso (en este caso el Gerente Administrativo Financiero). En esa instancia, se numera el documento y al mismo tiempo el agente recibe un Aviso dentro del módulo donde figura el documento firmado, a modo de ejemplo: Todos los agentes deberán autorizar su Solicitud de Viáticos mediante su Superior (quedan exceptuados el Gerente General, el Sub-administrador y el Administrador) 10 de 45

11 USUARIO: Superior del Agente de la Comisión de Servicios TAREA 2: AUTORIZACIÓN DEL VIÁTICO 2.1 Firmar GEDO de Solicitud de Viático en Sistema GDE El documento IFGFC aparece en el Buzón de Tareas Pendientes del Superior del agente, quien firma en segunda instancia de acuerdo a la lista de firmantes. Para iniciar el proceso, seleccionar la flecha en Ejecutar El sistema redirige a la ventana de Firma de Documento con vista previa del archivo, seleccionar el botón Firmar con Certificado 11 de 45

12 Al seleccionar esta opción, el sistema confirma la operación El último usuario asignado en la lista de firmantes es quien completa el proceso (en este caso el Gerente Administrativo Financiero), obteniendo la numeración del documento, en este momento, el agente y su superior reciben un Aviso en el módulo GEDO donde figura el documento firmado. 12 de 45

13 USUARIO: Gerencia Administrativa Financiera TAREA 3: LIQUIDACIÓN DEL VIÁTICO 3.1 Firmar GEDO de Solicitud de Viático en GDE El documento aparece en el Buzón de Tareas Pendientes del Gerente Administrativo Financiero, quién deberá firmar en última instancia de acuerdo a la lista de firmantes. Para iniciar el proceso, seleccionar la flecha en Ejecutar El sistema redirige a la ventana de Firma de Documento con vista previa del archivo, seleccionar el botón Firmar con Certificado 13 de 45

14 Una vez firmado, el documento aparece numerado en Avisos del módulo GEDO. Deberá redirigirlo (A) al administrativo designado para continuar con el procedimiento. 3.2 Generar Expediente Electrónico de Solicitud de Pasajes y Viáticos Nacionales en Sistema GDE El agente administrativo de viáticos ingresa al módulo de Expediente Electrónico y selecciona Caratular Interno El sistema abre la ventana de Caratular Expediente Interno 14 de 45

15 1. Motivo Interno: Solicitud de Viáticos N, apellido y nombre del agente que solicita el viático, como se muestra en la imagen. 2. Motivo Externo: copiar el motivo interno del punto anterior 3. Código de Trámite: mediante la lupa se busca el código correspondiente al trámite del expediente, en este caso es GENE00010 Solicitud de pasajes y viáticos nacionales 4. Seleccionar el botón Caratular para generar el Expediente Electrónico El sistema confirma la operación y el EE aparece generado en el Buzón de Tareas Pendientes. El agente debe tildar Iniciación y la flecha indicadora de ejecutar para continuar con el trámite 15 de 45

16 Aparece la pantalla que se muestra a continuación, en la cual se vincula el IFGFC de solicitud de viático al expediente electrónico generado. 3.3 Vincular Solicitud de Viático al Expediente Electrónico 1. Ingresar los datos del IFGFC que contiene el Comprobante de Solicitud generado en Ticketera 2. Seleccionar el botón Vincular Documento 3. Se muestra el documento vinculado 4. Seleccionar el botón Guardar para continuar trabajando con el EE luego de validar datos en el Sistema GEPO. 16 de 45

17 3.4 Liquidar el Viático en Sistema GEPO El agente administrativo de viáticos ingresa en el sistema, busca el viático por el N de Solicitud, valida los datos cargados por el agente solicitante, valoriza el viático y lo confirma. 17 de 45

18 Si el medio de transporte seleccionado es Avión, en la pestaña Descripción Viaje completa los campos correspondientes para iniciar paralelamente el proceso de emisión del pasaje. Una vez confirmado el sistema dispara de forma automática un mail al Dpto. de Tesorería y a RRHH avisando de la comisión de servicios del agente: Ejemplo: Asunto: Agente en Comisión Mensaje: El Agente XXXXX estará de comisión desde el XX/XX/XX hasta el XX/XX/XX Destino: PROVINCIA-LOCALIDAD Medio de Transporte: XXXX - Patente Nro XXX (si va en auto) Movilidad en Destino: XXXX 18 de 45

19 Descarga en Word la Liquidación del Viático generada: LIQUIDACIÓN DE VIÁTICO Nro. de Solicitud: 2 Fecha de Solicitud: 22/08/ Lugar de Destino: BARRANQUERAS - CHACO Motivo y Detalle de la Comisión: Visita de obra, verificación del avance y solicitud de informes Agente: Nombre: NOMBRE Y APELLIDO Sector: Departamento de Modernización Legajo: 3106 Lugar de Residencia: CAPITAL FEDERAL Descripción del viaje: Fecha de Salida Destino A Fecha de Llegada 22/08/2017 BARRANQUERAS 23/08/ :00 - CHACO 12:00 Procedente De BARRANQUERAS - CHACO Medio de Transporte: Avión Recibo de ENOHSA la cantidad de un mil trescientos setenta y uno pesos, en concepto de 1.5 días de viáticos a razón de $ 914/día. En caso de Transferencia Bancaria, sirve de suficiente recibo el Comprobante de Transferencia Electrónica. Son $ Medio de Pago: Transferencia Bancaria Recibí conforme Tesorería Fecha Emisión Pasaje: 22/08/2017. Destino: CHACO. Importe $ 2750 (valor no aplicable al monto de liquidación del viático). Fecha: 19 de 45

20 3.5 Gestionar el Viático en E-Sidif Ver Manual E-Sidif MÓDULO FONDO ROTATORIO Gestión de Pasajes y Viáticos Página Generar MEMO de Autorización de Liquidación del Viático en Sistema GDE Desde el módulo de Comunicaciones Oficiales (CCOO) del GDE, iniciar el documento MEMO para autorizar el pago de la liquidación del viático. El destinatario será el responsable del Dpto. de Tesorería En la referencia deberá indicarse Autorización pago liquidación de viático y nombre del Agente de la comisión. En el cuerpo del MEMO describir el motivo de la comunicación: Autorizo pago de liquidación de viático según Comprobante de Liquidación adjunto en archivo embebido Adjuntar como archivo embebido el Comprobante de Liquidación emitido en GEPO Enviar a firmar al Gerente Administrativo Financiero. El documento aparece como tarea pendiente a ejecutar en el módulo Comunicaciones Oficiales (CCOO) del Gerente Administrativo Financiero, quién deberá ejecutarlo y firmar. 3.5 Enviar el Expediente Electrónico a GAF Desde el módulo Expediente Electrónico (EE) ingresar al expediente y realizar el Pase a la Gerencia Administrativa Financiera. Seleccionar el botón Realizar Pase, el sistema muestra la ventana de pase 20 de 45

21 A. Motivo: Ingresar el Nombre y Apellido del agente de la comisión y N de Solicitud de Viático B. Estado: debe seleccionarse Tramitación desde el menú de opciones C. Sector: tildar la opción y completar los campos Repartición GAF#ENOHSA y Sector PVD (privada) para enviarlo al Buzón Grupal de la repartición. D. Seleccionar el botón Realizar Pase USUARIO: Gerencia Administrativa Financiera TAREA 4: AUTORIZACIÓN DE LA LIQUIDACIÓN DEL VIÁTICO 4.1 Firmar MEMO de Autorización de Pago de Liquidación del Viático Sistema GDE El MEMO de autorización de pago aparece en el Buzón de Tareas Pendientes del Gerente Administrativo Financiero, quién debe firmar para autorizar al Dpto. de Tesorería a que efectúe el pago. Para iniciar el proceso, debe ingresar al módulo Comunicaciones Oficiales del GDE y seleccionar la flecha en Ejecutar El sistema redirige a la ventana de Firma de Documento con vista previa del MEMO, seleccionar el botón Firmar con Certificado 21 de 45

22 Al firmar el documento el sistema confirma la operación, numera el documento y lo dirige al destinatario, en este caso el responsable del Dpto. de Tesorería. Se recomienda anotar el Número de MEMO para vincularlo al EE. 4.2 Vincular MEMO de Autorización de Pago de Liquidación del Viático al Expediente Electrónico Ingresar al módulo de Expediente Electrónico. El EE se encuentra en el Buzón Grupal (1) de la Gerencia de Administración Financiera, de acuerdo a la siguiente pantalla: Para vincular la Liquidación se debe tildar Tramitación (2) y Adquirir el EE (3). El expediente pasa del buzón grupal al Buzón de Tareas (1), se visualiza de la siguiente manera: 22 de 45

23 Tildar la opción Tramitación (2) y seleccionar la flecha en Ejecutar (3) para acceder al EE. Dentro del Expediente Electrónico: 1. Ingresar los datos específicos del MEMO que autoriza la Liquidación del Viático 2. Seleccionar el botón Vincular Documento 3. Se muestra el documento vinculado 23 de 45

24 4.3 Enviar el Expediente Electrónico al Dpto. de Tesorería Para realizar el Pase del expediente electrónico al Dpto. de Tesorería, dentro del expediente seleccionar el botón Realizar Pase El sistema muestra la ventana de pase: TESORERÍA 24 de 45

25 A. Motivo: Ingresar Nombre y Apellido del agente de la comisión y N de Solicitud de Viático B. Estado: debe seleccionarse Tramitación desde el menú de opciones C. Sector: tildar la opción y completar los campos Repartición GAF#ENOHSA y Sector TESORERÍA para enviarlo a Buzón Grupal del sector. D. Seleccionar el botón Realizar Pase. USUARIO: Departamento de Tesorería TAREA 5: PAGO DE LA LIQUIDACIÓN DEL VIÁTICO 5.1 Avisar al Agente de la comisión el Pago de la Liquidación en GEPO 1. Buscar el viático ingresando el N de Solicitud 2. Presionar el botón Habilitar Pago 25 de 45

26 3. El sistema confirma la operación e informa al agente vía mail que el dinero ya se encuentra disponible en su cuenta. Ejemplo: ASUNTO: AUTORIZACIÓN DE VIÁTICO MENSAJE: Se realizó la liquidación del viático Nro. x correspondiente a la Comisión de Servicios con destino a Localidad/es Provincia desde el: dd/mm/año hs:mm hasta el dd/mm/año hs:mm. El monto correspondiente de $xxxx ya se encuentra acreditado en su cuenta. RECUERDE: AL REGRESO DE LA COMISIÓN DE SERVICIOS Y DENTRO DE LAS 48 HS HÁBILES SIGUIENTES DEBERÁ PRESENTAR LA RENDICIÓN DEL VÍATICO. LOS COMPROBANTES DE GASTOS EVENTUALES DEBERÁN SER ORIGINALES Y LEGIBLES, SIN ENMIENDAS Y/O CORRECCIONES, CASO CONTRARIO NO SE ACEPTARÁN COMO VÁLIDOS. 5.2 Registrar pago en GEPO 1. Una vez que el Agente de la Comisión se presenta a retirar el pago o se haya realizado la Transferencia Bancaria, buscar el viático ingresando el N de Solicitud 2. Presionar el botón Pagar Liquidación 26 de 45

27 3. Cargar la fecha de pago de la Liquidación y presionar el botón Pagar Liquidación para confirmar el pago. 4. Imprimir el Comprobante de Liquidación. Si el pago es en Efectivo, le paga al agente el dinero del viático, sella, firma y digitaliza el comprobante. En caso de pagar mediante Transferencia Bancaria, adjunta el comprobante de Transferencia Electrónica. 27 de 45

28 LIQUIDACIÓN DE VIÁTICO Nro. de Solicitud: 2 Fecha de Solicitud: 22/08/ Lugar de Destino: BARRANQUERAS - CHACO Motivo: Visita de obra Agente: Nombre: NOMBRE Y APELLIDO Sector: Departamento de Modernización Legajo: 3106 Lugar de Residencia: CAPITAL FEDERAL Descripción del viaje: Fecha de Salida Destino A Fecha de Llegada 22/08/2017 BARRANQUERAS 23/08/ :00 - CHACO 12:00 Procedente De BARRANQUERAS - CHACO Medio de Transporte: Avión Recibo de ENOHSA la cantidad de un mil trescientos setenta y uno pesos, en concepto de 1.5 días de viáticos a razón de $ 914/día. En caso de Transferencia Bancaria, sirve de suficiente recibo el Comprobante de Transferencia Electrónica. Son $ Medio de Pago: Transferencia Bancaria Recibí conforme Tesorería Fecha Emisión Pasaje: 22/08/2017. Destino: CHACO. Importe $ 2750 (valor no aplicable al monto de liquidación del viático). Fecha: 28 de 45

29 5.3 Registrar Pago de Comprobante en E-Sidif Ver Manual E-Sidif MÓDULO FONDO ROTATORIO Gestión de Pasajes y Viáticos (Página 14) 4.1. Vincular actuaciones al Expediente Electrónico en Sistema GDE 1. Ingresar al módulo EE, adquirir el EE desde el Buzón Grupal y ejecutarlo. 2. Iniciar el documento GEDO Comprobante (COMPR), escanear el Comprobante de Liquidación sellado y firmado y adjuntarlo. Si el pago se efectuó mediante Transferencia Bancaria, debe adjuntar el comprobante de Transferencia Electrónica. 3. Firmar el documento y vincularlo al EE (ver ejemplo de vinculación de documento usuario Gerencia Administrativa Financiera, Punto 3.3) 4. Realizar el Pase a la Gerencia Administrativa Financiera (ver ejemplo de Pase con Comunicación de GAF a Tesorería, Punto 4.3) USUARIO: Agente Comisionado TAREA 6: RENDICIÓN DEL VIÁTICO 6.1 Generar Declaración Jurada del Viático en Ticketera 1. Ingresar a la Ticketera y seleccionar la opción: Viáticos Rendición de Viáticos 2. Cargar la descripción del viaje, los días rendidos y los gastos eventuales en caso de que hayan surgido 3. Confirmar la DDJJ presionando el botón Registrar Rendición, automáticamente el sistema genera la DDJJ de Rendición de Viáticos Pantalla: 29 de 45

30 4. Descargar la DDJJ de Rendición de Viáticos generada para crear el documento GEDO en la siguiente instancia. 30 de 45

31 DECLARACIÓN JURADA Fecha: 23/08/2017 Nombre y Apellido: NOMBRE Y APELLIDO Sector: Legajo: Destino: Departamento de Modernización 3106 BARRANQUERAS - CHACO Inicio de Comisión: Fin de Comisión: Día: dd/mm/año Hora: xx:xx hs. Día: dd/mm/año Hora: xx:xx hs. Medio de Transporte Utilizado: Automóvil Ómnibus X Aéreo Otros Descripción de la Comisión: Tareas llevadas a cabo durante el desarrollo de la comisión de servicios VIÁTICOS Recibido: 1.5 Días 1, $ Rendido: 1.5 Días 1, $ Saldo: 0 Días 0.00 $ GASTOS REALIZADOS Fecha Nombre Descripción Factura Monto 23/08/2017 Ticket 1111 remis de 45

32 Recibido: 0.00 $ Rendido: $ Saldo: $ A cobrar 5. Digitalizar la Tarjeta de Embarque y también los Comprobantes de Gastos Eventuales (si hubiera) para adjuntar los archivos PDF al documento GEDO que debe generar a continuación. 6.2 Presentar Declaración Jurada del Viático y/o Tarjeta de Embarque y/o Comprobantes de Gastos Eventuales Sistema GDE Para presentar la rendición del viático debe generarse el documento RENCS Rendición de Comisión de Servicios en GEDO. Importante: Este documento es de firma conjunta, por lo cual debe tenerse en cuenta el orden y el criterio de los usuarios firmantes, que varía en función de la presentación de comprobantes de gastos: Si la rendición a presentar está conformada sólo por la Declaración Jurada del Viático y la tarjeta de embarque (para casos donde el medio de transporte fue en avión), firmarán el documento el Agente de la comisión y el agente administrativo de viáticos. Si el agente debe presentar comprobantes de gastos realizados durante la comisión de servicios, en la lista de firmantes se asignará en primer lugar a sí mismo, en segundo lugar, a su jefe o superior quien certificará que el gasto ha sido efectuado en comisión y en tercer lugar al agente administrativo de viáticos que continuará con el trámite. Es decir que se debe Incluir la firma del jefe o superior únicamente si existen comprobantes de gastos Iniciar en el módulo GEDO el documento RENCS Rendición de Comisión de Servicios (A) y Cargar la lista de usuarios firmantes (B) 32 de 45

33 B - Cargar Usuarios firmantes: Declaración Jurada del Viático y Tarjeta de Embarque (NO implica firma del jefe): 1 - Agente de la Comisión de Servicios, como responsable de la comisión 2 - Agente administrativo de viáticos, toma conocimiento y el procedimiento continúa en Tarea 8. Seleccionar el Guardar para continuar. Declaración Jurada del Viático, Tarjeta de Embarque (si hubiera) y Comprobantes de Gastos (CON firma del jefe): 1 - Agente de la Comisión de Servicios, como responsable de la comisión y los gastos eventuales 2 - Superior del Agente, certifica que el gasto ha sido efectuado en una comisión de servicios 3 - Agente administrativo de viáticos, toma conocimiento y continúa el procedimiento 33 de 45

34 Seleccionar el Guardar para continuar. En la producción del documento, indicar: 1. Referencia: Apellido y Nombre del Agente 2. Cuerpo del documento: Rendición de Comisión de Servicios según DDJJ adjunta como archivo embebido. Si el agente además de la declaración jurada presenta la tarjeta de embarque y/o comprobantes de gastos, mencionar que también los adjunta en archivos embebidos. 34 de 45

35 3. Desde la pestaña Archivos Embebidos, adjuntar: Declaración Jurada del Viático Tarjeta de Embarque (por transporte en avión) Comprobantes de Gastos (si hubieran) 4. Seleccionar Enviar a Firmar. El documento RENCS se encuentra en el buzón de tareas pendientes del agente de la comisión, que deberá ejecutarlo y firmar con certificado (Ver como ejemplo Tarea 1.2 Firmar documento Usuario Agente Comisionado) Presentar al agente administrativo de viáticos la Tarjeta de Embarque original y comprobantes originales si hubiera. 35 de 45

36 Usuario: Superior del Agente Comisionado TAREA 7: APROBACIÓN DE GASTOS EVENTUALES 7.1 Firmar la Rendición de Comisión de Servicios en Sistema GDE Dentro del módulo GEDO en el Buzón de Tareas Pendientes, aparecerá el documento RENCS que contiene los comprobantes de gastos eventuales para ser aprobados por el superior del agente. Para firmar el documento, seleccionar la flecha en Ejecutar El sistema redirige a la ventana de Firma de Documento con vista previa del archivo, seleccionar el botón Firmar con Certificado Al seleccionar esta opción, el sistema confirma la operación y emitirá un aviso cuando se complete el proceso de firmas. 36 de 45

37 USUARIO: Gerencia Administrativa Financiera TAREA 8: VERIFICACIÓN Y CIERRE DE LA RENDICIÓN DEL VIÁTICO El agente administrativo de viáticos recibe los originales de comprobantes presentados por el agente de la comisión. 8.1 Registrar rendición y cerrar el viático en GEPO Para gestionar la rendición del viático en el sistema: 1. Buscar el viático ingresando el N de Solicitud de Viático del agente 2. Validar los datos ingresados por el agente comisionado 3. Confirmar la rendición para cerrar el viático, en este momento el sistema genera en Word el Comprobante de Rendición de Viático. 37 de 45

38 4. A partir de estos datos, el sistema determina mediante la liquidación final si Tesorería debe pagar al agente un reintegro mediante transferencia, si el agente debe realizar una devolución de dinero o si no existe diferencia de monto entre el importe anticipado y lo rendido. 5. Descarga el archivo Word del Comprobante de Rendición RENDICIÓN DE VIÁTICO Nro. de Solicitud: 2 Fecha de Solicitud: 22/08/2017 Fecha Confirmación Rendición: 23/08/2017 Lugar de Destino: BARRANQUERAS - CHACO Motivo: Visita de obra Agente: Nombre: TABARES MARIA SOLEDAD Sector: Departamento Informática Legajo: 3106 Lugar de Residencia: CAPITAL FEDERAL Conceptos rendidos del viaje: Anticipado: $ 1, Rendido: $ 1, A Pagar: $ Tipo Doc Nro Doc Concepto Monto Ticket 1111 remis Días Rendidos 1, Total 1, Se entrega en concepto de complemento de viático la suma de $ correspondiente a la diferencia entre el monto anticipado y el total rendido. TABARES MARIA SOLEDAD Tesorería 38 de 45

39 Importante: Si de la rendición en GEPO surge la necesidad de un pago, el agente administrativo de viáticos debe generar un MEMO de autorización de pago, adjuntando como archivo embebido el Word del Comprobante de Rendición. El destinatario del MEMO será el Dpto. de Tesorería y debe ser firmado por el Gerente Administrativo Financiero. En el caso de que no exista diferencia de monto a pagar o el agente tenga que devolver dinero, generar el documento Comprobante (COMPR) adjuntando el Comprobante de Rendición emitido en GEPO. Vincula las actuaciones al expediente electrónico y lo remite al Dpto. de Tesorería (continúa en Tarea 10). 8.2 Gestionar la Rendición de Anticipo en E-Sidif Ver Manual E-Sidif MÓDULO FONDO ROTATORIO Gestión de Pasajes y Viáticos (Página 21) 8.3 Registrar actuaciones en el GDE 1. Ingresar al módulo GEDO: El agente administrativo de viáticos firma el documento RENCS de la Declaración Jurada y los comprobantes presentados si hubiera. Si de la rendición surge la necesidad de un pago por parte de la tesorería, generar MEMO de autorización de pago al Dpto. de Tesorería y enviar a firmar el MEMO al Gerente Administrativo Financiero para su autorización junto con el Expediente Electrónico. Si no surge diferencia a pagar, generar y firmar el documento COMPR en GEDO, adjuntando el Comprobante de Rendición emitido en GEPO para continuar con el procedimiento (pasa a Tarea 10). 2. Desde el módulo EE, vincular el documento RENCS y COMPR (si no surge reintegro a favor del agente) al Expediente Electrónico. 8.4 Enviar el Expediente Electrónico a quién corresponda Si se envió a firmar MEMO al Gerente Administrativo Financiero, realizar el Pase a la Gerencia Administrativa Financiera (ver ejemplo de Pase Punto 3.7) Si generó el documento COMPR, realizar el Pase al Dpto. de Tesorería (ver ejemplo de Pase Punto 3.7) (pasa a Tarea 10) Entregar los comprobantes físicos de rendición al Dpto. de Tesorería. 39 de 45

40 Usuario: Gerencia Administrativa Financiera TAREA 9: AUTORIZACIÓN DE PAGO POR GASTOS EVENTUALES 9.1 Firmar MEMO de Autorización de pago El MEMO de autorización de pago aparece en el Buzón de Tareas Pendientes del Gerente Administrativo Financiero, quién debe firmar para autorizar al Dpto. de Tesorería a que efectúe el pago. Para iniciar el proceso, debe ingresar al módulo Comunicaciones Oficiales del GDE y seleccionar la flecha en Ejecutar El sistema redirige a la ventana de Firma de Documento con vista previa del MEMO, seleccionar el botón Firmar con Certificado 40 de 45

41 Al firmar el documento el sistema confirma la operación, numera el documento y lo dirige al destinatario, en este caso el responsable del Dpto. de Tesorería. Se recomienda anotar el Número de MEMO para vincularlo al expediente electrónico. 9.2 Vincular el MEMO de Autorización de Pago al Expediente Electrónico Ingresar al módulo de Expediente Electrónico. El EE se encuentra en el Buzón Grupal (1) de la Gerencia de Administración Financiera, de acuerdo a la siguiente pantalla: Para vincular el MEMO se debe tildar Tramitación (2) y Adquirir el EE (3). 41 de 45

42 El expediente pasa del buzón grupal al Buzón de Tareas (1), se visualiza de la siguiente manera: Tildar la opción Tramitación (2) y seleccionar la flecha en Ejecutar (3) para acceder al EE. Dentro del Expediente Electrónico: 1. Ingresar los datos específicos del MEMO que autoriza el pago al agente de la comisión 2. Seleccionar el botón Vincular Documento 3. Se muestra el documento vinculado 42 de 45

43 9.3 Enviar el Expediente Electrónico al Dpto. de Tesorería Para realizar el Pase del EE al Dpto. de Tesorería, seleccionar el botón Realizar Pase El sistema muestra la ventana de pase: A. Motivo: Ingresar N de Solicitud de Viático, Nombre y Apellido del agente comisionado B. Estado: debe seleccionarse Tramitación desde el menú de opciones C. Sector: tildar la opción y completar los campos Repartición GAF#ENOHSA y Sector TESORERÍA para enviarlo a Buzón Grupal del sector. D. Seleccionar el botón Realizar pase. Al realizar el pase el sistema muestra la siguiente pantalla: 43 de 45

44 USUARIO: Dpto. de Tesorería TAREA 10: PAGO O COBRO DE LA LIQUIDACIÓN FINAL DEL VIÁTICO Y FINALIZACIÓN DE TRÁMITE 10.1 Registrar la Liquidación Final del Viático en GEPO 1. Buscar el viático ingresando el N de Solicitud de Viático 2. Ingresar la fecha de rendición en el sistema y presionar el botón Pagar Rendición 44 de 45

45 3. Imprimir el Comprobante de Rendición. Efectuar la Transferencia Bancaria, adjuntando el comprobante de Transferencia Electrónica. 4. Recibir el dinero si corresponde Registrar el pago en E-Sidif Ver Manual E-Sidif MÓDULO FONDO ROTATORIO Gestión de Pasajes y Viáticos 9.1. Adjuntar actuaciones al Expediente Electrónico y Vincularlo al Expediente Electrónico de Fondo Rotatorio en GDE 1. Adquirir el EE desde el Buzón Grupal y ejecutarlo 2. Seleccionar el botón Iniciar Documento GEDO y generar el documento Comprobante (COMPR), adjuntar el Comprobante de Rendición digitalizado 3. Vincular el Comprobante al EE 4. Salir sin Pase 5. Vincular expediente electrónico de Solicitud de Viático al expediente electrónico de Rendición y Reposición de Fondo Rotatorio 45 de 45