MANUAL DE PROCEDIMIENTOS. Departamento de Vinculación Institucional. 1. Procedimiento para la atención de peticiones i ' j ciudadanas

Transcripción

1 SALUD '. "\ 'll \,./."il!\,.i\.. Departamento de Vinculación 'lr) OLoG-",:,) 1. Procedimiento para la atención de peticiones i ' j Hoja: 1 de PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE PETICIONES CIUDADANAS Lic. A. Patricia Coconi García

2 SALUD,,,, l1,, l l,,.- Código: MP-DVI Departamento de Vinculación 1 1. Procedimiento para la atención de peticiones. f J., 51 e: J; Hoja: 2 de PROPÓSITO 1.1 Establecer las Políticas internas de operación y la definición de responsables y actividades para realizar el registro y control de gestiones que el Departamento de Vinculación como enlace designado, deba llevar, a efecto de dar respuesta de manera oportuna y eficiente a las solicitudes de información y/o atención relacionadas con peticiones, que le sean requeridas por la Unidad Coordinadora de Vinculación y Participación Social de la Secretaría de Salud a través de la Dirección de Gestión de Peticiones Ciudadanas y Promoción Social. 2.0 ALCANCE 2.1 A nivel interno el procedimiento es aplicable a la Dirección General del Instituto Nacional de Cancerología, a través del Departamento de Vinculación como enlace designado para dar atención a las peticiones en el ámbito de atribuciones del Instituto, que le sean requeridas por la Unidad Coordinadora de Vinculación y Participación Social de la Secretaría de Salud, a las áreas médicas, de docencia, investigación y administrativas del Instituto Nacional de Cancerología, quienes contribuirán a proporcionar la información y/o colaboraciones necesarias para dar atención a las peticiones de los ciudadanos. 2.2 A nivel externo éste procedimiento es aplicable a los ciudadanos que soliciten información específica en el ámbito de las atribuciones del Instituto Nacional de Cancerología, a través de la Red Federal de Servicios a la Ciudadanía de la Presidencia de la República por conducto de la Unidad Coordinadora de Vinculación y Participación Social de la Secretaría de Salud. 3.0 POLÍTICAS DE OPERACIÓN, NORMAS Y LINEAMIENTOS 3.1 Es responsabilidad de la Dirección General del Instituto Nacional de Cancerología, a través del Departamento de Vinculación, lo siguiente: - Fungir como enlace para atender las peticiones en el ámbito de atribuciones del Instituto Nacional de Cancerología, que sean enviadas por la Unidad Coordinadora de Vinculación y Participación Social de la Secretaría de Salud a través de la Dirección de Gestión de Peticiones Ciudadanas y Promoción Social. - Atender y canalizar a las áreas correspondientes las peticiones que reciba el Departamento de Vinculación, con el propósito de darles respuesta en la brevedad posible.

3 SALUD,, Departamento de Vinculación -----:;;-;;-;:,,-,,-...-,, t e: 1. Procedimiento para la atención de peticiones.j OLOG'\'to:,J; Hoja: 3 de 14 - Dar respuesta a las peticiones, con base en la información proporcionada por las áreas correspondientes. - Coordinar el adecuado control y registro interno de las peticiones recibidas en el Departamento de Vinculación institucional para mantener un apropiado control administrativo. - Aprobar y autorizar los reportes anuales de las peticiones recibidas y atendidas. 3.2 Es responsabilidad del encargado del registro y control de Peticiones Ciudadanas adscrito al Departamento de Vinculación, lo siguiente: - Atender las solicitudes del Jefe de Departamento de Vinculación para elaborar la correspondencia necesaria para la atención de peticiones que reciba el Departamento. - Actualizar la base de datos "Atención de Peticiones Ciudadanas" para mantener un adecuado control y seguimiento. - Elaborar el reporte anual de las peticiones recibidas por el Departamento de Vinculación. 3.3 Es responsabilidad de la Dirección General Adjunta Médica, Dirección de Investigación, Dirección de Docencia y Dirección de Administración lo siguiente: - Atender oportunamente los requerimientos de información que les sean turnados por el Departamento de Vinculación, para dar respuesta a las peticiones recibidas.

4 SALUD ----,11!IJI\J,l.,1J,\l, Departamento de Vinculación 1. Procedimiento para la atención de peticiones : J. PI.o<; " J e- Hoja: 4 de DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Responsable Unidad Coordinadora de Vinculación y Participación Social No. Act. 1 Descripción de actividades 1.1 Recibe petición de la oficina de la C. Secretaria de Salud, aceptada a través de la Red Federal de Servicio a la Ciudadanía de la Presidencia de la República. 1.2 Envía para su atención a la Dirección de Gestión de Peticiones Ciudadanas y Promoción Social. Documento o anexo - Oficio - Petición Ciudadana Dirección de Gestión de Peticiones Ciudadanas y Promoción Social Identifica y elabora oficio a la institución involucrada para dar respuesta directa al solicitante. - Oficio - Petición Ciudadana Vinculación Recibe oficio y petición ciudadana, analiza el contenido y determina si puede darle respuesta: No: Identifica a las áreas involucradas del Instituto. Continúa procedimiento. - Oficio - Petición Ciudadana Si: Pasa a la actividad número 7.

5 ---- SALUD "ll 'll... lt\1!, r Departamento de Vinculación 1. Procedimiento para la atención de peticiones, Hoja: i t 5 de 14 Responsable Vinculación No. Act. 4 Descripción de actividades 4.1 Envía oficio solicitando información a la Dirección General Adjunta Médica, Dirección de Investigación, Dirección de Docencia y Dirección de Administración, según corresponda, de acuerdo a la solicitud. Documento o anexo - Oficio y Petición Ciudadana Dirección General Adjunta Médica, Dirección de Investigación, Dirección de Docencia y Dirección de Administración Recibe Oficio y analiza el contenido de la solicitud para darle respuesta ntegra información y elabora por escrito respuesta al Departamento de Vinculación. - Oficio de respuesta 6.1 Recibe oficio con la información solicitada. Vinculación Revisa respuesta y determina, la información es correcta: No: Solicita aclaración a la Dirección General Adjunta Médica, Dirección de Investigación, Dirección de Docencia y Dirección de Administración, según corresponda. Regresa a actividad No. 5 - Oficio de respuesta Si: Continua con procedimiento. Lic. A. Patricia Coconi García Director General.r

6 SALUD ,-, "11 111",),IA U,, r Departamento de Vinculación i f i 1. Procedimiento para la atención de peticiones -t,.. Hoja: 6 de 14 Responsable Vinculación No. Act. 7 Descripción de actividades 7.1 Instruye para la elaboración y envió del oficio de respuesta al peticionario y marca copia a la Dirección de Gestión de Peticiones Ciudadanas y Promoción Social de la Secretaría de Salud. 7.2 Instruye para la actualización y registro en la base de datos "Atención de Peticiones Ciudadanas". 8.1 Recibe instrucción verbal. Documento o anexo Oficio de respuesta al peticionario Copia del oficio a la Dirección de Gestión de Peticiones Ciudadanas y Promoción Social Responsable del registro de "Atención de Peticiones Ciudadanas" Registra en base de datos "Atención de Peticiones Ciudadanas". 8.3 Elabora reporte estadístico anual de peticiones. - Base de datos "Atención de Peticiones Ciudadanas" 9.1 Recibe informe anual, lo revisa y comenta con el responsable del registro. Procede: Vinculación Responsable del registro de "Atención de Peticiones Ciudadanas" 9 10 No: Solicita al Responsable del registro de "Atención de Peticiones Ciudadanas" modificaciones y/o aclaraciones en su caso. Regresa a la actividad No. 8. Si: Aprueba el Informe estadístico anual de "Atención de Peticiones Ciudadanas" y comunica su aprobación. Continúa procedimiento Recibe instrucción de aprobación del informe anual Actualiza registros e integra informe definitivo. - Informe anual de "Atención de Peticiones Ciudadanas". - Informe anual de "Atención de Peticiones Ciudadanas TERMINA PROCEDIMIENTO Lic. A. Patricia Coconi García

7 SALUD 'll'tla,ll.o\1/"!,h t Departamento de Vinculación ' J 1. Procedimiento para la atención de peticiones i ' Hoja: 7 de DIAGRAMA DE FLUJO Unidad Coordinadora de Vinculación y Participación Social Dirección de Gestión de Peticiones Ciudadanas y Promoción Social Vinculación Responsable del registro de "Atención de Peticiones Ciudadanas" INICIO Recibe petición ciudadana Identifica petición y envía a la Institución Recibe Oficio y Petición ciudadana SI Identifica áreas del INCan para dar respuesta Pasa a la actividad 7 Recibe petición y analiza

8 SALUD t "\ '11,.!-\d\,1.11! Departamento de Vinculación., l 1. Procedimiento para la atención de peticiones iil.j,ij ""' """ Hoja: 8 de 14 Unidad Coordinadora de Vinculación y Participación Social Dirección de Gestión de Peticiones Ciudadanas y Prorroción Social Vinculación Dirección General Adjunta Médica, Dirección de Investigación, Dirección de Docencia_y_ Direc ón de Responsable del registro de "Atención de Peticione Ciudadanas"

9 SALUD V,11 'll\jj",1!\" '' t.r- e Departamento de Vinculación 1. Procedimiento para la atención de peticiones, '.jj PLOG Hoja: 9 de 14 Unidad Coordinadora de Vinculación y Participación Social Dirección de Gestión de Peticiones Ciudadanas y Prorroción Social Vinculación Dire-oci órt General Adjunta Médica, Dirección de Investigación, Dire=ión de Docencia_y_ Direc<;ión de Responsable del registro de "Atención de Peticiones Ciudadanas" SI NO Solicita modificaciones y/o adaraciones, regresa a la actividad 8.1 I Aprueba i n orme y continúa I procedimiento Recibe aprobación, verbalmente Actual rn iza registros e ' Termina Procedimiento Director General

10 ,, Departamento de Vinculación ---- SALUD! ".....,,1.:u ,,1,,1. 1 J 1. Procedimiento para la atención de peticiones 5i I J. PLoG'" Hoja: 10 de DOCUMENTOS DE REFERENCIA Documentos Decreto por el cual se crea el Instituto Nacional de Cancerología Ley de los Institutos Nacionales de Salud Manual de Organización Específico del Instituto Nacional de Cancerología Guía Técnica para la Elaboración y Actualización de Manuales de Procedimientos de la Secretaría de Salud Reglamento Interno de la Secretaría de Salud Lineamientos para el Trámite y Seguimiento de las peticiones dirigidas al C. Presidente de los Estados Unidos Mexicanos, remitidas por la Dirección General de Atención Ciudadana a las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal Manual de Organización del Departamento de Vinculación Código (cuando aplique) No Aplica No Aplica No Aplica No Aplica No Aplica No Aplica M.O./DVl/ Dra. Laura Suchil Berna!

11 ---- SALUD \ll 'll'\j,t \lf' ' " " Departamento de Vinculación 1. Procedimiento para la atención de peticiones ', J J Hoja: 11 de 14 7.O REGISTROS Registros Peticiones Ciudadanas Tiempo de Responsable de Código de registro o conservación conservarlo identificación única 2 años Departamento de Vinculación Registro Responsable del Registro Base de datos "Atención de Peticiones Ciudadanas de Peticiones Indefinida adscrito al Departamento Registro Ciudadanas". de Vinculación Responsable del Registro Informe anual de de Peticiones Ciudadanas "Atención de Peticiones 3 años adscrito al Departamento del informe Ciudadanas" de Vinculación Director General

12 SALUD ---- "1 'I.,,;. 11 \,1, i.. Departamento de Vinculación 1. Procedimiento para la atención de peticiones :.!ll,og t,,l_; ' J. H.. Hoja: 12 de GLOSARIO Base de datos: Dirección de Gestión de Peticiones Ciudadanas y Promoción Social: Institución: Petición Ciudadana: Es una colección de información organizada de forma que un programa de ordenador pueda seleccionar rápidamente los fragmentos de datos que necesite. Una base de datos es un sistema de archivos electrónico. Es un área dependiente de la Unidad Coordinadora de Vinculación y Participación Social de la Secretaría de Salud que entre otras funciones brinda atención y seguimiento oportuno a las peticiones asignadas por la Red Federal de Servicio a la Ciudadanía de la Presidencia de la República, a la oficina del C. Secretario, así como de los requerimientos que manifiesta la ciudadanía de manera personal o a través de organismos de representación social, para su expedita resolución. Cualquier organismo o grupo social que, con unos determinados medios, persigue la realización de unos fines o propósitos. Es aquel derecho que tiene toda persona individual o jurídica, grupo, organización o asociación para solicitar o reclamar ante las autoridades competentes -normalmente los gobiernos o entidades públicas- por razones de interés público ya sea individual, general o colectivo.

13 ...? f Departamento de Vinculación 1. Procedimiento para la atención de peticiones,, QLOG't, Hoja: 13 de 14 Red Federal de Servicio a la Ciudadanía de la Presidencia de la República: Registro "Atención de Peticiones Ciudadanas": Responsable del registro de Peticiones Ciudadanas: Unidad Coordinadora de Vinculación y Participación Social: Es un organismo creado por la Presidencia de la República que se encarga de la coordinación interinstitucional entre las áreas de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal que tengan asignadas para atender peticiones, sugerencias o quejas dirigidas al presidente de la República. Es una base de datos diseñada por el Instituto Nacional de Cancerología para llevar el registro y control de las peticiones enviadas para su atención por la Unidad Coordinadora de Vinculación y Participación Social de la Secretaría de Salud. Persona adscrita al Departamento de Vinculación del Instituto Nacional de Cancerología encargado del registro y control de las peticiones que reciba el Departamento. Es un área de la Secretaría de Salud encargada de establecer y conducir mecanismos de vinculación entre dependencias y entidades del sector público, poder legislativo, sociedad civil y organismos no gubernamentales, nacionales e internacionales con la Secretaría de Salud, a fin de colaborar en la instrumentación y desarrollo de programas y proyectos del Sistema Nacional de Salud. Director General

14 1, f ---- SALUD /< \ 1!,,1. I.. Departamento de Vinculación 1. Procedimiento para la atención de peticiones, i Ol,OG'-" J. Hoja: 14 de CAMBIOS DE ESTA VERSIÓN Número de revisión de la actualización Descripción del cambio 1 Cambio de políticas de operación y actualización de formatos de acuerdo con la Guía Técnica para la Elaboración y Actualización de Manuales de Procedimientos de la Secretaría de Salud FORMATOS E INSTRUCTIVOS Informe Anual: Es un reporte estadístico que se elabora en formato Power Point, donde de manera concentrada se presentan los resultados anuales de las peticiones recibidas para su atención en el Departamento de Vinculación ANEXOS No aplica Dra. Laura Suchil Berna! Director General