INSTRUCTIVO CONDICIONES GENERALES PARA LA ATENCION DE LOS SERVICIOS DE ENSAYO Versión 00

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1 Página : 1 de 6 CONDICIONES GENERALES PARA LA ATENCION DE LOS Versión 00 HISTORIAL DE REVISIONES N REVISIÓN FECHA SECCIÓN MODIFICACIÓN EFECTUADA ELABORADO Y REVISADO POR: * APROBADO POR: * Ivonne Loayza Januusz Ruiz Dudley Ramírez Elena Gil Merino Jefe Laboratorio DIGESA *Firmas en original

2 Página : 2 de 6 I. OBJETIVO Este documento tiene por objeto establecer las condiciones generales para la atención de servicios de ensayo del Laboratorio de Control Ambiental de la DIGESA así como los compromisos asumidos entre el laboratorio y los usuarios del mismo. II. ALCANCE Este instructivo aplica a los servicios ofrecidos a los usuarios directos e indirectos del laboratorio. Se consideran como usuarios directos a las Direcciones: Dirección de Higiene Alimentaria y Zoonosis (DHAZ), Dirección de Saneamiento Básico (DSB) Dirección de Ecología y Protección del Ambiente (DEPA) y Dirección de Salud Ocupacional (DSO). Se consideran como usuarios indirectos a las Direcciones Regionales de Salud Ambiental (DIRESAs) y a las Direcciones Ejecutiva de Salud Ambiental (DESAs) quienes, dentro de los procesos de vigilancia que realizan, coordinan con las direcciones de la DIGESA la solicitud de los servicios de ensayo del laboratorio. III. DOCUMENTOS RELACIONADOS 3.1. AT-PO-01 Procedimiento de recepción y manejo de las muestras AC-LI-05 Listado de ensayos implementados del Laboratorio de Control Ambiental AC-PS-02 Procedimiento de Atención y revisión de las solicitudes de ensayo 3.4. AC-PS-06 Procedimiento de Atencion de quejas 3.5. AC-PO-02 Procedimiento de Ejecución de Ensayos. IV. DEFINICIONES 4.1 Usuarios directos Son las Direcciones de Ecología y Protección del Ambiente (DEPA), Higiene Alimentaria y Zoonosis (DHAZ), Dirección de Saneamiento Básico (DSB) y Dirección de Salud Ocupacional (DSO) de la Dirección General de Salud Ambiental-DIGESA. 4.2 Usuarios indirectos son consideradas las Direcciones Regionales de Salud (DIRESAs) y a las Direcciones Ejecutiva de Salud Ambiental (DESAs) o las que hagan de sus veces.

3 Página : 3 de Solicitud de ensayo: formato que tiene como objetivo especificar los ensayos requeridos así como mantener la rastreabilidad de las muestras, indicando las responsabilidades en el manejo de las mismas. 4.4 Ensayo: prueba o análisis de laboratorio efectuado de acuerdo a un procedimiento técnico especificado, basado en normas, guías o reglamentos técnicos. 4.5 Informes de ensayo: documento en el que se reporta los resultados de cada ensayo obtenidos en el Laboratorio. 4.6 Resultado referencial: Son resultados obtenidos en muestras que no cumplen con los requisitos de recepción pero se analizan por solicitud expresa del usuario. V. CONSIDERACIONES GENERALES El laboratorio es la unidad funcional de la DIGESA constituida con Resolución Ministerial /MINSA de fecha 27 de Agosto de El sistema de gestión del laboratorio cumple con los requisitos de la NTP ISO/IEC a fin de garantizar la competencia y fiabilidad de los resultados de los ensayos que ejecuta. El laboratorio cuenta con un Manual de Calidad aprobado por la Dirección General de la DIGESA y con documentación orientada al cumplimiento de los requisitos institucionales, de la NTP ISO/IEC 17025, del organismo que acreditará su competencia y de los requisitos de los usuarios. VI. DE LOS SERVICIOS DEL LABORATORIO 6.1. El laboratorio de Control Ambiental de la DIGESA, ofrece servicios de ensayo de muestras de agua, alimentos, aire, suelos, juguetes y útiles escolares. Los ensayos que realiza se encuentran publicados en la página web de la DIGESA ( (Laboratorio control ambiental/servicio de ensayo/ítem 2.1.Ensayos implementados del laboratorio) y son permanentemente actualizados por el laboratorio La solicitud de ensayos se realiza de acuerdo a lo establecido en el Procedimiento AC-PS-02 Atención y revisión de las solicitudes de ensayo Los requisitos para la recepción de cada tipo de muestra se encuentran publicados en la página web de la DIGESA (Laboratorio de control ambiental/servicio de ensayo/2.2. Requisitos para la recepción de las muestras). Además el laboratorio cuenta con personal responsable de Atención al Usuario, quienes coordinarán con los solicitantes las fechas probables de recepción de muestras a fin de contar con la disponibilidad de recursos para la ejecución de los ensayos.

4 Página : 4 de En el caso de las muestras de juguetes y útiles de escritorio, se coordinará con el usuario a fin de confirmar los colores que se analizarán de acuerdo a la cantidad que se encuentre en el material en estudio La recepción de muestras de alimentos y bebidas está regulada por la Directiva Sanitaria N 032-MINSA/DIGESA-V01. Procedimiento para la recepción de muestras de alimentos y bebidas de consumo humano en el Laboratorio de Control Ambiental de la Dirección General de Salud Ambiental del Ministerio de Salud, aprobado por Resolución Ministerial N /MINSA. VII. DE LOS USUARIOS Son usuarios del laboratorio las direcciones de: Higiene Alimentaria y Zoonosis (DHAZ); Saneamiento Básico (DSB); Ecología y Protección del Ambiente (DEPA). El laboratorio recibirá muestras procedentes de DISAs y DIRESAs, u otras entidades, siempre y cuando estén previamente autorizadas por las respectivas direcciones. La autorización podrá realizarse por un periodo determinado (por ejm. anual), por el tiempo que dure un programa de vigilancia, por un proyecto de investigación definido; si los servicios del laboratorio son requeridos por una entidad u organización que no está comprendida en estas categorías, las direcciones respectivas podrán autorizar individualmente la recepción de las muestras. La dirección designará a la o las personas de su dirección que pueden realizar estas autorizaciones. VIII. DE LA RECEPCION DE MUESTRAS El laboratorio cuenta con un área de atención al usuario y con procedimientos aprobados para su intervención en la recepción de muestras para ensayo. Las muestras se reciben de preferencia dentro del horario usual de trabajo del personal, de lunes a viernes, sin embargo, previa coordinación, se podrá recibir muestras en fechas y horarios diferentes. Cuando las solicitudes de ensayo no se encuentran completas, las muestras no podrán ingresar al laboratorio, hasta que se complete la información requerida. En caso de emergencias debidamente tipificadas, las muestras podrán recibirse en el laboratorio en cualquier momento. El laboratorio tendrá que tomar las previsiones del caso a fin de atender las emergencias suscitadas que involucren ensayos de laboratorio. Los usuarios se comprometen a cumplir con los procedimientos aprobados por el sistema de gestión del laboratorio respecto al tratamiento, información, codificación, manipulación y descarte de muestras para ensayo.

5 Página : 5 de Muestras Para Dirimencias El laboratorio podrá almacenar muestras que se consideren dirimentes siempre y cuando sus instalaciones reúnan las condiciones ambientales requeridas por los métodos o procedimientos. En caso de no contar con estas condiciones, informara al usuario a fin que se tomen otras provisiones. La ejecución de ensayos en muestras dirimentes se ajusta a las disposiciones reglamentarias establecidas por la DIGESA Rechazo De Muestras El laboratorio podrá rechazar muestras que presenten anomalías que impidan la correcta ejecución del ensayo y emitirá el informe correspondiente de acuerdo al procedimiento de recepción y manejo de muestras AT-PO-01. IX. DE LA EJECUCION DE ENSAYOS Los ensayos se realizan utilizando metodologías estandarizadas o validadas, cuyos resultados satisfagan los requisitos del usuario y de acuerdo al procedimiento de ejecución de ensayos. El laboratorio asesorará al usuario respecto a metodologías que satisfagan los requisitos normativos que requieran ser evaluados. X. DE LA ENTREGA DE RESULTADOS E INFORMES DE ENSAYO El laboratorio tiene establecidos los tiempos mínimos necesarios para la ejecución de cada uno de los ensayos, desde la recepción de las muestras hasta la emisión y firma el respectivo informe de ensayo. Sin embargo, pueden darse las siguientes situaciones: La carga de trabajo del laboratorio no permite analizar las muestras inmediatamente recibidas. En este caso, se informara al usuario la fecha probable de inicio del ensayo de sus muestras. Los ensayos son de diversa índole y los tiempos de ejecución también varían. En este caso el tiempo de entrega de resultados corresponderá al del mayor tiempo de ejecución. El usuario requiere resultados urgentes de muestras que no responden al orden de ingreso de las mismas. En este caso, el usuario podrá autorizar al laboratorio a priorizar las muestras a analizar, modificándose las fechas de entrega de resultados de las muestras desplazadas. El laboratorio podrá entregar resultados parciales de los ensayos terminados y verificados, y que están a la espera de los resultados de los ensayos que demandan mayor tiempo de análisis. En este caso, los resultados parciales se emitirán en formato electrónico con una nota que indique que es un informe PARCIAL.

6 Página : 6 de 6 Los informes finales se entregaran al usuario en formato físico; paralelamente, se incluirán en una carpeta electrónica de la red DIG-LAB, previamente definida con el usuario, en formato PDF. En ningún caso el laboratorio entregara resultados de ensayo en formatos electrónicos que sean sujetos a modificación. XI. DE LAS MODIFICACIONES DE LOS INFORMES FINALES Los usuarios podrán solicitar modificaciones en los datos generales consignados en los informes finales (nombre del remitente, características de la muestra, fechas de muestreo, etc.) los cuales pueden haber estado sujetos a errores en el momento de la transcripción de la Solicitud de Ensayo al Informe de Ensayo. En caso haya alguna observación sobre los datos resultantes de los ensayos, el usuario podrá presentar una queja (de acuerdo al procedimiento de Atención de quejas AC-PS-06) la cual será inmediatamente atendida por el laboratorio. Si la queja es fundada, el laboratorio emitirá un nuevo informe, de acuerdo a los procedimientos establecidos. XII. DE LA DISPOSICION FINAL DE LOS ITEMS DE ENSAYO Es responsabilidad del laboratorio la disposición final de los remanentes de los ensayos, salvo que el usuario solicite expresamente la devolución de estos remanentes. XIII. REFERENCIAS: NTP ISO/IEC 17025:2006. Requisitos generales para la competencia de los laboratorios de ensayo y calibración.