Últimas novedades en presentación y llevanza de los libros y actas de socios Martes, 24 de noviembre de 2015

Transcripción

1 Últimas novedades en presentación y llevanza de los libros y actas de socios Página 1

2 CORRECTO FUNCIONAMIENTO DE LA VIDEOCONFERENCIA PRÓXIMOS CURSOS YA DISPONIBLES PARA RESERVA Reforma Ley General Tributaria: Miércoles, 25 de noviembre de 2015 de 16:00 a 18:00 horas I Edición: Te ayudamos a preparar y desarrollar tu Plan Comercial 2016: Viernes, 27 de noviembre de 2015 de 12:00 a 14:30 horas Ancho de banda requerido: 150 Kbps promedio de carga y de descarga en el servidor Adobe Flash Player 11.1 o superior Java Virtual Machine (Version 6 Update 30 o superior). Preferencia browser: CSS habilitado, Javascript habilitado, Cookies habilitado USB webcam y micrófono La cámara web y el micrófono del participante sólo es necesario para interactuar en audio / video. Auriculares / Altavoces Se recomienda que la conexión se haga a través del explorador Mozilla Firefox UTILIZACIÓN DEL CHAT Los posibles problemas técnicos se plasmarán en el chat en letra minúscula, o se conectará con Central para asistencia en el error. Todas las PREGUNTAS sobre la materia que esté desarrollando el ponente se escribirán en LETRA MAYÚSCULA. Las preguntas se contestarán según criterio del ponente (según surjan, por bloques o al final de la formación). Se os informará al principio de esta formación. Página 2

3 La Dirección General de los Registros y del Notariado (DGRN) ha dictado una nueva Instrucción que permite legalizar los libros societarios a raíz del Auto dictado por el Tribunal Superior de Justicia de Madrid en fecha 27 de abril de 2015, mediante el cual se suspendía la aplicación de la Instrucción de fecha 12 de febrero de 2015 sobre la legalización telemática de los libros de los empresarios y sociedades. Instrucción de 1 de julio de 2015, de la Dirección General de los Registros y del Notariado, sobre mecanismos de seguridad de los ficheros electrónicos que contengan libros de los empresarios presentados a legalización en los registros mercantiles y otras cuestiones relacionadas. Mediante esta nueva Instrucción publicada en el BOE el 8 de julio se pretende solucionar la citada suspensión y permitir la legalización de los libros societarios, estableciendo que de ningún modo será posible conservar en el Registro Mercantil ejemplares o copias de los ficheros presentados a legalización, así como publicar el contenido de los libros de actas, socios y contratos legalizados, cumpliendo al efecto con lo establecido sobre la legislación de protección de datos. A tal efecto, todos los ficheros que contengan los libros enviados a legalizar de forma telemática serán objeto de borrado inmediato por parte del Registro una vez que se haya certificado la legalización de los mismos. Página 3

4 Además, el Registro únicamente podrá emitir publicidad sobre si los libros de actas, socios y contratos han sido o no legalizados, nunca sobre el contenido de los mismos. Los empresarios y las sociedades podrán optar por enviar los ficheros relativos a los libros de actas, socios y contratos, de forma abierta, o estableciendo en los mismos mecanismos de cifrado digital. Se instauran al efecto tres sistemas distintos de envío de los libros de actas, socios y contratos. El primero consiste en el envío de los ficheros sin cifrado digital. En este caso, la Instrucción establece que el Registro debe asegurarse de cumplir rigurosamente con la normativa de protección de datos, ya que podrá tener acceso al contenido de los libros. Por otra parte, respecto al envío de ficheros por sistema de cifrado de clave simétrica, por razones de mayor confidencialidad y seguridad, se podrán encriptar los ficheros utilizando un doble algoritmo. En cuanto a los envíos de ficheros cifrados por empresas prestadoras de servicios de certificación, las empresas que deben legalizar los libros podrán utilizar un sistema de cifrado con doble clave, pública y privada, que pondrán a disposición de los usuarios las entidades de prestación de servicios de certificación de firma electrónica reconocida, actuando al efecto como terceros de confianza. Página 4

5 En los casos de envío de ficheros cifrados, el Registro no tendrá acceso al contenido de los libros, certificando únicamente que se han legalizado los mismos mediante la presentación de los correspondientes ficheros. La Instrucción recuerda que las empresas deberán conservar una copia informática de idéntico contenido y formato de los ficheros correspondientes a los libros presentados a legalizar, debiendo asimismo conservar, en su caso, la clave secreta que permita desencriptar los ficheros cifrados. Respecto a la legalización de los libros correspondientes al ejercicio 2014, que en teoría deberían haberse legalizado antes del día 30 de abril de 2015, no se establece sanción alguna por no haber presentado en plazo los mismos. Se indica que aquellos libros legalizados en papel que no hayan sido trasladados a soporte electrónico podrán contener las actas y demás inscripciones correspondientes al ejercicio 2014, sin necesidad de legalizar un nuevo libro. Página 5

6 A tal efecto, en el caso de que los libros en papel actualmente existentes no dispongan de hojas en blanco suficientes para que se incorporen las actas y asientos correspondientes al ejercicio 2014, se podrá solicitar al Registro Mercantil que legalice nuevos libros o las hojas en blanco que resulten necesarias para completar los libros. De todas formas, si las empresas así lo desean, podrán también legalizar las actas y asientos correspondientes al ejercicio 2014 en soporte electrónico, de acuerdo a lo dispuesto en las dos Instrucciones de la DGRN. Por tanto, y como conclusión, mediante esta nueva Instrucción se ha pretendido solucionar de forma definitiva la presentación de los libros de actas, socios y contratos, garantizando la confidencialidad de los datos contenidos en los mismos. Los empresarios y sociedades podrán optar por incorporar en los libros en papel que ya tuvieran legalizados las actas y asientos del ejercicio 2014, o, en su caso, si así lo desean, presentar de forma telemática los mismos en el presente ejercicio Página 6

7 Aprobada la instrucción mencionada con anterioridad, a continuación hacemos un breve tutorial que les podrá servir de guía para poder proceder con la nueva legalización de los libros de forma telemática: Comenzamos a continuación: Paso 1: - Procedemos a realizar diligencia de cierre que se debe de incorporar a cada uno de los libros que vayamos a legalizar, la diligencia deberá de ser firmada por el órgano de administración de la compañía: Página 7

8 DILIGENCIA DE CIERRE El presente Libro de _(Actas, Socios o Contratos)_correspondiente a la mercantil (Denominacion social) que se compone de folios, de los cuales se han utilizado, se cierra a fecha de hoy, según instrucción de 12 de febrero de 2015 de la Dirección General de Registros y Notariado, quedando anuladas las páginas en blancoposteriores a la presente. Y para que así conste firmo esta diligencia en el día de de Nombre y cargo Página 8

9 Paso 2: -Realizamos certificación, procediendo emitida por el órgano de administración de la compañía indicando que se proceder al cierre de los libros: Página 9

10 Paso 3: - Debemos de proceder a escanear en un único fichero todas las actas que se hayan firmado de la compañía en el ejercicio Realizar un fichero de Excell (solo en el caso de que haya habido movimientos dentro del accionariado en el ejercicio 2015), el estado actual de los socios/accionistas de la compañía. Paso 4: Una vez realizado lo anterior, y dispongamos de la documentación firmada por el órgano de administración de la compañía, se procede con la apertura del programa Legalia, donde deberemos de proceder con la legalización de los libros societarios del ejercicio Para ello procederemos como indicamos a continuación: Página 10

11 Paso 4.1.: Aperturamos el programa y detallamos los libros a legalizar. Página 11

12 Paso 4.2.: Cumplimentamos los datos de la sociedad de la que vamos a legalizar los libros. Página 12

13 Paso 4.3.: Procedemos a cumplimentar los datos de los libros a legalizar y a subir la documentación pertinente de cada uno de los mismos. Los ficheros se pueden subir en PDF encriptados. Página 13

14 Paso 4.4. Una vez generados y subida la documentación de los libros, se procede a generar la instancia, el Zip y se envían los libros. Página 14

15 Paso 4.5. Se generará un acuse de recibo y una huella digital que deberéis de conservar, al igual que un Zip con la documentación presentada. Una vez examinados los libros por parte del Registro Mercantil, dicha entidad procederá a emitir la factura y la calificación correspondiente por la legalización de dichos libros. Página 15