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1 4 Inicio Supply Chain Management (SCM) Cómo alcanzar la excelencia en la planificación de las operaciones y las ventas con SIOP (Planificación de las Operaciones, Ventas e Inventario)? Boletín Digital No El Plan de Negocio: Enfoque Práctico para su Creación

2 Boletín Consultoría Gerencial - No Haga click en los enlaces para navegar a través del documento 4Introducción 4 Cuál es el problema del negocio? 4 Cómo SIOP puede contribuir a mejorar la eficiencia? 4 Cuál es la visión de SIOP? 4 Elementos claves de SIOP? 4Etapas para la implementación del modelo SIOP 4Beneficios de las empresas que disponen SIOP 4Algunos casos exitosos implementando SIOP 4Conclusiones 4Créditos / Suscribirse

3 Introducción Durante años las empresas han contado con diversos mecanismos y herramientas orientadas a mejorar la gestión de la cadena de suministros. Hoy en día, la tendencia apunta a desarrollar e implementar modelos de gestión que permitan aumentar la eficiencia en los procesos de negocio relacionados con la cadena de suministros, en donde las actividades de planificación, medición de la satisfacción de las necesidades de los clientes y el fortalecimiento de las relaciones con los proveedores, son prioritarias en la búsqueda de incrementar los márgenes de rentabilidad. Estos nuevos modelos de gestión buscan resolver aspectos tales como: Incremento en la complejidad del entorno económico, debido a la globalización que incide en la comercialización de materiales, insumos y productos terminados Crecimiento en las redes de producción y distribución propias o de terceros Presión por reducir los costos asociados a la cadena de suministros Mejora del servicio al cliente mediante la adquisición de herramientas tecnológicas como sistemas ERP (Planificación de Recursos Empresariales) o APS (Programación y Planificación Avanzada) Desarrollo aislado de planes de mercadeo, ventas, operaciones y finanzas los cuales no son suficientes para alcanzar el rendimiento esperado La implementación de un proceso SIOP (Planificación de las Operaciones, Ventas e Inventario) como práctica de planificación integrada genera mayor importancia, ya que logra la alineación de las áreas comerciales, operativas y financieras, para llegar a un consenso sobre la demanda requerida para cubrir la cadena de suministros en los próximos períodos y de esa manera cumplir las expectativas de los proveedores, clientes y aliados comerciales.

4 Cuál es el problema del negocio? Las organizaciones que no poseen un proceso SIOP funcionando, generalmente reducen el desempeño de la cadena de suministros, debido a la falta de integración y manejo de información entre las áreas, que permita trabajar en conjunto y hacia el mismo objetivo, obteniendo una planificación de la demanda integrada que proporcione beneficios para la empresa, los proveedores y clientes. Entre los principales inconvenientes que presentan las empresas se pueden mencionar: Falta de vinculación de los procesos de Operaciones, Ventas y Mercadeo, presentándose planes de suministro diferentes para las áreas, manejándose cada uno de forma independiente Altos inventarios con poca rotación Altos costos de operación de la cadena de suministros Servicio al cliente por debajo de las metas establecidas En este sentido estableciendo un proceso SIOP en una empresa, se logra obtener una planificación integrada que equilibra la demanda del cliente con el suministro de los productos. Cómo SIOP puede contribuir a mejorar la eficiencia? La Planificación de las Operaciones, Ventas e Inventario ( SIOP) se define como el proceso que integra las diferentes planificaciones y pronósticos mediante la articulación de las diferentes áreas, tales como: desarrollo de productos, mercadeo y ventas, operaciones (producción, logística y/o distribución), proveedores, clientes y aliados comerciales claves; para llegar a un consenso del plan de demanda requerido por la cadena de suministros el cual se complementa con la disponibilidad de recursos financieros de la empresa producto del plan financiero de la misma.

5 Cómo SIOP puede contribuir a mejorar la eficiencia? (cont.) Un plan integrado de Operaciones, Ventas e Inventario producto del proceso SIOP contribuye a mejorar la eficiencia en la cadena de suministros, debido a su enfoque proactivo mediante la identificación de posibles incumplimientos de suministros de productos según la demanda antes que sucedan, estableciendo oportunamente las acciones correspondientes y escenarios de aplicación de dichas acciones. En este sentido, los principales objetivos de la Planificación de las Operaciones, Ventas e Inventario son: Alinear los planes de negocio de la empresa, conformados por los planes comerciales definidos por las áreas de mercadeo y ventas, los planes operativos definidos por las áreas de producción, logística y distribución y los planes financieros definidos por las áreas administrativas y de finanzas Asegurar que los planes de negocio sean realistas, considerando el cumplimiento de las metas establecidas sobre ingresos, costos, gastos y calidad de servicio, y balanceando efectivamente el suministro de productos con la demanda Identificar la necesidad de recursos humanos, financieros y tecnológicos (de ser el caso) para soportar los planes de negocio Establecer acciones para cumplir con los objetivos y recursos de demanda o suministro requeridos Medir la efectividad de las acciones tomadas comparando con las experiencias pasadas o registros históricos de la empresa Optimizar los costos totales de la cadena de suministros equilibrando los aspectos relacionados con el suministro de producto y la demanda Cuál es la visión de SIOP? SIOP es un proceso continuo que involucra aspectos relacionados con pronósticos o estadísticas, inteligencia y estrategias de mercadeo, planificación de recursos (financieros, tecnológicos y humanos), planificación de operaciones, análisis de escenarios, entre otros, por lo que es importante que cada aspecto tenga plazos y resultados específicos, de manera de establecer cómo se relacionan todas las planificaciones involucradas a lo largo de la cadena de suministros para lograr los objetivos del negocio.

6 Cuál es la visión de SIOP? (cont.) En el Gráfico N 2, se puede observar como con el inicio de la planificación estratégica de la empresa se llega a la integración de todas las planificaciones de los distintos procesos, hasta llegar a la planificación de las operaciones involucrando a los clientes y proveedores. En este sentido se sugiere realizarse los s estra Visión de S&OP cuestionamientos: Planificación de los Materiales Planificación Estratégica - Cómo incrementar el valor de la empresa?, Qué negocios vamos a 1. Planificación de Mercadeo y Ventas incluir o retirar?, Cómo lo vamos a ejecutar? Planificación Financiera - Cuáles son las consecuencias 3. Planificación financieras de las Operaciones del plan estratégico?, Cuáles son Planificación las necesidades de de los recursos Capacidad de Planificación del financieros?, producción Qué y recursos Inventario financieros se almacenamiento destina a atender con estas necesidades? 4. Planificación y cronograma de Producción Compras Ordenes de Compras Planificación Estratégica 2. Planificación de la Demanda! MRP (Planificación y Requerimiento de Materiales) Planes y Presupuestos de las U. N Promociones, lanzamientos, y pronósticos de ventas Pronósticos de ventas Planificación de la Distribución 5. Gestión de Inventario! MPS (Cronograma Maestro de Planificación de Producción) las operaciones y ventas - Qué se necesita para hacer Almacenamiento/ el negocio más Producción Distribución Cobranza rentable?, Cuáles son los productos o servicios Ordenes de Recepción/ Ordenes de Producción Facturación para obtener una ventaja competitiva?, Despacho Cómo Proveedores Clientes se compara la demanda con la oferta Facturación/ Espiñeira, Sheldon y Asociados Slide 2 proyectada?, Cuáles son las necesidades de los recursos para satisfacer las metas de costos?, Qué acciones se requieren para garantizar los niveles correspondientes de recursos disponibles cuando sea necesario? Para ampliar, haga click sobre el cuadro Colaboradores Colaboradores Planificación de los Materiales 4. Planificación y cronograma de Producción Compras Ordenes de Compras Proveedores Planificación Estratégica Producción En resumen, la visión de SIOP debe ser ambiciosa y desafiante buscando cubrir con la planificación de la demanda de productos, identificar posibles impactos en el cliente final y cumplir con los objetivos estratégicos del negocio. Planes y Presupuestos de las U. N. 1. Planificación de Mercadeo y Ventas 2. Planificación de la Demanda 3. Planificación de las Operaciones Planificación de Capacidad de producción y almacenamiento Ordenes de Producción MRP (Planificación y Requerimiento de Materiales) MPS (Cronograma Maestro de Producción) Promociones, lanzamientos, y pronósticos de ventas Planificación del Inventario Almacenamiento / Distribución Ordenes de Recepción / Despacho Clientes Pronósticos de ventas Planificación de la Distribución 5. Gestión de Inventario Facturación / Cobranza Facturación Gráfico N 2. Visión de SIOP Colaboradores Retorno

7 Elementos claves de SIOP? Entre los elementos claves a considerar durante la aplicación de un modelo SIOP se pueden mencionar: Conciliación de los aspectos estratégicos relacionados con la demanda y los planes de suministro Alineación de los planes de ventas y operaciones con los planes financieros Monitoreo de las tendencias y desviaciones de los planes para generar remediaciones y mejora continua Toma de decisión para gestionar proactivamente las ventajas y desventajas de los procesos involucrados en la cadena de suministros y la capacidad de respuesta ante la demanda de los clientes En el Gráfico N 3 se describe de forma general los pasos y aspectos a ser considerados por la empresa al momento de llevar a cabo un modelo SIOP Para ampliar, haga click sobre el cuadro Entradas Planes estratégicos Presupuesto financiero Demanda histórica Proyecciones de Ventas Mercancía en tránsito, disponible Plan de Mercadeo Información de Proveedores Capacidad de producción y almacenamiento 6 Realizar seguimiento de las desviaciones y generar planes de acción 5 Divulgar la planificación a cada una de las áreas 1 Generar pronósticos estadísticos a partir de la demanda histórica 4 Identificar y resolver excepciones y escenarios 2 Integrar la demanda actual al pronóstico realizado 3 Consolidar y discutir los pronósticos con cada una de las áreas Gráfico N 3. Aspectos del Modelo SIOP Salidas Planificación definitiva Estrategias de acción para mitigar posibles desviaciones Estrategias de la Cadena de Suministros Retorno

8 Etapas para la implementación del modelo SIOP Alcanzar la excelencia de planificación de las operaciones y las ventas a través del modelo Fases fundamentales de SIOP Fase 1: Visión Identificar los procesos que requieren de la implementación de herramientas de planificación. Representar la integración de los procesos con los objetivos del negocio y las necesidades de los clientes SIOP involucra inicialmente tres fases fundamentales: visualización, diseño e implementación. Fase 2: Diseño de la Solución Definir las personas o colaboradores que llevarán a cabo las actividades del modelo SIOP, así como sus roles, responsabilidades y competencias. Determinar las herramientas tecnológicos disponibles o por implementar que permitan obtener información histórica o proyectada de los procesos. Establecer los protocolos de comunicación entre las áreas. Construir los instrumentos de medición de desempeño o tendencias Fase 3: Implementación de la Solución Ejecutar del nuevo modelo de planificación SIOP, apalancándose en un programa de implementación y ajustes, programa de divulgación y adiestramiento. Medir el desempeño de la planificación integrada de la demanda y cumplimiento de expectativas de los clientes internos y externos de los procesos de la empresa Beneficios de las empresas que disponen de SIOP Al implementar un proceso integrado de planificación SIOP que considere las demandas y expectativas del cliente con la capacidad de la cadena de suministros, se deben obtener las s ventajas: Elaborar planes operativos realistas que se sincronizan con los planes comerciales y financieros con base a la demanda Alinear y reforzar los intercambios de información entre mercadeo y ventas, producción, logística y distribución, compras y las actividades de planificación Entender los impactos financieros de las decisiones Medir el desempeño organizacional con la Planificación de Operaciones, Ventas e Inventario, mediante el uso de un Cuadro de Mando Integral de medición del desempeño compartido entre las diferentes áreas Mejorar la capacidad de la empresa para gestionar el cambio mediante el avance hacia una planificación prospectiva basada en toma de decisiones en lugar de un enfoque reactivo

9 Beneficios de las empresas que disponen de SIOP En general el beneficio de disponer de SIOP, permite obtener un fortalecimiento de la cadena de suministros integrando los procesos de negocio en el marco de la planificación. A continuación se muestran algunos resultados esperados en las áreas de ventas y servicio al cliente, operaciones e inventario, con la implementación de un proceso integrado de planificación SIOP, con base a los resultados de las últimas Encuestas Globales de Cadena de Suministros realizadas por PwC a participantes provenientes de las industrias manufactureras y de servicios. Ventas y Servicios al Cliente Mejora del forecast (pronóstico) entre 20% y 25% Mejora de hasta un 30% en los tiempos de respuesta de suministro Aumento de los ingresos impulsado por la satisfacción de la demanda Operaciones (Producción y Logística) Reducción del Costo de Producción de 1% a 5% Reducción de Tiempo de Ciclo de 5% a 10% Incremento del Fill Rate (tasa de utilización) de un 5% a 10% Reducción del Costo de Transporte de 1% a 5% Beneficios de SIOP por área de negocio Inventario Aumento en la rotación del inventario de hasta 1,5 veces Reducción de costos de inventario de 5% a 10%

10 Algunos casos exitosos implementando SIOP A continuación se presentan dos casos prácticos cuya implementación de SIOP contribuyó positivamente en la mejora de la eficiencia de la cadena de suministros: Caso práctico No. 1 Líder de la Industria Química Diseño de la Planificación de la Cadena de Suministro Perfil de la Empresa Productor y distribuidor líder de productos industriales médicos y productos químicos Presta servicios a clientes en el sector salud en aproximadamente 35 países de todo el mundo Retos del Negocio Satisfacer el crecimiento futuro y los objetivos de rentabilidad Satisfacer las demandas del mercado para el comercio electrónico Poner en marcha una iniciativa para la implementación un sistema global de ERP (Planificación de Recursos Empresariales) Implementar un proceso único y global de la planificación de la demanda Objetivo Crear un conjunto de procesos de negocio para permitir operaciones más dinámicas, reduciendo los costos operativos y de infraestructura orientados al cliente e iniciativas estratégicas del negocio Solución Implementar los procesos de planificación de la demanda, pronóstico, planificación de inventario, planificación de las ventas, planificación de la producción, planificación del transporte y toda su ejecución de la logística. Logrando obtener la consolidación de químicos diferentes en un solo conjunto global de los procesos de negocio para fundar las bases para la transformación del negocio Resultados Mayor integración entre las unidades de negocio y el impulso de la promoción de una cultura corporativa unificada Procesos consistentes de la cadena de suministros y la tecnología, así como un enfoque equilibrado a clientes y proveedores La implementación de un ERP, el cual permitió planificar la migración de diferentes sistemas de TI

11 Algunos casos exitosos implementando SIOP (cont.) Caso práctico No. 2 Líder Industrial de Manufactura y Ensamblaje - Diseño de la Planificación de la Cadena de Suministro y la Planificación de Operaciones, Ventas e Inventario Perfil de la Empresa Productor de artefactos y electrodomésticos con una amplia variedad de estilos y modelos Retos del Negocio Estandarizar y mejorar el pronóstico de la demanda en consenso Crear un ciclo de planificación mensual que permita reaccionar a los cambios del mercado Reducir el inventario Mejorar el flujo de caja Evaluar el módulo de Planificación y Optimización Avanzada de SAP (Advanced Planner & Optimizer, APO) Incluir nuevos productos alineados a las promociones de comercialización Colaborar con clientes clave en la obtención de datos para realizar la Planificación de Operaciones, Ventas e Inventario (SIOP) y manejarse con la fabricación de los productos en las diferentes plantas existentes Objetivos Migrar el pronóstico de la demanda hacia una base de enfoque estadístico, para una mayor precisión en el análisis del mercado y la estandarización de procesos Mejorar la posición de la materia prima, los productos en proceso, y los productos terminados Modificar la estrategia de producción con inventario hacia una de ensamblaje bajo pedido para algunos artículos (Just in Time) Establecer una planificación de la oferta para las plantas de producción basadas en las limitaciones de fabricación y capacidad, después de haber priorizados las demandas Solución Aplicar SIOP y mejorar las operaciones generales de la cadena de suministros, mediante el diseño de un nuevo modelo de pronóstico de la demanda, incorporando las ventas, trabajando muy de cerca con el cliente para reducir el inventario del cliente y sus costos Procesos Claves Implementados: Proceso de Ventas y Operaciones Mensuales, reduciendo el tiempo de 14 a 8 días, Procesos de inclusión de nuevos productos y ciclos de vida, procesos de promociones y el procesos de planificación financiera a corto y largo plazo Resultados Se estableció con éxito un ciclo de Planificación de Ventas Mensuales y Operaciones, aumentando la capacidad de la empresa para adaptarse a las fluctuaciones de la demanda y redujo los cambios en los programas de producción Los nuevos procesos permitieron: - Reducir los tiempos totales de la cadena suministro total y de producción - Reducción de la carga de trabajo para la planificación - Aumento de la estandarización de las operaciones - Formalización de la recopilación y el intercambio de conocimientos sobre la creación de pronósticos de la demanda.

12 Conclusiones El proceso SIOP ayuda organizar la cadena de suministros en función de la demanda, integrando los eslabones bajo los s principios: Planificar con base a recursos comunes Identificar los problemas oportunamente y desarrollar las recomendaciones desde los procesos operativos y tácticos hasta llegar a los procesos estratégicos Desarrollar acciones proactivas que permitan mitigar posibles inconvenientes en la cadena de suministros Alinear los planes de negocio existentes Estandarizar los reportes para facilitar su compresión y análisis Tomar decisiones a través de los participantes del equipo de planificación involucrado en el proceso SIOP atendiendo los requerimientos y demandas de los proveedores y clientes Es así como en un escenario tan retador y de constantes cambios como el actual, el llevar una gestión eficiente de la cadena de suministros mediante un proceso de planificación SIOP, permite cubrir la demanda de los clientes a un menor costo, sin dejar a un lado los estándares de calidad tanto del producto como de las entregas de los mismos, y se logra la integración de cada unas de las áreas involucradas en pro de los mismos objetivos, fortaleciendo cada día más la cadena de suministros de la empresa incrementando su valor y la rentabilidad.

13 Créditos Para suscribirse al Boletín Consultoría Síganos en El presente boletín es publicado por la Línea de Servicios de Consultoría (Consulting) de Espiñeira, Pacheco y Asociados, Firma miembro de PwC. Este boletín es de carácter informativo y no expresa opinión de la Firma. Si bien se han tomado todas las precauciones del caso en la preparación de este material, Espiñeira, Pacheco y Asociados no asume ninguna responsabilidad por errores u omisiones; tampoco asume ninguna responsabilidad por daños y perjuicios resultantes del uso de la información contenida en el presente documento. Las marcas mencionadas son propiedad de sus respectivos dueños. PwC niega cualquier derecho sobre estas marcas Editado por Espiñeira, Pacheco y Asociados Depósito Legal pp CS141 Teléfono master: (58-212) Espiñeira, Pacheco y Asociados (PricewaterhouseCoopers). Todos los derechos reservados. PwC se refiere a la firma venezolana Espiñeira, Pacheco y Asociados (PricewaterhouseCoopers) y en ocasiones podría referirse a la red de firmas miembro de PwC. Cada firma miembro es una entidad legal separada. Para más detalles visite R.I.F.: J