LA DOCUMENTACIÓN COMERCIAL

Transcripción

1 LA DOCUMENTACIÓN COMERCIAL Registro y Organos de Contralor Las Sociedades Comerciales deben registrarse ante la Inspección General de Justicia (IGJ). Las Sociedades que cotizan en Bolsa deben registrarse ante la Comisión Nacional de Valores (CNV). Las Sociedades Financieras deben estar autorizadas y registradas por la Superintendencia de Seguros de la Nación (SSN)

2 Libros Básicos Diario. Inventario y Balances. SOCIEDADES ANONIMAS: Actas de Asambleas. Actas de Directorio. Registro de Asistencia a Asambleas. Registro de Accionistas OPTATIVOS DE SER RUBRICADOS IVA de Ventas IVA de Compras Rúbrica de un libro Diario INSPECCION GENERAL DE JUSTICIA DECRETO N LEY N COLEGIO DE ESCRIBANOS DE LA CIUDAD DE BUENOS AIRES L Rúbrica N Pertenciece a: EMPRESA S.A. Domicilio: LAVALLE Piso 10 Of Libro: DIARIO Consta de: 0100 páginas Número de Libro: 2 Observaciones: COPIADOR ANA YYYYYYY RESPONSIBLE AREA INTERVENCION Y RUBRICA DE LIBROS INSPECCIÓN GENERAL DE JUSTICIA En la fecha se procede a la rúbrica del presente libro con intervención de escribano Habilitado para actuar en el Régistro Notarial Nro de la Ciudad de Buenos Aires. Buenos Aires, 11 de Junio de 2003 CARMEN XXXXX ESCRIBANA MAT. XXXX

3 Definición Los documentos comerciales son el respaldo de todo tipo de transacciones La documentación junto a los libros rubricados, con una adecuada integración de un sistema de contabilidad, reflejan con claridad los actos de la gestión de la empresa así como su situación patrimonial (art. 44 Código de Comercio). Comprobantes Internos Documentos emitidos por la empresa y su circulación es interna (dentro de la empresa). Son soportes de información de uso interno que eventualmente puede utilizarse para brindar algún tipo de información hacia el exterior de la empresa.

4 Comprobantes Internos EMPRESA Comprobantes Externos La mayor parte de este tipo de documentación debe responder a la legislación vigente y debe adaptarse a los cambios exigidos en ella

5 Comprobantes Externos COMPROBANTES QUE INTERVIENEN EN: 1) CONCERTACIÓN DE LA OPERACIÓN 2) DESPLAZAMIENTO DE LA MERCADERIA. 3) VALUACIÓN DEL PRODUCTO O SERVICIO. 4) CANCELACIÓN DE LA ACREENCIA.

6 1) CONCERTACIÓN DE LA OPERACIÓN A) NOTA U ÓRDEN DE COMPRA. B) NOTA DE VENTA O NOTA DE PEDIDO. ORDEN DE COMPRA SECTOR QUE NECESITA UN INSUMO EMITE UN PEDIDO DE MAT. PRIMA EMPRESA SECTOR QUE AUTORIZA LA COMPRA PROCESO DE SELECCIÓN DEL PROVEEDOR EMITE UNA ORDEN DE COMPRA DE MAT. PRIMA SECTOR QUE EMITE EL PEDIDO PROCESO QUE SE DA DESDE ADENTRO DE LA EMPRESA HACIA AFUERA P R O V E E D O R

7 NOTA DE VENTA O NOTA DE PEDIDO EMPRESA VENDEDOR SE GENERA LA NOTA DE PEDIDO CLIENTE Logo empresa DIRECCION TELEFONO / MAIL RAZÓN SOCIAL NOTA DE PEDIDO DOCUMENTO NO VALIDO COMO FACTURA SOLICITADA PORL CODIGO CLIENTE DIRECCIÓN LOCALIDAD CP: DESPACHADA POR VENDEDOR CONDICIONES ESPECIALES NORMALES DÍAS REF COD. CANT. DESCRIPCION OBSERV AUTORIZADO SI NO DEPOSITO: CUMPLIDO POR: OBSERVACIONES FIRMA.ACLARACION FECHA:.../.../... REMITO Nro.. FACTURA Nro..

8 2) DESPLAZAMIENTO DE LA MERCADERÍA A) REMITO. B) FACTURA. C) TIQUE. D) CARTA DE PORTE. E) CARTA DE EMBARQUE. F) GUÍAS. 3) VALUACIÓN DEL PRODUCTO O SERVICIO A) FACTURA. B) FACTURA DE CRÉDITO (EN DESUSO). C) CARTA DE CREDITO. D) NOTA DE VENTA CONTADO. E) TIQUE.

9 4) CANCELACIÓN DE LA ACREENCIA A) CHEQUE. B) CHEQUE DE PAGO DIFERIDO. C) RECIBO. D) NOTA DE DÉBITO. E) NOTA DE CRÉDITO. F) TRANSFERENCIA ELECTRÓNICA DE FONDOS Y/O DATOS. G) GIRO BANCARIO. H) PAGARÉ. Remito Todo traslado y entrega de productos, tanto primarios como manufacturados, debe estar documentado mediante remito, guía o documento equivalente Además de documentar la entrega de la cosa, el Remito permite: Al comprador: comparar con el pedido, a efectos de controlar si es la mercadería solicitada y para controlar las mercaderías recibidas. Al vendedor: al recibir el duplicado del remito debidamente firmado por el comprador, tener una constancia de haber entregado la mercadería y que el comprador las recibió de conformidad y, en base al Remito, eventualmente, confeccionar la Factura.

10 Remito Logo Empresa SA DISTRIBUIDORA ADMINISTRACION Y VENTAS: DIREC. DEPOSITO Y VENTAS: DIRECCION TEL. TEL.FAX. FAX. E- mail CONDICION ANTE EL IVA X DOCUMENTO NO VALIDO COMO FACTURA REMITO N X FECHA: CUIT: ING. BRUTOS: INICIO DE ACTIVIDADES: SEÑORES CUENTA N PEDIDO I.V.A. C.U.I.T CODIGO DESCRIPTICON CANT. P. UNITARIO OBSERVACIONES TOTAL REMITO CONTROL DEPOSITO REFERENCIA RECIBIDO CONFORME DEL CLIENTE CONTROL ENTREGA FIRMA / ACLARACION / D.N.I DATOS DE LA IMPRENTA (CUIT / DOMICILI0/ ETC.) ORIGINAL DUPLICADO TRIPLICADO

11 Factura Es el documento que el vendedor envía al comprador, es Factura donde se valorizan las mercaderías descriptas en el Remito. Con este documento se puede reclamar el pago, en el caso de que sea una factura conformada o se encuentre acompañada del respectivo Remito firmado por el comprador. Tipos de Facturas Existen distintos tipos de Facturas: 1) Tipo A 2) Tipo B 3) Tipo C 4) Tipo M 5) Tipo A con CBU informado 6) Tipo E (exportación)

12 DR. XXXXX XXXXXX CONTADOR PUBLICO (UBA) DOMICILIO FISCAL O LEGAL O FANTASIA (A1XXXCZ) CIUDAD DE BS. AS. I.V.A. RESPONSABLE INSCRIPTO A FACTURA DIA MES AÑO CUIT: INGR. BRUTOS: EXENTO INICIO ACTIVIDADES: SEÑOR (ES) DOMICILIO IVA RESPONSABLE INSCRIPTO C.U.I.T. N COND. DE VENTA CONTADO CTA CTE REMITO N DESCRIPCION TOTALES SUBTOTAL... DATOS DE LA IMPRENTA HAB. MUNICIPAL IMPRESO DEL N al ORIGINAL. BLANCO. DUPLICADO. AMARILLO IVA INSCRIPTO.% TOTAL $ CAI: VTO: EMPRESA XX S.A. DOMICILIO FISCAL O LEGAL O FANTASIA (A1XXXCZ) CIUDAD DE BS. AS. I.V.A. RESPONSABLE INSCRIPTO A FACTURA DIA MES AÑO CUIT: INGR. BRUTOS: EXENTO INICIO ACTIVIDADES: SEÑOR (ES) DOMICILIO IVA RESPONSABLE INSCRIPTO C.U.I.T. N COND. DE VENTA CONTADO CTA CTE REMITO N DESCRIPCION TOTALES SUBTOTAL... IVA INSCRIPTO 10,5% IVA INSCRIPTO 21 % TOTAL $ DATOS DE LA IMPRENTA HAB. MUNICIPAL IMPRESO DEL N al ORIGINAL. BLANCO. DUPLICADO. AMARILLO CAI: VTO:

13 EMPRESA XX S.A. DOMICILIO FISCAL O LEGAL O FANTASIA (A1XXXCZ) CIUDAD DE BS. AS. I.V.A. RESPONSABLE INSCRIPTO A FACTURA DIA MES AÑO CUIT: INGR. BRUTOS: EXENTO INICIO ACTIVIDADES: SEÑOR (ES) DOMICILIO IVA RESPONSABLE INSCRIPTO C.U.I.T. N COND. DE VENTA CONTADO CTA CTE REMITO N CANT. DESCRIPCIÓN PRECIO UNIT PRECIO TOTAL NETO IVA 21% IVA 10,5% TOTAL A PAGAR DATOS DE LA IMPRENTA HAB. MUNICIPAL IMPRESO DEL N al ORIGINAL. BLANCO. DUPLICADO. AMARILLO CAI: VTO: Código de Barras Los comprobantes que deben llevar Código de Barras son: Comprobantes clase A. Comprobantes clase A con CBU informada. Comprobantes B. Comprobantes M. Comprobantes E.

14 JUAN CARLOS XXXXX ASESORÍA EMPRESARIA ARAOZ XXXX PB X (1421) CIUDAD DE BS. AS. IVA RESPONSABLE INSCRIPTO B FACTURA N DIA MES AÑO C.U.I.T.: ING. BRUTOS: INICIO DE ACTIV: 02/01/1995 Señor(es):.. Domicilio:.. Localidad:.. CP:. IVA Resp. Insc. Resp. No Insc. No Resp Exento Cons. Final Monot. Condiciones de Venta C.U.I.T. Remito TOTAL $ DATOS DE LA IMPRENTA / Nro. CUIT IMPRENTA Original Blanco CAI: HAB. Nro. FECHA IMPRESO DEL Nro AL Duplicado Amarillo Vto: 06/11/2005 EL RESPONSABLE ES UN MONOTRIBUTISTA De Angelica Wwwwww Dirección Telefono / Fax Sitio Web IVA: RESPONSABLE MONOTRIBURO Señor(es) IVA Nombre Fantasía Condiciones De Venta FECHA ENTRADA C Resp. Inscripto Resp. No Inscripto No Resp. Exento Cons. Final Resp. Monotributo Contado FECHA SALIDA Cta. Cte. Fecha CUIT: Ing. Brutos Establec: Sede Timb: 01 Inicio de actividades: Domicilio.... CUIT HABITACIÓN Nro. Remito Nro. FACTURA N Cant. Mayores O. Compra Nro. Cant. Menores Cant. D E T A L L E P. Unit. TOTALES ORIGINAL TOTAL $ DATOS DE LA IMPRENTA CUIT DIRECCION FECHA INICIO DE LA IMPRENTA DESDE Nro al NO TIENE FECHA DE VENCIMIENTO

15 Inscripción - Responsable Inscripto Factura Tipo A. PARA PODER EMITIR FACTURAS TIPO A, SI EL CONTRIBUYENTE NO HA PRESENTADO DDJJ DE BIENES PERSONALES, DEBERÁ ACREDITAR UN PATRIMONIO QUE RESPALDE EL GIRO DE SUS OPERACIONES. Dr. Juan Carlos ZZZZZZ Ingeniero Civil DIRECCIÓN DE FANTASÍA COD. POSTAL - LOCALIDAD IVA: RESPONSABLE INSCRIPTO Señor(es): M OPERACION IGUAL O MAYOR A MIL PESOS ($ 1.000) SUJETA A RETENCIÓN Domicilio: FACTURA Fecha CUIT: Ing. Brutos: Exento Inicio Activ.: IVA Resp. Inscrip. Resp. No Incrip. C.U.I.T. N Condiciones de Venta Contado Cta. Cte. Remito N DESCRIPCION TOTALES Subtotal IVA Inscripto. %. IVA No Insc %. TOTAL $ DATOS DE LA IMPRENTA Impreso del N al Original. Blanco. Duplic. Amarillo CAI: VTO.:

16 ORIGINAL Empresa S.A. DISTRIBUIDORA CALLE Nro. (CODIGO) BS. AS. TEL.: TELFAX: FAX: I.V.A. SEÑORES E FACTURA DE EXPORTACION N FACTURA FECHA CUIT: DNRP: ING. BRUTOS: INICIO DE ACTIVIDADES: CUENTA Nro. CONDICIONES DE VENTA: CODIGO DESCRIPCION CANT. PR. UNIT DESC. IMPORTE TOTAL CANT. DE ITEMS NOMBRE DE LA IMPRENTA TEL: C.U.I.T. DIRECCION DESDE EL N al N HABILITACION N Facturas - Generalidades El tamaño mínimo que deben tener es de 15 cms. de ancho por 20 cms. de largo. Es un documento registrable

17 Factura Electrónica Se trata de la representación electrónica de un comprobante original, respaldatorio de las operaciones realizadas. El objetivo fundamental es: 1. Lograr mayor agilidad de la Administración en el control. 2. Ahorro del tradicional soporte en papel. Actualmente la norma se aplica al mercado interno. Esta norma comenzó siendo optativa en el año Resolución General AFIP 1956/05. A partir del 1 de Abril de 2007 es obligatoria para: 1. Facturas A Empresas que prestan servicios de planes de salud. 2. Facturas A Empresas de televisión por cable.

18 Resolución General AFIP 2277/07: 1. Facturas B Empresas de servicios de televisión por cable y que brindan planes de salud. Sigue siendo optativa su emisión en comprobante tradicional o electrónico. 2. A partir del 1 de Julio de 2007 será obligatorio para empresas de servicios de telefonía celular (Facturas A). Para el resto de los contribuyentes continúa siendo optativa. LA OPCION DEL RÉGIMEN NO IMPOSIBILITA EMITIR FACTURAS EN FORMA NO ELECTRÓNICA.

19 Comprobantes incluidos Régimen Factura Electrónica Facturas clase A Facturas clase B Notas de crédito clase A Notas de débito clase A Notas de crédito clase B Notas de débito clase B Comprobantes excluídos Régimen Factura Electrónica Facturas de exportación. Facturas M Facturas A con CBU informado. Comprobantes emitidos por controlador fiscal. Comprobantes emitidos por sujetos no obligados al régimen. Comprobantes que requieran un tratamiento especial.

20 Tique Se emite por operaciones de contado, mientras que la factura puede ser emitida por operaciones de contado o en cuenta corriente. Los tiques sólo pueden ser emitidos por máquinas registradoras (o controladores fiscales) autorizadas a funcionar por la AFIP. ESTACION DE SERVICIO CERTERINOS XX YY C.U.I.T. Nro. INGRESOS BRUTOS: E. MERLO CASEROS BUENOS AIRES INICIO DE ACTIVIDADES : IVA RESPONSABLE INSCRIPTO TIQUE FACTURA A N FECHA : HORA : 17:29:01 Nombre: C.U.I.T: IVA RESPONSIBLE INSCRIPTO CAPITAL FEDERAL Cond. De Vta: Contado CANTIDAD/PRECIO UNIT (% IVA) DESCRIPCION [% B.I.] IMPORTE / (21.00) FORM SHELL SUPER [64.68] $37.03 NETO SIN IVA $37.03 IVA 21.00% $7.78 CONCEPTOS NO GRAVADOS $20.22 TOTAL $65.03 GRACIAS POR ELEGIRNOS! = MAS DE 40 AÑOS JUNTO A CLIENTES Y AMIGOS = CI: CF HHD DGI

21 LIBRERIA ART NORA XXXXXX C.U.I.T. NRO.: LAVALLE YYYY 1047 G.C.B.A. INGRESOS BRUTOS: IVA RESPONSABLE INSCRIPTO A CONSUMIDOR FINAL INICIO DE ACTIVIDADES: P.V. NRO: 0002 NO. T FECHA 23/06/04 HORA 16:28 2,000 X 2,55 CD 5,10 TOTAL 5,10 CASH 5,10 SUMA DE SUS PAGOS 5,10 SU VUELTO 0,10 UNA EMPRESA DE SERVICIOS PENSADA A SU MEDIDA REGISTRO NRO. : PEC CF DGI Recibo Quien recibe un pago, deja constancia de los valores o bienes recibidos y el concepto por el cual los recibe, extendiendo un Recibo Este documento tiene importancia: 1) Legal 2) Contable

22 Recibos - Generalidades Los recibos pueden respaldar el pago total o parcial de una operación que fue documentada mediante la emisión de una factura, se identifican con la letra X y con la leyenda DOCUMENTO NO VÁLIDO COMO FACTURA. Estos elementos deben estar preimpresos y en forma destacada en el centro del espacio superior del documento. Se emite por duplicado, y se registra en los libros contables. Carlos D. Xxxyyy Asesoría de Comercio Exterior Piedras xxxx (1XXX) Bs. As. Argentina Tel: LIQUIDACION FECHA FACTURA N IMPORTE Total de la/s factura/s Anticipo/s RESTA ABONAR Imp. Internos No Responsible CUIT Responsible Monotributo Ing. Brutos Inicio de Actividades: 01/07/ C RECIBO (Comprobante No Válido Como Factura) N Buenos Aires, de de Recibimos de CUIT: Con domicilio en La cantidad de en CHEQUE N C/Banco EFECTIVO Importe correspondiente a la liquidación según detalle al margen Son. FIRMA NO SE RECONOCERAN PAGOS QUE NO ESTE EXTENDIDOS EN ESTE FORMULARIO IMPRENTA: IMPRENTERA de L. Coso y C. Soso (Soc. De Hecho) CUIT: Hab. Expte.: Tel: F. de Impr: Noviembre de 2004 Doc. Del al ORIGINAL:BLANCO DUPLICADO: CELESTE

23 Miguel Yyyyzzz ContadoraPublica(UBA) Piedras XXXX (1xxx) Cap. Fed. C RECIBO N FECHA RESPONSABLE MONOTRIBUTO C.U.I.T.: ING. BRUTOS: EXENTO INICIO ACTIV.: Señor/es: Domicilio: Localidad.. IVA C. Final Exento No Resp Inscrip No Inscrip Resp. Monot. CUIT N RECIBÍ LA SUMA DE. EN CONCEPTO DE HONORARIOS PROFESIONALES CHEQUE Nº.. C/BANCO $. CHEQUE N.. C/BANCO $... TOTAL $... EFECTIVO CHEQUE.. FIRMA. ACLARACION JORGELINA CARMEN CUIT: HAB. MUNIC. N 48880/1998 FECHA DE IMPRESION 09/09/2000 IMPRESO DEL al ORIGINAL: BLANCO DUPLICADO: AMARILLO Dra. Alcira Yyyyzzz ContadoraPublica(UBA) Piedras XXXX (1xxx) Cap. Fed. X RECIBO N FECHA IVA RESPONSABLE INSCRIPTO C.U.I.T.: ING. BRUTOS: EXENTO INICIO ACTIV.: Señor/es: Domicilio:.. IVA C. Final Exento No Resp Inscrip No Inscrip Resp. Monot. CUIT N RECIBÍ LA SUMA DE. EN CONCEPTO DE EFECTIVO/CHEQUE N.. C/BANCO.. FIRMA TOTAL. ACLARACION JORGELINA CARMEN CUIT: HAB. MUNIC. N 48880/1998 FECHA DE IMPRESION 09/09/2000 IMPRESO DEL al ORIGINAL: BLANCO DUPLICADO: AMARILLO

24 Nota de Débito Cuando el vendedor pone en conocimiento del comprador que ha cargado en su cuenta un importe determinado, emite una Nota de Débito. No existe actualmente una exigencia legal de tener un talonario por separado para las notas de débito, sino que se pueden utilizar los talonarios de factura en uso, aclarando en ella que se trata de una Nota de Débito. Nota de Crédito Es el documento que el vendedor confecciona y remite al comprador para ponerlo en conocimiento de que ha disminuido de su cuenta un importe determinado

25 Cheque El cheque es una orden de pago pura y simple (sin condición alguna) librada contra el banco en el cual el librador tiene fondos depositados a su orden en cuenta corriente bancaria, o está autorizado para girar en descubierto. LOS CHEQUES NUEVOS DEBEN TENER 18 cm. POR 7,6 cm DE ANCHO. EL COLOR ES CELESTE CON MATICES VERDES

26 LOS CHEQUES VIEJOS MIDEN 15,6 cm DE LARGO Y 7 cm DE ANCHO. EL COLOR NO ESTABA ESTANDARIZADO CLASES DE CHEQUES 1) COMUNES 2) DE PAGO DIFERIDO

27 Los cheques pueden emitirse: 1) NOMINALES 2) AL PORTADOR Pagaré Es una letra de cambio que sirve para avalar el compromiso de pago de una parte respecto de otra. Es un documento que produce una registración contable de la obligación contraída por una parte y del derecho adquirido por la otra parte.

28 Cancelación de un Pagaré LA EMPRESA ENTREGA UN PAGARÉ A UN ACREEDOR EMPRESA PAGARÉ ACREEDOR EL ACREEDOR CANCELA LA DEUDA DEVUELVE EL PAGARÉ EMPRESA PAGARÉ ACREEDOR EL ACREEDOR NO CANCELA LA DEUDA ENTREGA UN RECIBO EMPRESA RECIBO ACREEDOR SELLADO $. N.... VENCE EL. DE. DE.. POR $.. DE DE..... PAGARE. SIN PROTESTO (ART. 50 D.LEY 5968/63) A SEÑOR..... O A SU ORDEN LA CANTIDAD DE PESOS... POR IGUAL VALOR RECIBIDO EN. A ENTERA SATISFACCIÓN FIRMANTE.. CALLE. LOCALIDAD DEPENDIENDO DE LA JURISDICCIÓN DONDE SE EMITA ESTE DOCUMENTO PUEDE ESTAR ALCANZADO POR EL IMPUESTO A DE SELLOS

29 Presupuestos También son conocidos como Facturas Proforma. Este es un documento que las empresas suelen utilizar para enviar descriptivos de mercaderías a vender con los precios que están vigentes al momento en que se emiten. Suelen utilizarse Hojas con Membrete de la empresa o talonarios separados y la emisión de un presupuesto no genera registración contable. Tienen características similares a una factura pero no generan obligaciones ni derechos para ninguna de las partes intervinientes. SEÑORES DOCUMENTO NO VALIDO COMO FACTURA Empresa xxx S.A. DIRECCION COD. POSTAL TEL: TEL/FAX FAX IVA EXENTO X N * PRESUPUESTO FECHA Nro CONTROL: H PRESUPUESTO CUIT N ING. BRUTOS: EXENTO INICIO DE ACT.: 01/01/2001 CUENTA Nro. IVA CUIT VENDEDOR CONDICIONES DE VENTA CODIGO DESCRIPCION CANT PRECIO DESCUENTO IMPORTE UNITARIO TOTAL CANT. DE ART. CHEQUE A LA ORDEN DE EMPRESA XXX S.A. IMPRENTA S.A. TEL: CHEQUE NO A LA ORDEN DESDE EL N AL N HABILITACION N /97

30 Transferencia Electrónica de Fondos Este tipo de operatoria se realiza a través de Internet o en Cajeros Automáticos. Al realizar la operación se produce un efecto cancelatorio, sujeto a verificación. En el momento de la realización de este tipo de operaciones se produce la impresión electrónica del tique que verifica la realización de una operación que está sujeta a verificación; esto se valida con el extracto bancario. Esta operatoria genera una registración contable. SOLICITUD DE TRANSFERENCIA A TRAVES DE INTERNET Comprobante de Solicitud Home Banking Galicia Pago de Tarjeta Visa Fecha Hora Nro. De Operación 21/10/ : SOLICITUD DE PAGO A TRAVES DE CAJERO * CITIBANK * SUCURSAL: Microcentro FECHA HORA UNIDAD 21/10/ :21 MH06 n01 J Cta. Débito N : (CC $) Importa d Debitar: $1.001,20 Importa a Pagar: $1.001,20 Tarjeta de Cred. N : NO. OPERACIÓN : NO. SOBRE : 3710 CUENTA CLIENTE : TIPO TRANSACC. : PAGO VISA IMPORTE : $ 1.006,78 FORMA DE PAGO : EFECTIVO FECHA CONTABLE : 22/10/2002 Salvo error u omisión (S.E.U.O.) Comprobante de Solicitud. Conservelo * * SUJETO A VERFICACION * * ** COMPROBANTE PARA EL CLIENTE **

31 Muchas Gracias Dra. Laura Aira