Estatutos: En ellos se expresarán los siguientes datos básicos:

Transcripción

1 ASPECTOS GENERALES DE LOS FONDOS DE EMPLEADOS Y ASOCIACIONES MUTUALES (Ley 79 de 1988, Ley 454 de 1998, D. R de 1989 modificado por la Ley 1391 de 2010, D. R 1480 de 1989). Versión No. 2 de Noviembre de 2014 El Fondo de Empleado, es una entidad de derecho privado, sin ánimo de lucro, perteneciente al sector de la Economía Solidaria, constituida por personas libres, trabajadores dependientes y subordinados de la misma empresa en la que laboran, los fondos ofrecen servicios de crédito a costos mínimos. Estos se caracterizan por tener principios, fines, excedentes, valores, y su fin principal es satisfacer las necesidades de sus asociados y la irrepartibilidad de las reservas sociales. Los asociados deben ser personas con valores solidarios, como la: Honestidad, responsabilidad, solidaridad, transparencia, ayuda mutua, igualdad, equidad, democracia y responsabilidad social. Las Asociaciones Mutuales son personas jurídicas de derecho privado sin ánimo de lucro, constituidas libre i democráticamente por personas naturales, inspiradas en la solidaridad, con el objeto de brindarse ayuda recíproca frente a riesgos eventuales y satisfacer sus necesidades mediante la prestación de servicios de seguridad social. Los estatutos de las entidades sin ánimo de lucro, son las disposiciones internas que conforman el marco de acción, funcionamiento y desarrollo de los objetivos de la entidad que está constituyéndose y sobre los cuales se fundamenta su existencia, toma de decisiones, designación de administradores y órganos de fiscalización, su disolución y liquidación. REQUISITOS PARA LA CONSTITUCION: Acta de constitución: - Convocar a la Asamblea de Constitución. - Nombrar el presidente y secretario de la Asamblea. - Realizar la Asamblea y en ella se eligen los miembros de la junta directiva, el representante Legal, el comité de control social y el revisor fiscal. - Definir el nombre del fondo de empleados y los aportes sociales. - Definir la razón social de la Asociación Mutual. - Aprobar los estatutos. - Elaborar el Acta de Constitución con la firma del presidente, secretario de la Asamblea y de todos los asociados fundadores indicando documentos de identificación. Estatutos: En ellos se expresarán los siguientes datos básicos: - Nombre de la entidad indicando la naturaleza jurídica Fondo de empleados o Asociación Mutual en la denominación de este tipo de entidades. - Tipo de entidad sin ánimo de lucro, es decir, Fondo de empleados o asociación mutual.

2 - Domicilio, indicando el municipio correspondiente y el ámbito de sus operaciones. - Objeto, relacionando las actividades a realizar por la entidad. - Determinación del vínculo de asociación y requisitos de ingreso y retiro. - Patrimonio, se expresa su conformación, incremento y uso de sus reservas y fondos, monto o porcentaje de los aportes sociales, individuales y manera de cancelarlos y destinación del excedente del ejercicio económico. - Obligación de ahorro permanente que debe efectuar el asociado sobre la base de su ingreso salarial. - Normas para la fusión, incorporación, transformación, disolución y liquidación. - Procedimientos para reformas de estatutos. - Forma de administración, relacionando los órganos encargados, sus condiciones, inhabilidades, composición, procedimiento de lección y de remoción, funciones y períodos. - Órganos de inspección y vigilancia, condiciones, inhabilidades, composición, procedimientos de elección y remoción, funciones y periodos. - Periodicidad de las reuniones ordinarias y casos en que se convocarán las extraordinarias y su funcionamiento. - Duración indefinida. - Mayorías para deliberar y decidir en las reuniones. - Causales de la disolución. - Procedimiento de la liquidación. - Procedimientos para resolver diferencias o conflictos transigibles entre los asociados y estos y el fondo o la asociación mutual. - En las asociaciones mutuales, régimen de responsabilidad de la entidad y sus asociados. - Los nombrados deberán manifestar por escrito su aceptación a los cargos. - Solicitud de inscripción en la que se incluya nombre de la entidad, dirección, teléfono, fax, nombre e identificación del representante legal y del reviso fiscal. - Certificado de existencia y representación legal de las entidades o empresas en las cuales laboran los asociados que constituyen el fondo de empleados, cuando sea pertinente. - Carta de acatamiento a las normas en el proceso de formación de la entidad. Constancia sobre vinculación laboral de los fundadores expedida por la respectiva empresa o entidad. - Tratándose de asociaciones mutuales se adjuntará certificación que acredite que los fundadores han recibido educación mutual con una intensidad no inferior a 10 horas. - Aplicación de normas suplementarias. Incluir la leyenda: Los presentes estatutos fueron adoptados en Asamblea General Ordinaria de asociados, celebrada a los... días del mes de... de...

3 TRAMITE ANTE LA DIAN: La Cámara de Comercio de Santa marta para el Magdalena al efectuar la inscripción, remitirá a la DIAN la información para que la asignación de NIT, el cual quedará consignado en el certificado de existencia y representación legal de la entidad. Recuerde que para quedar formalizado en la DIAN deberá obtener el certificado original del RUT que expide esa entidad. Una vez inscrito el fondo o la asociación mutual en la Cámara de Comercio, debe solicitar la autorización de facturación. Para ese trámite se debe aportar el certificado de existencia y representación legal expedido por la cámara de comercio. Aspectos que deben tenerse en cuenta al momento de la inscripción: a) Antes de diligenciar los formularios de RUES, verifique que no existe homonimia en el registro de entidades sin ánimo de lucro, en el RUES. b) Adjuntar al formulario RUES, el PRERUT, con la leyenda PARA TRÁMITE EN CÁMARA. c) Anexar formulario de registro con otras entidades, definidos en los CAE para cada Cámara de Comercio. (Solo aplica para aquellas Cámaras de Comercio que tienen convenio CAE). d) Anexar las cartas de aceptación a los cargos y el número de documento de identificación de quienes fueron designados para ostentar cargos de dirección, administración y control de la entidad, si dentro del acta donde fueron designados no aparece su aceptación y su identificación. Observaciones: Las Cámaras deberán abstenerse de inscribir el documento de constitución, cuando tales documentos no EXPRESEN la totalidad de los requisitos formales previstos en el artículo 40 del decreto 2150 de Las Cámaras NO tienen facultad para realizar control de legalidad sobre la ADECUACION de los anteriores requisitos a las normas que los regulan. La dirección, el teléfono, el fax y correo electrónico (estos dos últimos si los hubiere) de la entidad deberán ser suministrados en el momento de la inscripción. Las cámaras se abstendrán de inscribir cuando no se cumplan estos requisitos. Las Cámaras NO pueden abstenerse de inscribir el documento de constitución, cuando en su objeto se contemplen entre otras, algunas de las actividades exceptuadas de este registro, siempre y cuando estas no sean prestadas directamente. El documento privado de constitución debe tener presentación personal ante notario o secretario de una cámara de comercio por parte de sus otorgantes. (Artículo 40 C. co.)

4 Valores a cancelar en las cajas de las cámaras de comercio por concepto de inscripción: Se cobra el valor de la inscripción del documento. El impuesto de registro, cuya base gravable se determinará por la información contenida en el documento, para que sea liquidado como acto con cuantía, o sin cuantía, según el caso., dependiendo de los datos obtenidos de la cláusula de patrimonio. Cómo efectuar el registro de la entidad? Una vez otorgada el acta de constitución, la escritura pública, o el documento privado, presente copia auténtica, según el caso, en cualquiera de nuestras sedes. Cancele el valor de los derechos de inscripción que le liquidará el cajero. La inscripción del acta de constitución de la escritura pública o el documento privado, causa adicionalmente un impuesto de registro a favor del departamento, en una tarifa del 0,3% con base en el monto del patrimonio inicial de la entidad; si no tiene monto de patrimonio inicial y si no señala un patrimonio, la tarifa será el equivalente a cuatro (4) salarios mínimos diarios legales vigentes al momento de la inscripción. Anexos. La Cámara de Comercio verificará lo siguiente: Formulario de Registro Único empresarial y Social: El formulario se puede adquirir en cualquiera de las sedes de atención al público de la Cámara de comercio de Santa Marta para el Magdalena, debe allegarse firmado por el representante legal de la entidad, donde se diligencien los datos obligatorios que permita la ubicación exacta de la misma, así como la identificación de su actividad. El formulario RUES para el proceso de registro de la constitución de la ESAL, no deberá llenarse el anexo. También, el representante legal de la entidad puede anexar una comunicación al momento de solicitar el registro en la Cámara de Comercio donde informe la dirección, teléfono, fax y demás datos que permita la ubicación exacta de la misma. El nombre de la ESAL debe ser diligenciado en forma correcta de acuerdo a lo establecido en los estatutos. (el nombre o razón social debe ser igual al del documento de constitución). Tenga en cuenta que el número de teléfono informado sea el mismo del formulario RUT. Así mismo, que los documentos allegados no contengan tachones ni enmendaduras. (Le sugerimos leer detenidamente las instrucciones del formulario antes de diligenciarlo). Formulario del PRERUT:

5 De acuerdo con las normas tributarias de la DIAN, a partir del 1 de febrero de 2005 para inscribir y matricular la constitución de una ESAL deberá inscribirse previamente en el Registro Único Tributario RUT. Que al imprimir el formulario aparezca la frase Para Trámite en Cámara. Si la entidad ya posee el número del NIT, el formulario saldrá con la leyenda CERTIFICADO. LU Para el trámite del Pre-Rut será asistido por nuestra oficina de atención empresarial o en cualquiera de nuestras sedes de atención al público de la Cámara de Comercio. CRO Recuerde que: Para poder desarrollar su actividad debe tener en cuenta lo siguiente: Una vez inscrita la entidad debe inscribir los libros de comercio. - Libros de actas de la asamblea de asociados, fundadores, juntas directivas o consejos de administración. - Libro de Ingreso y salida de asociados. Nota: Los libros de contabilidad no se registran en las Cámaras de Comercio (Art. 175 Decreto 019 de 2012.) Realizar los trámites de seguridad laboral e industrial ante las respectivas entidades: Entidades promotoras de salud. Cajas de compensación familiar. Ministerio de Trabajo. Ministerio de Salud. Tenga en cuenta que el Decreto 650 de 1996 estableció que se tiene como máximo dos meses, a partir de la fecha de emisión del documento de constitución para presentarlo a registro. De presentarse por fuera de ese término, se cobrará una sanción por mora, que liquidará el sistema de manera automática, teniendo en cuenta la fecha del documento. La falta de uno o más de los requisitos del documento de constitución, son causales que impiden la inscripción de la constitución y ocasionan la devolución de los documentos por parte de la Cámara de Comercio. La falta de pago de los derechos de inscripción y/o del impuesto de registro correspondientes impiden el registro de la constitución. Dentro de los 10 días siguientes a la fecha de la inscripción en la Cámara de Comercio, mas el término de la distancia, cuando sea del caso, las entidades sin ánimo de lucro deberán presentar ante la correspondiente autoridad que le competa la inspección vigilancia y control, el certificado de registro expedido por la Cámara. Caso especial de los fondos de empleados Nombramientos

6 De acuerdo con el régimen especial que tienen los fondos de empleados y conforme con el artículo 38 del decreto 1481 de 1989 que establece los requisitos que deben contener las actas, las Cámaras de Comercio deberán verificar: Número del acta. Nombre de la entidad. Lugar, fecha y hora de la reunión. La convocatoria (órgano que convoca, medio utilizado y antelación). Quórum deliberatorio (indicando el número de convocados y el número de asistentes). Los asuntos tratados en la reunión y las constancias presentadas por los asistentes. Los nombramientos efectuados y la forma en que se efectuaron (lista, planchas etc.). Las decisiones adoptadas, indicando el quórum decisorio, los votos a favor, en blanco o en contra. La fecha y hora de la clausura. Las decisiones adoptadas en los fondos de empleados que se realicen contraviniendo lo establecido en los estatutos o en la Ley en cuanto a convocatoria y quórum serán INEFICACES. Las actas, sus copias o sus extractos no requieren presentación personal ante la Cámara de Comercio, ni ante juez o notario, deben estar autorizadas por el Secretario o el Representante Legal de la persona jurídica. Si se trata de fotocopia deberá estar debidamente autenticada. Derechos Se cobra un derecho de inscripción por cada nombramiento. En el caso de cuerpos colegiados se cobra UN SOLO nombramiento. Se cobra impuesto de registro sin cuantía por cada nombramiento consignado en el documento. Inscripción de Reformas Fondos de Empleados De acuerdo con el régimen especial que tienen los fondos de empleados y conforme con el artículo 38 del decreto 1481 de 1989 que establece los requisitos que deben contener las actas de reformas, las Cámaras de Comercio deberán verificar: Número del acta. Nombre de la entidad. Lugar, fecha y hora de la reunión. La convocatoria (órgano que convoca, medio utilizado y antelación). Quórum deliberatorio ( indicando el número de convocados y el número de asistentes). Los asuntos tratados en la reunión y las constancias presentadas por los asistentes. Las reformas estatutarias adoptadas indicando en qué consisten (escisión, fusión etc.).

7 Las decisiones adoptadas, indicando el quórum decisorio, los votos a favor, en blanco o en contra. La fecha y hora de la clausura. Las actas, sus copias o sus extractos no requieren presentación personal ante la Cámara de Comercio, ni ante juez o notario, deben estar autorizadas por el Secretario de la reunión o el Representante Legal de la persona jurídica. Si se trata de fotocopia deberá estar debidamente autenticada. Las decisiones adoptadas en los fondos de empleados que se realicen contraviniendo lo establecido en los estatutos o en la Ley en cuanto a convocatoria y quórum serán ineficaces. Derechos Se cobra la inscripción del documento de reforma Se cobra impuesto de registro de acuerdo con la reforma. Recomendaciones Si al mes de haber ingresado el documento para registro, el usuario no ha indagado por el estado del documento y este ha sido rechazado, el documento queda desistido tácitamente de acuerdo con el Art. 17 Ley 1437 de En cumplimiento de la Circular 5 de 2014, (SIPREF Sistema de información de Riesgo y Fraude), para la solicitud de inscripción de actos y documentos y modificaciones a la información de los registros públicos, se validará la identidad y se dejara evidencia de la persona que realiza los trámites en la cámara de comercio de manera presencial o virtual. Para el caso, no olvide portar la fecha de expedición del documento de identificación y el número para la validación de la identificación, lo mismo para el caso de las personas designadas. Las solicitudes que modifiquen la información de matrículas e inscripciones inactivas que no se hayan actualizado en un término de tres (3) años o más, las Cámaras se abstendrán de realizar renovaciones, inscripciones de actos o documentos o modificaciones de la información, mientras no sean solicitados por las siguientes personas: representante legal, órgano de administración, revisor fiscal inscritos o cualquiera de sus miembros si son sociedades de personas. Consulta el estado de su trámite: De conformidad con lo previsto en el artículo 19 de Ley 962 de 2005, la Cámara de Comercio de Santa Marta para el Magdalena informa a las personas interesadas sobre las actuaciones registrales presentadas a través de solicitudes de inscripción, así como también acerca del estado de su trámite, a través de su sitio web: en el link PORTAL DE SERVICIOS DE LOS REGISTROS DELEGADOS ingrese su código de barras el cual se encuentra reseñado en su recibo de pago.

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