Realmente Necesita un ECM?

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Emilio Olivera Rubio
hace 5 años
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1 Realmente Necesita un ECM?

2 Cual es el Problema a Resolver?

3 Realmente Necesita un ECM? La Respuesta corta: NO ECM es un conjunto de tecnologías, pero no necesariamente una solución Desde el punto de vista empresarial, la atención debe centrarse en soluciones a los problemas tangibles del negocio; y no en cómo la tecnología se utiliza para crear la solución

4 Qué es ECM? Enterprise Content Management (Gestión del Contenido Empresarial) Captura: Escanear, OCR, Importar documentos, Office Repositorio: Almacenamiento & Archivo DM: Gestión Documental WFS/BPM: Flujos y/o Gestor de Procesos de Negocio Colaboración: Web 2.0, Web 3.0 Y muchos mas

5 Qué es ECM? Solución: Es empaquetamiento de Tecnologías Soluciones basadas en ECM Cuentas por Pagar (AP) Capture Gestión de Contratos (CLM) DMS Gestión de Registros (RM) Gestión de Historias Laborales (HRM) BPM / Workflow Archiving Desarrolladas sobre las tecnologías ECM Enfoque en área específica Flexibles para adaptarse y solucionar un problema de negocio Pago de Facturas Gestión de Registros Gestión de Contratos Gestión de RRHH

Así que el enfoque debe estar en solucionar un Problema de Negocio

Ir a hacer mercado Algunas compran soluciones para un problema de

Comprar un almuerzo saludable para bajar de peso De las que

6 Así que el enfoque debe estar en solucionar un Problema de Negocio Muchas empresas compran tecnología Hambre? Ir a hacer mercado Algunas compran soluciones para un problema de negocio Hambre? Comprar un almuerzo saludable para bajar de peso De las que compran soluciones, muy pocas entienden y cuantifican el problema de negocio Una hora de almuerzo, cantidad de dinero disponible, calorías, balanceado

7 Mejore el Éxito del Proyecto Y hasta logre un retorno de la inversión - ROI Antes de adquirir tecnología, identifique el problema de negocio (Pain Point) Toma mucho tiempo procesar una factura Tenga puntos de referencia cuantifique el problema En promedio se toman 22 días en procesar una factura Otras empresas lo hacen en 10 días Refine la cuantificación del problema El costo diario de procesar una factura es de $ x 22 días = $ Pierde la oportunidad de descuentos por pronto pago del 3% Es importante para el negocio aliviar este dolor? Si es una empresa de consultoría, procesa 100 facturas al año. Poco valor Si es una empresa de distribución al por menor, procesa facturas al mes. Alto valor. Fije una meta realista, tangible (punto de referencia del éxito) Necesitamos disminuir el tiempo de procesar facturas a la mitad Esto reducirá el costo de procesamiento en $ por factura Fijar metas irreales, solo asegura un proyecto fracasado Deje en manos de los proveedores el seleccionar las tecnologías necesarias para atender el problema La tecnología es solo el 30% de la solución, el 70% es cómo se mejora el proceso de negocio

8 Así que, Realmente Necesita de un ECM? En resumen: Enfóquese en los problemas de negocio y las soluciones a esos problemas, en vez de centrarse en tecnologías que pueden o no ser usadas Identifique el problema de negocio (Pain Ponit) Tenga puntos de referencia para cuantificar el problema (impacto en costos económicos) Asegúrese que el problema de negocio sea parte vital en la actividad principal de la empresa Establezca metas medibles y realísticas La respuesta corta fue, no. Pero la respuesta real es SI, siempre y cuando las tecnologías de ECM hagan parte de una solución a un problema tangible del negocio

9 EASY for SAP Una Solución de EASY Software

Nuestra Compañía: EASY Software Fundada en Alemania

fabricantes en Europa de soluciones de Software

Alemania, US, UK, Austria, Singapur, Turquía

integración certificada a los principales ERPs como

10 Nuestra Compañía: EASY Software Fundada en Alemania en 1991 Uno de los mas grandes e importantes fabricantes en Europa de soluciones de Software Enterprise Content Management - ECM Oficinas en Alemania, US, UK, Austria, Singapur, Turquía Portafolio completo de ECM para captura (digitalización), flujos de trabajo, y almacenamiento y archivo de documentos, con integración certificada a los principales ERPs como SAP Mas de clientes a nivel global, integrados a SAP Operación global y soporte 24/7

11 # 1 en el Mercado Alemán

12 Algunas Referencias Globales

proveedores de contenido. Implementado en 2014. CasaLuker Colombia EASY for SAP.

13 Referencias en Latinoamérica DirecTV Latin America EASY Contract. Solución de punta a punta de Contract Lifecycle Management (CLM). 65 abogados alrededor de Latinoamérica utilizan el sistema para la gestión de contratos que se firman diariamente con múltiples proveedores de contenido. Implementado en CasaLuker Colombia EASY for SAP. Solución de gestión de documentos integrada al ERP de SAP de CasaLuker. Todos los documentos generados por SAP son almacenados en el repositorio de EASY for SAP. Implementado y puesto en producción en 2014.

14 Premios

15 Portafolio de Soluciones ECM

16 Certificado por SAP AG Certificado por SAP AG Por más de 18 años! clientes SAP

17 Contenido Empresarial ERP Contenido Estructurado SAP / ERP / CRM ECM Contenido No-Estructurado Papel Correspondencia MS Office SharePoint Contratos ECM for SAP Combina Contenido Estructurado & No-Estructurado

18 Variedad de Documentos Documentos Internos (financieros, reportes, valoraciones, contables, procesos, imágenes Documentos de Salida (SAP: facturas, ordenes de compra, remisiones) Documentos de Entrada (aplicaciones, facturas, comprobantes de entrega) Tipos de documentos (papel, MS office, s, Fax) etc / documentos SAP y No-SAP

19 Digitalización de Documentos de Entrada

Beneficios de ECM / ROI Almacenamiento Reducción

papales Responsabilidad Ambiental Reduce copias e

de retención Elimina pérdida de documentos Evita

auditores Percepción del Beneficio Servicio al

autoservicio Gestión de reclamos Mejoras en

20 Beneficios de ECM / ROI Almacenamiento Reducción del archivo Elimina la necesidad de buscar en papales Responsabilidad Ambiental Reduce copias e impresiones en papel Cumplimiento Manejo períodos de retención Elimina pérdida de documentos Evita fraude Documentos no pueden ser alterados Acceso a auditores Percepción del Beneficio Servicio al Cliente Tiempos de respuesta Portales de autoservicio Gestión de reclamos Mejoras en procesos Aprobación de pago de facturas Cotizaciones Consultas de clientes Aplicaciones

21 Departamentos que se Benefician de ECM Cartera y Tesorería RRHH Legal SAP Logística Ventas Servicio al Cliente

22 Proceso: Pago de Facturas

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