Software de facturación electrónica Directa

Transcripción

1 Bucaramanga Agosto 2018 Señores EMPRESARIOS, GERENTES, CONTADORES, DEPARTAMENTO CONTABLE Cordial Saludo, De acuerdo a su solicitud, enviamos cotización de sistema de facturación electrónica. Software de facturación electrónica Directa CONVENIOS COMERCIALES: Valores Exentos de IVA Forma de Pago Implementación: Contado Documentos generados: Cobro mes vencido Plazo de factura: 30 días Incremento anual del IPC Validez de la oferta 15 días Tiempo de Entrega A convenir Garantía Un año que cubre errores del software o cambios en la normatividad Cordialmente, Gerardo Manzano B. Gerente Comercial.

2 FACTURA ELECTRÓNICA Es un método autorizado por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacional DIAN, que habilita el envío de la factura en formato digital a través de una plataforma tecnológica, conservando su valor legal y garantizando la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido. A partir del 1 de enero de 2019 las empresas responsables de IVA que facturen una cifra superior a 116 millones anuales se encontrarán obligadas a facturar electrónicamente, lo que hace indispensable la selección de una herramienta tecnológica que cubra esa necesidad normativa. BENEFICIOS- Administración electrónica de sus facturas Almacenamiento en Data Center con copias de respaldo Facturas con firma digital que garantizan su autenticidad Reducción de costos Tiempos de entrega Soporte 24x7 Confidencialidad de la información PASOS PARA REGISTRARSE COMO FACTURADOR ELECTRÓNICO: 1. Registrarse en la plataforma de la DIAN como facturador electrónico. 2. Consultar su registro como facturador electrónico. 3. Registrar software ELEFACTURA. 4. Solicitar rangos de prueba. 5. Obtener resolución inicial para pruebas. 6. Envío de datos simulados para pruebas. 7. Asociar software para ser facturador electrónico directo. 8. Resolución final como facturador electrónico directo. No es obligatorio que las empresas interesadas u obligadas a facturar electrónicamente contraten los servicios de proveedores tecnológicos. Si una empresa está interesada en facturar electrónicamente sus operaciones, ésta tiene la libertad de desarrollar su propia solución tecnológica, adquirirla, licenciarla, etc. para facturar electrónicamente de manera directa. ASPECTOS IMPLEMENTACIÓN: 1. Asesoría y capacitación en cada una de las etapas del proceso de registro. 2. Registro del software desde resolución inicial de pruebas hasta obtención de resolución final. 3. Obtención de la firma digital a través del ente autorizado. 4. Almacenamiento de documentos electrónicos en la nube. 5. Recepción y validación de todos los documentos electrónicos. 6. Portal web para la generación, recepción y envío de documentos (facturas, notas débito, notas crédito) 7. Envío de documentos electrónicos a los clientes a través de los canales autorizados o documentos.

3 Referencia: Software EleFactura Facturación electrónica. Interequipos Colombia S.A.S. es una empresa colombiana con más de 28 años de experiencia en desarrollo de Software e instalaciones y soporte de Sistemas electrónicos seguros, enfocada en proveer consultorías, soluciones y servicios de tecnología para el procesamiento de datos y transacciones. Interequipos Colombia SAS suministra y da soporte en el país a un amplio portafolio de empresas con soluciones y aplicaciones de software que cubren todo el espectro de la cadena de valor de los procesos y transacciones de las empresas. En Colombia, grandes instituciones utilizan los servicios de Interequipos Colombia S.A.S, en alianza con el Software Elefactura. Adicionalmente, Interequipos Colombia SAS mantiene una política permanente de innovación de productos y servicios que soportan las actividades empresariales, acompañada de consultoría para la implementación de estos negocios, en un ambiente estable y seguro. En la actualidad Interequipos Colombia S.A.S ofrece soluciones para todo el ciclo operativo de la empresa, incluyendo software ERP, Facturación Electrónica, CRM, POS, Hotel, Médico-Asistencial, Veterinario, Crédito, Cooperativo, Web Service, redes, comunicaciones, transmisión de datos y análisis de la información, bajo los más altos estándares de seguridad. Nuestra plataforma de facturación EleFactura le permite disminuir el uso del papel como soporte de las operaciones en su empresa, lo que agiliza los procesos de emisión, envío, recepción y almacenamiento de facturas y anexos, completamente desde la nube, en pleno cumplimiento de las disposiciones de la DIAN y demás autoridades en Colombia. En las siguientes páginas encontrará la descripción detallada de la oferta técnica. Esperamos que esta propuesta cumpla con las expectativas que ustedes se han fijado. Quedamos a su disposición para aclarar cualquier duda que pueda surgir. Beneficios para quienes facturan electrónicamente: Eliminación de riesgo de pérdida de documentos físicos Eficiente gestión documental Cuidado y protección del medio ambiente Consulta en línea Facilidad en las transacciones Mejora la trazabilidad y seguridad de operaciones Mejora la gestión de cobro Ahorro en costos de impresión, despacho y almacenamiento. Procesos administrativos más rápidos y eficientes. Integración de procesos misionales, logísticos, contables, financieros y administrativos. Mejora la relación cliente/proveedor.

4 Modelos de operación autorizados por la DIAN para facturación electrónica Interequipos Colombia S.A.S. ofrece el software EleFactura desarrollado especialmente para la gestión de las transacciones electrónicas de forma directa, emisión de facturas y comprobantes electrónicos, según las disposiciones de la DIAN. Emitir, enviar, almacenar y recibir facturas y demás documentos electrónicos es más fácil con EleFactura.

5 Descripción del software EleFactura o Las soluciones tecnológicas de Interequipos Colombia S.A.S están basadas en EleFactura, un software para realizar las transacciones de forma segura y sencilla. Este software es desarrollado cumpliendo con las más altas exigencias de seguridad, confiabilidad y trazabilidad. El software EleFactura opera de forma modular, de tal manera que es altamente personalizable, permitiendo la integración y administración de las funciones transaccionales que usted y sus clientes aliados requieran.

6 EleFactura Genera expide, rechaza, envía y conserva facturas, notas crédito, débito, anexos y otros documentos relacionados en la emisión o propia y de terceros. Puede importar el listado de clientes y el catálogo de productos o servicios. o EleFactura Concede accesos para múltiples usuarios, con permisos y restricciones predeterminados y personalizables con restricción de IP y bloqueo de usuarios. o o EleFactura Crea resúmenes, extractos y reportes de acuerdo a sus necesidades y generación de informes requeridos por la DIAN. EleFactura Permite el acceso a la cuenta desde cualquier lugar por medio de computador o dispositivos móviles con acceso a Internet. o EleFactura Ofrece servicio y soporte al cliente 8/5 o 24/7 o Recepción de facturas electrónicas La recepción de facturas electrónicas no se encuentra reglamentada dentro del nuevo modelo de facturación electrónica en Colombia. Este proceso es muy diferente entre empresas dependiendo de los requisitos que se exigen a los proveedores, las herramientas tecnológicas disponibles y los flujos de trabajo internos necesarios para la validación y la aprobación o rechazo de las facturas. Interequipos Colombia S.A.S ofrece una solución mediante EleFactura que recibe todas las facturas provenientes de diferentes proveedores tecnológicos de facturación electrónica, las interpreta y las presenta al Cliente en un portal unificado. Además, si desea puede incorporar a su solución de recepción EleFactura herramientas de radicación de facturas, flujos de trabajo para aprobación, validación automática de información o integración con el sistema de contabilidad o ERP. Propiedades y garantía de protección de datos. El software EleFactura : Su Registro de Derechos de Autor se encuentra registrado ante el ministerio del Interior. Los datos ingresados por los usuarios y hospedados en el sistema, son propiedad del cliente, Interequipos Colombia S.A.S, y Elefactura, se actúa según lo estipulado en la Constitución Nacional, la Ley 1266 de 2008, los decretos normativos del Habeas Data y la Resolución 1995 de 1999 en lo concerniente y la protección y privacidad de los datos. EleFactura, protege y garantiza la confidencialidad de la información ingresada y hospedada en el sistema mediante políticas de confidencialidad, estrictos protocolos internos que controlan el acceso y regulan el manejo del programa.

7 Especificaciones Económicas Interequipos Colombia SAS les ofrece la siguiente propuesta económica para el uso del sistema EleFactura con el cual esperamos satisfacer sus necesidades y cumplir sus expectativas. Licencia de Uso de facturación EleFactura con emisión según el plan Emisión de facturas Recepción de facturas Formato factura Acompañamiento gestión DIAN Firma digital Hosting Dedicado Detalle Facturación Directa Capacitación virtual horas 2 Valor Implementación facturación manual (Digitando directamente en el portal EleFactura) Incluye firma digital y paquete de 100 facturas Valor implementación facturación automática (Conexión automática con el ERP o sistema contable) Incluye firma digital y paquete de 100 facturas Paquetes Documentos $ $ Paquete anual 100 Facturas $ Paquete anual 1000 Facturas $ Paquete anual 5000 Facturas $ Paquete anual Facturas $ Paquete anual Facturas $ Paquete anual Facturas $ Actualización anual firma digital $

8 Requisitos por empresa Para obtener la licencia para facturación electrónica con firma digital se deben adjuntar los siguientes documentos del representante legal de la empresa: Cedula de Ciudadanía ampliada al 150% Certificado de cámara de comercio no mayor a noventa (90) días. RUT de la entidad. Copia del pago de las licencias a nombre de SDA COLOMBIA SAS, indicando las retenciones en caso que se practiquen. Condiciones comerciales Las licencias de EleFactura son para uso exclusivo de cada empresa autorizada y la duración es de un año. El certificado de firma digital es para uso exclusivo de facturación electrónica. Soporte técnico por medio de teléfono, chat y acceso remoto para la instalación y certificado digital durante el tiempo que se encuentre activo el mismo. Los Valores del software están excluidos de IVA por ser computación o procesamiento de datos en la NUBE.(Pendiente confirmar resolución). Valides de la oferta 15 días Cordialmente, Gerardo Manzano B. Gerente Comercial.