ESTUDIOS PREVIOS FACTURACIÓN ELECTRÓNICA

Transcripción

1 ESTUDIOS PREVIOS FACTURACIÓN ELECTRÓNICA AD Estudios previos Diseño, instalación, puesta en funcionamiento, operación, mantenimiento y desarrollo del registro de factura electrónica Área de contabilidad, compras y de sistemas Medellín, mayo de 2018

2 Contenido ESTUDIOS PREVIOS PARA PROYECTO DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA INTRODUCCIÓN DEFINICIONES OBJETO ALCANCE DEL OBJETO ALCANCE REQUERIMIENTOS DEL PROYECTO ELABORACIÓN DE CRONOGRAMA USUARIOS USUARIOS EXTERNOS USUARIOS INTERNOS

3 ESTUDIOS PREVIOS PARA PROYECTO DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA 1. INTRODUCCIÓN El proyecto de Facturación Electrónica para RENTAN S.A.S., busca cumplir con las normas colombianas emitidas por la DIAN y mejorar la calidad, productividad y eficiencia en los procesos de Gestión Documental; además, de soportar transacciones de venta bienes y/o servicios y que operativamente tiene lugar a través de sistemas computacionales y/o soluciones informáticas permitiendo el cumplimiento de las características y condiciones con relación a la expedición, recibo, rechazo y conservación. El modelo de facturación fue adoptado en el país a través del Decreto 2242 de 2015, compilado en el Decreto Único Reglamentario 1625 de 2016 y su objetivo principal es la masificación en el uso de la factura electrónica en Colombia y para ello facilitar la interoperabilidad entre quienes facturan de forma electrónica y quienes adquieren bienes que son facturados por ese medio, con los siguientes elementos: Un formato estándar de generación de la factura en XML que para su construcción utiliza el estándar UBL V2.0, el cual es de uso obligatorio para quienes facturan electrónicamente. Otros formatos estándar relacionados con el proceso de facturación son las notas débito y crédito a través de las cuales se realizan ajustes a las facturas electrónicas emitidas; estos formatos también tienen un formato estándar en XML y UBL V 2.0 y son obligatorios. La firma digital es elemento que permite garantizar la integridad, autenticidad y no repudio de la factura electrónica. Para aquellos adquirentes que no reciben el formato estándar electrónico de la factura se expedirá una representación gráfica que contiene elementos técnicos como un código QR. 2

4 2. DEFINICIONES Factura electrónica: Es el documento que soporta transacciones de venta de bienes y/o servicios y que operativamente tiene lugar a través de sistemas computacionales y/o soluciones informáticas que permiten el cumplimiento de las características y condiciones que se establecen en el presente Decreto en relación con la expedición, recibo, rechazo y conservación. La expedición de la factura electrónica comprende la generación por el obligado a facturar y su entrega al adquirente. Obligado a facturar electrónicamente: Persona natural o jurídica comprendida en el ámbito del decreto 2242 de 2015 y que como tal debe facturar electrónicamente. Adquirente: Persona natural o jurídica que adquiere bienes y/o servicios y debe exigir factura o documento equivalente y, que, tratándose de la factura electrónica, la recibe, rechaza, cuando sea del caso, y conserva para su posterior exhibición, en las condiciones que se establecen en el presente Decreto. Proveedor tecnológico: Es la persona natural o jurídica que podrá prestar a los obligados a facturar electrónicamente y/o a los adquirentes que opten por recibir la factura en formato electrónico de generación, cuando unos u otros así lo autoricen, los servicios inherentes a la expedición de la factura electrónica, incluida la entrega del ejemplar a la DIAN como se indica en el artículo 7 del presente Decreto, así como los servicios relacionados con su recibo, rechazo y conservación. El proveedor tecnológico deberá surtir el proceso de autorización por parte de la DIAN previsto en el artículo 12 de este Decreto. Catálogo de Participantes de Factura Electrónica; Es el registro electrónico administrado por la OIAN, que provee información de los obligados a facturar electrónicamente dentro del ámbito del presente Decreto, de los adquirentes que decidan recibirla electrónicamente y proveedores tecnológicos, con el fin de facilitar su operatividad. Código Único de Factura Electrónica: El código único de factura electrónica para las facturas electrónicas, corresponde a un valor alfanumérico obtenido a partir de la aplicación de un procedimiento que utiliza datos de la factura, que adicionalmente incluye la clave de contenido técnico de control generada y entregada por la DIAN. El código único de factura electrónica deberá ser incluido como un campo más dentro de la factura electrónica. Este código deberá visualizarse en la representación gráfica de las facturas electrónicas y en los códigos bidimensionales QR definidos para tal fin. 1 1 Artículo 2 del Decreto 2242 de

5 3. OBJETO Diseño, instalación, puesta en funcionamiento, operación, mantenimiento y desarrollo del registro de factura electrónica por cuenta y riesgo del contratista como ejecutores del proyecto ALCANCE DEL OBJETO Para todos los Servicios objeto del contrato proyectado, los Proponentes deben considerar que corresponderá al Contratista desarrollar las siguientes actividades: Diseño Integración con el ERP SIESA, que permita la automatización del proceso que se requiere por normatividad (no se permitirán procesos de carga masiva manual) Implementación, Montaje, Pruebas y Puesta a Punto Operación Gestión Mantenimiento, tanto Preventivo como Correctivo, sin afectar la disponibilidad del servicio. Poner al servicio del Contrato proyectado personal profesional y técnico idóneo, con la formación y experiencia académica requeridos para prestar los servicios contratados, en forma acorde con las condiciones de cantidad, calidad y especificaciones requeridos. Todos los Servicios contratados deben contar con Sistema de Gestión, Monitoreo, Diagnóstico y Supervisión que se integre con el ERP SIESA. El proveedor debe certificar la seguridad dentro de sus servicios de almacenamiento en nube, además de garantizar la transmisión de los datos hacía el portal habilitado por la DIAN; las notificaciones de rechazo y aceptación de las facturas por parte del cliente y el ente de control, debe estar parametrizadas dentro de los tiempos establecidos por la norma. También es deber del proveedor, la integración con el ERP SIESA, para la extracción de la data requerida para la elaboración del XML y la representación gráfica de la factura. En todo caso, los servicios y obligaciones que debe cumplir el Contratista se encuentran detallados en el Anexo Técnico, así como los sistemas y plataformas con los que debe interrelacionarse (ver anexo técnico), las normas y prácticas en materia de seguridad de la información, firmas y aprobaciones digitales y otros conceptos que deben ser atendidos 4. ALCANCE Proveer una solución de facturación electrónica que incluya los servicios de emisión y recepción básica de facturas electrónicas y sus adjuntos. 4

6 Esta solución garantiza el cumplimiento de las especificaciones para la facturación electrónica dadas en la nueva reglamentación (Decreto 2242 de 2015) tales como: a. Utilizar el formato electrónico de generación XML estándar establecido por la DIAN. b. Llevar numeración consecutiva autorizada por la DIAN en las condiciones que ésta señales. c. Cumplir los requisitos señalados en el artículo 617 del Estatuto Tributario, salvo lo referente al nombre o razón social y NIT del impresor y la preimpresión de los requisitos a que se refiere esta norma; y discriminar el impuesto al consumo, cuando sea del caso. Cuando el adquirente sea persona natural no tenga NIT deberá incluirse el tipo y número del documento de identificación. A su vez, el oferente deberá realizar: Integración por Web Services: El contratista debe publicar un Web Service para consultar la información de facturación y posteriormente retornar una respuesta. Servicio de emisión de facturación electrónica Expedición de los documentos capaz de realizar las transformaciones correspondientes para complementar la información y asignación de la respectiva numeración. Generación del CUFE según resolución 019 de Firma digital. Rentan S.A.S., no cuenta con una está, por lo que se autoriza el uso de la firma digital del proveedor. Estampa de Tiempo, debe permitir a través de un proceso verificable, garantizar el instante de creación, modificación, recepción, entre otros. Adjunto en los documentos, debe permitir de forma opcional tanto al momento de emitir un documento como posterior a la emisión. En caso de errores, debe notificar a Rentan S.A.S., la causa del rechazo. En los casos de aceptación de la factura, el sistema debe verificar: la firma electrónica, si el número del documento no fue recibido previamente, el estado del participante en el RUT, el estado del participante en el catálogo, la numeración de la factura, la autenticidad de cálculo del CUFE, el estado y código de autorización del Software. Envío de los documentos al cliente vía correo electrónico, con su respectiva trazabilidad (Generado, Enviado, Rebotado, Spam, Recibido, leído, Aceptado, Rechazado). Conservación de las facturas, acuerdo a los requerimientos legales exigidos para la facturación electrónica en el decreto 2242 del 2007, la resolución 019 de 2016 y a los requisitos establecidos por la ley para garantizar la seguridad e integridad de los mensajes de datos. Debe tomarse en cuenta, que Rentan S.A.S., es el dueño de la información, por ende, está en la facultad de solicitar copia de la misma en cualquier momento. 5

7 Servicio de recepción de facturación electrónica, por medio de correo electrónico. 5. REQUERIMIENTOS DEL PROYECTO El proyecto debe incluir los siguientes aspectos: Licencias de uso con usuarios de la plataforma en la nube. Emisión y envío de facturas electrónicas mensuales. Información en línea de envío, recepción y consulta de la factura. Costos de infraestructura de la solución en la nube y almacenamiento. Configuración inicial de la aplicación, incluyendo representaciones gráficas. Mantenimiento a la aplicación para la operación permanente. Servicio de Soporte y Mantenimiento mensual (Soporte nivel 2 y 3), 8x5 (8 horas al día, 5 días a la semana). Emisión de 60 documentos o más y recepción de 550 documentos o más. Manejo de errores, en caso de que el archivo no pueda ser procesado o no supere las validaciones de un cierto número de reintentos (los cuales deben ser totalmente configurables), el sistema debe notificar automáticamente al nivel de soporte correspondiente. Personalización del formato de la factura. El diseño de la factura no debe cambiar, debe ser fiel al actual, el cual cumple con los requerimientos de identidad corporativa. Código QR, en cumplimiento del Decreto 2242 del Envío de los documentos a la DIAN. El tiempo de envío deberá ser automático e inferior a las 48 horas estipuladas en el decreto 2242 de 2015 y en la resolución 019 de ELABORACIÓN DE CRONOGRAMA El proveedor debe expedir un cronograma detallado, el cual su finalización no exceda del 15 de agosto y debe contemplar los entregables del proyecto, las pruebas de funcionamiento y las capacitaciones pertinentes al personal de RENTAN S.A.S. 7. USUARIOS 7.1. USUARIOS EXTERNOS Sujetos de vigilancia y control fiscal por parte de la Contraloría General de la República, en sus diversas formas en general como potenciales destinatarios de derechos que pretendan ejercer a través de los mecanismos de participación ciudadana. Organismos de control, operadores judiciales, de control político y los facultados para inspección y vigilancia de la gestión documental USUARIOS INTERNOS Empleados RENTAN S.A.S. 6

8 Proyecto: Área de compras, sistemas y contabilidad 7