QUE ES LA FACTURA ELECTRONICA?

Transcripción

1

2

3 2 QUE ES LA FACTURA ELECTRONICA? Es la versión digital de lo que hoy en día conocemos como facturas de venta tradicionales en papel. Con mecanismos tecnológicos que la aseguran Firma Digital Rodeada de un marco legal Cufe y Código QR

4 ANTECEDENTES NORMATIVOS ley articulo 37: La posiciona en el mismo nivel de la factura de venta y Documento Equivalente. Decreto 1094 de primer decreto reglamentario de Facturación Electrónica Posteriormente la Ley 527 de 1999 contemplo, entre otros aspectos, lo relativo a documentos electrónicos, firmas digitales, entidades de certificación y Comercio Electrónico. Luego en la Ley 962 de 2005, se concreta la neutralidad tecnológica y equivalencia funcional de los actos electrónicos, ampliando el ámbito de utilización de la factura electrónica Decreto 1929 deroga el Decreto 1094 de Amplía las definiciones técnicas, lo estructura como soporte fiscal, establece exclusiones.

5 DECRETO Control fiscal Masificación En Noviembre 2015 el Ministerio de Hacienda y crédito público, establece las condiciones de expedición de Factura Electrónica, en él se Define: Obligados a Facturar Condiciones en que se deben generar Acuse de recibo Conservación Verificación y rechazo Contingencia Habilitación

6 DECRETO Obligados a expedir factura electrónica Esta obligación esta contemplada en el primer artículo del decreto 2242 de 2015 bajo los siguientes términos: Todas las personas naturales o jurídicas que de acuerdo con el Estatuto Tributario, tienen la obligación de facturar y sean seleccionadas por la DIAN para expedir factura electrónica. Las personas naturales o jurídicas que de acuerdo con el Estatuto Tributario tienen la obligación de facturar y opten por expedir factura electrónica. Las personas que no siendo obligadas a facturar de acuerdo con Estatuto Tributario y/o decretos reglamentarios, opten por expedir factura electrónica.

7 DECRETO Condiciones en que se deben generar: El artículo 3 de este decreto establece las condiciones tecnológicas que se deben cumplir para la generación de la factura electrónica y que ésta sea idónea: Condición de generación. Utilizar el formato electrónico de generación XML estándar establecido por la DIAN. Llevar numeración consecutiva autorizada por la DIAN en condiciones que ésta señale. Cumplir los requisitos señalados en el artículo 617 del Tributario, salvo referente al nombre o razón social y NIT del impresor y la pre - impresión de los requisitos a que se refiere esta norma; y discriminar el impuesto al consumo, cuando sea del caso. Cuando el adquirente persona natural no tenga NIT deberá incluirse el tipo y número del documento de identificación.

8 DECRETO Condiciones en que se deben generar: Incluir firma digital o electrónica como elemento para garantizar autenticidad, integridad y no repudio de la factura electrónica desde su expedición hasta su conservación, de acuerdo con lo que establecen las normas y leyes que regulan este concepto, y de acuerdo con la política de firma que establezca la DIAN. La firma digital o electrónica que se incluya en la factura electrónica puede pertenecer a: Al obligado a facturar electrónicamente. A los sujetos autorizados en su empresa. Al proveedor tecnológico, aunque aquí debe existir un acuerdo entre las partes o una autorización expresa del OFE al proveedor tecnológico para que él pueda FIRMAR esos documentos. Incluir el Código Único de Factura Electrónica O CUFE.

9 DECRETO Condiciones de entrega: El obligado a facturar electrónicamente deberá entregar o poner a disposición del adquirente la factura en el formato electrónico de generación, siempre que: El adquirente también expida factura electrónica, O que NO estando obligado a facturar electrónicamente acepte recibirla bajo esta opción. Si el adquirente del producto o servicio manifiesta que no puede recibir la factura de venta en formato electrónico, el OFE está en la obligación de hacer la entrega en formato digital o impreso de acuerdo a las condiciones que establezcan.

10 DECRETO Acuse de recibo El acuse de recibo de la factura electrónica está regulado por el artículo 4 del decreto 2242 de 2015 de la siguiente forma: El adquirente de la FE puede utilizar sus propios medios para realizar este acuse, de no tener este medio el OFE debe poner a disposición los medios necesarios ya que el OFE está en la obligación de conservar la prueba de la entrega de la FE. Cuando la factura electrónica sea entregada en representación gráfica en formato impreso o formato digital, el adquirente podrá, de ser necesario, manifestar su recibo, caso en el cual lo hará en documento separado físico o electrónico.

11 DECRETO Conservación En todo caso deben conservarse las FE las NC las ND y el acuse de recibo, el tiempo que se establece en la ley 527 del 99 en los medios electrónicos que se dispongan, aquí podemos hablar de discos externos, servicios de nube, servidores físico etc. Rechazo El rechazo se puede dar si el documento electrónico incumple las condiciones establecidas en el presente decreto, este rechazo es a nivel técnico mas no comercial, el tema comercial está definido por las condiciones. Contingencia. Cuando hay problemas técnicos

12 HABILITACION (Obligados) Resolución de carácter general Publicación diario oficial Art E.T. 3 meses más 3 6 La DIAN podrá exigir la Facturación Electrónica Entrada en vigencia resolución

13 HABILITACION (Voluntarios) Manifestación expresa Art E.T. 3 meses más 3 6 La DIAN podrá exigir la Facturación Electrónica Entrada en vigencia resolución

14 PROCESO ANTE LA DIAN 1 INGRESAR A LA PAGINA DE LA DIAN Y DILIGENCIAR LA INSCRIPCIÓN COMO FACTURADOR ELECTRÓNICO 2 DIAN EXPIDE RESOLUCION COMO FACTURADOR ELECTRONICO 3 EL SISTEMA ACTUALIZA EL RUT 4 SOLICITAR LA RESOLUCION DE NUMERACION Y ASOCIAR A PROVEEDOR

15

16 REFORMA TRIBUTARIA Articulo La factura electrónica se considera para todos los efectos como una factura de venta. Los contribuyentes obligados a declarar y pagar el IVA y el impuesto al consumo deberán expedir factura electrónica a partir del 1 de enero de 2019 en los términos que establezca el reglamento. Durante las vigencias fiscales del 2017 y 2018 los contribuyentes obligados por la autoridad tributaria para expedir factura electrónica serán seleccionados bajo un criterio sectorial conforme al alto riesgo de evasión identificado en el mismo y del menor esfuerzo para su implementación. Articulo Proveedores autorizados, obligaciones e infracciones.

17 CRITERIOS DE SELECCIÓN Entre Otros: 1.Volumen de Operaciones 2.Ingresos 3.Patrimonio 4.Importancia en el recaudo 5.Nivel de riesgo 6.Cumplimiento de obligaciones tributarias 7.Solicitantes de devoluciones 8.Zonas urbanas y/o rurales

18 Entre Otros: TEMAS A CONSIDERAR EN LA IMPLEMENTACION DE F.E. 1.Seleccionar un proveedor valido ante la Dian, como aliado en el proceso. 2.Inscribirse ante la DIAN como facturador electrónico. 3.Ajustar los procesos internos. (capacitar al personal sobre el nuevo modelo) 4.Realizar las pruebas necesarias en la implementación. 5.Actualizar su base de datos de clientes (contacto, correos, teléfonos etc.) 6.Informar a los clientes de la adopción del nuevo modelo de facturación electrónica y conservar la prueba de la notificación.

19 BENEFICIOS. Entre Otros: 1.Ahorros importantes (impresión de facturas, archivo, tiempo, mensajería, transporte, espacio físico, entre otros. 2.Fácil acceso y manejabilidad de la información 3.Evita limitarse a horarios y días de revisión de facturas 4.Incremento en la productividad 5.Reducción en tiempos operativos 6.Mayor confiabilidad y seguridad de la información

20 MUNDO DEL PAPEL Se realiza la factura manual o automáticament e (Costos: tiempo de generación, equipo) Se imprime (Costos: Papel, impresora, tintas, tiempo) Se envía por un servicio de mensajería o un mensajero (Costos: mensajería o sueldo del mensajero) Se guarda en un sobre (Costos: trabajo manual y sobres) El servicio de mensajero o mensajería debe trasladarse al lugar de entrega (Costos: Transporte y tiempo)

21 MUNDO DEL PAPEL Llega al lugar de entrega (riesgos por percances) Se entrega el documento (costos: Ventanillas, personal, tiempo, espacios físicos) Se revisa la factura (Costos: tiempos, personal capacitado, espacio físico) Debe esperar en fila para poder hacer entrega del documento (costos: tiempo, cumplimiento de horarios, espacio físico) Pasa a captura (Costos: equipo, personal, errores de captura, tiempo)

22 MUNDO DEL PAPEL Si la factura esta correcta Se comunica y se almacena en carpetas (Costos: papelería, trabajo manual) Todas las facturas son almacenadas en archiveros por años (costos: espacio físico, archiveros, tiempo para almacenamiento y búsqueda)

23 Si la factura es correcta el proceso tarda días, pero si es incorrecta, puede tardar semanas. MUNDO DEL PAPEL

24 MUNDO ELECTRONICO Se captura la factura manualmente (costos: equipo y personal) Se valida automáticamente que los datos cumplen con Si la factura la normatividad es correcta y las el reglas proceso tarda días, pero si de negocio es incorrecta, del cliente puede tardar (Costos: sistema de semanas. facturación electrónica) Se certifica con el proveedor tecnológico Se envía por medios electrónicos al receptor De ser correctos la factura se almacena en el sistema de forma electrónica el tiempo requerido

25 MUNDO ELECTRONICO Si la factura es correcta el proceso tarda días, Si los datos pero son erróneos si es incorrecta, puede tardar semanas. el receptor rechaza la factura y se notifica inmediatamente al emisor mediante medios electrónicos El emisor revisa el error y tiene oportunidad de corregirlo en el momento y volver a iniciar el ciclo

26 MUNDO ELECTRONICO Si la factura es correcta el proceso tarda minutos, si es incorrecta puede tardar Si la factura es correcta horas. el proceso tarda días, pero si es incorrecta, puede tardar semanas.

27 FUNCIONALIDAD HELISA Cliente receptor servidores certificación Servidor de publicación, procesos y comunicaciones Servidor de respaldo, publicación y/o procesos y comunicaciones ARCHIVO 3 meses en unidad de cinta

28 GRACIAS EDISON TORRES SUAREZ

29