Cómo gestionar proyectos en condiciones de riesgo

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2 CLAVES PARA EL ÉXITO DE LOS PROYECTOS Cómo gestionar proyectos en condiciones de riesgo Las empresas necesitan desarrollar proyectos que exigen estructuras y tratamientos distintos a los tradicionales. Estos proyectos, con sus limitaciones de recursos y tiempos, requieren de la participación de ejecutivos con diversas competencias, procedentes de distintas áreas de la organización, lo cual genera situaciones y conflictos no habituales. Tal es el caso de la incorporación o venta de equipos, la internalización o tercerización de una división de negocios, la apertura o cierre de una planta, el lanzamiento de un nuevo producto o servicio, o cualquier otro emprendimiento en particular, que haga imprescindible el concurso de representantes de buena parte de la organización. Este libro brinda el soporte metodológico necesario para conducir proyectos de manera exitosa respetando los lineamientos generales de los organismos internacionales más reconocidos. La estructura del libro se divide en 3 módulos: Introducción a la administración de Proyectos, Gestión de equipos de trabajo, Administración de riesgos del Proyecto. Pablo Lledó Master of Science in Project Analysis, Finance & Investments, University of York, England. PMP. Gustavo Rivarola MBA in Finance & Master of Science in Management of Information Systems, University of Pittsburgh, USA. Pablo Lledó & Gustavo Rivarola han ayudado a guiar proyectos de desarrollo de negocios en compañías multinacionales alrededor del mundo. Han coordinado programas de capacitación de Project Management para ejecutivos, iniciado compañías, vendido nuevos productos, ayudado a grandes empresas en la implementación de sus proyectos y asistido a empresas en la reingeniería de sus operaciones para alcanzar una mayor eficiencia. 2 de 8

3 INDICE DE CONTENIDOS PROLOGO 9 MÓDULO I INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS 1 CONCEPTOS BÁSICOS DE ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS PROYECTO Y ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS 1.2. LA RESTRICCIÓN TRIPLE 1.3. HABILIDADES DEL ADMINISTRADOR DE PROYECTOS 1.4. PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO 1.5. PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE (PMI) 2 ALCANCE DEL PROYECTO PROCESOS DEL ALCANCE DEL PROYECTO 2.2. CRITERIOS DE SELECCIÓN DE PROYECTOS 2.3. INICIO DEL PROYECTO 2.4. ALCANCE DEL PROYECTO VS ALCANCE DEL PRODUCTO 2.5. DECLARACIÓN DEL ALCANCE PLAN DEL PROYECTO 2.6. ESTRUCTURA DE DIVISIÓN DEL TRABAJO (EDT) 2.7. CUENTA DE CONTROL Y PAQUETE DE TRABAJO 2.8. VERIFICACIÓN DEL PROYECTO Y CONTROL DE CAMBIOS 3 GESTIÓN DE TIEMPOS PROCESOS DE LA GESTIÓN DE TIEMPOS 3.2. SECUENCIA DE ACTIVIDADES 3.3. DURACIÓN DE LAS ACTIVIDADES 3.4. PROGRAMACIÓN DEL PROYECTO - DIAGRAMAS DE RED 3.5. TIEMPOS DE INICIO Y TERMINACIÓN 3.6. HOLGURAS 3.7. RUTA CRÍTICA 3.8. HERRAMIENTAS DE AGENDA 4 GESTIÓN DE COSTOS PROCESOS DE LA GESTIÓN DE COSTOS 4.2. PLANIFICACIÓN DE RECURSOS 4.3. ESTIMACIÓN DE COSTOS 4.4. HISTOGRAMA DE RECURSOS 4.5. PRESUPUESTO 5- GESTIÓN DE CALIDAD PROCESOS DE GESTIÓN DE CALIDAD 5.2. PLAN DE ADMINISTRACIÓN DE LA CALIDAD 5.3. ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD 5.4. CONTROL DE CALIDAD 6 GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS PROCESOS DE GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS 6.2. MATRIZ DE RESPONSABILIDADES 7 GESTIÓN DE COMUNICACIÓN PROCESOS DE COMUNICACIONES 7.2. ANÁLISIS DE LOS STAKEHOLDERS 7.3. PLAN DE COMUNICACIONES 7.4. INFORMES DE LOS RESULTADOS 7.5. CONTROL DE GESTIÓN ANÁLISIS DEL VALOR GANADO 8 GESTIÓN DE RIESGO PROCESOS DE GESTIÓN DE RIESGOS 8.2. IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS 8.3. ANÁLISIS CUALITATIVO PARA PRIORIZAR RIESGOS 3 de 8

4 8.4. ANÁLISIS CUANTITATIVO PARA PRIORIZAR RIESGOS 8.5. PLAN DE RESPUESTA AL RIESGO 9 GESTIÓN DE ABASTECIMIENTO PROCESOS DE GESTIÓN DE ABASTECIMIENTO 9.2. PLANEAMIENTO DEL ABASTECIMIENTO 9.3. TIPOS DE CONTRATACIÓN 10 INTEGRACIÓN, EJECUCIÓN, CONTROL Y CIERRE PROCESOS DE INTEGRACIÓN DEL PROYECTO IMPLEMENTACIÓN DEL PLAN DEL PROYECTO CONTROL DE CAMBIOS ADMINISTRACIÓN DE CAMBIOS EN EL ALCANCE CONTROL DE AGENDA CONTROL EN LA RESPUESTA AL RIESGO CIERRE ADMINISTRATIVO VS. CIERRE DE CONTRATO PREGUNTAS DE AUTOEVALUACIÓN MÓDULO I 107 MÓDULO II GESTIÓN DE EQUIPOS DE TRABAJO ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES TIPOS DE ORGANIZACIONES 1.2. SISTEMAS ORGANIZACIONALES 1.3. LA EFECTIVIDAD DE LAS ORGANIZACIONES 2 LA ADMINISTRACIÓN DEL CAMBIO CAMBIO ORGANIZACIONAL 2.2. PASOS PARA LIDERAR EL CAMBIO EFECTIVO 3 ADMINISTRACIÓN DEL DESEMPEÑO VARIABLES QUE AFECTAN EL DESEMPEÑO INDIVIDUAL 3.2. LAS EXPECTATIVAS Y EL DESEMPEÑO INDIVIDUAL 3.3. DESARROLLAR UN ESTÁNDAR DE DESEMPEÑO 3.4. EL ROL DE LA MOTIVACIÓN 4 COMUNICACIÓN LOGRANDO UNA COMUNICACIÓN EFICAZ 4.2. INTERACTUAR EFECTIVAMENTE CON OTROS 4.3. LA PERCEPCIÓN Y EL PODER DE LA INFLUENCIA 4.4. LA RETROALIMENTACIÓN EFECTIVA 4.5. PROVEER CRÍTICAS SIN FRACASAR EN EL INTENTO 4.6. ACCIONES PARA UNA CRÍTICA CONSTRUCTIVA 4.7. LA ADMINISTRACIÓN DE CONFLICTOS 5 LIDERAZGO EL LIDERAZGO EFECTIVO 5.2. EL LÍDER SITUACIONAL 5.3. EL LÍDER Y EL SEGUIDOR 5.4. PERSPECTIVAS PARA LOS LÍDERES DE EQUIPOS 6 DESARROLLO DE EQUIPOS FORMANDO EQUIPOS EFECTIVOS 6.2. OBSTÁCULOS AL BUEN FUNCIONAMIENTO DEL EQUIPO 6.3. EQUIPOS DISCIPLINADOS DE ALTO RENDIMIENTO 6.4. CLIMA DE TRABAJO COLABORATIVO VS COMPETITIVO 6.5. ACCIONES PARA DESARROLLAR UN EQUIPO EFECTIVO 6.6. LAS DECISIONES Y EL EQUIPO DE PROYECTOS PREGUNTAS DE AUTOEVALUACIÓN MÓDULO II de 8

5 MÓDULO III ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS DEL PROYECTO ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO LA NECESIDAD POR LA ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO 1.2. RAZONES POR LAS QUE FALLA UN PROYECTO 1.3. CONCEPTOS BÁSICOS DE LA ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO 1.4. ANÁLISIS DEL RIESGO VS ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO 2 PLANIFICACIÓN DEL RIESGO ROLES DE LOS STAKEHOLDERS 2.2. AVERSIÓN AL RIESGO VS. AMOR AL RIESGO 2.3. ACTITUD Y CAPACIDAD PARA ACEPTAR EL RIESGO 2.4. CONTRATISTA VS PROPIETARIO 2.5. HACER VS COMPRAR 2.6. PLAN DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS 3 IDENTIFICACIÓN DEL RIESGO TÉCNICAS DE ENTREVISTAS PARA IDENTIFICAR RIESGOS 3.2. SESGOS SOBRE JUICIOS DE EXPERTOS 3.3. PLANTILLAS DE PROYECTOS Y LISTAS DE REVISIÓN 3.4. RIESGO EN EL CICLO DE VIDA DEL PROYECTO 3.5. CATEGORÍAS Y FUENTES DE RIESGO 3.6. ANÁLISIS DE CAUSA RAÍZ 3.7. REGISTRO DE RIESGO 3.8. IDENTIFICACIÓN DEL PROPIETARIO DEL RIESGO 4 ANÁLISIS CUALITATIVO DEL RIESGO BENEFICIOS DEL ANÁLISIS CUALITATIVO DE RIESGO 4.2. ANÁLISIS CUALITATIVO Y CUANTITATIVO DE RIESGO 4.3. PUNTAJES DE RIESGO 4.4. INTERPRETACIÓN DE LA MATRIZ DE RIESGO 5 ANÁLISIS CUANTITATIVO DEL RIESGO PROCESO DE ANÁLISIS CUANTITATIVO DEL RIESGO 5.2. REVISIÓN DE ESTADÍSTICAS DE NEGOCIOS 5.3. EVALUACIÓN DE DATOS 5.4. DISTRIBUCIÓN DE PROBABILIDAD 5.5. VALOR ESPERADO 5.6. ANÁLISIS PERT 5.7. ÁRBOL DE DECISIÓN 5.8. SIMULACIÓN DE MONTE CARLO 5.9. CONVERGENCIA DE SENDEROS OTRAS TÉCNICAS CUANTITATIVAS 6 PLAN DE RESPUESTA AL RIESGO TIPOS DE RESPUESTA AL RIESGO 6.2. ESTRATEGIAS PARA SELECCIONAR RESPUESTAS AL RIESGO 6.3. DESARROLLO DE UN PLAN DE RESPUESTA AL RIESGO 6.4. RESERVAS PARA CONTINGENCIAS 6.5. SEÑALES DE ALARMA 6.6. TÉCNICAS PRÁCTICAS DE RESPUESTA ANTE EL RIESGO 7 CONTROL Y MONITOREO DEL RIESGO MONITOREO DE RIESGO 7.2. CONTROL DE RIESGOS 7.3. ENFOQUES PRÁCTICOS PARA EL CONTROL DE RIESGO 7.4. EL ANÁLISIS DEL VALOR GANADO PARA CONTROLAR RIESGOS 7.5. CUÁNDO NO TOMAR RIESGOS? PREGUNTAS DE AUTOEVALUACIÓN MÓDULO III 311 BIBLIOGRAFÍA de 8

6 MÓDULO I INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS Las técnicas de Administración de Proyectos están demostrando ser la forma más eficiente para gestionar proyectos cuando existen restricciones de costos, tiempo y recursos. Mediante la aplicación de estas técnicas, que se desarrollarán a lo largo del libro, los proyectos podrán manejarse dentro del presupuesto y completarse en tiempo y forma. A lo largo de este módulo se desarrollarán los conceptos básicos de la administración de proyectos combinando teoría con ejemplos de la vida real. Estos conceptos se seguirán desarrollando con mayor profundidad a lo largo del libro. En los diez capítulos que se detallan en este módulo se hará una descripción de los contenidos básicos de la administración de proyectos con el fin de que el lector comience a familiarizarse con tópicos tales como la planificación y alcance del proyecto, la estructura de división del trabajo, el manejo de tiempos, la presupuestación, el control de calidad, los recursos humanos, la asignación de recursos, los procesos de comunicación, los riesgos inherentes al proyecto, la gestión de abastecimiento y la integración total del proyecto. Entre los capítulos 2 y 10 se desarrollan las 9 áreas del conocimiento de la administración de proyectos. Objetivos Al finalizar este módulo el lector estará en condiciones de: Reconocer las 9 áreas básicas del conocimiento de la administración de proyectos Identificar los procesos de administración de proyectos Formular el alcance del proyecto Desarrollar la estructura de división del trabajo del proyecto Identificar los requerimientos de recursos humanos asignando roles y responsabilidades Elaborar la programación del proyecto con diagramas de red Construir un diagrama de Gantt y el cronograma de hitos Crear un plan de comunicación del proyecto Analizar las técnicas básicas de riesgo Definir los elementos críticos necesarios para monitorear, controlar y cerrar proyectos. Ejercitación Al finalizar cada tópico el lector encontrará una pregunta para resolver con el objetivo de fijar conceptos y profundizr temas tales como: Alcance del Proyecto. Estructura de división del trabajo. Estimar la duración de actividades. Diagrama de red y diagrama de Gantt. Histograma de recursos y matriz de responsabilidades. Plan de comunicaciones. Análisis de riesgo. Herramientas de monitoreo y control. 6 de 8

7 MÓDULO II GESTIÓN DE EQUIPOS DE TRABAJO El éxito de los proyectos no sólo depende del proceso de administración de proyectos en sí mismo, sino fundamentalmente de la gente que participa en él y de su efectividad para trabajar juntos y para comunicarse entre sí, con los clientes y con otros stakeholders. Este módulo analizará el rol del administrador de proyectos en su doble papel de administrador y líder, con particular énfasis en las competencias y habilidades asociadas al liderazgo de proyectos y al desarrollo de equipos de proyectos efectivos. En los seis capítulos que se desarrollan en este módulo se describirán brevemente temas referidos a los procesos de liderazgo y de gestión, al cambio organizacional y a la administración del desempeño, analizando también aspectos vinculados a la motivación y las expectativas de las personas que trabajan en la organización. Asimismo, se abordarán tópicos de comunicación en la organización, incluyendo la resolución de conflictos y la negociación, además de temas vinculados al liderazgo, al desarrollo de equipos y a la toma de decisiones en grupo. Objetivos Identificar los principios del proceso de administración y su relación con la administración de proyectos Identificar y aplicar las habilidades necesarias para liderar efectivamente y completar exitosamente un proyecto Aplicar las habilidades de comunicación para influenciar efectivamente a otras personas. Identificar las diferencias específicas entre administración y el liderazgo Describir los aspectos fundamentales del proceso de liderazgo y las habilidades requeridas para ser efectivo Identificar las características de los equipos de alto rendimiento Adquirir habilidades para diagnosticar el progreso y rendimiento de un equipo Identificar los principales obstáculos a la interacción efectiva entre los miembros de un equipo. Ejercitación Al finalizar cada tópico el lector encontrará una pregunta por resolver con el objetivo de fijar conceptos y ampliar los contenidos de la materia. 7 de 8

8 MÓDULO III ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS DEL PROYECTO La vida es un negocio riesgoso, especialmente cuando aquellos riesgos que no fueron planeados o controlados seriamente hacen fracasar un proyecto, una empresa o una carrera laboral. El éxito de un proyecto se logra cuando su administrador comprende los riesgos que enfrenta y adopta procesos de gestión para incorporar las oportunidades de riesgo en los procesos eficientes de administración, lo que les facilita la toma de buenas decisiones. Los administradores de proyectos exitosos miden los riesgos por adelantado, saben reconocer, evaluar y responder a riesgos de proyectos de una manera efectiva, y en consecuencia, saben cómo tomar mejores decisiones. Este módulo ofrece las herramientas necesarias para la aplicación de métodos de análisis cualitativos y cuantitativos de riesgo en los proyectos. El lector aprenderá las técnicas claves para la administración de riesgo a través de ejercicios de análisis. A su vez, aprenderá a descubrir, evaluar y dirigir riesgos que aparecerían en un proyecto real, obteniendo resultados más predecibles y efectivos en sus proyectos de negocios. Objetivos Aplicar los principios de la administración de riesgo, sus herramientas y técnicas a un proyecto Definir los términos claves de la administración de riesgo Identificar los procesos en la administración de riesgo del proyecto Describir las diferencias entre la aversión al riesgo y el amor por el riesgo Identificar los riesgos del proyecto Realizar evaluaciones cualitativas y cuantitativas de eventos riesgosos Calcular el valor esperado de un evento riesgoso Elegir una respuesta apropiada ante un evento riesgoso Identificar las herramientas para monitorear y controlar riesgos. Ejercitación Al finalizar cada tópico encontrará una pregunta para resolver con el objetivo de fijar conceptos, discutir temas o ampliar los contenidos de la materia. Con estos ejercicios adicionales, se fijarán los conceptos relacionados con: Procesos de administración de riesgo Componentes de un plan para la administración de riesgo Análisis de identificación de riesgos Interpretación de la matriz de riesgo Análisis PERT, árboles de decisión y simulación de Monte Carlo Plan de respuesta ante el riesgo Herramienta de monitoreo y control del riesgo. 8 de 8