GESTIÓN DEL CONTROL Y CALIDAD EN PRODUCCIÓN

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1 GESTIÓN DEL CONTROL Y CALIDAD EN PRODUCCIÓN GESTIÓN DEL CONTROL Y CALIDAD EN PRODUCCIÓN

2 GESTIÓN DE CONTROL Y CALIDAD EN PRODUCCIÓN 2 ÍNDICE 1. Controlar todos los documentos de un proceso de producción 3 2. Innovación mediante la transparencia 3 3. El conocimiento proporciona seguridad legal 4 4. Los procesos de producción en el punto de mira 5 5. Todos los documentos y procesos documentales de producción bajo control 5 6. Minucioso control de calidad 5 7. La seguridad jurídica bajo la lupa 6 8. Ventajas de los procesos documentales en procesos de producción 6 9. Una realidad 7

3 GESTIÓN DE CONTROL Y CALIDAD EN PRODUCCIÓN 3 1. CONTROLAR TODOS LOS DOCUMENTOS DE UN PROCESO DE PRODUCCIÓN Acelerar todos procesos de producción de una empresa, asegurando la calidad y seguridad tanto legal como física, es un requisito indispensable en el mercado actual. El control de calidad sacará gran provecho de la gestión de versiones de todos los documentos de un proceso y su empresa se asegurará el cumplimiento de las normas, leyes y estándares que sus productos y procesos deben cumplir. Además, satisfará todos los plazos legales de custodia. El Time to Market es un factor competitivo decisivo. Una fabricación eficiente y sin fallos es imprescindible para mantenerse a la cabeza del progreso. A veces un único error basta para provocar unas pérdidas millonarias. Las empresas productoras se enfrentan al reto de alcanzar el equilibrio entre la innovación y el respeto a la normativa Beneficios Financieros Cumplimiento de normativas, leyes y estándares de los procesos. Gestión sencilla de las versiones y de la información. Acceso a todos los documentos de los diferentes departamentos independientemente de su ubicación y de la fuente de datos. Control de procesos muy sencillo y amigable. Time to market más corto. Control en tiempo real de incidencias mediante sistema de alertas. Dashboard de control. Registro continuo de actividad. 2. INNOVACIÓN MEDIANTE LA TRANSPARENCIA La transparencia es un requisito demandado por todos. Sin embargo, muchas empresas productoras se ven sobrepasadas por la cada vez mayor cantidad de documentos. Entre la documentación de planificación que debe ser guardada se encuentran todas las notas y documentos, tanto cartas, correos electrónicos y comprobantes comerciales como diagramas, planos CAD y fotos. A diario se modifican y se crean nuevos documentos. Con frecuencia, la documentación ocupa montañas de archivadores. Los departamentos de producción, control de calidad y contabilidad deben poder acceder a determinados documentos durante muchos años, independientemente de su formato.

4 GESTIÓN DE CONTROL Y CALIDAD EN PRODUCCIÓN 4 Una empresa de cualquier tamaño y sector puede convertir sus documentos en capital valioso. El sistema de gestión automatiza los procesos comerciales y los flujos de trabajo mediante la gestión y vinculación electrónica de los documentos, sea cual sea el formato y la fuente. Con una sola operación de búsqueda, en cualquier momento y desde cualquier lugar, se accede de inmediato a todos los documentos relacionados con una empresa o un proyecto. Pero a menudo, la búsqueda es en vano: los documentos en papel no se encuentran en ninguna planta de fabricación ni delegaciones. Por tanto, deben enviarse por fax, por mensajero o por correo electrónico. Otras veces, los archivos encontrados en la red interna de la empresa no se pueden abrir porque el programa necesario no está instalado. 3. EL CONOCIMIENTO PROPORCIONA SEGURIDAD LEGAL Si queremos el caos dentro de la empresa tan sólo debemos afrontar conflictos contractuales, quejas por patentes y responsabilidades por productos, entre otros. Con la gestión de proceso de producción basada en flujos de trabajo y documentos y de gestión documental integrados, todo es diferente. Tendrá todos sus documentos de producción bajo control y además cumplirá con todas las normativas vigentes. Su documentación de producción estará completa y su empresa se podrá concentrar al 100% en sus actividades principales. 4. LOS PROCESOS DE PRODUCCIÓN EN EL PUNTO DE MIRA Puede ocurrir que un pormenor de una etapa de producción o fabricación se ponga en duda, y luego la documentación relativa a este proceso no se pueda localizar. Las consecuencias pueden ser varias incluido que el departamento de control de calidad detenga la fabricación y las cadenas de producción se paran. En este caso hay que calcular las pérdidas en el volumen de negocios. Además, la competitividad de su empresa se verá afectada.

5 GESTIÓN DE CONTROL Y CALIDAD EN PRODUCCIÓN 5 5. TODOS LOS DOCUMENTOS Y PROCESOS DOCUMENTALES DE PRODUCCIÓN BAJO CONTROL Con soluciones y/o servicios de gestión de procesos documentales llevará a cabo los procesos de producción y fabricación de forma eficiente. El sistema archiva toda la documentación procedente de varias ubicaciones en un repositorio central de documentos y pondrá en marcha de forma manual/automática o semi-automática subprocesos del proceso de fabricación. Para ello se escanean documentos o se reciben de distintas fuentes que van desde Web Services a Servicios FTP, hot folders o simples fotografías enviadas desde dispositivos móviles, y almacenan todos los documentos físicos o electrónicos de forma organizada, sin importar si se trata de contratos, actas, correos electrónicos, diagramas, archivos CAD o fotografías. Una vez archivados, todos los empleados autorizados pueden acceder en tiempo real a toda la documentación e iniciar procesos manuales o automáticos. El Time to Market se acorta y con ello aumenta la capacidad competitiva de su empresa. 6. MINUCIOSO CONTROL DE CALIDAD En ocasiones, un empleado puede dudar si está utilizando la versión más actual de un diagrama técnico de una pieza o el último informe de rendimiento de un componente. Se han almacenado muchos archivos sin respetar ninguna estructura y sin número de versión. La consecuencia suelen ser, hasta que el departamento de control de calidad intervenga, fallos muy costosos. Si no se descubre la causa del problema, esto puede derivar en llamadas a revisión, lo cual puede desembocar en millones de euros en gastos y en un perjuicio para la imagen de su empresa. Por ello es necesario disponer de herramientas de gestión de versionado de documentos que incluidas en el flujo de proceso de documentos asociados a un proceso de fabricación que permitan registrar los cambios de estado de información con herramientas amigables y simples, como sellos, firmas electrónicas u otros. Estas herramientas anotan todas las modificaciones realizadas en un documento junto con el autor de los mismos y el momento en que se introdujeron. La fabricación marcha de esta forma sin problema alguno. Todo esto se traduce en unos costes de producción menores y en la reducción del Time to Market.

6 GESTIÓN DE CONTROL Y CALIDAD EN PRODUCCIÓN 6 7. SEGURIDAD JURÍDICA BAJO LA LUPA A raíz de una queja, puede que tenga que presentar todos los datos de fabricación relativos al tipo de producto afectado, desde el boceto a mano hasta la correspondencia por correo electrónico de la última década. En muchas ocasiones los documentos necesarios habrán desaparecido, no se habrán archivado o se archivaron en sitios distintos, o bien sólo están disponibles para algunas personas, no permitiendo el acceso inmediato. La consecuencia de ello es el riesgo de la seguridad legal de su empresa al no cumplir con todas las disposiciones establecidas por la ley y/o normas y/o estándares recomendados o exigidos para la fabricación de sus productos, debiendo enfrentarse a una posible acción legal en su contra, con los costes asociados de dinero, tiempo e imagen e incluso la paralización de la fabricación que puede acarrear. Gracias al almacenamiento a largo plazo a prueba de manipulaciones indebidas de las soluciones de gestión de documentos y flujos documentales, usted cumplirá con todo lo establecido por las leyes y normas en relación a la conservación de información y al registro y acceso a la misma. Además archivará todos sus documentos comerciales a prueba de revisión. De esta forma su empresa ganará en seguridad legal y se minimizarán los riesgos de incumplimientos contractuales. 8. VENTAJAS DE PROCESOS DOCUMENTALES EN PROCESOS DE PRODUCCIÓN Acceso a los datos independientemente del formato de los archivos y de la fuente de datos lo que hace posible un flujo de información sin problemas. Registro de todas las modificaciones realizadas en los documentos y de los conocimientos lo cual hace posible una gestión segura de versiones y una fabricación sin fallos. Acceso en tiempo real a todos los datos en cualquier lugar del mundo lo que facilita la formación de equipos virtuales de procesos de producción sin problemas, lo que se traduce en un Time to Market corto y una mayor competitividad. Documentación de producción sin lagunas que limita los riesgos de responsabilidad y garantiza el cumplimiento de leyes y normativas. Conservación a largo plazo a prueba de revisiones de cualquier tipo de documentos que se traduce en una mayor seguridad legal. Reducción de la realización manual de actas en aproximadamente un 98%. Automatización de los procesos de documentos relacionados con procesos de fabricación que facilita la reducción de errores y tiempos.

7 GESTIÓN DE CONTROL Y CALIDAD EN PRODUCCIÓN 7 9. UNA REALIDAD Georg Fischer DEKA GmbH ha implantado una solución de procesado y almacenamiento de documentos de fabricación en toda su empresa. Este grupo especialista en sistemas de tuberías cumple de esta forma con todo lo establecido por la ley y normas de fabricación y ha mejorado a su vez sustancialmente tanto su comunicación interna como su servicio de atención al cliente. Además, con ello pudo prescindir de una gran parte de la superficie de almacenamiento de documentos archivados en papel que requerían condiciones específicas de conservación Antes de esto, DEKA GmbH reunía, copiaba y guardaba manualmente todos los documentos en papel. Cada grupo de trabajo y cada encargado tenía su propio almacenamiento. Después de un año se archivaban todos los documentos en un almacén central. Sólo podían acceder al mismo las personas autorizadas. La búsqueda de documentos antiguos requería mucho tiempo y el intercambio de documentos entre los departamentos era muy problemático, no sólo por el tiempo que requería, sino porque los documentos físicos y los electrónicos no estaban juntos. No era posible responder a las preguntas de los clientes de inmediato. Además, los datos debían almacenarse durante 50 años, según la ley de responsabilidad por productos Alemana, ocupando una enorme superficie de almacenamiento acondicionado para la conservación de papel. Hoy día, gracias a la intervención de Konica Minolta, se archivan diariamente alrededor de 200 operaciones con un total de hasta 600 hojas de papel y más de 150 documentos electrónicos, una media de dos versiones por documento y entre 150 a 230 sellos de aprobación o rechazo de flujos de procesos. Este sistema prepara y facilita los documentos de todos los departamentos, ordenados en un repositorio central de documentos, independientemente de si se trata de mediciones, notas escritas a mano, diagramas o correspondencia. Las personas autorizadas sólo tendrán que apretar un botón para acceder a los documentos. Además, los empleados podrán examinar los parámetros de producciones anteriores apretando también un simple botón. De esta forma, es posible resolver de inmediato las dudas de los clientes y el departamento de control de calidad tiene acceso en todo momento a todos los datos. Konica Minolta ha conseguido mejorar su capacidad competitiva.

8 Konica Minolta Business Solutions Spain, S.A. Albasanz, Madrid Tel.: GESTIÓN DE CONTROL Y CALIDAD EN PRODUCCIÓN 8