Identificación, prevención y respuesta al fraude. Octubre 2010

Transcripción

1 Identificación, prevención y respuesta al fraude. Octubre

2 Como se define el fraude?. 2

3 Definición Distorsiones provocadas intencionalmente en el registro de las operaciones y por lo tanto en la información financiera; La sustracción de activos (robo); El ocultamiento de obligaciones. Fraude a nivel Gerencial Fraude a nivel Empleado Alto Nivel 3

4 Tipos de fraude. 4

5 Tipos de Fraude Los siguientes son los métodos más comunes que se utilizan para cometer fraudes y actos ilegales: Corrupción Sustracción de Activos Estados Contables Fraudulentos 5

6 Tipos de Fraude Corrupción Conflicto de intereses: Ardides en compras o ventas Soborno: Comisiones confidenciales sobre facturas, Influencia deshonesta en cotizaciones Lavado de dinero 6

7 Tipos de Fraude (Cont.) Sustracción de Activos Efectivo Caja, depósitos en bancos Desembolsos Fraudulentos Ocultamiento de ventas y Cuentas por cobrar Inventarios y otros activos Falsos traspasos o ventas de activos 7

8 Tipos de Fraude (Cont.) Estados Contables Fraudulentos 8 Reconocimiento de ingresos Registrar ingresos ficticios Cuando el producto/servicio no fue entregado Bill and hold Por entregas excesivas (channel stuffing) Cuando la cobranza no esta asegurada Ventas en consignación Reconocer como venta un contrato de alquiler operativo Canjes Cobro en especies Estimaciones contables Desvalorizaciones de activos Métodos de depreciación de activos Previsiones para juicios, descuentos, reparaciones Previsiones en exceso (cookie jar reserves) Valor de Mercado mal determinado Transacciones complejas Transacciones con partes relacionadas Otros Sobrevaloración de stocks Saldos de caja inexistentes Gastos no reconocidos Exposición de situaciones de empresa en marcha

9 Tipos de Fraude Desembolsos fraudulentos Facturación; se realizan pagos de facturas por bienes o servicios ficticios, facturas alteradas o facturas por compras personales Nóminas; se pagan falsos beneficios a empleados (tiempo extra, bonos, etc.) Reembolsos de gastos; se solicitan reembolsos de gastos ficticios o alterados Manipulación de cheques; se alteran cheques o se utilizan los que se han emitido para algún pago legitimo. 9

10 Triángulo del fraude. 10

11 Triángulo del Fraude Triángulo del Fraude 11

12 Triángulo del Fraude Presiones Incapacidad para pagar las cuentas propias Adicciones Deseos de símbolos de posición tales como una casa grande, un mejor auto Necesidad de alcanzar utilidades para conservar la confianza del accionista/ inversor Necesidad de alcanzar metas de productividad en el trabajo Incumplimiento de covenants 12

13 Triángulo del Fraude (Cont.) Actitud/Racionalización El fin justifica los medios Solo estaba tomando prestado el dinero Yo tenía derecho al dinero Tuve que robar para llevar dinero a mi familia Me pagan menos de lo que valía el trabajo Mi jefe es deshonesto y merecía un castigo 13

14 Triángulo del Fraude (Cont.) Oportunidad Inexistencia de un adecuado ambiente de control interno Inadecuada segregación de funciones / falta de oposición de intereses. Carencia de líneas claras de autoridad Sistema contable que permita crear, modificar y eliminar asientos contables en cualquier momento Inexistencia de un registro de usuarios o perfiles, ni reporte de modificaciones y eliminaciones de transacciones contables (logs de auditoría) Exceso de confianza en los empleados, proveedores, clientes. Auditorias (interna/externa) poco frecuentes o nulas 14

15 Indicadores de fraude 15

16 Indicadores de Fraude Algunos ejemplos Personal Estilo administrativo autocrático Comportamientos inusuales Estilos de vidas costosos Vacaciones no tomadas Personal de baja calidad Moral baja Alta rotación Compensación vinculada al rendimiento Estructural Cultural Resultados a cualquier costo Bajo compromiso frente al control Ausencia de código de ética Obediencia incuestionable del personal Comercial Utilidades por encima del promedio de la industria Desajuste entre el crecimiento y el desarrollo de los sistemas Reputación pobre Problemas de liquidez Estructuras complejas Sitios remotos mal supervisados Varias firmas de auditores 16

17 Programa Antifraude. 17

18 Programa antifraude - Diseño Objetivo Proteger a la organización de eventuales efectos económicos, reputacionales y legales asociados Cada empresa debe desarrollar un programa propio y flexible basado en sus circunstancias específicas y, cuando ello sea necesario, debe estar en condiciones de operar en un ambiente multicultural. Un programa efectivo para impedir el fraude apuntará directamente a los tres elementos del triangulo del fraude Las organizaciones deben buscar: Reducir las presiones sobre los empleados que pudieran llevarlos a cometer un fraude Reducir las oportunidades para cometer un fraude Disipar las racionalizaciones para asumir una conducta fraudulenta Prevenir y disuadir actividades financieras fraudulentas Un programa anti-fraude sólido y eficaz no sólo dará a la empresa una base sólida para alcanzar la viabilidad económica continua, sino que también demostrará a terceros externos, entre ellos reguladores y otros organismos de gobierno, que la empresa hizo todo lo que estaba a su 18 alcance

19 19

20 Programa antifraude (cont.) Documentación del proceso de evaluación del riesgo de fraude suponiendo que los riesgos de fraude identificados en la registración de los ingresos son: Fecha antidatada de acuerdos de ventas Entregas tardías - corte Acuerdos comerciales venta de múltiples elementos Registración inapropiada de asientos 20

21 Riesgos de fraude identificados y plan de acción Probabi -lidad Significatividad Personas / Departamento Existencia de controles antifraude Evaluación de la efectividad de controles Riesgo remanente Respuesta al riesgo de fraude Fecha antidatada de acuerdos de ventas Posible Material Departamento de ventas Administración de contratos por sistema Testeado por auditoría interna N/A Testeo periódico por auditoría interna Entregas tardías Corte Posible Significativo Departamento de expedición Sistema de entregas integrado a la facturación y registro de ventas Testeado por auditoría interna Riesgo que la gerencia evada controles Corte de documentación testeado por auditoría interna Acuerdos comerciales (venta de múltiples elementos) Probable Material Personal de ventas Entrenamiento al personal de ventas y financiero en el reconocimiento de ingresos Testeado por la gerencia Riesgo que la gerencia evada controles Análisis de ventas, devoluciones y ajustes desagregados Registración inapropiada de asientos Posible Material Financiero y Contable Proceso de consolidación establecido Testeado por auditoría interna Riesgo que la gerencia evada controles Prueba de asientos manuales 21

22 22 Respuesta al fraude

23 Programa respuesta al fraude - contenido Debería abarcar: Los procedimientos y procesos a través de los cuales la organización es alertada de denuncias de potenciales fraudes o conductas indebidas. La forma en que dichas denuncias son inicialmente y a posteriori comunicadas dentro de la organización La asignación de responsabilidades para manejar dichas denuncias Las personas que tomarán las decisiones Los métodos y procedimientos mediante los cuales las denuncias son investigadas El análisis de las implicancias legales; los procedimientos para obtener la documentación y las evidencias necesarias Informar los resultados de la investigación dentro de la organización Recomendaciones de mejoras Manejo de situación con terceros 23

24 Etapas en el proceso de recepción investigación de denuncias de fraude Denuncia: Varios canales de recepción de denuncias: Anónimas, a través de Recursos Humanos, escritas, vía . Clasificación de denuncias por tipo y fuente. Investigación: Definición clara del momento en que una denuncia debe convertirse en una investigación formal. Documentar los criterios que se utilizaran para evaluar e investigar la denuncia. Protocolos claros de investigación y responsabilidad en su desarrollo 24 Monitoreo de la Gerencia Comunicación de los resultados: Control del progreso de las investigaciones iniciadas por parte de la Gerencia de las denuncias de fraude Existencia de protocolos formales de comunicación de los resultados a los accionistas, gerencia corporativa, comité de auditoria, auditorias interna y externa, reguladores.

25 Investigación - cuestiones clave: Causa Qué fue lo que ocurrió? Individuos involucrados Quienes están involucrados en la denuncia? Período Qué período de tiempo está involucrado? 25

26 Investigación, cuestiones clave: (continuación) Origen Por qué razón y cómo ocurrió? Impacto Cuál es el impacto en los estados contables o en el cumplimiento de leyes y regulaciones? Ocurrencia Podría darse nuevamente el caso? 26

27 Pueden consultar en el siguiente link: Managing the Business Risk of Fraud: A Practical Guide TABLE OF CONTENTS INTRODUCTION SECTION 1: FRAUD RISK GOVERNANCE SECTION 2: FRAUD RISK ASSESSMENT SECTION 3: FRAUD PREVENTION SECTION 4: FRAUD DETECTION SECTION 5: FRAUD INVESTIGATION AND CORRECTIVE ACTION CONCLUDING COMMENTS APPENDICES: APPENDIX A: REFERENCE MATERIAL APPENDIX B: SAMPLE FRAMEWORK FOR A FRAUD CONTROL POLICY APPENDIX C: SAMPLE FRAUD POLICY APPENDIX D: FRAUD RISK ASSESSMENT FRAMEWORK EXAMPLE APPENDIX E: FRAUD RISK EXPOSURES APPENDIX F: FRAUD PREVENTION SCORECARD APPENDIX G: FRAUD DETECTION SCORECARD APPENDIX H: OCEG FOUNDATION PRINCIPLES THAT RELATE TO FRAUD APPENDIX I: COSO INTERNAL CONTROL INTEGRATED FRAMEWORK 27